1. Styrelsemötets öppnande Ordföranden öppnar styrelsemötet och hälsar de närvarande välkomna.

Transkript

1 (6) Styrelsemöte 2010/3 med kommittéordf. och funktionärer. Tid: Torsdagen den 3 juni 2010 kl Fredagen den 4 juni 2010 kl Plats: Älvrummet, Lilla Bommen, Göteborg Lokal: Sammanträdesrummet STYRELSEN: Närvarande: Inger Sundström, ordf., Allan Almqvist, vice ordf., Åke Persson och Bo Bäckström suppl. Frånvarande: Agneta Sundberg, Thore Persson, Margaretha Alfredsson, Lena Hugosson, Tedd Ell suppl. och Kjell Hedenström suppl. KOMMITTÉERNA: Närvarande: Jan G Nilsson, LK; Anders Bylund, Trafik; Hans Linderstad, SK och (Per Olsson, GK, se nedan). Frånvarande: Ulf Crichton, MEX; Royne Söderström, KHSB; och Lennart Olsson, BoFK. FUNKTIONÄRERNA: Närvarande:, Arne Ransgård, Inger Eliasson och Per Olsson. Frånvarande: Klas Thorén, Håkan Bergeå 1. Styrelsemötets öppnande Ordföranden öppnar styrelsemötet och hälsar de närvarande välkomna. 2. Val av protokolljusterare Till justeringsman att jämte ordföranden justera styrelseprotokollet väljs Bo Bäckström. 3. Fastställande av dagordning Förslaget till dagordning godkänns. 4. Föregående styrelseprotokoll Föregående styrelseprotokoll från godkänns. 5. Föregående FU-protokoll Föregående FU-protokoll från (Bilaga 1) godkänns med informationen att inget FU-möte ägde rum

2 (6) 6. Ekonomi Bokslut 2009 Per O redovisar resultatet för verksamhetsåret 2009, som visar ett underskott på kronor efter skattemässiga justeringar. Årets underskott beror till viss del av följande faktorer: - Resekostnader till IFME:s årskongress, som äger rum vart tredje år, i Australien - Underskott för tidningen Stadsbyggnad Styrelsen godkänner resultatet för Verksamhetsberättelse 2009 Åke P samlar in material och sammanställer detta. Åke P tar kontakt med dem som ännu ej har lämnat in material till verksamhetsberättelsen. Revisionsmöte Vid revisionsmötet tidigare på dagen framkom följande. Revisorerna anser att redovisningen är korrekt och tydlig. Revisorerna önskar ha tillgång till verksamhetsberättelsen före revisionsmötet. Olika nyckeltal för verksamheten diskuterades. Revisorerna önskar en tydligare uppställning av föreningens attesträtter, namn och verksamhetsområden. I verksamhetsberättelsen bör framgå arvoden till funktionärer och att styrelsen inte har några arvoden. Prognos 2010 Budgeten för 2010 visar att verksamheten skall gå med ett 0-resultat. Det är något för tidigt att kunna se en tydlig tendens, men vi kan konstatera att annonsintäkterna för Stadsbyggnad hittills ligger lägre än budgeterat. Övrigt Under denna punkt diskuterar styrelsen ytterligare hur KT:s verksamhet skall kunna mätas. Man bör finna både ekonomiska mått och kvalitetsmått. Det finns idag en mall för kursutvärdering den bör användas vid alla kurser. Tidningens läsvärde och övriga verksamhet bör även på något vis mätas. Styrelsen ger kassören mandat att placera 1 Mkr i räntebärande papper. 7. Kommittéerna Lantmäterikommittén, Jan G Nilsson Kommittén genomför två utbildningstillfällen per år. Vid Lantmäteridagarna i Göteborg i maj var det cirka 130 deltagare och till hösten äger konferensen rum i Stockholm. Kommittén försöker hela tiden att modernisera utbildningstillfällena och diskuterar om de skall äga rum på andra ställen än i Stockholm och Göteborg. Det är många deltagare vid utbildningstillfällena, som är under 35 år. Stadsbyggnadskommittén, Hans Linderstad Kommittén är i ett uppbyggnadsskede och i samband med detta sker en föryngring. Kommittén är en av arrangörerna vid de årliga Stadsbyggnadsdagarna. Trafikkommittén, Anders Bylund Kommittén är under en återuppbyggnad. Målet är att kommittén skall bestå av deltagare. Idag är det 7 st och man håller på att få tag i representanter från Göteborg och Malmö. Johan Lindberg, SKL, är adjungerad i kommittén. Gatukommittén, Per Olsson Adjungerad i kommittén från SKL är Anna Svensson och från Trafikverket Lennart Karlander. Kommittén håller på att kompletteras med någon ytterligare medlem.

3 (6) Gatukontorsdagarna är i år genomförda i Karlstad med cirka 200 deltagare. Nästa års Gatukontorsdagar äger rum i Lund Chefskommittén, Inger Sundström Adjungerad i kommittén från SKL är Ann-Sofie Eriksson. Kommittén söker en ny ordförande Kommittén för Hållbar Samhällsbyggnad, MEX-kommittén samt Bygg- och Förvaltningskommittén är inte representerade vid mötet, varför någon rapport inte föreligger. 8. Utbildning Håkan B har ingen möjlighet att närvara vid styrelsemötet, men har via mail informerat följande. 1) Avtalet med SKL Fastigheter och Service är godkänt och undertecknat av båda parter. Originalet skickas till kansliet och kopia till kassören. 2) Dokumentet "Kurs- och konferensverksamheten KT " har skickats till kommittéerna för synpunkter och implementering (dock ej till chefskommittén) 3) Verksamhetsberättelsen för Kurs- och konferensverksamheterna 2009 har skickats till Åke Persson och sekreteraren. 9. Inval nya medlemmar Styrelsen beslutar välja in 7 nya medlemmar enligt förteckning nedan Befattning Förnamn Efternamn Namn Postort Arb Föddat Strategisk fastighetsförvaltare Susanne Bovallius Kommunledningskontoret SOLLENTUNA Trafikingenjör Kristina Hörnqvist Teknisk Service VÄSTERVIK Lantmäterichef Mikael Johnson Stadsbyggnadskontoret UPPSALA Förrättningslantmätare Lennart Lindh Stadsbyggnadsförvaltningen HELSINGBORG Samhällsplanerare Anna Molén Thorson Atkins Sverige AB NACKA STRAND Civilingenjör Kurt Möller WSP Sverige AB GÖTEBORG GIS-Ingenjör Frida Samuelsson Stadsbyggnadsförvaltningen TROLLHÄTTAN Stadsbyggnad FU tillsammans med redaktören för Stadsbyggnad har haft möte med Irmér. Vid mötet diskuterades administrativa rutiner och oklarheter på en del fakturor. Friex-kampanjen kommer att avslutas under hösten med erbjudande om prenumeration av tidningen och ansökan om personligt medlemskap, som i varje enskilt fall prövas av styrelsen. Nytt avtal kommer att skrivas med Irmér vad gäller försäljning av utställningsplatser i samband med KT:s konferenser. KT kommer med hjälp av Irmér att i KT:s namn inköpa nya domännamn för framtida användning. 11. Hemsidan och matrikel Uppdatering av hemsidan sker löpande. Det är viktigt att material skickas till Arne R så att aktuell information kan hämtas där för uppdatering av hemsidan. Matrikeln kommer att sammanställas, tryckas och distribueras under första kvartalet I matrikeln kommer det alltså att finnas de medlemmar som har betalt sin medlemsavgift för I matrikeln skall anges utgivningsdatum. Ansvarig redaktör för matrikeln är Arne R.

4 (6) 12. Arkiv/Kansli Enligt arkivplanen skall alla protokoll skickas till kansliet, På arkivet finns en pärm med aktuella avtal som successivt kompletteras av Inger E. 13. Årskongress 2010, Malmö Program för årskongress med utbildningsdagar är utskickat. Allan A gick igenom programmet och styrelsen tycker att det ser bra ut och hoppas att det skall bli många deltagare. Viktigt att programmet sprids och viss annonsering har skett i externa medier. Verksamhetsberättelse Åke P ansvarar för att verksamhetsberättelsen sammanställs i A4-format. Verksamhetsberättelsen distribueras till medlemmarna via e-post och trycks upp i lämpligt antal för årsmöte och utskick. Lista över särskilda inbjudningar till kongress med årsmöte ses över av FU. KLF skickar ut material till föredragshållare och utställare enligt särskild lista. Dessa anmäler sig enligt de rutiner, som framgår av programmet. 14. Kommande årskongresser Följande information har vi via mail fått av Håkan B: Årskongressen 2011 i Linköping blir den 7-8 september enligt överenskommelse med Lars Hågbrandt. Lars föreslår att temat blir något med ordet "Världsklass", vilket också Linköping har som ledord f.n. Lars H kommer själv att delta i Malmö-kongressen för att se och lära och inspireras. Där får vi också chansen att påbörja den konkreta kongressplaneringen för Linköping. Snart därefter bör jag plus gärna några till sammanträffa med Linköpingsfolket på plats (platskommittén). I samförstånd med Mats Lindberg SKL så får Lars föreslå lämplig kongresslokal och förhandsboka även hotellen. Årskongressen 2012 i Stockholm/Helsingfors blir under 4-8 juni. Det Danne hade kommit överens med Lars-Åke om var följande (vilket Lars-Åke också delvis hann förmedla till oss i Vadstena): - Vi (KT) ordnar vårt årsmöte 2012 antingen i Helsingfors någon morgon innan det "egentliga" IFME-programmet börjar (så tänker finnarna göra) eller så har vi det på båten till Helsingfors vilket låter trevligt och effektivt (såvida inte några absolut föredrar flyget dit). - KT får ordna med 3-4 presentationer á ½ timme typ "Swedish Connection" endera på tisdag eller onsdag förmiddag. Estland (EKU) har en likadan session. Det betyder att vi själva (KT) får bestämma ämnen och föreläsare. - KT sköter helt själva om båtresan fredag-söndag och programmet i Stockholm/Sverige som en "post tour" efter egentliga konferensen - den enda "post touren" för att undvika konkurrens. Danne rekommenderar starkt att vi (KT) utnyttjar professionell aktör att anordna "post touren" med tanke på alla detaljer med hyttvarianter, anslutnings- och sightseeingbussar, hotell mm mm. - Det har nyss öppnats en site ( som dock ännu saknar väsentligt innehåll, men kommer att fyllas på. - Finnarna ska ha ett möte med sin arrangör (RIL = Byggnadsingenjörsförbundet) i nästa vecka och därefter kommer det att börja hända mer... Då återkommer Danne (som just nu är i Joensuu på deras årsdagar). 15. Stipendier, utmärkelser Bo B är sammankallande i arbetsgruppen för utmärkelser inom KT. Bo B redogör för hur arbetsgruppen har kommit fram till föreslagna utmärkelser. Styrelsen godkänner

5 (6) arbetsgruppens förslag. Arbetsgruppen informerar berörda och utformar text till motiveringen samt ombesörjer diplom i samarbete med Arne R. Åke P och Per O ordnar gatsten med tillhörande bricka. Utmärkelserna delas ut vid lämpligt tillfälle under dag 1 på kongressen i Malmö. Allan A ordnar pressrelease och ev. presskonferens. 16. Marknadsplan, lägesrapport Arbetsgruppen har inför styrelsemötet skickat ut arbetsmaterial. Arbetsgruppen kommer inom 14 dagar att ha ett telefonmöte för vidare bearbetning av materialet. Efter telefonmötet skickas materialet ut på remiss till kommittéerna. Arbetsgruppen lägger fram ett utvecklat förslag till nästa styrelsemöte. 17. IFME. Inger S och Allan A rapporterade från styrelsemötet IFMEexco i Danmark föregående vecka. Under mötet framkom synpunkter på en översyn av IFME:s organisation för att effektivisera verksamheten. Arbetet pågår med IFME:s hemsida, som behöver ses över och uppdateras. Nästa möte är i Boston under augusti. Finska föreningen (Dan Långström) ordnar en gemensam resa. IFME:s arkiv är på väg att flyttas till London, delar av arkivet finns idag i Rom. 18. NKS Åke P deltog vid senaste NKS-mötet på Island i början av maj månad. Konferensen ägde rum på en ort 2 mil väster om vulkanutbrottet. Under konferensen anordnades en utflykt så man hamnade bara drygt en kilometer från vulkanen. Nytt namn diskuterades på NKS eftersom Estland är med i det nordiska samarbetet, tills vidare beslöts att behålla namnet NKS. Man underströk vikten av att bredda det nordiska samarbetet genom att alltid skicka ut de olika konferensprogrammen till de nordiska länderna. Avsikten var att i samband med mötet på Island skulle redaktörerna för de olika tidningarna ha ett möte och utbyta erfarenheter. Detta blev dock inte av. Nu planeras ett nytt redaktörsmöte i samband med NKS-mötet i Tallinn, september På Danmarks årsmöte i september deltar Margareta Alfredsson, reserv Åke Persson. I samband med KT:s årskongress i Linköping skall det också ordnas ett NKS-möte. Danmark är ordförandenamn. 19. Samverkan med SKL Möten med SKL upplevs som givande från båda parter. Särskilda anteckningar förs vid dessa möten. Vid mötena deltar Ann-Sofi Persson och Göran Ross från SKL. Nästa möte äger rum 7/ i Stockholm. 20. Övriga frågor, Varumärke Styrelsen kommer fram till att det är ej aktuellt att registrera loggan, som är använd vid kommunaltekniska mässa Klas T ombesörjer att ansökan till PRV tas tillbaka. Arne R ansöker hos PRV om mönsterskydd för loggan, som finns på baksidan av matrikeln. 21. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte äger rum 7 september 2010 i Malmö med start kl

6 (6) 22. Mötets avslutande Ordföranden tackar de närvarande för visat intresse och aktiva deltagande och förklarar sammanträdet avslutat kl Göteborg Inger Sundström Bo Bäckström Per Olsson Ordförande Justeringsman Sekreterare