Hamnstrategi för Borgholms kommun avseende mål, investeringar, driftsformer och organisation

Transkript

1 Handläggare: Torbjörn Cederholm E-post: Telefon: Datum: Dokumentdatum Dokumentstatus Fastställd av Anmärkning Förslag Projektledaren Till SG för godkännande Förslag med Projektledaren - - rättelse Fastställd Styrgruppen Projektplan, Förstudie rörande: Hamnstrategi för Borgholms kommun avseende mål, investeringar, driftsformer och organisation 1 Bakgrund Borgholms kommun äger 7 hamnar från Nabbelund i norr till Stora Rör i söder. Kommunstyrelsen fastställer drifts- och investeringsbudget. Borgholm Energi AB (bolaget) är en utförarorganisation för hamnarna genom bolagets Gata-Park-avdelning. I bolagets regi drivs hamnarna i Nabbelund, Byxelkrok, Böda, Sandvik, Kårehamn samt delvis Borgholm. Stora Rör och småbåtshamnen i Borgholm är utarrenderade till båtklubbar. Källa hamn är i privat ägo. Vidare är husbilsverksamheten utarrenderad i olika former i flera hamnar. I februari 2016 fick bolaget och kommunstyrelsen revisionsrapport Granskning av kommunens hamnverksamhet som pekar på ett antal förbättringsområden. Stora akuta investeringar reparationer har genomförts de senaste åren. T ex piren och bryggor i Stora Rör, bryggor i Borgholm och kaj i Byxelkrok. Byxelkroks hamn har en utgående vattendom som delvis sätter en tidsbegränsning för utbyggnad. Nabbelund har diskuterats som beredskapshamn. Nabbelund har även nyligen nyttjats för lossning av grusmassor från Eons vindkraftspark. Dessa massor ligger nu lagrade på Ölanda flygfält i Grankullavik.

2 2 Projektdirektiv Föreliggande projektplan baseras på beslut i BEAB:s styrelse om Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun med därtill hörande Förslag till hamnutredning syftande till övergripande hamnstrategi, , Dnr 2016/48. Vidare har Kommunfullmäktige tillstyrkt förslag att tilläggsbudgetera medel till förstudiens genomförande varpå styrelsen för BEAB på sammanträde beslutade att dra igång projektet. 3 Syfte Ge kommunstyrelse och kommunfullmäktige ett genomarbetat beslutsunderlag för en Hamnstrategi, avseende investeringar, mål, driftsformer och organisation. 4 Projektets omfattning För att få ett så bra underlag som möjligt för en långsiktig hamnstrategi måste mycket information inhämtas och sammanställas. Därför föreslås ett genomförande (se nedan) i etapper där den första etappen handlar om informationsinhämtning. Detta utgör grund för en beskrivning av nuläget som grund för förslag om åtgärder kring de aspekter som ska behandlas enligt utredningsdirektivet, d.v.s. det projektförslag som styrelsen för BEAB antagit. Utredning måste även beakta kommunens övergripande mål och policys. Följande aspekter ingår: 4.1 Faktainsamling Inläsning och analys av relevant material med bäring på de aspekter som omfattas av projektet. Intervjuer med beslutsfattare, servicechef, hamnkaptener, arrendatorer och andra intressenter i verksamheten. 4.2 Budgetprocess Förslag om hur drifts- respektive investeringsbudget för hamnverksamheten kan tydliggöras i kommunens budgetprocess 4.3 Driftsekonomi Hamnarnas driftsekonomi idag, på kort och på lång sikt.

3 4.4 Hamnarnas betydelse för näringsliv, turism och för varumärket Öland Frågeställningar som ska belysas är bl.a.: Utveckling av gästnätter för båtar respektive husbilar. Effekter för näringen i och omkring hamnarna. Hamnarnas betydelse för varumärket Öland Ska en del av hamnbudgeten anses vara marknadsföring? Synpunkter på hamnarna som turisthubbar eller nav i t ex cykellederna ska inhämtas från turismorganisationen. 4.5 Mål och måluppföljning Definiera tydliga och mätbara mål för kommunens hamnverksamhet på kort och lång sikt. Både resultatmål (t ex gästnätter) och effektmål (vad ökat antal gästnätter genererar) bör behandlas. Policy/rutiner för uppföljning av målen ska också behandlas. Metoder, ansvariga etc. 4.6 Färjetrafik Ta fram förutsättningar för framtida person-/bilfärjor. Hur trolig är en framtida Gotlandstrafik och eller pendlarlinje? Finns några förutsättningar för att ha en beredskapshamn i Nabbelund? Vilka fartyg kan användas? Vad händer om man inte kan passera Ölandsbron? Vems ansvar är en eventuell beredskapshamn? 4.7 Hantering av avgifter Förekommande tillvägagångssätt vid hantering av avgifter kopplade till hamnverksamheten ska beskrivas, t.ex. hamnavgifter, avgift för båtplatser och landningsavgifter för fisk, liksom eventuell kontanthantering. Vidare ska förfarandet med hamnavgift, muddring och frakter i samband med transporten och lagringen av Eon-gruset utredas. Eventuella risker i den interna kontrollen, rånrisk vid kontanthantering m.m. ska analyseras. 4.8 Rutiner för investerings- och underhållsplan Föreslå rutiner för att: fånga upp och dokumentera underhålls- och investeringsbehov. underlätta planering, genomförande och uppföljning av åtgärder. Syftet är att slippa dyra akutåtgärder genom att tidigt identifiera risker, kunna sätta in förebyggande underhåll och/eller uppmärksamma investeringsbehov. Hamnkaptenernas roll i sammanhanget ska belysas.

4 4.9 Prioriterad investerings- och underhållsplan Komplettera befintligt förslag till investerings- och underhållsplan ( ) med en prioriteringsordning, tidshorisont samt en riskbedömning, d.v.s. en analys av konsekvenserna om en viss åtgärd inte vidtas (jmf. beslut i KSAU ) Driftsformer Utvärdera olika driftsformer. Exempel på frågeställningar: Hur ska hamnarna drivas? Genom bolaget och hamnkaptener eller utarrenderas? Ska alla hamnar ha samma driftsform? 4.11 Organisation och ansvar Utreda ansvarsfördelning och organisation mellan bolaget och kommunstyrelsen. Hur tydliggöra ansvar för intäkter, kostnader och investeringar? Vem kan beställa projekt? Vem har budgetuppföljning och kontroll av måluppfyllelse (se även 4.5)? 4.12 Hamnordning Ge förslag på uppdaterad Hamnordning m.a.p. regler och avgifter för t.ex. container, båtar, skrot, uteserveringar och trottoarpratare. Följande ingår inte: Fördjupningar i tekniska och juridiska frågor. 5 Mål och resultat 5.1 Projektmål Projektets övergripande mål är en hamnstrategi som återspeglar innehållet i avsnitt 4 Projektets omfattning ovan. Anm. 1: Det är projektets ansvar att projektmål uppnås. 5.2 Resultat och leverans Projektets resultat: Delrapporter, t.ex. för olika aspekter som behandlas, samt en sammanfattande slutrapport. Projektinformation, t.ex. pressmeddelande, KommunNytt, BEAB:s och kommunens webbplatser.

5 5.3 Effektmål Effekten av rapporten förväntas bli att kommunfullmäktige kan anta en hamnstrategi som leder till: 1. Tydliga och mätbara mål för hamnverksamheten, både på kort och lång sikt. 2. God intern samordning mellan Borgholm Energi AB och Kommunstyrelsen tack vare tydlig ansvarsfördelning och organisation av hamnverksamheten, med avseende på t.ex. avtal och beslutsordning. 3. Hamnarna och dess intressenter behandlas lika med stöd av en uppdaterad Hamnordning. 4. Drift- och investeringsbudget för hamnarna är särredovisade och därför tydligt uttalade i kommunens samlade budgethantering. 5. Både Kommunstyrelsen och Borgholm Energi AB gör tydlig uppföljning av hamnarnas verksamhet och ekonomi. 6. Tydlig minskning av antalet akutåtgärder och deras andel av driftoch/eller investeringsbudget. (BEAB) Anm. 1: Det är Kommunstyrelsens ansvar att effektmål 1-5 uppnås. Anm. 2: Det är BEAB:s styrelses ansvar att effektmål 6 uppnås. Kommentar: Normalt är det beställaren som ansvarar för effektmålen, men i detta fall äger beställaren (BEAB) inte flertalet av de frågor som effektmålen representerar. 6 Projektorganisation 6.1 Beställare Borgholm Energi AB Beställaren representeras i projektet av en styrgrupp som på beställarens uppdrag fattar alla beslut i projektet, undantaget godkännande av projektleverans. I styrgruppen ingår: Lennart Bohlin, samhällsbyggnadsnämndens ordförande, Ilko Corkovic, kommunstyrelsens ordförande, Lars-Gunnar Fagerberg, t.f. kommunchef, Hans Johannesson, servicechef och Tomas Lind, Borgholm Energis andre vice ordförande. Tomas Lind är projektledarens kontaktperson i löpande ärenden. 6.2 Leverantör Torbjörn Cederholm, Projects Matter (projektledare) 6.3 Övriga projektresurser Inledningsvis skapas ingen projektgrupp. Detta kan komma att ändras längre fram om behov uppstår. Ett stort antal personer kommer däremot att involveras i olika skeden för att ge input till utredning.

6 7 Detaljplanering 7.1 Projektförberedelser Projektförberedelser går ut på att leverera ett förslag till projektplan till styrgruppen. Därav följer att projektförberedelserna skett innan ett formellt beslut om projektstart fattats. Projektförberedelser omfattar att utröna förutsättningarna för projektet till ledning för projektledarens formulering av projektplanen. Där ingår t.ex. informationsinhämtning, kontakter med styrgruppens medlemmar och andra nyckelpersoner och en förberedande projektadministration. Grindbeslut 1 Styrgruppen godkänner projektplan och beslutar om projektstart 7.2 Projektkommunikation Projektkommunikation pågår under hela projektets löptid och säkerställer att intressenter och andra berörda får korrekt och relevant information. De informationsprodukter som tas fram underlättar också för styrgruppens medlemmar att vid behov informera om projektet. Omvärldens kontakt med projektet förenklas. Projektets kontaktadress är: hamnutredning@borgholm.se Följande ingår: 1. Pressmeddelande vid projektstart, därutöver när relevant samt i samband med projektslut. 2. Projektfakta på Borgholm Energi AB:s och kommunens webbplatser 3. Rapportering i de utgåvor av KommunNytt som utkommer under projektets gång. 4. Andra informationsprodukter vid behov. 7.3 Etapp 1, Nulägesbeskrivning Arbetet i denna etapp består i huvudsak i att söka och sammanställa information från många olika källor. Dessa kan vara styrdokument, beslutsprotokoll, process- och rutinbeskrivningar, rapporter, webbplatser, intervjupersoner, statistik från verksamheten m.fl. Informationsinsamlingen styrs av de aspekter på hamnverksamheten som ska utredas, se Projektets omfattning ovan Informationssökning Identifiera och skaffa tillgång till dokument och andra källor med bäring på de aspekter på hamnverksamheten som ska utredas. Bedöma relevans för aktuella frågeställningar och upprätta källförteckning Beskrivning av hamnarna Sammanställ en beskrivning av varje hamn i kommunens ägo (eller utnyttja befintliga beskrivningar i förekommande fall). Beskrivningarna ska bl.a. omfatta hamnområdets utbredning, byggnader, anläggningar och utrustning, service, verksamheter som bedrivs i hamnen.

7 Platsbesök i varje hamn ingår Intressentanalys Gör intressentanalys för hamnverksamheten övergripande och för respektive hamn utgående från de olika aspekter som ska utredas. Intressenter redovisas i första hand på kategorinivå (t.ex. lokala fiskare, husbilsturister), men även på individnivå (t.ex. restaurangen MAT&DRYCK, BEABs ekonomichef) när det är mer relevant Intervjuer Intervjuer görs med beslutsfattare, servicechef, hamnkaptener, arrendatorer och andra intressenter i verksamheten. Intervjuerna är viktiga för att bredda och fördjupa bilden av hamnverksamheten, både vad gäller rådande förhållanden och möjliga framtidsscenarier. Intervjuerna genomförs per telefon, vid personliga möten eller i grupp Dokumentation Hypotesen är att nuläget för varje aspekt som omfattas av förstudien ges en egen delrapport enligt följande: 1. Beskrivning av hamnarna 2. Hamnverksamhetens Intressenter 3. Driftsekonomi 4. Budgetprocess 5. Prioriterad investerings- och underhållsplan 6. Rutiner för investerings- och underhållsplan 7. Hantering av avgifter 8. Driftsformer 9. Organisation och ansvar 10. Hamnarnas betydelse för varumärket Öland 11. Mål och måluppföljning 12. Hamnordning 13. Förutsättningar för färjetrafik Förslag till genomförandeplan för Etapp 2 Med ledning av vad som framkommit under etapp 1 upprättas ett förslag till genomförandeplan för etapp 2 vari det bl.a. framgår aktiviteter, resultat, tidsplan och resursbehov Etapp 1, Nulägesbeskrivning avslutas Grindbeslut 2 Grindbeslut 2 innehåller dels ett godkännande av resultaten från etapp 1, dels godkännande av genomförandeplan för etapp Etapp 2, Analys och förslag Anm: Genomförandeplanen för etapp 2 tas fram i etapp 1. Grindbeslut 3 innehåller dels ett godkännande av resultaten från etapp 2, dels godkännande av genomförandeplan för etapp 3.

8 7.5 Etapp 3, Förankring och rapportskrivning Anm: Genomförandeplanen för etapp 3 tas fram i etapp 2. Grindbeslut 4 avser styrgruppens godkännande av projektets resultat. 7.6 Leverans Syftet med leverans är att leverera projektets resultat till beställaren. Detta ingår: Projektets resultat tillställs beställaren. Beställarens godkännande av leverans (ej att förväxla med tillstyrkande eller avstyrkande av föreslagen Hamnstrategi) Presentation av projektresultatet för intressentkretsen (enligt styrgruppens beslut) Grindbeslut 5 - Leverans genomförd 7.7 Projektavslut Syftet med projektavslut är dels att genomföra praktiska och administrativa åtgärder för att avsluta projektet, t.ex. arkivering av projektdokument, dels att utvärdera projektet, dokumentera lärdomar m.m Följande ingår: Projektutvärdering Genomgång av checklista projektavslut Grindbeslut 6 - Projektavslut klart 8 Tidsplan Projektet löper från november 2016 till och med maj Projektförberedelser och projektavslut ligger utanför den tidsramen. En schematisk tidsplan finns bilagd. Tidsplanen kan uppdateras om behov uppstår. Projektledarens kommentar: Projektets mångfacetterade omfattning gör det svårt att uppskatta både arbetsinsatsens omfattning och den kalendertid som blir summan av arbetsinsats och ställtid. I bilagd tidsplan redovisas därför endast en mycket grov tidsplan för etapp 1. Denna brist avses kompenseras med regelbundna avstämningar med styrgruppen som då, vid behov, kan göra omprioriteringar eller vidta andra åtgärder.

9 9 Riskanalys 9.1 Risker projektmål Risk: Projektmålet kan vara svårt att nå i sin helhet inom den givna ekonomiska ramen för projektet. Åtgärd: Regelbundna uppföljningsmöten där även projektekonomin redovisas ger styrgruppen möjlighet till omprioriteringar eller tilldelning av ytterligare medel. Risk: Svårighet att få kännedom om och tillgång till olika relevanta informationskällor kan fördröja projektet. Åtgärd: Utnyttja styrgruppens medlemmar som informationskällor och, om behov uppstår, påtryckare. 9.2 Risker effektmål Risk: Beställaren godtar inte den föreslagna hamnstrategin helt eller delvis. Åtgärd: Projektgenomförandet delas upp i etapper så att resultatet från en etapp kan förankras på lämpligt sätt innan nästa tar vid. En form av stegvis ansats för att i görligaste mån säkerställa att förväntat resultat motsvaras av levererat resultat och att inte resurser läggs i onödan på att ta fram resultat som sedan inte kommer till användning. Styrgruppens sammansättning bidrar också till förankringsprocessen och därmed eliminering av risk. 10 Budget Kommunfullmäktige har tilldelat projektet kr (beslut KF ) 11 Övrigt Beslutsdokument med bäring på denna projektplan: Förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun, styrelseprotokoll BEAB , 58 Förslag till hamnutredning syftande till övergripande hamnstrategi, Begäran om tilläggsbudget för förstudie av hamnverksamheten i Borgholms kommun, KF protokoll , 134 BEAB styrelse beslutar om projektstart, protokoll , Bilagor Projektets Tidsplan, ver