LagEfterlevnadsKontroll (LEK)

Transkript

1 Dokumentation LagEfterlevnadsKontroll (LEK) Notisum AB Box VÄSTRA FRÖLUNDA Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 1

2 Inledning Företag och organisationer som är ISO certifierade har krav på sig att upprätta en laglista med miljöregler som påverkar verksamheten. Med Notisum Rättsnätet+ Miljö kan ett företag lägga upp en laglista innehållande EU-förordningar, EU-direktiv, lagar, förordningar, myndighetsföreskrifter och kommunala föreskrifter som automatiskt bevakas vid ändringar. När en ny regel ersätter en upphävd regel visas denna i laglistan. Laglistan kan innehålla länkar till egna dokument t ex tillstånd eller egna rutiner. Med bestämda intervall genomför företaget interna och externa lagefterlevnadskontroller för att säkerställa att reglerna i den aktuella laglistan efterföljs inom verksamheten. Laglistan För att kunna genomföra en lagefterlevnadskontroll måste man ha en väl genomarbetad laglista som innehåller det regelverk som verksamheten berörs utav. Om man genomför en lagefterlevnadskontroll på en halvfärdig laglista blir utfallet inte bättre än dess innehåll. En laglista har olika syften; Underlätta för ansvariga att alltid vara uppdaterade på gällande regler Sprida information om vilket regelverk som verksamheten berörs av Ett instrument för ständig förbättring och att identifiera nya regler Dokumentation vid interna och externa revisioner Innan en lagefterlevnadskontroll påbörjas uppdatera laglistan både avseende innehåll och säkerställ att laglistan är uppdaterad med senaste ändringarna. Lagefterlevnadskontroll med hjälp av LEK Notisum har utvecklat en ny funktion för lagefterlevnadskontroll som vi kallar för LEK (LagEfterlevnadsKontroll). Denna funktion ingår i samtliga abonnemang Rättsnätet+ Miljö. För att använda LEK kontakta Notisum support för att aktivera funktionen. Nedan en laglista för att visa hur man arbetar med LEK. En liten laglista innehållande tre regler med inriktning på en delmängd av företagets avfallshantering. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 2

3 Välj Lagefterlevnad (funktionen finns till höger ovanför laglistan). Jag kan nu välja att genomföra en LEK på hela laglistan, alternativt kan jag markera vilka av lagarna som ska ingå i den LEK som jag kommer att genomföra. Det finns fyra symboler till vänster om varje lag. Med symbolen längst till vänster kan man kryssa för de lagar som ska ingå. Om jag inte kryssar för valda lagar kommer samtliga lagar att ingå. Jag väljer att Starta ny och får upp denna bild. För att komma tillbaka till laglista kan man välja Dölj LEK eller Lagefterlevnad. Jag kan se att listan innehåller tre lagar att genomföra lagefterlevnad på Att besvara. När jag startar min lagefterlevnadskontroll är samtliga lagar i min laglista markerade med grått streck till vänster om lagen. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 3

4 Jag har tre alternativ att välja mellan; o Ja o Nej o Ej tillämplig För den första lagen väljer det Ja. Det grå strecket ändrar färg till grönt och jag kan skriva en kommentar Rutiner finns för Avfall. För att uppdatera den övre panelen i LEK väljer jag Spara. Två lagar återstår att besvara. Jag nu väljer av gå tillbaka till min laglista för att göra resterande kontroll senare. Jag väljer Dölj LEK. Min laglista är nu rödmarkerad. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 4

5 Öppnar jag laglistan Jag väljer att fortsätta med lagefterlevnadskontroll genom Klicka här för att gå direkt till Lagefterlevnadskontrollen eller på knappen Lagefterlevnad. För den andra lagen i listan valde jag Nej och fyller i Orsak, Åtgärder, Ansvarig och Planerat slutdatum. Jag kan välja mellan att för Ansvarig skriva ett namn eller en mejladress. Om jag anger en mejladress kommer en påminnelse skickas ut en vecka före det Planerade slutdatumet. För den tredje lagen valde jag Ej tillämplig med en kommentar. Nu när jag är klar med hela listan väljer jag att Avsluta aktiv LEK. Den enda information som jag nu kan fylla i är Kommentar och Stängningsdatum för fråga som är besvarad med Nej. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 5

6 Jag väljer Visa Kontrollrapport rapporten kommer aldrig att ändras. Om jag går tillbaka och tittar på en avslutad LEK vid ett senare tillfälle - visar rapporten hur listan såg ut vid detta tillfälle även om jag lagt till och tagit bort lagar i min laglista efter det att den aktuella LEK utfördes. Jag väljer att visa Uppföljningsrapport. Det enda som kommer att ändras i denna lista är Kommentar och Stängningsdatum för den fråga som besvarades med Nej. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 6

7 För att komplettera rapporten med lite mer beskrivande information välj Inställningar Jag kan åtgärda den fråga jag har svarat Nej genom att uppdatera direkt. Ett annat sätt är att från menyn Bevakning och Åtgärdsbevakning skriva min kommentar samt stänga ärendet. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 7

8 Nu är min LEK Avslutad och Stängd. Innan en ny LEK startas måste den föregående vara Stängd. En LEK kan startas på ett huvudkonto eller från en Identifierad användare. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 8

9 En huvudadministratör kan starta en LEK för en eller flera Identifierade användare. För att använda denna funktion måste ytterligare en funktion aktiveras av Notisum. Administratören kan Visa rapporter för medarbetare (Identifierade användare) Välj Identifierade användare och rapport. Dokumentation Rättsnätet 2014/05/27 9