Team 16 Bättre flyt efter Kirurgiska klinikens operationsavdelning & Anestesiavdelning 1 UMAS, Malmö, Region Skåne.

Transkript

1 Team 16 Bättre flyt efter 15. Kirurgiska klinikens operationsavdelning & Anestesiavdelning 1 UMAS, Malmö, Region Skåne. Syfte Syftet är att skapa rutiner så att samtliga patienter uppsatta på ett operationsprogram blir opererade inom planerad tid. Teammedlemmar Per Brunkwall, narkosläkare per.brunkwall@skane.se Christin Jacobsson, usk kir op christin.j.jacobsson@skane.se Ulla-Britt Kinell, sjuksköt kir op ulla-britt.kinell@skane.se Jan Klugman, usk anestesi jan.klugman@skane.se Pernilla ottosson, usk kir op pernilla.ottosson@skane.se Anna-Karin Persson, avd förest kir op anna-karin.persson@skane.se Ulf Pettersson, Klinkdels chef kir op ulf.petersson@skane.se Ulla Tuviken, avd förest Anestesi 1 ulla.tuviken@skane.se Gunilla Östman, sjuksköt anestesi gunilla.ostman@skane.se Bakgrund och problem En hårt ansträngd verksamhet med organisatoriska problem gör det dagliga arbetet svårplanerat. Detta leder bl.a. till att flödet inte alltid är optimalt vilket ger förseningar. Om detta inträffar för ofta kan resultatet bli att patienter stryks från operationsprogrammet och operationer skjuts upp. År 21 opererades 4878 patienter. Under år 21 blev 13 patienter strukna från operationsprogrammet pga. bristfälliga organisatoriska rutiner. Mål -att minska strykningsfrekvensen med minst 5 % inom ett år -att reducera antalet elektiva operationer som pågår efter 17. med minst 5 % inom ett år -att göra arbetsrutiner och ansvarsförhållanden tydliga och väl kända bland alla medarbetare på såväl kirurgiska klinikens operationsavdelning och anestesiavdelning 1

2 Mått -att mäta antalet strykningar per månad under ett år -att mäta faktisk operationsstart för jämförelse med planerad starttid på en operationssal -att mäta antal operationer som pågår efter klockan 17. Balanserande mått -att projektarbetet inte orsakar ökad belastning hos våra samarbetspartners t.ex vårdavdelningarna, preoperativa avdelningen, UVA eller IVA. -att projektet inte påverkar handledning och undervisning på ett negativt sätt Hur gjordes mätningen? -antalet strykningar per månad har registrerats. -starttider och patientflöde har registrerats på en operationssal. -elektiv kirurgi som pågår efter kl 17. har registrerats. Från juni månad 23 har registreringen skett prospektivt av ansvarig planeringssjuksköterska. Resultat Strykningsfrekvensen har minskat med motsvarande 26% jämfört med år 21. Diagram 1 Totalt antal strykningar fr.o.m nov 22 t.o.m okt 23 Antalet planerade operationer som pågår efter kl. 17. har minskat med 32 %. Diagram 2 Antal operationer som pågår efter kl 17. Under en försöksperiod förbättrade starttider. Diagram 3-6 Mätning av starttider sal 7 (vår test sal) med och utan morgonrapport Diagram 7 Enkät från mellanstädningen. (redovisas längst bak i dokumentet)

3 Strykningar p.g.a. tidsbrist för planerat program nov 22 - okt -23 Diagram 1 15 X 13, Totalt antal strykningar i medeltal per månad 5 Målvärde 5 nov-2 dec-2 jan-3 feb-3 mar-3 apr-3 maj-3 jun-3 jul-3 aug-3 sep-3 okt-3 nov-3 Datum Antal elektiva patienter som pågår efter kl 17. v 24-45, 23 Diagram Antal 6 Antal pat 4 2 v.24 v.25 v.26 v.27 v.28 v.29 v.3 v.31 v.32 v.33 v.34 v.35 v.36 v.37 v.38 v.39 v.4 v.41 v.42 v.43 v.44 v.45 Tid

4 Operationsstart sal 7, gall- och bråckoperationer, v v 12, 23, med morgonrapport. Diagram 3 : 9:45 9:3 9:15 Tid 9: 8:45 8:3 8:15 8: 7:45 7:3 Möte Arbetsplatsträff Arbetsplatsträff Arbetsplatsträff 3 dec 7 dec 11 dec 15 dec 19 dec 23 dec 27 dec 31 dec 4 jan 8 jan 12 jan 16 jan 2 jan 24 jan 28 jan Datum Möte Möte 1 feb 5 feb 9 feb 13 feb 17 feb 21 feb 25 feb 1 mar 5 mar 9 mar 13 mar 17 mar Verklig op start Planerad op start Operationsstart sal 7, gall- och bråckoperationer, v 13-19, 23, utan morgonrapport. Diagram 4 : 9:45 9:3 9:15 9: Tid 8:45 Verklig op start Plan op start 8:3 8:15 8: 7:45 7:3 24 mars 26 mars 28 mars 3 mars 1 april 3 april 5 april 7 april 9 april 11 april 13 april 15 april 17 april Datum 19 april 21 april 23 april 25 april 27 april 29 april 1 maj 3 maj 5 maj 7 maj

5 Operationsstart sal 7, gall-och bråckoperationer, v 24-35, 23, utan morgonrapport. Diagram 5 : 9:45 9:3 9:15 Lång förberedelse av pat Väntar på pat KAD sättning av urolog Pat ej märkt 9: Tid 8:45 Verklig op start Planerad op start 8:3 8:15 8: 7:45 7:3 juni 13 juni 16 juni 19 juni 22 juni 25 juni 28 juni 1 juli 4 juli 7 juli juli 13 juli 16 juli 19 juli Datum 22 juli 25 juli 28 juli 31 juli 3 augusti 6 augusti 9 augusti 12 augusti 15 augusti 18 augusti 21 augusti 24 augusti 27 augusti Operationsstart sal 7, gall- och bråckoperationer, v 36-44, 23, utan morgonrapport Diagram 6 : 9:45 9:3 9:15 9: Uppläggning av pat tog tid Personal brist Fel sökarsystem Tid 8:45 8:3 8:15 8: 7:45 7:3 1 september 3 september 5 september 7 september 9 september 11 september 13 september 15 september 17 september 19 september 21 september 23 september 25 september 27 september 29 september 1 oktober 3 oktober 5 oktober 7 oktober 9 oktober 11 oktober 13 oktober 15 oktober 17 oktober 19 oktober 21 oktober 23 oktober 25 oktober 27 oktober 29 oktober Patient sen från avd Verklig op start Planerad op start Datum

6 Förändringar som prövats och andra aktiviteter Förändringar - Gemensam morgonrapport i salsteamet - Anestesiolog på operationssal kl 7.3 för att inleda dagens första anestesi - Kirurg på operationssal kl 8.15 för att starta dagens första operation - Vi har prövat och infört ett körschema som dokumenteras på speciellt utformad salsblankett. - Införande av nytt operationsplaneringssystem Orbit - Hospitering på avd 8 för att få inblick i vårdavdelningens flöde - Ändrade städrutiner som frigör tid till patientiriktat arbete för operationspersonalen Aktiviteter Information - till alla medarbetare om genombrottsmetodiken på arbetsplatsträff - till alla medarbetare om förändringar att pröva för att uppnå förbättringar - för att tydliggöra strukturen i operationsplaneringen för alla medarbetare. Operationsstart Varje operationssal är tilldelad operationstid på 6 moduler, ett internt sätt att uppskatta operationstid mellan kl 7.3 och om ny webbsida, internt för kirurgiska klinikens operationsavdelning och anestesiavdelning 1, med bättre flyt information - genomgång av operationsavdelningens informationstavlor som har lett till en gemensam informationsplats - gemensam salsbemanningslista för anestesi och operationspersonal på bättre flyt, som utvidgats från en till tre salar Mätningar - av operationsstart och patientflöde på operationssal med morgonrapport - av operationsstart och patientflöde på operationssal utan morgonrapport - av elektiv kirurgi som pågår efter kl av strykningsorsaker Övrigt. - registrering av de vanligaste förekommande avvikelserna i patientdokumentationen på preoperativa avdelningen - (mellanstädning med ny städutrustning samt slutstädning av extern resurs. Enkät se resultat.) - arbetsgruppen bättre flyt har sett filmen Escape Fire Hälso och sjukvård i framtiden från landstingsförbundet. Filmen visades även för operationspersonalen på en utbildningsdag. - arbetsgruppen bättre flyt deltog den 9 januari 23 i ett symposium arrangerat av UMAS där bättre flyt resultat presenterades. Kommentarer Strykningar Mätningar av antalet strukna patienter är gjorda under hela projekttiden. Målet att minska strykningarna med 5 % inom ett år har inte uppnåtts. Under mätperioden november 22 till oktober 23 har 96 patienter strukits på grund av tidsbrist. Det innebär en 26 % minskning av strykningarna jämfört med föregående år. Orsaken till strykningar har tydliggjorts i verksamheten och endast de som faller inom ramen för tidsbrist för planerat program är möjliga att påverka. De strykningsorsaker som vi inte kan påverka är brist på vårdplatser, brist på personal på operationsavdelningen, defekt teknisk utrustning och andra sjukhusrelaterade

7 orsaker så som elavbrott, strejk inom Kommunal och virusepidemi på vårdavdelningarna. Strykningsorsakerna ser vi som ett område som är viktigt att prioritera och förbättra omgående innan vi utökar bättre flyt till fler operationssalar. Elektiv kirurgi Vi har inte lyckats uppnå målet att minska antalet planerade operationer efter kl.17. med 5 % under året. Vi har uppnått en 32 % minskning i jämförelse mellan de senaste fem månaderna och de fyra månaderna som föregick starten av projektet. Månaderna då dessa mätningar är gjorda är dock inte helt jämförbara. Anledningen till den brant uppåt pekande kurvan som visar elektivkirurgi efter kl.17. i september 23 kan delvis hänföras till att operationerna var % fler jämfört med september 22. En annan anledning kan också vara mer vårdkrävande patienter, vilket märktes av att anestesitiden har ökat med 11 %. Anledningarna till att vi under projekttiden i stort inte uppnått målet är flera. Det vi kan konstatera är att det finns en tidsoptimism som vill mer än vad det finns resurser till. Givna ramar respekteras inte. Ansvar och befogenheter är inte tydliga. En annan anledning kan vara generationsskifte bland kirurgerna med ett stort antal kirurger under utbildning de sista åren vilket ofrånkomligen leder till längre operationstider. Det finns andra stora aktiviteter under året som har påverkat projektet så som operationsplaneringssystemet Orbit och införandet av ny anestesiapparatur PRIMUS. Vi har stora förhoppningar att operationsplaneringssystem Orbit skall skapa bättre struktur i vår planering. Eftersom Orbit infördes i oktober 23 är det för tidigt att redan nu dra några slutsatser om dess påverkan på vår operationsverksamhet. Operationsstart Utan morgonrapport på bättre flyt sal 7 fr.o.m. vecka uppnåddes en påtaglig förbättring avseende starttiderna. Denna tendens sågs fram till sommaren. Under sommarveckorna var förutsättningarna annorlunda. Den planerade verksamheten består till största delen av cancerkirurgi som är mer tids och vårdkrävande. Dessutom involverades betydligt fler medarbetare i projektet under sommaren, då vi ånyo kunde konstatera senare starttider. Efter sommaren är resultatet inte lika bra som under våren. Detta kan delvis bero på ansträngda arbetsförhållande på vårdavdelningarna, samt att resurser på preoperativa avdelningen ansträngs vid utökning av antalet salar med tidig start men möjligen också på att vi inte har lyckats motivera alla medarbetare i projektet. Fortsatta kommentarer Balanserande mått: Vi har inte utvärderat hur projektet påverkar samarbetspartners och studenter och har inte möjlighet att göra någon jämförelse från tiden innan projektet men kommer att enkätvägen utvärdera upplevelserna. Detta startas vecka 44 avseende våra studerande. För kommentarer till diagram sal 7 utan morgonrapport från medarbetare se bilaga 1.

8 Hur går vi vidare? Vi kommer att arbeta vidare med följande: -att utöka testen utan morgonrapport till att innefatta hela avdelningen. Uppföljningen kommer att ske genom frågeformulär för att undersöka informations tillgängligheten -att förbättra vårt informationssystem. Vi planerar att testa information via dataskärm -premedicinering av polikliniska patienter via telefon för att frigöra anestesiläkare tid -att göra översyn av schema och arbetstidsmodeller för att synkronisera arbetstider för alla personalkategorier -att se över möjligheterna att inrätta undervisningssalar där operationer tillåts ta längre tid -att se över arbetsmönster på avdelningen -att skapa gemensamma mål för 24 -att genomföra lärandeseminarium/internat våren 24 för alla medarbetare -att utöka test av operationsstart 8.15 för urologiska ingrepp -att förbättra kvalitetssäkring av olika arbetsområde -att utveckla vårdkedjan -att på frivillig bas erbjuda undersköterskor från både anestesi och operation att få behörighet på mottsatta området för att stimulera till kunskap inom ett nytt område och på bästa sätt kunna utnyttja kompetensen Att arbeta med Genombrott Fördelar: Att de små förändringarna utvärderas innan större förändringar görs i verksamheten. Nackdelar: Vi ser inga nackdelar. Mest givande: Att vi arbetar gemensamt. Att arbeta tvärprofessionellt. Att se resultat. Svårast: Att även se de små förändringarna som aktiviteter och att mäta dessa. Att sprida arbetssättet till alla medarbetare. Att få alla delaktiga. Lärdomar: Svårt att få bort gamla vanor och införa nya rutiner. Förändringsarbete är svårt och måste få ta tid. Nödvändigt att stanna upp och reflektera ibland.

9 Diagram 7a g. Resultat från enkät ang mellanstädning 7a I vilken utsträckning har denna städhjälp påverkat ditt arbete? 3 2 Inte alls Varken mer eller Mycket bra I vilken utsträckning har denna städhjälp påverkat ditt arbete? 7b Hur har städhjälpen påverkat dig efter ett kvällspass - fysiskt? Inte alls Ej lika trött Hur har städhjälpen påverkat dig efter ett kvällspass - 7c Hur har städhjälpen påverkat dig efter ett kvällpass - stress? 15 5 Mindre stressad Ej stressad Hur har städhjälpen påverkat dig efter ett kvällpass - stress? 7d Värk i axlar/leder före städhjälpen? 5 Ingen värk Lite värk Mycket värk Värk i axlar/leder före städhjälpen?

10 7e 15 5 Värk i axlar/leder efter städhjälpen? Ingen värk Lite värk Mycket värk Värk i axlar/leder efter städhjälpen? 7f Hinner du med andra arbetsuppgifter? 3 2 Ja Nej Hinner du med andra arbetsuppgifter? 7g Är denna städhjälp något vi skall försöka få permanent? 3 2 Ja Nej Är denna städhjälp något vi skall försöka få permanent?