Innan mötet gav Greta Storlund och Anki Hellberg-Sågfors en presentation över kulturforum och kulturpost för styrelsen.

Transkript

1 Innan mötet gav Greta Storlund och Anki Hellberg-Sågfors en presentation över kulturforum och kulturpost för styrelsen. Närvarande: Henrik Wolff (ordförande) Maria Björnberg Enckell Monica Martens-Seppelin Samuel Reuter Anställda: Jessica Lerche (sekr.) Karl Norrbom Luckans styrelsemöte Tid: kl Plats: Luckan, Verandan 1

2 PROTOKOLL MARS Mötets öppnande Ordförande öppnade mötet kl Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötet konstaterades vara beslutsfört. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Konstaterande av senaste mötesprotokoll ( ) Beslut: Mötet konstaterade föregående mötesprotokoll. 5. Val av protokolljusterare Beslut: Till protokolljusterare valdes Samuel Reuter och Monica Martens-Seppelin. 6. Inlämnade ansökningar - För hobbyverksamhet för barn och unga inom kultur och konst, Luckorna i Helsingfors, Borgå, Raseborg och Kyrkslätt, ELY-centralen e - Kulturbryggan (Kultur ger välfärdsprogrammet), kulturverksamhet för barn med funktionshinder samt för invandrare, UKM, statsunderstöd, e - Studieresa till Sverige för ungdomsarbetare, Kulturfonden Sverige-Finland, 2970e - SFV, verksamhetsbidrag 2011, e - Stiftelsen Tre smeder, verksamhetsbidrag 2011, e - Sps Grankulla-Esbo, vidareutveckling av Luckan diplom, uppbyggande av svensk företagsportal, (samarbete med Företagarna i Finland, Södra Finlands företagarförening, Handelsgillet, Diffen, YH Arcada m.fl.), e (samma summa söks även från ELY) Luckan har erhållit följande bidrag: - för sin integrations- och lågtröskelverksamhet, RAY e ( se bilaga ärende 6, hur verksamheten fortskrider) - ungdomsverksamhet och program, Brobergska stiftelsen, 3000e - Arbetets vänner 2011, verksamhetsunderstöd, 3000e (nytt) Situation Älven (ESF): VL har varit i kontakt med ELY- centralens inspektör Marica Lindroth (Lappland)som beredde älven. Hon föreslog att Luckan skulle inhibera sin ansökan på EURA och lämna in en ny anhållan under våren. Detta för att kunna lämna in en reviderad ny ansökan, vilket annars inte vore möjligt. VL förde ett långt samtal med Lindroth och redde upp vissa begreppsliga missförstånd och noterade hennes hälsningar för förbättringar. Det var uppenbart att de rådande svenska institutionerna som omnämns som samarbetspartners i ansökan och ansökans finlandssvenska karaktär vad gäller behov och särart har vållat bekymmer och missförstånd. Utvärderingen i form 2

3 av poängsättningen av ansökan har väckt frågetecken hos undertecknad eftersom vi fick höga poäng vid frågeställningar då vi borde ha fått låga och vice versa Helt klart att mottagaren inte förstått vilken typ av förening och institution Luckan/Luckorna är inom SF och dess roll som tredje sektor koordinator. Vi gör ett nytt försök och lämnar in en reviderad anhållan under våren då programmet öppnas. VL träffar Berndt Arell och Nina af Hällström från UKM för att diskutera lösningsmodeller för att klara av den kommunala andelen som krävs vara minst 15%. Situation delaktig i Finland I februari erhölls beskedet om att fyra svenska projekt erhållits finansiering inom delaktig i Finland, Raseborg, Vasa, Sydösterbotten samt huvudstadsregionen. I huvudstadsregionen står Hesa Arbis som huvudman och har beviljats summan e för Projektet ör treårigt och man kan vid behov erhålla mer finansiering om det förefaller motiverat. Arbis svenska projekt hade en budget ursprungligen om e per år, men summan skars ned av Hesa stads tjänstemän. Luckan kommer att ha en central roll inom projektet, såsom medlem i styrgrupp m.m. En viktig tyngdpunkt från finansiärernas sida är att de svenska projekten aktivt bör samarbeta.. VL har ett möte med Gunborg Gayer 4.3 och ger närmare information om mötets utfall under styrelsemötet. Beslut: Ärendena antecknades för kännedom 7. Personalärenden Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 8. Preliminärt bokslut Ekonom Pia Sevón presenterar under mötet. Beslut: Mötet antecknade informationen för kännedom och återkommer till ärendet under följande möte. 9. Information om kulturforum, kulturpost Informatör Greta Storlund informerar under mötet. Kulturpost.fi Kulturpost.fi är en e-posttjänst som är utarbetad för att betjäna Produforumsprojektens, Luckans personal och Produforums aktörers utskick av information till olika målgrupper. Betaversionen av Kulturpost.fi öppnades 1.2 med utskick till alla e-postadresser som finns i Produforums register. Allmänheten kan prenumerera på information om olika konstbranscher från e- posttjänstens sida på webben. Handledning av aktörer och projektpersonal har getts i Borgå, Helsingfors, Jakobstad, Raseborg och Vasa och handledning ges under våren av den informatören i Produforum riks och Nyland. Efter den inledande perioden övergår ansvaret av handledningen till de anställda inom produforumregionerna. Kulturforum.fi 3

4 Med finansiering från Produforums riksomfattande projekt och delvis från Produforum Nyland samt med Luckans finansiering från UKM skapas ett forum på webben som presenterar konst och kultur på svenska i Finland. Konstnärer och kulturaktörer kan länka sina hemsidor till forumet och utöver det kan de få synlighet med aktuella presentationer i text, bild och video om aktuella evenemang, produkter och tjänster. En första demoversion öppnas för allmänheten för kommentarer under en period av 1,5 veckor. I slutet av maj öppnas webbtjänsten för allmänheten Beslut: Ärendet behandlades innan det officiella styrelsemötet. Mötet antecknade informationen för kännedom. 10. Produforum lägersrapport och kommunala andelar Rapportering Statistikrapporterna för juli-dec 2010 och mellanrapporten för 2010 är inlämnad i februari till Närings-, trafik- och miljöcentralen i Tavastland (riks) och i Nyland (Pf Nyland), som är projektens administrerande myndigheter. Utbetalningsansökningarna är gjorda för nov-dec 2010 och omfattar euro för Pf riks och e för Pf Nyland. Vi väntar ännu på granskarnas godkännande och utbetalning av medel för period 2 (majaug) och period 3 (sept-okt) för Pf riks under Alla dokument är levererade till dem, och projektchefen har varit i kontakt på styrgruppens begäran och bett dem skynda på behandlingen. Finansiering Projektet Produforum riks nya ansökan gällande verksamhet under har fått klartecken för preciserande diskussioner. Det innebär att projektet beviljas finansiering och att justeringar kan ske efter diskussion med NTM-centralen i april. Dethär är jättebra, eftersom projektet stöder de regionala projekten, som i nuläge har finansiering för längre tid är riksprojektet. Uppdatering av läget gällande de kommunala andelarna för Pf riks och Pf Nyland under 2011 och 2012: De kommunala andelarna år 2011 är för övrigt klara, men förhandlingar förs under mars med kommunerna i östra Nyland och med Juthbacka kulturcentral gällande Österbotten (för detaljer, se nedan). De kommunala andelarna som projekten bör nå upp till år 2011 är sammanlagt e. Nu har vi e tryggat för i år, dvs. endast 2 067e fattas, så verksamheten är tyggad för För 2012 är de uppskattade kommunala A-andelarna för Produforum riks och Nyland totalt euro. Situationen gällande de kommunala andelarna är fortfarande delvis oklara för 2012, vilket finansiärerna är medvetna om. Den kommunala fördelningen är följande: - Esbo stad 8000e/år, tryggat tom Helsingfors stad e/år ok för 2011, ny ansökan lämnas in för Raseborg, 5000e /år, tryggat tom Östra Nyland via utvecklingscentralen Posintra, 7000e för 2011 (De betalar 7000e mindre än planerat för 2011, pga Borgå stads dåliga finansiella läga. Finansieringen är ännu öppen för 2012 pga av förändringar vad gäller nedläggning av östra Nylands förbund. Lovisa ställer sig mycket positivt till medfinansiering, ansökan inlämnas. Möten med Borgå och Sibbo hålls i mars.) - Vanda stad, 3000 euro för 2011 ansökt och torde gå igenom. Ny ansökan lämnas in för Hangö stad, 1000e/år tryggat tom Avtal är gjort gällande riks andel från Åboland med Sydkustens landskapsförbund, 700e för Avtal med Juthbacka kulturcentrum görs i mars gällande 700e för Pf riks under Kyrkslätt stad och Grankulla stad, tidigast frigörs medel Överförda kommunala medel från e 4

5 Verksamhet Pf riks Statistik Pf riks Under 2010 har projektet haft 113 nya deltagare av vilka 85 är kvinnor. 31 nya organisationer och 6 nya företag har deltagit i verksamheten. Pf Nyland Under 2010 har projektet haft 603 nya deltagare av vilka 499 är kvinnor. 10 nya organisationer och företag har deltagit i verksamheten. Kulturpost För att underlätta hantering och systematisering av Produforumnätverkets samlade kontaktuppgifter som kontinuerligt växer i takt med nya evenemang, nya aktörer och regioner, startade projektet under verksamhetsåret planeringen av en e-posttjänst som förutom projektpersonalen också kan betjäna projektets huvudman och kulturnätverkets aktörer. E-posttjänsten Kulturpost öppnades i februari 2011 och informatören handleder som bäst aktörer och projektpersonal i hela Svenskfinland i användandet av verktyget. Kulturforum En ingångssida för kulturen på svenska i Finland utvecklas inom projektet och går under namnet Kulturforum. Målet med Kulturforum är att främja marknadsföring och erbjuda kompeteneshöjande tjänster för kulturfältet. Den innehållsliga planeringen startade under verksamhetsåret genom kontakter och möten med intresse- och branschorganisationer på kulturfältet för att anlita deras kompetens och informera om den kommande tjänsten på webben som planeras att öppnas i maj Seminarium Projektets seminarium Symbionter och mutualister ordnades som ett gemensamt seminarium för alla regioner. Tema var att bredda sitt professionella nätverk och presentationerna behandlade gränsöverskridande samarbete, freelanceproducentens vardag, social interaktion i ett nordiskt perspektiv och Sverigefinskt nätverkande ur ett minoritetsperspektiv. Dagen avslutades med en gemnsam nätverksträff och julfest med Oblivias performansseminarium, Luckans personal och andra samarbetsparter. Synergi med andra projekt Produforum är i dialog med framtidsprojektet Tuottaja2020/Producent2020 eftersom projektledaren är medlem i Producent 2020 styrgrupp och projektforskaren medverkar i projektet. Under hösten 2010 beslöts att projektforskaren använder Produforum som fallstudie i Producent Synergin är stor, eftersom Produforum har nytta av Producent 2020 kompetens i framtidsarbetet och Producent 2020 får intressant material om finlandssvenska kulturnätverk. ekompetensportfolio Projektforskaren har planerat och handleder en e-kompetensportfolioprocess. Målsättningen för e- kompetensportfolioprocessen är identifiering av den egna unika kompetensen, utvärdering av sin verksamhet och dialogen med andra. En del av det färdiga materialet kan användas i Kulturforumet i marknadsföringssyfte. Bloggen är i första hand riktad till portfoliogruppen som träffas några gången i månaden i Helsingfors, men samtidigt fungerar det som en dokumentation och möjliggör också andra att följa med verksamheten. Diskussionen är öppen för alla, men deltagarnas portfolion finns bakom lösenord. Planeringen av motsvarande e-kompetensportfolioprosesser inom Produforum Åboland och Produforum Österbotten pågår. Framtidsverkstäder Projektforskaren har bearbetat ett koncept för framtidsverkstäder. Samma arbetsmodell används i projektet Producent I februari ordnades den första framtidsverkstaden i en seria av tre för Produforum Nyland, med sikte på att formulera framtidsscenarier för Produfrumverksamhet i regionen också efter att projektfinansieringen tagit slut. 5

6 Metod för självutvärdering Projektforskaren har bearbetat självutvärderingsmodell som nu kan genomföras i alla Produforumprojekt. Modellen för självutvärderingsprocessen planerades vidare med hjälp av projektledardagarna i Vasa där vi beslöt att anlita ett konsultföretag Creadora för utvecklingen av den sista fasen av självutvärderingen. Första mötet med Päivi Korpela (Creadora) hölls i december och arbetet fortsätter våren Verksamhet Pf Nyland Produforum Nyland har fortsättningsvis aktivt skapat nya kontakter till fria kulturaktörer i hela regionen och utgående från de lokala förutsättningarna som i någon mån skiljer sig från varandra. I östra Nyland har nätverket på allvar kunnat byggas från hösten då den i Borgå stationerade projektkoordinatorn inledde sitt arbete. Projektet arbetar för att skapa träffpunkter och mötesplatser för kultur- och konstaktörer i form av öppna seminarier, konstnärliga bollplank, kulturkaféer mm Projektets personal har inriktat sig på att förankra och utveckla Produforum-modellen genom aktiv intensiv kommunikation med finansiärernas representanter, tjänstemän och förtroendevalda och vid drygt 60 olika tillfällen presenterat projektet offentligt eller på annat sätt. Hur projektets målsättningar uppfylls Projektet fokuserar på att dokumentera utvecklade och kvalitetssäkrade arbetsformer, att de blir väl förankrade bland aktörer och att etablerade nätverk får livskraftiga plattformar. Genom dessa åtgärder kommer projektet Produforum Nyland att kunna uppvisa påvisbara, kvantitativa och kvalitativa resultat. Detta kopplar direkt till det arbete som inletts (framtidsverkstäderna) för att säkra att de erfarenheter, utvecklade arbetsmetoder, uppbyggda nätverk mm som projektet producerar lever vidare också efter att projektets verksamhetsperiod gått ut. Temana för producentverkstäderna, seminarierna och andra kompetenshöjande insatser fastställs utifrån projektets målsättningar och i organiserat planeringsarbete med aktörer och samarbetspartners (seminarieplaneringsgrupper och aktörsmöten). Aktörsmöten ordnas regelbundet i huvudstadsregionen, västra och östra Nyland. Under 2010 cirka 50 sådana möten ordnats. De är upplagda enligt en fast modell som fokuserar på (1) att deltagande aktörer utbyter information om vad som är aktuellt. var och hur ny information och kunskap kan inhämtas och vilka möjligheter som kan finnas till samverkan och (2) projektledningen fångar upp utvecklingsidéer, nya tankar, olika initiativ till verkstäder och seminarier och (3) information och kunskapsöverföring från projektpersonal, aktörer och ibland inbjudna sakkunniga. Producentverkstäder, seminarier och kulturfabriker har under 2010 förverkligats i hela Nyland, totalt 30 och vad gäller barnkultur även i Åbo och Vasa Producentverkstäder, exempel: Kulturfabriken, (ett flertal), Kreativ verkstad för pedagoger inom skola och daghem, Hur skriva en bra ansökan (ett flertal), Marknadsföring och Kreativitet Barnkulturforum (ett flertal), Kulturföretagande, Sponsorering, E-portfolieverkstäder (en serie, tre verkstäder under 3010, fortsätter våren 2011) Seminarier under 2010: Från puppa till fjäril - Den konstnärliga processen, Produktionslabyrinten, Kulturens verktygsback (Praktiska verktyg för kulturaktören), Prislapp på kultur?, Andlighet och kultur, Barnkulturseminarium "Vem leker med vem?" Kulturfabriken är ett koncept som skapats för att skapa flera arbetsmöjligheter för kulturaktörer och mera kulturstimulans till barn och unga. Våren 2011 kommer projektet att diskutera ett samarbete med Åbo Akademi/Fortbildningscentralen angående konceptet. Konceptet består av tre delar: (1) hur man arbetar med barn och ungdom, i konst och kulturpedagogiskt syfte (2) utbildning i kreativitet för människor i skolvärlden (3) verkstäder som kulturaktörer leder, under handledning, riktade till barn och ungdomsgrupper E-kompetensportfolio 6

7 Produforum Riks har under året drivit ett pilotprojekt för Produforum Nyland där professionella kulturaktörer, studeranden och projektanställda skapar sina unika e-kompetensportfolier. Målsättnigen är att identifiera och synliggöra sina professionella kompetenser för sig själv och andra. Synliggörandet görs via diskussioner, tankekartor, rörelse och teckningar. Målsättningen är att modellen ska kunna spridas vidare av de som nu deltar i processen. Advisory ring En i grunden enkel och användbar metod för brainstorming. En av aktörerna har en mångårig erfarenhet och har använt den i olika, också internationella, sammanhang. Alla anställda i projektet kommer att ha deltagit i en session före utgången av mars Under våren 2011 kommer Advisery Ring att förverkligas i Ekenäs, Helsingfors och Borgå. Målet är att metoden ska accepteras som en enkel och användbar metod för att hitta nya infallsvinklar, förslag till lösningar mm inom konkreta projekt. Handledning Under 2010 har antalet handledningar legat på en konstant hög nivå med toppar då t ex ansökningstider går ut. Handledningarna har i huvudsak gällt information- och marknadsföring, IT och ekonomi. Handledning har givits då behovet är specifikt och individuellt och således inte lämpar sig som ämne för t.ex. en producentverkstad. Antalet dokumenterade handledningar under 2010 är drygt 60. Handledningar som gjorts per telefon eller annars inte blivit dokumenterade är uppskattningsvis lika många. Koordinatorn för huvudstadsregionen har aktivt medverkat för att arbeta för den svenska barnkulturen och barnkulturaktörers arbetsmöjligheter, t.ex. genom att sitta i följande arbetsgrupper: UVM, svenskspråkiga barns delaktighet i konst och kultur (Lasten Parlamentti), Sydkustens landskapsförbund, Walhalla, Svenskt filmcentrum, Ordkonstledningsgruppen, arbetsgruppen för svenskspråkig barnkultur i huvudstadsregionen, Esbo stads kulturtjänster Finansiering Se beredningen för Produforum riks Våren 2011 Projektet fokuserar fortsättningsvis på att driva sådan verksamhet som stöder uppfyllandet av de ställda målsättningarna som är att skapa förutsättningar för god marknadsföring skapa förutsättningar för god ekonomihantering skapa förutsättningar för internationellt arbete för kulturaktörerna påverka kulturpolitiskt sprida och implementera Produforummodellen i hela Nyland göra Produforum-modellen bestående i regionen utveckla en smidig projektadministration skapa förutsättningar för att kulturaktörerna kan utveckla sin kompetens. vilket innebär att produktionen av producentverkstäder och seminarier i viss mån ser ut som under Projektet kommer att särskilt koncentrera på kompetensutveckling som stöder Kulturforum, Photoshop, InDesign, produktion av trailers, sociala medier mm och företagande (handledning). Styrgrupper Pf riks styrgrupp, som leds av Nina Gran, sammanträdde 3.2. Styrgruppen behöver kompletteras med kunniga människor som verkligen har intresse av att vara med och skapa nätverk för kulturen i hela Svenskfinland. Förslag från styrelsen mottages gärna. Styrgruppen för Pf Nylan där central för projektet och sammankommer 4-5 gånger per år. Årets fastställda möten: 25.1, 22.3 och 24.5 Förslag: Mötet antecknar lägesrapporten för kännedom och uppmanar projektpersonalen att arbeta för att säkra de kommunala andelarna. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag och uttryckte sin uppskattning över den gedigna verksamheten. 7

8 11. Meddelanden - Produforum Nyland höll styrgruppsmöte 25.1, och Produforum riks, 3.2. Produforums alla projektinvolverade träffades för ett stormöte i Tammerfors under rubriken kultur ger välfärd, UKM inbjöd till mål och resultatförhandlingar vad gäller Ung Info, 26.1, VL och Muluken Cederborg deltog - Möte med inspektör från ELY-centralen Michael Mäkelä om Fyrk och samarbete, Nytt samarbetsavtal gjordes med KSF media, 8.2, priserna steg med 10% och var tionde annons är gratis - Luckornas Ung Info personal träffades i Kyrkslätt, 9.2. Beslut att varje medverkande Lucka ung info får 5000e överfört från anslaget som beviljats från UKM år Personalens vintersemester: Anki Hellberg Sågfors och Ann-Jolin Grune håller vintersemester vecka 8, VL håller ledigt Sanna Lindholm hade tjänsteledigt utan lön VL träffade Berndt Arell och Sonja Ollas-Airinen på Kulturfonden för att diskutera principer för EU-finansiering i framtiden, VL deltog i ett vinformationsstillfälle för delaktig i Finlands start på ständerhuset, Luckan står som värd för tredje sektorns ungdomsaktörer för en diskussion under ledning av Helsingfors stads ungdomscentral för att kartlägga intresset för föreningar att ta ansvar för stadens svenska ungdomsarbete, 4.3 (bilaga 11 b) - VL har inbjudits till en diskussion om intressebevakning vad gäller EU projekt av Magma Vi har inbjudit Sari Miettunen från RAY för en diskussion om prioriteringar för verksamhetsstöd för Luckan för framtiden, Luckorna håller följande stormöte i Kristinestad (hela styrelsen är inbjuden), arrangemangen sköts av SÖFUK: - Luckan arrangerar en Tyky- dag för personalen, 3.5 (AV-salen), Luckans personal håller sina sedvanliga planeringsdagar detta år i Ekenäs, Luckan går över till elektroniska nycklar för att förbättra säkerheten, pris 2100e (se bilaga ärende 11 c). - En säkerhetsgenomgång hur agera vid brand och dylikt arrangerades för personalen 7.2 under ledning av Sebastian Weckman. - Sommarkompassen för 2011 är klar för distribution till alla skolelever i regionen - Luckan har lanserat en ny programserie, kultur på hemvägen, se bilaga ärende 11 a) Förslag: Meddelandena antecknas för kännedom. Beslut: Enligt förslag. 12. Övriga ärenden Principer för utdelning av Luckans hedersdiplom, februari 2011 Luckans hedersdiplom kan utdelas åt personer som på olika sätt engagerat sig i Luckan och märkbart arbetat för föreningens utveckling, synlighet och spridning. Förslag på mottagare av diplomet behandlas och fastställs på ett ordinarie styrelsemöte innan diplomet utdelas. Förslag kan inlämnas av föreningens personal eller av styrelsemedlemmar. Till dags dato har följande tre personer erhållit diplomet, Lasse Koivo, Marie-Louise Blåfield, och Carita Lundin. Förslag: Mötet godkänner principerna för utdelning av sk. hedersdiplom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag 8

9 13. Följande möte Beslut: Styrelsen sammanträder följande gång 23.3 kl 8.30 då bokslut och verksamhetsberättelse behandlas samt revisor Eva Bruun deltar i mötet. 14. Mötets avslutande Mötet avslutades Henrik Wolff Ordförande Jessica Lerche sekreterare Protokolljusterare: Monica Martens-Seppelin Samuel Reuter 9

10 BILAGA ÄRENDE 6 Luckans integrationsservice Bridge beviljades riktat verksamhetsanslag ( ) av RAY för Luckan har bjudit in Sari Miettunen från RAY för att se över verksamheten så att den passar in i RAY s utdelningsprinciper för 2012 framåt. Arbetet för att trygga RAY anslaget är viktigt nu under våren Integrationsservicen behöver en ny referensgrupp. Som förslag har vi: En person från virkainfo (Helsingfors), In Espoo servicen, Mika Wilén Manpower, en representant från Vanda. Delaktig i Finland projektet har beviljats finansiering i huvudstadsregionen. Det första integrationsstrategimötet detta år äger rum 4.3 kl. 9 i Arbis. Luckan gör ett förslag till Arbis om sina tjänster. Det finns olika delområden som Luckan kunde fylla men personligen ser jag informationsskapande (svenskfinland.fi) och utveckling av karriärhandledningen som våra starkaste sidor. Uppsökande verksamhet riktat till arbetsgivare för att skapa en pool av arbetsplatser som är villiga att bidra med praktikplatser för att komplettera en integrationsutbildning är av yttersta vikt och är en nisch som ingen för tillfället handhar. Genom luckandiplomet har kartläggningen redan börjat. Det nya planerade företagsregistret hjälper också till. Marknadsföringen av luckandiplomet kunde kopplas ihop, vid något skede, med en lobbyingkampanj för att få företagen att delta i integrationsarbetet. Bridge front office öppnar efter sportlovet. Front officen tar emot måndagar kl kortare besök och onsdagar är reserverade för tidsbeställda handledningar. Programverksamheten koncentrerar sig på arbetssökning och på att föra fram finlandssvensk kultur och språk. Malik Goad börjar som praktikant i april för Bridge. Han är gift med en finlandssvenska och har studerat svenska på Arbis. Han studerar vid Laurea yrkeshögskola. 10

11 BILAGA ÄRENDE 7b ) LUCKANS INSTRUKTION / REV. augusti 2008, oktober 2008 SR, JL, januari 2010, mars 2011 PS/JL I ALLMÄNT 1 Upprätthållare och instruktionens tillämpningsområde Luckan upprätthålls av föreningen Luckan r.f. Denna instruktion definierar de allmänna ramarna för Luckans verksamhet med hänvisning till föreningens stadga paragraf 6, övrig arbetsordning.. 2 Grunderna för verksamheten Förutom så som sägs i denna instruktion regleras Luckans verksamhet av a. gällande lagstiftning b. stadgar för föreningen Luckan r.f. II FÖRVALTNING 3 Upprätthållarförvaltning Luckan upprätthålls av föreningen Luckan i r.f. Verksamheten vid Luckan övervakas av föreningens styrelse. 4 Föreningen Luckans styrelse 4.1 Styrelsens mandatperiod Styrelseledamöternas samt ordförandes och viceordförandes mandattid är två år. I tur att avgå är vartannat år ordförande samt två eller tre ledamöter, och vartannat år viceordförande och de andra ledamöterna. Samma mandattider gäller för ersättarna i styrelsen. Styrelsen utses av föreningens beslutande organ, dvs. höstmötet. Den nya styrelsen tillträder vid årsskiftet. 11

12 4.2 Styrelsens sammansättning Styrelsen består av: - en ordförande - en viceordförande - minst 4 och högst 6 andra ledamöter - samt ersättare för de ordinarie ledamöterna Styrelsen väljer en sekreterare samt en kassör och andra nödvändiga funktionärer vid behov. Som styrelsens sekreterare fungerar verksamhetsledaren vid Luckan eller enhetschefen för Helsingfors. Styrelsen bör eftersträva att ha en jämn representation av män och kvinnor i enlighet med jämställdhetslagen. 4.3 Val av medlemmar i styrelsen I samband med vårmötet utses en valkommitté på sammanlagt tre personer - en representant för styrelsen, en för medlemsföreningarna samt en representant för finansiärerna. Valkommittén presenterar förslag på nya medlemmar i styrelsen och de nya styrelsemedlemmarna väljs i samband med höstmötet. 4.4 Styrelsens uppgifter På styrelsen ankommer att sköta föreningens angelägenheter; leda, övervaka och utveckla Luckans operativa verksamhet, förvaltning och ekonomi. Därtill skall styrelsen: a. fastställa en helhetsstrategi och andra långtidsplaner, årligen godkänna verksamhetsplan och budget, verksamhetsberättelse och bokslut c. välja verksamhetsledare och övrig ordinarie personal samt bevilja avsked och fastställa den ordinarie personalens löner d. bevilja tjänste/arbetsledigheter längre än 3 månader e. förslå revideringar till föreningens stadgar, som fastställs under höst- eller vårmötena. f. godkänna Luckans instruktion samt övriga reglementen för intern verksamhet g. besluta om anskaffningar och inventarier som överskrider 5000 (om inte projektunderstöd eller övriga specifika understöd beviljats för ändamålet) i. godkänna avtal och kontrakt av större dignitet (minst på årsbasis) samt besluta om upphävning av avtal j. behandla och besluta i sådana ärenden som på basis av andra bestämmelser eller på grund av ärendets natur tillfaller styrelsen 12

13 4.5 Fattande av beslut, beslutförhet och sammanträdespraxis Besluten i styrelsen fattas utgående från föredragning. Föredragande är verksamhetsledaren eller annan av personalen på vars område ifrågavarande ärende ankommer eller annan av ordförande utsedd person. Styrelsen är beslutför när minst hälften av dess medlemmar, ordföranden eller vice ordföranden medräknade, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst, vid val avgör emellertid lotten. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller då han/hon har förhinder på kallelse av vice ordförande då de anser att det behövs eller minst hälften av styrelsemedlemmarna så kräver. (enligt stadgarna punkt 5) 4.6 Beslutanderätt för ordföranden Ordförande utses av höstmötet. Ordföranden: - har namnteckningsrätt - fungerar som verksamhetsledarens förman - befullmäktigas att ta beslut i brådskande fall då styrelsen inte hinner sammanträda - utser föredragande i styrelsen samt godkänner föredragningslistor för styrelsemötena - beviljar tjänstledigheter för den ordinarie personal under två månader på föredragning av verksamhetsledaren - verksamhetsledarens reseräkningar samt andra personliga räkningar av större belopp godkänns av ordföranden. IV PERSONAL 6 Personalsammansättning Luckans personal fastställs i princip i samband med behandling av årlig verksamhetsplan och budget. För separata projekt som kräver specifik projektpersonal kan anställningar ske för projektperioden. Antalet arbetstimmar per vecka i enlighet med kollektivavtalet eller det enskilda projektets upplägg. 6.1 Tillfällig personal Luckan har tillfällig personal i form av projekt- och timanställda, praktikanter samt personer anställda med hjälp av sysselsättningsstöd. Löner och arvoden betalas ut i enlighet med avtal och överenskommelser som verksamhetsledaren godkänner inom ramen för fastställd budget. 6.2 Beslutanderätt för verksamhetsledaren Verksamhetsledaren - leder och ansvarar verksamheten 13

14 - leder Luckans ledningsgrupp - är förman för den platschefen, ekonomen och den projektanställda personalen vid Luckan - beviljar semester och andra ledigheter av kortare karaktär samt berättigar personalen att delta i utbildning/fortbildning - har rätt att anställa tillfällig personal på timbasis eller för kortare projekt (under 6 månader) - bereder ärenden, rapporterar och (fungerar som sekreterare för styrelsen TAS BORT)? - bereder budget och verksamhetsplan i samråd med ledningsgrupp - besluter om avgifter, hyror och andra ersättningsgrunder som berör Luckans verksamhet - besluter om när tjänster och anskaffningar behöver konkurrensutsättas (minst tre offerter) - besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider har fullmakt att teckna föreningens namn i ärenden som berör föreningens sedvanliga löpande verksamhet. 6.3 Beslutanderätt för platschefen Platschefen - leder och ansvarar för den operativa verksamheten vid Helsingforsluckan - medverkar i Luckans ledningsgrupp - är förman för den icke-projektanställda personalen vid Luckan förutom Shoppens personal - besluter om anskaffningar, försäljning och köp av tjänster som inte överskrider bereder budget och verksamhetsplan i samband med verksamhetsledaren och ekonomen 6.4 Beslutanderätt för ekonomen Ekonomen - är förman för Shoppens personal - medverkar i ledningsgruppen - bereder budget och verksamhetsplan i samband med verksamhetsledaren och platschefen 7 Uppgiftsbeskrivningar för Luckans ordinarie personal Uppgiftsbeskrivningarna för personalen revideras årligen (eller då byte av personal sker) och handhas av förman och ledningsgrupp. 8 Anställning och arbetsavtal Arbetsgivare är föreningen Luckan r.f. Arbetsavtal undertecknas från arbetsgivarens sida av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens arbetsavtal undertecknas av ordförande. 9 Tjänste-, studie-, o.a ledigheter Ansökan om ledighet från tjänst görs till förmannen/ledningsgrupp. Längre ledigheter än 3 månader beviljas av styrelsen. Verksamhetsledarens tjänsteledigheter över en månad beviljas av styrelsen (eller ordföranden). 14

15 10 Bisyssla Arbetstagaren har inte rätt att, utan arbetsgivarens samtycke, utföra sådant arbete eller sådan verksamhet, som i strid med god sed i anställningsförhållande, såsom konkurrerande handling, uppenbart skadar arbetsgivaren. Rätt till bisyssla kan ges av verksamhetsledaren eller ordföranden. V EKONOMI OCH BOKFÖRING 11 Ett räkenskapsår omfattar ett kalenderår. Luckans ekonomi skall skötas enligt den fastställda budgeten 12 Godkännande av räkningar Räkningar granskas av vederbörande beställare. Fakturor och verifikat upp till 1500 euro godkänns av platschefen, fakturor och verifikat mellan 1500 och 5000 euro godkänns av verksamhetsledaren. Verksamhetsledarens fakturor godkänns av ordförande eller viceordförande. Verksamhetsledaren undertecknar månatligen alla räkningar i samband med granskning av verifikatmapp per månad. Bokföringen sköts av Luckans ekonom eller av en professionell bokföringsbyrå Uppföljningspraxis för försäljningsverksamheten XXX 13 Dispositionsrätt till Luckans bankkont Följande personer har dispositionsrätt till Luckans bankkonto; ordföranden, verksamhetsledaren, ekonomen, den person som utses som tf. verksamhetsledare samt den som har hand om försäljningen. Rättigheter till bankkort har verksamhetsledaren, ekonomen och platschef samt vid behov personer i projektledareställning. 14 Egna utlägg De anställda som gör inköp för egna medel får sina utlägg ersatta genom att bifoga originalverifikat där det framgår vad som köpts och vem som vill ha betalning och till vilket bankkonto. VI NAMNTECKNINGSRÄTT 16 Avtal, överenskommelser eller motsvarande handlingar kan undertecknas av ordföranden, viceordföranden och/eller verksamhetsledaren. Verksamhetsledaren har fullmakt att teckna föreningens namn i ärenden som berör föreningens sedvanliga löpande verksamhet. Kontrakt som berör försäljningsverksamheten kan undertecknas av personal vid Luckan shop. Kontrakt som berör produktioner kan undertecknas av producenten. 15

16 Sådana avtal som har stor ekonomisk eller verksamhetsmässig betydelse för Luckan undertecknas i enlighet med vad som stadgas i föreningens stadgar (punkt 6 i föreningens stadgar). VII GODKÄNNANDE OCH ÄNDRING AV INSTRUKTIONEN 18 Beslut om ändring i instruktionen görs av föreningens styrelse. Denna instruktion har fastställts i styrelsen den 24 oktober Instruktionen har reviderats och behandlats i styrelsen den 6 september 2006 samt reviderats och godkänts , och B 16

17 BILAGA MEDDELANDEN ÄRENDE 11 BILAGA 11a) KULTUR PÅ HEMVÄGEN onsdag 2.3 kl på Luckans Veranda, Simonsgatan 8, Helsingfors med en Kulturfrågesport Kulturkondis tar oss på pulsen med en frågesport om vad som hände inom kultur år Ta med kollegor och vänner och testa tillsammans era kunskaper. Kulturpris utlovas till det vinnande laget. Mats Wägar från Kulturkondis utser vinnaren direkt från kulturstaden Paris, men innan det får deltagarna njuta av akustisk musik med Miki Garam och av en dryck med lite tilltugg. lnträde 5 euro. Kultur på hemvägen är ett nygammalt kulturinslag i Helsingforsluckan. I början av 2000-talet genomfördes programmen som en serie i Glaspalatset. Tanken var och är att erbjuda korta kulturinslag för intresserade på väg hem efter jobbet eller andra aktiviteter på stan. För att - så att säga - kunna ta del av det svenska kulturutbudet på enklast möjliga sätt. Vårens serie börjar med en kulturfrågesport. Pricka in i kalendern redan nu vårens övriga evenemang i serien: 16.3 kl Yoga och målning med Viviann Seege 30.3 kl Teaterimpro med Stjärnfall 5.5 kl Sagotering med Larrie Griffis 12.5 kl Soundpainting med Sonja Korkman 17

18 Bilaga 11b) Arvoisa vastaanottaja Helsingin kaupungin nuorisolautakunta päättäessään joulukuussa 2010 ruotsinkielisen nuorisotyön kehittämisen suuntaviivoista halusi selvitettävän ruotsinkielisten järjestöjen mahdollisuuksia ja kiinnostusta ottaa vastuuta ruotsinkielisen nuorisotyön organisoinnista Helsingissä samalla tavalla kuin on edetty suomenkielisten järjestöjen kanssa. Nuorisoasiainkeskuksella on kahdeksan kumppanuussopimusta pääasiassa nuorisojärjestöjen kanssa. Sopimusten sisällön voi tiivistää niin, että järjestö vastaa tietyn alueen nuorisotalon toiminnasta eli alueellisesta nuorisotyöstä talon vaikutusalueella. Nuorisoasiainkeskus antaa resurssit nuorisotyön tekemiseen. Resurssit koostuvat keskimäärin kolmen työntekijän palkkakuluista, kiinteistön ylläpitokuluista ja toimintarahasta. Näistä asioista pyydän järjestönne edustajaa keskustelemaan Luckaniin (osoite: Simonkatu 8) perjantaina klo Toivottavasti olette kiinnostunut asiasta. Kari Naalisvaara osastopäällikkö JAKELU Dahlin Toivonen Folkhälsans förbund rf Norr om Stan rf Kårböle gille rf Nylands svenska ungdomsförbund rf Unginfo/Jessica Lerche Allianssi/Christian Wentzel Nuorisoasiainkeskus (Helsingfors svenska ungdomsarbetsenhet) Berit Nuorisoasiainkeskus (Nuorten kansalaistoiminnan toimisto) Markku Nuorisoasiainkeskus (Alueellisten palvelujen osasto) Merja Hovi Nuorisoasiainkeskus henkilöstön edustaja 18

19 BILAGA 11 c) Låsbyte på Luckan i Helsingfors 2011 Sedan 2004 har Luckan i Helsingfors verkat i dess nuvarande utrymmen, och under åren har många eldsjälar haft Luckan som sin arbetsplats både för korta och långa uppdrag. För att en plats, och en förening, som Luckan skall lyckas besitta sin livskraft från år till år, är det en väva av kreativt kaos och positivt galenskap som tidvis stämplar arbetet. Till saken hör även att de många anställda på Luckan i snabb takt avlöser varandra, då uppdrag och projekt försvinner medan nya uppstår. En följd av de många bytena i personal är att det framställts en hel del nycklar till Luckans utrymmen under åren, till en hel del personer. Och säkerligen utan desto dystrare planering från föredetta anställdas sida, har en del av dessa nycklar försvunnit med åren. Läget är alltså det att vi ca. sju år haft samma lås på dörren, och inte säkert kan säga var alla nycklar finns. Vilket är en säkerhetsrisk för Luckans utrymmen. Därför behövs det ett låsbyte på Luckan. Förutom att på detta sätt råda bot på de misstag som gjorts i övervakningen av tidigare nycklar, möjliggör låsbytet också en förbättring av våra själva lås. Genom att övergå till ett elektronsikt låssystem, underlättar vi avsevärt vår egen övervakning av nyckelanvändingen. Som konkret exempel bör nämnas att skulle det upptäckas att en nyckel fattas, utan någon som helst aning om vem som har den, går det enkelt att stänga av den specifika nyckelns rätt att öppna dörrar till Luckan. Redan nu används elektroniska nycklar på Luckan för t.ex. hissanvänding och på lås inne i utrymmena, så systembytet skulle heller inte kräva någon ny kunskap från personalen. Beräknat pris för utbytet enligt offert: 2100EUR 19