Slutrapport. Samordnad Vårdplanering - SVPL. Region Skåne. Förvaltning Avdelning/Enhet. Projektdirektiv. Statusrapport. Projektplan.

Transkript

1 Region Skåne Förvaltning Avdelning/Enhet Slutrapport Datum Dnr Slutrapport Samordnad Vårdplanering - SVPL Organisatorisk enhet RSIT, projektledningsenheten Projektbeställare Ulf Swanstein Projektledare Annika Rönnberg Datum Dokumentbeteckning Distributionslista Styrgrupp, projektgrupp Projektdirektiv Projektplan Statusrapport Slutrapport Adress:

2 Slutrapport 2(20) Godkännande av slutrapport Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller: Beslut att godkänna Slutrapport och avsluta projektet, Beslut att inte avsluta projektet Beslut att bordlägga beslutet JA NEJ Kommentar: Datum och underskrift projektägare Namnförtydligande

3 Slutrapport 3(20) Revisionshistorik Datum Ver Namn Kommentar Annika Rönnberg Första utkast Annika Rönnberg/Bo Komplettering av kapitel 1.5, 4 och 5 Ljunggren Annika Rönnberg Justering i texten Annika Rönnberg Komplettering med förstudien kring breddinförandet

4 Slutrapport 4(20) Innehållsförteckning 1 Grundläggande information Syfte Bakgrund Projektnytta Organisationsplan Historik Processer och metoder Projektresultat jämfört med projektmål Målen Indikation effektmål Överlämning/leverans av projekt Erfarenheter och observationer Framgångsfaktorer för projektets genomförande och resultat Problem och Fallgropar Förslag till förbättringar Referenser... 20

5 Slutrapport 5(20) 1 Grundläggande information 1.1 Syfte Direktivet beskriver följande syfte med ett genomförande av projektet: Att minska det i dagsläget stora manuella arbetet med att faxa olika blanketter mellan de olika kommunerna och Region Skåne. Att avsevärt öka säkerheten i informationsflödet i kontakterna mellan vårdgivarna. Dessutom skapa förutsättning för att i framtiden kunna fortsätta hantera hela vårdplaneringsprocessen genom att underlätta ett fördjupat samarbete kring medicinsk information. Ett tilläggsdirektiv lades till SVPL-projektet i januari Syftet är: Att utnyttja den kompetens som redan finns i projekt Mottagning, testning och godkännande av IT-stöd för Samordnad vårdplanering SVPL för att kunna ge bästa möjliga förslag på breddinförande. 1.2 Bakgrund Kommunförbundet Skåne, som representerar Skånes kommuner, och Region Skåne har tillsammans tagit fram ett regelverk för Samordnad vårdplanering. Detta regelverk trädde i kraft den 1 juni 2004 och förvaltas och uppdateras gemensamt av Kommunförbundet Skåne och Region Skåne. Att samordna vårdplaneringen utan något IT-stöd kräver stora arbetsinsatser för alla inblandade parter eftersom man i stor utsträckning är hänvisad till att faxa aktuella blanketter. Krav på ett IT-stöd framfördes och ett gemensamt projekt bildades 2005 för att ta fram en kravspecifikation och genomföra en upphandling. Starka krav har ställts på att få ett flexibelt och konfigurerbart IT-stöd för att i framtiden också kunna samverka kring medicinsk information. Upphandlingen påbörjades i december 2006 med en intresseanmälan. Under våren 2007 levererades kravspecifikation till aktuella intressenter, och under sommar och höst 2007 genomfördes ett antal leverantörsmöten. Vid årsskiftet skedde slutförhandlingar med leverantören SYSteam AB om utveckling och leverans av ett IT-stöd för Samordnad Vårdplanering (SVPL). SYSteam har valt att utnyttja Capgemini såsom underleverantör i arbetet. Avtalet offentliggjordes i februari 2008, men överklagades. Ett färdigt och undertecknat avtal (Avtalsnummer MA/060345) finns sedan Region Skåne står som beställare av SVPL tjänsten. Vid utrullning i Skånes 33 kommuner kommer kommunerna efterhand att köpa SVPL-tjänsten av Region Skåne. Utvecklingsprojektet har drivits i en särskild Projektplan, gemensamt beslutad av leverantörbeställare medan projektplanen för Region Skånes SVPL-projekt formulerats i en övergripande plan. Utvecklingsprojektets projektplan kan ses som en (stor) del av det fullständiga projektet för SVPL.

6 Slutrapport 6(20) 1.3 Projektnytta Effektmål Minska den administrativa tiden vid informationsöverföringen mellan Region Skåne och de olika kommunerna. Säkerställa att vald information görs tillgänglig. Den framtida lösningen skall också ge ett betalningsunderlag som är mer komplett och riktig än dagens Projektmål Huvudmål Målet med utvecklingsprojektet är att ha: Ett fungerande IT-stöd är utvecklat, mottaget, testat och godkänt senast IT-stödet skall vara pilottestat vid Lasarettet i Landskrona, kommunerna i Landskrona och Svalöv, och vid vårdcentralerna inom Landskrona och Svalöv. Underlätta fortsatt utrullning genom att ta fram ett förslag på checklista för implementering inom olika organisatoriska enheter. Överlämna systemet till förvaltning och drift. Målet för förstudien kring breddinförandet är: Ge förslag på ett breddinförande genom att ta fram en strategi/ mall för hur ett införande skall ske i form av bla utbildningsstrategier, införandestrategier, förslag till turordning, personer/roller som ansvarar för olika delar i breddinförandet, tekniska krav, övriga krav Projektmål - Delmål Pilottesten ska utvärderas under testperioden. 1.4 Organisationsplan Region Skåne - Organisationsplan Styrgrupp Ulf Swanstein, ordförande Helena Svedberg tom , Evalotta Elnertz tom , därefter Lennart Wallin tom , Ann Peter Jarl Lichtenberg ersattes av Christina Holm Robert Sandell, adjungerad vb från Plattform för gemensamma tjänster tom , därefter Mikael Nissen fram till Projektledare Annika Rönnberg, RSIT Bitr projektledare Bo Ljunggren, Logica, from Delprojekt acceptanstest Katjana Brandt, Logica, from Delprojekt verksamhet Nils Kryger, Logica, from

7 Slutrapport 7(20) Delprojekt pilot Marcus Johansson, RSIT, from Delprojekt information Désirée Nilsson, RSIT, from Förstudie Breddinförande Lena Larsson, RSIT, febr-maj 2010 Integration/RIV Maryam Khavari, RSIT, under 2008/2009. Testarbete Teknik Kommunrepresentant Repr från SVPL Förvaltningsgrupp för regelverksfrågor Emelie Rosberg, RSIT under ledning av Katjana Brandt. Lie Lindström, Logica (delegerat från projektet Plattform för gemensamma tjänster, genom Michael Öhman), ersattes av Peter.R.Andersson (VO Leverans) Thomas Wester, representant från Skånes Kommunförbund. Ingelise Olsson, Malmö stad, förvaltningsansvarig, kommun Bertil Nygren, SUS Lund, förvaltningsansvarig, Region Skåne Medlemmarna i projektet har förändrats under projektets gång. Utöver ovanstående resurser arbetade Solweig Rydmarker, Logica, som projektstöd under jan-maj Dessutom arbetade Ingrid Kask- Esperi som verksamhetsrepresentant under jan-mars Övriga personer från Region Skåne som varit adjungerade i större omfattning under projektarbetet har varit Rune Gunnarsson, Kerstin Hörstedt, Fredric S Karlsson, David Johansson samt Olof Mårtensson och Richard Lindvall Externa kontakter SYSteam AB Olle Bratt Huvudprojektledare Capgemini Daniel Terborn Teknisk projektledare Styrgrupp, gemensam leverantör beställare Ylva Henning Birgitta Forsström Ulf Swanstein Lennart Wallén Olle Bratt Annika Rönnberg VD SYSteam Affärsansvarig, Capgemini Region Skåne Region Skåne, ersattes av Ann Peter i mars månad Adjungerad pl Adjungerad pl 1.5 Historik Styrgruppsmöten Region Skåne Systeam/Cap Datum Kommentar Godkännande BP Godkännande BP Inför leverans L Godkännande leverans L Fokus BIF-leverans o gränssnitt Extrainsatt ang försenad BIF Möte Vitalis, justering tidplan Ersättningsanspråk försenad BIF

8 Slutrapport 8(20) Beslut kring alt BIF Beslut kring alt BIF Avstämning inför L4, risker Projektavstämning under L Beslut om BP Vitalis, under piloten Beslut om BP5/BP6 Tot 15 möten Styrgruppsmöten Region Skåne Datum Vår 08 Styrgrupp = ITsamverkan, därefter, nuvarande regionstyrgrupp ITsamverkan ITsamverkan ITsamverkan ITsamverkan ITsamverkan ITsamverkan som styrgrupp övergår till dedikerad styrgrupp för SVPL Godkännande av L Inför första acceptanstest L BIF försening och alternativ planer BIF och plan B Planer för valt BIF alternativ och avstämning inför styrgruppsmöte med leverantör 10/ Avstämning efter L3 acceptanstester Telmöte kring BIF-avvikelsen Avstämning inför styrgruppsmöte med leverantör 27 november Avstämning inför L BP3/BP Avstämning inför pilot och BP BP5/6 Tot 21 möten Därutöver har det hållits regelbundna projektmöten från och fram till , samtliga med agenda och minnesanteckningar (finns på projektplatsen). Totalt är det genomfört 28 projektmöten under 2009 samt 16 stycken under 2010, sammanlagt 44 projektmöten.

9 Slutrapport 9(20) Viktiga händelser i projektet (kronologisk ordning) Annika Rönnberg tillträder som pl med Thomas Wester som bitr pl Överklagande av tilldelningsbeslut till Systeam. Detta medför konsekvenser för den uppskattade färdiga leveransen till (14 månader efter avtalstecknandet) Förberedande workshop med verksamhetsföreträdare från de tre parterna inför kravspecificerande workshops Avtalet skrivs under mellan Region Skåne och Systeam/Capgemini, vilket är tre månaders försening. Tidpunkt för färdiglevererad SVPL-tjänst blir därför flyttad till Detta är BP0. Juni st workshops för att precisera kravspecen inför start av utvecklingsarbetet. Sommar 2008 Projektplan tas fram inför beslut om BP Beslut om BP1 tas i den gemensamma styrgruppen. Det innebär beslut om när resp leverans L1 till L4 ska äga rum samt dess innehåll. Även övriga beslutspunkter, samarbetsformer mm är därmed reglerat Beslut om BP2 tas, dvs. den övergripande designen. Höst 2008 Ett antal möten genomförs med representanter för BIF och HSA inom regionen, tillsammans med Systeam/Cap samt SVPL-projektets representanter. Syfte att få en samsyn om hur samverkan ska ske mellan SVPL och HSA, BIF och SITHS. Resultatet blir inte helt tydligt beskrivet Beställaren, dvs Region Skåne, ska leverera helt fastställda specifikationer för respektive gränssnitt gällande Pasis, Lissy, HSA, BIF. Detta genomfördes, dock med några veckors försening, för alla gränssnitten utom för BIF. En ny leveranstid sattes för BIF till Denna tidpunkt uppfylldes inte heller. Okt-dec 2008 Förtydligande av kravspecen sker genom 5 st workshoparbeten. Resulterar i en ytterligare kravspec, den funktionella kravspecen, som ska ses som precisering av den ursprungliga kravspecen från rev. Den nya kravspecen godkändes i den gemensamma styrgruppen Den första leveransen, L1, godkänns. Därmed finns det en teknisk plattform uppsatt och som kan användas för fortsatt utvecklingsarbete Testledare Katjana Brandt assignas till projektet och inleder testarbetet inför L2- L Vid Styrgruppsmöte mellan Region Skåne och SYSteam/Cap beslutas att förlänga leveranstiden enligt följande: Nytt slutleveransdatum (BP5) blir Leverantörens slutleverans (L4) till acceptanstest blir (BP3). Mellanliggande beslutspunkt (BP4) d v s start av pilot sätts preliminärt till Vid regionalt styrgruppsmöte lämnas uppdrag till RSIT att föreslå andra alternativ till BIF Leverans L2 och genomförande av acceptanstest (ärendeflödet). Ingen integration finns i dagsläget utan det är s.k. stubbade data dvs. fiktiva Leverantören begär ett ersättningsanspråk pga. förlängd leveranstid. Denna godkändes sedermera i en särskild förhandling. I förhandlingen ingick att 500 tkr av ersättningsanspråket skulle användas för utveckling inom SVPL-tjänsten.

10 Slutrapport 10(20) Justering av beslut från med innebörd att leverans L3 flyttas till Beställaren ska enligt plan, leverera helt driftssatta och med relevanta för systemtest anpassad testdata för respektive gränssnitt Pasis, Lissy samt HSA till detta datum. Detta gjordes enligt plan Vid styrgruppsmötet diskuterades hantering av alternativ till BIF-lösningen. Styrgruppen beslutade att gå vidare med BIF-lösningen, nu i form av tjänsteköp från Logica och som en hostad lösning. Juni 2009 Då det saknats en processbeskrivning över SVPLs processer beslutas att ta in Hans Hult, Guide, för genomförande av ett modelleringsarbete. Arbetet genomfördes under sommaren 2009 och avslutades i slutet av september Arbetet omfattade ca 30 arbetsdagar Beställaren skulle leverera helt driftssatta och med relevanta för systemtest anpassade data för BIF gränssnitt. Detta kunde inte uppfyllas. Man gjorde därför en uppdelning så att 4 olika delar av BIF skulle levereras under perioden 31/8 12/ Leverans till acceptanstest av L3 HSA, Lissy och Pasis integrationer enligt regelmotor inför 3 veckors acceptanstest SVPL webbsida lanserades, Efter genomförda tester av L3 konstaterades att kvaliteten i systemet behöver bli bättre Beslut tas om att helt exkludera BIF i SVPL-tjänsten pga. uteblivna leveranser av BIF. De mest nödvändiga funktionerna för SVPL ska byggas in direkt i SVPLtjänsten och avkall sker av vissa saker bl.a. administratörsroller. För att Systeam/Cap ska hinna få in den nya funktionaliteten utan att för den sakens skull skjuta på piloten till efter sommaren beslutas att införa en leverans L5 parallellt med att Piloten genomförs. Leverans L4 blir nu planerad till Leverans L5 planeras till samt piloten till att genomföras och fyra veckor framåt. BP5 sätts till Nov 2009 En verifieringstest, L3.5, genomförs, för att säkerställa en bättre kvalitet i SVPLtjänsten. Samtidigt förstärks utvecklingsresurserna hos leverantören. Ett intensifierande samarbete mellan beställare/utvecklare genomförs. Allt för att säkerställa kvaliteten inför slutleveransen L Tilläggsdirektiv ges till projektet angående förstudie kring Breddinförande av SVPL. Under februari får Lena Larsson uppdraget Acceptanstest av leverans L4, under 4 arbetsveckor. Projektet har under hela denna testperiod haft möjlighet att disponera HP s testverktyg, Quality Center, QC, och med mycket gott resultat. En separat rapport finns från erfarenheterna av testverktyget i förhållande till de tidigare manuella testerna. L4 är att betrakta som slutleverans inför beslut om BP3. Fas- och slutrapporter finns från testerna Produktionsmiljön på tjänsteplattformen ska enligt beställning vara på plats inför drift av piloten. Denna installation blir kraftigt försenad, vilket medför att även start av piloten försenas med ca 2 veckor från till

11 Slutrapport 11(20) Beslut om godkännande av BP3 (SVPL-tjänsten som helhet) med några synpunkter: Prestandan i tjänsten behöver bli mycket bättre. I acceptanstestmiljön har bestyckningen varit långt under rekommenderad prestanda. Prestandan behöver säkerställas under pilotens genomförande. Vissa avvikelser från L4 behöver åtgärdas inför start av piloten i april Beslut om BP4 tas. Innebär att regionen godkänner att starta piloten enligt plan. Ett krav från styrgruppen är att hålla en teknisk bestyckning på plattformen som följer leverantörens rekommendationer. Mars 2010 Enligt plan så genomförs utbildningar i dels konfigurering av SVPL-tjänsten, dels utbildning av användare. Utbildarna påbörjar även utbildning av de berörda ca 300 användarna inom piloten Leverans sker av L5 och acceptanstest startas för att pågå under två veckors tid. Efter L5-testerna behöver vissa rättningar ske i en rättningsrelease. Rättningarna testades och reglerades under juni 2010 tillsammans med några avvikelser från piloten Piloten kan efter viss försening startas. Under de första dagarna inträffar vissa tekniska problem som stoppar pilotens arbete under ett antal timmar. Prestandan inne i tjänsten är nu bra men vid inloggning i SVPL-tjänsten behöver vissa åtgärder vidtas Piloten slutar och man övergår i fortsatt drift. En webbutvärdering genomförs, riktad till samtliga personer som erhållit SVPL-utbildning (282 st). Utvärderingen är sammanställd och ger viktig input till det fortsatta breddinförandet Regionens styrgrupp beslutar att godkänna hela leveransen men vill inför avslutande avstämningsmöte med leverantören verifiera att inloggningstiderna blivit OK samt att rättningsrelease av L5 är OK Rättningsrelease L5 testas under några dagar och ett antal ytterligare avvikelser kan stängas Piloten som körts i versionen L4, blir uppgraderad till version L5 rättningsrelease. Denna version är nu att betrakta som SVPL version 1.0 inför fortsatt utrullning. Det kan konstateras att tider för inloggning nu är helt OK enligt pilotens användare Vid gemensamt styrgruppsmöte mellan leverantör beställare godkänns SVPLtjänsten. Kvar att hantera enligt garantiavtal finns nu 16 avvikelser samt 2 avvikelser som ska diskuteras vidare. Restlistan finns som separat dokument tillsammans med styrgruppsprotokoll från mötet. 1.6 Processer och metoder Arbetsmodeller, metoder, processer och verktyg som använts i projektet. Ändringsmetodik, Testmetodik med dedikerad testledare, HP Testverktyg användes under L4 testerna med mycket gott resultat. Region Skånes projektmodell

12 Slutrapport 12(20) Agile utvecklingsmodell MS Project har använts för projektets övergripande kalenderplanering MS Excel har används för detaljerad aktivitetsplanering och uppföljning Projektplatsen har använts för dokumenthantering och arkivering MS Visio har använts för processmodellering för bl.a. presentation via HTML/webbsida. SVPL har kommunicerat med omvärlden via en egen webbsida på Region Skånes internet. Workshops (bla inför slutrapport och i samband med diskussioner kring Breddinförandet) 2 Projektresultat jämfört med projektmål 2.1 Målen Tiden Enligt ursprunglig plan efter godkänt avtal, skulle SVPL vara klart och projektperioden var ursprunglig 14 månader ( med hänsyn taget till sommarperioden). Slutdatum blev justerat under hösten 2009 och slutleverans framflyttades till pga. BIF leveranser uteblev. Detta innebar att BIF funktioner fick utvecklas direkt i SVPL-tjänsten med försening som följd. Ett tilläggsuppdrag (förstudie breddinförande) tillkom under projekttiden och drevs inom ramen för totala projekttiden Resurser Förseningen av BIF ledde till ökade kostnader - Utvecklingsprojektet fick förlängas med Systeam vilket medförde ökade kostnader på 1,6 miljoner för utvecklingen och leverantörens projektbemanning. - Projektets inhyrda resurser fick förlängas med 7 månader, till en kostnad av uppskattningsvis 3 miljoner. - Region Skåne interna kostnader ökade också med 7 månader * månadskostnad för 2 resurser. - Modelleringsarbetet tillkom sommaren Inhyrd konsult för uppdraget var Hans Hult, Guide. Kostnad ca 210 tkr, som från början inte var budgeterat. Förstudierapporten kring breddinförandet tillkom januari 2010, och innebar ett arbete med interna kostnader om ca 170 tim, ej budgeterat Resultat - SVPL-tjänsten är levererad enligt kravspecifikation med undantag av BIF-relaterade krav. Det kvarstår dock 18 stycken avvikelser som finns reglerad i slutleveransen med Systeam. Avvikelserna kommer att hanteras inom garantiavtalet. - Kravet på inbyggd rapportgenerator har ersatts med annan funktionalitet som innebär export av data till XML-filer. Ett nytt projekt måste tillsättas för att utveckla databas och sökfunktioner/rapportuttag. Detta har reglerats med SEK med Systeam, vilket används för ändringsärenden, se nästa punkt.

13 Slutrapport 13(20) - Utöver specificerade krav har ytterligare krav identifierats under projekttiden och dessa är omhändertagna i ändringsprocessen. - En förstudierapport kring fortsatt breddinförande av SVPL har tagits fram 2.2 Indikation effektmål Följande effektmål var definierade vid projektstart: Minska den administrativa tiden vid informationsöverföringen mellan Region Skåne och de olika kommunerna. Följande vinster har identifierats vid utvärdering av piloten: Blanketthanteringen är borttagen i samband med faxskickandet Komplett och korrekt information finns tillgänglig direkt för alla inblandade parter. Minskad telefontid Minskade resor framförallt för kommunerna. Mycket enklare att kommunicera mellan förvaltningarna. Snabbare process Miljöaspekter med bl.a. minskad mängd av papper Säkerställa att vald information görs tillgänglig. Mindre risk för informationsmissar ger snabbare hantering av patientärenden vilket borde ge kortare vårdtid i vissa fall. Öppenvården får mer information både från kommun och sluten vård Alla parter ser samma information och vid samma tillfälle Parterna ges möjlighet att arbeta med vårdplanering när de kan dvs. minskar beroendet av att vänta på andra parter. Den framtida lösningen skall också ge ett betalningsunderlag som är mer komplett och riktig än dagens Regelverket blir tydligare. Alla blir delaktiga i processen - från sluten vård, primärvård och kommun. Informationen som genererar betalningsunderlaget blir mer korrekt 3 Överlämning/leverans av projekt Projektet har överlämnat det som finns stipulerat som krav från RS enligt nedanstående: Projektresultatet är godkänt och överlämnat i samband med styrgruppsmöte (BP5/BP6). Restlista finns och hanteras inom garantiavtalet.

14 Slutrapport 14(20) För att säkerställa kommande förvaltning av tjänsten har en avsiktsförklaring om fortsatt förvaltning avtalats med Systeam vilket godkändes av styrgruppen Slutrapport är under konstruktion Testprojekt är avslutat och tillhörande resurser har avvecklats per den Testdokumentation för samtliga tester (L2-L5 med tillhörande rättningsreleaser) finns dokumenterade på projektplatsen. Slutrapport och testrapporter är överlämnade till RS styrgrupp och finns även de lagrade på projektplatsen. Överlämning till framtida systemförvaltare pågår under sommaren Önskemål om framtida utveckling finns sammanställd och dokumenterad på projektplatsen. All projektdokumentation finns kvar på tills annat beslutas. Processmodellen finns även den på projektplatsen. Utvärdering av piloten (enkät, resultat, sammanställning) finns också på projektplatsen. Förstudie breddinförande har genomförts och presenterades för styrgruppen Skall ses som ett underlag för kommande breddinförande projekt. Checklista för kommande breddinförande har tagits fram inom pilotprojektet. Överlämnande är gjort till förvaltningsorganisationen i Region Skåne o Teknikerutbildning (inkl. utbildningsdokumentation) är genomförd och godkänd av RS/VO Leverans o SAD/SSDS är överlämnad till och godkänd av VO Leverans o Applikationsdrift dokumentation o SLA-underlag o VO Leverans ansvarar för drift av tjänsten fr.o.m Erfarenheter och observationer 4.1 Framgångsfaktorer för projektets genomförande och resultat Verksamheterna tillgänglighet och engagemang Verksamhetens engagemang har varit väldigt hög/bra/tillgängliga och samarbetet mellan parterna SV, ÖV och kommun har fungerat bra under hela projektet. Det finns en stor efterfrågan efter SVPLtjänsten. Deltagare från många sjukhus, VC och kommuner har gett en bra bild över verksamheternas olika rutiner och flöden vilket underlättat modellering och design av produkten. Resultatet har gett en produkt som generellt har fått acceptans hos alla parter. Verksamhetens processer har dokumenterats och på så sätt har projektet kunnat verifiera verksamhetens behov. Trots att modellering gjordes sent i projektet har den varit till stor hjälp att klargöra flöden och ansvar i SVPL processen och direkt kunnat användas som ett nödvändigt komplement till befintlig kravspecifikation. Det har funnits ett Skåneövergripande regelverk för processerna i SVPL det s.k. limegröna häftet som varit mycket värdefull input till processmodelleringen och utvecklingsarbetet. Processmodellen underlättade framtagande av testfallen och ett strukturerat testande. Modelleringen har också gett en stor insikt i förståelse om komplexitet i SVPL-processen.

15 Slutrapport 15(20) Verksamheterna ha varit aktiva och engagerade i testarbetet i leveranserna L2-L4 vilket gett både en bättre produkt och god acceptans av denna. Vid planerade och genomförda sprintmöte har SV och kommun varit delaktiga vilket underlättat för utvecklingsprojektet genom att missförstånd i krav och design har upptäckts tidigt och kunnat korrigeras med minimerade kostnader Projektet Projektledning har haft högt i tak, varit öppen för lösningsdiskussioner när saker inte fungerat samt projektledarna har kompletterat varandra med olika erfarenheter som bas. Projektgruppens sammansättning med representanter som varit bra på olika saker har gett en helhet med bred och djup kompetens. Det har funnits mycket verksamhets- och projektkunskap samt ett stort nätverk att använda för projektet. Detta tillsammans med personliga egenskaper gav en dynamik och gruppkänsla som alla trivdes i en trygg projektgrupp (från våren 09) utan prestige. Gruppmedlemmarna har varit allokerad till 100% vilket också gett en trygghet i arbetet. Andra viktiga faktorer för projektets framgång, struktur och kontroll har varit: Kalenderplanering mha. MS Projekt gav en tydlig översikt om viktiga huvudaktiviteter och beslutspunkter som underlag för styrgrupp, projektgrupp och verksamheterna att följa projektet. Detaljplanering har skett genom detaljerade aktivitetslistor med veckovis uppföljning Strukturerad ändringshantering genererade en framgångsrik kontroll av beställningar, kostnader och tester. Projektet har inte glidit i tidplanen utifrån ett fastprisåtagande och en tydlig projektplan (BP0- BP5) Gemensam projektyta (projektplatsen har varit guld värd för gemensam lagring av all dokumentation) I god tid planerade och genomförda projektmöten (veckovis) Tydliga kommunikationsvägar med leverantören och övriga parter Resurs har funnits inom projektet som har kunnat göra designskisser. Något som varit av yttersta vikt för att underlätta kommunikationen mellan projektet, verksamheten och leverantören. Representant PGT-projektet (plattform för gemensamma tjänster) har funnits med i projektet under hela resan (L2 => framåt) under 2009 Det har varit bra att rikta in utvecklingsarbetet koncentrerat dvs. mot Landskrona-området Styrgruppen Styrgruppen har under projektets framåtskridande varit besluts- och handlingskraftig, väl insatt i SVPL s problematik. Dessutom har SVPL varit ett prioriterat projekt med stort stöd från styrgruppen Testprojektet Test har genomförts som ett delprojekt med följande framgångskriterier: Prioriterades både tids- och resursmässigt

16 Slutrapport 16(20) Strukturerade testprocesser Verksamheten deltog aktivt under hela testarbetet Adekvat och strukturerad testdata som också är väldokumenterad HP testverktyg användes vid L4 leveransen och effektiviserade testerna oerhört mycket. Det sparades massor av papper och underlättade för testpersonerna att genomföra testfallen flödesorienterat. Alla testfall sparades i verktyget vilket underlättade vid upprepade tester av samma funktioner. Finns en tydlig beskrivning av kvarstående avvikelser för överlämning till förvaltning Pilotprojektet Pilotprojektet - har haft stor betydelse i förankringen hos alla parter - tjänat som forum för diskussioner som legat till grund för gemensam syn - efterlämnar erfarenheter som kan användas i ett breddinförande i form av bland annat checklistor, rutinbeskrivningar, etc. Det har funnits ett tydligt ansvar per deltagande organisation vid pilotinförandet och de har varit aktivt delaktiga under hela utvecklingen av produkten. Utbildning av utbildare planerades och genomfördes tillsammans med alla parter och därefter utbildade varje part sina användare var för sig. Den gemensamma delen var av stor vikt då diskussioner ledde till klargöranden om processen och respektive parts rutiner Information Projektet har haft en egen webbsida på internet där alla har kunnat ta del av hur arbetet har framskridit (även externt) och det har funnits en resurs avsatt för detta arbete. Webbsidan är och har varit en viktig och tydlig kommunikationskanal för projektet och övriga intressenter. Webbsidan är nu etablerad och bör med fördel användas i ett kommande breddinförande Leverantören Det har under projektresan varit en bra relation med leverantören och det har genomförts möten och kontakter på daglig basis samt gemensamma planeringar och sprintmöten. Leverantören har dessutom haft hög nivå av verksamhetskunskap om samordnad vårdplanering och alltid varit tillgängliga. Samarbetet med huvudprojektledaren på Systeam har fungerat mycket bra och det har funnits en stor lyhördhet i att hitta nya vägar framåt. Leverantörens styrgrupp har haft samma tydliga målsättning som SVPL-projektet.

17 Slutrapport 17(20) 4.2 Problem och Fallgropar Projektet Överlämnande till projektet efter avklarad upphandling (2008) var otydlig. Det saknades bl.a. ett förstudiematerial för att klargöra projektförutsättningar (processmodellering, budget, tydliga krav, etc.). Projektet har från början haft en otydlig budget och detta tillsammans med avsaknad av användarvänligt verktyg för att göra budgetuppföljning har gjort det mycket svårt att följa kostnadsutvecklingen kontinuerligt. Att behöva kalla in en controller vid varje tillfälle en kostnadsuppföljning skall göras är inte bra. SVPL har varit beroende av andra projekt som inte varit driftsatta som ex. PGT och BIF detta har medfört ökade projektkostnader och förlängning av projekttiden. PGT - tjänsteplattformen fanns inte från början av SVPL-projektet vilket medfört oklara samarbetsformer och förutsättningar under lång tid! (hela 2008) Att kombinera Agile utvecklingsmetodik med fastprisprojekt visade sig resultera i ett enormt energikrävande och besvärligt diskussionsklimat med leverantören. Projektet har inte haft tillräckligt stöd för de juridiska spörsmålen (ex. regelverk för gallring, förstörelse av data). Kommunsidan har haft en bevakande roll i form av Thomas Wester som bevakat kommunens intressen. Trots detta har det inte varit ett tydligt samarbetsprojekt mellan Region Skåne och KFSK. Det saknades relevant bemanning i projektet under lång tid, från 2008 till april/maj Avsaknad av ett testverktyg i leveranserna L2-L3 minskade möjligheten till analys och dokumentation och skapade stora mängder merarbete. Avsaknad av testverktyg för performance och stresstester omöjliggjorde insyn och verifikation av prestandakraven Samarbetet med leverantör Projektet har haft kontinuerliga möten med leverantören under andra hälften av genomförandet men tyvärr kom inte ett närmare samarbete igång förrän sent i projektet. Projektet har varit dåligt på att dokumentera krav och önskemål/synpunkter som framkommit i ordinarie Sprintmöten vilket resulterat i att saker ofta har fallit mellan stolarna.

18 Slutrapport 18(20) Leverantören färdigställde och utvecklade vissa saker i SVPL, både funktionella och utseendemässiga, utan att kontrollera detta med Region Skåne. Detta resulterade i onödiga och till viss del kostsamma CR. Wireframes saknades fullständigt vilket i vissa fall resulterade i en icke överenskommen design. RIV det har varit otydligt hur samspelet mellan kravspecifikation utveckling enligt RIV skulle hanteras mellan Region Skåne och Systeam RSIT PGT stängdes tidigare än planerat och innan plattformen var klar för leverans, vilket till att börja med medfört bristande teknisk kompetens på RSIT. Den tekniska komplexiteten tillsammans med oerfarenhet om plattformen medförde svårigheter att utreda felkällor och projektet drabbats av onödiga störningar under våren Pågående outsourcingarbete inom RSIT har påverkat prioriteringar inom RSIT vilket bland annat berörde överlämningen av PGT till VO Leverans. Det har saknats SLA för HSA och PGT vilket försenat arbetet med framtagande av SLA för SVPLtjänsten. Det har varit ett otydligt ansvar i förhållande till omvärldsberoenden som t.ex. HSA och SITHS. Samma sak konstateras gälla för webbintegrationer (PASIS, Lissy och HSA). Förutsättningar för utnyttjande av HSA och SITHS har varit otydliga och tagit onödig tid för projektet. Avsaknad av support och förvaltning av innehållet i HSA har varit tydligt. Ingen samordning eller regelverk kring uppdateringar av innehåll vilket inneburit att projektet fått vara varit drivande. Det måste i framtiden ges möjlighet att sätta upp dedikerade testkataloger för projekt. Idag finns det en testkatalog som används av alla projekt och HSA kan därmed utan förvarning förändras både vad gäller innehåll och struktur. Resultatet kan ge katastrofala följder för pågående projekt. En otydlig beskriven överlämningsprocess har gjort att överlämnande till drift varit onödigt tidskrävande. De tekniska förutsättningarna kring Citrix (på vårdcentralerna) och NetID har varit oklara. Change processen dvs. återkopplingen fungerar dåligt t.ex. installationen av produktionsmiljön blev försenad 1,5 månad utan återkoppling till projektet Kravspecifikationen Specifikationen var alldeles för otillräcklig för att använda i ett utvecklingsarbete vilket resulterat i onödiga leverantörsdiskussioner och för många CR.

19 Slutrapport 19(20) Förankring av vissa krav saknades i verksamheterna. Processmodell saknades och många personer som arbetat fram specifikationen var inte tillgängliga längre. BIF-kravet är mycket styvmoderligt beskrivet och har dessutom definierats som skall krav trots att BIF inte existerade som färdig produkt vid upphandlingstidpunkten. Även oklar kravbeskrivning vad gällande integrationerna mot HSA, Pasis och Lissy Verksamhet Psykiatrins processer och arbetssätt har inte blivit fastställda under projektets levnadstid. Regelverket, limegröna häftet, är inte uppdaterat/anpassat för ett IT-stöd och det saknades en vision för utvecklingen av IT-stödet (ex. behövs förenklad vårdplan och vårdrapporten?). 5 Förslag till förbättringar Under projektet har vi identifierat förbättringspotential i bland annat hur projekt initieras, förvaltning och överlämning till driftsorganisation, processbeskrivningar, beställningsrutiner, information på nätet, etc. Nedanstående punkter är inte listade i prioriteringsordning. 1. Utnyttjande av testverktyg för användarnära tester (ex HP QC) och bygga upp databas för användarnära tester inkl processer och mallar för testerna. Dessutom bör det finnas verktyg och kompetens kring prestandatester. 2. Säkerställande av systemtester måste ske vid upphandling dvs. tillräckligt med tid måste avsättas. 3. Projekt bör utbildas i att använda klientverktyg för Changeprocessen för att ge projekt möjlighet att följa status och historik för pågående CR. 4. Budgetförutsättningar och bättre hjälp för budgetuppföljning måste finnas 5. Det bör fokuseras mer på att arbeta med kravspecifikation som processbeskrivning för hur kravarbete skall gå till, utforma mall för kravställande ex. användningsfall, informationsmodellering, mm 6. Bemanningen i projekt bör vara mer klar vid start, gärna tydliga förslag redan vid förstudier. 7. Och det ska finnas förstudier genomförda innan projektgenomförande startar! 8. Det ska finnas en tekniskt ansvarig person inom ett projekt 9. Bättre och säkrare driftövervakning, event management, för PGT måste ses över. 10. Infrastruktur bör finnas bättre tillgängligt vid projektarbetet, ex att rekvirera SITHS-kort för deltagarna, mailtillgång, möjligt boka lokaler mm. Rutiner bör finnas tydligare! 11. För framtida större projekt bör det finnas ett fysiskt rum för projektdeltagarna 12. Kravspecifikation ska ses i ett sammanhang tillsammans med processmodell, exempelvis så som görs i den nya RIV-modellen 13. Anpassa regelverket för SVPL till digital hantering. 14. Dedikerade HSA-kataloger för SVPL.s olika miljöer bör sättas upp. 15. Nödvändiga kompetenser ska komma in i tid i projektet.

20 Slutrapport 20(20) 16. Tydliga processer för avslut av projekt måste finnas. 17. Vid ett breddinförande bör det finnas tillgång till juridisk kompetens som bidrar i projektet 18. Det bör finnas ordentlig dokumentation kring webbintegrationerna. 19. Versionshantering av HSA i någon form bör utredas. 20. Integration med Melior bör utredas inom kort 21. Utreda hur man kan använda det förbättrade betalningsunderlaget som SVPL ger ex. integration med Pasis eller annan debiteringstjänst. 6 Referenser Specificera alla dokument som det hänvisas till i Slutrapporten. Direktivet Uppdrag Mottagning testning av SVPL Direktivet Uppdrag Breddinförande SVPL Projektplan Projektplan utan BIF Protokoll från samtliga styrgruppsmöten mellan Region Skåne- Systeam/Capgemini Minnesanteckningar från samtliga regionala styrgruppsmöten Minnesanteckningar från samtliga projektmöten i projektgruppen RIV-specifikation ver Testrapport SVPL L2 Testrapport SVPL L3 Testrapport SVPL L4 Testrapport SVPL L5 (från leverantören) SVPL Sluttestrapport SVPLändringslista.xls (alla begärda changar, tidsuppskattningar, kostnader) Samtliga testfall som använts under L2-L5 samt dokumentation av avvikelserna SSDS och SAD dokument kring tjänsten (leverantörens tekniska beskrivning) Användarmanual SVPL_aktivitetsplan (kontinuerligt uppdaterad) ActionlistaSVPL.xls (projektaktiviteter som detaljer till MS project plan) Framtida förvaltning.xls (önskemål och krav på SVPL-tjänsten, fångade successivt) Modelleringsarbetet (MS Visio) Utvärderingsdokument från piloten (enkätunderlag, resultat, sammanställt material) Checklista för införande Applikationsdriftdokument Förstudierapport Breddinförande SVPL, Letter of intent Internet hemsidan Statistik för utnyttjande av webplatsen