Uppdrag 6. Tag fram en RFQ för ett urval av tänkbara leverantörer (Förklara hur ni tänkt välja leverantör(er) för inköpsorder)

Transkript

1 Operativt inköp

2 Uppdrag 6 Tag fram en RFQ för ett urval av tänkbara leverantörer (Förklara hur ni tänkt välja leverantör(er) för inköpsorder) Mailas till anders.eriksson@effso.se Några leverantörer har fortfarande ej svarat, hur gör ni?

3 Inlämningsuppgiften Dokumentet: Motiv till inköpsprocess Hur ni valt leverantörer för RFI Motiv / orsak dokument RFI RFQ Hur ni tänkt välja lev för RFQ Inköpsorder Motiv till val av avtalsvillkor Motiv till urval för inköpsorder Ev annan nödvändig info

4 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning

5 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

6 Inköpsordern Titel inköpsorder Beställare o referens Inköpsordernr Leverantör (inkl referens) Leveransadress Fakturaadress Specifikation av vara Pris o valuta Leveransvillkor (förp trspt instr) Hänvisning till avtal, offert, villkor) Antal (enhet) Dokumentation (intyg etc.) Leveransdatum Instruktion (tex ordererk inom 24h) Organisation- och moms reg nr Undrskrift Betalningsvillkor

7 Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont

8 Utrustning Används ofta under lång tid. Ofta en relativt betydande investering. Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor. Organiseras ofta i projektform Kan upphandlas i form av kapacitet. Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning.

9 Komponenter Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr Funktion det centrala. Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal, VMI etc. Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion std / icke std etc.

10 Råvaror och material Insatsvaror som bearbetas i olika stadier. Barrskog till pappersmassabruk. Och pappersmassa till pappersbruk. Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden. Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter. På en internationell marknad kan valuta vara ett problem.

11 Förnödenheter Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc. Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet. Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp.

12 Tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta löper över tid. Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

13 Vem tar inköpsbeslutet? Enligt Philipe Kotler. Initiator, individ som ger förslag/identifierar behov av produkt / tjänst. Influencer, individ vars position/kompetens ger inflytande över inköpsbeslut. Decider, individ som har det avgörande inköpsbeslutet. Buyer, individ som lägger inköpsordern. User, individen som konsumerar eller använder produkt eller service.

14 Vem tar inköpsbeslutet? Produkt komplexitet Kommersiell komplexitet Låg Hög Låg Inköps avdelning dominant Ekonomi/ledning dominant Hög Teknisk avdelning dominant Kors funktionellt beslutsfattande Fisher 1976

15 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

16 INKÖPSORDER Ordernummer Vår leveransadress Leverantörens adress [Företagsnamn] [Företagsnamn] [Adressrad 1] [Adressrad 1] [Adressrad 2] [Adressrad 2] [Postnr] [Ort] [Postnr] [Ort] [Land] [Land] Orderdatum Vår referens: Leveransvillkor: Leveranssätt: Betalningsvillkor: Dröjsmålsränta: Jan Ericsson Er referens: Nils Nilsson Fritt vårt lager Önskad leverans: Post 30 dagar netto 10% Ert artikelnr Benämning Inköpspris Antal Enhet Summa Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv 100,00 100,00 St , Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv Spiralskruv TOTALT ,00 SEK Företaget AB Säte: Storstad VAT nr: SE Bankgiro: Adress 1 E-post: info@foretagetab.se Tel: Plusgiro: Adress 2 Hemsida: BIC: SWEDESS Storstad Org. nr: IBAN: SE Sweden

17 Uppdrag 7 fyll i en inköpsorder Gör ert val med utgångspunkt från RFQ Välj en produkt ni vill köpa in Fyll i relevanta delar av Inköpsordern Maila resultatet till mig senast fredag 12/2 (Slutlig version dokument, RFI, RFQ Inköpsorder) anders.eriksson@effso.se

18 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning

19 Ordererkännande eller Orderbekräftelse

20 Statusrapporter

21 Rutinkontroll leveranstidsförfrågan

22 Platsbesök

23 Leveranskontroll

24 Leveransavisering

25 Godsspårning

26 Leveransbesiktning - övertagande

27 Garantibesiktning - slutövertagande

28 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning

29 Rutin för ankomstkontroll Förpackningen kontrolleras. Kontroll att leveransen sta mmer (varuslag, antal, vikt mm.), ja mför med följesedeln. Produktens märkning kontrolleras. Stickprov (5% av produkterna) till lab för test. Hur ofta? Kontroll sker vid varje leverans Dokumentation: Minst...ga ng/vecka. Avvikelser: Alla avvikelser och korrigerande a tga rder ska dokumenteras.

30 Uppdrag 8 Välj lämplig metod (flera steg) för leveransbevakning av den inköpsorder ni lagt Diskutera och presentera vad som händer om ordererkännandet inte överensstämmer med er inköpsorder Välj lämplig metod för ankomstkontroll av de gods ni beställt Presentera och motivera valet i motiv/urvalsdokumentet

31 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning

32 Uppföljning

33 Processen Bedömning av leverantören Utskick av bedömning till leverantören Möte med leverantören Skapande av rapport

34 Leverantörsuppföljning Produkter Leveransprecision Leveranskvalité Prisutveckling Företaget Utveckling Kostnader

35 Exempel leveransprecision Om verkligt leveransdatum är inom intervallet 3 till +0 dagar relativt inköpsorderns leveransdatum => Leverans OK. Antag att vi har 100 leveranser under en bestämd tidsperiod: 88 leveranser sker inom intervallet. Leveransprecision = 88/100 => 88 %.

36 Exempel leveransprecision 2 Orderdatum. Önskat leveransdatum. Ordererkänt leveransdatum. Förändrat leveransdatum. Verkligt leveransdatum. Nytt önskat leveransdatum Nytt ordererkänt datum. I affärssystemet Ledtid och transportvillkor.

37 Övriga leverantörsparametrar servicenivå, servicekapacitet uppfyllande av avtalsvillkor avvikelser från specifikationer responstid vid frågor responstid vid anbudsgivning samarbetsförmåga ledtider logistisk förmåga och nivå teknisk nivå, innovationsnivå, personalkompetens nivå på miljöarbete, hälsa och säkerhet sjukfrånvaro

38 KPI er Leveransprecision Kvalitetsutfall Prisutveckling Dokumentation / Certifikat Rätt kvantitet Styrkor o kompetenser Bemötande o svarsförmåga

39 Grupparbete Välj lämplig metod för ankomstkontroll och leverantörsuppföljning av de gods ni beställt Presentera och motivera valet i motiv/urvalsdokumentet

40 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning 5. Mätning operativt inköp 6. IT stöd

41 Hur styrs en operativ inköpsfunktion? Vision, affärside, företagsstrategier Policy och värderingar. Etik. Inriktning (baseras på företagsstrategierna) Miljö, kvalitet. Krav Processer Verktyg (system) metoder och handböcker. Affärssystem Mall för inköpsorder Mall för leverantörsmätning. Etc Roller Operativ inköpare Rättigheter

42 Mätning av operativ inköpsenhets inre effektivitet? Antal öppna inköpsförslag. Antal icke ordererkända order. Antal orderändringsförslag, flytta leveransdatum framåt/bakåt samt annulleringsförslag. Antal öppna order med leveransdatum i dåtid. Antal öppna faktura avvikelser. Antal öppna kvalitetsärenden.

43 Mätning av Operativt Inköp Antal order per Inköpare Antal oe/rekl/levbev/etc per Inköpare Kostnad för Op Ink som % av inköpsvolym Genomloppstid för 1. Order 2. OE 3. Reklamationer 4. Fakturaavvikelser 5. Etc.

44 Mätning av (Operativt) Inköp externa effektivitet Prisutveckling Kostnadsutveckling Störningsfria leveranser in och ut Ledtider

45 Agenda 1. Inköpsordern 2. Leveransbevakning 3. Ankomstkontroll 4. Leverantörsuppföljning 5. Mätning operativt inköp 6. IT stöd

46 Affärssystem SAP R3 Microsoft Dynamics Visma Monitor Oracle Pyramid Navigation

47 IT Stöd MPS CRM SRM

48 Databaser i affärssystem Rapportgenerator Leverantörs data Komponent data Lev per kmp Avt lev per kmp Prognos Order etc Netto behov Brutto behov Produkt register (struktur) - Består av - Ingår i Behov (prognos alt försäljning) Avtalsdata data Lager Inköpsorder

49 Slut för idag