Opera&vt inköp Dag 2 av 3

Transkript

1 Opera&vt inköp Dag 2 av 3

2 Morgonbön Vision mission DuPont Organisation Arbetsuppgifter operativt Typfall av inköp Spendanalys / kategorier

3 Agenda 1. Morgonbön 2. Request For Information 3. Avtals- och leveransvillkor 4. Specifikationen 5. Request For Quotation

4 Ak&viteter Lista poten+ella leverantörer Inköpsorder eller avtal Utskick av RFI Leverantörsval Urval som uppfyller krav Teknisk o kommersiell utvärdering Utskick av RFQ

5 A7 välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer

6 (RFI) Förfrågan Innehåll Ø Non Disclosure Agreement (NDA) Ø Bakgrund och syfte Ø Omfattning Ø Information om egna- och leverantörsföretaget Ø Information om produkter Ø Hur svaret skall se ut Ø Kontaktpersoner Ø Tidsplan Ø Villkor vid en eventuell RFQ

7 Request For Informa&on (RFI) Exempel på rubriker Company information Background Purpose Information regarding RFQ Question formulation Time schedule Contact persons

8 Request For Informa&on (RFI)

9 Uppdrag 3 Tag fram en RFI till det urval av tänkbara leverantörer ni tagit fram Förklara hur ni valt företag och hur ni tänkt göra urval av företag att gå vidare med Mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med övriga dokument senast

10 Redovisning Grupp 5 Grupp 1

11 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Jede Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 25 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 12 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 14 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 20 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 71

12 Agenda 1. Morgonbön 2. Request For Information 3. Avtals- och leveransvillkor 4. Specifikationen 5. Request For Quotation

13 Non-disclosure agreement. - konfiden&alitet avtal. Skrivs i början av en affärsförbindelse. Möjliggör utbytande av information av konfidentiell natur. Ofta bestäms ett område/ämne/syfte som skall diskuteras och hemlighållas. Ofta knutet till skadestånd. Ersätts ofta av ett avsnitt i senare avtal.

14 Le7er of intent Memorandum of understanding LOI eller MOU avsiktsförklaring Ytterligare ett sätt att komma igång Uttrycker och i vissa fall reglerar en gemensam ambition Symbolvärde Generellt inte bindande

15 Standardavtal exempel NL 09 NLM 10 Orgalime S 2012 Orgalime SE 01 ABA 99 NLG 03 TP L 01 Till vissa finns också kontraktsformulär och bilagor

16 Leveransvillkor - Incoterms 2010 EXW FCA FAS FOB CFR CIF CPT CIP DAT DAP DDP K = Köpare S = Säljare Ex works (ange platsen för avlämnandet) Free Carrier (ange platsen för avlämnandet) Free Alongside Ship (ange lastningshamnen) Free On Board (ange lastningshamnen) Cost and Freight (ange destinationshamnen) Cost Insurance Freight (ange destinationen) Carriage Paid To (ange destinationen) Carriage and Insurance Paid to (ange destinationen) Delivered At Terminal (ange terminal i hamnen eller på destinationen) Delivered At Place (ange destinationsorten) Delivered Duty Paid (ange destinationen) Risken övergår på K när godset ställts till K s förfogande hos S godset lämnats tll transportören* godset kajlagts i lastningshamnen vid fartyget godset placerats ombord i lastningshamnen godset placerats ombord i lastningshamnen godset placerats ombord i lastningshamnen godset lämnats till transportören godset lämnats till transportören godset ankommit till lossningshamnen, lossat godset ankommit till destinationsorten, olossat godset ankommit till destinationsorten, olossat Lokal förtransport K S* S S S S S S S S S Sluter fraktavtal K K K K S S S S S S S Lastning K K K S S S S S S S S Försäkring av huvudtransport K K K K K Försäkringsplikt S K Försäkringsplikt S S S S Lossning K K K K K K K K S K K Importavgift såsom tull K K K K K K K K K K S Lokal vidaretransport K K K K K K K K K K K * Hämtar köparens transportör godset hos säljaren, sker avlämnandet när godset har lastats på fordonet. Ställer säljaren godset till transportörens förfogande, sker avlämnandet när godset har ankommit till transportören. LFAB Utg Form & Profil

17 Bikupa Läs igenom NL 09 Notera paragrafer där ni känner er osäkra på vad som gäller eller som kan kosta

18 Uppdrag 4 Föreslå lämpliga avtalsvillkor för RFQ Välj lämpliga leveransvillkor för RFQ Inkludera hur ni gick till väga och motivation till val i dokumentet ni skickar in.

19 Redovisning Grupp 5 Grupp 1

20 Agenda 1. Morgonbön 2. Val av leverantörer 3. Avtals- och leveransvillkor 4. Specifikationen 5. Request For Quotation

21 Beskrivning Ø Funk&onell specifika&on (inkl kvalitet) Ø Teknisk specifika&on (inkl kvalitet) Ø Logis&sk specifika&on Ø Ekonomisk specifika&on Ø Poli&sk specifika&on (informell spec)

22 Mall kravspecifika&on Bakgrund Produkten Organisation Funktionella krav Icke-funktionella krav Användarvänlighet Kapacitet Underhållbarhet Tillgänglighet Dokumentation Leveransvillkor

23 Teknisk specifika&on Allmänt Typ Svartvit bordsskrivare för A4-format Teknik KYOCERA ECOSYS Laser Hastighet Upp till 35 svartvita A4-sidor per minut Upplösning Fine 1,200 dpi Uppvärmningstid Ca sekunder eller mindre Första sidan Ca. 8 sekunder eller snabbare Mått (B x D x H) 375 x 393 x 267 mm Vikt Ca. 12 kg (huvudenhet) Strömförbrukning Utskrift: 535 W, Utskriftsläge: 11 W, Viloläge: 2,5 W Nätspänning AC 220 ~ 240 V, 50/60 Hz Ljudnivå (ISO 7779) Ljudnivå (ISO 7779 / ISO 9296) Utskrift i fullfartsläge: 53,5 db(a) LpA, Utskrift i halvfartsläge: 34,2 db(a) LpA Certifieringar TÜV/GS, CE - Den här enheten är tillverkad enligt kvalitetsstandard ISO 9001 och miljöstandard ISO Minne 256 MB RAM + ECOmemory MB (max MB) i 1 SDRAM DIMM-plats

24 Exempel IT system Användarvänlighet Hur snabbt en användare lär sig att använda systemet Kapacitet Hur många användare systemet klarar av att hantera samtidigt Säkerhet Mått på hur väl systemet klarar av yttre intrångsförsök Underhållbarhet Mått på hur enkelt det är att underhålla systemet Tillgänglighet Ett krav som beskriver systemets tillgänglighet; t.ex. 90% av den totala tiden

25 Uppdrag 5 Tag fram en specifikation för de produkter/den produkt ni tänkt köpa in Några leverantörer har ej svarat, hur tänker ni? Förklara i dokumentet.

26 InlämningsuppgiYen Dokumentet: Motiv till inköpsprocess Hur ni valt leverantörer för RFI Hur ni tänkt välja lev för RFQ Motiv till val av avtalsvillkor Motiv till urval för inköpsorder Ev annan nödvändig info RFI RFQ Specifikat on Inköpsord er Processkar ta

27 Agenda 1. Morgonbön 2. Val av leverantörer 3. Avtals- och leveransvillkor 4. Specifikationen 5. Request For Quotation

28 (RFQ) Förfrågan Innehåll Ø Produktbeskrivning med specifikation Ø Kvantitet / Volymer Ø Ritningar eller beskrivningar Ø Kvalitets nivåer Ø Leverans instruktioner Ø Kontraktsinformation Ø Villkor och konditioner Ø Andra krav eller villkor Ø Kontraktsförslag

29 Beskrivning Ø Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Ø Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Ø Logistisk specifikation Ø Ekonomisk specifikation Ø Politisk specifikation (informell spec)

30 Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov. Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat. Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild.

31 Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet. Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde). Sena ändringar är ofta dyra ändringar.

32 Matris för leverantörers kundval Attraktivitet i kundkontot Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

33 Code of Conduct Ø Lagstiftning Nationella lagar Affärs regler Affärsmannaskap SOX Ø Moral Image Uppförande Värderingar

34 CSR Corporate Social Responsibility Företags samhällsansvar Europeiska kommissionens definition för CSR. ett koncept där företag integrerar sociala och miljömässiga aspekter i sin verksamhet och i sina affärskontakter på frivillig väg. CSR handlar om vad ett företag kan göra, inte vad det måste göra. Det handlar om möjligheter, och inte skyldigheter eller nya regler.

35 Request For Quota&on (RFQ)

36 Uppdrag 6 Tag fram en RFQ för ett urval av tänkbara leverantörer (Förklara hur ni tänkt välja leverantör(er) för inköpsorder) Mailas till anders.eriksson@effso.se Några leverantörer har ej svarat, hur gör ni?

37 Redovisning Grupp 4 Grupp 5

38 Slut för idag