Internkontroll för Barn- och bildningsnämnden oktober 2016

Transkript

1 /865 1(6) Vår adress Barn- och bildningsnämnd Borlänge kommun Adress Besöksadress Röda vägen 50 Handläggare, telefon, e-post Helena Duroj Nämnd Datum Internkontroll för Barn- och bildningsnämnden oktober 2016 Förslag till beslut Internkontroll oktober 2016 godkänns. Sammanfattning av ärendet Tjänsteutförare inom barn- och bildningssektorn har kontrollerat de punkter som beslutades i Barn- och bildningsnämndens nämndplan för Kontrollområden oktober: 1. Säkerställa att alla elever erbjuds plats i förskola och skola 2. Säkerställa personalförsörjning: tillgång och rätt kompetens 3. Säkerställa dialog mellan medborgare, medarbetare och nämnd 4. Säkerställa att rutiner finns och följs inom elevhälsans förebyggande och främjande arbete 5. Upprätta rutiner för huvudmannens arbete mot diskriminering och kränkande behandling Arbetsuppgifterna är påbörjade och behöver utvecklas vidare; detta gäller alla de fem områdena. Beslutsunderlag Internkontrollen har utförts med stöd i Borlänge kommuns blankett B. Varje kontrollområde är granskat

2 /865 2(6) Beskrivning av ärendet I BBN nämndplan 2016 finns denna tabell för hur internkontrollen ska utföras. Område Kontrollmoment Kontrollansvarig Frekvens Metod Rapport när 1. Säkerställa att alla elever erbjuds plats i förskola och skola Utforma lokalförsörjningsplan, följa upp planen Sektorchef för Bildningssektorn 4 ggr/år Bevaka planen 2 ggr/år till BBN 2. Säkerställa personalförsörjning: tillgång och rätt kompetens 3. Säkerställa dialog mellan medborgare, medarbetare och nämnd 4. Säkerställa att rutiner finns och följs inom elevhälsans förebyggande och främjande arbete Utforma långsiktig personalplan Följa upp planen Uppföljning av gemensamt vikariesystem Uppföljning av - medarbetarsamtal - brukarenkät - medborgardialog Uppföljning av hur resultaten av hälsosamtal och brukarenkät tillvaratas Sektorchef för Bildningssektorn + HR BBN ordförande Sektorchef för Bildningssektorn/ Verksamhetschef för skola/elevhälsa Verksamhetschef för elevhälsan i samverkan med rektorerna och förskolechefer 2 ggr/år Bevaka planen Bevaka hur det gemensamma vikariesystemet används 2 ggr/år till BBN 1 ggr/år 2 ggr/år till BBN 1 ggr/år Hälsohjulet PMO, Profdoc Medical Office: medicinskt journal-system som bl.a. används inom Borlänge skola 1 ggr/år ( 5. Upprätta rutiner för huvudmannens arbete mot diskriminering och kränkande behandling Bevaka att Plan mot diskriminering och kränkande behandling upprättas korrekt på varje förskola och skola Verksamhetscheferna för skolan 2 ggr/år Avstämning med rektorer Följa rutinerna 2 ggr/år till BBN Framtagande av centrala rutiner för hanteringen av inkomna anmälningar 1. Säkerställa att alla elever erbjuds plats i förskola och skola En väsentlig del i detta arbete är att det finns rätt antal förskoleplatser i förhållande till behoven, vilket beskrivs i lokalförsörjningsplanen. Vid varje nämndsammanträde rapporteras om den aktuella förskolekön. En översyn av kommunens rutiner för platserbjudande har genomförts. I den ingår köuppföljning och kommunikation med vårdnadshavare. Information om vad författningskraven menar med platserbjudande har tydliggjorts på kommunens hemsida och på ansökningsblanketten, så att vårdnadshavare ges kommunens bild av den så kallade platsgarantin. Också reglerna för ansökan till förskola kommer att ses över. I nuläget ansöker en familj om plats på en viss

3 /865 3(6) förskola, istället för i ett geografiskt område, vilket försvårar kommunens planering och ger en snäv bild av platsbehovet i olika bostadsområden. Borlänge kommun har upprättat en lokalförsörjningsplan som ger en gemensam bild av plats- och lokalbehovet för all kommunal förskole- och skolverksamhet. Planen ger en beskrivning och analys av nuläget samt en prognos för framtida behov. Den utmynnar i en genomförandeplan som visar när nya förskolor och skolor behöver börja byggas, eller när om- och tillbyggnader behövs. På så sätt säkerställer planen kommunens behov av kommunalt finansierade förskole- och skolplatser, på kort och lång sikt. I planens genomförandeplan finns en utarbetad reservplan, vilket gör att vi kan tänka om snabbare vid planeringen av byggnationerna. Effekten blir en beredskap att kunna möta plötsliga förändringar och ändrade förutsättningar, vilket gör att vi kan undvika kortsiktiga lösningar. Lokalförsörjningsplanen med genomförandeplan och reservplan (gjord i maj 2016) visar att fastighetsbeståndet de närmsta åren behöver utökas i snabb takt för att möta de behov av förskole- och skolplatser som finns i kommunen. Planen är också nu under revidering, för att hållas levande och uppdaterad med nya prognoser. För läsåret finns ett flertal ny- och tillbyggnationer igång. De ska dels skapa helt nya platser enligt behov, dels möjliggöra flytt av vissa redan pågående verksamheter till lokaler som är bättre lämpade för barn och personal. 2. Säkerställa personalförsörjning: tillgång och rätt kompetens Under hösten har ett fördjupningsarbete för att säkerställa kompetensförsörjningen (rekrytera och behålla personal) startats inom förskola/skola med stöd av rekryterare och kommunikatörer. En kartläggning av enheternas behov av insatser görs just nu och förväntas resultera i förslag på kommande konkreta insatser utifrån såväl enhets- som huvudmannaperspektiv. Arbetet med en kommunövergripande långsiktig kompetensförsörjningsplan är igång satt av HR. Ett underlag har tagits fram inför det strategiska arbetet med att säkerställa kompetensförsörjningen. De allra flesta skolor är igång med det nya vikariesystemet. Några vill även i fortsättningen hantera sitt vikariebehov på enheten. Efter vissa inkörningssvårigheter då rutinerna inte var klara har nu vikarieservice den uppfattningen att enheterna som använder servicen är nöjda. En referensgrupp med skolledare/skoladministratörer behövs, på samma sätt som för förskolechefer. Vikarieservice har lyckats rekrytera personer som verkar passa för uppgiften, och några av dem fungerar så bra att skolorna vill ha dem till långtidsvikariat. 3. Säkerställa dialog mellan medborgare, medarbetare och nämnd Ingen elevenkät har gjorts i grundskolan, den ska genomföras i februari 2017 och kommer att redovisas i verksamhetsrapporterna nästa år. Flera enheter gör egna enkäter med fokus på trivsel och trygghet som de använder som underlag i sin Plan mot diskriminering och kränkande behandling. Den stora LUPP-undersökningen som gjordes

4 /865 4(6) år 2015 skulle ha bearbetats av politiker och tjänsteutförare, men på grund av pensionsavgångar har ärendet inte fått en handläggare förrän helt nyligen. Medarbetarsamtal genomförs en till två gånger om året i alla verksamheter, och en uppföljning av det lokala arbetsmiljöarbetet görs på huvudmannanivå. Med utgångspunkt i resultatet av medarbetarundersökningen kommer verksamhetscheferna att upprätta en handlingsplan. Planen ska vara gemensam, tydlig och uppföljningsbar, och ska innehålla rimliga uppgifter. Barn och bildningsnämnden har påbörjat en typ av medborgardialog med konceptet Möt din politiker, där nämndordförandena möter Borlängeborna på biblioteket. Den 12 september blev detta till en dialog om nämndernas frågor. I september gör vi också det första stora verksamhetsbesöket i östra området. Nästa steg är att bjuda in till samtal om Framtidens skola i de områden som är på gång. På vårterminen blir det i västra området och Tuna. Under våren 2017 planeras också en dialog med medborgarna med utgångspunkt i den undersökning som nu pågår. Vilka frågor som blir intressanta att diskutera vet vi ännu inte. 4. Säkerställa att rutiner finns och följs inom elevhälsans förebyggande och främjande arbete Riktlinjerna för skolhälsovården innebär: Förskoleklass Hälsobesök (hälsosamtal, kontroll längd, vikt, syn och hörsel) År 1 Uppföljning År 2 Kontroll av tillväxt. Vaccination MPR. År 3 Uppföljning År 4 Hälsobesök, kontroll av längd, vikt och rygg samt hälsosamtal År 5 Uppföljning. För flickor vaccination Gardasil x 3 År 6 Uppföljning. För flickor koll av tillväxt och rygg I förskoleklass och år 4 erbjuds varje elev med vårdnadshavare ett timslångt hälsobesök hos skolsköterskan. Före besöket fylls ett frågeformulär i. Vid mötet kontrolleras elevens längd, vikt, syn, och hörsel, och ett hälsosamtal för om fysiskt och psykiskt mående, utveckling och trivsel. Vårdnadshavarna får redogöra för om det finns risk för ärftliga sjukdomar. Förebyggande information ges, och vid sammanfattningen diskuteras eventuella åtgärder eller stöd. Återkoppling ges till mentor, elevhälsoteam och till hemmet, och statistiska uppgifter läggs in i systemet. Denna rutin främjar tidig upptäckt hos eleven och visar föräldrarna vilka möjligheter till hjälp som skolan erbjuder. Uppföljningar av riktlinjerna görs kontinuerligt. I det lokala elevhälsoteamet finns rektor, skolsköterska, kurator och speciallärare som träffas varje vecka, ibland med pedagoger som informanter. Några gånger per termin deltar skolläkare och skolpsykolog. Syftet är att upptäcka och identifiera elevens behov av stödinsatser som förbättrar skolsituationen.

5 /865 5(6) 5. Upprätta rutiner för huvudmannens arbete mot diskriminering och kränkande behandling Enhetscheferna ansvarar för att det på varje enhet finns en plan mot diskriminering och kränkande behandling som upprättas årligen. Idag finns en fungerande Plan på alla enheter inom förskola, grundskola och gymnasium. Planerna samlas in i samband med verksamhetsrapporten och publiceras på varje enhets hemsida. På gymnasiet medverkar eleverna vid framtagandet av Planen. I grundskolan påverkar de Planen genom bland annat enkäter, trygghetsvandringar och utvärdering i elevrådet. Planen ska förankras hos vårdnadshavare vilket vanligen görs i samband med föräldramöten. Det är också nödvändigt att pedagogerna går igenom Planen med sina elever, alternativt att skolsköterska eller kurator gör det. På fritidshemmen hålls arbetet levande genom uppdraget med Läroplanens två första kapitel, värdegrunden. Rutiner för att anmäla kränkande behandling finns på alla skolor, och i Planen finns en gång för hur incidenten ska utredas, exempelvis av enhetens Trygghetsteam eller motsvarande. Rektorerna har delegation på att utreda incidenter, och kan vid behov få huvudmannens stöd. Anmälningarna går vidare till huvudmannen som nu har tagit fram centrala rutiner för hanteringen. Anmälan går till registrator som gör en sammanställning till barn- och bildningsnämnden varje månad. Ekonomiska konsekvenser Vi ser inga ekonomiska konsekvenser av genomförd internkontroll. Barnperspektivet Beslutet innebär konsekvenser för barn och ungdomar. Om nej, besvaras inte fler frågor. Om ja, beskriv hur. Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. Hänsyn till barn och ungdomar har tagits. Barn och ungdomar har fått säga sin mening. Om ja, på vilket sätt? Kan vara angivet i ärendebeskrivningen. Ja Nej Ulrika Forssell Verksamhetschef för- och grundskola Stefan Forsmark Verksamhetschef för- och grundskola

6 /865 6(6) Mikael Fältsjö Verksamhetschef gymnasieskola Marie Kindström Ohlsson Verksamhetschef central elevhälsa Lars Walter Sektorchef Bilagor 1 Plats i förskola och skola 2 Kompetensförsörjningsplan 3 Personalförsörjning vikarier sept-16 4 Dialog med medborgare, medarbetare, nämnd 5 Rutiner inom elevhälsan 6 Diskriminering och kränkande behandling Beslutet skickas till Malin Nordström, utvecklingskontoret