5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare.

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte mars 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, Helsingfors Tid: kl 8.45 Närvarande: Styrelse Fredrik Karlsson Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Samuel Reuter Markus Österlund Anställda Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón Sebastian Weckman PROTOKOLL MARS Mötets öppnandes kl av ordförande 2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från januari Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare. 6. Information om understöd Se bilaga: Ansökningar Avslag från Bäckströmska stiftelsen för den digitala tjänsten för företag samt avslag från UKM Kuultoprojektet på medel för utveckling av barnkulturen, (samarbete mellan Luckan och Sydkusten). Som ny ansökan utanför budgeten lämnas in en anhållan till stiftelsen tre smeder för dokumentation av Luckan 20 år i digital form som komplement till den ambulerande utställningen, summa Detta på styrelsemedlem Nina Grans beställning vid stiftelsen Tre Smeder. En nya ansökan som berör bekämpning av rasism bland unga har lämnats in i samråd med Folkhälsans koordinator Malin Gustafsson. Även en ansökan till kulturkontakt Nord kring befrämjande av nordiskt samarbete inom barnkultur kommer att lämnas in. Se övrigt den bifogade ansökningsbilagan. En ansökan om kultursamarbete sänds i mars till Kulturfonden i Björneborg som start för att ev. grunda en Luckan i Björneborg. Förslag: Informationen antecknas för kännedom.

2 7. Konstaterande av bokslut och verksamhetsberättelse för 2011 Luckans resultat för år 2011 visar ett underskott på euro. De totala intäkterna var euro och kostnaderna euro. Sammanlagt 17 privata fonder och stiftelser stödde Luckan och föreningen beviljades även statsbidrag för bestämda ändamål. ESF-medel från för kulturprojekten Produforum euro, bidrag för ungdomsinformationsverksamhet från UkM ( euro för utveckling av virtuella rådgivningstjänster tillsammans med de andra Luckorna) samt för projektet Bridge sammanlagt euro från RAY. Stödet från fonder och stiftelser utgjorde sammanlagt euro. Finansieringen från statsmakten var sammanlagt euro och kommunalt understöd från städerna var totalt euro. Den offentliga finansieringen i sin helhet utgjorde euro (55% av den totala finansieringen). Pia Sevón redogör. Förslag: Mötet konstaterar bokslut och verksamhetsberättelse för Beslut: Mötet beslöt enligt förslag med tillägg att en bokslutsjämförelse med fjolåret vore önskvärt. 8. Konstaterande av föreningens årsrapport för 2011 Se bilaga: Årsrapport 2011 Luckan har sammanställt en omfattande årsrapport över sin verksamhet för 2011 som behandlas på vårmötet och tillsänds därefter alla Luckans finansiärer. Man kan konstatera att aktiviteterna vid föreningen ökat generellt inom alla områden. Luckan hade kundbesök 2011 och närmare virtuella besök. Att nätbesöken minskat med mer än påhälsningar beror till stor del på Svensk servicekatalog som tappat besök. Sidan har teknik och utseende från 2005, och trots flera enträgna insatser har föreningen inte funnit finansiering. I och med det nya projektet FIKA kommer katalogen att förbättras. Över 7500 personer besökte Luckans evenemang, en ökning på 24 procent, drygt hälften av dessa kom för att delta i eller se ett barnprogram. För vuxna var årets 14 utsålda kvällar med Helsinki Fringes "Closer" den största attraktionen. Med nya projektstarter och både samhälleliga och kulturella verksamheter har Luckan gjort ett mycket gott arbete. Luckan har aktivt informerat om sin verksamhet både till medierna och till andra intresserade. Genomslagskraften i speciellt svenskspråkig press har varit synnerligen god, men även i finsk- och engelskspråkig media har synligheten varit större än tidigare. Detta har skett mycket tack vare personalens arbete med att marknadsföra Luckan i sociala medier samt framförallt tack vare de många projektbidrag föreningen erhållit, som möjliggjort mer resurser för heltäckande marknadsföring. Förslag: Mötet konstaterar årsrapporten Luckan integration Se bilagor: Bridge mars 2012, FIKA mars 2012, FIKA styrgruppsprotokoll, Karl Norrbom föredrar.

3 Luckans integrationsverksamheter har vuxit och består nu av integrationstjänsten Bridge och projektet FIKA. Dessutom medverkar Anna Jakobsson och VL aktivt i projektet Delaktig i Finland. Vi har nu utsett en intern ledningsgrupp som inkluderar alla personer som arbetar med integration i Luckan samt Ann-Jolin Grüne från Arbis. Gruppen sammanträder var tredje vecka. Luckan har valt att inte märkesmarknadsföra FIKA utan istället påbörja branding av Luckan Integration som i dagsläget innefattar Bridge, FIKA, samarbetspart i Delaktig i Finland, kontinuerklig produktion av Svenskfinland.fi och olika delar ur de andra Luckanverksamheterna så som fax- och kopieringstjänster, IT-handledning och internationella programinslag (tex. höstens stora mediahit med pjäsen Closer - ett samarbete mellan Luckan och Helsinki Fringe). Projektet FIKA har som primärt mål att förbättra integrationsverksamheten för invandrare vad gäller integration i det finlandssvenska samhället med hjälp av föreningar och tredje sektor aktörer i Nyland. Informationsrelaterade uppgifter, uppsökande arbete, material och produktion av digitala tjänster och elektroniska samhällsguider om den svenska servicen samt skapande av en pool av yrkeskompisar/tutorer ingår som aktiviteter. Projektet startade i januari och höll konstituerande styrgruppsmöte den 2.2. Med i gruppen finns representanter från bl.a. Sydkustens landskapsförbund, Marthaförbundet, Raseborg kommun (invandrarenheten), FRK, Esbo kommun, Svenska studiecentralen, Nylands ELY-central och Luckans integrationstjänst Bridge. Nu har två personer anställts för projektet och en första verksamhetspresentation sker den 7 mars i Kyrkslätt för de involverade fyra Luckorna i Nyland, dvs. Anna Litonius som projektledare och Jenny Asplund som koordinator främst för Västra Nyland. Karl Norrbom fungerar som administrativ chef och en del av hans lön kommer via projektet. En handlingsplan (bifogad) utarbetas som bäst i samråd med Luckorna i Nyland och styrgruppen. Verksamheten Bridge sköts tillsvidare av Anna Jakobsson och består av upprätthållande av Luckans lågtröskelpunkt för invandrare (information och rådgivning) samt skapande av nya kontaktytor i regionen för att nå ut till målgruppen. Så fort vi får information av att Helsingfors stads socialverk om det kommunala stödet för Bridge kommer vi att rekrytera en ny person som stöd för Jakobsson. Anna Jakobssons lön kommer främst att betalas av städerna i regionen och den nya personen kommer att ersättas av RAY-understödet. Detta helt i enlighet med den diskussion som förts med RAY och kommunerna. Arbetet med att erhålla finansiering från städerna även för 2013 har inletts och vi kommer hoppeligen kunna samla de berörda tjänstemännen för en rundabordsdiskussion i mars. Föreningens uppgift för delaktig i Finland under året kommer främst att kretsa kring insamling av informationsmaterial (för webb och digitala kataloger), definition av ohjauspysäkki och rådgivningens roll inom ramen för integrationsutbildningen samt medverkan i planeringen om hur arbetet skall förankras inom de kommunala strukturerna. En budgetmotion av Sture Gadd har lämnats in till fullmäktige i Helsingfors om behov av en svenskspråkig integrationsassistent vid staden. Anna Jakobsson arbetar en dag i veckan för delaktig i Finland som ersätts av Arbis. Många grupper existerar för integration, där Luckan är involverad: - styrgruppen för ESF projektet FIKA (ny, och leds av Agneta Eriksson) - Luckans sk. referensgrupp för Bridge som består av bl.a repr. för målgruppen, och städernas tjänstemän som arbetar med invandrare i Helsingfors, Vanda och Esbo stad - Delaktig i Finlands styrgrupp och AU, som leds av Arbis och där Anna Jakobsson och VL deltar tom

4 - Bridges och Delaktig i Finlands sk. gemensamma referensgrupp som består av en bred representation av föreningar i regionen, högskolor, yrkesutbildningen, Magma, Sydkustens landskapsförbund, UBS etc var uppgift är att stöda utformningen av integrationsvägar på svenska i regionen. Arbetet koordineras av Ann-Jolin Grune och Anna Jakobsson. Förslag: Mötet antecknar arbetet med att utveckla Luckans integrationsservice för kännedom. 10. UngInfo UngInfo besöktes den 10 februari av överinspektör Emma Kuusi från Undervisnings och kulturministeriet. Mötet var lyckat och UngInfo presenterade det aktuella programutbudet, nättjänsterna och de varierade lokala förutsättningarna. Inom marsmånad torde besked komma angående den fortsatta finansieringen. I och med att Litonius övergått till FIKA-projektet är vi inne i en övergångsfas där Litonius sköter fortsättningsvis det administrativa uppdrag som finns inom riks-projektet. Tjänsten lediganslås inom kort. Behovet av en heltidstjänst har poängterats i UKM-ansökan för verksamhetsåret. UngInfo Helsingfors treåriga samarbetsavtal med Helsingfors stad, Esbo stad, Vanda stad och Grankulla stad upphör Vid senaste UngInfos styrgruppsmöte 30.1 lovade de kommunala representanterna (Susanna Tommila, Grankulla, Berit Dahlin, Helsingfors och Rainer Eklund, Vanda) att arbeta för att avtalet skall förnyas. Nina Grönmark från Esbo stad var förhindrad att delta. Deltagarna i mötet konstaterade att UngInfo behövs, och att verksamheten utgör ett bra komplement till det kommunala ungdomsarbetet. Cederborgs aktivitet och initiativ på många olika plan uppskattades mycket. Vidare konstaterades att Helsingfors stad Esbo stad Vanda stad euro 8400 euro 4200 euro Grankulla stad 3150 euro euro Totalt euro Noteras även att den nya sommarkompassen är färdig och distribueras till eleverna i regionen. Förslag: Mötet antecknar lägesrapporten över UngInfo för kännedom och kommer stöda via sina kanaler att avtalet förnyas.

5 11. Hälsningar av Luckan Raseborg och Kyrkslätt Se bilaga: Reaktion från Kyrkslätt- och Raseborgluckan I samband med ett gemensamt planeringsmöte med Luckornas personal och vl 16.1 i Kyrkslätt presenterades och diskuterades den första skissen för en kompletterande förening för alla Luckor, vilken skulle ha som primär uppgift att administrera sk. riksomfattande Luckanunderstöd i form av EU-projekt och statsbidrag (såsom UngInfo). Man beslöt att varje Luckas styrelse skulle diskutera förslaget för att träffas tillsammans med Luckornas ordföranden 28.3 för att utveckla modellen vidare. Bilagans skrivelse har tillsänts Luckorna som en hälsning från ordförandena vid Knuf i Kyrkslätt och föreningen Västnyländska kultursamfundet som upprätthåller Luckorna, se bilaga ärende 10. VL har inte tillsvidare lyckats få en tid för att diskutera ärendet med en kompletterande takorganisation med Kulturfonden. Jurist Anders Derefalk och Vl fortsätter arbetet med utformande av en modell som kunde upplevas som ett mervärde och icke som ett hot för Luckanfamiljen. Förslag: Styrelsen tar del av hälsningarna från ordföranden i Raseborg och Kyrkslätt och diskuterar hur arbetet härefter skall läggas upp. Det vore bra om Luckans ordförande och viceordförande kunde medverka i mötet 28.3 kl i Helsingfors. 12. Revidering av Luckans instruktion Se bilaga: Luckans instruktion Luckans instruktion föreslås revideras. De viktigaste förändringarna är punkt 4.4: Ansvar för anställning och avskedande av personal som har flyttats från styrelsen till verksamhetsledare, samt punkt 6, tillägg om den centeransvariges befogenheter och ansvarsområden. Förslag: Styrelsen godkänner den ändrade instruktionen. 13. Behov av stadgeändring För att underlätta det dagliga arbetet på Luckan önskar ledningsgruppen att styrelsen föreslår att vårmötet godkänner en ändring av Luckans stadgar så att verksamhetsledaren tillsammans med platschefen kan teckna föreningens namn. Detta skulle underlätta i förhandlingar då slipper involvera styrelsen i att underteckna kontrakt. För närvarande är det officiellt Luckans ordförande eller viceordförande endera tillsammans med sekreteraren eller kassören som har rätt att teckna föreningens namn. Eftersom det är denna information som syns för samarbetspartners skulle det vara bra att denna punkt skulle ändras. Förslag: Styrelsen föreslår att vårmötet behandlar ändringen av namnteckningsrätt i föreningen. Beslut: Mötet beslöt att en formulering om ändringen görs av Anders Derefalk i samarbete med Ledningsgruppen, för behandling på Vårmötet. 14. MEDDELANDEN - VL har haft en lunchmöte med Fredrik Karlsson, och informerat om föreningens strategiska tyngdpunktsområden och utmaningar för den närmaste tiden, Styrgruppen för den digitala tjänsten för företag sammanträdde 29.2.

6 - Personalen firar en midvinterfest med Etiopien som tema VL har medverkat i en programskrivelse för en arbetsgrupp inom Magma om hur förbereda sig för följande EU programperiod (Om EU-program, bevakning, lobbying, utmaningar och möjligheter) tillsammans med Carola Bryggman vid NMR-centralen i egentliga Finland samt Björn Wallén från SSC. - VL har har haft vintersemester VL har haft möte med Jan D. Oker-blom om den nya föreningen och dess verksamhet VL ska ha möte med Leif Jakobsson, Annika Pråål och Kaj-Gustaf Bergh med anledning av Luckans takorganisation, 3.4. Kurser, resor och fortbildning - Pia Sevón och Anna Litonius deltar i en utbildning om arbetsrätt under våren. - Pia Sevón deltog i en utbildning om föreningsbokföring och föreningslagen 7.2 som arrangerades av SSC. - Zusan Söderström och Chiara Athanasopoulou deltog i ett nordiskt barnkulturseminarium i Malmö i februari för kostnaderna stod Nordiska kulturfonden - Anna Jakobsson deltog i en integrationsutbildning i februari i Jyväskylä. - G h V y A HU, Karl Norrbom, Sebastian Weckman och ev. VL deltar i organisationskonferensen i Tammerfors 15 och Ordförande och VL deltar i den finlandssvenska kryssningen Produforum Nyland aktuellt: - En nya webropolförfrågan har sänts ut till alla aktörer för att utreda intresse för att stöda denna verksamhet efter 2012, se bilagor ärende 14, Kartläggning. - Korjaamo kommer att renoveras, vilket betyder att "utrymmena ska tömmas senast i början av maj och att de åter står till förfogande mot slutet av augusti. Under tiden för renovering erbjuds motsvarande utrymmen i Södervik. - Produforum Nylands resebudget har överskridits med ca 3000 euro men föranleder inga problem ty helhetsbudgeten håller för 2011 enligt inspektör Sari Ahvenainen. - Produforum Nyland kommer att lämna in en förlängningsansökan för med ca 2,5 anställda i höst. - Posintra har beviljat ett stöd för Produforum Nyland för 2012 om en summa på euro. - Anders Derefalk, Sanna Lindholm och VL träffar stadsdirektör Mårten Johansson 22.3 (obekräftat) och bildningsdirektör Robert Nyman (i april, han tillträder 1.4) för att presentera Produforum Västra Nylands framtid och resultat, 22.3 Förslag: Mötet antecknar meddelandena för kännedom. Beslut: Mötet antecknade meddelandena enligt förslag. 15. Övriga ärenden - planer på att grunda en Lucka i STHLM - medieuppståndelsen kring den nya föreningen VL redogör under mötet.

7 Förslag: Mötet antecknar de övriga ärendena för kännedom. Beslut: Mötet tog del av informationen. 16. Följande möten - styrelsemöte 17.4 kl. 8 följt av vårmöte kl datum för kommande styrelsemöten fastställdes till 17.4 kl. 8, 30.5 kl till 13, följt av gemensam lunch, 23.8 kl Mötet avslutandes av ordförande kl Fredrik Karlsson ordförande Karl Norrbom sekreterare Protokolljusterare: Maria Björnberg-Enckell Monica Martens-Seppelin