Maria Björnberg-Enckell Mats Löfström Samuel Reuter

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte Tid: kl Plats: Luckan, Simonsgatan 8, Helsingfors Närvarande: Henrik Wolff Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Mats Löfström Samuel Reuter Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón AGENDA MAJ Mötets öppnande Mötet öppnades 8.30 av ordförande Henrik Wolff. 2. Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände den uppdaterade föredragningslistan 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Förslag: Mötet konstaterade senaste mötesprotokoll Beslut: Enligt förlag 5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Mats Löfström till protokolljusterare. 6. Information om beviljade understöd, aktuella ansökningar och avslag Luckan har beviljats följande understöd - Verksamhetsunderstöd 2011, SFV, euro - Kulturfonden Sverige-Finland, resa för ungdomsledare till Stockholm, 500 euro - SPS Grankulla-Esbo, för vidareutveckling av Luckandiplom (webb) och finlandssvensk företagarportal, euro Följande ansökningar har lämnats in - Lapplans NMT-central, ESF-ansökan Älven-River, för digitalt medborgarkontor för tredje sektorns serviceutbud, from Planen delas ut under mötet. Budget euro. - Otto A. Malm, för kultur och konstfostran euro - BMR (ny tilläggsansökan), för anställning av barnkulturproducent för , (tot euro) - ELY-centralen i Nyland, för vidareutveckling av biljettförmedlingen för andra aktörer än kultur, euro Följande ansökningar har fått avslag - Stiftelsen 7e mars fonden, för verksamhet som stöder Luckans marginaliserade

2 grupper samt Bridge, euro. - Svenska Kulturfonden, för Luckans jubileum 20 år, skrift samt ambulerande utställning, euro Förslag: Mötet antecknar ärendet för kännedom Beslut: Mötet beslöt enligt förslag. 7. Personalärenden Tjänsten som projektkoordinator Till tjänsten som koordinator för Ung Infos riksomfattande verksamhet sökte fjorton personer från hela Svenskfinland. Sex sökande kallades till intervju. Riksdagsassistent, ped.stud Anna Litonius (30 år) från Helsingfors valdes till tjänsten och inleder sitt deltidsarbete den 26 april Beslut: Mötet konstaterade att ped.stud Anna Litonius hade valts till projektkoordinator. Tjänsteledighet för Ann-jolin Grüne Ann-Jolin Grüne har utnämnts till projektledare för delaktig i Finland from maj Grüne kommer att sitta i Luckans utrymmen och ha VL som operativ förman, trots att Grüne är anställd av Helsingfors stad (Arbis) och är på stadens lönelistor (se bilaga 7). Förslag: Mötet beviljar Ann-Jolin Grüne tjänsteledighet för den tiden då hon är anställd som projektledare för delaktig i Finland. Beslut: Enligt förslag Behov av nyrekrytering för Bridge Förslag: VL och platschefen valde att anställa Anna Jakobsson som informatör för Luckans integrationstjänst med start 1 juni Beslut: Mötet konstaterade att pol.mag Anna Jakobssom anställts som koordinator tom Offert för utbildning av ledningsgruppen På begäran av VL har Interpersona lämnat in en offert om hur förbättra ledningsgruppens arbete och rutiner, för att gruppen skall kunna göra sitt arbete så väl och effektivt som möjligt. En diskussion fördes med konsulterna Kockberg och Henriksson samt VL om dess upplägg och behov. Förslag: Mötet godkänner att ledningsgruppen erhåller konsultation och utbildning via Interpersona. Beslut: Mötet godkände enligt förslag 9. Ekonomisk uppföljning Luckans ekonomiska situation ser bra ut. Förslag: Till nästa mötesagenda, Beslut: Enligt förslag 10. Bridgeläge, integration

3 Malik Goad från Yrkeshögskolan Laurea arbetar som praktikant för Bridge under tiden Han hjälper till med kundhandledningarna och övriga sysslor i Luckans center. Bridge styrgrupp sammanträdde för första gången 26.4 och består av följande medlemmar: - Riitta Lampelto, projektledare för Neu Seutu (representerar Helsingfors) - Eva Peltola projektkoordinator för In espoo informationstjänsten för invandrare (representerar Esbo) - Manna Torvinen t.f. Områdeschef för Vanda invånar- och fritidsenhet (Vanda) - Erik Lund karriärplanerare vid Hanken - Karl Norrbom i egenskap av Enhetschef för Luckan - Catharina von Schoultz (Svenska studiecentralen) - Projektledare för Delaktig i Finland, Helsingfors - Bridge informatör (sekr) För tillfället pågår en kurs i svenska med Reidar Wasenius som lärare. Wasenius gör den pro bono för Luckan. Kursen pågår i sex veckor med en veckas mellanrum då Bridge ordnar en exkursion till Ateneum på lättförstådd svenska. För övrigt är vårens program genomförda. Arbetssökningskurserna har dragit c. 10 personer per gång. Det optimala antalet är c. 15 och nästa höst skall dessa marknadsföras effektivare. De svenska kulturevenemangen har inte lyckats särskilt bra och för hösten planeras program vilka tidigare har visats sig vara omtyckta, såsom middagar och exkursioner. Planeringen för höstens program har påbörjats. Förslag: Mötet antecknar lägesrapporten för Bridge för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 11. Understöd för Ung Info riks åt Luckorna Ung Info riks erhöll ett anslag om e för 2011 för sin Ung Info verksamhet. Efter diskussion med ekonom Sevón och Luckornas verksamhetsledare beslöts der att överföras e per Lucka som driver Ung Info verksamhet, dvs Kyrkslätt, Raseborg, Borgå, Åbo (och Kimito). Kyrkslätt och Raseborg anställer tillsammans en person på deltid för att sköta västra Nyland samt en person anställs även för Åboland (Kimito och Åbo). Anna Litonius från Luckan i Helsingfors koordinerar Unginfo riks verksamhet. För Luckan i Hfors reserveras även e för den sk. lokala verksamheten, resten av anslagen används för att koordinera riksverksamheten, som kommer huvudsakligen att skötas av Anna Litonius i samråd med Muluken Cederborg och Sebastian Weckman. Förslag: Mötet godkänner att Luckornas Ung info-kontor erhåller e var för sin Ung Info verksamhet. Luckan i Åbo erhåller e för att även kunna inleda och koordinera Kimitoöns verksamhet. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 12. Produforum Lägesrapport Nyland - se bifogad bilaga

4 Produforums riksomfattande projekt, lägesrapport Rapportering NTM-centralen har för tillfället personalbrist, pga att vår numerära granskare slutat och beklagar att behandlingen av utbetalningsansökningarna drar ut på tiden. De rekryterar ny personal. Finansiering Startdiskussion gällande projektet Produforum riks nya ansökan förs med Tavastlands NTM-central och med Regionförvaltningsverket den En överenskommelse har nåtts med Kyrkslätt och Grankulla om deltagande i projekten. Båda kommunerna deltar med 1000e per år för 2012 och Hela den kommunala finansieringsandelen för båda projekten är därmed tryggad. Verksamhet Produforum Riks Kulturpost E-posttjänsten kulturpost.fi erbjuder möjligheten för utskick till Luckans och Produforumprojektens personal och hela nätverkets fasta aktörer, sammanlagt ca 380 personer. Marknadsföringen av kulturpost.fi kombineras med marknadsföringen av kulturforum.fi, så att vi presenterar de digitala tjänsterna som Produforums produktfamilj. I tillägg till kulturforum.fi och kulturpost.fi kommer vi också att öppna en grupp på facebook för kulturjobb. Kulturforum.fi Kulturforum.fi som presenterar aktörerna på kulturfältet och deras kulturutbud öppnas på nätet den 26 maj En lanseringsfest arrangeras samma kväll. P.g.a. programmeringstekniska skäl har starten av inmatningstiden flyttats från 15.4 till början av maj. Sajten, som möjliggör många språkversioner, marknadsförs till kulturfältet i sin helhet, först i Finland och senare i hela Norden. Pilotsatsning i e-kompetensportfolio Projektet ha genomfört en e-kompetensportfolioprocess med en liten grupp. Introduktionsseminariet samlade 25 intresserade deltagare Hela processen dokumenterades i en WordPress blogg Målsättningen var att testa olika metoder att synliggöra kulturaktörernas unika kompetens. Samtidigt skulle Produforum Nylands personal utbildas i metoden för att kunna planera och genomföra tillämpningar av portfoliometoden för kulturaktörer. Det sistnämda uppnåddes tyvärr bara för en av personalen i Pf Nyland. Resultatet var 6 personer som aktivt har jobbat med sina kompetensportfolier och har intresse att fortsätta att utveckla sig genom portfolioarbete. I utvärderingsdiskussionen kom det fram att processen upplevdes som ett mycket givande sätt att reflektera över sina kompetenser, framtidsplaner och över den professionella identiteten. Utmaningen är att få flera människor att bekanta sig med metoden. Ett förslag var att starta processen på samma sätt som nu, men intensifiera arbetet mot slutet. Den intensiva delen kunde t.ex. fungera som en kortkurs vid Hangö sommaruniversitet. En överraskande tillämpning av e-kompetensportfolio är att Produforum Österbotten planerar att dokumentera sin projektutvärdering i form av en portfolio. Framtidsverkstäder Pilotfasen med 3 framtidsverkstäder för kulturen i Nyland är avslutad, teman var 15.2 Drivers - förändringskrafter (17 delt), 10.3 Framtidsbilder (11 delt) och 14.4 Aktiviteter - konkreta åtgärder (20 delt.). Som inledare har vi haft fran Björn Sundell från Magma, Marianna Kajantie från Helsingfors kulturcentral, Torbjörn Stoor från det finlandssvenska kompetenscentret för det sociala området och Stefan Ahlman från stiftelsen kvarteret Viktora.

5 Resultatet av verkstäderna redovisas i LB:s artikel inom ramen för Tuottaja 2020 och i Amie Borgars examensarbete som Produforum riks har beställt av henne. Resultatet används för att utveckla verksamhetsmodeller för en fortrsättning på Produforumverksamhet efter avslutad projekttid. För Produforum Nylands del planerar Anders, Jessica och Anki vidare på basen av detta material och konsulterar en organisationsexpert ännu under våren för kommentarer. Synergi med andra projekt Projektet samlade till projektledarträff för de regionala Produforumprojekten den 6.4 i Åbo, i samband med styrgruppsmötet. Där kunde projektledarna komma överens om hur de gemensamma verktygen såsom hemsidan, facebook, google docs, kulturpost och det kommande kulturforumet kan användas och samordna handledningen i användadet av verktygen. En gemensam riksträff planeras till den 26.5 i Helsingfors med Produforumprojektens verktyg och handledning, designhuvudstadsåret, lanseringen av kulturforum.fi och Ars11 utställningen på Kiasma som programinslag. Produforum har inlett ett närmare samarbete med de andra riksomfattande ESF-projekten inom kulturproducentskap, nämligen med Taivex (fortbildning i kulturexportfärdgheter), Sillanrakentajat (fortbildning för agenter av finländsk kultur) och med det koordinerande projektet Luova Suomi (Aaltouniverisitetet är huvudman). Vi planerar den nordiska kulturproducentträffen tillsammans och ett gemensamt slutseminarium den där allas resultat presenteras. På så sätt når resultaten ut bredare, och finansiärerna deltar också flitigare. Projektforskaren skriver som bäst en artikel för framtidsprojektet Tuottaja2020/Producent2020 med Produforum som case. Förslag: Produforums lägesrapporter antecknas för kännedom Beslut: Mötet antecknade lägesrapporterna för kännedom. 13. Luckans utrymmen för personal Det saknas utrymme för arbetstagarna i Luckan, under programverksamheterna är det ännu svårare. Ostört administrativt arbete för VL, platschef och flera andra ur personalen kan endast ske hemma eller utanför Luckan. En tillfällig lösning är att ekonom Pia Sevón flyttar ned till lilla kontoret vid personalköket, och sitter tillsammans med platschefen och ibland VL. Ann-Jolin Grüne (Delaktig i Finland) flyttar upp till Produforums utrymme på Verandan. Oavsett nödlösningarna måste en långsiktigare plan över utrymmena göras och ombyggnation / omflyttning ske snarast möjligt. Förslag: Mötet noterar läget och uppmanar ledningsgruppen att fortsätta utreda lösningar för att finna nya utymmen för personalen. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 14. Meddelanden - Personalen håller tykydag 3.5 i AV-salen - Personalfest ordnades 2.4 eftersom ingen personaljulfest firades i december pga av hetsigt schema - Produforum riks höll styrgruppsmöte 6.4 i Åbo - Styrgruppen för Eduvux (ESF-projekt) höll en palaver med VL för att inleda samarbete med Luckan from hösten i form av att en resurspersom placeras i Luckans utrymmen en gång i veckan för att erbjuda info och studiehandledning för vuxenstuderande i regionen. Motsvarande infopunkt finns i Borgå - Luckan har sammanställt följande utlåtande för Helsingfors stads ungdomscentral med anledning av tredje sektorns roll och erbjudande av tjänster (se bilaga ärende 15a) - Jenny Österman har deltagit i en Excel utbildning (kostnad 690e)

6 - Luckan har sammanställt resultaten av kundenkäten för jan-april 2011, som var mycket positiva (bilaga på mötet) - VL håller vintersemester samt Karl Norrbom, håller vintersemester En renovering av ventilationssystemen kommer att genomföras i maj. Vissa störningar kan förekomma. Beslut: Mötet antecknade meddelandena för kännedom. 15. Övriga ärenden - Luckandagarna i Kristinestad Beslut: Mötet konstaterade att Monica Martens-Seppelin deltar som styrelserepresentant under dagarna. 16. Mötets avslutande Mötet avslutades kl Henrik Wolff Ordförande Karl Norrbom Sekreterare Protokolljusterare: Monica Martens-Seppelin Mats Löfström