5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Samuel Reuter och Markus Österlund till protokolljusterare.

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte augusti 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, Helsingfors Tid: kl 8.30 Närvarande Styrelse Fredrik Karlsson (ordf.) Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Samuel Reuter Markus Österlund Anställda Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón Sebastian Weckman PROTOKOLL AUGUSTI Mötets öppnandes av ordförande kl Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från mars Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Samuel Reuter och Markus Österlund till protokolljusterare. 6. Aktuella ansökningar Föreningen lämnade in en projektanhållan till social- och hälsovårdsministeriet i juni som vill erbjuda kulturaktiviteter på svenska för barn med funktionshinder, se bifogad skrivelse av projektet Inklusive. Summan är sammanlagt euro och projektet är treårigt. Från Helsingfors stads socialverk erhölls euro för rådtorgsverksamhet och familjestöd samt euro för verksamheten Bridge. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag. 7. Personal Shopansvariga har anhållit om tjänsteledighet pga. av studier under tiden ( se bilaga). Förslag: Styrelsen antecknar tjänsteledigheten för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag. 8. Ekonomiuppföljning för perioden När bokföringen är gjort t.o.m. sista juni ligger Luckan (exkl. ESF-projekten och andra projekt med öronmärkta bidrag) euro (ca 6,5%) över budget. Prognosen för hur det kommer att se ut vid årets slut om ingenting görs visar att Luckan skulle göra ett minusresultat på ca euro. Ekonomen kommer att ha möte med ledningsgruppen och sedan de olika verksamhetsansvariga för att se vilka kostnader som kan skäras ned lite för att göra ett resultat närmare noll. Ekonomen föreslår att Luckan skulle försöka göra ett resultat på ca minus euro. Luckan har ett resultatöverskott från tidigare år på ca euro.

2 Se bilaga för ekonomisk uppföljning. Ekonom Pia Sevón presenterar. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom och godkänner åtstramningen. 9. Hyresavtal Simonsgatan 8 Föreningen har tecknat på ett hyresavtal med Forum Fastighets Kb. Avtalet träder i kraft och gäller tillsvidare med sex månaders uppsägningstid. Avtalet kan sägas upp tidigast Utrymmet är totalt 209 kvm och hyran för hela utrymmet är 4385 euro per månad. Luckan hyr utrymmena för eget bruk. Förutom hyran som är 1000e för Luckans eget behov så tillkommer utgifter för städning (280e i månaden) internetkoppling (49e) samt utgifter för hygienartiklar (ca 100 euro/månad) Denna kostnad delas mellan aktörerna. Fem personer delar de två rummen som Luckan disponerar. Det ena rummet fungerar delvis som mötesrum. Avsikten är att finna hyresgästar för de två rymmen som ännu är outhyrda. Ett rum kostar ca 800e i månaden. De utrymmen som Luckan för närvarande inte behöver hyr Luckan vidare till följande intressenter. 1. Produforum Nyland hyr arbetsrum 3 under tiden Produforums vänner r.f. hyr arbetsrum 3 fr.o.m tillsvidare, euro/månad 3. Labbet hyr arbetsrum 1 fr.o.m tillsvidare (betalar 1000e/månad) 4. Luckan r.f. brukar arbetsrum 4 och 5 för eget bruk 5. Arbetsrum 2 och 6 är för tillfället inte i bruk. Luckan r.f. söker underhyresgäst(er) för dessa utrymmen. Så länge de står oanvända beviljas Luckan r.f. en motsvarande reducering av hyran (826 euro/månad). Denna rätt till reducerad hyra upphör Utrymme Storlek Brukare Syfte Kök 18,4 Gemensamt Socialt utrymme/mötesrum Mörkerrum 4,2 Gemensamt Mörkerrum WC 2,9 Gemensamt WC 4,2 Gemensamt Korridor 33,5 Gemensamt Kopierings- och andra gemensamma maskiner? Arbetsrum 1 23,2 Labbet Labbet Arbetsrum 2 14,7 Saknas Ledigt Arbetsrum 3 54,9 PfN/PUV Kollektivt arbetsutrymme Arbetsrum 4 18,2 Luckan Luckan Arbetsrum 5 18,1 Luckan Luckan Arbetsrum 6 11,8 Saknas Ledigt Produforum Nyland Projektet har hyrt arbetsutrymmen i Kulturfabriken Korjaamo. Hyra: 2400 euro/månad. Detta hyresavtal har upphört Under perioden hyr projektet arbetsutrymmen från Luckan. Hyra: euro.

3 2. Under perioden hur projektet arbetsutrymmen från Produforums vänner r.f. för euro/månad. 3. Härutöver har projektet köpt en administrativ tjänst gällande arbetsutrymmena från Produforums vänner r.f. Kostnad: 1000 euro. Projektets planerade/budgeterade hyreskostnad för arbetsutrymmen i Helsingsfors för perioden är euro. Denna utgift ersätts med en total kostnad på euro. Förfarandet motiveras av dessa orsaker: 1. Kulturfabriken Korjaamo har renoverat sina lokaler och kan inte erbjuda projektet arbetsutrymmen efter utgången av juli månad. 2. Projektet har hittat ersättande utrymmen och vill samtidigt överföra ansvaret för administration, hyra, mm till medlemmarna i nätverket, kulturaktörerna. Detta som ett led i att trygga projektets resultat efter det att projektet har upphört. Förslag: Styrelsen noterar med tillfredsställelse att föreningen löst utrymmesproblemet och att personalen nu har skäliga arbetsutrymmen. Styrelsemedlemmarna använder aktivt sina kanaler för att finna hyresgäster för de två outhyrda rummen. 10. Information om integrationsprojektet FIKA Projektpersonalen Anna Litonius och Jenny Asplund ger en presentation för styrelsen. ESF-projektet FIKA pågår under perioden och sysselsätter idag två personer heltid, projektledare Anna Litonius och projektkoordinator Jenny Asplund. Jenny är placerad i Västra- Nyland och ansvarar för verksamheten i Raseborg och Kyrkslätt. För att verkställa projektet har vi valt att indela det i två delar, FIKA-mentor och FIKA-förening. I FIKAmentor är det yrkesinriktade mentorskapet i fokus och inom FIKA-förening arbetar vi med att stärka föreningars möjligheter att delta i ett lyckat integrationsarbete. Mentorprogrammet FIKA-mentor kör igång i september då de första mentorsutbildningarna ordnas i Helsingfors, Kyrkslätt och Raseborg. Vår målsättning är att inleda liknande verksamhet i Borgå våren 2013 utgående från de erfarenheter vi får från de första utbildningarna och mentorsgrupperna. Intresset för mentorprogrammet har redan nu varit stort och vi hoppas på många deltagare. Inom FIKA-förening ordnar vi i början av september en kväll för aktiva Marthor i Helsingfors och deltar i arrangemangen av en föreningsmässa inom ramen för Helsinki Region Welcome Weeks. FIKA-förening kommer även att presenteras under nästa organisationskonferens våren Pressen har även visat ett stort intresse för projektet och vi har haft tio direkta träffar i nio olika medier. Då mentorsverksamheten är igång kommer ett reportage att göras bland annat i HBL, HT och 6degrees. Som bäst förbereder vi även artiklar till Kirkkonummen sanomat och Verkko-Nummi Förslag: Styrelsen tar del av projektet Fika och konstaterar att projektet kommit väl igång och ger mervärde åt Luckans integrationsverksamhet. 11. Lägesrapport Bridge Informatör Liselott Sundbäck har sammanställt följande lägesrapport. Bridge program hösten 2012: Under Helsinki Region Welcome Weeks ( ) har Luckan en infopunkt för

4 internationella studerande och nyanlända i huvudstadsregionen. Bridge är med och arrangerar Engage Yourself evenemanget under HRWW i Sello, vilket ger stort mervärde i form av synlighet för Luckans integrationsverksamhet eftersom samarbetspartner är ETNO (etnisten suhteiden neuvottelukunta, underställt inrikesministeriet) och Moniheli (Moniheli ry, pääkaupunkiseudun monikulttuurijärjestöjen yhteistyöverkosto). Under hösten fortsätter vi att fokusera på att göra invandrarna mera kompetenta för den finska arbetsmarknaden och ordnar sju evenemang kring hur man skriver sin CV, hur man förbereder sig för en arbetsintervju eller grundar sitt eget företag. Tillsammans med rådgivningsservicen Ne-Rå erbjuder vi en CV workshop där Luckans barnkulturkoordinator ordnar program för barnen vilket gör att även hemmamammor kan delta. Bridge samarbetar med Luckans barnkultur för att locka engelskspråkiga föräldrar och barn. Genom Bridges marknadsföringskanaler och broschyren marknadsför vi engelskspråkiga evenemang samt evenemang där engelskspråkiga kan delta. Kulturella evenemang för invandrare ordnas i samarbete med FIKA och Eduvuxen, bland annat rådtorg om den fria bildningen och företagsbesök efter infotillfället om hur man startar ett företag. Förutom att intensifiera vårt samarbete och skapa synergier med Luckans andra verksamhet kommer vi även att intensifiera samarbetet med andra aktörer: I oktober ordnar Bridge en nätverksträff för representanter från de kommunala rådgivningspunkterna och representanter från rådgivningspunkter i den tredje sektorn. Ändamålet är att klargöra vem som är specialiserad på att ge information om vad och diskutera framtida samarbete i form av eventuella gemensamma evenemang. Luckan bjuder även in representanter från Hanaholmens kulturcenter, Nifin och Hallå Norden för att diskutera samarbete i oktober. Bridge anställda: Sedan juni 2012 arbetar Liselott Sundbäck som heltidsanställd på Bridge och Mirjam Malik deltid med 40 %. I praktiken jobbar Mirjam två dagar I veckan, måndag och fredag med Bridge. Till Miriams ansvarsområden hör PR sidan (utveckling av broschyrer, posters etc.) samt den elektroniska informationen (hemsidan, infobrev, facebook). Rådgivning: Luckan integration har en egen facebooksida, lättillgänglig för kunderna Infopunktens öppethållningstider har förlängts enligt följande: o Må 11-16, ti 11-19, ons 11-16, to Finansiering: Kommunal finansiering: Vi jobbar vidare för att säkerställa en fortlöpande kommunal finansiering för Bridge. Vanda har skrivit under ett fortlöpande avtal (3800 euro/år), från Esbo har vi fått ett positivt utlåtande från bildningsdirektören men oklart vem/vilken sektor som ska finansiera. Helsingfors stad har beviljat verksamhetsstöd på euro i juni. Vi strävar till att få Helsingfors stad att skriva under ett fortlöpande avtal så fort som möjligt och har bjudit in dem till Luckan (Helinä Hulkko, Ulla Lindblad, Jaana Karvonen). Grankulla torde skriva under ett fortlöpande avtal. För att på ett kommunöverspännande plan diskutera finansieringen av Bridgeverksamheten kommer vi att göra en skrivelse till huvudstadsregionens stads-/bildningsdirektörsmöte i september. Där presenteras dels Bridgeverksamheten och statistik men framförallt försöker vi öppna en diskussion kring problematiken runt den oenhetliga finansieringsstrukturen från kommunernas sida. Projektet delaktig i Finland stöder att Luckans Bridgeverksamhet skall få

5 kontinuerligt kommunalt stöd pga av saknad av integrationsvägar, och integrationsutbildning på svenska. Under hösten bereds en ny ansökan till RAY för att erhålla fortsatt verksamhetsunderstöd, dels för Luckan centret (mötesplats och samlingspunkt), dels för Bridgeverksamheten. Ansökan kommer i det stora hela inte att ändras eftersom den är enhetlig med RAYs styrelses tidigare godkännande för fortsatt finansiering. Tyngdpunkter kommer att ligga på att poängtera betydelsen av vår lågtröskelverksamhet och intensifiera samarbetet med andra aktörer. Även Nylands NMT-central kontaktas för att utreda möjligheter för statlig finansiering ty ELY försummar den svenska dimensionen. Även en anhållan till personalsektionen vid Helsingfors stad lämnas in (enligt samma praxis som tidigare, fokus på kompetenshöjning) Förslag: Styrelsen tar del av lägesrapporten för Bridge samt utnyttjar sina kontakter för att trygga den kommunala finansieringen. 12. Produforum information PRODUFORUM NYLAND LÄGESRAPPORT EKONOMI Projektet håller sig inom sina budgetramar och har per outnyttjade medel från perioden på totalt euro. Projektet har anhållit om och fått tillstånd att göra följande förändringar i budgeten, dessa ska projektet bekräfta genom att lämna in en förändringsansökan: 1. Från "Personalkostnader" totalt euro till - "Resekostnader" euro och till - "Inköp av tjänster, Köp av tjänster för sem och producentverkstäder" euro 2. Omgruppering inom kostnadsslaget "Inköp av tjänster". Från "Köp av tjänster (utvärdering, kompetensportfolio och dokumentation)" till "Köp av tjänster för seminarium och producentverkstäder", belopp: euro. Den 16 augusti kommer projektet att tillsammans med Luckans ekonom formulera en förändringsansökan och samtidigt ställa frågan om outnyttjade projektmedel får användas efter att projekttiden löpt ut för att fullfölja projektets målsättningar Frågan har tidigare fått ett nekande svar. En inventarieförteckning görs upp för att säkra att alla anskaffningar som gjorts för projektets räkning tillfaller huvudmannen. EXTERN UTVÄRDERING Projektet utvärderas externt under ledning av FM Päivi Korhonen, Creadora Oy. Utvärderingen finansieras av Svenska kulturfonden. En preliminär slutrapport föreligger den 13 september. PROJEKTETS FORTSÄTTNING Projektet har pågått i fem år. Det har dock startat i östra Nyland med ca 18 månaders fördröjning. Ett projekt får ytterst sällan finansiering för längre tid än fem år. Det skulle vara möjligt om utvärderingen gav resultat som skulle motivera en fortsättning för projektets verksamhet. Efter att ha hört ett flertal sakkunnigas kommentarer tvivlar undertecknad på möjligheten till förlängning.

6 Vi arbetar vidare utgående från att projektet inte fortsätter efter eventuellt ändå så att projektet skulle få använda oanvända projektmedel på nästa års sida. Projektets personal är informerad. ANSÖKAN OM KLUMPSUMMA (LUMP SUM) Eftersom projektet inte hunnit verka lika länge i östra Nyland och det inte hunnit lika långt i denna del av Nyland är det motiverat att lämna in en s k klumsumme-ansökan (Arbetsnamn: Lev på kultur ) för att utveckla och fördjupa några av Produforums målsättningar: - sektoröverskridande samarbete (kultur & barn, kultur & vård) - plattform för samarbete mellan regionens kulturhus - finansiering för att arbeta fram en modell för en kulturproducent inom ramen för Grands verksamhet - skapande av en gemensam marknadsföringsstrategi för Östra Nylands många kulturhus En ansökan av detta slag kan lämnas in och NTM-centralen ordnar ett informationstillfälle 3.9. Ett nämnt takbelopp är euro, osäkert om det är så, kan vara högre. ANSÖKAN TILL NYLANDS FÖRBUND För att trygga att resultaten av projektet kan leva vidare, utvecklas och spridas avser Luckan att lämna in en ansökan till Nylands Förbund som omfattar: - entreprenörskap; Artist goes Business - konceptutveckling; beställning av metoder för sektoröverskridande inom olika kultursektorer - sektoröverskridande verksamhet (kultur & näringsliv) - samarbetsmodell för unga människors (konstnärer, kulturproducenter, studerande) möjligheter till praktik, förvärvs- och karriärmöjligheter Möjliga samarbetsparter: Arcada, Pro Arts & Business Fortlöpande ansökningsförfarande. Vår deadline för inlämning av ansökan: 9.11 VERKSAMHET Projektets semiarier och workshops under hösten fokuserar på entreprenörskap, kultur & näringsliv och sociala medier. Samarbete med Produforum Åboland. Marknadsföring och synlighet. Projektet lyfter fram och ökar användningen av kulturpost och kulturforum. Annonsering i dagspress, insticksbilaga planeras. Välj Kultur! Upplaga: Samarbete med Åboland Produforum. Produforum Riks internationella seminarium i Talliin den oktober engagerar projektets koordinator Calle Lindgren under ca en månad och trettio av projektets aktörer erbjuds kostnadsersättning för resa och logi. Slutseminarium FRAMTID Fortfarande utreds möjligheter att ändamålsenligt fördela bestämda funktioner inom PF verksamheten i Nyland mellan Luckan (samt Luckorna i Vnyl och Önyl) samt bilda en organisation där de medverkande i projektet, såväl finansiärer, huvudman, högskolor, kulturaktörerna bildar ett gemensamt non profit aktiebolag eller motsvarande för att kunna bevaka målgruppens intressen Luckan kommer brutalt att känna av att Produforum Nyland upphör och detta kommer att leda till såväl ekonomiska som personella förluster. Målsättningen för föreningen att from 2014 kunna erhålla ett nytt EU- projekt som stöder huvudmannens utvecklingsintressen. Därför försöker man delvis vinna tid genom att erhålla Lump sum medel för 2013, trots att summorna är mycket små. PF riks fortsätter att bevaka att PF som koncept kan kvarstå och stödas med hjälp av offentliga medel. Förslag: Mötet antecknar Nylands läge för kännedom och noterar att i budgeten för 2013 bör beaktas avsaknad av Produforum och att detta kommer att påverka personalstrukturen inom föreningen. Avsikten är att försöka undvika ytterligare personalnedskärningar men detta kan dock inte uteslutas.

7 PRODUFORUM RIKS LÄGESRAPPORT EKONOMI Produforum riks fortlöper i enlighet med projektplan och budget. För styrelsens kännedom meddelas att vi detta år har euro budgeterat för vår största satsning NordMatch. Det är en mindre summa än föregående år, och ändå ordnar vi konferensen i Tallinn och inte i Helsingfors. Detta är ekonomiskt möjligt pga att vi har flera starka samarbetsparter; Finlandsinstitutet i Estland (goda avtal gällande utrymmen, hotell, stadens medverkan osv.), TAKU (synlighet via deras tidning, de bekostar en talare), Osaattori (bekostar en talare och en advisoryring ledare), Luova Suomi (bekostar filmning av deltagarnas pitch), KULT-nordiskt nätverk för kulturproducentutbildningar (bekostar medverkande lärares och studerandes resor och logi), Svenska kulturfonden (bekostar kulturaktörers resekostnader enligt skild ansökan om 3000euro), To Culture With Love (synlighet bland europeiska kulturproducenter), Tekijä (teaterdemo). Vi samarbetar också med de regionala Pf-projekten som gör arbetsinsatser för och hämtar aktörer till konferensen. VERKSAMHET Höstens verksamhet NordMatch - Facilitate Nordic and Baltic Culture exempel på goda sektoröverskridande samarbeten mellan kultur och andra samhällssektorer, idéutveckling, feedback av panel av finansiärer, studiebesök - Framtidsarbete med scenarier och handlingsplaner för tiden efter Produforumprojekten - Uppföljning av träff för verksamma inom Arts & Business i samband med Helsingforsmötet för NABA - Nordisk Allians för Arts & Business Stöd till de regionala Produforumprojekten, bl.a. genom gemensamma planeringsdagar, det första 29.8 i Tammerfors - Vidareutveckling av de digitala verktygen kulturforum.fi och kulturpost.fi Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 13. Luckans evenemang Kultur och program hösten 2012 Under hösten erbjuder Luckan allmänheten över femtio programpunkter varav ena hälften är kulturevenemang och andra hälften sociala programpunkter, (samhälleliga inlägg, aktualiteter, typ Rådtorg), fördelat på målgrupperna barn, ungdom och vuxen. Utöver det öppna allmänna programutbudet ges över trettio konst- och kulturverkstäder för barn och barn med särskilda behov. För familjer ges sex professionella Saftsalonger och för de allra minsta genomförs Babykafé i samarbete med Svenska kvinnoförbundet. Luckan erbjuder också fortbildningstillfällen för pedagoger samt utbildar invandrare i integrationsprocessen. För att få en bättre överblick över det stora programutbudet trycker Luckan en evenemangsbroschyr inkluderande alla program, såväl svenska som engelska och finska. Se broschyrer och webbplatsen för programinformation. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 14. Meddelanden - Konstens natt firas med familjeprogram, karneval från Luckan till konsert vid Kiasma, Personalen håller tykydag Zusan Söderstrom och Jessica Lerche deltar i en kulturkonferens och träffar kulturproducenter i Norden och Norge, Ett stipendium från Finland-Norge kulturfonden för ändamålet har erhållits. - VL har gjort en skrivelse till projektet eduvuxen (Arcada huvudman) för att förädla Luckans handledningstjänster och utvidga resurserna för handledning, se bilaga Eduvuxen. - Luckan tar in en Erasmusstuderande från universitetet i Brno, för arbete med Luckan integration, information samt marknadsföring, från

8 - En hörselslinga finns nu i Luckancentret tack vare stöd för SAMS. - Leader stad informationsmöte arrangeras 23.8 i SFV Salen, JL deltar - Produforum har styrgruppsmöten 22.8 (nyland) och 29.8 (riks) - Luckan har öppnat en ny FB-blogg för Luckan Integration ( - A H-S, AD och KN deltar i informationstillfället om EAKR och ESF 2013-, som arrangeras av ELY-centralen, Luckan och delaktig har gett ut en skrift över kurser och tredje sektor aktiviteter för invandrare i regionen för hösten 2012-våren Luckan har gett ut ett handledningsmaterial, Unga rötter, som riktar sig till dagis och skolpersonal, med finansiering från Nordiska kulturfonden. UNG INFO MEDDELANDEN: - Alla kommuner utom Helsingfors har skrivit på ett förnyat treårigt avtal för UngInfos lokalverksamhet, dvs Helsingfors stads ungdomscentral har problem med att skriva på ett treårigt avtal pga. av att summan då överskrider , och tjänsten bör konkurrensutsättas vilket lär vara besvärligt och tidskrävande. Kari Naalisvaara är dock villig att skriva på avtalet för ett år framåt, vilket föranleder problem för Luckan eftersom Helsingfors stad är den största finansiären och gör det svårt för oss att planera verksamhet på sikt, och skapar osäkerhet för personalen pga. av tidsbunden finansiering. - En skrivelser har riktats till UKM för erhållande av en resurs i form av regional koordinator(er) för Östra Nyland och Åboland för utveckling av den svenska ungdomsverksamheten och stöd från kommunernas sida, se bilaga Resurs för regionala koordinatorer. - Ung Info har tillsänt en skrivelse till Koordinaatti i Uleåborg vad gäller bättre samordning an webbtjänster för unga, se bilaga Skrivelse webbtjänsten Fråga. Förslag: Mötet antecknar meddelandena för kännedom. 15. Följande möte Följande styrelsemöten hålls 20.9 kl. 8.30, kl. 8.30, kl och kl Föreningen håller höstmöte kl efter ordinarie styrelsemöte. 16. Mötets avslutande