Styrelsemöte för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar (organisationsnummer )

Transkript

1 Protokoll 2009/10-2 Styrelsemöte för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar (organisationsnummer ) Plats: hos Maria Sandberg Malmborg, Bragevägen 9, Lund Tid: 6 februari 2010 Närvarande: Ulrike Kylberg, Maria Malmborg Sandberg, Anita Westerström, Stina Fjelkner- Modig, Berit Bensryd, Mihaela Aquelius, Ursula Hellberg och Martha Björnström 1. Mötets öppnande Ulrike hälsade samtliga deltagare välkomna till Lund och till styrelsemötet. 2. Godkännande av dagordning Ordförande presenterade dagens agenda som i stor utsträckning tar upp frågor som behöver förberedas inför unionsmötet. Bidrag till icke-delegater lades till under punkt 11. Under punkt 5 ekonomi bad Ulrike att få ta upp en förfrågan om bidrag från Stop Trafficking-projektet och under punkten övriga frågor ta upp en inbjudan till unionsmöte i Danmark. Beslut: Agendan godkändes med ovanstående tillägg. 3. Val av justerare Beslut: Berit Bensryd valdes till justerare. 4. Protokoll från styrelsemöte Protokollet är godkänt och justerat. Det är utsänt till 30-gruppen och utlagt på hemsidan. 5. Ekonomi Bokslutet för verksamhetsåret är klart, samt granskat och godkänt av revisorerna. 1

2 Unionskassören har sammanställt en ekonomisk rapport för det pågående verksamhetsåret och som innefattar resultat per samt prognos för hela verksamhetsåret. Prognosen pekar på att det blir ett underskott på SEK. AU har tillstyrkt revisorernas och unionskassörens önskemål om förenklade ekonomiska rutiner. AU föreslår därför att unionspresident Ulrike Kylberg, som har teckningsrätt för Sverigeunionen, och unionskassör Elisabet Nord, som har teckningsrätt för bank, pg och bg, var för sig ska kunna besluta om utbetalning av belopp upp till SEK. Vid årets unionsmöte i Båstad ska Soroptimistpriset delas ut. På Stipendiekontot finns SEK. Pengarna ska täcka dels Soroptimistpriset dels omkostnaderna för pristagarens deltagande vid unionsmötet. Unionskassörens förslag till budget för verksamhetsåret gicks igenom. Förslaget bygger på oförändrad medlemsavgift vilket ger ett budgeterat underskott på SEK. AU konstaterade att det inte är möjligt att få en balanserad budget utan att medlemsavgiften höjs. AUs förslag är att medlemsavgiften höjs med 150 SEK och att Elisabet gör om budgetförslaget baserat på den höjningen. Förfrågan om bidrag från Stop Trafficking projektet. Karin Dahlborg, Göteborg har ansökt om SEK till en kvinna med barn i Rumänien. Ulrike har informerat styrelsen om kvinnans situation och även förhört sig med Graziella Mank (revisor) att det är möjligt att ge detta bidrag Beslut: Styrelsen beslöt - att unionspresident Ulrike Kylberg och unionskassör Elisabet Nord var för sig kan besluta om utbetalning av belopp upp till SEK - att årets Soroptimistpris ska vara på SEK - att på unionsmötet föreslå en höjning av medlemsavgiften med 150 SEK så att en balanserad budget kan läggas fram på årsmötet - att Ulrike Kylberg och Anita Westerström ska representera Sverigeunionen vid de Nordiska dagarna och att de får täckning för deltagareavgift, resor och logi. - att den rumänska kvinnan ska få ett bidrag om SEK och Karin Dahlborg ansvarar för att hon erhåller bidraget. 6. Hemsida Mai Terras hade inte möjlighet att närvara på mötet och därför skickat information inför styrelsemötet - om problem vid utskick av Soroptima på grund av saknade eller felaktiga e-postadresser och adresser - lägesrapport från webbredaktionen - förslag om att ha telefonkonferensmöte då styrelsen träffas för att minska utgifterna för styrelsemötena. Styrelsen är positiv till förslaget om styrelsemöte per telefon och Internet. För pågående verksamhetsår finns ytterligare två styrelsemöten inplanerade och det är i anslutning till unionsmötet samt överlämnademötet då nuvarande styrelse har gemensamt möte med inkommande styrelse. Styrelsen bedömer att dessa 2

3 möten bör genomföras med fysiska sammankomster. Beslut: Styrelsen beslutade att ge Mai Terras och Lena Källström i uppdrag att vidta åtgärder med syfte att lösa problemen vid utskick av Soroptima. 7. Soroptima Årsmöteshandlingarna ska presenteras i nästa nummer av Soroptima. Material till Soroptima ska lämnas in senast vecka Butiken Under unionsmötet i Båstad kommer Butiken att finnas på plats. Beslut: Styrelsen beslutade att Vanja von Knorring får ersättning för resa med egen bil i samband med unionsmötet på grund av att hon måste ta med sig butikens varor. 9. Landssekreterare Landsekreteraren har tillsammans med unionspresidenten och unionssekreteraren fyllt i uppgifterna i Annual report till Europafederationen. Ulrike skickar in rapporten. En kopia av rapporten skickas också till arbetsgruppen för översyn av verksamhetsrapporterna från klubbarna i Sverigeunionen (se 9 föregående protokoll). Inför unionsmötet ska landssekreteraren sammanställa en aktuell lista över vilka medlemmar som har blivit valda till att representera klubbarna vid årsmötet (två delegater/klubb). 10. Årsberättelse och bokslut för verksamhetsåret Samtliga handlingar är färdigställda och godkända av styrelsen. 11. Unionsmöte 2010 Följande punkter togs upp: - agenda för årsmötet Styrelsens förslag till agenda se bilaga 1 - verksamhetsberättelse Se 10 ovan - program Ulrike har haft möte med Ängelholm-Båstadklubben som arrangerar mötet och presenterade unionsmötets program. - budget Se 5 ovan - val Information om valberedningens förslag erhölls. Förslagen presenteras i nästa nummer av Soroptima - motioner Styrelsen har erhållit motioner från Halmstad, Kil, Stockholm-Södertörn och Sundsvall. - propositioner Styrelsen diskuterade förslag till två propositioner 3

4 - ansökningar Soroptimistpris nomineringar har kommit in. Stipendiekommittén har utvärderat nomineringarna och föreslog styrelsen vem som skulle bli pristagare. - unionsprojekt - rapport från utredningsgruppen Stop Trafficking Arbetet är i slutfasen och rapport kommer till unionsmötet. - förslag till nytt unionsprojekt Se 12 nedan -bidrag till icke-delegater Organisationsbidrag har erhållits från Ungdomsstyrelsen för att underlätta för ickedelegater att delta på unionsmötet och efterföljande utbildningsdag. Beslut: Styrelsen avstyrker motionerna från Halmstad, Kil och Sundsvall. Motiveringarna till avstyrkan skrivs av Ursula (Halmstad), Maria (Sundsvall) och Elisabet (Kil). Ulrike tar kontakt med Stockholm Södertörn för förtydligande av motionen. Såväl motioner som styrelsens utlåtande kommer i nästa nummer av Soroptima. Styrelsen uppdrog åt Ursula och Berit att redigera de två propositionerna. Styrelsen utsåg Soroptimistpristagare i enlighet med Stipendiekommitténs förslag. Valet kungörs i presidentbrevet i mars och pristagaren presenteras vid unionsmötet. Styrelsen beslöt att 30 stipendier på vardera SEK ska lottas ut till ickedelegatdeltagare vid unionsmötet och uppdrog åt Berit att sprida informationen via mejl till klubbarna och medlemmarna. Styrelsen uppdrog åt Ulrike att skicka inbjudan till unionsmötet i Båstad till federationspresidenten och åt Stina att skicka inbjudan till unionspresidenterna i våra nordiska grannländer. 12. Anslagsansökningar - organisationsbidrag för 2010 Sverigeunionen har beviljats ett organisationsbidrag på SEK för Representanter från Ungdomsstyrelsen kommer till Varberg den 26 februari för att träffa Ulrike Kylberg, Berit Bensryd med flera. - projektmedel 2010 Ulrike Kylberg, Anita Westerström och Berit Bensryd håller på att formulera en ansökan om projektmedel för ett mentorprogram. 4

5 13. Mentorprogram se Handbok lägesrapport för omarbetning Ann-Christin Söderlund och Lena Källström håller på att slutföra arbetet. 15. Övriga frågor. Invitation till unionsmöte i Haderslev, Danmark Ulrike har fått en invitation till det danska unionsmötet. 16. Nästa möte Beslut: Styrelsen beslöt att Ulrike Kylberg ska representera Sverigeunionen av Soroptimistklubbar vid det danska unionsmötet. Beslut: Nästa styrelsemöte blir den 23 april 2010 kl på Hotell Skansen i Båstad. Därefter följer möte med unionsstyrelse och funktionärer kl på Hotell Skansen i Båstad. 15. Mötets avslutande Ulrike avslutade mötet och tackade samtliga för givande diskussioner. Ett speciellt TACK riktades till Maria för hennes gästfrihet och goda mat. Landskrona Ulrike Kylberg Unionspresident Stina Fjelkner-Modig Unionssekreterare Justeras: Berit Bensryd 5

6 Bilaga 1 Sverigeunionens representantskap kallas till årsmöte den 24 april 2010 på Hotell Skansen, Båstad Agenda 1. Årsmötet öppnas 2. Val av - ordförande för mötet - vice ordförande för mötet - sekreterare för mötet - vice sekreterare för mötet - två justerare - fyra rösträknare 3. Fastställande av röstlängd 4. Utlysning av årsmöte 5. Godkännande av dagordning 6. Föredragande av - årsberättelse - ekonomisk redovisning - revisionsberättelse (samtliga avseende verksamhetsåret ) 7. Styrelsens ansvarsfrihet 8. Rapporter från - guvernörer - koordinatorer - extension - stipendiekommittén - stadgekommittén - finanskommittén - unionsprojektet - nätverksrepresentanter 9. Motioner 10. Propositioner 11. Fastställande av års- och inträdesavgifter 12. Budget - fastställande av budget Val för perioden president - 1:e vice president - 2:e vice president - kassör - ledamot 6

7 - styrelsesuppleant - guvernör - guvenörssuppleant - redaktör Svensk Soroptima - webbredaktör - fyra koordinatorer - finanskommittén - skiljenämnd - valberedning 14. Val för perioden två koordinatorer - två revisorer - en revisorssuppleant 15. Presentation av unionssekreterare för perioden Rapport om beslut tagna vid årsmötet Planer för verksamhetsåret guvernörer - koordinatorer - extension 18. Conventionlotteri 19. Övriga ärenden* 20. Utdelning av Soroptimistpriset Tid och plats för årsmötet Årsmötet avslutas * Övriga ärenden ska anmälas skriftligt och vara inkomna senast den 26 mars 2010 till unionspresident 7