Fallet KoS. Köp av transporter

Transkript

1 Fallet KoS Köp av transporter

2 Syfte och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Påbörja en upphandling av transporter enligt instruktioner i Fallet KoS.

3 Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Egen företagare Bergman & Beving Ericsson Radio ABB Hafo Würth Uppdragsexempel Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar Anders Eriksson

4 Rätt produkt Rätt tid Rätt pris Rätt kvalitet Rätt plats Rätt kvantitet genom att välja rätt leverantör

5 Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion Ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör

6 Professionella inköpare Högre utbildade (handelshögskola, master) Ansvariga för mer pengar Oftare kvinnor Förhandlar oftare fram långtidsavtal Inblandade i outsourcingbeslut Tar den globala marknaden i beaktning Minskar kostnader och antal leverantörer

7 Inköps arbetsuppgifter Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement

8 Inköpsrollen Technical dimension Determine specifications Audit suppliers quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Purchasing function Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier

9 Inköps roll i värdekedjan Stödaktiviteter Företagets infrastruktur Förvaltning av humankapital Teknikutveckling Inköp / anskaffning Inkommande logistik Verksamhet Drift Utgående logistik Marknads föring & försäljning Service Primära aktiviteter Avritad från Porter, 1985

10 Inköp Operativt administrativt inköp här och nu Taktiskt - kommersiellt inköp medellång sikt Strategiskt - Utveckling av Inköp på sikt

11 Uppföljning

12 Centraliserat / decentraliserat

13 Matrisorganisation

14 Projektorganisation

15 Produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning

16 Tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster

17 Varför starta en upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledtider eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

18 Tre sorters inköpssituationer: Inköpssituationer Situation med nya uppdrag Helt ny produkt från okända leverantörer Stor osäkerhet kring resultatet (exempelvis anskaffning av investeringsvaror) Modifierat omköp Ny produkt från känd leverantör Existerande produkt, ny leverantör Måttlig osäkerhet avseende resultat Rent omköp Känd produkt från känd leverantör Låg osäkerhet avseende resultat (ex förbrukningsvaror som MRO-varor) Van Weele sid 72

19 Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedömn ing enl. ISO Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmark naden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskrafti ga villkor Leverantörsutve ckling Välj leverantör och teckna avtal

20 Roller i projektgrupp för Upphandling 1. Project mobilise 2. Define Value & Scope 3. Decide on Sourcing strategy 4. Choose Supplier For Rfx Decide on Choose Implement Specs. & Supplier & sign agreement Select. criteria agreement 8. Secure Customer value Projektledare (oftast taktisk inköpare) Säkra ett effektivt team Förbereda och leda workshops för att ta fram leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer, offertförfrågningar och urvalskriterier och för att utvärdera och välja leverantör. Leder förhandlingsteamet och ansvarar för överlämning till implementeringsansvariga. Projektmedlemmar Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Etablera baseline Genomföra leverantörssökning Sammanställa och administrera offertförfrågningar och offerter Taktiska och operativa inköpare Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Ansvara för kommersiell implementering på den egna affärsenheten Sakägare Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval Deltaga in förhandlingsteam Tekniska specialister Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer Föreslå standardiserade specifikationer Validera leverantörer och produkter för den egna affärsenheten

21 Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens

22 Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad

23 Att välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi Logistik Teknologi Kostnadsnivå Kommunikation Kulturer

24 Marknadsundersökning Teknisk utveckling Ständiga förändringar Valuta förändringar Skatter och tullar

25 Van Weele kapitel 7 sid 220

26 Request For Information (RFI)

27 (RFI) Förfrågan Innehåll Non Disclosure Agreement (NDA) Syfte med förfrågan Omfattning Information om företaget Information om produkter Hur svaret skall se ut Kontaktpersoner Tidsplan Villkor vid en eventuell RFQ

28 Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer Presumtiva lev Leverantörs marknad

29 Vem/vilka skall få en offertförfrågan? Initial assessment Offert förfrågan Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order

30 Leverantörs faktorer Historik Företagsprofil Företagsledning Affärsstrategi Ekonomisk ställning Projekt/Program Leveransprecision Personal - Tillgång Personal - Kompetens Kompetens i organisationen Lev bas Lokalisering Kapacitet Utveckling affärer Teknisk utveckling Produktivitet Miljö Kvalitetssystem IT mognad

31 Code of conduct All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än ett visst antal timmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersättning och kollektivavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler Efterlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.

32 CSR OMFATTAR vår egen verksamhet vår relation till våra anställda vår relation till samhället vår relation med våra partners vår relation med våra kunder vår relation med våra leverantörer

33 Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid identifiering av hela organisationens behov Offertförfrågan skall spegla det behov som är identifierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikationer/kravbild

34 Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underlättar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är ofta dyra ändringar

35 Olika typer av produkter Måste hanteras olika Har olika datastöd Har olika sakägare Har olika beslutsprocesser Har olika leverantörsmarknadstyper Har olika betydelse Har påverkan på olika ställen på DuPont

36 Vad skall köpas in Funktionell specifikation (inkl kvalitet) Teknisk specifikation (inkl kvalitet) Logistisk specifikation Ekonomisk specifikation Politisk specifikation (informell spec)

37 Metoder Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self-assessment) Kreditupplysningsföretag Certifierande organisation Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Statistik från inköpssystemet

38 Arbetsgång, forts Preliminärt val Fall back val Kolla referenser Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Inhämta (vid behov) godkännande internt

39 Attraktivitet i kundkontot Matris för leverantörers kundval Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Relativt värde av kundkontot Högt Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996

40 (RFQ) Förfrågan Innehåll Produktbeskrivning med specifikation Kvantitet / Volymer Ritningar eller beskrivningar Kvalitets nivåer Leverans instruktioner Kontraktsinformation Villkor och konditioner Andra krav eller villkor Kontraktsförslag

41

42 Arbetsgång, forts Geografiskt val 1. Lokal marknad 2. Regional marknad 3. Global marknad Använda eller förändra marknaden? Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi

43 Grupparbete Tag fram ett Följebrev Säljande en RFQ för 3-5 utvalda leverantörer Beskriv hur ni tänker utvärdera inkomna offerter (kriterier och ev. viktning) Mailas till senast måndag 31 mars 2016

44 Standardavtal för transporter Alltrans 2007, Allmänna bestämmelser Sveriges Åkeriföretag ALLCONT 2004, Allmänna bestämmelser för transport av handels-, industri- och byggnadsavfall i containers och på flak. ALLBUD98 Svenska Åkeriförbundets Allmänna ansvarsbestämmelser för budbilstransporter ALLÅK86 Allmänna leveransbestämmelser för åkerinäringen BEWESHIP, General Conditions for International Transport BULK 91, Allmänna bestämmelser för bulktransporter BUSSAB2006, Ansvars och befordringsbestämmelser bussgods CONTAB 2003, Nya allmänna bestämmelser för tillhandahållande och transport av containers/flak för handels-, industri- och byggnadsavfall. KONTOR 2003 Allmänna bestämmelser för flytt av Kontorsinventarier NSAB 2000 Volcoa kontrakt

45 Standardavtal Företagsspecifika standardavtal som anpassats efter det egna företaget och den särskilda produkten Branschspecifika standardavtal som tagits fram av en branschorganisation Förhandlade standardavtal som tagits fram genom förhandling mellan två olika parter, så kallade förhandlade standardavtal

46 Kenneth Lyson decide where to buy. General consideration Strategic/tactical consideration Products factors Supplier factors Personal factors

47 NPC Bedömning Kaffeupphandling: Jede Skall krav Lämnande av referenser Min nivå på D&B Rating A: Etablerat ekonomiskt stabilt välkänt företag Iso certifieringar 9000, Urvalskriterier Vikt Bedömningsgrunder Bedömning Faktor Poäng Geografisk täckning 25% Möjlighet att kunna leverera till samtliga Saabs enheter X 5 25 General non-price evaluation Criteria Kvalité 15% Kaffe av ett erkänt märke skall kunna tillhandahållas X 3 12 NPC Flexibilitet 35% Förmåga att kunna anpassa sig till förändringar i efterfrågam. Totalt flexibel maskinpark Förändring av maskinpark ej förenad med kostnad X 7 14 Service 25% Inställelsetid skall understiga 4 timmar Leverantören har en utpekad kontaktperson Leverantören skall ansvara för fullservice vilket innebär installation, påfyllning, rengöring, reparationer och underhåll X 5 20 Note: Scores given range from 1-5, where 5 is the highest. Full score in all categories gives a score of 100. Source: IBX Procurement team Analysis Total poäng 71

48

49 Inlämningsuppgiften i mail: Motiv till inköpsprocess Hur ni tänkt välja leverantör Dokument: Följebrev RFQ RFQ Följebrev