Delårsrapport per mars 2015 för äldreomsorgsnämnden

Transkript

1 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-/ (2) HANDLÄGGARE Berit Heidenfors berit.heidenfors@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Delårsrapport per mars för äldreomsorgsnämnden Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens delårsrapport per den 31 mars med tillhörande delårsbokslut och helårsprognos och översänder delårsrapporten till kommunstyrelsen. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Arbetet vid social-och äldreomsorgsförvaltningen har under januari till mars gått planenligt, det vill säga enligt mål, åtaganden och uppdrag i verksamhetsplanen. Utifrån kända förutsättningar är bedömningen att förvaltningen på flertalet mål och uppdrag kommer att nå uppsatta etappmål och därmed ett bra resultat vid årets slut. I helårsprognosen bedöms nämnden redovisa en negativ avvikelse på 3,2 miljoner kronor vilket motsvarar -0,5 procent av nämndens budgetomslutning. Helårsprognosen består av ett överskott avseende personalkostnader till följd av lägre beläggning. Detta motverkas dock av ett underskott för externa köp inom framförallt hemtjänst och korttidsboende. Beskrivning av ärendet I delårsrapporten per den 31 mars ska nämnden, utifrån beslutad verksamhetsplan, lämna en lägesrapport och prognos gällande mål och uppdrag, ekonomin och investeringar. Fokus är att göra en avstämning hur arbetet fortlöper och lyfta fram eventuella avvikelser från gjord planering. Avvikelser ska motiveras och åtgärder föreslås. Gällande ekonomin ska nämnden upprätta ett delårsbokslut med beräknat helårsutfall och kommentarer ska lämnas till utfall och prognos. För investeringar ska en samlad redovisning av samtliga projekt göras tillsammans med en analys av eventuella avvikelser. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB social@huddinge.se

2 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-/ (2) Förvaltningens synpunkter I bilagd delårsrapport avlämnar förvaltningen sin redogörelse kring mål och uppdrag, ekonomin och investeringar per den 31 mars. Nämndens samlade bedömning efter årets tre första månader är att arbetet löper enligt plan. Planerade aktiviteter bedöms kunna fullföljas till årets slut. I helårsprognosen bedöms nämnden redovisa en negativ avvikelse på 3,2 miljoner kronor vilket motsvarar -0,5 procent av nämndens budgetomslutning. Helårsprognosen består av ett överskott avseende personalkostnader tillföljd av lägre beläggning. Orsakerna till detta är i huvudsak att öppnandet av Nygårdens äldreboende senarelagts under året samt att utföraren i egen regi ändrat inriktning på Västergården 1 och Strandgården vilket gjort att platser inte kunnat beläggas. Överskottet avseende personalkostnader motverkas dock av ett underskott för externa köp inom framförallt hemtjänst och korttidsboende. Britt-Marie Karlén Social- och äldreomsorgsdirektör Berit Heidenfors Utvecklingsledare Bilagor Delårsrapport per den 31 mars för äldreomsorgsnämnden Beslutet delges Kommunstyrelsen

3 ÄN-/164 Delårsrapport per mars för äldreomsorgsnämnden Social- och äldreomsorgsförvaltningen/kvalitetsenheten MAJ

4 Innehåll Huddinges vision och mål... 3 Sammanfattning... 4 Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län... 4 Mål och resultat... 6 Bra att leva och bo... 6 Fler i jobb... 9 God omsorg för individen... 9 Ekosystem i balans Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Intern kontroll Verksamhetsstatistik nyckeltal Källförteckning... 22

5 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling Nämndens tolkning av målen Äldreomsorgsnämndens huvudsakliga ansvar finns inom följande övergripande mål samt delmål: Bra att leva och bo med delmålen om bemötande, delaktighet, jämlikhet samt valfrihet. God omsorg för individen med delmålen om god hälsa, god vård och omsorg samt samverkan kring individen. Ekosystem i balans med delmålen om klimatpåverkan och luftföroreningar samt miljöanpassade inköp. Nämnden bidrar även till målet om Fler i jobb vad gäller delmålet om färre försörjningsstödstagare. Äldreomsorgsnämnden bedömer att övriga övergripande mål och delmål som kommunfullmäktige har beslutat om, ligger utanför nämndens ansvarsområde, och de återfinns därför inte i verksamhetsplanen, och därmed inte heller i denna delårsrapport. För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 3

6 Sammanfattning Biståndskansliet fortsätter i samverkan med äldreomsorgen i egen regi att bevaka utvecklingen gällande behovet av olika inriktningar på äldreboende. Anhörigstödet är i en utvecklingsfas. Ett antal medarbetare från varje enhet kommer att utbildas i anhörigstöd för att i en förlängning kunna fungera som anhörigkonsulenternas förlängda arm på sin egen enhet. Inom kostenheten pågår ett arbete med att vidareutveckla enhetens kvalitetsarbete utifrån resultat i kostenkäten Kvalitetsarbetet syftar till att motverka risk för näringsbrist genom registrering av behov och åtgärder i Senior Alert. En gemensam handlingsplan tas fram utifrån resultatet i kostenkäten och handlingsplanen anpassas till enhetsnivå. I januari meddelade Socialstyrelsen att föreskrifterna gällande äldreboenden, SOSFS 2012:12, inte kommer att träda i kraft 31 mars. Någon ytterligare information om när föreskrifterna ska träda i kraft har inte lämnats av Socialstyrelsen. Arbetet med att utarbeta en ny ersättningsmodell för äldreboenden inom äldreomsorgen har påbörjats. Biståndskansliet har påbörjat arbetet med att se över rekryteringsförfarandet vilket lett till att rekryteringsprocessen blivit effektivare. Arbete pågår också med att i samband med rekrytering belysa de fördelar som medarbetarna vid biståndskansliet upplever. Mångfald är en av hörnstenarna i förvaltningsledningens strategiska arbete. Arbetet med mångfald som under 2014 i första hand riktades inåt i organisationen fortsätter under och fokuserar på mötet med invånarna. Huddinge en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Vår vision att Huddinge ska vara en av de tre populäraste kommunerna i länet ställer stora krav på våra verksamheter. För att sträva mot visionen måste vi utföra våra uppdrag mycket bra, tåla jämförelser med andra kommuner i länet samt bemöta invånare och företag på ett positivt och professionellt sätt. Arbetet med att nå mot visionen har bara påbörjats och kräver delaktighet från alla medarbetare och verksamheter. Huddinges kärnvärden vad Huddinge ska stå för I varumärkesplattformen slås fyra kärnvärden fast. Kärnvärdena är den värdegrund som Huddinge vilar på; både nu och i framtiden. Dessa kärnvärden ska fungera som ledstjärnor för alla verksamheter och individer som verkar i kommunen. Huddinge ska stå för: Mod - betyder att vi vågar ta för oss, ta nya vägar och ta ställning i viktiga frågor. Omtänksamhet - betyder att vi bryr oss om människor, besökare, företagarna och natur. Driv - betyder att vi kraftfullt driver utvecklingen framåt och att vi tar en ledande roll i regionen. Mångfald betyder att vi tar vara på variation och omväxling i miljöer, invånare, medarbetare och utbud. Vi vill utnyttja potentialen i mångfalden och skapa ett rikt och flexibelt samhälle. Uppföljning Arbetet med varumärket och kärnvärdena pågår enligt plan, men inga resultat finns att redovisa för perioden januari till mars. Vi är modiga Vi lyfter fram varje identifierad brist på alla enheter och diskuterar dem öppet för att lära för framtiden. Vi bidrar till mångfald Mångfald är en av hörnstenarna i förvaltningsledningens strategiska arbete. Arbetet med mångfald som under 2014 i första hand riktades inåt i organisationen fortsätter under och vi flyttar nu fokus till mötet med invånarna. Ett nytt handledningshäfte med frågeställningar kring mångfald och gott bemötande kommer att tas fram. Häftet ska komplettera utbildningsmaterialet Blandat är bäst som 4 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

7 samtliga enheter arbetade med under Arbetet med att ta fram materialet har påbörjats. Vi är omtänksamma Vi arbetar utifrån ett kundorienterat synsätt och håller värdegrundsarbetet levande i alla delar av verksamheten. Det finns behov av att tydliggöra hur kommunens varumärke, verksamheternas värdegrunder och den etiska koden förhåller sig till varandra. Ett stödmaterial för förvaltningens chefer kommer att tas fram under året. Vi har driv Vi medverkar aktivt i forsknings- och utvecklingssamarbeten utifrån identifierade behov hos våra kundgrupper. Arbetet med stödmaterialet har påbörjats. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 5

8 Mål och resultat I delårsrapporterna följer nämnden upp mål och utvecklingsåtaganden som beslutats i verksamhetsplanen för året. Tidigt på året finns få nya resultat och fokus i delårsrapporten per 31 mars är att följa upp arbetet med nämndens utvecklingsåtaganden och det ekonomiska utfallet. För de mål där det finns nya resultat redovisas och analysera dessa resultat. Förvaltningens hörnstenar För att kunna leverera bästa möjliga tjänster till Huddinge kommuns invånare, utifrån nämndens uppdrag och mål, har social- och äldreomsorgsförvaltningens ledningsgrupp formulerat fyra hörnstenar i det strategiska arbetet. För varje hörnsten finns det ett antal framgångsfaktorer med tillhörande åtgärder och aktiviteter. Åtgärder och aktiviteter ska bidra till att nämnden når etappmålen för året. Aktiviteterna har i verksamhetsplanen formulerats som utvecklingsåtaganden och återfinns under respektive mål. De fyra identifierade hörnstenarna är ledarskap, mångfald, kund- och brukarorienterat synsätt och e-förvaltning. Bra att leva och bo Under det övergripande målet Bra att leva och bo har äldreomsorgsnämnden en planering för för fullmäktiges delmål Ökad delaktighet och gott bemötande, Ökad jämlikhet och Ökad valfrihet. Planeringen med mål, etappmål och åtaganden för dessa delmål riktas enbart till förvaltningen. Ökad delaktighet och gott bemötande Äldreomsorgsnämndens planering för detta delmål fokuserar på alla som bor, verkar eller besöker Huddinge kommun. När det gäller nämndens ambitioner specifikt för kontakten med dem som är i behov av stöd och insatser inom äldreomsorg, så återfinns det under det övergripande målet God omsorg för individen. E-postundersökning E-postsvar inom två dygn Totalt (%) Kvalitet på e-postsvar Totalt (%) Inga nya resultat finns för den årliga e-postundersökningen: Uppföljning görs i delårsrapport 2. Utvecklingsåtaganden i VP - Arbeta med handboken för e-posthantering i syfte att förbättra kvaliteten på e-postsvar Arbetet med handboken för e-posthantering går enligt plan och en mindre informationskampanj genomfördes i januari. En ny kampanj planeras till juni inför sommarsemestrarna. Telefonservice Besvarade telefonsamtal Totalt (%) Inga resultat finns för. Uppföljning görs i delårsrapport 2 samt i verksamhetsberättelse. Planeringen för är att förvaltningen varje månad följer upp hur måttet utvecklas. För att åstadkomma en bättre tillgänglighet ska ett internt kunskapsutbyte ske i forumet för förvaltningens utvecklingsledare där telefonservicen är en stående punkt. Arbetet pågår enligt plan. Frågan om hur telefonservice mäts på bästa sätt har aktualiserats i ett förvaltningsövergripande forum. Förbättrad information på huddinge.se Information på kommunens webbplats Totalt (%) Rankning i länet /26 2/ /26 Inga resultat finns för. Uppföljning görs i delårsrapport 2 samt i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - erbjuda utbildning i att använda sociala medier i tjänsten 6 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

9 Inga utbildningar har hittills hållits i hur man använder sociala medier i tjänsten, men fler tillfällen är inplanerade under våren. - erbjuda nämndens ledamöter och ersättare utbildning Nyvalda och omvalda förtroendevalda kommer under året att erbjudas utbildning inom olika områden som rör det politiska uppdraget och nämndens ansvarsområde. - utöka och förbättra webbinformationen om anhörigstödet Arbetet med att ta fram en ny webbplats drivs som ett projekt och webbplatsen beräknas vara klar till sommaren. Till projektet finns en referensgrupp med anhöriga, representanter för intresseorganisationer samt tjänstemän i Huddinge och andra kommuner. Ökad jämlikhet Enheter som arbetat med nya handboken Blandat är bäst Totalt (%) Inga resultat finns för. Uppföljning sker i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - utveckla metod för att analysera resultat med fokus på kön och geografiskt område Arbetet med att utveckla en metod för att analysera resultat med fokus på kön och geografiskt område pågår enligt plan. Arbetet bedrivs i den förvaltningsövergripande arbetsgruppen med fokus på mångfald. - öka verksamheternas kunskap om de nationella minoriteternas särskilda rättigheter Aktiviteter för att öka verksamheternas kunskap om de nationella minoriteternas särskilda rättigheter är inplanerade till hösten. En redovisning av resultatet kommer att göras i verksamhetsberättelsen för. - utveckla mångfaldsarbetet utifrån ett kundorienterat synsätt Ett nytt handledningshäfte med frågeställningar kring mångfald och gott bemötande kommer att tas fram under. Häftet ska komplettera utbildningsmaterialet Blandat är bäst som samtliga enheter arbetade med under Arbetet med materialet har påbörjats. Utvecklingsåtaganden i VP äldreomsorg egen regi - inventera behovet av kompetensutveckling utifrån funktionshinderpolitiken Inom äldreomsorg i egen regi kommer en inventering av behovet av kompetensutveckling att göras under hösten. Inventeringen görs med en webbenkät som är framtagen utifrån aktuella områden inom funktionshinderpolitiken. - ta fram en handlingsplan utifrån inventeringen Efter genomförd inventering formuleras en handlingsplan. Ökad valfrihet Inkomna kundvalsansökningar hemtjänst Totalt (antal) Godkända hemtjänstutförare Totalt (antal) Utförda hemtjänsttimmar Egen regi (%) Externa utförare (%) Inga resultat finns för. Uppföljning sker i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - se över och stärka upphandlingsprocessen För att se över och stärka upphandlingsprocessen pågår ett arbete med att kvalitetssäkra upphandlingsprocesserna genom att förtydliga förfrågningsunderlag och ansvarsområden. Strategiska områden: Vårby och Flemingsberg Kommunledningen har identifierat fyra områden som strategiskt viktiga för kommunens fortsatta utveckling. Dessa områden är Vårby, Flemingsberg, utveckling av naturupplevelser samt e-förvaltning. Nedan finns en uppföljning av nämndens planering vad gäller Vårby och Flemingsberg. Strategiskt område: Vårby I Vårby bedrivs seniorträffar i samverkan med Svenska kyrkan. En gång i veckan anordnas aktiviteter för seniorer i området. Målsättningen med aktiviteterna är att bryta isolering och att bidra till seniorernas upplevelse av en meningsfull vardag. Strategiskt område: Flemingsberg Utvecklingen av seniorträffen i Flemingsberg fortgår enligt planering. En arabisk kulturcirkel, som vänder sig till seniorer som talar arabiska eller syrianska, startade i februari. Deltagarna träffas och samtalar om kulturen. Deltagarna ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 7

10 ges också en möjlighet till social samvaro och en möjlighet till ökad känsla av delaktighet även i det svenska samhället. Ett arbete har påbörjats för att erbjuda deltagarna lättare undervisning i svenska språket, även det för att bryta isolering och för att stärka deltagarnas möjlighet till integrering i det svenska samhället. 8 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

11 Fler i jobb Detta övergripande mål riktas enbart till förvaltningen. Färre försörjningsstödstagare Huddingejobb inom äldreomsorg egen regi Totalt (antal) Kvinnor Män Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Hittills har nio nya Huddingejobbare tjänstgjort inom äldreomsorg i egen regi. Av dessa är tre män och sex är kvinnor. - erbjuda praktikplatser för studenter inom gymnasieskola och högskola som studerar inom området vård och omsorg Praktikplatser erbjuds kontinuerligt enligt plan. - erbjuda möjlighet för ferieungdomar att arbeta inom äldreomsorg Äldreomsorgen i egen regi kommer även i år erbjuda ferieungdomar sommarjobb. Utvecklingsåtaganden i VP äldreomsorg egen regi - erbjuda möjlighet för Huddingejobbare att arbeta inom äldreomsorg God omsorg för individen Kommunfullmäktiges övergripande mål God omsorg för individen har tre delmål: fler upplever god hälsa, fler upplever god vård och omsorg samt bättre samverkan kring individer i behov av stöd. Delmålet om att fler ska uppleva vården och omsorgen som god, riktas till hela förvaltningen och alla utförare av nämndens tjänster. De andra två delmålen avser förvaltningen och nämndens utförare i egen regi. Fler upplever god hälsa Stöd till anhöriga och närstående Anhöriga och närstående nöjda med det stöd de får från anhörigkonsulent Totalt (%) 94, Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Stödet till anhöriga är i en utvecklingsfas. Det stöd som redan bedrivs fortsätter som tidigare. Ett arbete har påbörjats för att tydliggöra och utveckla stödet till de anhöriga som har sina närstående i någon av äldreomsorgens verksamheter som bedrivs i egen regi. Syftet är att kunna fånga upp flera anhöriga med behov av stöd. Ett antal medarbetare från varje enhet kommer att utbildas i anhörigstöd för att i en förlängning kunna fungera som anhörigkonsulenternas förlängda arm på sin egen enhet. Planeringen av utbildningen pågår under våren och utbildningen påbörjas under hösten. Våren 2016 beräknas utbildningssatsningen vara klar och då kan arbetet med att forma varje enhets anhörigstöd starta. Fortsatt utveckling av seniorträffar Besökare nöjda med aktiviteterna på seniorträffar Totalt (%) Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Utvecklingen av seniorträffarna fortgår enligt plan. Seniorträffarnas aktiviteter planeras i samråd med besökarna. Fler upplever god vård och omsorg För att bedriva äldreomsorg av god kvalitet och nå goda resultat på mål som att fler upplever god vård och omsorg, har nämnden identifierat fyra kvalitetsområden. Dessa är tillgänglighet, bemötande, delaktighet samt kvalitet på tjänsterna. Kvalitetsområdena överensstämmer med ambitionerna i de lagar och föreskrifter som styr socialtjänst och äldreomsorg. Under målet Bra att leva och bo återfinns nämndens övergripande planering för kvalitetsområdena tillgänglighet, bemötande och delaktighet riktat till alla invånare i kommunen. Under detta delmål om att fler ska uppleva vården och omsorgen som god, så är målgruppen äldreomsorgens ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 9

12 alla kunder oavsett utförare vad gäller hemtjänst samt myndighetsutövning. Resultat för äldreboende avser enbart äldreboenden med säte i kommunen. Tillgänglighet Kunder inom hemtjänst nöjda med tillgängligheten Totalt (%) Kvinnor Män Kunder vid äldreboenden nöjda med tillgängligheten Totalt (%) Kvinnor Män Kunder nöjda med tillgängligheten i samband med myndighetsutövning Totalt (%) Kvinnor Män Bemötande Kunder inom hemtjänst nöjda med bemötandet Totalt (%) Kvinnor Män Kunder vid äldreboenden nöjda med bemötandet Totalt (%) Kvinnor Män Kunder nöjda med bemötandet i samband med myndighetsutövning Totalt (%) Kvinnor Män Delaktighet Kunder inom hemtjänst nöjda med delaktigheten Totalt (%) Kvinnor Män Kunder vid äldreboenden nöjda med delaktigheten Totalt (%) Kvinnor Män Kunder nöjda med delaktigheten i samband med myndighetsutövning Totalt (%) Kvinnor Män Kvalitet på tjänsterna Kunder inom hemtjänst nöjda med kvaliteten på tjänsterna Totalt (%) Kvinnor Män Kunder vid äldreboenden nöjda med kvaliteten på tjänsterna Totalt (%) Kvinnor Män Kunder nöjda med kvaliteten på myndighetsutövningen Totalt (%) Kvinnor Män DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

13 Kunder inom hemtjänst nöjda med verksamheten Totalt (%) Kvinnor Män Ranking i länet 14/26 17/ Kunder vid äldreboenden nöjda med verksamheten Totalt (%) Kvinnor Män Ranking i länet 19/26 12/ Inga resultat för finns. Uppföljning sker i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - analysera resultatet från Socialstyrelsens brukarundersökning och vidta åtgärder så att fler upplever vården och omsorgen som god Resultaten från Socialstyrelsens brukarundersökning har sammanställts och lämnats vidare till enheterna för analys. Resultaten bryts i första hand ned på kön men vissa resultat delas även upp utifrån ålder. - analysera minst ett resultat utifrån kön och geografiskt område och vidta åtgärder där omotiverade skillnader kan säkerställas Arbetet med att analysera minst ett resultat utifrån kön och geografiskt område samt att vidta åtgärder där omotiverade skillnader kan säkerställas pågår enligt plan i den förvaltningsgemensamma arbetsgruppen med fokus på mångfald. Måltidsverksamheten inom äldreomsorgen Kunder nöjda med måltidsverksamheten Totalt (Index 1-10) 7,7 7,7-7,8 Kvinnor Män Utvecklingsåtaganden i VP äldreomsorgen i egen regi - vidareutveckla kostenhetens kvalitetsarbete utifrån resultat i kostenkäten 2014 Inom kostenheten pågår ett arbete med att vidareutveckla enhetens kvalitetsarbete utifrån resultat i kostenkäten motverka risk för näringsbrist genom registrering av behov och åtgärder i Senior Alert Kvalitetsarbetet syftar till att motverka risk för näringsbrist genom registrering av behov och åtgärder i Senior Alert. En gemensam handlingsplan tas fram utifrån resultatet i kostenkäten och handlingsplanen anpassas till enhetsnivå. Generellt uppdrag om valfrihet vid måltider Möjlighet för boende att välja mellan två maträtter, tvåvalssystem, är infört vid alla kommunala äldreboenden utom vid Rosendalsgården som beräknas kunna erbjuda två måltidsalternativ före sommaren. Bättre samverkan kring individer i behov av stöd Utvecklingsåtaganden i VP äldreomsorg i egen regi - anordna samverkan mellan frivilligsamordnare, anhörigstöd, föreningar och frivilligorganisationer Frivilligsamordnaren och anhörigkonsulenterna arbetar aktivt för att stärka samarbetet med föreningar och frivilligorganisationer. En caféverksamhet har startat för personer som fått en sjukdom och känner att de är i behov av att möta andra i samma situation. För att nå ut till så många kommuninvånare som möjligt sker dessa träffar på flera olika platser i kommunen i samverkan med frivilligorganisationer och föreningar. - anordna möten för samverkan med primärvård inom Huddinge kommun Hemtjänsten i egen regi arbetar med att få en fungerande struktur för samverkansmöten med primärvården. Vårdcentralscheferna bjuds in till samverkansmöten två gånger per år. Vid dessa möten deltar även representanter från förvaltningsledningen, äldreomsorgens ledning samt medicinskt ansvarig sjuksköterska. Biståndskansliet har påbörjat arbetet för införandet av videoteknik vid vårdplaneringar genom kontakt med olika leverantörer inför upphandling av videokonferensteknik. I samverkan med äldreomsorgen i egen regi fortsätter biståndskansliet att bevaka utvecklingen gällande behovet av olika inriktningar på äldreboende. 1 Resultat uppdelat per kön saknas för 2010 och ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 11

14 Ekosystem i balans Detta övergripande mål riktas enbart till förvaltningen. Minska klimatpåverkan och luftföroreningar Nyanskaffade fordon som är miljöbilar 2014 Totalt (%) Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 samt i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - vid nyinköp eller byte av fordon välja miljöbil Hemtjänsten i egen regi har hittills under året nyanskaffat sju hybridbilar. Av äldreomsorgsnämndens 28 bilar är 26 miljöbilar. Attraktiv arbetsgivare Detta strategiska mål riktas enbart till förvaltningen. Utvecklingsåtaganden i VP - införa kommunens nya arbetsgivarvarumärke Inför arbetet med att införa nya arbetsgivarvarumärket har en arbetsgrupp med representanter från varje förvaltning bildats. - ta fram strategier för att säkerställa personalförsörjning för bristyrkesgrupper, socionomer med myndighetsutövning En förvaltningsövergripande arbetsgrupp är tillsatt med representanter från verksamhetsområdena individ- och familjeomsorg, Arbete och försörjning samt biståndskansliet med uppdrag att ta fram strategier för att behålla personal. - kommunicera etisk kod och synliggöra hur de verksamhetsanpassade värdegrunderna, kommunens kärnvärden samt den etiska koden förhåller sig till varandra Samtliga enheter ska redovisa att man gått igenom materialet om den nya etiska koden på arbetsplatsträff. Detta redovisas i delår 2. Ökad andel miljöanpassade inköp Andelen ekologiska livsmedel vid kommunala äldreboenden Totalt (%) 25,8 26,3-30 Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 samt i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - öka inköp av ekologiska livsmedel Ett nytt livsmedelsavtal började gälla i februari med ett större utbud av ekologiska livsmedel jämfört med tidigare avtal. Det nya avtalet möjliggör en större del inköp av ekologiska livsmedel. Engagerade och professionella medarbetare Medarbetarprofil (medarbetarskap, delaktighet, sociala klimat och lärande i arbetet) Riktvärde Totalt 75,3 71,3-75 Kvinnor 75,0 70,8-75 Män 76,6 74,6-75 Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - utveckla och förtydliga medarbetarskapet och visa på det egna ansvaret som anställd Arbetet med att utveckla och förtydliga medarbetarskapet och visa på det egna ansvaret som anställd kommer att påbörjas under våren och samordnas med kommunikationsenheten. 12 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

15 Engagerade och professionella chefer Ledarskapsprofil (ledarskap, effektivitet, återkoppling och målkvalitet) Riktvärde Totalt 75,4 71,2-68 Kvinnor 75,0 71,0-68 Män 76,7 72,0-68 Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - se över arbetsförhållanden för chefer: ansvarsområden, resurser och uppdrag - analysera den upplevda arbetsrelaterade utmattningen som den uttrycks i medarbetarenkäten och vidta åtgärder därefter - ge bra administrativt stöd som är anpassat efter chefernas behov och önskemål - utveckla målkvaliteten ut till varje enhet Uppföljning av åtagandena sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Arbetet löper enligt plan. Goda förutsättningar Prestationsnivå Riktvärde Totalt 74,3 70,5-70 Kvinnor 73,8 70,2-70 Män 76,3 71,6-70 Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro (12 månader, 31 mars mars ) Mars 2013 Mars 2014 Mars Totalt (%) 8,6 9,1 9,1 7,0 Kvinnor 9,2 9,8 9,7 - Män 3,7 6,0 5,6 - Korttidssjukfrånvaro (12 månader, 31 mars mars ) Mars Totalt (%) 3,0 2,7 2,7 2,0 Kvinnor 3,2 2,9 2,9 - Män 2,0 2,2 2,2 - Både den totala sjukfrånvaron och korttidssjukfrånvaron är oförändrad jämfört med föregående år. Utvecklingsåtaganden i VP - systematisera rehabiliteringsprocessen Arbetet med att systematisera rehabiliteringsprocessen går enligt plan. - införa ny process för systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetet med att införa en ny process för systematiskt arbetsmiljöarbete går enligt plan. - kartlägga förutsättningarna att utöka arbetstiden till heltid för ofrivilligt deltidsarbetande omsorgspersonal Kartläggning av förutsättningarna att utöka arbetstiden till heltid för ofrivilligt deltidsarbetande omsorgspersonal har hittills lett till att 35 deltidsanställda under mars fått utökning av arbetstid till heltid. - anordna en kompetensmässa för personal och ledamöter i nämnden En kompetensmässa genomfördes i mars under två dagar. Förvaltningens personal och förtroendevalda bjöds in att ta del av varandras kompetens och erfarenheter i form av seminarier och monterutställningar. Det var andra gången en kompetensmässa för hela förvaltningen anordnades. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 13

16 Sund ekonomi Detta strategiska mål riktas enbart till förvaltningen. Budgethållning Utfall i förhållande till budget Mars 2013 Mars 2014 Mars Totalt (mnkr) 6,7 5,4 2,3 ±0 Avtalstrohet Totalt (%) 90,2 85,7-80 För måttet avtalstrohet finns ännu inga resultat. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Äldreomsorgsnämndens positiva utfall om 2,3 miljoner kronor kan i huvudsak hänföras till en positiv avvikelse avseende personalkostnader för den egna regin inom särskilt boende. Bland annat beror det på att Nygårdens äldreboende under det första kvartalet inte kunnat öppna sin verksamhet i den omfattning som planerats. En succesiv öppning av resterande platser kommer att ske under året. Det finns även medel avsatta för satsningar så som ökad arbetstid för ofrivilliga deltider och kvalitetsförstärkningar, vilka delvis påbörjats under det första kvartalet. Ytterligare kostnader för detta kommer att uppstå under resterande del av året. De överskott som finns inom äldreomsorgsnämndens verksamhet dämpas dock av ett underskott för externa köp avseende hemtjänst och korttidsboenden. Inom hemtjänsten har ärendevolymen och antalet timmar per ärenden ökat sedan hösten Under våren kommer biståndskansliet, tillsammans med ekonomienheten, att genomföra en djupare analys av utvecklingen av hemtjänstinsatsen för att ytterligare kartlägga orsakerna till ökningen av antal hemtjänsttimmar. Utvecklingsåtaganden i VP - öka samverkan i förvaltningen för budgetprocessen genom tydligare roller och ansvar - förtydliga resultaträkning per verksamhet - utarbeta en ny ersättningsmodell för äldreboende inom äldreomsorgen - tydliggöra de regler och riktlinjer som finns avseende upphandling och inköp för att uppnå optimal avtalstrohet - öka kunskapen i förvaltningen i ekonomifrågor Arbetet med de utvecklingsåtaganden som finns i verksamhetsplanen för har inte kunnat påbörjas i den utsträckning som önskats. Förklaringen till detta är att det, på grund av omstruktureringar och personalförändringar inom ekonomienheten, inte varit möjligt att avsätta resurser till detta i någon större omfattning. Arbetet med att utarbeta en ny ersättningsmodell för äldreboende inom äldreomsorgen har påbörjats. En extern konsult har anlitats för översyn av modellen. När det gäller övriga åtaganden kommer arbetet kunna påbörjas allteftersom resurser kan frigöras. Långsiktig balans Balanserat resultat Totalt (mnkr) 16,1 18,7-18,7 Inga resultat för finns. Uppföljning sker i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - utarbeta kostnadsmått att använda som underlag i planering och uppföljning samt jämförelse med andra Planering av arbetet med att ta fram kostnadsmått har påbörjats. Formerna för arbetet kommer att konkretiseras under året. Budgetåret Resultaträkning, mkr Drift mnkr Utfall Budget Avvikelse Utfall Förändring Prognos Mars Mars Mars Mars 2014/ avvikelse 2014 i % Verksamhetens intäkter 30,3 28,5 1,7 28,7 5,4 % 6,9 Personalkostnader 101,5 109,1 7,6 93,6-7,7% 11,3 Lokalkostnader 23,3 23,3 0,0 21,9-6,2% -0,3 14 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

17 Övriga kostnader 61,8 54,8-6,9 57,6-6,8% -21,1 Summa verksamhetens kostnader 186,6 187,2 0,6 173,1-7,2% -10,0 Verksamhetens nettokostnader 156,3 158,7 2,3 144,4-7,6% -3,2 Budget nettokostnad 158,7 149,8 Periodens resultat 2,3 5,4 Utfallet för perioden innebär en positiv avvikelse om 2,3 miljoner kronor. I prognosen för hela året bedöms dock äldreomsorgsnämnden stanna på ett negativt resultat om 3,2 miljoner kronor vilket motsvarar -0,5 procent av nämndens totala budgetomslutning. Det är inom verksamhetsområdet ordinärt boende som ett underskott finns. Mest bidrar hemtjänsten där ärendevolymen och antalet hemtjänsttimmar per ärende har ökat sedan hösten Det är i huvudsak personalkostnader om 7,6 miljoner kronor som bidrar till nämndens positiva avvikelse för perioden januari till mars. I helårsprognosen bedöms denna avvikelse öka till 11,3 miljoner kronor. En av orsakerna till detta är att öppnandet av Nygårdens äldreboende senarelagts under året. Utföraren i egen regi har även en lägre beläggning än budgeterat vilket beror på ändringar i verksamhetens inriktning på Västergården 1 och Strandgården samt att personer som står i kö till äldreboende valt att tacka nej då erbjuden plats inte uppfyller önskemålen om geografiskt läge. De överskott som finns avseende personalkostnader motverkas dock av övriga kostnader där nämnden visar en negativ avvikelse om 8,2 miljoner kronor under första kvartalet. Den bedömning som görs för helåret är en negativ avvikelse om 21,1 miljoner kronor. I huvudsak är det externa köp inom hemtjänsten och korttidsboende som genererar detta underskott. I övrigt har verksamheten även en positiv avvikelse vad gäller intäkter med 1,7 miljoner kronor per sista mars. Detta förväntas öka och för helåret prognostiseras en positiv avvikelse om 6,9 miljoner kronor. Detta beror dels på att antalet sålda platser till Socialnämnden och andra kommuner är högre än förväntat, dels att äldreomsorgsnämnden erhållit bidrag avseende prestationsersättning för de mest sjuka äldre. Utfall/prognos per verksamhetsområden, mnkr Drift netto mnkr Utfall Budget Avvikelse Utfall Förändring Prognos Mars Mars Mars Mars / i % avvikelse Ledning och administration ÄO 7,0 10,9 3,9 6,1 14,5 % 4,4 Summa vård och omsorg 7,0 10,9 3,9 6,1 0,1 4,4 Dagverksamhet, biståndsbedömd 2,4 2,7 0,3 2,1 13,2 % 2,6 Hemtjänst 35,0 31,5-3,5 32,0 9,3 % -13,1 Korttidsvård 13,7 12,0-1,7 8,8 56,6 % -6,0 Utskrivningsklara 0,3 0,5 0,1 0,5-29,5 % 0,5 Summa ordinärt boende 51,5 46,7-4,9 43,5 0,5-16,0 Servicehus 6,1 7,0 1,0 7,4-18,4 % 1,3 Särskilt boende 84,6 85,5 0,9 79,9 5,9 % 5,1 Summa särskilt boende 90,7 92,5 1,9 87,3-0,1 6,4 Summa förebyggande verksamhet 1,4 1,7 0,3 2,0-31,2 % 0,7 Summa färdtjänst 0,0 0,1 0,1 0,1-66,3 % 0,1 Summa Äldreomsorg 150,6 151,9 1,3 139,0-0,5-4,3 Pensionärsråd 0,0 0,1 0,1 0,0 11,6 % 0,0 Nämndverksamhet 0,3 0,3 0,0 0,2 16,2 % 0,0 Förvaltningskontor 5,4 6,4 0,9 5,2 4,4 % 1,2 Summa nämnd och ledning 5,7 6,8 1,0 5,5 0,3 1,2 Totalt nämnden 156,3 158,7 2,3 144,4-0,1-3,2 Budget 158,7 149,8 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 15

18 Periodens resultat 2,3 5,4 Nämnd och ledning Nämnd och ledning redovisar en positiv avvikelse om 1,0 miljoner kronor för perioden januari till mars. I den prognos som ligger för hela året bedöms den positiva avvikelsen uppgå till 1,2 miljoner kronor. Biståndskansliet Budgeten för Biståndskansliet är 538 miljoner kronor. Biståndskansliet redovisar en positiv avvikelse om 0,7 miljoner kronor för perioden januari till och med mars. Den positiva avvikelsen kan till stor del hänföras till insatsen äldreboende. Sammantaget visar biståndskansliets prognos för en budget i balans. Insatsen hemtjänst visar en negativ avvikelse om 3 miljoner kronor under perioden. Allt fler äldre önskar bo kvar i sina ordinära boenden med hemtjänstinsatser istället för att flytta till ett äldreboende. Sedan hösten 2014 har ärendevolymen tilltagit och även antal timmar per ärende har ökat. En bidragande orsak är att personer i kö till äldreboende får hemtjänst i väntan på boendeplats. Biståndkansliet kommer under våren att analysera hemtjänstinsatsen för att ytterligare kartlägga orsakerna till ökningen av antalet hemtjänsttimmar. Helårsprognosen för hemtjänsten är en negativ avvikelse om 11,7 miljoner kronor. Kostnaderna för utskrivningsklara från sjukhus har varit mindre än förväntat vilket resulterar i en positiv avvikelse gentemot budget om 0,1 miljoner kronor. Orsaken till det är att fler personer återgår till sitt ordinära boende med hemtjänstinsatser samt att tillgången på korttidsboendeplatser varit god. Helårsprognosen visar en positiv avvikelse om 0,5 miljoner kronor. Insatsen korttidsboende visar en negativ avvikelse om 1,2 miljoner kronor. I januari och februari månad vistades fler personer på korttidsboende än budgeterat. Under mars har antalet köp av korttidsplatser minskat på grund av ökad tillgång på sjukhems- och ålderdomshemsplatser. Inom kommunen har det under samma period även tillkommit demensplatser. Det har medfört att personer som vistats på korttidsboende i väntan på boende kunnat flytta in på permanenta boendeplatser. De personer på korttidsboende som står i kö till särskilt boende har minskat från 34 personer vid årsskiftet till 10 personer den 31 mars. Helårsprognosen visar en negativ avvikelse om 0,3 miljoner kronor. Insatsen äldreboende visar en positiv avvikelse om 3,8 miljoner kronor. Den positiva avvikelsen beror till stor del på att personer som står i kö till äldreboende valt att tacka nej då erbjuden plats inte är i närområdet. De väljer att bo kvar hemma i sitt ordinära boende, ofta med andra insatser, och inväntar ledig plats på önskat äldreboende. Den positiva avvikelsen beror också på en förändring av verk-samhetsinriktning inom kommunens äldreboenden vilket medfört tomma platser under januari och februari. En succesiv ökning av antal boendeplatser inom kommunen under medför att prognosen för helår är en positiv avvikelse om 8,2 miljoner kronor. Inom insatsen servicehus redovisas en positiv avvikelse om 0,7 miljoner kronor. Den positiva avvikelsen beror på att nyinflyttade personer har mindre behov av insatser. Helårsprognosen för servicehus visar en positiv avvikelse om 2,5 miljoner kronor. Äldreomsorg egen regi Äldreomsorgen i egen regi redovisar som helhet ett resultat med en positiv avvikelse om 0,7 miljoner kronor för perioden januari till och med mars. Årsprognosen för den samlade verksamheten inklusive verksamhetsledning redovisas till en negativ avvikelse om cirka 4 miljoner kronor. Huvudorsaken till det prognostiserade underskottet är uteblivna intäkter vid uppstarten av Nygårdens äldreboende samt för Västergården 1 och Strandgården som har ändrat inriktning under. Västergårdens ändring av inriktning ingick inte i planeringen för men genomfördes på grund av flytt av Solhöjdens växelvård och ett ökat behov av demensplatser. Inom sektionen ordinärt boende redovisas en positiv avvikelse om 0,3 miljoner kronor för perioden. Detta beror på budgeterade kostnader inom sektionsledning där kostnaden kommer senare under året och att Stuvstagården visar en positiv avvikelse mot budget. Prognosen för helåret visar en negativ avvikelse om 0,8 miljoner kronor för sektionen. Detta beror främst på avvikelser inom hemtjänsten och korttidsboende/växelboende. Underskottet i hemtjänsten beror på flyttkostnader vid omställning av lokaler. Efter krav från arbetsmiljöverket kunde inte hemtjänsten fortsätta att bedriva verksamhet i några av lokalerna. Verksamheten fick flyttas till större och dyrare lokaler. Även kostnader för utbildning av personal i Riskbedömning i annans hem har gjort att kostnader för personal har ökat mer än budgeterat. Hemtjänsten har även haft svårigheter att få lämna tillbaka elbilar som inte fungerade i verksamheten vilket har lett till dubbla kostnader för bil-leasing under första delen av året. Solhöjdens korttidsboende/växelboende har från mars flyttat sin verksamhet till Västergården och då ställt om hela verksamheten till dagverksamhet, vilket gör att intäkterna inte har hunnit med kostnaderna under avvecklingen av tidigare inriktning och uppstarten av ytterligare en dagvårdsenhet. Sektionen särskilt boende redovisar en negativ avvikelse om 2,2 miljoner kronor för perioden. Kostnaderna är 4,5 16 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

19 miljoner kronor lägre än budgeterat, varav personalkostnader stod för 3,8 miljoner kronor av den positiva avvikelsen. Årsprognosen för sektionen äldreboende uppskattas till en negativ avvikelse om 7,2 miljoner vilket beror på en lägre beläggning än budgeterat. Beläggningen inom äldreboende var under perioden 90,2 procent vilket ska ställas mot budgeterad beläggning om 97,6 procent. I snitt har 36,8 platser varit vakanta på äldreboenden och korttidsplatser. De tre ovan nämnda äldreboendena som är i uppstartsfas respektive ändrar inriktning står för 26,8 vakanta platser (73 %). De lägre kostnaderna kan således inte fullt ut kompensera den låga beläggningsgraden. Investeringar, mnkr Utfall Budget Bokslut Tkr Mars 2014 Inventarier Arbetsmiljöförbättrade åtgärder 500 Datasystem för verksamheten Nyckelskåp hemtjänst 462 Inventarier Tallgårdens äldrecentrum 783 Datorer Inventarier B-huset Stortorp Matvagnar Larm Stortorp Hus B Datorer 265 "Öppna dörrar" Demens Vikingagården ventilation 250 Larm Stortorp Hus A Ombyggnad Gymnasietorget Oförutsedda investeringar Summa nettoinvesteringar Investeringarna har ett lägre utfall än budget. Flera investeringar har inte kommit igång ännu men förväntas göra det under året. Lokaler Lokalförsörjningsplanen för följs med vissa avvikelser. Förstudien av det nya äldreboendet i Segeltorp är fördröjd och beräknas bli klart i början av I samma byggnad som äldreboendet planeras en förskola. Verksamheterna ska samutnyttja lokaler som till exempel kök, samlingssal och personalutrymmen. Antal lägenheter i det planerade äldreboendet är utökat från 72 till 90 utifrån befolkningsprognosen. Nya lokaler eller ombyggnad av lokaler krävs för medarbetare inom hemtjänsten på grund av krav från arbetsmiljöverket. Kraven innebär att det ska finnas separata omklädningsrum för män och kvinnor. En inventering av brandsäkerheten i alla äldreboende pågår av Huge Fastigheter AB. Inventeringen beräknas vara klar under april månad. Inventeringen kan leda till ytterliga ombyggnadsbehov. Systematisk kvalitetsutveckling Detta strategiska mål riktas enbart till förvaltningen. För att säkerställa god kvalitet i nämndens verksamhet krävs ett systematiskt arbete med planering, uppföljning och förbättring. För att systematiskt säkra och förbättra kvaliteten i verksamheten har nämnden tagit fram ett ledningssystem. Syftet är att ledningssystemet ska säkerställa att verksamheten uppfyller de krav som ställs i lagar, föreskrifter och mål. Med hjälp av ledningssystemet ska verksamheten planeras, ledas, kontrolleras, följas upp och utvärderas så att kvaliteten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. Nämndens kvalitetsarbete för året kommer att redovisas i sin helhet i en kvalitetsberättelse. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 17

20 Processutveckling Processindex Totalt (index) - 5, Varav (%) Huvudprocesser - 6, Ledningsprocesser - 7, Stödprocesser - 3, Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Hälso- och sjukvård Läkemedelsavvikelser per boendeplats Totalt (antal) 0,83 1,33-0,60 Registrerade riskbedömningar i Senior Alert Totalt (andel) Registreringar i BPSD Totalt (andel) Inga resultat för finns. Uppföljning sker i delårsrapport 2 och i verksamhetsberättelse. Utvecklingsåtaganden i VP - arbeta systematiskt med kvalitetsarbete med stöd av ledningssystem för kvalitet Nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är väl känt bland förvaltningens chefer och nyckelpersoner. Samtliga verksamheter har att utifrån sina förutsättningar arbeta med åtagandet. Arbetet löper enligt plan. En för året ny mall för förvaltningens arbetsplaner har förenklat enheternas planeringsprocess för årets arbete med åtaganden och andra utvecklingsuppdrag. När det gäller egenkontrollen har några enheter kommit igång planenligt och andra räknar med att starta inom kort. Viss utbildningsinsats kan behövas för att dokumentationen ska fungera optimalt. - ta fram ett systemstöd för hantering av ledningssystemet Ambitionen är att upphandla ett systemstöd för hantering av nämndens ledningssystem. Arbetet är påbörjat och fortgår enligt plan. - fortsätta arbetet att samordna det systematiska arbetet med verksamhetsuppföljningar Arbetet med att samordna det systematiska arbetet med verksamhetsuppföljningar är inne i en slutfas. Arbetsgruppen har tagit fram reviderade förslag till uppföljningsplan och förfrågningsunderlag. Därutöver pågår ett arbete med att ta fram uppdragsbeskrivningar för utförare i egen regi. - se över och utveckla uppföljningsmetoder och analyser En arbetsgrupp arbetar med att ta fram reviderade förslag till uppföljningsmallar. Rutiner och checklistor för verksamhetsuppföljningar ska förtydligas. - genomföra en inventering av förvaltningens pågående projekt En inventering av pågående projekt är gjord. Resultatet av inventeringen kommer inom kort att presenteras för förvaltningens ledning. Den samlade kunskapen om pågående projekt är ett första steg i att bättre säkra att resultat från genomförda projekt på ett effektivt sätt tas tillvara och sprids inom förvaltningen. Under våren har förvaltningens ledningsgrupp genomgått kommunens utbildning om projekt med särskilt fokus på projektbeställning. Strategiskt område: E-förvaltning Förvaltningen har definierat utvecklingsområdet e- förvaltning som en av fyra strategiska hörnstenar. Hörnstenarna anger viljeinriktningen i det strategiska arbetet, och beskrivningarna handlar om det önskade läget. Utvecklingsåtaganden i VP - utveckla och i förvaltningen införa en struktur för styrning av e-förvaltning Under fortskrider nämndens arbete inom e- förvaltning och digitalisering utifrån två uppdrag format av aktuell hörnsten. Implementering av en struktur för styrning av e-förvaltning, med processer, roller och ansvarsområden var planerad att ske under våren. Arbetet kommer att dock att bli försenat. Framtagningen av strukturen har visat sig mer omfattande än vid planeringsstadiet vilket innebär att implementeringen förskjuts till hösten. - förnya och optimera verksamhetssystemet i förvaltningen Inom ramen för arbetet med e-förvaltning och digitalisering ryms också förvaltningens projekt kring optimering och förnyelse av verksamhetssystem. Projektet omfattar alla verksamheter samt delar av förvaltningens stab. Under året kommer ny funktionalitet tillkomma och vissa förändringar i systemet att ske utifrån projektets behovsinventering och framtagna krav. Det grundliga avtalsarbetet med leverantören har tagit längre tid än beräknat vilket innebär att införandet av ny funktionalitet är något försenat. Helårsprognosen är att projektet kommer löpa enligt plan då åtgärden blir att införandet av ny funktionalitet sker parallellt. 18 DELÅRSRAPPORT PER 31 MARS

21 Intern kontroll I årets plan för internkontroll har 21 risker identifierats. Riskerna rör dels verksamheter i både extern och egen regi, dels specifika för verksamheter i egen regi. Inför delårsrapport 1 följdes samtliga risker upp och arbetet på går enligt plan. I januari meddelade Socialstyrelsen att SOSFS 2012:12 inte kommer att träda i kraft 31 mars. Någon ytterligare information om när föreskrifterna ska träda i kraft har inte lämnats av Socialstyrelsen. Biståndskansliet har påbörjat arbetet med att se över rekryteringsförfarandet vilket lett till att rekryteringsprocessen blivit effektivare. Arbete pågår också med att i samband med rekrytering belysa de fördelar som medarbetarna vid biståndskansliet upplever. Övrig kontroll Förvaltningen ser över rutiner för att säkerställa att planen för stickprovskontroller följs. Hittills har översyn av rutin för loggkontroll inom verksamhetsstödet Procapita gjorts. Verksamhetsstatistik nyckeltal Verksamhet Nämnds VP per 31 mars Utfall 2014 snitt per månad Utfall 2013 snitt per månad Utfall 2012 snitt per månad Biståndskansliet Helårsplatser i särskilda boendeformer Ålderdomshem - varav köp egen utförare varav köp extern vårdgivare Demensboende - varav köp egen utförare varav köp extern vårdgivare Sjukhem - varav köp egen utförare varav köp extern vårdgivare Korttidsboende - varav köp egen utförare varav köp extern vårdgivare Psykiatri - varav köp egen utförare varav köp extern vårdgivare Hemtjänst/Servicehus Personer med hemtjänstinsats Antalet beviljade utförda hemtjänsttimmar i procent av budget 26 % 93 % 102 % 105 % Dagvård Antal besökstillfällen dagvård i procent av budget 23 % 102 % 101 % 94 % ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 19