IT och e-utveckling i Region Skåne

Transkript

1 IT och e-utveckling i Region Skåne 5/2011 Nyhetsbrevet för dig som är intresserad av IT- och verksamhetsutveckling i Region Skåne VGI närmar sig införandestart Sedan en vecka tillbaka är vårt gemensamma intranät i drift för redaktionellt arbete. Planering pågår just nu av arbetet att fylla VGI med innehåll; regiongemensam information, Koncernkontorets och Ystad lasaretts information, som ingår i den första lanseringen. Tidplan för detta kommer inom kort. När VGI överlämnades från projektet i februari 2011 saknades möjligheten att arbeta redaktionellt och det fanns olika syn på vad som ingick i leveransen. Sedan i juni har därför en kompletterande lösning tagits fram och nu implementerats i VGI, som säkrar rollstyrningen i intranätet, kopplat till Skånekatalogen. Kompletterande funktionalitet hanteras enligt releaser sedan den 1 oktober, och den funktionalitet som krävs för en första lansering finns inplanerad. Beslut kring vilka funktioner som ingår i respektive release tas gemensamt av funktionsförvaltare, intranätteam, tjänsteförvaltare och leverantör. Parallellt fortsätter struktur- och ämnesarbetet, att etablera roller i webborganisationen, utbildningsplanering och kommunikation. Under hösten genomför Intranätteamet en turné där de åker ut till alla förvaltningar och träffar ansvariga inom kommunikation, webb/intranät, IT m.fl. Läs mer om intranätet och följ Intranätbloggen på Spammail Av och till florerar det spammail i organisationen. IT-avdelningen hanterar mellan e-post brev/dygn och av dessa är procent skräppost som stoppas, dvs som aldrig kommer till användarens brevlåda. Skräpposten går genom ett filter som regelbundet uppdateras och som är ett självlärande filter. Ett självlärande filter innebär att systemet letar efter ord och meningsuppbyggnader och baserat på hur tidigare e-post är uppbyggt så kan filtret avgöra om det är skräppost. 1

2 E-post som adresseras till Region Skåne kastas aldrig. Om systemet klassificerar ett e-postbrev som skräppost så tar systemet inte emot det och avsändaren får då automatiskt ett meddelande att leveransen stoppats. Om du får stora mängder skräppost eller om du och dina kollegor får samma typ av skräppost är det bra om du kontaktar Servicedesk och anmäler det så kan IT avdelningen förhindra att det når fler användare. Här kan du läsa mer Phishing mail Med jämna mellanrum skickar okända användare ut e-post till användare i Region Skåne med en hänvisning att lämna ut sitt RSID och lösenord. Om dessa får tag på användarnamn och lösenord försöker de använda dessa uppgifter för att göra intrång i Region Skånes system. Värt att notera är att Servicedesk aldrig kräver lösenordsutlämning via e-post. Lämna därför aldrig ut dina uppgifter via e-post eller via externa webbsidor. Här kan du läsa mer. Hur möts vi smartare och effektivare? Möten på distans med hjälp av ny tjänst möjliggör ett kostnadseffektivare arbetssätt, färre resor och naturligtvis en positiv inverkan på miljön. Distansmötestjänsten även kallad OCS, finns för beställning i IT-beställningsportalen och som tillhandahåller samarbetsfunktionaliteter som chat och distansmötesfunktioner mellan enskilda PC arbetsplatser eller mellan PC arbetsplats och videokonferensutrustning. Den omfattar även distansmöten mellan två eller flera personer och ger möjlighet till ljud- och bildöverföring samt möjlighet att dela skrivbord och applikationer. Den ger också möjlighet att från den egna datorn delta i videokonferensmöten. För mer information och handledning Utvecklingsprojekt Färdigbehandlade projektdirektiv Följande projektdirektiv behandlades på IT Koordinering AU den 19 oktober. Projektledare ska nu utses och därefter startar projektet. Regionövergripande tjänst för e-handel och förrådshantering 2

3 Konsolideringsprogrammet Arbetet med att standardisera och konsolidera Regionens IT-tjänster fortsätter, med målsättningen att minska antalet tjänster och få en större andel regiongemensamma IT-tjänster och system. Inom projektet Applikationskonsolidering fortsätter arbetet med att avveckla applikationer. Hittills i år har 47 serverbaserade applikationer helt och fullt avvecklats. Prognosen för 2011 omfattar cirka 100 avvecklade applikationer av Regionens totalt cirka 450 serverapplikationer. Flera av dessa nu avvecklade applikationer har dock inte använts av verksamheten på flera år, men har av olika anledningar ändå inte tagits bort förrän nu när en avvecklingsprocess definierats och inletts. Därmed är det också först nu som en stor del av kostnaderna (t ex licenser, serverdrift, datalagring) för dessa applikationer nu försvinner från Regionens budget. Arbetet med att flytta driften av Regionens applikationer och servrar från 20 gamla serverhallar till de två nya regionala hallarna fortsätter enligt plan inom projektet Infrastrukturkonsolidering. Drygt hälften av de cirka 300 servrar som projektet omfattar har hittills analyserats och antingen flyttats (fysiskt eller logiskt), helt avvecklats, eller fått tillfällig dispens för att stanna kvar tills förutsättningar finns för avveckling eller flytt. Kartläggning av servrar som driftats lokalt på förvaltningarna (utan stöd av ITavdelningen) fortsätter och beräknas vara klar i slutet av oktober. Målsättningen är att även driften av dessa servrar ska kunna lyftas till en säkrare miljö i de regionala hallarna. I projektet Utskriftskonsolidering pågår leverantören Tietos utrullning av Utskrift som tjänst på sjukhusen i Helsingborg och Ängelholm. Utrullningen i Region Skåne ska vara klar i juni 2012 och då ska Regionens samtliga skrivare vara utbytta till det nya standardsortimentet. Resultatet av detta arbete är bland annat effektivare och miljövänligare utrustning, minskad pappersförbrukning (genom införande av säker utskrift eller pull print), och kraftigt minskade kostnader och administration för Region Skånes verksamheter. Kostnaderna för den sedan årsskiftet tjänstefierade befintliga utskriftsutrustningen kommer att faktureras ut till förvaltningarna inom kort. Denna fakturering bygger på den inventering som genomfördes i våras och beslutad klassificering av utrustningen mot de nya tjänstefunktionerna. I oktober påbörjade GSF en kartläggning av de kostnader som förvaltningarna haft under 2011 för leasade/hyrda skrivare och kopiatorer. När detta arbete är klart, kan ersättningen som förvaltningarna ska få för dessa kostnader beräknas och betalas ut. 3

4 Konsolideringsprojektens intranätsidor nås även via direktlänken Respektive konsolideringsprojekt har egna undersidor med närmare beskrivningar av uppdragen och annan aktuell information. Sourcing Dialogen med de potentiella leverantörer som Region Skåne har valt att gå vidare med i upphandlingen av Kommunikationstjänster fortsätter enligt plan. Olika aspekter av tjänsteleverans av datakommunikation och telefoni diskuteras samt hur Region Skånes krav och behov kan uppfyllas. Beslut har tagits att upphandlingen även ska omfatta telefonisttjänster, samt att en kundtjänstfunktion för Region Skånes befolkning upphandlas separat (dvs. ingår inte i denna upphandling). Dialogfasen i upphandlingen med s.k. Konkurrenspräglad Dialog, KPD avslutas i november, och därefter inkommer anbud som utvärderas i december. Tilldelningsbeslut kan kommuniceras så snart utvärderingen av anbuden är klar. Sourcingprövningen (i enlighet med Region Skånes IT Sourcingstrategi) av Systemutvecklingstjänster har nu slutförts och omfattningen av en kommande upphandling har definierats. Omfattningen gäller IT-konsulttjänster samt stöd med support och vidareutveckling av ett antal egenutvecklade applikationer. Upphandlingen beräknas starta i början av november och målsättningen är att ha ett avtal klart i slutet av februari Sourcingprojektens intranätsidor nås via direktlänken Där finns övergripande information om de avtal inom IT-området som är upphandlade under 2010 och 2011, samt allmän information om de pågående upphandlingarna. Projekt pm3-införande Genomförda aktiviteter Funktionsområdesarkitektur (FOArk) Under etableringarna i fas 1 har det kommit fram förslag på förändringar i FOArken. Dessa förslag har presenterats för Funktionsområdesansvariga, Leveransområdesansvarig och i projektets styrgrupp. Flera av de önskade förändringarna har blivit beslutade och därför finns det nu en ny version av FOArk. Se 4

5 Ny projektledare Projektet har fått en ny projektledare, Helena Westling. Helena ersätter Fredrik Eklundh som går vidare som ansvarig före hela Region Skåne portföljen på Fujitsu. Planerade aktiviteter Etableringsfas 2 och 3 Under augusti till oktober genomförs etableringsfas 2, Journal skanning och diktering, Bild- och funktionsdiagnostik, Verksamhetsuppföljning och Personal. I oktober/november startar etableringsfas 3 med funktionsobjekten Läkemedel, Journal öppenvård, Regionala användarnära bastjänster och Extern kommunikation (före detta Befolkning). Resultatet från en etablering av ett funktionsobjekt i fas 1-3 är en förvaltningsplan för Etableringsfas 4 och 5 Vid styrgruppsmötet den 6 oktober beslutades en förändring av etableringsplanen. Denna förändring påverkar framför allt etableringsfas 4 och 5 där sju funktionsobjekt ingår. Förändringen innebär att, istället för att starta upp etableringsarbetet våren 2012, ett inledande möte genomförs med samtliga sju objekt i fas 4 och 5 i november/december. Arbetet kommer därefter att fortsätta efter årsskiftet och resultatet kommer att bli en framtagen förvaltningsplan för Denna förändring gör vi för att alla funktionsobjekt ska få fram underlag till budgetering inför 2013 och för att förankra arbetssättet inom samtliga funktionsobjekt. Utbildning En utbildning för Funktionsområdesansvariga och Leveransområdesansvariga kommer att ske den 21 november En första utbildning för Funktionsförvaltare och Tjänsteförvaltare är planerad till 6-7 december 2011 och därefter kommer utbildningar även att ske i januari/februari Överlämning, uppstartsmöte och coaching Överlämning av projektresultatet till Funktionsområdesansvariga och Leveransområdesansvariga kommer att ske löpande. Uppstartsmöten med Funktionsförvaltare och Tjänsteförvaltare kommer att ske under våren 2012 och då kommer även en plan för löpande stöd och coaching att utformas för respektive förvaltningsorganisation. Nästa nummer kommer i mitten av november månad. Vill du prenumerera, skicka ett mail till antje.andersson@skane.se. Tipsa gärna en kollega!