Socialnämndens årsredovisning Antagen av socialnämnden 2016-mm-dd,

Transkript

1 Socialnämndens årsredovisning 2015 Antagen av socialnämnden 2016-mm-dd,

2 Innehåll Verksamhet och måluppfyllelse...3 Året 2015 i korthet...3 Styrning och ledning...3 Socialnämndens åtaganden och nyckeltal...4 Socialnämndens åtaganden...4 Socialnämndens uppdrag...4 Socialnämndens nyckeltal...5 Intern kontroll...14 Omedelbar åtgärd...14 Ekonomi...15 Drift...15 Prognossäkerhet...18 Investeringar...19 Personalredovisning...20 Personal och kompetensförsörjning...20 Kompetensförsörjning...21 Löner...22 Arbetsmiljö...22 Sjukfrånvaro...23 Arbetsskador och tillbud...24 Sammanfattande analys för året...25 Bilaga 1 Resultaträkning, specificerad...27 Bilaga 2 Uppföljning av internkontroll. 30 2

3 Socialnämndens årsredovisning 2015 Verksamhet och måluppfyllelse Året 2015 i korthet Socialnämnden har haft två åtaganden; Uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten samt uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Förvaltningen genomförde under våren 2015 en översyn av beroendeverksamheten och i augusti beslutade socialnämnden att de föreslagna förändringarna ska genomföras Många delar av nämndens verksamhet har under hösten 2015 präglats av det stora antalet ensamkommande barn som kommit till Alingsås Förvaltningen har haft svårigheter att rekrytera vissa yrkeskategorier, framförallt myndighetsutövande socialsekreterare, men även chefer och personliga assistenter Arbete med att lägga en grund vad gäller styrning och ledning, dokumenterade rutiner, ekonomiuppföljningar m.m. har fortsatt under 2015 Nämndens ekonomiska resultat är -4,7 mnkr Styrning och ledning Socialnämnden tog beslut om flerårsstrategi i januari Därefter har förvaltningen brutit ned flerårsstrategins innehåll där de viktigaste styrdokumenten är styroch kontrollkort och chefsöverenskommelser. Varje avdelning och därefter enheter har sedan brutit ned styrkorten med fokusområden till sin nivå för att på så sätt veta vad de ska göra för att bidra till att de politiska målen uppnås. Socialnämndens åtaganden 2015; att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten och inom barn- och ungdomsverksamheten har varit de viktigaste områdena att arbeta med för de olika nivåerna i förvaltningen. 3

4 Socialnämndens åtaganden och nyckeltal Status på uppdrag och nyckeltal har bedömts med följande färger: Klart Pågående Ej genomfört Socialnämndens åtaganden Socialnämnden har brutit ner kommunens 12 prioriterade mål i två åtaganden. Socialnämndens åtagande Status Uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten Uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Socialnämndens uppdrag I Flerårsstrategin för Alingsås kommun tilldelades socialnämnden fyra riktade uppdrag. Uppdrag Status Att fortsatt kartlägga de höga standardkostnaderna inom individ- och familjeomsorgen och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att fortsatt utveckla valfrihetsmodeller inom ramen för lagen om valfrihetssystem. Att vidta åtgärder för att minska användningen av droger samt öka de förebyggande insatserna. Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga. 4

5 Socialnämndens nyckeltal Nyckeltal Utfall 2013 Utfall 2014 Utfall 2015 Målvärde 2015 Utfall Försörjningsstödskostnader totalt, mnkr Försörjningsstödskostnader unga, mnkr 22,3 21,4 16,8 20,8 5,5 4,4 3,7 4,0 Totalt köpt extern vård på institution, barn- och ungdomsverksamheten, mnkr 20,7 21,9 13,5 16,2 Totalt köpt extern vård på institution, LVM, mnkr 2,0 4,1 2,4 3,8 Avvikelse från strukturårsjusterad standardkostnad inom IFO, % 11 8,1 (Resultat kommer under 2016) Nämndens mål är att på sikt ha en strukturårsjusterad standardkostnad inom IFA i nivå med övriga kommuner Antal inkomna synpunkter % IFO 50 % Handikapp Resultat tillgänglighetsundersökning (undersökningen genomfördes inte 2014) 17 % IFO 50 % Handikapp 30 % IFO 50 % Handikapp Nöjd medarbetarindex (skala 1-5) 3,7 3,65 (Ej jämförbar med 2014) 3,9 Antal verksamheter med LOV SIP, barn och ungdomsverksamhet SIP, beroendeverksamet Antalet SIPar mättes inte Antalet SIPar mättes inte

6 Mål 2: I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Självförsörjningsgraden skall öka Att ytterligare intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna, främst för unga Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Försörjningsstödskostnader, totalt, mnkr Försörjningsstödskostnader unga, totalt, mnkr Under 2015 tecknade Alingsås kommun en överenskommelse med arbetsförmedlingen om insatser för att minska ungdomsarbetslösheten och för att vidareutveckla samverkan för att stödja unga som varken har arbete eller studerar. Kommunen har under 2015 tilldelats medel för detta arbete med Unga i arbete, enligt DUA-överenskommelse, delegationen för unga till arbete. Tillsammans med barn- och ungdomsnämnden, utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden arbetar socialnämnden för att hitta strategier och arbetssätt för att så många ungdomar som möjligt ska avsluta sin skolgång med godkända betyg. Att sluta skolan med godkända betyg minskar risken för utanförskap och ökar möjligheter till arbete och till egen försörjning senare i livet. Samtliga ungdomar som sökte och var berättigade till ferieanställningar under 2015 kunde erbjudas anställning. Förvaltningen har arbetat intensivt med förebyggande arbete för att stödja brukaren i sin självförsörjning. I detta är arbetsmarknadsenhetens arbete och samverkan med arbetsförmedling och försäkringskassa viktiga komponenter. Likaså är en god samverkan med olika arbetsgivare en viktig del. Socialnämnden har genom de senaste årens målmedvetna arbete minskat kostnaderna för försörjningsstöd. Alingsås kommun har nu låga kostnader för ekonomiskt bistånd i förhållande till andra jämförbara kommuner. Försörjningsstödskostnaderna år 2015 är 16,8 mnkr, vilket är en minskning med 4,6 mnkr jämfört med Försörjningstödskostnaderna för unga har minskat med 0,7 mnkr till 3,7 mnkr år

7 Mål 4: I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resurshållning Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Kommunfullmäktiges uppdrag Kommunfullmäktiges nyckeltal Kvalitén i relation till redovisad kostnad skall öka Att fortsätta kartlägga de höga standardkostnaderna inom Individ- och familjeomsorgen och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Att vidta åtgärder för att minska användningen av droger samt öka de förebyggande insatserna Avvikelse från strukturjusterad standardkostnad inom individ- och familjeomsorgen, % Socialnämndens åtagande Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Att uppnå god kvalitet inom barn- och ungdomsverksamheten samt att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten Totalt köpt extern vård på institution, barn och ungdomsverksamheten, mnkr Totalt köpt extern vård på institution, LVM, mnkr De senaste åren har individ- och familjeomsorgen i Alingsås kommun haft nettokostnader som är högre än andra jämförbara kommuner. Socialnämnden hade vid sammanträdet i september 2015 ett särskilt ärende där förvaltningen kartlagt standardkostnaderna och orsakerna till avvikelser. Framförallt har Alingsås högre kostnader för köp av vård. Däremot har Alingsås lägre kostnader för öppna insatser, d.v.s. förebyggande insatser. Ett intensivt arbete pågår inom förvaltningen för att minska standardkostnaderna. Förvaltningen arbetar bland annat med hemmaplanslösningar i form av det ungdomsboende som i början av året startades upp i kommunens regi. Förvaltningen har under 2015 genomfört en översyn av beroendeverksamheten. Utredningen har haft som målsättning att ge förslag på hur nämnden formar en effektiv verksamhet som möter brukarnas behov. Efter beslut i socialnämnden har arbete påbörjats hösten 2015 för att omsätta utredningens förslag i praktiken. Avsaknaden av beroendemottagningar för såväl ungdomar som vuxna är något som återkommer bland annat i den beroendeutredning som gjorts under Förvaltningen har under 2015 fortsatt dialogen med Västra hälso- och sjukvårdsnämnden gällande beroendemottagning för ungdomar och med berörd vårdcentral vad gäller en beroendemottagning för vuxna. 7

8 Under året har arbetssätt för att förbättra den interna och externa samverkan utvecklats. Resultaten av detta arbete har lett till flera lyckade gemensamma och kostnadseffektiva lösningar såsom alternativ på hemmaplan istället för köp av vård, snabbare hemtagningar av brukare och snabba omställningar i organisationen i arbetet med de ensamkommande barnen. I januari 2015 startades ett ungdomsboende. Ungdomsboendet fungerar väl och har resulterat i att externa placeringar har kortas ned och undvikits. Arbetet med att ge ungdomarna individuellt stöd på hemmaplan fortgår enligt plan. Socialnämnden har under året satt in resurser för att utveckla och förstärka det drogförebyggande arbetet, bland annat genom ett så kallat LVM-förebyggande team som var på plats hösten Genom att tidigt uppmärksamma och stötta unga vuxna och vuxna som är på väg in i missbruk kommer socialnämnden på sikt att minska kostnader, exempelvis för LVM-vård. Kostnaderna för LVM-vården 2015 är 2,4 mnkr, att jämföra med 4,1 mnkr år Det pågår kontinuerlig information och attitydsundersökningar i skolklasser, liksom uppsökande verksamhet i fält särskilt riktad mot ungdomar. Den drogvaneundersökning som gjorts bland ungdomar åren 2013, 2014 och 2015 visar att andel individer som avstår tobak och alkohol ökar. En ytterligare konsekvens av förstärkning av det förebyggande arbetet kommer på sikt att innebära ytterligare minskade standardkostnaderna för individ- och familjeomsorgen. I den senast publicerade mätningen 1 av standardkostnader för individ- och familjeomsorgen är Alingsås kommuns nettokostnader i nivå med andra jämförbara kommuner. Socialförvaltningen har under 2015 förbättrat arbetet med att prognostisera, analysera och förutse nämndens placeringskostnader. Kostnaderna för köpt vård inom funktionsstödet är dock svårare att förutse. Socialnämnden har under de senaste åren också kunnat se en kraftig ökning i dessa kostnader. För att stå bättre rustad inför framtiden bedömer socialnämnden att det är av stor vikt att hitta effektiva hemmaplanslösningar för vård inom funktionsstöd. Exempel på effektivisering är att öka samverkan professioner emellan samt genom att utveckla tillgänglig kompetens. Kostnaderna för LSS-assistansen ökar för andra året i rad. En anledning till ökande kostnader är fler ärenden där försäkringskassan gör bedömningen att de grundläggande behoven för personlig assistans understiger 20 timmar och där kommunen går in och beviljar assistans och därmed får hela kostnaden. 1 Siffror från Kommun- och landstingsdatabasen Kolada 8

9 Tillströmningen av ensamkommande barn under hösten 2015 har gjort situationen i förvaltningen ansträngd. Under 2015 har 125 ensamkommande barn kommit till Alingsås och 6 boenden startats. Trots rådande situation har arbetet fungerat bra. Boendeformer har tillskapats och i jämförelse med andra kommuner står sig Alingsås kommuns arbete väl. Intäkter från Migrationsverket har 2015 täckt nämndens kostnader för verksamheten för de ensamkommande barnen, däremot har resurser under hösten fördelats om från andra verksamheter inom förvaltningen till verksamheten ensamkommande barn och har inneburit en lägre ambitionsnivå och lägre utvecklingstakt inom andra delar av förvaltningen. 9

10 Mål 5: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges indikator Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras Nöjd-medarbetarindex skall höjas Socialnämndens nyckeltal Antal inkomna synpunkter Socialnämndens nyckeltal Resultat tillgänglighetsundersökning Socialnämndens nyckeltal Nöjd medarbetarindex (1-5) För att förbättra kvaliteten på de tjänster som erbjuds har en rutin för klagomåls- och synpunktshantering tagits fram. Förvaltningen arbetar kontinuerligt med tillgänglighet och med att nå ut med information till de målgrupper som är mottagare, och anhöriga till mottagare, av socialnämndens tjänster. Socialkontoret har under året ökat tillgängligheten och utökat öppettiderna och har öppet till klockan 16 på fredagar istället för som tidigare klockan 13. För att ytterligare höja kvaliteten och resurseffektiviteten på de tjänster som förvaltningen tillhandahåller arbetar förvaltningen med att säkerställa användande av evidensbaserade metoder och nationella riktlinjer. Socialnämnden bedriver ett målinriktat arbete med att hitta former för ett systematiskt kvalitetsarbete, liksom för att skapa större tydlighet kring mål och uppföljning. Syftet med arbetet är att göra rätt saker på rätt sätt, att ta bort onödiga moment för att få ökad resurseffektivitet och kvalitet. Arbetet utvecklas i positiv riktning, men ytterligare resurser krävs för att hitta och etablera välfungerande arbetssätt och metoder. Som ett led i arbetet har chefer och nyckelpersoner under 2014 och 2015 utbildats i styrning och ledning liksom i ständiga förbättringar. Dessutom har förvaltningen förstärkt och organiserat pedagogresurserna inom utföraravdelningen på ett mer effektivt sätt. Förvaltningen har under året gjort förstärkningar i arbetet med att driva utvecklingen av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vid en servicemätning av tillgänglighet via telefon och mail som Alingsås kommun genomförde 2013 fick socialförvaltningen låga resultat på telefontillgängligheten vid individ- och familjeomsorgen och handikappomsorgen. Vid mätningen bedömdes 17 procent av samtalen till individ- och familjeomsorgen och 50 procent av samtalen till handikappomsorgen få bra svar. Resultatet vid mätningen hösten 2015 är på samma nivå, 17 respektive 50 procent. 10

11 Nöjd medarbetarindex i medarbetarenkäten 2015 blev 3,65 på en skala 1 till 5. Detta är en liten förbättring från De områden som fick lägst poäng i medarbetarenkäten var kompetensutveckling, arbetsbelastning samt påverkansmöjligheter. Förvaltningens styrkor är jämställdhet, mångfald samt styrning och ledning. En brukarundersökning är hösten 2015 genomförd vid individ- och familjeomsorgen. Resultatet ska analyseras och åtgärder göras utifrån resultatet. En kvalitetsberättelse kommer att göras för 2015 i syfte att följa upp hur arbetet med att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits. 11

12 Mål 6: I Alingsås finns det valfrihet och självbestämmande Kommunfullmäktiges indikator Kommunfullmäktiges uppdrag Antalet verksamheter som omfattas av lagen om valfrihetssystem ska bli fler Att fortsätta utveckla valfrihetsmodeller inom ramen för lagen om valfrihet Socialnämndens nyckeltal Antal verksamheter som omfattas av LOV Förberedelser för införandet av LOV inom verksamheterna daglig verksamhet och ledsagning har påbörjats under året. Till följd av omdisponering av resurser har hela uppdraget förskjutits och en implementering av socialnämndens beslut beräknas vara möjlig under senare delen av

13 Mål 7: I Alingsås utvecklas vården och omsorgen för individens behov Socialnämndens nyckeltal Socialnämndens nyckeltal Antal samordnade individuella planer (SIP) barn- och ungdomsverksamheten Antal samordnade individuella planer (SIP) beroendeverksamheten Förvaltningen uppnår det satta målvärdet för antalet SIPar för barn- och unga, dock inte inom vuxen/beroendeverksamheten. En viktig kvalitetsaspekt vad gäller insatser till den enskilde är att det finns en helhetssyn och en samordning vårdgivare emellan. Fortsatta ansträngningar kommer att krävas för att få till ett välfungerande samarbete mellan kommun, sjukvården och primärvården. 13

14 Intern kontroll Se bilaga 2. Omedelbar åtgärd Socialnämnden hade i Flerårsstrategin inga identifierade områden som krävde omedelbara åtgärder. 14

15 Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Avvikelse bokslut /budget Bokslut 2014 Differens bokslut 2014 och bokslut Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat En mer specificerad resultaträkning finns i bilaga 1. Utfallet för socialnämnden är minus 4,7 mnkr. Utfallet är 1,7 mnkr sämre än prognosen i nämndens delårsbokslut efter augusti. 15

16 Avvikelser mellan utfall 2014 och 2015 Verksamheten ensamkommande barn, som år 2014 överfördes till socialnämnden, är den främsta förklaringen till att både intäkter och kostnader är klart högre 2015 jämfört med År 2014 finns samtliga kostnader och intäkter för verksamheten ensamkommande barn bokförda vid utbildningsnämnden och ingår inte i siffrorna i tabellen på föregående sida. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter är 41,0 mnkr högre 2015 än Intäkterna från Migrationsverket för ensamkommande barn är 49,3 mnkr, en intäkt som nämnden inte hade Intäkterna från försäkringskassan för personlig assistans är 6,5 mnkr lägre 2015 jämfört med 2014, vilket hänger samman med färre ärenden. De bokförda intäkterna för arbetsmarknadsenheten, AME, är cirka 5 mnkr lägre 2015 jämfört med De högre intäkterna 2014 för AME beror på medel som tidigare förts över mellan åren, dock fanns det 2014 inte grund att föra över medel till 2015, vilket innebar att dessa medel bokfördes som intäkter Personalkostnader Personalkostnaderna är 19,0 mnkr högre 2015 än Personalkostnaderna har ökat med cirka 7 mnkr på grund av löneökningar samt med 1,2 mnkr på grund av höjning av sociala avgifter. Övertagande av verksamhet för ensamkommande barn, inklusive uppstart av boenden, har ökat personalkostnaderna med 15 mnkr. Personalkostnaderna vid arbetsmarknadsenheten har minskat med cirka 4 mnkr, vilket delvis är en planerad minskning som hänger samman med minskade intäkter men som också beror på vakanser. Personalkostnaderna har mellan 2014 och 2015 ökat med 5,7 procent. Exkluderas verksamheten för ensamkommande barn är personalkostnadsökningen 1,2 procent. Att personalkostnadsökningen är så låg som 1,2 procent hänger samman med färre ärenden inom personlig assistans, minskning av korttidsverksamheten samt lägre personalkostnader vid arbetsmarknadsenheten. Lokalhyror Av lokalkostnaderna 2015 hör 0,7 mnkr till verksamheten för ensamkommande barn. Köpt av tjänster Köp av tjänster är 32,2 mnkr högre 2015 än Köp av vård för ensamkommande barn står för 26,5 mnkr av ökningen. LSS-ersättning till privata utförare har ökat med 3,1 mnkr. LSS-ersättning är kostnader för personlig assistans som kommunen beslutar om när 16

17 försäkringskassan inte beviljar insatsen. Denna ökning hänger samman med mer återhållsam bedömning av försäkringskassan. Placeringskostnader, d.v.s. köp av vård, är på samma nivå 2015 (45,6 mnkr) som 2014 (45,1 mnkr). Placeringskostnaderna inom funktionsstöd har ökat med 5,8 mnkr, medan köp inom vuxen och barn- och unga har minskat med 5,3 mnkr. Denna minskning hänger till stor del samman med ett målmedvetet arbete med hemmaplanslösningar på individnivå där ungdomsboendet som startades i januari 2015 har en viktig roll. Övriga kostnader Övriga kostnader är 2,1 mnkr högre 2015 jämfört med Kostnader som härrör till verksamheten ensamkommande barn är 4,9 mnkr. Kostnaderna för ekonomiskt bistånd har minskat med omkring 4 mnkr mellan 2015 och Avvikelser mellan budget och prognos Verksamheten ensamkommande barn, som år 2014 överfördes till socialnämnden, är den främsta förklaringen till att utfallet för både intäkter och kostnader är högre än budget. I budgeten är kostnader och intäkter för verksamheten ensamkommande barn budgeterad till 14 mnkr att jämföra med utfallet för intäkter och kostnader på 49,3 mnkr. De främsta avvikelserna mellan budget och utfall är: Cirka 8 mnkr högre kostnader än budgeterat för köpta placeringar inom funktionsstöd Avvikelsen på 8 mnkr för placeringar vid funktionsstöd hänger samman med att nya kostnadskrävande placeringar inom funktionsstöd tillkom under senare delen av 2014 och därför inte fanns med i budgeten. Under året har också nya elevhemsplaceringar tillkommit, placeringar som inte var kända för verksamheten sedan tidigare. 7,6 mnkr högre kostnader än budget för de båda kostnadsposterna köpta tjänster personlig assistans och sjuklönekostnader till privata utförare Kostnaderna 2015 för köpta tjänster av privata utförare personlig assistans inom LSS är 11,8 mnkr och kostnaderna för ersättning för sjuklöner till privata utförare är 2,3 mnkr. Sammantaget är dessa kostnader 14,1 mnkr att jämföra med budgeten på 6,5 mnkr. 4,0 mnkr lägre nettokostnader för försörjningsstöd än budgeterat Budgeten 2015 för försörjningsstöd är 20,8 mnkr och utfallet 16,8 mnkr. 3,9 mnkr lägre nettokostnader vid AME Verksamheten vid arbetsmarknadsenheten har haft 3,9 mnkr lägre nettokostnader än budgeterat, vilket främst hänger samman med stort antal vakanser under året. AME har haft lägre kostnader än budget, trots att budgeten sänkts mellan 2014 och

18 2,7 mnkr reserverade medel Under 2015 var medel reserverade framförallt för att hantera eventuella volymökningar för köpt vård, satsningar inom beroendeverksamheten samt för att hantera osäkerheten som råder kring riktade projekt för arbetssökande som AME hanterar i samarbete med arbetsförmedlingen. Dessa reserverade medel tas i anspråk och minskar nämndens underskott. Inom flera verksamheter är prognosen för personalkostnader lägre än budget bland annat på grund av vakanta tjänster och återhållsamhet av vikarietillsättning. Prognossäkerhet Månad Prognos, mnkr Avvikelse från bokslut, mnkr Kommentar (November -2,0-2,7) Oktober -3,0-1,7 September -3,0-1,7 Delårsbokslut (aug) -3,0-1,7 Maj -3,0-1,7 Vårbokslut (april) 0-4,7 Bokslut ,7 Socialförvaltningen gjorde en månadsrapport efter november som då visade en förbättring av prognosen på 1 mnkr jämfört med tidigare prognoser. Den huvudsakliga förklaringen till avvikelsen från november till utfallet på helår finns inom kostnadsposten LSS-assistans. LSS-assistans är personlig assistans som beslutas av kommunen då försäkringskassan bedömer att det grundläggande behovet för personlig assistans understiger 20 timmar och därmed ersätter inte försäkringskassan den personliga assistansen. Bokförda kostnader för LSS-assistansen i november och december var högre än beräknat. Under 2016 kommer förvaltningen att följa LSSassistansen timmar och kostnader på ärendenivå och på så sätt ha mer träffsäkra prognoser. Träffsäkerheten i prognoserna har för socialnämndens del varit ett prioriterat utvecklingsområde Förvaltningen har förändrat arbetssätten bland annat genom att bryta ned budgetposterna på en lägre nivå och genom att ha utvecklat en systematisk ekonomiuppföljning på enhets-, avdelnings- och förvaltningsnivå. Socialförvaltningen har under 2015 förbättrat arbetet med att prognostisera, analysera och förutse nämndens placeringskostnader (köpt vård). Förvaltningen kommer att fortsätta utvecklingen av prognosarbetet, bland annat genom att identifiera nyckeltal som är viktiga att följa från både verksamhets- och ekonomiperspektiv. 18

19 Investeringar Budget Bokslut Avvikelse Bokslut helår 2014 Inventarier totalt IT Maskiner Transportmedel Summa Investeringutgiften har ökat mellan 2014 och Investeringsbeloppet är dock lägre än budget. 19

20 Personalredovisning Personal och kompetensförsörjning Antal anställningar i november 2015 TIllsvidareanställningar Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättnings grad (snitt) AID-struktur ,3 45,2 95% Administration ,8 45,9 98% Handläggar- och administratörsarbete ,8 45,3 97% Ledningsarbete ,0 46,8 100% Socialt och kurativt arbete ,8 45,4 97% Socialsekreterare ,1 44,3 97% Övrigt socialt och kurativt ,7 47,8 97% Teknikarbete 1 1 0,5 40,0 50% Vård- och omsorgsarbete m m ,3 45,1 94% Personlig assistent ,4 43,4 95% Rehabilitering och förebyggande arbete 1 1 0,5 63,0 50% Undersköt, skötare 1 1 1,0 42,0 100% Vårdbiträde vårdare m fl ,4 46,9 94% Socialförvaltningen har 676 anställda vilket är en ökning med 34 medarbetare sedan föregående år i november. Ökningen 2015 har främst skett inom gruppen Handläggar- och administratörsarbete med 17 anställda samt inom Socialt och kurativt arbete med 18 anställda och hänger samman med ökad verksamhet för ensamkommande barn. Medelåldern är 45,2 år, vilket är samma som november Fördelning arbetad tid 2015 Under 2015 har förvaltningen betalat ut drygt 24 mnkr för timavlönade vilket motsvarar ungefär 100 heltidsarbetare. Fyllnadstiden motsvarar 9 heltidsarbetare och övertiden 6 heltidsarbetare relaterat till de 676 anställda. Nivåerna för timavlönade, fyllnadstid och övertid ligger i paritet med föregående års nivå. 20

21 Kompetensförsörjning Förvaltningen har utbildat stödassistenter och personliga assistenter i autism och utmanande beteenden, samt i metoden motiverande samtal (MI). Medarbetarna har tagit stort ansvar vilket har fått en positiv påverkan i de kompetenshöjande satsningarna. Under hösten har stödpedagogerna börjat ha regelbundna reflektionsmöten för att utbyta erfarenheter och kunskap. En av socialförvaltningens största utmaningar är att rekrytera och behålla kompetens. Svårrekryterade yrkesgrupper är myndighetsutövande socialsekreterare, personliga assistenter och enhetschefer. Utökning av verksamheten för ensamkommande barn har dessutom inneburit ett ökat behov av framförallt socialsekreterare och enhetschefer, d.v.s. i grupper som redan är svårrekryterade. Verksamheten för ensamkommande barn har också inneburit att förvaltningen har rekryterat en övergripande projektledare, rekryterare och administratörer. Socialnämnden har under hösten 2015 öppnat sex boenden för ensamkommande barn och det har funnits tillgång till personal, dock har öppnandet av dessa boendet inneburit att tillgången på vikarie har minskat då vissa av dessa fått tillsvidareanställning. Alingsås kommun driver projektet Attraktiv arbetsgivare parallellt pågår det ett arbete med att ta fram kompetensutvecklingsplaner i delar av socialförvaltningen. Dessutom har förvaltningen reviderat informationsmaterial och marknadsfört förvaltningen i olika sammanhang. Pensionsavgångar AID-struktur Administration Socialt och kurativt arbete Vård- och omsorgsarbete m m

22 Åren 2021 och 2022 blir antalet pensionsavgångar fler, särskilt inom vård- och omsorgsarbete. Förvaltningen bör planera hur man ska ta tillvara deras kunskap och erfarenhet när de slutar och på strategisk nivå planera för hur rekrytering av kompetens säkras. Löner Medianlönen för tillsvidareanställda var för kvinnor kr och för män kr. Det är en löneskillnad på 527 kr. Löneskillnaden innebär att kvinnor har 2 % högre medianlön än män. Av medarbetarna på socialförvaltningen utgör cirka 20 % män (statistiken baseras på två kön). Kvinnor har en något lägre syselsättningsgrad. Arbetsmiljö Vid medarbetarenkäten 2015 blev resultatet för Nöjd medarbetarindex 3,65 på en skala 1-5, vilket är en liten förbättring från De områdena med lägst resultat är kompetensutveckling, arbetsbelastning samt påverkansmöjligheter. Förvaltningens styrkor är jämställdhet, mångfald samt styrning och ledning. För 2015 fanns inga arbetsmiljömål men under 2015 har förvaltningen genomfört flera viktiga aktiviteter för att förbättra arbetsmiljön. Satsningar har gjorts för att skapa bättre förutsättningar för chefer att kunna utöva sitt ledarskap. Förvaltningen har under 2015 startat upp ett arbete kring att utveckla tydligt ledarskap hos alla chefer. Därför har man tydliggjort chefsuppdraget i chefsöverenskommelser och fortsatt med arbetsplatsträffar för chefer samt påbörjat ett underlag för ledarskapsprogram. Genom utbildning för cheferna ska målen bli tydligare för medarbetare. Under 2015 har förvaltningen genom mätstickan månadsvis följt upp den upplevda arbetsbelastningen och måendet bland samtliga medarbetare. Förvaltningen arbetar med att ta fram kompetensutvecklingsplaner liksom att kunna erbjuda handledning till de som behöver. Den upplevda höga arbetsbelastningen som under första halvan av året funnits på individoch familjeavdelningen kartlades genom en arbetstyngdsmätning. Avdelningen utökades därefter med en 1:e socialsekreterare för att förstärka stödet till chef och handläggare. Under hösten lades mottagningsenheten ner och delades ut på de olika enheterna. Det skapade en bättre arbetsmiljö för medarbetarna och förtydligade processen för brukarna. Ytterligare personalförstärkningar är inplanerade och har delvis verkställts trots det svåra rekryteringsläget vad gäller myndighetsutövande socialsekreterare. I slutet av 2015 började förvaltningen få översikt och kontroll över situationen. 22

23 Under året har arbetet med att utveckla samverkan fortsatt bland annat genom skyddskommittéarbetet som genomförs två gånger. Vidare har det under året gjorts förslag på rutiner för individ- och familjeavdelningen och reception. Även rutiner för systematiskt brandskyddsarbete har fastställts och stödmaterial för chefer har gjorts tillgängligt. De önskade effekterna är att skapa bättre förutsättningar för en god arbetsmiljö vilket i sin tur bidrar till en ökad stabilitet i personalgrupper och välmående hos medarbetarna. Det tillsammans med kompetensutveckling bidrar till att öka kvaliteten på de tjänster som förvaltningen tillhandahåller samt att göra socialförvaltningen till en attraktiv arbetsplats. Resultatet på en enkät som det systematiska arbetsmiljöarbetet som skickats till förvaltningens chefer indikerar på att det finns brister i kunskaper kring arbetsmiljöarbetet för både chefer och medarbetare. Bland annat kring rutiner för hot- och våld, mångfaldsplan somt hur man anmäler och följer upp arbetsskada/tillbud. Det är främst bristande introduktion, utbildning samt delegation som bedöms utgöra orsakerna. Däremot svarade 84 % av cheferna att man har kännedom om kommunens riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla chefer uppger att de involverar medarbetarna i arbetsmiljöarbetet och 92 % anser sig tydligt kommunicera verksamhetens mål med sina medarbetare. 76 % av cheferna har haft utvecklingssamtal med samtliga medarbetare 2015 och nästan lika många anser sig ha väl fungerande APT. Däremot har endast 36 % upprättat handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat. Introduktion av timvikarierna har genomförts på alla arbetsplatser som använder timvikarier. Har du genomfört en fysisk arbetsmiljörond 2015? Antal % Ja Nej 3 12 Delvis 4 16 Total Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat från 7,34 % 2014 till 7,92 % Sjukfrånvaron hos kvinnorna var 9 % medan den var nästan hälften, 5 %, bland manliga anställda. Det är i grupperna administratörer, stödassistenter och personliga assistenter sjukfrånvaron är högst. Sjukfrv %, ack valt år Sjukfrv % dag 1-14, ack valt år Sjukfrånvaro 7,92% 2,59% <=29 4,89% 2,62% ,55% 2,42% >=50 7,89% 2,78% Rehabiliteringsarbetet sker kontinuerligt med de personer som är sjukskrivna och de åtgärder som vidtagits är individuellt anpassade för att medarbetaren så snabbt som 23

24 möjligt ska återfå arbetsförmåga. Medarbetare som har 6 eller fler frånvarotillfällen under en 12- månaders period ska erbjudas ett hälsosamtal hos företagshälsovården. Arbetsskador och tillbud Majoriteten av förvaltningens tillbudsanmälningar och arbetsskadeanmälningar rör händelser i möte med brukare. Socialförvaltningens verksamhet rör till stor del omsorg om människor med funktionsnedsättning och i dessa möten sker det ibland tillbud och arbetsskador. 24 arbetsskador är anmälda under perioden januari till december I fem av de anmälda ärendena har arbetsskadan genererat sjukfrånvaro. Jämfört med 29 anmälda arbetsskador under Drygt hälften av anmälda arbetsskador under 2015 gjordes inom personlig assistans. Vanligaste är att skadorna härrör sig från möten med brukare med funktionsnedsättning. Anmälningsfrekvensen av arbetsskador är låg vilket innebär att det finns anledning att förmoda att tillbud aldrig rapporteras. En genomgång av rutinen och dess syfte gjordes i mars 2015 för alla chefer. Under hösten har man fortsatt dialogen för att på sikt öka anmälningsfrekvensen. 24

25 Sammanfattande analys för året Socialnämnden har identifierat beroendeverksamheten som ett område där nämnden behöver utveckla arbetssätt och metoder. Att uppnå god kvalitet inom beroendeverksamheten var också nämndens åtagande Under våren 2015 gjorde förvaltningen en utredning med förslag på utveckling av organisation och arbetssätt inom beroendeverksamheten. Viktiga grunder i utredningsarbetet var synpunkter från brukare och anhöriga samt nationella riktlinjer. I augusti beslutade socialnämnden att utredningens föreslagna förändringar ska genomföras. Dessa förändringar har påbörjats under hösten 2015 och fortsätter Verksamheterna har under 2015 arbetat målinriktat för att utveckla det förebyggande arbetet för att på så sätt förhindra att personer hamnar i missbruk eller i utanförskap. Förvaltningen har utvecklat effektiva hemmaplanslösningar och stöd kring individen för att på så sätt kunna förhindra placeringar och köp av vård. Start av ungdomsboendet och arbetssättet kring det boendet är en viktig del i bra hemmaplanslösningar. Att arbetet är framgångsrikt kan ses i form av minskade köpta placeringskostnader. Att vidta åtgärder för att minska användning av droger samt öka de förebyggande insatsena var också ett uppdrag till nämnden från Kommunfullmäktige. Under hösten 2015 har flera delar av nämndens verksamheter präglats av mottagandet av ensamkommande barn. I ingången till 2015 fanns 33 ensamkommande barn och under 2015 har 125 ensamkommande barn kommit till Alingsås. Alingsås kommun har tidigare inte haft boenden för ensamkommande barn i egen regi, men under hösten 2015 startade förvaltningen 6 boenden för ensamkommande barn. Ett stort rekryteringsarbete har gjorts, då verksamheten utökat med främst socialsekreterare inom individ- och familjeomsorgen och med enhetschefer och personal till de nystartade boendena. Resurser har under hösten fördelats om från andra verksamheter inom förvaltningen till verksamheten ensamkommande barn och har inneburit en lägre ambitionsnivå och lägre utvecklingstakt inom andra delar av förvaltningen. Nämndens kostnader för verksamheten har täckts av intäkter från Migrationsverket. Att införa valfrihet enligt lagen om valfrihetssystem, LOV, var ett uppdrag till nämnden från Kommunfullmäktige. Detta har förberetts under 2015 och införandet planeras till senare delen av De senaste åren har individ- och familjeomsorgen i Alingsås kommun haft nettokostnader som är högre än andra jämförbara kommuner. Socialnämnden fick i uppdrag av Kommunfullmäktige att kartlägga standardkostnderna och vidta åtgärder för att minska avvikelsen. Socialnämnden hade vid sammanträdet i september 2015 ett särskilt ärende där förvaltningen kartlagt standardkostnaderna och orsakerna till avvikelser. Framförallt 25

26 har Alingsås högre kostnader för köp av vård. Däremot har Alingsås lägre kostnader för öppna insatser, d.v.s. förebyggande insatser. Ett intensivt arbete pågår inom förvaltningen för att minska standardkostnaderna. Förvaltningen arbetar bland annat med hemmaplanslösningar i form av det ungdomsboende som i början av året startades upp i kommunens regi. Kommunfullmäktige gav socialnämnden i uppdrag att intensifiera arbetet med att reducera försörjningsstödskostnaderna. Försörjningsstödskostnaderna 16,8 mnkr år 2015, vilket är 4,6 mnkr lägre än Kompetensförsörjningen är en nyckelfaktor för nämndens verksamheter. Under 2015 har förvaltningen haft svårigheter att rekrytera främst myndighetsutövande socionomer inom barn- och ungdomsverksamheten och även enhetschefer och personliga assistenter. Socialnämnden har sedan maj haft en ekonomisk prognos på minus 3 mnkr. Förvaltningen har arbetat med åtgärder för att minska underskottet. Dock försämrades prognosen bland annat för personlig assistans vid delårsbokslutet och utfallet för personlig assistans blev högre kostnader än prognostiserat. Dessa ökade kostnader hänger samman med att fler ärenden där försäkringskassan bedömer att det grundläggande behovet understiger 20 timmar och där då kommunen beviljar personlig assistans och därmed står för kostnaden. Detta är en kostnadsöverföring till kommunen och innebär att socialnämnden behöver föra pengar från andra verksamheter till att finansiera LSSassistans. Att det ekonomiska resultatet och att LSS-assistansen blev högre än prognostiserat innebär att prognosen för utfallet 2016 är högre än beräknat och kommer att kräva åtgärder för att nämnden ska ha en ekonomi och verksamhet i balans Under 2014 och 2015 har socialnämnden haft två poster vars kostnader kraftigt har ökat -kostnaderna för LSS-assistans och kostnaderna för köpt vård inom funktionsstöd. Socialförvaltningen har satt in åtgärder för att om möjligt begränsa kostnadsutvecklingen, men båda dessa poster är kostnadsposter där socialnämnden har begränsade möjligheter att påverka behovet och kostnaderna, vilket innebär att andra verksamheter inom nämndens ansvarsområde måste finansiera kostnadsökningen. 26

27 Bilaga 1 Resultaträkning där kostnader och intäkter för flyktingverksamheten är exkluderad Budget 2015 Bokslut 2015 Bokslut 2014 Avvikelse bokslut Belopp i tkr 2015 och 2014 Försäljningsintäkter Avgifter Hyresintäkter Statsbidrag, se Not Försäljning av verksamhet Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av verksamhet, se Not Administrativa tjänster Städ och renhållning Konsulttjänster Tillfälligt inhyrd personal Övriga tjänster Köp av tjänster Bidrag, Not El, va, reparation fastighet Förbrukningsmaterial Telefonkostnader Bilkostnader Övriga kostnader, Not Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat

28 Not 1 Utfallet 2015 för Statsbidrag består av följande poster Intäktspost Utfall 2015 Intäkter från försäkringskassan för personlig assistans 112,0 Momsbidrag 6,7 Arbetsmarknadsåtgärder 5,4 Övrigt 5,4 Totalt 129,5 Not 2 Utfallet 2015 för Köp av verksamhet består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Placeringar, köp av vård 45,6 LSS-assistans personlig assistans 11,8 Sjuklönekostnader personlig assistans 2,2 Övrigt 0,3 Totalt 59,9 Not 3 Utfallet 2015 för Bidrag består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Ersättning till försäkringskassan för de 20 första timmarna inom personlig assistans Ekonomiskt bistånd 17,8 Bidrag till föreningar, företag 1,8 Totalt 54,1 34,6 Not 4 Utfallet 2015 för Övriga kostnader består av följande poster Kostnadspost Utfall 2015 Avgifter 3,7 Avgifter kurser 2,0 Övrigt 2,3 Totalt 8,0 28

29 Resultaträkning, inklusive flyktingverksamheten Belopp i tkr Budget 2015 Bokslut 2015 Bokslut 2014 Avvikelse bokslut 2015 och 2014 Försäljningsintäkter Avgifter Hyresintäkter Statsbidrag Försäljning av verksamhet Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av verksamhet Administrativa tjänster Städ och renhållning Konsulttjänster Tillfälligt inhyrd personal Övriga tjänster Köp av tjänster Bidrag El, va, reparation fastighet Förbrukningsmaterial Telefonkostnader Bilkostnader Övriga kostnader Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat

30 Bilaga 2 Uppföljning av internkontrollplan Socialnämnden Status kontrollmoment. Klar Pågående Ej genomfört Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Brukare Att ta hand om synpunkter från brukare/kunder. Att vi omhändertar synpunkter och idéer från brukare/anhöriga, vilket innebär att vi har möjlighet att rätta till brister och tar möjligheten att utveckla verksamheten. Att det finns en förvaltningsspecifik rutin för hur klagomål och synpunkter omhändertas. Kontroll att rutin finns. En förvaltningsspecifik rutin för hantering av synpunkter och klagomål är upprättad och planen är att rutinen beslutas i början av

31 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Brukare Lex Sarah Lex Maria Att vi rapporterar avvikelser. Att det finns en rutin för avvikelsehantering. Kontroll att rutin finns. Rutin för lex Sarah finns. Rutin och arbetssätt för avvikelserapportering behöver utvecklas. Brukare Standardiserade handläggningsprocesser Likabedömning och rättssäkerhet. Att kartlägga processen. Att kartläggning är gjord. Standardisering av handläggningsprocessen är inte påbörjad. Detta är ett prioriterat område 2016 för individ- och familjeomsorgen. 31

32 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Verksamhet Att registrera i våra verksamhetssystem. Att våra verksamhetssystem, ekonomidatasystem, personaladministrations-system m.fl. innehåller korrekt data, så att beslut fattas på rätt grunder. Granska att registrering görs enligt definitioner. Eventuellt köp av extern granskning i samband med Kostnad per brukare. Till delar har registrering förbättrats i våra system, dock kvarstår arbete. Medarbetare Att bemanna på boenden Att säkerställa bemanningskraven. Vårdtyngdsmätning Beställa från extern leverantör. Stödbehovsmätning är genomförd under hösten. Två personer ur pedagogorganisationen har genomfört uppdraget och utifrån en särskild mall intervjua personal på respektive boende. Mätningen kommer att vara ett underlag för att bedöma behovet av personal på respektive boende. 32

33 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Medarbetare Kompetensförsörjning Att förvaltningen attraherar och rekryterar rätt kompetens, och behåller och utvecklar kompetens. Kompetensförsörjningsplan upprättas. Granska att plan finns. Stommen/innehållsförteckningen till en kompetensförsörjningsplan är upprättad. Kompetensförsörjningsplan kommer att upprättas under Ekonomi Att göra inköp. Att inköp görs inom avtal. Vid internkontroll 2014 framkom brister. Att inköp görs enligt avtal. Granskning att inköp av livsmedel och kontorsmaterial görs inom avtal. Granskning är genomförd. Vissa inköp görs hos andra leverantörer än upphandlade, t.ex. speciella kontorsmaterial som inte kan köpas av upphandlad leverantör. Upphandlingsenheten har besökt ekonomifunktionen i syfte att öka förvaltningens kunskaper. Att inköp görs enligt avtal behöver fortsatt förbättras. 33

34 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att betala sjuklönekostnader för personlig assistans. Att förvaltningen betalar kostnader som förvaltningen ska stå för. Att fakturor till externa utförare betalas ut på rätt grunder. Eventuellt en extern granskning. Granskning av fakturor från externa utförare för sjuklönekostnader har genomförts internt. Bedömningen är att underlag för utbetalningarna är korrekta. Ekonomi Att betala ut pengar. Att utbetalningar sker till de som beviljats medel och till leverantörer. Att utbetalningar sker till rätt person och med beslut som underlag. Granskning av processen. Kontrollmomentet finns med i internkontrollplanen

35 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att intäkter rekvireras Att förvaltningen får in de intäkter som vi har rätt/möjlighet till. Att förvaltningsledningen månatligen följer prognosen för utfall av intäkter i förhållande till budget. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Följs månatligen i förvaltningsledningsgruppen. Att Planeringsavdelningen har kartlagt vilka olika slag av intäkter som förvaltningen har rätt till, och vem som ansvarar för att vi erhåller intäkten. Kontrollera att förteckning finns Arbetet med att kartlägga intäkter är ännu inte påbörjats. 35

36 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Att göra prognoser för ekonomi Att förvaltningen, avdelning och enhet gör korrekta prognoser för att kunna använda nämndens resurser och att beslut fattas på rätt grunder. Att chefer månatligen gör skriftliga kommentarer till sin ekonomiska prognos. Befintligt inbyggt kontrollmoment. Från och med 2015 gör varje chef månatliga skriftliga rapporter. Utfallet 2013 och 2014 för några enheter har avvikit från prognosen utan förklaring till avvikelsen. Att de ekonomiska prognoserna är tillförlitliga. Granskning av avvikelser mellan prognos under året jämfört med utfall, tillsammans med kommentarer till avvikelser. 36

37 Område Process Processen ska säkerställa Kontrollmoment Metod Status. Är kontrollen genomförd? Vad var resultatet? Ekonomi Ekonomirutiner Att administrationen är effektiv, att nämnden får stå för kostnader utifrån beslut på korrekta grunder. Att ekonomiska rutiner är dokumenterade. Granska vilka rutiner som är dokumenterade och vilka som saknar dokumenterad rutin. Arbetet med att kartlägga ekonomiska rutiner har påbörjats. 37