Kallelse till sammanträde med kommunstyrelsen

Transkript

1 Kallelse till sammanträde med kommunstyrelsen Tid: Onsdagen den 25 februari kl (cirkatid) - informationsärenden - stängt sammanträde kl (cirkatid) - beslutsärenden - öppet sammanträde Plats: Baderskan, Trosa Stadshotell, Trosa Kaffe och smörgås serveras vid gruppmötena Gruppmöte majoritet: kl Gruppmöte Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Vänsterpartiet: kl Gruppmöte Sverigedemokraterna: kl Ärenden: Diarienr Informationsärenden (stängt sammanträde) 1. Information från Sörmlands kollektivtrafikmyndighet (muntlig information från myndighetschef Helena Ekroth och strategisk chef Oskar Jonsson) 2. Återrapportering kring regionala frågor (Muntlig information från Daniel Portnoff (M), Bengt- Eric Sandström (FP) och Ann-sofie Soleby-Eriksson (S)) Till kommunstyrelsen 3. Val av justerare för kommunstyrelsens arbetsutskott och KS 2015/21 kommunstyrelsen under mandatperioden Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 4. Anvisningar för budget 2016 och planer KS 2015/24 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Deltar ej i beslutet: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) deltar ej i beslutet med hänvisning till att Socialdemokraterna lägger eget förslag till budget 2016 med planer (4)

2 5. Komplettering av tidigare avtal angående genomförande av KS 2015/25 vägutredning för en ny infart till västra Trosa Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 6. Förvärv av del av Långnäs 5:1 Långnäsudd i Trosa KS 2015/27 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 7. Användande av markåtkomstbidrag för bildande av KS 2015/11 Lånestahedens naturreservat Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 8. Medel för Trosa kommuns värdskap för Sveriges KS 2015/13 Ekokommuners årsmöte 2015 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens/eko-utskottets förslag. 9. Överföring av investeringsmedel för spontning av KS 2015/19 Trosa hamn/ gästhamn Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens/ Teknik- och servicenämndens förslag. 10. Yttrande rörande revisorernas granskning av intern kontroll KS 2014/177 i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 11. Yttrande rörande revisionsrapport om granskning av KS 2014/206 simhallsprojektet Safiren Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Yrkanden: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) yrkar att följande tillägg görs till yttrandet: Kommunstyrelsen borde getts möjlighet att genomföra en bedömning av att slutkostnadsprognosen inte kunde levereras tidigare. (sid 3 tredje stycket från slutet) Daniel Portnoff (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Ordföranden ställer proposition på föreliggande yrkanden och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet med Daniel Portnoffs (M) yrkande om bifall till förvaltningens förslag. Ordföranden ställer därefter proposition på bifall till Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande mot avslag på detsamma och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att avslå Ann-sofie Soleby-Erikssons (S) tilläggsyrkande. Reservation: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) lämnar nedanstående skriftliga reservation: Kommunfullmäktige har efter tidigare fördyrade investeringsprojekt beslutat 2011 om bättre rutiner som bland annat 2 (4)

3 innefattade att rapport till ekonomikontor och kommunledning gällande ekonomi skulle ske dessutom eventuell framskrivning till politik för beslut. De signaler som förvaltningen fick borde renderat i en kommunstyrelsebedömning tidigare. 12. Yttrande till förvaltningsrätten i mål rörande laglighets- KS 2014/166 prövning av kommunfullmäktiges beslut , 126 (mål nr ) Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 13. Tilläggsöverenskommelse om upphandling av KS 2015/18 persontransport- och samordningstjänster Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 14. Beslut om förlängning och direktupphandling av KS 2015/17 transportörsavtal för anropsstyrda transporter Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 15. Återkoppling kring arbetet med ökad sysselsättningsgrad KS 2011/75 Utskottsbeslut: Kommunstyrelsens arbetsutskott bereder ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande. 16. Revidering av delegeringsordning för kommunstyrelsen KS 2015/22 Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Deltar ej i beslutet: Ann-sofie Soleby-Eriksson (S) deltar ej i beslutet. Till kommunfullmäktige 17. Förlängning av solidarisk borgensförbindelse, KS 2015/26 Kommuninvest Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. 18. Bidrag 2015 till fristående skolor, enskilt drivna förskolor, KS 2015/16 fritidshem och förskoleklasser samt interkommunal ersättning Utskottsbeslut: i enlighet med Humanistiska nämndens förslag. 19. Taxa för uppläggning av muddermassor vid upplagsplats KS 2015/20 Tureholm 2:1 Utskottsbeslut: i enlighet med Teknik- och servicenämndens förslag. 20. Regler och utbetalning av kommunalt partistöd i KS 2015/23 Trosa kommun Utskottsbeslut: i enlighet med förvaltningens förslag. Övrigt 21. Anmälan av delegationsbeslut KS 2015/1 3 (4)

4 22. Övriga anmälningsärenden KS 2015/2 Daniel Portnoff ordförande Jakob Etaat sekreterare 4 (4)

5

6 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Trosa kommun Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/21 Val av justerare för kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen under mandatperioden Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen besluta att utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Ann-sofie Soleby Eriksson (S) att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens protokoll under mandatperioden Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Ann-sofie Soleby Eriksson (S) att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll under mandatperioden Ärendet Kommunstyrelsen i Trosa kommun brukar i regel utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande, tillika oppositionsråd, att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens och i förekommande fall kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll. I det fall den ständiga justeraren ej är närvarande vid sammanträdet utses en annan ledamot till justerare i dennes ställe. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från kanslichef Jakob Etaat Kopia till Akten Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 5

7 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Kanslienheten Jakob Etaat Tel Fax Val av justerare för kommunstyrelsens arbetsutskott och kommunstyrelsen under mandatperioden Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Ann-sofie Soleby Eriksson (S) att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll under mandatperioden Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår Kommunstyrelsen besluta att utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande Ann-sofie Soleby Eriksson (S) att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens protokoll under mandatperioden Ärendet Kommunstyrelsen i Trosa kommun brukar i regel utse kommunstyrelsens 2:e vice ordförande, tillika oppositionsråd, att jämte ordföranden justera kommunstyrelsens och i förekommande fall kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll. I det fall den ständiga justeraren ej är närvarande vid sammanträdet utses en annan ledamot till justerare i dennes ställe. Jakob Etaat Kanslichef

8

9 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Ekonomienheten Margareta Smith Tel Fax Anvisningar för budget 2016 och planer Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag på budgetanvisningar för 2016 med planer Ärendet Ekonomienheten har upprättat anvisningar för nämndernas arbete med budget 2016 med planer Liksom tidigare år bygger budgetförutsättningarna på en befolkningsprognos där det klart framgår förväntat ökat eller minskat behov inom framförallt förskola och skola samt äldreomsorg. Den skatteprognos som ligger till grund för budgetanvisningarna är Sveriges Kommuner och Landstings prognos från december Margareta Smith Ekonomichef

10 Budgetanvisningar Budget 2016 Flerårsplan Behandlas i Kommunstyrelsen Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

11 Budgetprocess... 1 Ekonomistyrning och spelregler... 1 Budgetförutsättningar ekonomiskt utrymme... 3 Utgångspunkter för 2016 och Uppräkning av löner och priser... 4 Demografiska variabler... 4 Rationaliseringar/nettokostnadsminskningar 2016 och Ettårssatsningar 2015 som tas bort Utökningar av ram i budget 2015, tkr, som kvarstår och räknas upp med löne- och prisökning... 6 Budget/ramförändringar som kommer att justeras senare... 7 Sammanställning av ramförändringar per nämnd o utskott Riktlinjer för budgetarbetet Mål och nyckeltal Kvalitet Kommunalskatt och generella statsbidrag Finansiella förutsättningar Investeringsbudget anläggningar (tkr) Avskrivningar, ränta och kapitalkostnader Anläggningstillgångar Anvisningar och mallar Tidsplan för budget

12 Budgetprocess Budgetprocessen syftar till att ge kommunstyrelse och kommunfullmäktige tillräcklig information och bra beslutsunderlag inför beslut om budget 2016 och flerårsplan och de politiska prioriteringar som varje budgetbeslut innebär. Processen syftar också till att ge goda förutsättningar för nämnder/utskott och kontor att planera och styra sin verksamhet mot fastställda mål och inom ramen för tillgängliga resurser. Från och med budget 2006 har gemensamma planeringsförutsättningar tagits fram som underlag i budgetarbetet. Befolkningsprognoser, demografiska variabler, visar förändringar av barn i förskole-, grundskole- och gymnasieåldern. Från och med budget 2015 baseras hela budgeten för äldreomsorg på befolkningsprognosen för samtliga invånare 65 år och äldre. Utbyggnad av gator och vägar påverkar kostnader för underhåll och drift, varför dessa också ingår i beräkning av ökade kostnadsramar. Antalet invånare för hela kommunen påverkar kommunens skatteintäkter. Ledningsgruppen träffades november 2014 för att gå igenom de gemensamma planeringsförutsättningarna inför budget 2016 med planer Befolkningsprognoserna för har anpassats efter förra årets befolkningsökning och planerade nya bostäder. År 2008 hade Trosa en stor befolkningsökning, vilket främst märktes på antalet barn i för- och grundskola var befolkningsökningen klart modest. Under 2014 ökade befolkningen med totalt 139 invånare till och med november vilket är 34 fler än under samma period Ledningsgruppen har Kommunfullmäktiges uppdrag att ta fram förslag på rationaliseringsåtgärder varje år från och med budget För åren var uppdraget 5 miljoner kronor per år och från och med budget 2010 med 3 miljoner per år. Rationaliseringarna för är genomförda och de för 2015 är beslutades och kommer att genomföras i år. Ledningsgruppen har inför rationaliseringsuppdraget involverat verksamheternas chefer. Ledningsgruppen har presenterat ett enigt förslag på rationaliseringsåtgärder för 2016 och 2017 för ordförandegrupp och opposition. Kommun- och ekonomichef redovisade de ekonomiska förutsättningarna för ordförandegruppen januari 2015 tillsammans med ledningsgruppen. Samma redovisning gjordes för oppositionen 10 februari. Politiska direktiv till budgetanvisningar för 2016 med flerårsplan lämnades av kommunalrådet 30 januari. Ekonomistyrning och spelregler Kommunfullmäktige antog i juni 2003 en ny ekonomistyrningsmodell för Trosa kommun och dess bolag. Ekonomistyrningsprinciperna reviderades i november 2007 för att börja gälla från Under 2009 har ekonomistyrprinciperna revideras avseende central buffert och omfattar nu även äldreomsorg. Resultatenheter har införts för särskilda boende och hemtjänst inom vård- och omsorg. Mer medel började avsättas i central buffert från De revideringar av ekonomistyrningen som fullmäktige antog från 2008 var främst nödvändiga förändringar/förbättringar för att anpassa den till den politiska majoritetens förslag om att införa tydliga valfrihetssystem och riktiga resultatenheter. 1

13 Ekonomistyrning i Trosa kommuns koncern innebär: En medveten och konsekvent process för att påverka organisationens handlande så att verksamheten genomförs efter invånarnas faktiska behov med rätt kvalitet och till rimlig kostnad, allt inom ramen för tilldelade resurser och fastställda mål. Följande grundläggande spelregler gäller i kommunen: Inga tilläggsanslag beviljas under budgetåret. Nämnderna ansvarar för att hålla verksamheten inom beslutad ram, driva verksamheten enligt de mål/uppdrag fullmäktige lagt fast samt följa upp och utvärdera verksamheten Om förutsättningarna förändras under löpande budgetår ansvarar nämnden för att anpassa och prioritera verksamheten inom gällande ram. Verksamhetsansvariga ansvarar för att hålla sin verksamhet inom beslutad budget, vidta åtgärder under löpande år för att uppnå detta, driva verksamheten enligt de mål/uppdrag nämnden lagt fast samt följa upp och utveckla verksamheten kontinuerligt. Verksamhetsansvarig är den som driver verksamhet och/eller sköter andra åtaganden och har budgeterade medel för detta. I Trosa ska inga beslut som medför kostnader eller intäkter bokföras utan att ansvar anges. Resultatenhetsansvarig är den som driver verksamhet och erhåller fastställda intäkter i form av peng, check eller pris per utförd prestation. Det ekonomiska resultatet mäts som skillnad mellan intäkter och kostnader. Över-/underskott överförs till nästkommande år. Det innebär att åtgärder vidtas under löpande år för att uppnå ett positivt resultat, att verksamheten drivs enligt de mål/uppdrag nämnden lagt fast samt att uppföljning sker och att verksamheten utvecklas kontinuerligt. Fastställd intäkt i form av peng eller check per utförd prestation är densamma för en privat entreprenör som för en resultatenhet inom kommunen. Den privata entreprenören ersätts även för fastställda overheadkostnader för administration mm, samt för fastställd momskompensation. Kommunstyrelsen bör ha en central buffert som motsvarar 2 % av de budgeterade verksamhetskostnaderna. Fördelning av medel från den centrala bufferten ska ske 1 gång per år i samband med att kommunens delårsbokslut med helårsprognos per augusti behandlas i kommunstyrelsen. Från 2010 omfattar kriterierna för fördelning av medel härifrån även äldreomsorg. Reglerna för dessa fastställdes under hösten Fördelning ur den centrala bufferten sker endast utefter fastslagna kriterier. (Se finansiella förutsättningar sidan 11.) Övergår en kommunal verksamhet till privat regi, ska inventering och en marknadsmässig värdering ske av samtliga inventarier och material. Den privata entreprenören erbjuds att köpa inventarier/material till värderat pris. Överenskommelse av att hyra inventarier kan också slutas. Material och inventarier som inte köps eller hyrs av den privata entreprenören ska fördelas inom enheter i kommunal regi. 2

14 Budgetförutsättningar ekonomiskt utrymme Nämndernas budgetramar ökades 2004 och skatten höjdes med 1 krona. Skatten sänktes med 10 öre 2008, med ytterligare 30 öre 2009, 2 öre 2010 och 20 öre Skatten är oförändrad 2015 och års budget belastas inte med balanserade underskott från tidigare år. I budget 2015 har ramarna räknats upp med 2,5 % för löner och 1,5 % för övriga kostnader. Läraravtal och avtal inom kommunal 2014 medförde att verksamheterna inom barnomsorg/utbildning samt vård- och omsorg kompenserades helt genom att budget 2015 räknades upp. Ökningen ökade även ramar och peng för I budget 2016 räknas löner upp med 1,85 %. I plan för 2017 och 2018 räknas löner upp med 2,5 %. Övriga kostnader räknas upp med 1,0% 2016 och 1,50% åren därefter. Utgångspunkter för 2016 och 2017 Följande intäkts- eller kostnadshöjningar, jämfört med budget 2015, inryms i nämndernas/utskottens budgetramar tkr (ökade kostnader redovisas med minustecken). 10 öre skatt = tkr Skatten är oförändrad 2015 och (ökn från 2015) Ökade skatteintäkter Rationaliseringar Nya ettårssatsningar Förra årets ettårssatsningar upphör Demografi skola/barnomsorg* Demografi äldreomsorg* Demografi gator, mm Ökade personalkostnader 1,85 % /2,5% Ökade priser 1,0 % /1,5% Minskade exploateringsintäkter -200 Ökade avskrivningskostnader Politiska prioriteringar * Belopp i 2015 års priser 3

15 Uppräkning av löner och priser I ramarna för budget 2016 med planer ingår kostnadsökningar för löner och priser. Löner 1,85 % år 2016 och 2,5 % 2017 och 2018 Priser 1,0 % 2016 och 1,5 % 2017 och 2018 PO-pålägget är oförändrat 2016, dvs. 39,5% på vanliga månadslöner. Kommuninterna kostnader för kost och städ ska räknas upp med 1,75 % för städ och 1,41 % för kost För 2017 och 2018 ska städ räknas upp med 2,37 % och kost med 1,98 %. Demografiska variabler I bilaga 1, Gemensamma planeringsförutsättningar (GPF), redovisas befolkningsprognoser fram till Dessa redovisas för hela Trosa kommun och för kommundelarna Vagnhärad, Västerljung och Trosa tätort. Uppdelningen i kommundelar skiljer sig från församlingsgränserna för att bättre passa hur arbetet planeras i förskola/skola och inom vård- och omsorg. Bilagan redovisar även samtliga lokaler med kommentarer om när ombyggnationer eller andra förändringar har gjorts, pågår eller planeras. Åldersgrupper inom förskola/skola är: 1-5 år Förskola 6 15 år f-klass år 9 i grundskolan, skolbarnomsorg år gymnasium De kostnader som redovisas för skolan baserar sig på den ersättning, peng per elev som skolorna får per ålderskategori. Pengen utgår från höstreviderad budget 2015 för alla år. För gymnasieskolan, så grundar sig beloppet på 2015 års snittkostnad per elev. När det gäller förskolan så har kostnaderna beräknats enligt peng per timintervall. Hur stor andel av Trosas 1-2 respektive 3-5 åringar som går i förskola, har styrts av andelen barn i februari och september 2014 som gick i förskolan. Befolkningsförändring för år 1-5, 6 samt 7-9, samt för varje årskurs för grundskolan redovisas också för att tydliggöra förändringar per skola. Åldersgrupper inom äldreomsorg är: år äldreomsorg år äldreomsorg som statistiskt och erfarenhetsmässigt kräver något mer omsorg. 90-w år äldreomsorg som statistiskt kräver mycket omsorg. Fram t.o.m. budget 2014 har förändringar i befolkning äldre än 80 år legat som grund för förändringar i budgetramen för Vård- och omsorg. Från 2015 har hela budgetramen för äldreomsorg beräknat med utgångspunkt från samtliga invånare 65 år och äldre. Beloppen baseras sig på prislappar i det nya kostnadsutjämningssystem som började gälla i Sverige

16 Rationaliseringar/nettokostnadsminskningar 2016 och 2017 Likson tidigare år är etta ledningsgruppens förslag. Detaljerna beslutas politiskt i samband med budgetberedningen i maj. Rationalisering nämnd/utskott 2015 års 1 årssatsningar bort pol ledn KK EKO SBN Skola SOC K&F VON T&S REV MN FIN Ettårssatsningar 2015 som tas bort 2016 Ettårssatsningar 2015, tkr Tkr Nämnd Summa nämnd Skolans kvalitetspeng för förbättrade resultat skolan Skolbiblioteksböcker 100 skolan IKT Vård o omsorg VON Kompetensutveckling vård o omsorg 500 VON Vassröjning 500 TSN Industrigatanlove 600 TSN Ostlänken Solberga 200 SBN ÖP-arbetet 200 SBN 400 Chefsutveckling 100 KK Effektiviseringsprojekt 400 KS QlikView seviceavtal KS

17 Utökningar av ram i budget 2015, tkr, som kvarstår och räknas upp med löne- och prisökning Inför varje budget har kostnadsramarna räknats upp eller justerats för Löneökningar Prisökningar Demografiska förändringar för barn och unga samt äldre medborgare Dessa kostnadsökningar finns inte med i nedanstående redovisning. Det gör inte heller ökade kostnader som reglerats med internhyra och ökade kapitaltjänstkostnader. Verksamheternas budgetramar utökades även 2011 till 2014, men dessa redovisas inte här Ramökningar 2015 HUM skola/barnomsorg Ökad skolpeng Resultat i skolan 500 Komp löneavtal 988 Fler ledadmöter HUM 58 Vård och omsorg "Reinvesteringar" arbetskläder 250 Komp löneavtal 659 Kultur och fritid Föreningsbidrag 200 Ökad kaptjänst Safiren (varav 1 mkr avskr) Fler ledamöter KFN 50 Teknik och service Drift mer gator, parker, mm 546 Matsatsning 500 Fler ledamöter TSN 39 OSA o ferielön permanentas AME 450 Kommunstyrelsen OSA o ferielön permanentas AME -450 Ökade årsarvoden fler ledamöter KS 205 Central buffert ökas 300 Samhällsbyggnadsnämnden Bostadsanpassning 220 Räddningstjänst 200 Minskade exploateringsintäkter 200 Miljönämnden Färre ledamöter MN -10 Totalt

18 Budget/ramförändringar som kommer att justeras senare Ramarna är uppräknade enligt de ekonomiska förutsättningarna som har beskrivits. Ekonomienheten kommer att göra teknisk justering av ram med hänvisning till förändrade kapitaltjänst och internhyreskostnader. Förändring av nettoramar inför budgetanvisningar Ramar (tkr) Kommunstyrelse Politisk ledning Kommunkontor Ekoutskottet Central buffert Humanistisk nämnd Barnomsorg o utbildning Individ och familjeomsorg Kultur & fritid Vård- & omsorgsnämnd Teknik & service skatt Samhällsbyggnadsnämnd Miljönämnd Revision Övr kommungem poster Pensioner Kommmungemensamt nya satsningar Rationaliseringar 3 mkr 2016 o 2017 ligger i ovanstående ramar Finansnetto Ökade avskrivningar Politiska prioriteringar Tot skattefin verks Skattenetto

19 Sammanställning av ramförändringar per nämnd o utskott 2016 Nämnd/utskott Ramförändringar Ettårssats.2015 som ska bort Rationaliseringar 2016 Totalt netto KS Löner, priser och PO netto 776 Chefsutveckling -100 Effektiviseringsprojekt -400 QlikView serviceavtal -400 Rationaliseringar -401 Ekoutskott Löner, priser och PO netto 27 Rationaliseringar -10 Totalt KS SBN Löner, priser och PO netto 190 Ostlänken/solberga -200 ÖP-arbetet -200 Rationaliseringar -54 Minskade exploateringsintäkte 200 Totalt SBN Utbildning/barnomsorg Löner, priser och PO netto Demografi skolan 2013 års pri Skolans kvalitetspeng för förb resultat Skolbiblioteteksböcker -100 Rationaliseringar -967 Totalt utbildning/barnoms Individ o familjeomsorg Löner, priser och PO netto 325 Rationaliseringar -36 Totalt Individ & familj Kutur & fritid Löner, priser och PO netto 576 Rationaliseringar -165 Totalt kultur o fritid Vård och omsorg Löner, priser och PO netto Demografi VON IKT Vård o omsorg Kompetensutveckling -500 Rationaliseringar Totalt VON

20 Ettårssats.2015 Rationaliseringar Totalt Nämnd/utskott Ramförändringar som ska bort 2016 netto Teknik o service Löner, priser och PO netto 860 Demografi gator, mm Industrigatanlove -600 Vassröjning -500 Rationaliseringar -430 Totalt TSN skatt Miljönämnden Löner, priser och PO netto 31 Rationaliseringar -38 Totalt MN Revision Löner, priser och PO netto 8 Rationaliseringar 0 Totalt revision Finansförvaltning Löner Ettårssatsningar Rationaliseringar -35 Totalt finansen Politiska prioriterngar Ökade avskivningskostnader Totalt finans exkl skatt

21 Riktlinjer för budgetarbetet Nämnderna ska bygga sitt arbete för budget 2016 och plan med budget 2015 som utgångspunkt. Kostnader och intäkter räknas upp med generella påslag enligt beskrivningarna under huvudrubrik Uppräkning av löner och priser och räknas ner med 2016 års rationaliseringar, 2015 års ettårssatsningar samt upp eller ner med demografi. Nämndens buffert bör vara i storleksordningen 1 procent av budget för att under året kunna klara förändringar inom fastställd budgetram. Bufferten ska rymmas inom ram. Nämnden har ett ansvar för att nödvändiga kostnadsanpassningar genomförs. Nämnderna ska presentera ett budgetförslag i enlighet med fastställd ram. Medel för ettårssatsningar fördelas i samband med budgetberedningen i maj. Mål och nyckeltal Kommunfullmäktiges mål följs upp i samband med årsredovisningen. Samma sak gäller nämndernas mål. Inför 2016 kan en del nämnder önska att förändra målen något. Nyckeltal som direkt kan relateras till budgeterade medel ska alltid redovisas med så objektiva mått som möjligt. Dessa följs sedan upp i delårs- och årsbokslut. Kvalitet Trosa kommun medverkar nu tillsammans med 230 andra kommuner i Sveriges Kommuners och Landstings projekt, Kommunens kvalitet i korthet. Här följs kommunens kvalitet upp ur ett medborgarperspektiv. Flera av Kommunfullmäktiges och nämndernas mål mäts och har mätts genom detta projekt. Genom att ingå i detta projekt får Trosa möjlighet att jämföra sig med andra kommuner och med sig själv i tiden. Vi har också stora möjligheter att hitta goda exempel för vissa verksamheter. Projektet har utökats varje år med att fler kommuner valt att delta. Trosa genomför också Medborgarundersökning vartannat år från Våren 2015 är det dags för en femte Medborgarundersökning som genomförs av SCB. Även härifrån mäts flera och viktiga mål upp. Medborgarperspektivet är centralt då Kommunfullmäktige fastställer mål och det ska genomsyra alla kommunala verksamheter. 10

22 Kommunalskatt och generella statsbidrag Kommunen baserar sina beräkningar över skatteintäkter på Sveriges kommuner och Landstings antaganden och prognoser. Enligt skatteprognos, från , beräknas kommunens skattenetto öka med 20,7 mkr jämfört med budget Skatteprognosen har beräknats med befolkningsutvecklingen i de gemensamma planeringsförutsättningarna som underlag. Finansiella förutsättningar Kommunens målsättning för resultatets andel av skatteintäkter och statsbidrag är minst 1 procent. Att resultatet satts så lågt som 1 procent beror på att medel även bör avsättas till kommande pensioner. Under 2012 avsattas 7 procent av kommunens pensionsskuld vilket innebär att målet om 2 % avsättning per år har uppfylldes för hela mandatperioden Nästkommande mandatperiod bör målet om avsättning gå ner till 1 % då kostnaderna för utbetalning av pensioner ökar. Medel avsätts i Kommunstyrelsens centrala buffert. Denna buffert kan användas till att: täcka minskade skatteintäkter täcka ökade pensionskostnader täcka ökade kostnader för fler förskole-/skolbarn än vad som budgeterats samt dyrare programval i gymnasieskolan täcka ökade LSS-kostnader täcka för ökade kostnader för fler äldre invånare vilket medför ökade behov av vård och omsorg öka kommunens resultat 11

23 Investeringsbudget anläggningar (tkr) Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan skattefinansierade från Stabilisering skredriskområden Statsbidrag Fritidsanläggningar och Fastigheter Renovering Safiren X X Fler avdelningar Väsby fsk X Entré Väsby fsk X Ny förskola Tomtaäng X X Investeringsreserv Fastigheter X X X X Nytt tak Trosa Vårdcentral X Renovering Trosa VC X X X X Upprustning utemiljö p förskolor/skolor g X X X X skolor/förskolor X Ombyggnation Tomtalund X Fageräng belysning/personalutrymme X Renovering Fagerängs förskola X Förvärv Sockenstugan+renovering X Lånesta gård upprustning X Fjärrvärme Stationshusen X Muddring Tureholmsviken X X X X Spontning Trosaån X Utbyggnad Baltic-bryggan X Köp/Ombyggnation Verktyget 4 X Reparationer/underhåll Verktyget X X X X Summa Överfört Budget Budget Plan Plan Gator och parker från Trafiksäkerhetsåtgärder X X X X Lekplatser X X X X Utveckling parker grönmiljö X X X X Utbyte av armaturer X X X X Renovering Busstorget X Strandskoning, proj. X Proj Trosaån X Vagnhärads centrum X Vagnhärads Torg parkyta X Gc-vägar enligt utredning X Vagnhärads å-miljö X Parkering Vhd Station X Parkering Safiren X Summa TOTALSUMMA

24 Investeringsbudget anläggningar (tkr) Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan avgiftsfinansierade från Överföringsledning Trosa-Vagnhärad X X Korslöt återvinningscentral X Återvinningsstation Källvik X Allégatan X Proj. Vattentäkt/-verk Sörtuna X Ny huvudvattenledning Sörtuna X Renovering Vagnhärads vattentorn X Pumpstationer Gunnarstensgatan X Nyängen etapp 2 vattenledning X Stationsvägen spillvattenledning Åtg Vhd ARV Pumpstation Högbergsgatan X VA Skärlagsgatan X Skärlagsparken dagvattenmagasin X Kalkbruksvägen vatten- och spillvattenledning X VA-utbyggnad Öbolandet, etapp 3 X Summa avgiftsfinansierat Investeringsbudget nämnderna (tkr) Projekt Överfört Budget Budget Plan Plan skattefinansierade från Humanistisk nämnd Inventarier skolkontoret Inventarier förskolor/skolor Skolbiblioteksinventarier Inventarier socialkontoret Kultur och Fritid Inventarier Oförutsett Vård och omsorg Larm, sängar, hjälpmedel, inventarier mm Samhällsbyggnadsnämnd Inventarier kontoret Förbifart Trosa Teknik och servicenämnd Städutrustning Köksutrustning Inventarier tekniska kontoret Traktor Arbetsmarknadsenheten 350 Kommunstyrelse IT-investeringar IT-investeringar skolan (ny- o reinvestering) Investering tomrör Investering bredband Inventarier kommunkontoret Läsplattor politiker ny mandatperiod 500 Investeringsreserv Delsumma nämnder Summa skattefinansierade Totalt

25 Teknik & servicenämnden ska gå igenom de investeringsplaner som ligger i budget för deras verksamheter (skatte- och avgiftsfinansierad verksamhet). Genomgången ska leda till att bedöma tidsaspekter (vilket år), möjlighet att genomföra respektive projekt, samt kostnad. Överförda investeringsmedel från 2014 ska redovisas i egen kolumn. År 2018 ska läggas till. Övriga nämnder ska se över investeringsramarna Avskrivningar, ränta och kapitalkostnader Kommunens anläggningstillgångar avskrivs med de avskrivningstider som Sveriges kommuner och landsting rekommenderar, dvs beräknad nyttjandetid. För nya större investeringar kan så kallad komponentavskrivning vara aktuell enligt redovisningsrådets nya rekommendationer. Komponentavskrivning innebär enkelt att olika komponenter i exempelvis ett vägbygge eller ett husbygge beräknas ha olika livslängd och därför bör skrivas av på olika lång tid. Nämnderna har kostnadsansvaret för kapitaltjänstkostnaderna (avskrivningar samt ränta på bokförda värdet av anläggningstillgångarna). Kapitalkostnaderna beräknas enligt nominell metod med 5 % ränta. Kapitaltjänstkostnaderna debiteras verksamheterna månaden efter att investeringen är avslutad. Tillkommande eller minskade kapitaltjänstkostnader för beslutade och pågående investeringar ska läggas in i budget Anläggningstillgångar Alla driftkonsekvenser av investeringsverksamheten ska rymmas inom nämndens budgetförslag. För nya förslag till investeringsprojekt ska driftkostnaderna specificeras i budgetförslaget. Med investering avses inventarier, maskiner fordon etc med en livslängd överstigande 3 år och ett värde överstigande 1/2 prisbasbelopp samt åtgärder i nya eller befintliga lokaler och anläggningar som överstiger detta belopp och som ökar kommunens tillgångsvärden. Anvisningar och mallar Ekonomi Mall för nämndernas budget kommer att finnas i Word under ekonomifliken på intranätet vecka 13. Budgetanvisningar och gemensamma planeringsförutsättningar hittar du på samma ställe Personalkostnader Nämnden bör, för egen del, ta fram en personalbudget som underlag för budgetarbetet. Verksamhetsmått/jämförelsetal Nämndernas material bör innehålla objektiva jämförelsemått. 14

26 Tidsplan för budget Samverkan av respektive nämnds förslag till budget skall ske inom ramen för det lokala samverkansavtalet. För samverkan av det samlade budgetförslaget svarar kommunkontoret. Tidplan, budgetprocessen november Ledningsgruppen Genomgång av gem.plan.föruts (GPF) o lön/prisuppr januari Ordförandegrupp Redovisning ekonomiska och ledningsgrupp förutsättningar 10 februari Oppositionen Redovisning ekonomiska förutsättningar 16 februari Ksau Budgetanvisningar o GPF 24 februari Central samverkan Budgetanvisningar o GPF 25 februari KS Budgetanvisningar o GPF mars-april Nämnder Budgetarbete april-9 maj Nämnder Beslut om budgetförslag 19 maj Budgetberedning Majoriteten 20 maj Nämndsordförande/ Oppositionen Produktionschef 25 maj Ksau Budgetförslag 2016, flerårsplan juni Central samverkan Budgetförslag 2016 med flerårsplan 4 juni KS Budgetförslag 2016 med flerårsplan 17 juni KF Budgetbeslut 2016 med flerårsplan

27 Bilaga till budgetanvisningar Gemensamma planeringsförutsättningar GPF Trosa kommun Sammanfattning av demografiska variabler samt hur den påverkar kostnadsutvecklingen för förskola/skola samt äldreomsorg. Kommunens samtliga lokaler har uppdaterats i december

28 Demografiska variabler... 3 Befolkningsprognos alla åldrar... 4 Befolkningsförändringar per kommundel... 6 Rampåverkan på grund av demografi beräknas med följande faktorer som grund: Demografins påverkan på skolans ram i 2015 års nivå Karta GPF-områden/kommundelar Vagnhärad Västerljung Trosa tätort Förskolelokaler Skollokaler Trosa kommuns äldre befolkning Äldreomsorgens budgetram förändringar enligt demografi Äldre invånare i varje kommundel Lokaler Vård- och omsorg Fritidsanläggningar Administrativa lokaler Övriga lokaler

29 Demografiska variabler På följande sidor redovisas befolkningsprognoser fram till 2019 för hela Trosa kommun. De åldersgrupper som redovisas på följande sidor i denna sammanfattning är: Samtliga invånare som utgör underlag för kommande års skatteprognoser. 1-2 år Förskola 3-5 år 6 år Förskoleklass 7 11 år år Grundskola Skolbarnomsorg år Gymnasium år äldreomsorg år 90- år De kostnader som redovisas för grund- och gymnasieskola baserar sig på peng i budget 2015 för alla år. Kostnaderna för förskolan baserar sig på faktiskt timintervall i februari och september 2014 samt peng/timintervall. Kostnaderna för förskola och skolbarnomsorg har, liksom tidigare år, baseras på andel barn 1-5 år i februari och september 2014 som gick i förskola. Från och med budget 2015 baseras andelen barn i förskola beroende på ålder 1-2 år eller 3-5 år då andelen barn i förskola är högre för de äldre barnen. Skolbarn som går i skolbarnomsorg har beräknats enligt Skolverkets statistik, förutom för 6-åringarna där vi beräknar att 100 procent går i förskoleklass och skolbarnomsorg. Avseende äldreomsorg baseras budgetramen på samtliga invånare 65 år och äldre. Budgetramen för äldreomsorg baseras på kostnader som anges i kostnadsutjämningssystemet. De antaganden som har gjorts då kostnaderna beräknats per år redovisas tydligt. 3

30 Befolkningsprognos alla åldrar År/ ålder w Summa Denna befolkningsprognos är underlag för beräkning av budgetårens skatteintäkter och generella statsbidrag Befolkningen vi räknar skatt på GPF 2015 GPF 2016 I ovanstående graf ser man att befolkningstillväxten justerats uppåt jämfört med förra årets prognos. Befolkningen ökade med 225 invånare 1 november november

31 250 Trosa befolkning i ettårsklasser w Ovanstående graf illustrerar hur kommunens resurser ska fördelas till de största verksamheterna barnomsorg/utbildning samt äldreomsorg. 140 Befolkningsförändringar (index=2014 = 100) w I ovanstående diagram visas befolkningsförändringar per åldersgrupp jämfört med

32 Befolkningsförändringar per kommundel Totalbefolkning i Vagnhärad Befolkning Vagnhärad Totalbefolkning i Västerljung Befolkning Västerljung

33 Totalbefolkning i Trosa tätort Befolkning Trosa tätort

34 Förskola, grundskola, skolbarnomsorg och gymnasium Hela kommunen Förskola 1-2 år Förskola 3-5 år Förskoleklass 6 år Grundskola 7-11 år Grundskola 12 år Grundskola år Gymnasieskola år Barn i förskoleåldern i Trosa kommun år 3-5 år 1-2 år 3-5 år GPF 2015 GPF

35 Grundskola f Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola år 12 år år GPF 2015 GPF

36 500 Grundskola Grundskola Gymnasieskola

37 Rampåverkan på grund av demografi beräknas med följande faktorer som grund: Befolkning i olika åldrar omräknas till terminer. Exempel: ett barn som är 7 år hösten 2015 är även 7 år våren 2016 (år 1 i grundskolan). Fastställda pengbelopp enligt reviderad budget 2015, samt beräknat snittpris för gymnasielever. Andel barn 1-5 år som går i förskolan har från och med 2015 beräknats genom hur många barn 1-2 år samt 3-5 år under februari och september 2014 som gick i förskolan. Andelen barn 7-12 år i skolbarnomsorg har beräknats enligt Skolverkets senaste statistik för Trosa. Andel 6-åringar i förskoleklass och skolbarnomsorg har beräknats till 100 procent. Peng Bo-peng 2015, kr/barn/år.-20 t/v t/v 41- t/v 1-2 år år Bo-peng 2015, kr/barn/år 6 år 7-12 år 6-12 år Grundskolepeng 2015, kr/barn/år Kr/elev/år Förskoleklass Skolår Skolår Skolår Gymnasiet, 2015, snitt/elev/år snittkostn netto/elev

38 Andel barn i förskola enligt egen statistik från 2014 och skolbarnomsorg enligt Skolverkets statistik Andel inskrivna barn 1-5 år i % i förskolan enligt egen statistik Förskola 1-2 år Förskola 3-5 år Andel inskrivna barn 6-12 år i % i skolbarnomsorg enligt Skolverkets statistik Fritids 6-9 år ,9 Famdgh 6-9 år Fritids år ,5 Demografins påverkan på skolans ram i 2015 års nivå Med ovanstående faktorer har kostnaderna beräknats för respektive år och ålderskategori. Avseende år 2015 har de framräknade beloppen jämförts med ramarna för Budget Här kan man få den första indikationen på om medel från central buffert kan komma att fördelas under 2015 samt om ramarna ska öka eller minska för Ramarna beräknas att öka till följd av demografin. 12

39 Total sammanställning, förändring tkr, förskola tom gymnasium Beloppen är baserade på 2015 års budget. Beloppen ska räknas upp med beslutade ökningar för personal- och annan kostnadsökning enligt budgetanvisningarna. Ökning av budgetram pga demografiska variabler. TOTALT i tusentals kronor Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Samma sak uppdelat per ålderskategori Förskola 1-5 år Budget Kostnad per år tkr Ökning tkr per år Förändring antal barn Grundskola 6-11 år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal barn Grundskola år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal ungdomar Skolbarnomsorg Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal barn Gymnasium år Budget Kostnad per år tkr Ökning per år Förändring antal ungdomar

40 Karta GPF-områden/kommundelar Förskola och skola per kommundel redovisas på följande sidor 14

41 Vagnhärad år 84,5 87, år , Förskoleklass 57 56, Grundskola Grundskola Grundskola Gymnasieskola ,5 158, Barn i förskoleåldern Vagnhärad år 3-5 år Grundskola f-6/budgetår Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 15

42 Grundskola år 7-9 i Vagnhärad/budgetår Grundskola 7-9 Barn i förskole- och grundskoleålder per budgetår i Vagnhärad Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass-år år , , ,5 160, ,5 177,5 192 år Totalt år Ålder/ Läsår årskurs 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år år år Totalt

43 Västerljung år år 39, Förskoleklass Grundskola Grundskola Grundskola Gymnasieskola , Barn i förskoleåldern Västerljung år 3-5 år 120 grundskola f-6/budgetår Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 17

44 Grundskola 7-9/budgetår Grundskola 7-9 Barn i förskole- och grundskoleålder per budgetår i Västerljung Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt Barn i förskole- och grundskoleålder per läsår i Västerljung Ålder/ Läsår årskurs 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

45 Trosa tätort år 116, år 217, år ,5 78,5 82,5 70,5 67, ,5 71,5 83,5 85,5 81, år 318,5 313,5 322, , , ,5 384,5 395,5 413, år 335,5 319,5 301,5 294, , , , ,5 333,5 325, år 203,5 222, ,5 232,5 226, ,5 213,5 229,5 238,5 Barn i förskoleåldern Trosa tätort år 3-5 år Grundskola f-6/budgetår ,5 80, ,5 384,5395,5413, Förskoleklass Grundskola 1-5 Grundskola 6 19

46 300 Grundskola 7-9/budgetår Grundskola 7-9 Barn i förskole- och grundskoleålder per kalenderår i Trosa Ålder/ Kalender-/budgetår årskurs år , , ,5 2 år 59, ,5 60,5 67, ,5 64,5 63, ,5 3 år 66,5 60, ,5 63, ,5 68,5 67, år 79, , ,5 78,5 74, ,5 5 år 76 79, , ,5 82,5 78,5 77,5 f-klass 76,5 78,5 82,5 70,5 67, ,5 71,5 83,5 85,5 81,5 år ,5 88,5 74, ,5 75,5 74, ,5 år 2 71,5 84,5 78,5 79,5 89,5 77,5 70, ,5 87,5 år ,5 84, ,5 72,5 79, ,5 år , ,5 73,5 80,5 79,5 år 5 67,5 64,5 69,5 75, , ,5 81,5 år , ,5 82,5 80, år , ,5 82,5 80, år 8 72,5 70, ,5 65, ,5 86, år ,5 71,5 74, , , ,5 80,5 fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt Barn i förskole- och grundskoleålder per läsår i Trosa Ålder/ Läsår årskurs 07/08 08/09 09/10 10/11 11/12 12/13 13/14 14/15 15/16 16/17 17/18 18/19 1 år år år år år f-klass år år år år år år år år år fsk-barn 1-5 år f-klass - år s:a s:a Totalt

47 Förskolelokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Uthyrd Kommentarer Fageräng förskola Fagerhult 2:86 Skolvägen 1, Vagnhärad 1971/78 Förskola avd renoverade 2 rivna. Ny paviljong 4st uthus, Fageräng Fagerhult 2:86 Uthus 19 Fagerhult förskola Fagerhult 2:212 Gärdesvägen 34, Vagnhär 1981 Förskola 311 Kommer att tomställas så småningom Uthus, Fagerhult Fagerhult 2:212 Uthus 19 Fagerhult II Fagerhult 2:212 Gärdesvägen 34, Vagnhär 2006 Förskola 285 Beslut kommer att fattas ang paviljongen Hasselbackens förskola Tors hage 49, Trosa 1988 Bostad 733 Eget ägande från Fjärrvärme Väsby Husby 5:36 Högtidsvägen 8, Vagnhära 2013 förskola 364 Nybyggd 2013 Väsby II Husby 5:36 Högtidsvägen 8, Vagnhära 2015 förskola 263 Nybyggd 2015 Tomtaklint förskola Liturgen 1 Björkhamragatan 1, Trosa 1977/99 Förskola st uthus, Tomtaklint Liturgen 1 Uthus 13 Tomtahill förskola Mässhaken 1 Sockengatan 4, Trosa 1985 Bostadshus 334 Tillbyggt 37 kvm 2011, yta uppdaterad Förråd, Tomtahill Mässhaken 1 Förråd 11 Förråd, Tomtahill Mässhaken 1 Förråd 11 Björkbackens förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa 1982 Förskola 512 2st. Uthus Kvarnvingen 6 Uthus 7 Alphyddan, förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa 2010 Förskola 317 Dalbystugan Västerljung- Dalby 2: X Uthus, Dalbystugan Västerljung- Dalby 2:44 Kantzows väg 2, Västerljung Uthus 19 X Uthus, Dalbystugan Västerljung- Dalby 2:44 Uthus 14 X Nedervåning förskola, övervåning skolkontor och elevhälsa. Ytan delad med 2 Björke förfornminne Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung Här har Kyrkskolan verksamhet idag, Fritids. Björke NYA fsk Björke 9: Förskola 340 Tallbacken Trosa 10:64 Nyängsvägen Förskola, paviljo 328 Tallbacken II Trosa 10:64 Nyängsvägen Förskola, paviljo 328 Skärgårdens förskola Tomtaäng 10:64 Tomtaklintgatan Förskola 610 Nybyggd 2014 Summa

48 Skollokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Kommentarer Husbyskolan Södra husby 5:117 Högtidsvägen 3, Vagnhärad 1981 Grundskola 156 Ingen verksamhet , till salu! Uthus, Husbyskolan Södra husby 5: Sälj! Hedebyskolan Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1969 Grundskola Hedebyskolan, Gymn. o besp. Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1969 Gymnastikhall o matbespis 710 Fornbyskolan Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1977 Grundskola Fornbyskolan, tillbyggnad Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1998 Grundskola - tillbyggnad 1702 Hedebyhallen Fagerhult 2:214 Centrumvägen 16B, Vhd 1999 Idrottshall, fritidsgård plus 245kvm, ytan uppdaterad Skärlagsskolan Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa 1980 Grundskola Utbugd o renoverad 2013 Paviljong Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa 1980 Grundskola 240 Paviljong Bostället 50 Boställsgatan 1, Trosa 2013 Grundskola nya fritidsavdelningar 2013 Tomtaklintskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 1976 Grundskola 865 Tomtaklint, idrottshall Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 1976 Idrottshall 1242 Tomtaklint, förråd Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 1976 Förråd 15 Tomtaklint, fritidsgård Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 1979 Fritidsgård 540 Kulturskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 2009 Kulturskola 260 Tomtaklintskolan Predikanten 1 Tomtaklintvägen 4, Trosa 2003 Grundskola Tomtaklintskolan i VC Predikanten 2 Tomtaklintvägen 2, Trosa Vårddcentral 384 Inflytt , Kyrkskolan Kyrkskolan 3:3 Norrbyv. 2, Västerljung 1995 Grundskola 1329 Varav Särskola 142 kvm Kyrkskolan, gymn.sal Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Gymnastikhall 422 Kyrkskolan, förråd Björke 9:6 Norrbyv. 2, Västerljung 1998 Förråd 12 Vitalisskolan Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa 1955 Grundskola Renoverad och utbyggd. Ny yta inlagd. Vitalisskolan, uthus Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa 1955 Uthus 18 Vitalisskolan, gymn.sal Trosa 10:1 Skolg.1, Trosa 1967 Gymnastikhall 402 Renoverad 2013 Summa

49 Trosa kommuns äldre befolkning Trosa GPF år år Över 90-w år Totalt Pensionärer år år Över 90-w år Från och med 2015 beräknas hela äldreomsorgens ram utifrån kostnad/invånare/ålder enligt det nya kostnadsutjämningssystemet som infördes i riket Samtliga invånare 65 år och äldre ligger som grund för äldreomsorgens ram år år Över 90 år GPF 2015 GPF 2016 Antal äldre invånare enligt GPF jämförs med verkligt antal invånare/ålderskategori i åldersintervallet 65 år och äldre i anslutning del delårsbokslut per augusti. 23

50 Äldreomsorgens budgetram förändringar enligt demografi Prislappar i kostnadsutjämning SKL % år år Vård-och omsorgs andel av kommunens kostnader är beräknade till 94 procent. Övriga kostnader är bostadsanpassning (SBN) samt overhead för centrala funktioner. Trosas budget för äldreomsorg har beräknats och jämförts med vad kostnaden skulle vara enligt standardkostnad. Effekter utjämningssystemet- förändring av befolkning från föregående år år, tkr 14, år, tkr 98,6 90-w år, tkr 262,0 Budget år Effekt tkr år Ökning tkr år år Effekt kronor år Ökning tkr w år Effekt kronor 90-w år Ökning tkr Ökning ram

51 Äldre invånare i varje kommundel Vagnhärad år år Över 90 år Äldre invånare Vagnhärad år år Över 90 år Västerljung år år Över 90 år Äldre invånare Västerljung år år Över 90 år

52 Trosa tätort år år Över 90 år Äldre invånare Trosa tätort år år Över 90 år

53 Lokaler Vård- och omsorg Kommunägda lokaler Populärnamn Adress Byggår Verksamhet Fastighetens ursprungs ändamål Bruksare a (BRA) Årshyra Kommentarer Ängsgården Tomtaklintgatan 2, Trosa Äldreboende Vårddcentral 2 336?? Flyttad från inhyrd, inv 2014 Gästis Tomtaklintgatan 2, Trosa Äldreboende Vårddcentral?? Yta?? Rubinen Gärdesv. 34A Gruppboende 260?? Flyttad från inhyrd, landstinget utflyttade Paletten Gärdesv. 34A 310?? Flyttad från inhyrd Summa Fastighetsinventering Äldreomsorg Inhyrda lokaler Populärnamn Adress Byggår Verksamhet Fastighetens ursprungs ändamål Bruksare a (BRA) Årshyra Kommentarer Trosagården Rodergatan 3, Trosa Äldreboende Äldreboende kr Trosagårdens tillbyggnad Rodergatan 3, Trosa Äldreboende 2010 Äldreboende kr se ovan Gärdesvägen 37, Häradsgården Vagnhärad Äldreboende kr se ovan Tekniska i fortsättningen avtalspart from 2012 Trygghetsboende Västerljung Ljungvägen kr Nya hyra , kolla kvm! Nytt gruppboende Nya tankar, LOV prövas? Boendestödj, saml.lokal Biblioteksvägen 1A 67? kr Här bygger Trobo nya bostäder Samlingslgh i ansl till gruppboende Fodergången 27?? kr Summa Hyrorna uppdaterade med 2010 s siffror 27

54 Fritidsanläggningar Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruks-area (BRA) Entreprenad/ uthyrd Safiren Fagerhult 2:216 Centrumvägen 22, Vagnhärad Simhall 1991 Simhall X Havsbadet, 18 byggnader Öbolandet 2:1 Trosa havsbad, Edanö, Trosa Fritidsanläggning 1000 X Edanö Gård, 6 byggnader Öbolandet 2:1 Edanö gård Fritidsanläggning 345 X Kråmö, 23 byggnader Kråmö Naturreservat 1:4 Kråmö Fritidsanläggning Fritidshus 1896 X Gästhamnen, 3 byggnader Trosa 10:1 Fritidsanläggning 226 X Hamncafé Ö:a hamnplan 2010 Café 75 X Häradsvallen, 5 byggnader Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 570 X Häradsvallen, omklädningsrum Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2000 Omklädningsrum 279 Häradsvallen Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 221 Häradsvallen, förråd Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning Förråd 14 Häradsvallen, omklädningsrum Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2000 Omklädningsrum 41 Häradsvallen, garage Kroka 1:8 Häradsvallens IP, Vhd Fritidsanläggning 2011 Garage 16 Skärlagsvallen, 5 byggnader Trosa 11:55 Skärlagsgatan, Trosa Fritidsanläggning 490 X Finska föreningen Lånesta 1:2 Samlingslokal 203 X Socitetshuset Utsikten 5 Alpgatan, Trosa Fritidsanläggning Samlingslokal 225 Garvaregården, 4 byggnader Garvaregården 122 V:a Långgatan (X) Lånestahallen 1534 Summa Inhyrda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Trosa Kvarn Trosa Kvarn 1 Högbergsgatan, Trosa Fritidsanläggning Navet Torget 1 Vagnhärads Torg 2013 nybyggt Ungdomens hus 2011 nybyggt Summa 804 Förhyrda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastighetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Navet, uthyrd till Polisen Torget 1 Vagnhärads Torg 2013 nybyggt Summa 41 28

55 Administrativa lokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Vita kommunhuset Sjukstugan 9 V Långgatan 4, Trosa Kontor 1890 Sjukstuga kr Likboden Sjukstugan 9 V Långgatan 4, Trosa Uthus 77 Gula kommunhuset Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus 932 KFN Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Ekologi Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Miljö Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Samhällsbyggnad Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor 1890 Bostadshus kr Gula kommunhuset, uthus Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Uthus 126 Alphyddan, förskola Kvarnvingen 6 Norrbackag. 1, Trosa Kontor 2010 Kontor kr Mjölkboden Fiskekapellet 1,2,4,5 V Långgatan 5, Trosa Kontor Uthus 99 IT- enheten Verktyget 4 Industrig. Kontor kontor kr Myndighetskontor Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr Städ Verktyget 4 Industrig. 6-8 Kontor/lager kr AME Verktyget 4 Industrig. 6-8 Kontor/lager kr Hemtjänsten Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr VO Verktyget 4 Industrig. Kontor Kontor kr Soc. Adm Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 712?? Soc. Adm Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 80?? Facket Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2, Trosa Kontor Vårddcentral 71?? S umma kr Inhyrda lokaler Administrativa lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastig-hetens ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Trosa bibliotek Rådstugan 1 Torget 1, Trosa Bibliotek Rådstuga kr Summa kr 29

56 Övriga lokaler Kommunägda lokaler Populärnamn Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastigheten s ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra Ambulansen Lånesta 4:8 Kalkbruksvägen 1 Ambulans Ambulans kr Folktandvården Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 Folktandvården Folktandvården kr BVC Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 BVC BVC kr MVC Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 MVC MVC kr Städ Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 Städ Städ kr Daglig verks/ korttids DSM Fagerhult 2:11 Gärdesvägen 37, Vagnhärad LSS Äldreboende kr Primärvård Predikanten 2 Tomtaklintgatan 2 VC VC kr Kroka, 7 byggnader 853 Korslöt, soptipp, kontor Korslöt 2:59 Korslöt, Vagnhärad Kontor 77 Stationshuset Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Stationshus 439 Vhd Station, bostadshus Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Bostadshus 234 Vhd Station, bostadshus Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Bostadshus 174 Vhd Station, förråd Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Förråd 51 Vhd Station, förråd Norra Husby 1:18 m fl Stationsområdet, Vhd 1917 Förråd 9 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1971 Förråd 630 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1971 Skärmtak 200 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1985 Pers.utr o förråd 527 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1985 Skärmtak 281 TROTAB Världens Ände 1 Uddbergagatan 2, Trosa 1998 Kontor 144 Summa Inhyrda lokaler Populärnamn Bomans toalett Fastighetsbeteckning Adress Verksamhet Byggår Fastigheten s ursprungs ändamål Bruksarea (BRA) Årshyra kr Toalett hamnen Danfo kr 30

57

58 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Samhällsbyggnadskontoret Mats Gustafsson Tel Fax Komplettering av tidigare avtal angående genomförande av vägutredning för en ny infart till västra Trosa Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till komplettering av tidigare upprättat avtal angående genomförande av vägutredning för en ny infart till västra Trosa. att uppdra åt kommunstyrelsens ordförande Daniel Portnoff att underteckna avtalet för kommunstyrelsens räkning. att kommunens kostnader och intäkter för infarten revovisas som exploatering. Ärendet Trosa kommun planerar tillsammans med Trafikverket för en ny infart till västra Trosa och under föregående år har arbetet inriktats på val av lokaliseringsalternativ. Förbifart Trosa är sedan år 2006 förankrad i kommunens översiktsplan och ett av Regionförbundets namngivna projekt i den länsövergripande infrastrukturplanen. Trosa kommun ska medfinansiera projektet med 60 %. Ett syfte med förbifarten är dels att avlasta centrala Trosa, vars stadskärna har en ansträngd trafiksituation i kombination med få överfarter över Trosaån och ett starkt skydd i form av riksintresse för kulturmiljövården. Därutöver möjliggör förbifarten en fortsatt utbyggnad av tätorten västerut. Trosa kommun har ett uttalat tillväxtmål där ambitionen är att möjliggöra en befolkningstillväxt om 150 personer årligen. Inom Trosa tätort har byggnation under de senaste 15 åren huvudsakligen genomförts i de östra delarna mycket beroende på den trängsel och de begränsade möjligheter som råder för att ändra trafikföringen i stadskärnan. På sikt har dock kommunen i översiktsplanen pekat på möjligheter att etablera bostäder även i de västra delarna av tätorten vilket förutsätter att trafiksituationen ses över i ett större perspektiv. Kommande exploateringar i området kommer att erlägga ett fastställt belopp per tillkommande fastighet som delfinansiering av den nya vägförbindelsen.

59 Under hösten 2014 har Trafikverket valt vilken utredningskorridor som det fortsatta arbetet ska utgå ifrån. Trafikverket, Trosa kommun och Länsstyrelsen delar uppfattning rörande vilken av korridorerna som är mest fördelaktig. Nästa steg i planeringsprocessen blir att ta fram en vägplan där den exakta dragningen av den nya infarten ska läggas fast. Vägplaneringen drivs av Trafikverket i samarbete med Trosa kommun och föreslås bekostas med samma fördelningsprincip som tidigare planeringssteg. Trafikverket har tagit fram ett förslag till komplettering av det avtal som tecknades mellan Trosa kommun och Trafikverket Kompletteringen reglerar genomförande och ekonomi av den kommande vägplanen. Anläggandet av infarten till västra Trosa kommer att pågå under många år. Exploateringar i området kommer att generera intäkter till kommunen enligt ovan vilket delfinansierar vägförbindelsen. Det är klokt att samla såväl kostnader som intäkter i ett exploateringsprojekt Infart västra Trosa. På så sett kan man varje år och senare, efter slutförande, redovisa en samlad bild av kommunens nettokostnader. Mats Gustafsson Samhällsbyggnadschef Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Avtal mellan Trosa kommun och Trafikverket, daterat Förslag till komplettering av tidigare upprättat avtal angående genomförande av vägutredning för en ny förbifart vid Trosa tätort Förbifart Trosa Beslut till Trafikverket Mats Gustafsson Ekonomikontoret Akten

60

61

62

63

64

65

66 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Samhällsbyggnadskontoret Björn Wieslander Tfn Fax Förvärv av del av Långnäs 5:1 Långnäsudd i Trosa Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till köpeavtal för förvärv av del av Långnäs 5:1 i Trosa. att uppdra till mark- och exploateringschefen, Björn Wieslander att underteckna köpeavtalet och i övrigt genomföra avtalet. att anslå kronor för markförvärvet till objekt 46259, exploatering Långnäsudd att finansieras med inflytande exploateringsmedel. att anslå kronor för anläggande av gc-väg mellan den nya tomtplatsen och vattnet, framtagande av detaljplan samt kostnader för fastighetsbildning och administration till objekt 46259, exploatering Långnäsudd att finansieras med inflytande exploateringsmedel. Ärendet Förhandlingar har förts med ägarna till Långnäs 5:1 om förvärv av allmän plats mark (gatumark, park/naturmark mm) inom Långnäsudd enligt detaljplan från Förslag till köpeavtal har härmed tagits fram. Avtalet innebär i korthet följande: 1. Trosa kommun erhåller all allmänplatsmark vid Långnäsudd. 2. Trosa kommun erhåller mark för en ny tomtplats för bostadsändamål söder ladan. 3. Köpeskillingen är kronor. 4. Avtalet villkoras med att ny detaljplan kan tas fram för den nya tomtplatsen söder ladan. Om detaljplanen inte kan tas fram faller avtalet i sin helhet. Förvärvet genomförs genom fastighetsreglering enligt fastighetsbildningslagen där fastigheten överförs till kommunens angränsande mark Trosa 10:64. Björn Wieslander mark- och exploateringschef

67

68

69

70

71 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Kommunkontoret Margareta Smith Tel Fax Användande av markåtkomstbidrag för bildande av Lånestahedens naturreservat Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att kronor betalas till Fastighetsbolaget Billy Gustafsson, enligt överenskommelse, för att kunna bilda Naturreservat på hela Lånestaheden i Vagnhärad. att kostnaden balanseras mot det markåtkomstbidrag som kommunen senare får från Naturvårdsverket. Ärendet Trosa kommun har ingått en överenskommelse med Fastighetsbolaget Billy Gustafsson för att få tillgång till resterande mark vid Lånestaheden. Företaget ska fortsatt äga marken, men marken upplåts som naturreservat mot en ersättning om tkr. Först när betalningen har gjort ska kommunen fatta det formella beslutet om att bilda naturreservat, troligtvis i juni. Direkt efter beslutet skickas en ansökan till Naturvårdsverket för markåtkomstbidrag. Hur stort beloppet blir vet vi ännu inte. När Tomtaklintskogens naturreservat bildades fick kommunen 1,9 mkr i bidrag. Bidragsbeloppet har fonderats i Agenta värdepapper. Då kommunen förväntas få in ett bidrag även för Lånestaheden finner jag det klokast att invänta Naturvårdsverkets beslut om bidragsbelopp innan fonderade medel ianspråktas. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Tjänsteskrivelse från Kommunekologen samt EKO-utskottets protokoll

72 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Ekoutskottet Sammanträdesdatum KS 2015/11 Användande av markåtkomstbidrag inför bildandet av Lånestahedens naturreservat Ekoutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att markåtkomstbidraget från Tomtaklintskogens naturreservat används till intrångsersättning för bildandet av Lånestahedens naturreservat. Ärendet Trosa kommun har under flera års tid arbetat för att bilda ett naturreservat av Lånestaheden i Vagnhärad. Trosa kommun äger ungefär hälften av marken för det tilltänkta reservatet och Fastighetsbolaget Billy Gustafsson resterande mark. En överenskommelse om intrångsersättning på tkr är nu nådd med Fastighetsbolaget Billy Gustafsson i enlighet med Naturvårdsverkets riktlinjer för bildande av naturreservat. Trosa kommun söker i sin tur markåtkomstbidrag från Naturvårdsverket motsvarande max 50 % av marknadsvärdesminskningen för hela naturreservatet. Ersättningen till Fastighetsbolaget kommer dock att behöva betalas ut innan kommunen kan förväntas få bidraget från Naturvårdsverket. När det kommunala naturreservatet Tomtaklintskogen bildades 2010 beviljades kommunen markåtkomstbidrag på tkr. De pengarna är särskilt avsatta för naturvårdsåtgärder, men kan också användas för markförvärv för naturskydd. Kommunekologen förslår att tkr av de pengarna används för att betala intrångsersättningen för Lånestaheden. När sedan kommunen får det nya markåtkomstbidraget från Naturvårdsverket förvaltas det i enlighet med tidigare beslut på samma sätt som markåtkomstbidraget för Tomtaklintskogen. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Elin van Dooren, kommunekolog. Kopia till Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 6

73 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens ekoutskott Dnr KS 2015/ Kommunkontoret Elin van Dooren Tel Fax Användande av markåtkomstbidrag för bildande av Lånestahedens naturreservat Förslag till beslut Ekoutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att markåtkomstbidraget från Tomtaklintskogens naturreservat används till intrångsersättning för bildandet av Lånestahedens naturreservat. Ärendet Trosa kommun har under flera års tid arbetat för att bilda ett naturreservat av Lånestaheden i Vagnhärad. Trosa kommun äger ungefär hälften av marken för det tilltänkta reservatet och Fastighetsbolaget Billy Gustafsson resterande mark. En överenskommelse om intrångsersättning på tkr är nu nådd med Fastighetsbolaget Billy Gustafsson i enlighet med Naturvårdsverkets riktlinjer för bildande av naturreservat. Trosa kommun söker i sin tur markåtkomstbidrag från Naturvårdsverket motsvarande max 50 % av marknadsvärdesminskningen för hela naturreservatet. Ersättningen till Fastighetsbolaget kommer dock att behöva betalas ut innan kommunen kan förväntas få bidraget från Naturvårdsverket. När det kommunala naturreservatet Tomtaklintskogen bildades 2010 beviljades kommunen markåtkomstbidrag på tkr. De pengarna är särskilt avsatta för naturvårdsåtgärder, men kan också användas för markförvärv för naturskydd. Kommunekologen förslår att tkr av de pengarna används för att betala intrångsersättningen för Lånestaheden. När sedan kommunen får det nya markåtkomstbidraget från Naturvårdsverket förvaltas det i enlighet med tidigare beslut på samma sätt som markåtkomstbidraget för Tomtaklintskogen. Elin van Dooren Kommunekolog

74

75 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Kommunkontoret Margareta Smith Tel Fax Medel för Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokommuners årsmöte 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att tilldela EKO-utskottet kr för att bekosta Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokomuners årsmöte att kronor överförs från Kommunstyrelsen buffert som därmed minskas från 196 tkr till 146 tkr. att kronor överförs från Kommunledningens budget som därmed minskas. Ärendet Ekoutskottet ansvarar för att tillsammans med Nyköpings kommun genomföra årskonferensen för Sveriges Ekokommuner. Värdskapet beräknas till 80 tkr vilket inte ryms inom utskottets budget. Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Tjänsteskrivelse från Kommunekologen samt EKO-utskottets protokoll

76 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Ekoutskottet Sammanträdesdatum KS 2015/13 Medel för Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokommuners årsmöte 2015 Ekoutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att avsätta 80 tkr för att bekosta Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokommuners årsmöte maj Ärendet Sveriges Ekokommuner är ett frivilligt nätverk för kommuner och landsting som vill främja utvecklingen mot ett mer hållbart samhälle och har idag 97 medlemskommuner. Trosa kommun har varit aktiv medlem i Sveriges ekokommuner sedan föreningen bildades och har till årsmötet 2015 fått äran att tillsammans med Nyköpings kommun stå som värd för årsmöteskonferensen maj. Konferensen är två dagar varav den första är i Nyköping och den andra i Trosa. I Trosa kommer bl.a. Askölaboratoriet att besökas. Tema för årsmöteskonferensen är giftfri miljö och rent vatten och renommerade föreläsare inom respektive område bjuds in. Förutom deltagande från ett hundratal kommuner kommer konferensen också att uppmärksammas medialt genom presskonferens. Värdskapet innebär ett gott forum för att uppmärksamma Trosa kommun, vårt miljöarbete och unika natur- och kulturmiljö. Årsmötet 2015 är också speciellt av två anledningar, dels är det föreningens 20-års jubileum och dels är det inval av flera kommuner vilket gör att antalet medlemmar vid den tidpunkten kan uppgå till 100 stycken. Ekoutskottet ansvarar för att tillsammans med Nyköpings kommun genomföra konferensen och bekostar miljöcertifiering av eventet. Ekoutskottet äskar 80 tkr av kommunstyrelsen för att bekosta värdskapet. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från Elin van Dooren, kommunekolog. Kopia till Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 8

77 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens ekoutskott Dnr KS 2015/ Kommunkontoret Elin van Dooren Tel Fax Medel för Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokommuners årsmöte 2015 Förslag till beslut Ekoutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att avsätta 80 tkr för att bekosta Trosa kommuns värdskap för Sveriges Ekokommuners årsmöte Ärendet Sveriges Ekokommuner är ett frivilligt nätverk för kommuner och landsting som vill främja utvecklingen mot ett mer hållbart samhälle och har idag 97 medlemskommuner. Trosa kommun har varit aktiv medlem i Sveriges ekokommuner sedan föreningen bildades och har till årsmötet 2015 fått äran att tillsammans med Nyköpings kommun stå som värd för årsmöteskonferensen. Konferensen är två dagar varav den första är i Nyköping och den andra i Trosa. I Trosa kommer bl.a. Askölaboratoriet att besökas. Tema för årsmöteskonferensen är giftfri miljö och rent vatten och renommerade föreläsare inom respektive område bjuds in. Förutom deltagande från ett hundratal kommuner kommer konferensen också att uppmärksammas medialt genom presskonferens. Värdskapet innebär ett gott forum för att uppmärksamma Trosa kommun, vårt miljöarbete och unika natur- och kulturmiljö. Årsmötet 2015 är också speciellt av två anledningar, dels är det föreningens 20-års jubileum och dels är det inval av flera kommuner vilket gör att antalet medlemmar vid den tidpunkten kan uppgå till 100 stycken. Ekoutskottet ansvarar för att tillsammans med Nyköpings kommun genomföra konferensen och bekostar miljöcertifiering av eventet. Ekoutskottet äskar 80 tkr av kommunstyrelsen för att bekosta värdskapet. Elin van Dooren Kommunekolog

78

79 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/ Kommunkontoret Margareta Smith Tel Överföring av investeringsmedel för spontning av Trosa hamn/gästhamn Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att utöka Teknik- och servicenämndens investeringsram med tkr för spontning av etapp 1 i Trosa hamn/gästhamn. att finansiera investeringen genom att ianspråkta Kommunstyrelsens investeringsreserv som minskas från tkr till tkr. Ärendet I Trosa hamn är det problem med mark som sjunker undan ut i vattnet. Tekniska enheten har tagit fram ett förslag på hur problemen ska kunna avhjälpas med hjälp av spontning. Arbetet förslås ske i etapper där man avhjälper de mest akuta delarna först. Föreslagna medel avser etapp 1 som går mellan Baltic varv och Suckarnas bro. Johan Sandlund Kommunchef Margareta Smith Ekonomichef Bilagor 1. Protokoll från Teknik- och servicenämnden, 9 2. Tjänsteskrivelse från Claes-Urban Boström och Stig Tördahl

80 Sammanträdesprotokoll Teknik- och servicenämnden Trosa Kommun Sammanträdesdatum Dnr TSN 2015/8 Spontning av Trosa hamn/gästhamn Teknik- och servicenämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att avsätta 1,5 mkr i investeringsmedel för spontning av etapp 1 i Trosa hamn/gästhamn. Ärendet I Trosa hamn är det problem med mark som sjunker undan, ut i vattnet. Det skapar problem för byggnader och övriga delar av anläggningen i Trosa hamn och gästhamn. För att stoppa problemet måste spontning genomföras av ytan mellan mark och vatten. Det finns behov av att sponta hela kajsträckan från Baltic varv till Suckarnas bro, bägge sidorna av hamnpiren och hela Fiskebryggan upp mot hamnbassängen. Hela sträckan mäter 655 m. Arbetet delas upp i tre etapper. Etapp 1, den mest akuta etappen som går mellan Baltic varv och suckarnas bro och som mäter 120 m. Etapp 2, från Suckarnas bro upp till Hamnbassängen som är 265 m lång. Etapp 3, hamnpirens båda sidor, en sträcka på 270 m. Ärendets beredning Tjänsteskrivelse från produktionschef Claes-Urban Boström och teknisk chef Stig Tördahl, Kopia till Kommunstyrelsen Akten Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 11

81 Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2015/ Kultur, fritids, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel Fax Spontning av Trosa hamn/gästhamn Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att avsätta 1,5 mkr i investeringsmedel för spontning av etapp 1 i Trosa hamn/gästhamn. Spontning Vi står inför ett bekymmer med mark som glider ut i vattnet och skapar problem för våra byggnader och övrig delar av anläggning nere i Trosa hamn och gästhamn. Enligt de efterforskningar vi nu gjort så har marken sjunkit undan som mest med 30 cm de senaste 15 åren och takten ökar så de senaste två åren har marken sjunkit undan med ca 10 cm. För att stoppa detta och förhindra att vi får problem med byggnader och övriga delar som bryggor behöver vi genomföra en spontning av ytan mellan mark och vatten. Det finns behov att sponta hela kajsträckan från Baltic varv till Suckarnas bro, bägge sidorna av hamnpiren och hela Fiskebryggan upp mot hamnbassängen. Hela sträckan mäter 655 m och så som vi ser det kan den delas upp i tre etapper. Etapp 1, den mest akuta etappen som går mellan Baltic varv och suckarnas bro och som mäter 120 m. Etapp 2, från Suckarnas bro upp till Hamnbassängen som är 265 m lång. Etapp 3, hamnpirens båda sidor, en sträcka på 270 m.

82 Idag finns det spontmaterial gjort i plast vilket gör det hela mycket billigare än tidigare metod med stålspont. Plastsponten är kvalitetstestad och miljögodkänd och ska klara de högt ställda krav vi ställer vid spontningen av vår hamn. Plastsponten trycks 7 meter ner i marken och förankras med betongingjutningar i marken. Sponten klarar ett sidotryck på kg. För etapp 1 så gäller spontning från vattnet då det inte går att komma åt från land. Krävs inga markarbeten eller demontering av bryggor i samband med spontningen. Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef

83

84 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2014/ Ekonomichef Margareta Smith Tel Fax Yttrande rörande revisorernas granskning av intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna ekonomichefens skrivelse som svar på revisionsrapporten. Sammanfattning Trosa kommuns interna kontroll av leverantörsfakturor har granskats. De mest väsentliga delarna av hanteringen har bedömts fungera bra. Varje avsnitt i hanteringen har bedömts enligt en strikt modell och Trosa kommun får det sammantagna betyget godkänt vilket bör anses vara ett gott betyg. De brister som påvisas rör främst den dokumentation som finns i riktlinjer, rutiner och hantering av leverantörsfakturor. I Trosa hanteras hela flödet av leverantörsfakturor av ekonomienheten. Inskannade eller elektroniska fakturor går ut till verksamheterna för sakgranskning och attest. Endast ekonomienheten är behörig att lägga upp nya leverantörer, attestanter, skicka betalningsfiler, etc. vilket gör att vi har bra och säkra rutiner och en säker kontroll trots brister i dokumentationen. Vi är glada och tacksamma över granskningen och rapporten som kan hjälpa oss att bli ännu bättre. En väsentlig brist som påpekats har redan åtgärdats. Två olika personer måste hantera varje faktura för sakgranskning och attest och spärrar har lagts in i systemet. Med granskningsrapporten som underlag planerar vi att förbättra vår dokumentation under

85 Betygssättningen Revisorer har i revisionsplanen för 2014 avsatt resurser för att granska den interna kontrollen enligt COCO-modellen. Modellen är ett protokoll där varje kontrollområde innehåller flera kontrollfrågor som ska besvaras i granskningen. Varje kontrollmål betygssätts strikt i enlighet med betygskalan: Mycket bra Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Verifiering visar att de följs. Inga undantag accepteras Bra Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Verifiering visar att de följs. Enstaka undantag accepteras Godkänt Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister finns i kunskap och tillämpning, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten Ej helt godkänt Dokumenterade rutiner finns men verifieringen visar minst 50 % avvikelser från rutinerna eller dokumenterade rutiner finns inte Oacceptabelt Rutiner och riktlinjer saknas. Verifieringen visar på majoritet av felaktigheter. Granskningens bedömning/betygssättning av de olika delarna i fakturahanteringen. Ekonomichefens kommentarer är skrivna kursivt i anslutning till varje avsnitt. Leverantörsregistret betyg Godkänt Motivet för betygssättningen är att det finns begränsade rutinbeskrivningar över hanteringen av leverantörsregistret. Endast ekonomienheten har behörighet att lägga upp eller ändra leverantörsuppgifter. Inga fakturor kan betalas till en leverantör som inte är upplagd. F-skatt och moms kontrolleras mot organisationsnumret. Logglistor kan tas ut i efterhand som visar vad som ändrats av vem och när det gjordes. Av de leverantörer som granskats har inga brister eller avvikelser funnits. I rapporten föreslås åtgärder som främst rör dokumentation och komplettering av rutinbeskrivningar. Man föreslår också att internkontrollplanen ska kompletteras med någon/några av punkterna. Hanteringen av leverantörer är mycket viktig ur säkerhetssynpunkt. Därför kontrolleras nya leverantörer noga innan de läggs upp i registret. I vissa fall kontaktas även Skatteverket. Innan betalning skickas iväg granskas även fakturor från 20 tkr och uppåt. 2

86 De flesta av våra rutiner är bra för att säkerställa säkerheten, men dokumentationen av dessa bör kompletteras. Under 2015 planerar vi att dokumentera/komplettera våra rutiner samt att komplettera internkontrollplanen. Systemtillgång betyg ej helt godkänd Motivet för betyget är avsaknaden av rutinbeskrivningar för systemtillgång och uppdatering av styrtabeller. Det är endast ekonomienheten som har behörighet att lägga upp och ändra något i systemet och några få inom ekonomienheten har behörighet att uppdatera styrtabeller. Utanför ekonomienheten kan man endast titta i systemet, men inte förändra något. Så här har vi alltid arbetet, men självklart bör det dokumenteras. Vi avser att dokumentera rutinerna kring styrtabeller under Attestrutiner betyg godkänt Anledningen till att betyget inte har blivit högre är att samma person kan vara både sakgranskare och attestant av en faktura. Samtidigt har vi årliga kontroller av samtliga attestanter. Inga attestanter läggs in i systemet utan att beslut har fattas av behörig chef enligt delegeringsordningen. Under hösten kartlades de enheter där det förekommit att samma person varit både sakgranskare och attestant. Berörda chefer och deras produktionschefer informerades för att få tid att hitta lösningar och för att berörda sakgranskare skulle hinna läras upp i systemet och vad det innebär att vara sakgranskare. Från och med 15 december 2014 kan inte en faktura både sakgranskas och attesteras av samma person. Vi har lagt in en systemspärr för det. Krav på fullständig verifikation uppfylls betyg godkänt Motivet för betyget är att dokumenterade rutinbeskrivningar saknas men att inga brister utvisats vid verifieringen. Granskningen visar att det sker viktiga kontroller vid inmatningen av leverantörsfakturor. Kontrollen av representation utvisar att fakturorna är i enlighet med rutinbeskrivningen för representation, dvs. att syfte, deltagarnas namn, underlag för kursprogram finns med. Dokumentation av vad en faktura ska innehålla har nu gjorts för att vara med i kommande upphandlingar och i kontakt med nya leverantörer. Utbetalning betyg bra Motiv för betyget är att det finns dokumentation för de flesta momenten i utbetalningsrutinen och att vi har god kontroll över utbetalningarna. Säkerheten och rutinerna för själva utbetalningen är oerhört viktig och här får vi också ett mycket högt betyg. 3

87 Avstämning görs regelbundet av leverantörsreskontran mot huvudbok betyg bra Motivet för betyget är att rutinbeskrivning till daglig avstämning finns och att verifieringen inte hittat några avvikelser. Rutinerna bedöms som säkra och ändamålsenliga. Även avstämningen är mycket viktig varför ekonomienheten lägger en hel del tid på detta. Det återspeglas i det höga betyget. Margareta Smith Ekonomichef 4

88 Revisionsrapport Gun-Britt Alnefelt, Cert. kommunal revisor Himn Dagemir Oktober 2014 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Trosa Kommun

89 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionsmetod Avgränsning Granskningsresultat Leverantörsregistret Beskrivning av registreringen av leverantörsfakturor Leverantörsregistret Rutiner vid upplägg, ändring och borttag av leverantörer Behöriga att lägga upp, ta bort och ändra leverantörer Bankgiro/postgiro hur sker ändringar, vilken kontroll sker, spårbarhet Sammanfattning Systemtillgång uppdatera styrtabeller i leverantörssystemen Dokumenterade rutiner Kontroll av behörighet att ändra i styrtabeller Godkännande/attestering av ändring i styrtabeller (tvåhandsfattning) Sammanfattning Attestrutiner Rutinbeskrivning Krav på fullständig verifikation uppfylls Regler kring fullständig dokumentation Sammanfattning Utbetalning Dokumenterade rutiner Endast matchade eller attesterade fakturor väljs ut för betalning Begränsad åtkomst till att utföra och godkänna betalningar Bankfilen är skyddad Uppföljning av ovanligt stora leverantörsfakturor innan betalning Uppföljning av betalning mot bankbesked Godkännande av manuella betalningar (betalningar ej via betalningskörning i reskontran) Sammanfattning Avstämning görs regelbundet av leverantörsreskontran mot huvudbok Oktober 2014 Trosa Kommun PwC

90 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 1. Sammanfattning Revisorerna har i revisionsplanen avsatt resurser för att granska den interna kontrollen enligt COSO-modellen. Granskningen ska besvara frågan om kommunstyrelsen och utvalda nämnder har en tillräcklig intern kontroll. Tillförlitligheten och säkerheten i ett antal rutiner ska bedömas. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument, rutinbeskrivningar, stickprov och intervju med ekonomiassistenter och ekonomer på ekonomienheten. Det finns dokumenterade riktlinjer/anvisningar kring hantering av leverantörsfakturor. Vår granskning visar att det finns riktlinjer för ett flertal av rutinerna, men det saknas dokumenterade beskrivningar för vissa rutiner. Vi anser att beskrivningar bör tas fram även för dessa beskrivningar, samt att komplettering görs med vem som ansvarar för dokumentationen där detta saknas och vilka kontroller som ska utföras och dokumentera så att det går att följa att kontrollerna har genomförts. Det sker en tillräcklig betalningsbevakning vad gäller leverantörsfakturorna. Det finns beloppsspärr på utländsk- och inrikes utbetalningar och man kontrollerar samtliga fakturor med belopp som överstiger 20 tkr mot underlag. Vår samlade bedömning är att kommunstyrelsen och utvalda nämnder delvis har tillräcklig intern kontroll över leverantörsfakturahanteringen men att det finns vissa brister som bör åtgärdas. Slutligt sammanfattande betyg för hela processen: Godkänt. Vi har följande förslag till åtgärder: Upprätta en rutinbeskrivningar kring styrtabeller i Control och IM och upprätta en blankett för ny, ändring eller upphörande av attesträtt/behörighet, så att det fångas in så tidigt som möjligt. Att det även anges hur länge behörigheten/attesten gäller t.ex. ett år i taget. Att ta fram en rutinbeskrivning för hanteringen av leverantörsfakturor från inskanning till utbetalning. Att tillse att inte samma person kan både sakgranska och attestera samma affärshändelse t ex genom spärrar i det system som hanterar sakgranskning och attestering. Att kommunen uppdaterar rutinbeskrivningen och försöker fånga in hela processen särskilt uppföljningen av processen. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 1 av 15

91 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 2. Inledning 2.1. Bakgrund Revisorerna har i revisionsplanen avsatt resurser för att granska den interna kontrollen enligt COSO-modellen. För varje kontrollområde finns ett antal kontrollfrågor som skall besvaras i granskningen. Revisorerna väljer vilka kontrollområden som skall ingå i granskningen samt vilka styrelser och nämnder som skall granskas. Årets granskning omfattar leverantörsfakturor. Under 2013 har Trosa kommun sammanlagt hanterat leverantörsfakturor varav 6792 elektroniska. Hittills under 2014 har leverantörsfakturor behandlats varav 4635 elektroniska Syfte och revisionsfrågor Granskningen ska besvara frågan om kommunstyrelsen och utvalda nämnder har en tillräcklig intern kontroll. Tillförlitligheten och säkerheten i ett antal rutiner ska bedömas. Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har för respektive delmoment i leverantörsfakturaprocessen valts ut ett antal kontrollmål/revisionsfrågor. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. I vissa fall görs även en verifiering av rutinen. Varje kontrollmål/revisionsfråga betygssätts i enlighet med nedanstående betygsskala: Mycket bra (Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Verifiering visar att dessa följs, inga undantag accepteras). Bra (Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Verifiering visar att dessa följs, enstaka undantag kan accepteras). Godkänt (Säkra och ändamålsenliga rutiner finns och är dokumenterade. Brister finns i kunskap och tillämpning, dock ej inom de mest väsentliga avsnitten). Ej helt godkänt (Dokumenterade rutiner finns men verifieringen visar minst 50 % avvikelser från rutinerna, eller dokumenterade rutiner finns inte och verifieringen visar minst 30 % avvikelser från rutinerna). Oacceptabelt, (rutiner och riktlinjer saknas, vare sig dokumenterade eller muntliga, verifieringen visar på majoritet av felaktigheter). Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 2 av 15

92 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 2.3. Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier av tillämpliga styrdokument och rutinbeskrivningar. Intervjuer har gjorts med ekonomiassistenter och ekonomer på ekonomienheten. Stickprov har tagits på berörda register och underliggande räkenskapsmaterial. Stickproven har följts hela vägen från ankomst av leverantörsfaktura till betalning och redovisning mellan Alla granskade fakturor tillhörde Trosa kommun. Vi har valt 17 olika konton från resultaträkningen och vi har granskat de 5 största och de 5 minsta fakturorna per konto. Om ett konto hade 10 fakturor eller mindre har vi valt att granska samtliga. Det totala granskade leverantörsfakturorna uppgår till 154 st och det motsvarar ca 1,06 % av totala antal hanterade leverantörsfakturor. Vi har även närvarat vid ett tillfälle för att inhämta faktorur från brevboxen till utbetalningar och totala antalet uppgick till 38 leverantörsfakturor Avgränsning Granskningen omfattar Kommunstyrelsen, humanistiska nämnden och teknik- och servicenämnden och dess förvaltningar; Kommunkontor, skolkontor, socialkontor, kultur-, fritids- och teknikkontor. Vi har granskat leverantörsfakturor som hanteras av ekonomienheten och vi har inte granskat socialkontorets hantering av leverantörsfakturor som omfattas av sekretess. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 3 av 15

93 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 3. Granskningsresultat 3.1. Leverantörsregistret Beskrivning av registreringen av leverantörsfakturor Samtliga fakturor adresserade till Trosa kommun eller dess bolag som kommer in via post lämnas vid ekonomienheten och om fakturan är adresserad till nämnderna måste fakturan lämnas till ekonomienheten för att det endast är ekonomienheten som kan registrera leverantörsfakturor. Fakturorna sorteras vid inkommande post om de tillhör Trosa kommun eller kommunens bolag. Alla ensidiga fakturor scannas och när den delen av inscanningen är klar skrivs det ut en kvittens på inscanningen, därefter scannas alla dubbelsidiga fakturor in och när alla är inscannade skrivs det ut en kvittens. Efter scanningen börjar kontrollen av varje faktura i Readsoft, vilket är ett tolkningsprogram för skannade fakturor. Fakturorna kontrolleras med avseende på fakturasort (faktura/kredit), fakturanummer, fakturadatum, bruttobelopp, momsbelopp, leverantörsidentifiering, referens (vilken verksamhet fakturan avser) och alla dessa punkter måste grönmarkeras för att fakturan ska kunna godkännas i scanningssystemet. Härefter skapas en fil via ett överföringssteg i scanningsprogrammet, som skickas till företaget LeaseRight för granskning av kommunens avtal gällande leasing och hyror samt kontroll om några av leverantörerna i filen finns med på svarta listan. Sista stegen i scanningsprogrammet är en överföring till ekonomisystemet, Control, för uppdatering av leverantörsreskontran samt bokföring i redovisningen. Vidare en överföring till IM för kontering och attestering av ansvarig chef. IM är ett är webbaserat system för leverantörsfakturor som hanterar distribution och attestering av fakturorna inom kommunen. Förutom huvudansvariga för hanteringen av leverantörsfakturorna på ekonomienheten så finns det flera ekonomer och ekonomiasstenter som kan utföra arbetet på ekonomienheten och det är endast ekonomienheten har behörigheter till IM admin. Elektroniska fakturor inhämtas via företaget Pagero och de arkiveras i mappen Pagero. I IM sker en automatisk kontroll av samtliga fakturor så att de bara kan läsas in en gång genom avläsning av fakturanumret i kombination med leverantören. Om det förekommer två fakturor så makuleras ena fakturan. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 4 av 15

94 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Leverantörsregistret Registrering av leverantörer sker i Visma Control. Ekonomichef, redovisningsansvarig och två ekonomiassistenter är de som kan lägga upp, ändra eller ta bort en leverantör i leverantörsregistret och samtliga arbetar på ekonomienheten. Förvaltningarna kan inte lägga upp, ändra eller ta bort leverantörer i leverantörsregistret. Utbetalningar hanteras i leverantörsreskontran i Visma Control. Varje leverantör måste finnas upplagd i ett leverantörsregister för att en utbetalning skall kunna ske av en leverantörsfaktura. Viktigt är att de uppgifter som gäller leverantören är korrekta och att ändringar av uppgifterna för varje leverantör sker på ett korrekt och säkert sätt Rutiner vid upplägg, ändring och borttag av leverantörer Om det kommer nya leverantörer via inscanningen så saknar de leverantörsidentitet i ekonomisystem och IM. Identiteten är det samma som bankgiro- eller postgironummer. Nya leverantörer kontrolleras mot så att bolaget innehar F-skatt, är momsregistrerat och att organisationsnummet stämmer med organisationsnumret på fakturan. Handläggaren registrerar det nya bolaget i Control och dokumenterar i systemet att bolaget har kontrollerats mot Om ett bolag saknar F-skatt eller inte är momsregistrerat så sker det en kontroll mot skatteverket eller Svensk handel. När leverantören är upplagd kan leverantörsfakturan skickas ut i IM för attest och sakgranskning samt uppdateras i leverantörsreskontran och bokföringen. Det finns delvis rutinbeskrivningar för upplägg av nya leverantörer. Dessa finns i ekonomiavdelningen arbetsmapp för rutinbeskrivningar som redovisningsansvarig är ansvarig för att uppdatera. I denna rutinbeskrivning framgår att endast F-skatt skall kontrolleras. Här framgår inte att det skall ske kontroll av organisations- och momsnummer. Moms klassificeringar är inte en del av rutinbeskrivningarna då klassificering av moms sker hos nämnderna. I kommunens interna kontrollplan för 2014 ingår en kontroll av upplägg av nya leverantörer Behöriga att lägga upp, ta bort och ändra leverantörer Ekonomichefen fattar beslut om vilka som ska ha behörigheter i leverantörsregistret. Det är endast de som aktivt arbetar med leverantörsfakturabetalningarna som har full behörighet i systemet, övriga har endast tittabehörighet men beslutet dokumenteras inte. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 5 av 15

95 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Kommunen har inga rutinbeskrivningar kring tilldelningen av behörigheter att lägga upp, ta bort och ändra leverantör När en person avslutar anställningen inom ekonomienheten tas personen bort direkt. Det är ekonomichefen och redovinsningsansvariga ändrar behörigheter i leverantörsregistret Bankgiro/postgiro hur sker ändringar, vilken kontroll sker, spårbarhet Vår granskning visar att det inte finns rutinbeskrivningar kring hur kontroll av bankgiro/postgiro skall ske. Kontroll sker dock bl.a. vid utbetalningar som överstiger 20 tkr och bankgiro/postgiro stämmer överens med fakturanderlaget. Det finns ingen övervakning av ändring av fasta data för en leverantör men det går att se alla eventuella ändringar av fast data (ex mottagande pg/bg nr eller kontonummer) i logglistor och det går att i efterhand se vem som gjort vilken justering. Enligt uppgift så utförs denna kontroll manuellt. Loggen är precis aktiverad i samband med uppgraderingen av ekonomisystemet (control) i maj. Någon rutin för hur ofta den ska kollas är ännu inte bestämt. Även leverantören är en bra kontroll i detta avseende, får de inte betalat så kommer de att höra av sig (skicka påminnelse) och utredning av kommunen kan starta. I verifieringen har vi tagit del av en logglista över ändringar i systemet. Verifiering Vi har granskat 38 leverantörer inregistrerade leverantörer i leverantörsregistret med avseende på F-skatt, moms-klassificering, organisationsnummer. Vi har kontrollerat behörigheter i Control avseende på om behörigheten är aktuell. Vi har inte funnit brister eller avvikelser i urvalet Sammanfattning Betyg: Godkänt Motiv för betygsättning: Det finns begränsade dokumenterade rutinbeskrivningar över hanteringen av leverantörsregistret. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 6 av 15

96 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Det är positivt på att man får signaler från Leaseright om en leverantör är svartlistad av myndigheterna. Våra stickprov har inte pekat på några fel i hanteringen, men vi har följande förslag till åtgärder: Dokumentera samtliga rutiner. Komplettera med vem som är ansvarig för respektive rutin. Upprätta en komplett rutinbeskrivning för hanteringen av leverantörsfakturor från inskanning till utbetalning. Komplettera rutinbeskrivningarna med vilka kontroller som ska utföras och dokumentera så att det går att följa att kontrollerna har genomförts. Komplettera den interna kontrollplanen med någon eller några punkter som avser t.ex. logglista. Ha en rutinbeskrivning kring behörigheten att läggs upp, ändra och ta bort i Control. Anteckna att tjänsten eller produkten har köpts in via avtal, på så sätt säkerställs posten med avseende på offentlig upphandling. Lägga till ändring av fasta data i rutinbeskrivningen. Lägga till ett attestspärr av ändring av fasta data i leverantörsregistret t.ex. ha en spärr på bankgiroförändring och detta sker med minst två attestanter. Lägga till ett noteringsfält för att kunna motivera varför det sker ändringar av fasta data Systemtillgång uppdatera styrtabeller i leverantörssystemen Dokumenterade rutiner Det finns inga rutinbeskrivningar kring ändring/uppdatering i de styrtabeller som styr hanteringen av leverantörsfakturor Kontroll av behörighet att ändra i styrtabeller Det sker inga kontroller av behörigheter i styrtabeller. Inga rutinbeskrivningar har upprättats. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 7 av 15

97 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Godkännande/attestering av ändring i styrtabeller (tvåhandsfattning) Det finns inga rutinbeskrivningar och det sker inte heller godkännande/ attesteringar av ändring i styrtabeller Sammanfattning Betyg: Ej helt godkänt. Motiv för betygssättning: Vår granskning utvisar att det inte finns rutinbeskrivningar för systemtillgång och uppdaterade styrtabeller. Vi rekommenderar kommunen att upprätta rutinbeskrivningar kring styrtabeller i Control och IM Attestrutiner Rutinbeskrivning Det finns rutinbeskrivningar för attestrutiner. En gång per år uppdaterar alla nämnder sina medarbetares behörigheter och ekonom från ekonomienheten kontrollerar att samtliga medarbetare har korrekta attesträttigheter med avseende på vilken attestroll medarbetaren har; kontroll, godkännande,sakgranskning och/eller attest. Ekonomen kontrollerar behörigheter som finns i systemet dvs. personer som har rätt att attestera eller sakgranska. Sakgranskaren granskar fakturan, godkänner att fakturan stämmer överens med levererad produkt/tjänst och attestanten attesterar fakturan att det är rätt att den belastar verksamhetens budget. Anställda registreras inte in i systemet om det inte finns beslut från överordnade chef eller från delegationsbeslut. Vi har har tagit del av dokumenterade beslut som finns hos redovisningsansavriga. När den årliga kontrollen utförs fylls en särskild blankett i som avser kontrollmomentet. Det som ändras löpande under året sparas det enskilda beslutet i en katalog. Alla leverantörsfaktor måste sakgranskas och attesteras av behöriga personer. Sakgranskaren är samma person som står som refereras på fakturan. Det går bra att det är samma person som både sakgranskar och attesterar samma fakura, men kommunen har tydliga riktlinjer och i rutinbeskrivningarna står det vad en attestants behörigheter och sakgranskares behörigheter är. Ekonomienheten brukar utföra analyser och rimlighetsbedöma vad som köps in till kommunen, om en produkt/tjänst inte verkar vara rimlig så skickas den tillbaka till attestensen för att komplettera fakturan med mer underlag till affärshändelsen. Kontrollen sker Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 8 av 15

98 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor vid utbetalningar till leverantörer och 2 ggr/vecka. Kontroll av attester finns inte med den intern kontrollplanen för Verifiering Vi har tagit del av attesträtter av delegationsbeslut 1, Vi har även fått produktionschefernas delegationsbeslut för En lista över behörigheter i systemet matchades mot dessa delegationsbeslut. Ett urval av attestanter i systemt avstämdes mot delegationsbeslut. Inga avvikelser konstaterades. Betyg Godkänt Motivering till beslut: Kommunen har årliga kontroller av samtliga attestanter samt löpande ändringar vid nyanställningar och områdesbyte. I fakturasystemet IM finns det spärrar på när behörigheten börjar och hur länge den gäller. Man kan även lägga in tillsvidarebehörighet. Det är en brist att samma person kan både sakgranska och attestera samma affärshändelse. Vår kontroll utvisar att det finns rutinbeskrivningar av attestrutiner. Det krävs alltid ett beslut från den överordnade chefen eller från delegationsbeslut att få behörigheter/attestanter i IM. Vi har noterat följande förbättringar i området Det saknas i rutinbeskrivningar att sakgranskare inte får vara attestanter på samma affärshändelse. Ha en spärr på beloppsattestering. Ha en spärr på att sakgranskare inte kan attestera fakturor i system dvs. att antingen är man attestant eller sakgranskare Krav på fullständig verifikation uppfylls Regler kring fullständig dokumentation I kommunala redovisningslagen finns beskrivet vad som skall finnas för att det anses vara en komplett verifikation. Bland annat skall det klart framgå vad som har köpts in. Om en referens görs på fakturan till ett avtal, rekvisistion etc skall denna bifogas fakturan eller uppgift om vart den finns komplettera verifikationen. Det finns inga dokumenterade rutinbeskrivningar på vad en faktura ska innehålla. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 9 av 15

99 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Vid inscanning av fakturorna finns systemkrav att följande måste finnas för att leverantörsfakturan skall accepteras i systemet; fakturasort (faktura/kredit), fakturanummer, fakturadatum, bruttobelopp, momsbelopp, leverantörsidentifiering, referens (kodning av verksamheter). Sakgranskare har ansvaret att kontrollera fakturan och dess underlag. Det är inte möjligt att bokföra en affärshändelse utan fakturaunderlag. Underlag såsom deltagarförteckningar, agenda etc skall bifogas i samband med sakgranskning och attest av fakturor. Kontroll av detta sker både av ekonomiassistent i IM samt av ekonom i samband med betalningar se avsnitt 3,5. Alla underlag skall infogas i system och det kan läggas till om bifoga kommer vid senare tillfälle. I internkontrollplanen för 2014 ingår kontroll av inskannade fakturor med avseende på mobilräkningar, representation, leasing, utbildningar samt kurser Verifiering Vi har utfört kontroller på leverantörsfakturor med avseende på verifikationskrav i samband med represantation. Kontrollen utvisar att samtliga fakturor hade underlag på utbildningsprogram eller kursprogram. Det fanns tydliga noteringar även för syfte och deltagarnas namn på representationsunderlaget. Rutinbeskrivning /regelverk finns på vilka underlag som ska finnas kopplat till representation, konferenser och resor. I verifieringen granskades 61 fakturor med avseende på fullständig verifikation. Granskningen utvisar inga brister eller avvikelser Sammanfattning Vår granskning utvisar att det inte finns rutinbeskrivningar vad en verifikation skall innehålla men det sker viktiga kontroller vid inmatningen av leverantörsfakturor. Vår kontroll av representation utvisar att det är i enighet med rutinbeskrivningarna för representation. Betyg Godkänt Motivering till beslut Det saknas dokumenterade rutinbeskrivningar men vi har inte funnit några avvikelser vid verifieringen. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 10 av 15

100 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 3.5. Utbetalning Dokumenterade rutiner Det finns rutinbeskrivningar och personalen har god kunskap om vad som krävs för utbetalningar. Utbetalningar sker två ggr per vecka, måndag och torsdag. Ekonomiassistenen tar fram utbetalningsförslag och en ekonom granskar alla belopp som överstiger 20 tkr med avseende på belopp, leverantör och attesteringen. Ekonomen gör egen analys och bedömning samt markerar granskande rad. Vissa leverantörer granskas ännu en gång t.ex. inom resturangbranschen och hotell oavsett belopp. När betalningsförslaget godkänts ger ekonomen klartecken för utbetaning. Utbetalningsförslaget skickas med en specialfil som banken använder för överföring. Utbetalningsförslaget är inte möligt att ändra utan filen är låst tills den skickas till banken. Banken skickar meddelande på mottagen betalningsfil med avseende på belopp och antal rader. Detta jämförs med förslaget och dokumenteras. Det finns ingen beloppsgräns på hur stort max utbetalning kan vara. Det görs även manuella betalningar från ekonomienheten som inte går via fil. Dessa läggs in manuellt i internetbanken av en ekonomiassistent med en digipass och en ekonom dubbelsignerar via internetbanken med digipass för att betalningen ska kunna skickas. Inga rutinbeskrivningar finns kring detta Endast matchade eller attesterade fakturor väljs ut för betalning Varje faktura måste ha sakgranskats och attesterats för att kunna läggas till i betalningsförslaget Begränsad åtkomst till att utföra och godkänna betalningar Kommunen har rutinbeskrivningar kring intern kontroll vid betalningar av leverantörsfakturor. Betalningar sker 2 ggr/vecka Bankfilen är skyddad Bankfilen skapas i banksystemet och vi har inte möjligheter att granska Bankens IT-säkerhet. Vi har kontrollerat hur det sker betalningar till banken. Filen skickas i ett Teis format till banken. När banken får betalningsfilen skickar banken en bekräftelse på att de har mottagit filen med antalet transaktioner och summan. Medelandet kontrolleras mot betalningsförslaget, därmed signeras och arkiveras medelandet. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 11 av 15

101 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Uppföljning av ovanligt stora leverantörsfakturor innan betalning Ekonomen går igenom betalningsförslaget och kontrollerar slumpvis attestants behörighet och bg/pg på leverantörsfakturorna som överstiger 20 tkr samt samtliga leverantörer som avser restaurang-, hotell-, och resefakturor och stämms av mot deltagarförteckning, program och syfte Uppföljning av betalning mot bankbesked Banken skickar tillbaka betalningsfilen och ekonomiasstienten stämmer av utbetalningar mot betalningsförslaget. Utbetalningsfilen sparas i en katalog på serven. Filen importeras sedan till Visma control och läser av automatiskt vilka leverantörsfakturor som är betalda och var 10:e dag stäms det likvida bankkontot av Godkännande av manuella betalningar (betalningar ej via betalningskörning i reskontran) Kommunen har inga rutinbeskrivningar kring manuella utbetalningar men för de manuella utbetalningar måste det vara två attestanter för att betalning skall kunna ske Sammanfattning Det finns beloppsspärr på utländsk- och inrikes utbetalningar för manuella utbetalningar, men inte för leverantörsbetalningar via fil. Det finns rutinbeskrivningar och personalen har god kunskap om vad som krävs för utbetalningarna. Kommunen kontrollerar samtliga belopp som överstiger 20 tkr mot fakturaunderlagen. Utbetalningar sker två ggr per vecka, måndag och torsdag. Granskningen utvisar att endast attesterade fakturor går igenom utbetalning oavsett om det är manuell eller elektronisk faktura. Granskningen utvisar att betalningar sker i enighet med rutinbeskrivningarna. Granskningen utvisar att hanteringen av fakturor innan betalningar sker i enlighet med rutinbeskrivningarna. Granskningen visar att processflödet hanteras på rätt sätt, däremot saknars rutinbeskrivningen uppföljningsmomenten. Vi har funnit att det saknas rutinbeskrivningar för manuella och utlänska betalningar. Vi rekommenderar att kommunen uppdaterar rutinbeskrivningen och försöker fånga in hela processen särskilt uppföljningen av processen. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 12 av 15

102 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Verifiering Vi har valt att granska en dagsutbetalning mot leverantörsfakturor samt inhämtat bankbehörigheter för samtliga medarbetare. Resultat av verifiering Vår granskning utvisar att det inte förekom avvikelser i utbetalningskontrollen men fann att en anställd som hade slutat sin tjänst inom kommunen hade behörighet. Betyg Bra Motiv för beslut: Det finns dokumenterade rutinbeskrivning får de flesta momenten i utbetalningsrutinen. Man har god kontroll över utbetalningarna. Vi rekommenderar 3.6. att man uppdaterar rutinbeskrivningarna och försöker fånga in hela processen särskilt uppföljningen av processen. Avstämning görs regelbundet av leverantörsreskontran mot huvudbok. Rutinbeskrivningar finns för dagliga avstämningar men inte för månadseller årsavstämning. Varje dag bokförs mellan st fakturor. Avstämning av inskannade fakturor sker varje arbetsdag genom att en lista på verifikationer och en löpnummerlista skrivs ut från Control och kontrolleras mot varandra. Kontrollen sker sedan genom att exportera en fil från IM med dagens inlästa fakturor till excel där belopp och moms kontrolleras i mallen för att se att allt är korrekt jämfört med leverantörsreskontran och bokföringen (löpnr lista och verifikationslista) men det måste tas hänsyn till makulerade fakturor. Manuella, elekroniska och PDF fakturor samlas varje dag och arkiveras. Alla e-fakturor sparas under 10 år i en av katalogerna på serven. Pappersfakturorna spararas också under en 10 års period. Årets verifikationer sparas i brandsäkra skåp på ekonomienheten.när året är slut förflyttas verifikationerna till källaren i samma byggnad men från år 2 till 10 arkiveras verifikationerna i ett bergskyddrum i närheten av ekonomienheten. Verifiering Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 13 av 15

103 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Vi har granskat 3 dagars avstämningar mot huvudboken. Resultat av verifiering Vår granskning har inte utvisat avvikelser. Betyg Bra Motivering till beslut: Rutinbeskrivning till daglig avstämning finns. Verifieringen visade inga avvikelser. Rutinerna bedöms som säkra och ändamålsenliga. Vi rekommenderar Att man tar fram rutinbeskrivningar för månads- och årsavstämning. Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 14 av 15

104 Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor 30 oktober 2014 Gun-Britt Alnefelt Tobias Bjöörn Projektledare Uppdragsledare Oktober 2014 Trosa Kommun PwC 15 av 15

105

106 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2014/ Kommunkontoret Jakob Etaat Tel Yttrande rörande revisorernas granskning av simhallsprojektet Safiren Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tjänsteskrivelse som kommunstyrelsens svar på revisionsrapporten. Bakgrund PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trosa kommun genomfört en granskning av styrningen och uppföljningen i samband med den nyligen avslutade renoveringen av varmbadhuset Safiren i Vagnhärad. Granskningsrapporten har tillställts teknik- och servicenämnden och kommunstyrelsen för yttrande. Uppdraget utgår ifrån följande revisionsfråga: Säkerställer teknik- och servicenämnden att det finns en tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren samt att tidplan och att totalekonomiska konsekvenser följs upp på ett ändamålsenligt sätt? Revisionsfrågan besvaras genom fyra kriterier: Totalekonomiska konsekvenser har beaktats i de följande momenten: utrednings- och programskede, förkalkylering, beslut, upphandling, uppföljning. Det finns ändamålsenliga rutiner för hur tekniska enheten styr och följer upp hur bygget utvecklas, hur ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten hanteras m.m. 1

107 Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats både avseende tidplan och kostnader. I samband med redovisningen har nämnden fattat nödvändiga beslut för att styra projektet. Kommunstyrelsen har fått en löpande redovisning om hur renoveringen av badet utvecklas och fortskrider avseende kostnader och fastställd tidsplan. I samband med uppföljning av projektet och förändringar så fattar kommunstyrelsen beslut för att styra upp projektet. Kommunstyrelsen besvarar i första hand rapportens fjärde kriterium, dvs. den del som rör kommunstyrelsens roll i projektet. Övriga delar rör primärt teknikoch servicenämndens verksamhet och kommer därför att behandlas i ett separat yttrande från denna nämnd. Kommunstyrelsens yttrande Kommunstyrelsen välkomnar PwCs granskningsrapport och hoppas att den ska kunna bidra positivt till att förbättra rutiner och arbetssätt inför kommande projekt. I rapporten undersöker PwC bland annat vilken information kommunstyrelsens fått under projektets gång och hur man har utövat sin s.k. uppsiktsplikt. Kommunallagen 6 kap 1-3 beskriver kommunstyrelsens uppsiktsplikt närmare: 1 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. [ ] 2 Styrelsen skall uppmärksamt följa de frågor som kan inverka på kommunens eller landstingets utveckling och ekonomiska ställning. Styrelsen skall också hos fullmäktige, övriga nämnder och andra myndigheter göra de framställningar som behövs. 3 Styrelsen får från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen eller landstinget begära in de yttranden och upplysningar som behövs för att styrelsen skall kunna fullgöra sina uppgifter. (KL 6 kap 1-3) PwCs granskning visar att kommunstyrelsens haft uppsikt över teknik- och servicenämnden och Safirenprojektet men att man borde ha ställt större krav på redovisning från teknik- och servicenämnden: KS har haft uppsikt över TSN och Safirenprojektet genom nämndens redovisning av investeringar i delårs- och årsbokslut. För att fullgöra uppsikten till fullo borde KS, enligt vår bedömning, ha ställt större krav på redovisning från TSN exempelvis gällande slutkostnadsprognoser. 2

108 Detta mot bakgrund av projektets ekonomiska omfattning och risknivå. Tillfredsställande är emellertid att KS efter att ha blivit informerad om budgetöverskridandet vidtagit åtgärder för att granska TSN:s hantering av projektet. PwC anser vidare att: TSN förhållit sig alltför passiv trots signaler om att det inte stod rätt till i Safirenprojektet. Enligt vår bedömning borde nämnden under hösten 2013 ha informerat KS om de problem som man fått information om från förvaltningen. Som PwC konstaterar har kommunstyrelsen hållit sig informerad om teknik- och servicenämndens verksamhet och Safirenprojektet primärt genom nämndens delårs- och helårsbokslut. Bokslutsredovisningen har inte innehållit någon information som föranlett kommunstyrelsen att misstänka att projektet inte kunnat genomföras inom given budgetram. Detta har i sin tur att göra med att teknik- och servicenämnden aldrig fick ta del av den slutkostnadsprognos som projektören var ålagd att leverera och därför inte heller hade full kunskap om det ekonomiska läget. När kommunstyrelsen slutligen fick kännedom om slutkostnadsprognosen vidtog styrelsen tydliga åtgärder genom att bland annat tillsätta en extern granskning av projektet. Kommunstyrelsen anser givetvis att slutkostnadsprognosen borde ha levererats i ett tidigare skede, såväl till kommunstyrelsen som till teknik- och servicenämnden. Trots kontinuerliga krav från förvaltningen och påtryckningar i form av uteblivna betalningar förmådde projektören dock aldrig att ta fram det underlag de var ålagda att leverera. Detta ledde till slut till att projektören fick lämna uppdraget. Att teknik- och servicenämnden eller kommunstyrelsen, i ett tidigare skede, skulle ha kunnat ta fram en slutkostnadsprognos på egen hand bedömer kommunstyrelsen som orealistiskt. Kommunen skulle möjligen ha kunnat avsluta samarbetet med projektören något tidigare men detta hade troligen medfört allvarliga konsekvenser för projektet i form av fördyringar och förseningar kopplat till att en ny projektör skulle behöva upphandlas, sätta sig in i projektet och producera kvarvarande projekteringsdel. Kommunstyrelsen delar PwCs bedömning att kommunstyrelsen borde ha fått en tydligare information om svårigheterna att få projektören att leverera en slutkostnadsprognos. En sådan information hade, enligt kommunstyrelsens bedömning, dock inte påverkat utgången av projektet i något avseende. Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef 3

109

110 Revisionsrapport Granskning av simhallsprojektet Safiren Leif Karlsson Jukka Törrö December 2014 Trosa kommun

111 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsresultat Bakgrund och nuläge Projektering och upphandling Bedömning Rutiner för styrning och uppföljning av projektet Bedömning Teknik- och servicenämndens uppföljning samt åtgärder Bedömning Kommunstyrelsens uppsikt samt åtgärder Bedömning December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 1 av 18 PwC

112 1. Sammanfattning och revisionell bedömning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trosa kommun genomfört en granskning av teknik- och servicenämndens styrning och uppföljning i samband med nyligen avslutad renovering av varmbadhuset Safiren i Vagnhärad. Projektet har kantats av problem och slutkostnaden landade på cirka 116 mnkr att jämföra med budgeterade 75 mnkr vid byggstart. För närvarande pågår bland annat en tvist mellan kommunen och anlitad teknikkonsultföretag för projektering samt bygg- och projektledning. Byggstarten fick också senareläggas på grund av överklagad upphandling, där det pågår en annan tvist med ett byggföretag vars anbud förkastades. Revisionsfrågan i uppdraget har varit: Säkerställer teknik- och servicenämnden att det finns en tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren samt att tidplan och att totalekonomiska konsekvenser följs upp på ett ändamålsenligt sätt? Vår samlade bedömning är att teknik- och servicenämnden inte säkerställt att det funnits tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren. Nämnden har följt upp tidplan, men inte totalekonomiska konsekvenser på ett ändamålsenligt sätt. Vår bedömning grundas utifrån nedanstående iakttagelser: Totalekonomiska konsekvenser har beaktats i de följande momenten: utrednings- och programskede, förkalkylering, beslut, upphandling, uppföljning. Totalekonomiska konsekvenser har inte beaktats fullt ut i samband med projektering och upphandling. Exempelvis kunde andra alternativ ha belysts, såsom nybyggnation, tillsammans med benchmarking av liknande simhallsrenoveringar för att få ett bredare beslutsunderlag utifrån risknivå och totalekonomiska konsekvenser. Uppdelningen i en separat rivnings- respektive byggnadsentreprenad var emellertid en tydlig åtgärd som avsåg att minska riskerna i projektet. Kostnader för ändrings- och tilläggsarbeten i projektet kan kopplas till brister i projekteringshandlingar från extern teknikkonsult. Vi noterar att förvaltningen fört en dialog med Grontmij AB gällande kvalitetssäkring av bygghandlingar inför projektstart. Med KS öronmärkta investeringsbuffert om 20 mnkr som senare tillsköts projektet fanns emellertid en viss beredskap för tillkommande arbeten. Vi noterar att det framgår av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt (som antogs av fullmäktige strax före upphandlingen av December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 2 av 18 PwC

113 byggentreprenad Safiren) att alla byggkalkyler ska innehålla medel för oförutsedda kostnader utifrån en riskbedömning, där ombyggnad av äldre fastighet ska bedömas som hög risk 30 %. Det finns ändamålsenliga rutiner för hur tekniska enheten styr och följer upp hur bygget utvecklas, hur ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten hanteras. Det har skett en regelbunden uppföljning av byggprojektet gällande upparbetade kostnader samt utvecklingen av byggarbetet genom intern styrgrupp, byggmöten m.m. Enligt vår bedömning framgår av byggmötesprotokoll att det inte, fram till senhösten 2013, funnits en tydlig styrning av projektet inkl. hantering av ändrings- och tilläggsarbeten. Uppföljningen av investeringsprojektet har brustit när det gäller bedömning av slutkostnader, vilket behöver ske kontinuerligt i alla investeringsprojekt. Det framgår inte tydligt av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt om och när slutkostnadsprognos ska upprättas och återkopplas till ansvarig nämnd. En försvårande omständighet i sammanhanget har varit att förvaltningen inkl. tekniska enheten försökt förmå Grontmij AB att leverera en slutkostnadsprognos utan framgång, varpå förvaltningen beslutat att avbryta samarbetet. Det kan konstateras att den slutkostnadsprognos som slutligen presenterades av kommunens anlitade byggledare gav en realistisk bild av slutkostnaden. Vi bedömer att förvaltningens agerande när det gäller att bryta samarbetet och se till att en slutkostnadsprognos presenterades är tillfredsställande. Även styrning av projektet och ändrings- och tilläggsarbeten har varit konsekvent sedan dess. Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats både avseende tidplan och kostnader. I samband med redovisningen har nämnden fattat nödvändiga beslut för att styra projektet. TSN har löpande följt hur renoveringen utvecklats avseende tidplan, pågående arbeten etc. Enligt vår bedömning har nämnden emellertid brustit i sin uppföljning av totalekonomiska konsekvenser i projektet. Nämnden har följt upp upparbetade kostnader, vilket bl.a. framgår av delårsbokslut Nämnden har däremot inte ställt tydliga krav på aktuella slutkostnadsprognoser. Nämnden har nöjt sig med besked om att budgeten hålls utan att kräva närmare underlag. De prognoser som framgår av nämndens protokoll saknar ekonomisk redovisning och hänvisning till relevanta underlag. Av nämndens protokoll framgår inte heller den problematik som funnits för att få fram slutkostnadsprognoser i Safirenprojektet. Det ska nämnas att kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret, enligt nämndens protokoll, genomgående under hösten 2013 hävdat att arbetet bedöms rymmas inom befintlig budget. Detta trots att förvaltningen avbrutit December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 3 av 18 PwC

114 samarbetet med Grontmij AB bland annat på grund av att företaget inte kunnat leverera en tillförlitlig slutkostnadsprognos. Sammantaget borde TSN ha agerat för att åstadkomma en tydligare styrning och uppföljning av Safirenprojektet. Kommunstyrelsen har fått en löpande redovisning om hur renoveringen av badet utvecklas och fortskrider avseende kostnader och fastställd tidsplan. I samband med uppföljning av projektet och förändringar så fattar kommunstyrelsen beslut för att styra upp projektet. KS har haft uppsikt över TSN och Safirenprojektet genom nämndens redovisning av investeringar i delårs- och årsbokslut. För att fullgöra uppsikten till fullo borde KS, enligt vår bedömning, ha ställt större krav på redovisning från TSN exempelvis gällande slutkostnadsprognoser. Detta mot bakgrund av projektets ekonomiska omfattning och risknivå. Tillfredsställande är emellertid att KS efter att ha blivit informerad om budgetöverskridandet vidtagit åtgärder för att granska TSN:s hantering av projektet. Vi anser att TSN förhållit sig alltför passiv trots signaler om att det inte stod rätt till i Safirenprojektet. Enligt vår bedömning borde nämnden under hösten 2013 ha informerat KS om de problem som man fått information om från förvaltningen. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 4 av 18 PwC

115 2. Inledning 2.1. Bakgrund En omfattande ombyggnation och renovering av varmbadhuset Safiren i Vagnhärad upphandlades av Trosa kommun under våren Arbetet delades upp i en rivningsentreprenad och en samordnad byggentreprenad. Kommunen har anlitat externa teknikkonsulter för att ta fram projekteringsunderlag och bygg- och projektledning. Det ombyggda och upprustade badhuset invigdes 30 augusti Projektet har kantats av problem och slutkostnaden landade på cirka 116 mnkr, att jämföra med budgeterade 75 mnkr vid byggstart. För närvarande pågår bland annat en tvist mellan kommunen och anlitad teknikkonsultföretag för projektering samt bygg- och projektledning. Byggstarten fick också senareläggas på grund av överklagad upphandling, där det pågår en annan tvist med ett byggföretag vars anbud förkastades. Revisorerna har utifrån investeringens omfattning och dess risk för förseningar och ökade kostnader av bygget beslutat att genomföra en fördjupad granskning av hur styrning och uppföljning av renoveringen har skett från teknik- och servicenämndens sida. PwC har uppdragits att genomföra granskningen Syfte och revisionsfråga Revisionsfråga: Säkerställer teknik- och servicenämnden att det finns en tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren samt att tidplan och att totalekonomiska konsekvenser följs upp på ett ändamålsenligt sätt? Revisionskriterier: Totalekonomiska konsekvenser har beaktats i de följande momenten: utrednings- och programskede, förkalkylering, beslut, upphandling, uppföljning. Det finns ändamålsenliga rutiner för hur tekniska enheten styr och följer upp hur bygget utvecklas, hur ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten hanteras m.m. Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats både avseende tidplan och kostnader. I samband med redovisningen har nämnden fattat nödvändiga beslut för att styra projektet. Kommunstyrelsen har fått en löpande redovisning om hur renoveringen av badet utvecklas och fortskrider avseende kostnader och fastställd tidsplan. I samband med uppföljning av projektet och förändringar så fattar kommunstyrelsen beslut för att styra upp projektet. Granskningen avgränsas till att omfatta teknik- och servicenämnden och kommunstyrelsen avseende renoveringen av Safiren. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 5 av 18 PwC

116 2.3. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts via intervjuer med kommunstyrelsens ordförande, teknik- och servicenämndens ordförande, kommunchef, ekonomichef, kommunens anlitade byggledare, samt produktionschef för kultur-, fritid-, teknik- och servicekontoret, samt teknisk chef och fastighetsingenjör på tekniska enheten. Samtliga intervjuade har fått möjlighet att faktagranska utkast på rapporten. Granskning har även skett av dokumentation såsom upphandlingsunderlag, utvärderingsprotokoll, beslutat avtal, protokoll från byggmöten, beslutsunderlag och protokoll från nämnden och kommunstyrelsen i ärendet, dokumenterade uppföljningar etc. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 6 av 18 PwC

117 3. Granskningsresultat 3.1. Bakgrund och nuläge Badhuset Safiren i Vagnhärad byggdes 1982 och den aktuella renoveringen/ombyggnaden initierades i den av fullmäktige antagna budgeten för år 2009 med flerårsplan Det resulterade sedermera i ett uppdrag till det ramupphandlade teknikföretaget Grontmij AB att genomföra en förstudie år 2010 varefter ett investeringsbeslut med en totalbudget om 60 mnkr fattades. 1 Grontmij AB fick även uppdraget att projektera både rivnings- och byggnadsentreprenad, som kommunen med hjälp av Grontmij AB handlade upp separat. Rivningsentreprenaden tilldelades Kjellbergs bygg AB och arbetet utfördes enligt tidplan med endast ett mindre kostnadsöverdrag. Byggentreprenaden tilldelades Abutilon AB vars anbudssumma uppgick till 39,5 mnkr. 2 Abutilon AB var generalentreprenör i en uppdelad entreprenad inom områden som mark, VVS, ventilation, styr och reglerteknik samt elinstallationer. Kommunstyrelsen fattade beslut om att utöka teknik- och servicenämndens investeringsram för renovering av Safiren från 60 mnkr till 75 mnkr. 3 Detta byggde på att vinnande anbud av byggnationen tillsammans med förstudie och projektering, upphandling och rivningsentreprenad uppgick till totalt 62,5 mnkr. Därutöver beräknades tillkomma byggherrekostnader, två mindre upphandlingar på totalt 7,5 mnkr, mark- och anläggningsarbete samt anpassningar om 3 mnkr och 2 mnkr för oförutsedda kostnader. 75 mnkr var alltså den kalkylerade totalkostnaden innan byggarbetet inleddes. Därutöver fanns en öronmärkt investeringsreserv hos KS om 20 mnkr. Under byggfasen anlitades Grontmij AB för att på konsultbasis sköta kommunens ansvar beträffande bygg- och projektledning gentemot byggentreprenören. Grontmij AB tog på kommunens begäran in en underkonsult baserad i Trosa som hade arbetat med kommunala projekt tidigare. Projektstarten försenades med anledning av att en av anbudsgivarna uteslöts p.g.a. en jävsituation vilket överklagades men där den juridiska processen gav kommunen rätt i både förvaltningsrätt och i kammarrätt. 4 Bygghandlingarna som Grontmij AB tagit fram stämplades Startmötet med byggföretaget Abutilon AB gjordes i början av januari Projektet har kantats av motgångar och allt kärvare samarbete mellan kommunen och Grontmij AB 1 Budget 2011 med flersårsplan ; Investeringsbudget höstbudget 2011 med belopp per investeringsprojekt. Vagnhärads Badhus förslag på ombyggbad av entré omklädningsytor och gym , Grontmij AB. 2 Tilldelningsbeslut Varmbadhuset Safiren samordnad byggentreprenad TSN, Tekniska enheten KS , KF Det uteslutna företaget Fastec Sverige AB valde att driva ärendet vidare civilrättsligt och där föll tingsrättens beslut till företagets fördel. Beslutet har överklagats från kommunen, vilket innebär att det civilrättsliga målet kommer att tas upp och avgöras i hovrätten. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 7 av 18 PwC

118 som projektör och bygg- och projektledare av ombyggnationen. Enligt kommunen och kommunens egen anlitade byggledare har det bl.a. handlat om bristande projekteringsunderlag som föranlett kostnader för ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten, flera byten av ansvarig projektledare, bristande ekonomiska underlag samt avsaknad av slutkostnadsprognos för projektet. 5 Efter att Grontmij AB efter flera påtryckningar inte presenterat en slutkostnadsprognos för projektet efter sommaren 2013 bröt kommunen samarbetet i oktober. Beslutet fattades av produktionschef för kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret. Kommunen tog därefter över projekt- och byggledningen själva genom att den underkonsult som Gronmtij AB anlitat nu istället anlitades via Trotab, Trosabygdens Teknik AB. Denne uppdrogs att ta fram en slutkostnadsprognos som presenterades i början av december 2013 och som landade på 115 mnkr. Därefter har projektet fortlöpt enligt plan. Det nya badhuset Safiren invigdes den 30 augusti 2014 till en slutkostnad om cirka 116 mnkr. För närvarande pågår en skadeståndstvist mellan kommunen och Grontmij AB. Kommunen hävdar att man har rätt till skadestånd på 5,4 mnkr för varje enskild teknikupphandling, totalt 28 mnkr, som motsvarar fem teknikupphandlingar. Grontmij AB å sin sida hävdar att skadeståndet maximalt kan uppgå till 5,4 mnkr, motsvarande en teknikupphandling Projektering och upphandling Teknisk chef beskriver att kommunens egen organisation för att projektera, upphandla och genomföra större investeringsprojekt är begränsad och har därför kompletterats med ramavtal med teknikföretag där resurser avropas utefter de behov som uppstår. Tekniska enheten fungerar som ett beställarkontor med en ingenjör per verksamhetsområde såsom fastigheter. Enligt teknisk chef fanns tidigare goda erfarenheter av Grontmij AB bl.a. för projektering av gata/park. Fördyringar i projektet Vitalisskolan nämns där Grontmij AB också hade anlitats. Grontmij AB:s förstudie om Safiren hade inletts innan resultatet av Vitalis framkommit. Det finns en samstämmighet från våra intervjuer med tjänstemän i kommunen att det fanns en trygghet avseende kvaliteten på Grontmij AB:s projektering av Safiren. Såväl produktionschef som teknisk chef uppger att Grontmij AB:s underlag inte ifrågasattes. I det läget fanns det ingen tanke på att göra en second opinion på projekteringsunderlaget. Bedömningen var att Grontmij AB, som ett stort och etablerat företag i branschen, borgade för en kvalitativ projektering. Det som förstärkte intrycket var att tre anbudsgivare (fyra anbudsgivare var med i anbudsutvärderingen, Fastec AB uteslöts efter jäv problem) som lämnade likvärdiga anbud i spannet 39,5 mnkr - 43,5 mnkr. 5 Genomförda intervjuer, samt Granskning av Teknik- och servicenämndens ombyggnad av badhuset Safiren, utvecklingskonsult Sune Eriksson, dnr. KS 2014/50. 6 Intervjuer, samt Revisionsrapport projektgenomförande Varmbadhuset Safiren Vagnhärad ombyggnad, PA Projekt AB December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 8 av 18 PwC

119 Tjänstemännen lyfter fram att upphandlingen delades upp i en rivningsentreprenad och byggentreprenad (utifrån erfarenheterna från Vitalisskolan) för att minska risken för oförutsedda brister i befintlig konstruktion. Produktionschefen framhåller att flera möten hölls med Grontmij AB om att de skulle utnyttja den försenade byggstarten (p.g.a. överklagan av upphandlingen) för att kvalitetssäkra samtliga bygghandlingar. När ombyggnationen väl kommit igång genomför byggentreprenören i mars 2013 en tredimensionell datakörning över hur framdragning av el, vvs, styr- och övervakningssystem m.m. samverkar. Sammanställningen visar på 100 s.k. krockar, varav 95 sedermera rättas av Grontmij AB. Problemen beträffande bygghandlingarna hanteras sedan löpande under projektet genom ca 1040 s.k. fråga/svar. Detta bekräftar, enligt kommunens tjänstemän och byggledare, de brister som fanns i Grontmij AB:s projektering. Den samlade bilden från våra intervjuer är att budgeten om 75 mnkr, tillsammans med en öronmärkt buffert om 20 mnkr hos KS, bedömdes som fullt realistisk Bedömning Vi bedömer att totalekonomiska konsekvenser inte beaktats fullt ut i samband med projektering och upphandling. Exempelvis kunde andra alternativ ha belysts, såsom nybyggnation, tillsammans med benchmarking av liknande simhallsrenoveringar för att få ett bredare beslutsunderlag utifrån risknivå och totalekonomiska konsekvenser. Uppdelningen i en separat rivnings- respektive byggnadsentreprenad var emellertid en tydlig åtgärd som avsåg att minska riskerna i projektet. Kostnader för ändrings- och tilläggsarbeten i projektet kan kopplas till brister i projekteringshandlingar från extern teknikkonsult. Vi noterar att förvaltningen fört en dialog med Grontmij AB gällande kvalitetssäkring av bygghandlingar inför projektstart. Med KS öronmärkta investeringsbuffert om 20 mnkr som senare tillsköts projektet fanns en viss beredskap för tillkommande arbeten. Vi noterar att det framgår av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt (som antogs av fullmäktige strax före upphandlingen av byggentreprenad Safiren) att alla byggkalkyler ska innehålla medel för oförutsedda kostnader utifrån en riskbedömning, där ombyggnad av äldre fastighet ska bedömas som hög risk 30 % (se 3.3) Rutiner för styrning och uppföljning av projektet I december 2011 antog fullmäktige Rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt utifrån förslag från KS och TSN. 7 Dessa började gälla i skarven mellan att rivningsentreprenaden för Safiren slutfördes och upphandling av byggentreprenad. Förslaget till de nya rutinerna utarbetades av produktionschef, teknisk chef och ekonom inom kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret. Investeringsrutinerna togs fram mot bakgrund av ökad investeringstakt i kommunen. De befintliga ruti- 7 KF , KS , TSN December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 9 av 18 PwC

120 nerna bedömdes som bristfälliga, vilket enligt beslutsunderlaget inneburit både förseningar och fördyringar i projekt. Syftet med de nya rutinerna var att uppnå säkrare uppföljning i större investeringsprojekt bland annat genom att: Införa längre tid mellan beslut och byggnation för att därigenom skapa bättre underlag. Införa riskkalkylering i projekt. Byggkalkylen skall innehålla medel för oförutsedda utgifter som kan uppkomma i byggnationen. Risker ska bedömas för varje byggprojekt, låg risk 10 % - hög risk 30 %. Ombyggnad av äldre fastighet ska bedömas som hög risk. Införande av bättre och tätare avstämningar mellan beställare, anlitade konsulter och entreprenörer gällande ekonomi, ansvar och befogenheter. Intern projektuppföljning avseende ekonomi med direktrapport till ekonomikontor och kommunledning innebärande tydlighet och eventuell framskrivning till politiken för beslut. Regelbunden uppföljning i samband med kvartal, delårsbokslut och bokslut ska alltid skickas vidare till KS. Återrapportering till TSN efter varje avslutad projektering. Om avvikelser finns mellan kalkylerad budget och projekterad kostnad ska beslut fattas avseende äskande av tilläggsbudget eller avslut/framflyttning av projekt. Dessa beslutsärenden ska vidare till KS. Det har funnits en intern styrgrupp för Safirenprojektet bestående av produktionschef, teknisk chef, kommunens anlitade byggledare, samt ekonom som haft månadsvisa uppföljningar i enlighet med rutinen ovan. Rapportering har skett till ekonomikontor och ekonomichef i samband med genomgång av investeringsprojektet. Enligt produktionschef och teknisk chef har det skett en fortlöpande avstämning av upparbetade kostnader gentemot budget i projektet. Så sent som i augusti 2013 uppges dessa ha uppgått till ca 45 mnkr då bygget också bedömdes ha kommit en bra bit på vägen. Detta framgår också av investeringsredovisningen i TSN:s delårsrapport. 8 Förvaltningen har ställt krav på Grontmij AB att leverera en slutkostnadsprognos i enlighet med upprättad beställningsbeskrivelse mellan kommunen och företaget som enligt uppgift angav att slutkostnadsprognos ska redovisas varje månad. Enligt produktionschefen ställdes betalningarna in till Grontmij AB i juli 2013 för att förmå företaget att leverera korrekta handlingar och slutkostnadsprognos. Detta infriades inte, varpå samarbetet sedermera avbröts. Produktionschefen förklarar att efter samråd mellan Grontmij AB:s och kommunens juridiska ombud så enades parterna om att det inte var möjligt för kommunen att hålla inne med betalningarna enligt gällande regelverk. Betalningarna hölls inne fram till september och samarbetet avslutades i oktober. 8 Delårsrapport per den 31/ TSN. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 10 av 18 PwC

121 Byggledaren som var inhyrd som underkonsult till Grontmij AB lämnade efter eget övervägande företaget sommaren 2013 och fick istället sin anställning i Trotab (Trosabygdens Teknik AB). Den 11 december 2013 presenterade han en slutkostnadsprognos om 115 mnkr enligt uppdrag från kommunen. Enligt produktionschef och teknisk chef var man angelägen från början av att kommunen skulle ha en tillförlitlig bygg- och projektledare som togs in som underkonsult av Grontmij AB. Utifrån tidigare erfarenheter har extern byggoch projektledning varit en riskfaktor. Vid tidpunkten för granskningen pågick rekrytering av bygg- och projektledare till tekniska enheten för att stärka upp området. Regelbundna byggmöten, 40 totalt har hållits, med medverkan från teknisk chef, fastighetsingenjör, byggledare, projektledare från Grontmij AB, platschefer och annan personal från Abutilon AB. 9 Teknisk chef och produktionschef framhåller att alla ändrings, tilläggsarbeten- och avgående arbeten hanterats den formella vägen, i enlighet med AB (allmänna bestämmelser). Hanteringen av ÄTA-arbeten fram t.o.m. oktober uppfattar vi utifrån genomförda intervjuer som svårbedömda. Det framgår inte tydligt i förda byggmötesprotokoll eller annat dokument som reglerar limitnivå för godkännande och attest av förekommande ÄTA-arbeten i byggprojekt Bedömning Det har skett en regelbunden uppföljning av byggprojektet gällande upparbetade kostnader samt utvecklingen av byggarbetet genom intern styrgrupp, byggmöten m.m. Enligt vår bedömning framgår av byggmötesprotokoll att det inte, fram till senhösten 2013, funnits en tydlig styrning av projektet inkl. hantering av ändringsoch tilläggsarbeten. Uppföljningen av investeringsprojektet har brustit när det gäller bedömning av slutkostnader, vilket behöver ske kontinuerligt i alla investeringsprojekt. Enligt vår bedömning framgår det inte tydligt av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt om och när slutkostnadsprognos ska upprättas och återkopplas till ansvarig nämnd. En försvårande omständighet i sammanhanget har varit att förvaltningen inkl. tekniska enheten försökt förmå Grontmij AB att leverera en slutkostnadsprognos utan framgång, varpå förvaltningen beslutat att avbryta samarbetet. Det kan konstateras att den slutkostnadsprognos som slutligen presenterades av kommunens anlitade byggledare gav en realistisk bild av slutkostnaden. Vi bedömer att förvaltningens agerande när det gäller att bryta samarbetet och se till att en slutkostnadsprognos presenterades är tillfredsställande. Även styrning av projektet och ändrings- och tilläggsarbeten har varit konsekvent sedan dess. För att undvika liknade problem i framtiden så ser vi positivt på den rekrytering som pågår av en ny byggprojektledare. 9 Protokoll Safiren byggmöte nr December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 11 av 18 PwC

122 3.4. Teknik- och servicenämndens uppföljning samt åtgärder Ordförande för TSN beskriver att nämnden, mot bakgrund av fördyringar i ombyggnation av Vitalisskolan, vidtog åtgärder för att stärka uppföljningen i Safirenprojektet. Det var viktigt för nämnden att säkerställa att den här ombyggnationen skulle styras och följas upp löpande för att motverka risker för budgetöverskridande i projektet. Enligt ordföranden hade nämnden redan från början, på tjänstemännens inrådan, valt att dela upp upphandlingen i en rivningsentreprenad och en byggentreprenad för att på så sätt minska riskerna för oförutsedda fel i befintlig konstruktion och ökade kostnader som följd av ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. Ordföranden uppger att nämnden, med utgångspunkt av nya rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt införde lägesrapportering för Safiren som en stående punkt på dagordningen. Det påbörjades efter det att tilldelningsbeslut fattats och avtal tecknats om den samordnade byggentreprenaden. Praktiskt innebar det att kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret skulle informera om projektets utveckling samt lämna ekonomisk redovisning/prognos vid varje nämndsammanträde. Nedan sammanfattas TSN:s uppföljning av Safirenprojektet med utgångspunkt i nämndens protokoll. Sammanträde TSN TSN TSN Besluts-/informationsärenden gällande Safiren (fr.o.m. tilldelningsbeslut om byggentreprenad) 15 Tilldelningsbeslut varmbadhuset Safiren samordnad byggentreprenad. Abutilon AB tilldelas entreprenaduppdraget. Äskande om tilläggsanslag fr. KS om tkr. 38 Rapport Safiren: om överklagandeprocessen och möjliga tidsscenarion för färdigställande av Safiren. (prod.chef, tekn.chef) 66 Rapport Safiren: läget i ombyggnationen. Efter överklagandeprocess är avtal om byggentreprenad tecknat. Beräknad invigning aug (produktionschef) År 2013 TSN TSN TSN Rapport Safiren: byggnation inletts. Förstärkning av tak behövs p.g.a. skärpt bygglag, behov av omprojektering. Beräknad invigning aug (teknisk chef) 30 Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidplan. Fortfarande många frågor som uppkommer på byggarbetsplatsen. Beskrivning pågående arbeten. (teknisk chef) 42 Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidplan. Byggmöten hålls var 14:e dag, tekniska kontoret nöjd med entreprenören. Översyn olika lösningar för takförstärkning. (teknisk chef) December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 12 av 18 PwC

123 TSN TSN TSN Rapport Safiren: byggnation löper enligt tidplan. Beskrivning pågående arbeten, upphandling av vattenrening/bassänginklädnad, projektering mark och parkering. Ekonomi: prognos är att arbetet kommer rymmas inom budget. (teknisk chef) 68 Rapport Safiren: beskrivning pågående arbete, samt upphandlingar. Badhuset klart i maj, öppnas i aug Ekonomi: prognos att arbetet kommer att rymmas inom budget. (teknisk chef) 79 Rapport Safiren: Beräknad invigning aug Ekonomi: prognos att arbetet kommer rymmas inom budget. År 2014 TSN Nämnden besöker Safiren. Byggledare anlitad av kommunen informerar. Byggnationen fortlöper enligt tidplan, invigning aug Byggmöten var 14:e dag. Projekteringsbrister löses på plats. 16 Överföring av investeringsmedel. Äskande till KS om överföring av tkr som öronmärkts för Safiren för att täcka kostnader som kan tillkomma i projektet. (Underlag: tjänsteskrivelse från produktionschef, teknisk chef) TSN TSN TSN Rapport Safiren: byggnation fortlöper enligt tidsplan. Beskrivning av pågående arbeten. Ekonomi: slutkostnadsprognosen håller fortfarande. Möte skett med Grontmij AB:s jurister och försäkringsbolag. Tekniska enheten arbetar med att ta fram underlag som man hävdar att Grontmij AB gjort. (produktionschef, teknisk chef) 32 Övriga frågor: ledamot efterfrågar rapport om Safiren. Information om planerad invigning aug 2014, förbesiktning genomförd utan anmärkning, tekniska enheten arbetar fortsatt att styrka Grontmij AB:s fel, pågående rättsprocess p.g.a. överklagad upphandling byggentreprenaden. 35 Beslut överklaga tingsrättsdom angående överklagan upphandling byggentreprenaden (Fastec Sverige AB). 43 Rapport Safiren: juridisk process Grontmij AB, planerad invigning aug Ekonomi: Slutkostnadsprognosen håller fortfarande. (produktionschef) TSN TSN Rapport Safiren: godkänd slutbesiktning, mark- och anläggningsarbete återstår, fler p-platser kan behövas, juridisk process Grontmij AB, juridisk process upphandling till hovrätt, invigning av Safiren sker 30 aug. (teknisk chef) 69 Rapport Safiren: invigning skedde 30 aug. Ekonomi: Slutkostnadsprognos är 115 mnkr (116 mnkr inkl. hyresgästanpassningar) exkl. juridiska kostnader. Inkomna synpunkter på tillgänglighet. Anläggningen har fått tillgänglighetsintyg. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 13 av 18 PwC

124 Det framgår av protokollen att nämnden fått regelbunden information från förvaltningen över utvecklingen av Safirenprojektet. Kort efter byggstart finns protokollförd information om att det uppkommer många frågor på byggarbetsplatsen. Helhetsintrycket från protokollen under det första byggnationsåret 2013 är att projektet i huvudsak fortlöper enligt plan, samt att arbetet kommer att rymmas inom budget. Ekonomisk redovisning finns inte protokollfört i samband med budgetuppföljning och kostnadsprognoser från förvaltningen, förutom efter att arbetet slutförts då slutkostnadsprognosen uppges vara 116 mnkr (exkl. juridiska kostnader). Slutkostnadsprognosen framgår inte av protokoll gällande TSN:s äskande om överföring av ytterligare investeringsmedel från KS Enligt ordförande var TSN informerad om att det fanns brister beträffande Grontmij AB:s projektering samt bygg- och projektledning. Ledamöter, varav några med erfarenhet från byggbranschen riktade enligt uppgift en mängd frågor till tjänstemännen om uppkomna ändrings- och tilläggsarbeten i projektet. Tjänstemännen har, enligt ordföranden, genomgående svarat ända fram till september 2013 att projektet kommer att rymmas inom befintlig budget om 75 mnkr. Nämnden informerades muntligt (inte protokollfört) om att 5-10 mnkr av den öronmärkta bufferten på 2o mnkr kan komma att behöva tas i anspråk. Ordförande beskriver december 2013 som en avgörande brytpunkt för projektet. På sammanträdet den 5 december får nämnden fortsatt information från förvaltningen att arbetet kommer att rymmas inom budget. Den 11 december presenterade kommunens anlitade bygg- och projektledare en slutkostnadsprognos om 115 mnkr. Den 16 december träffades kommunchef, produktionschef, kommunstyrelsens ordförande och tekniska nämndens ordförande för att diskutera läget. Produktionschef och teknisk chef beskriver att förvaltningen informerat nämnden utifrån de underlag som funnits tillgängliga vid varje given tidpunkt. Enligt tjänstemännen fanns stora brister i både Grontmij AB:s projektering och dess bygg- och projektledning. Enligt förvaltningen krävde man en slutkostnadsprognos från Grontmij AB i augusti 2013, vilket inte levererades enligt kommunens önskemål. Vid tidpunkten fanns enligt uppgift ca 45 mnkr i upparbetade kostnader i projektet, vilket också framgår av investeringsredovisningen i TSN:s delårsbokslut per 31/ Produktionschefen fattade sedermera beslut att bryta samarbetet med Grontmij AB. Slutkostnadsprognos som istället levererades av kommunens anlitade bygg- och projektledare i december bedömdes till 115 mnkr. Produktionschef och teknisk chef framhåller att det mot bakgrund av att projektet hade ca 45 mnkr i kostnader och bygget hade kommit en god bit på väg i augusti 2013 inte gick att förutse den slutkostnad som presenterades i december. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 14 av 18 PwC

125 Bedömning Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats avseende tidplan, pågående arbeten etc. Enligt vår bedömning har nämnden emellertid brustit i sin uppföljning av totalekonomiska konsekvenser i projektet. Nämnden har följt upp upparbetade kostnader, vilket bl.a. framgår av delårsbokslut Nämnden har däremot inte ställt tydliga krav på aktuella slutkostnadsprognoser i Safirenprojektet. Nämnden har nöjt sig med besked om att budgeten hålls utan att kräva närmare underlag. De prognoser som framgår av nämndens protokoll saknar ekonomisk redovisning och hänvisning till relevanta underlag. Av nämndens protokoll framgår inte heller den problematik som funnits att få fram slutkostnadsprognoser i Safirenprojektet. Förvaltningen kunde också agerat annorlunda genom att på ett tydligare sätt ha uppmärksammat TSN på riskerna i samband med att Grontmij AB inte levererade en slutkostnadsprognos. Det ska nämnas att kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret, enligt nämndens protokoll, genomgående under hösten 2013 hävdat att projektet bedöms rymmas inom befintlig budget. Detta trots att förvaltningen avbrutit samarbetet med Grontmij AB bland annat på grund av att företaget inte kunnat leverera en tillförlitlig slutkostnadsprognos. Sammantaget bedömer vi att TSN borde ha agerat mer kraftfullt för att åstadkomma bättre styrning och uppföljning av Safirenprojektet Kommunstyrelsens uppsikt samt åtgärder Vid intervjuer med kommunstyrelsens ordförande och kommunchef framkommer att det inte har varit någon formell avrapportering i KS gällande Safirenprojektet förrän slutkostnadsprognosen om 115 mnkr i december Kommunchefen beskriver att Safirenprojektet, liksom övriga investeringsprojekt, varit på agendan på ledningsgruppsmöten där produktionscheferna ingår. Enligt kommunchefen har beskedet från kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret under perioden mars 2013 till med december 2013 varit att budget om 75 mnkr kommer att hållas. Däremot så flaggades att investeringsbufferten om 20 mnkr kunde behöva användas till viss del, men det preciserades inget bestämt belopp. Den summa som nämndes var i spannet 5-10 mnkr. Nedan sammanfattas KS:s behandling av Safirenprojektet med utgångspunkt protokoll. Sammanträde KS Besluts-/informationsärenden gällande Safiren (fr.o.m. beslut om investeringsram TSN) 39 Beslut om investeringsram för TSN. KS beslutar utöka TSN:s investeringsram för renovering av Safiren från tkr till tkr. I budget 2011 budgeterades 60 mnkr. KS investeringsreserv utökades samtidigt med öronmärkta medel för Safiren. Vinnande anbud på byggnationen tillsammans med förstudie, projektering, upphandling och rivningsentreprenad uppgår till tot. 62,5 mnkr. Tillkommer byggherrekostnader och två mindre upphandlingar på December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 15 av 18 PwC

126 totalt 7,5 mnkr. Mark och anläggningsarbete samt anpassningar beräknas till 3 mnkr och oförutsedda kostnader beräknas till 2 mnkr, vilket ger en totalkostnad på 75 mnkr. År 2013 KS Information om pågående investeringar (ekonom TSN) (ej protokollfört) År 2014 KS Överföring av investeringsmedel för renovering av Safiren. KS beslutar att den investeringsreserv på tkr som öronmärkts för renovering av Safiren överförs till TSN:s investeringsram Kommunstyrelsens investeringsreserv utökades för öronmärkta medel för Safiren redan tidigare år och har i samband med bokslutsberedning överförts till aktuellt budgetår. Medel finns således reserverade i budget Bokslutsberedning för bokslut 2013 hanteras senare under våren varför 2014 års investeringsreserv nyttjas i detta beslut. 7 Granskning TSN:s hantering av renoveringen av Safiren. KS beslutar att ge kommunchefen i uppdrag att genom extern resurs granska TSN:s hantering av renoveringen av Safiren. Granskningen utgör ett led i KS uppsiktsplikt. KS KS Information om Safiren: en dialog med projektörens försäkringsbolag pågår för att tydliggöra ansvaret för uppkomna merkostnader i projektet. Projektet fortlöper enligt tidplan och slutkostnadskalkylen ligger fast (produktionschef). 83 Granskning av TSN ombyggnad av badhuset Safiren. Utvecklingskonsult Sune Eriksson har genomfört granskningen och lagt fram sin rapport Kommunstyrelsen beslutar att anse uppdrag till kommunchefen genomfört, samt att begära att TSN i november 2014 inkommer till KS med en slutrapportering av projektet, samt uppmana TSN att beakta synpunkterna i rapporten. Granskningsrapporten överlämnas till fullmäktige för information och diskussion. Det framgår att det för KS inte protokollförts några besluts- eller informationsärenden gällande Safirenprojektet mellan beslut om investeringsram (75 mnkr) i april 2012 och överföring av ytterligare investeringsmedel (20 mnkr) i februari Det innebär att KS inte ställt några särskilda krav på redovisning från TSN under Safirenprojektets gång. TSN eller kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret har inte formellt sett fört vidare information om de problem som uppstått gällande brister i projektering, bygg- och projektledning, samt avsaknad av slutkostnadsprognos. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 16 av 18 PwC

127 Kommunchef och kommunstyrelsens ordförande framhåller att KS, som ett led i sin uppsiktsplikt, följer upp alla nämnders delårs- och årsbokslut som också innefattar investeringsredovisning. Man beskriver att redovisning av Safirenprojektet skett i TSN:s delårs- och årsbokslut, men det har inte framkomit någon information i den redovisningen som föranlett skäl att anta att projektet inte kunnat genomföras inom given budgetram. Vidare fick KS information avseende pågående investeringar av TSN:s ekonom men innehållet är inte protokollfört. Av såväl intervjuer och protokoll framgår emellertid att KS, efter att man i december 2013 fått information om slutkostnadsprognosen om 115 mnkr, vidtagit en rad åtgärder utifrån uppsiktsansvaret. I samband med beslut om överföring av investeringsreserv om 20 mnkr beslutades även om uppdrag till kommunchef att genom extern resurs låta granska TSN:s hantering av Safiren Bedömning Det är kommunfullmäktige som beslutar om större investeringsprojekt. KS har ett stort ansvar gällande uppföljning av facknämnderna utifrån sin uppsiktsplikt enligt kommunallagen (KL). Uppsiktsplikten innebär att KS ska uppmärksamt följa frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. KS har en skyldighet att utöva löpande tillsyn även om det inte finns någon konkret anledning till granskning. Kommunstyrelsen ska övervaka den ekonomiska förvaltningen, att nämndernas verksamhet bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige beslutat, att lagar och förordningar följs samt att medlen används ändamålsenligt. Vi konstaterar att KS haft uppsikt över TSN och Safirenprojektet genom nämndens redovisning av investeringar i delårs- och årsbokslut. För att fullgöra uppsikten till fullo borde KS, enligt vår bedömning, ha ställt större krav på redovisning från TSN exempelvis gällande slutkostnadsprognoser. Detta mot bakgrund av projektets ekonomiska omfattning och risknivå. Tillfredsställande är emellertid att KS efter att ha blivit informerad om budgetöverskridandet vidtagit åtgärder för att granska TSN:s hantering av projektet. Vi bedömer att TSN förhållit sig passiv trots signaler om att det inte stod rätt till i Safirenprojektet. Enligt vår bedömning borde nämnden under hösten 2013 ha informerat KS om de problem som man fått information om från förvaltningen. Intervjuerna med kommunstyrelsens ordförande och kommunchef antyder också brister i kultur-, fritids-, teknik- och servicekontorets interna uppföljning och kommunikation till kommunledningen. Vi bedömer att det är ett avsteg mot de nya rutinerna för uppföljning av större investeringsprojekt som gäller sedan december En av flera åtgärder där var intern projektuppföljning avseende ekonomi med direktrapport till ekonomikontor och kommunledning innebärande tydlighet och eventuell framskrivning till politik för beslut. December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 17 av 18 PwC

128 Leif Karlsson Projektledare Tobias Bjöörn Uppdragsledare December 2014 Revisorerna i Trosa kommun 18 av 18 PwC

129

130 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen KS 2014/ Kommunkontoret Jakob Etaat Tfn Fax Yttrande till förvaltningsrätten i mål rörande laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut , 126 (mål nr ) Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förvaltningens yttrande, daterat , som kommunens svar till förvaltningsrätten i mål rörande laglighetsprövning av kommunfullmäktiges beslut , 126. Ärendet Bertil Malmberg har överklagat kommunfullmäktiges beslut , 126 om att delegera till Humanistiska nämnden att framgent teckna överenskommelse med Migrationsverket om boendeplatser enligt det fördelningstal som av Länsstyrelsen aviseras kommunen. Som skäl för sitt överklagande anför den klagande att fullmäktiges beslut innebär att det saknas övre ram för mottagande och att beslutet därför strider mot kommunallagen. I den klagandes reservation till beslutet anförs vidare att [ ] beslutet tagits utan någon rimlig socioekonomisk konsekvensanalys [ ] samt att [ ] beslutet strider mot 3 kap 9 kommunallagen eftersom det gäller ett ärende av principiell beskaffenhet, som skall avgöras av kommunfullmäktige. Förvaltningsrätten har i föreläggande givit kommunen möjlighet att yttra sig i ärendet. Kommunen har beviljats anstånd till med att inkomma med svar, vilket gör det möjligt för kommunstyrelsen att behandla ärendet vid ordinarie sammanträde

131 Trosa kommuns inställning Humanistiska nämnden är i enlighet med fullmäktiges reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Trosa kommun, 18 den nämnd som ansvarar för Trosa kommuns flyktingmottagning och därigenom också mottagandet av ensamkommande barn och unga till kommunen. Fullmäktige har därför valt att ge nämnden på delegation att framgent ingå överenskommelser med Migrationsverket om boendeplatser för ensamkommande barn. Med de ändringar som gjorts i lagen om mottagande av asylsökande m.fl. har kommuner numera en tydligt begränsad möjlighet att påverka nivåerna för mottagandet av ensamkommande barn. Fullmäktige i Trosa kommun har dock tagit beslut i de frågor som kommunen faktiskt kan påverka: att kommunen ska ingå överenskommelser med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn och att dessa överenskommelser också ska följa nivåerna i fördelningstalen. Det återstående mandat som tilldelats Humanistiska nämnden genom delegationen kan därför knappast anses vara av principiell vikt utan snarast likställas med verkställighet. Vad gäller den klagandes synpunkter om att beslutet tagits utan socioekonomisk konsekvensanalys så konstaterar kommunstyren att kommunallagen varken reglerar vilket innehåll eller form ett beredningsunderlag till ett ärende ska ha innan det överlämnas till fullmäktige för beslut. Det är således fullmäktige som avgör om underlaget i ett ärende är till fyllest för att beslut ska kunna tas. Vad gäller den faktiska kostnaden för mottagandet så vill kommunstyrelsen dessutom understyrka att en ersättning utgår för de anvisningar som Migrationsverket gör. Beslutet kan därför inte heller anses vara av sådan ekonomisk vikt som avses i 3 kap 9 kommunallagen. Trosa kommun gör således den samlade bedömningen att kommunfullmäktiges beslut , 126 tillkommit i laga ordning och i enlighet med gällande lagstiftning. Kommunen finner inga omständigheter i den klagandes anförande som ger grund för upphävande av fullmäktiges beslut. Överklagandet bör således avslås. Tidigare rättsfall Förvaltningsrätten har i närtid hanterat ett flertal liknande ärenden, vilket även ger en tydlig rättspraxis. Michael Rosenberg./. Helsingborgs stad (mål nr ) Socialnämnden i Helsingborgs stad beslutade den 26 juni 2014 att teckna tre nya överrenskommelser med Migrationsverket om successiv upptrappning från tidigare tre asylplatser till totalt tolv asylplatser fram till den 1 januari

132 Beslutet överklagades med följande anförande: Att teckna avtal gällande s.k. ensamkommande barn med Migrationsverket är av principiell beskaffenhet och ska således fattas av kommunfullmäktige och inte av socialnämnden. Det ska därför prövas huruvida socialnämnden har överskridit sina befogenheter i detta fall. Förvaltningsrätten i Malmö avslog överklagandet med följande motivering: Förvaltningsrätten finner vid angivna förhållanden att det överklagade beslutet om att utöka antalet platser för asylsökande barn och unga från tre till tolv platser inte kan anses vara av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen. Björn Fredriksson./. Heby (mål nr ) Kommunstyrelsen i Heby kommun beslutade den 29 januari 2013 i ärendet "Mottagande av ensamkommande asylsökande barn" att Heby kommun tecknar en överenskommelse med Migrationsverket om att tillhandahålla 13 platser för ensamkommande barn och ungdomar och att kommunstyrelsens ordförande ges i uppdrag att underteckna erforderliga handlingar. Beslutet överklagades med följande anförande: det [beslutet] strider mot 3 kap. 9 första stycket kommunallagen. Kommunstyrelsen har beslutat att utöka mottagandet av ensamkommande flyktingungdomar från åtta till 13 i en överenskommelse med Migrationsverket. Ett sådant beslut får inte tas av en kommunstyrelse eftersom ärendet är av principiell beskaffenhet och större vikt. Att teckna en överenskommelse med Migrationsverket om asylmottagande är av principiell beskaffenhet. Ser man till vilka kostnader det innebär för staten och sedermera för Heby kommun står det klart att ett sådant beslut endast får fattas av kommunfullmäktige. Förvaltningsrätten i Uppsala avslog överklagandet med följande motivering: Det överklagade beslutet om en utökning av antalet platser är inte av principiell beskaffenhet eller större vikt utan får ses som ett sådant beslut av verkställighetskaraktär som kommunstyrelsen har att besluta om. Klaganden har inte visat att kommunstyrelsen genom beslutet har överskridit sina befogenheter. Någon annan grund för att upphäva beslutet har inte heller visats föreligga. Överklagandet ska därför avslås. 3

133 Jan-Åke Isaksson./. Ystads kommun (mål nr ) Socialnämnden i Ystads kommun beslutade den 29 augusti 2013 att teckna överenskommelse med Migrationsverket/länsstyrelsen om åtta boendeplatser för ensamkommande barn, varav minst tre av platserna ska vara tillgängliga för asylsökande barn. Migrationsverket får anvisa asylsökande pojkar år. Beslutet överklagades med följande anförande: Att teckna avtal med Migrationsverket/länsstyrelsen är en fråga av principiell beskaffenhet. Mottagandet innebär dessutom en sådan kostnad att beslutet ska fattas av kommunfullmäktige. Socialnämnden har överskridit sina befogenheter enligt 3 kap. 9 kommunallagen. Förvaltningsrätten i Malmö avslog överklagandet med följande motivering: Det ankommer på den klagande att visa att det överklagade beslutet är olagligt enligt någon av grunderna i 10 kap. 8 kommunallagen. I och med att kommunfullmäktige delegerat ansvaret för flyktingmottagandet till socialnämnden måste utgångspunkten vara att socialnämnden har befogenhet att fatta beslut härom. Endast påståenden om principiell beskaffenhet och höga kostnader är inte tillräckligt för att klaganden ska anses ha visat att socialnämnden överskridit sina befogenheter enligt 3 kap. 9 kommunallagen. Det som Jan-Åke Isaksson anfört visar således inte på någon omständighet som medför att det överklagade beslutet är olagligt i något av de hänseenden som anges i 10 kap. 8 kommunallagen. Johan Sandlund Kommunchef Jakob Etaat Kanslichef Bilagor Yttrande i mål avseende laglighetsprövning enligt kommunallagen, Bertil Malmberg./. Trosa kommun (mål nr ), Överklagande av beslut av kommunfullmäktige , Bertil Malmberg KF , 126 4

134 Yttrande Kommunstyrelsen Dnr KS 2014/ Kommunkontoret Förvaltningsrätten i Linköping Box Linköping Yttrande i mål rörande laglighetsprövning enligt kommunallagen, Bertil Malmberg./. Trosa kommun (mål nr ) Överklagat beslut Beslut i kommunfullmäktige i Trosa kommun , 126 Delegation att vid behov omförhandla avtal med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn. Saken Laglighetsprövning enligt kommunallagen, KL (1991:900) Trosa kommuns inställning Trosa kommun bestrider bifall till överklagandet. Bakgrund Bertil Malmberg har överklagat fullmäktiges beslut , 126 om att delegera till Humanistiska nämnden att framgent teckna överenskommelse med Migrationsverket om boendeplatser enligt det fördelningstal som av Länsstyrelsen aviseras kommunen. Förvaltningsrätten har i föreläggande givit kommunen möjlighet att yttra sig i ärendet. Som skäl för sitt överklagande anför den klagande att fullmäktiges beslut innebär att det saknas övre ram för mottagande och att beslutet därför strider mot kommunallagen. I den klagandes reservation till beslutet anförs vidare att [ ] beslutet tagits utan någon rimlig socioekonomisk konsekvensanalys [ ] samt att [ ] beslutet strider mot 3 kap 9 kommunallagen eftersom det gäller ett ärende av principiell beskaffenhet, som skall avgöras av kommunfullmäktige. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

135 Trosa kommuns anförande Ansvarsfördelning stat/ kommun Humanistiska nämnden är i enlighet med fullmäktiges reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Trosa kommun, 18 den nämnd som ansvarar för Trosa kommuns flyktingmottagning och därigenom också mottagandet av ensamkommande barn och unga till kommunen. Fullmäktige har med anledning av detta ansett det befogat att ge nämnden på delegation att framgent ingå överenskommelser med Migrationsverket om boendeplatser för ensamkommande barn och på så sätt få en ändamålsenlig ansvarsfördelning och en nära anslutning mellan beslut och verksamhet. Den 1 januari 2014 förändrades 3 lagen om mottagande av asylsökande m.fl. (1994:137) på så sätt att Migrationsverket numera ska anvisa ensamkommande barn till kommunerna, oavsett om kommunerna har ingått överenskommelser med Migrationsverket eller ej. Sådana anvisningsbeslut är enligt 22 i samma lag inte heller möjliga att överklaga. Detta innebär att beslut om nivåerna för mottagandet i stor utsträckning blivit en fråga för de statliga myndigheterna att hantera och att det lokalpolitiska handlingsutrymmet numera är mycket begränsat i dessa frågor. Beslut av icke-principiell karaktär Migrationsverket tar löpande fram så kallade fördelningstal som grundar sig i aktuella migrationsprognoser, dvs. prognoser över hur många ensamkommande barn som bedöms söka sig till Sverige. Migrationsverket utgår ifrån fördelningstalet när man anvisar barn till Sveriges kommuner och fördelningstalen används även av Länsstyrelsen när man utarbetar nya överenskommelser med kommunerna. Genom beslut , 126 har fullmäktige tagit ställning i de delar av frågan som kommunen de facto kan påverka: att kommunen ska ingå överenskommelser med Migrationsverket om mottagande av ensamkommande barn och att dessa överenskommelser också ska följa nivåerna i fördelningstalen. Det återstående mandat som tilldelats Humanistiska nämnden genom delegationen kan därför knappast anses vara av principiell vikt utan snarast likställas med verkställighet. Vad gäller den klagandes synpunkter om att beslutet tagits utan socioekonomisk konsekvensanalys så konstaterar kommunstyren att kommunallagen varken reglerar vilket innehåll eller form ett beredningsunderlag till ett ärende ska ha innan det överlämnas till fullmäktige för beslut. Det är således fullmäktige som avgör om underlaget i ett ärende är till fyllest för att beslut ska kunna tas. Vad gäller den faktiska kostnaden för mottagandet så vill kommunstyrelsen dessutom understyrka att en ersättning utgår för de anvisningar som Migrationsverket gör. Beslutet kan därför inte heller anses vara av sådan ekonomisk vikt som avses i 3 kap 9 kommunallagen. Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

136 Trosa kommun gör således den samlade bedömningen att kommunfullmäktiges beslut , 126 tillkommit i laga ordning och i enlighet med gällande lagstiftning. Kommunen finner inga omständigheter i den klagandes anförande som ger grund för upphävande av fullmäktiges beslut. Överklagandet bör således avslås. Daniel Portnoff Kommunstyrelsens ordförande Postadress: Trosa Besöksadress: Västra Långgatan 4-5 Tel: Fax: E-post: trosa@trosa.se

137

138

139

140

141

142

143

144

145

146

147

148

149

150 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2015/18 Kollektivtrafiksamordnare Ingemar Bergström Tel Fax Tilläggsöverenskommelse om upphandling av persontransport- och samordningstjänster Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna hemställan från Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets om att teckna tilläggsöverenskommelse till tidigare överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om upphandling av persontransport- och samordningstjänster (färdtjänst, sjukresor och skolskjuts) för Trosa kommun. Ärendet Trosa kommun beslutade hösten 2013 att ingå en överenskommelse med Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet om upphandling av persontransport- och samordningstjänster. Den tilläggsöverenskommelsen som kommunstyrelsen nu har att ta ställning till syftar till att specificera detaljer och omfattning av kollektivtrafikmyndighetens uppdrag. Tilläggsöverenskommelsen innebär primärt följande: Uppdrag och förändring avseende restyper att restyper kan läggas till eller tas bort efter överenskommelse mellan Trosa kommun och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Inrapportering av tillstånds med mera att kommunen bistår med erforderlig inrapportering och uppdatering av uppgifter för uppdraget, till exempel kundtillstånd, samt att detta sker i den form som Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet anvisar. Fördelning av trafikkostnader och administrativa kostnader gällande särskild kollektivtrafik och övriga samhällsbetalda resor. Att den särskilda kollektivtrafikens och övriga samhällsbetalda resors kostnad, som inte utgörs av trafikkostnad, fördelas procentuellt mellan huvudmännen baserat på antalet, för respektive huvudman, beställda resor. 1

151 Uppföljning av verksamheten samt gemensamma samverkansytor att de gemensamma samverkansytorna ska ge parterna möjlighet att, på tjänstemannanivå, få ett informationsutbyte och forum för utvecklingsarbete samt utgöra en kontakt mellan respektive kommun, Landstinget Sörmland och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Myndigheten är sammankallande till möten, vilka ska protokollföras Johan Sandlund Kommunchef Ingemar Bergström Kollektivtrafiksamordnare Bilagor 1. Tilläggsöverenskommelse till tidigare överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik Beslut till Kollektivtrafikmyndigheten Landstingsstyrelsen Akten 2

152 Tilläggsöverenskommelse till tidigare överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik 1. Inledning och bakgrund Landstinget Sörmland och länets kommuner har ett gemensamt ansvar för länets kollektivtrafik och agerar tillsammans, genom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, för att utveckla kollektivtrafiken i länet som ett sammanhållet och integrerat trafiksystem. Genom den tidigare överenskommelse som ingåtts mellan Trosa kommun och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har myndigheten, i enlighet med 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik, getts i uppdrag att upphandla persontransport- och samordningstjänster för sådana transportändamål som Trosa kommun ska tillgodose samt även samordna sådana transporttjänster och övriga samhällsbetalda resor, se bilaga 1. Överenskommelsen anger att den exakta omfattningen och innebörden av densamma kommer att kunna fastställas först efter Trosa kommun eget identifierade behov samt utifrån erfarenheterna av det vid den tiden pågående projektet Samverkansformer och val av organisation vid integrering av den särskilda och allmänna kollektivtrafiken inom Sörmlands län. Mot bakgrund av att Trosa kommuns eget behov numera identifierats respektive erfarenheter från ovan nämnda projekt fåtts har Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet tagit fram en tilläggsöverenskommelse för respektive medlem för erforderlig hantering och beslut av medlemmen (Tilläggsöverenskommelsen). 2. Parter Trosa kommun, organisationsnummer Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, organisationsnummer Mål och syfte Genom Tilläggsöverenskommelsen och Överenskommelsen (Överenskommelserna) integreras, i omfattning som preciseras nedan i punkt 4, den särskilda kollektivtrafiken i Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets åtagande och sammanfogas till den mellan Landstinget Sörmland och länets kommuner överenskomna grundläggande principen om sammanhållet och integrerat trafiksystem. Detta förfarande medför även möjlighet till samordning av allmän och särskild kollektivtrafik i Sörmlands län.

153 Huvudmannaskapet, och därmed ansvaret för myndighetsutövning hörande till den särskilda kollektivtrafiken och övriga samhällsbetalda resor, åvilar dock fortsatt Trosa kommun. Målet med samordningen är att gemensamt, och utifrån de i varje situation ekonomiskt mest fördelaktiga alternativen, svara för den samlade kollektivtrafiken. Resenären ska uppleva en bra kvalitet och en god service från det att resan beställts till dess att den är genomförd. Överenskommelserna syftar till att ge förutsättningar för, samt precisera det, uppdrag Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet uppdras att utföra för Trosa kommuns räkning avseende den särskilda kollektivtrafiken. Utförandet ska ske i enlighet med sedan tidigare upprättad förbundsordning, Avtal om ansvar- och kostnadsfördelning för kollektivtrafiken i Sörmland, beslutad Planeringsprocess och beslutsordning för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet och Tilläggsöverenskommelsen. 4. Uppdrag och förändring avseende restyper Med ändring av Överenskommelsen ger Trosa kommun Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet i uppdrag att upphandla persontransport- och samordningstjänster för sådana transportändamål som Trosa kommun ska tillgodose samt övriga samhällsbetalda resor i form av färdtjänst, sjukresor och skolskjuts. Uppdraget är även möjligt att utföra i egen regi. Restyper kan läggas till eller tas bort efter överenskommelse mellan Trosa kommun och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Restyper som läggs till respektive tas bort ska integreras/exkluderas så snart det är möjligt utifrån den grundläggande principen om sammanhållet och integrerat trafiksystem. Trosa kommun ska i samband med detta, och utöver vad som framgår av punkt 6 nedan, betala en avgift till Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet motsvarande de faktiska kostnader som uppstår i beställnings- och samordningsfunktionen för att administrera in- respektive utträdet av restypen. 5. Inrapportering av tillstånds med mera Respektive part ansvarar för erforderlig inrapportering och uppdatering av uppgifter för uppdraget till exempel kundtillstånd samt att detta sker i den form som Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet anvisar. Hanteringen av kundtillstånd med mera företas med beaktande av reglerna i Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) och den lagstiftning som hanteras av tillsynsmyndigheten Datainspektionen med syfte att behandling av personuppgifter inte leder till otillbörliga intrång i enskilda individers personliga integritet.

154 6. Fördelning av trafikkostnader och administrativa kostnader gällande särskild kollektivtrafik och övriga samhällsbetalda resor Landstinget Sörmland står för den del av trafikkostnaden där landstinget står som huvudman för resan. Vid samplanerade resor står Landstinget Sörmland för kostnaden för landstingets procentuella andel av totalkostnaden, baserat på den procentuella delen av resans totallängd. Respektive kommun står för den del av trafikkostnaden där kommunen står som huvudman för resan. Vid samplanerade resor står kommunen för kostnaden för kommunens procentuella andel av totalkostnaden, baserat på den procentuella delen av resans totallängd. Den särskilda kollektivtrafikens och övriga samhällsbetalda resors kostnad som inte utgörs av trafikkostnad fördelas procentuellt mellan huvudmännen baserade på antalet, för respektive huvudman, beställda resor. 7. Uppföljning av verksamheten samt gemensamma samverkansytor Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet ska, i enlighet med beslutad Planeringsprocess och beslutsordning, kontinuerligt följa upp verksamheten och redovisa detta till Trosa kommun i samband med myndighetens delårsbokslut samt årliga trafik- och ekonomibokslut. Därutöver ska det finnas gemensamma samverkansytor, vilka ska bestå av representanter för respektive huvudman i kommun och Landstinget Sörmland samt Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. De gemensamma samverkansytorna ska ge parterna möjlighet att, på tjänstemannanivå, få ett informationsutbyte och forum för utvecklingsarbete samt utgöra en kontakt mellan respektive kommun, Landstinget Sörmland och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet. Myndigheten är sammankallande till möten, vilka ska protokollföras. 8. Tillägg och ändringar Samtliga ändringar, förtydligande eller tillägg till Tilläggsöverenskommelsen ska ske skriftligen och undertecknas av behörig företrädare för parterna för att vara giltiga. 9. Uppsägning av Tilläggsöverenskommelsen med mera Tilläggsöverenskommelsen gäller från och med att den har undertecknats av båda parter och tills vidare. Tilläggsöverenskommelsen kan sägas upp av endera part med iakttagande av två års uppsägningstid räknat från den tidpunkt då uppsägningen skriftligen delgetts motparten plus den ytterligare tid som kvarstår fram till nästföljande årsskifte.

155 Vid uppsägning gäller Tilläggsöverenskommelsen även fortsatt för fullföljande av finansiering samt fullföljande av trafikåtaganden och avtal med transportörer och andra leverantörer under återstående avtalstid. Denna tilläggsöverenskommelse har upprättats i två exemplar varav parterna tagit var sitt. Trosa Nyköping Trosa kommun Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Daniel Portnoff Kommunstyrelsens ordförande Helena Ekroth Myndighetschef Bilagor: 1. Överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik

156 Nyköping den 19 december 2014 Sändlista: Eskilstuna kommun Flens kommun Gnesta kommun Katrineholms kommun Nyköpings kommun Oxelösunds kommun Trosa kommun Vingåkers kommun Strängnäs kommun Landstinget Sörmland Hemställan om att teckna tilläggsöverenskommelse mellan respektive medlem, Landstinget Sörmland och nio kommuner, och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, till tidigare överenskommelse att upphandla och samordna persontransport- och samordningstjänster för särskild kollektivtrafik i Sörmlands län Förslag till beslut Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet föreslår att respektive medlem, Landstinget Sörmland och Eskilstuna kommun, Flens kommun, Gnesta kommun, Katrineholms kommun, Nyköpings kommun, Oxelösunds kommun, Trosa kommun och Vingåkers kommun, samt Strängnäs kommun tecknar tilläggsöverenskommelse, till den tidigare tecknade överenskommelsen enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik. Bakgrund Landstinget Sörmland och länets kommuner har ett gemensamt ansvar för länets kollektivtrafik och agerar tillsammans, genom Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet, för att utveckla kollektivtrafiken i länet som ett sammanhållet och integrerat trafiksystem. Genom den tidigare överenskommelse som ingåtts mellan medlemen och Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet har myndigheten, i enlighet med 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik, getts i uppdrag att upphandla

157 persontransport- och samordningstjänster för sådana transportändamål som Landstinget eller kommunen ska tillgodose samt även samordna sådana transporttjänster och övriga samhällsbetalda resor. Överenskommelsen anger att den exakta omfattningen och innebörden av densamma kommer att kunna fastställas först efter medlemmens eget identifierade behov samt utifrån erfarenheterna av det vid den tiden pågående projektet Samverkansformer och val av organisation vid integrering av den särskilda och allmänna kollektivtrafiken inom Sörmlands län. Mot bakgrund av att medlemmens eget behov numera identifierats respektive erfarenheter från ovan nämnda projekt fåtts har Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet tagit fram en tilläggsöverenskommelse för respektive medlem för erforderlig hantering och beslut av medlemmen. För Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Helena Ekroth Myndighetschef Bilagor Bilaga 1 Överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik Bilaga 2 Tilläggsöverenskommelse till tidigare överenskommelse enligt 2 kapitlet 12 lag (2010:1065) om kollektivtrafik

158

159 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Kollektivtrafiksamordnare Ingemar Bergström Tel Dnr KS 2015/17 Beslut om förlängning och direktupphandling av transportörsavtal för anropsstyrda transporter Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att förlänga transportörsavtal för Anropsstyrda transporter till den 28 februari 2016 med de leverantörer som anges i bilaga till tjänsteskrivelse att i enlighet med styrgruppens beslut överlåta åt avtalsgruppen att genomföra direktupphandling för den trafik som inte förlängs. Ärendebeskrivning Kommunalförbundet Sörmlands kollektivtrafikmyndighet har på medlemmarnas uppdrag genomfört en upphandling av serviceresor och annan anropsstyrd trafik i Sörmlands län. Med hänsyn till att upphandlingen är föremål för rättslig prövning förlängs de delar av innevarande avtal LS-UPP med de transportörer som anges i bilaga till den 28 februari 2016 i syfte att säkra trafiken. Avtalet LS-UPP innehåller en option för huvudmännen att ensidigt förlänga avtalet med upp till 24 månader, vid ett eller flera tillfällen, med minst sex (6) månader i taget. Avtalet är hittills förlängt med sex (6) månader. Med hänvisning till denna option beslutar Trosa kommun att förlänga innevarande avtal till den 28 februari Trafiken avslutas två månader innan avtalstiden slut. Ingemar Bergström Kollektivtrafiksamordnare Bilagor 1. Transportörer att förlänga Beslut till Kollektivtrafikmyndigheten Landstinget i Sörmland Akten

160 Bilaga Transportörer att förlänga Oppunda Taxi AB Carina Sällström Box Katrineholm Avtal: Tunabergs Taxi AB Kent Thunberg Box Stockholm Avtal: Avtal: Vikbolands Taxi AB Niclas Aronsson Importgatan Norrköping Avtal: Taxi Strängnäs Taxi AB Johan Asp Produktvägen Vagnhärad Johan.asp@taxi10000.se Avtal: Avtal: Avtal: (FD Taxi Flen) Nicklas Thörne Skogsvägen Strängnäs kontoret@taxistrangnas.se Avtal: Taxi Nyköping Oxelösund Mattias Nilsson Modéer Blommenhovsvägen 22B Nyköping mattias@taxinyox.se Avtal: Taxi Kurir i Uppsala AB Gösta Ohlsson Ulls väg Uppsala gosta.ohlsson@ups.taxikurir.se Avtal: Avtal:

161

162 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsen Dnr KS 2011/ Kommunkontoret Torbjörn Unnebäck Tel Återkoppling kring arbetet med ökad sysselsättningsgrad Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att ge den partsgemensamma arbetsgruppen i uppdrag att fortsätta sitt arbete med att ta fram nya förslag till hur vård och omsorg kan arbeta för att kontinuerligt kunna erbjuda höjd sysselsättningsgrad. att ge arbetsgruppen i uppdrag att göra ett studiebesök hos någon av de kommunerna som SKL och Kommunal centralt lyfter fram som goda exempel i den gemensamma skriften Heltid- en del av helheten. T.ex. Vetlanda, Alvesta eller Bergs kommuner. att under våren låta arbetsgivare och fack gemensamt genomföra en undersökning i syfte att kartlägga hur många ur personalen som vill höja sin sysselsättningsgrad samt orsakerna till varför vissa väljer att inte öka sin sysselsättningsgrad. att följa utvecklingen av sysselsättningsgrad i kommunen och i samband med del- och helårsbokslut under mandatperioden analysera denna utveckling. Vad har gjorts KSau fick i november 2014 en muntlig återkoppling kring hur arbetet med ökad sysselsättningsgrad fortskridit. Under hösten har kommunen genomfört följande åtgärder: Fortsatt överanställning under vissa tider i veckan enligt tidigare utvecklat pilotprojekt med start på Ängsgården. Denna metod har nu tillämpats på flertalet enheter. Kontinuerlig översyn av olika tjänsters sysselsättningsgrad vid förändringar. Detta sker vid förändringar av omvårdnadsbehov och/eller när någon slutar. 1(4)

163 Ökad flexibilitet genom att vi ser till flera enheter/avdelningars behov när vi schemalägger och planerar tjänster. Samarbete för att finna/skapa schemaläggning så att vi får ut högre sysselsättning av varje tjänst. Flytt av chefen ut i verksamheten. Detta har under hösten skett inom LSS (Rubinen/Paletten) och hemtjänsten. Genom närheten kan vi tydligare styra och prioritera höjd sysselsättningsgrad m.m. Kontinuerlig uppföljning av sysselsättningsgraden för varje enhet. Detta medvetandegör ambitionsnivån på ett tydligare sätt, samt gör att man kan belysa, diskutera och ta tillvara goda erfarenheter. Hur ser det ut Följer vi utvecklingen av sysselsättningsgrad över åren (1 nov) kan vi konstatera att sysselsättningsgraden bland kvinnorna har en positiv utvecklingskurva. En brantare kurva hade varit önskvärd men vi kan trots allt glädjas åt att kurvorna pekar åt rätt håll. Syss. grad 1 nov (tillsvidare) 100% Kvinnor 75-99% -74% 100% Män 75-99% -74% ,3 61,7 60,8 62,2 63,9 25,5 26,2 26,2 25,6 24,9 15,2 13,0 13,0 12,1 11,3 77,6 78,6 74,0 74,7 71,6 12,0 13,1 16,0 15,2 17,9 10,4 8,3 10,0 10,1 10,5 Inom vård och omsorg ser vi en förhöjd sysselsättningsgrad inom i stort sett samtliga enheter. Den enhet som har lyckats bäst är Hemtjänsten som har gått från 35 procent heltidstjänster till 47 procent under ett år. Stora ökningar ses också inom personlig assistans och LSS. Det har dock skett små förändringar av sysselsättningsgrad inom de särskilda boendena. Det går att se en tydlig koppling till om en verksamhets personalbehov ökat eller minskat. Inom hemtjänst och LSS har vi haft ett ökat behov av insatser och för främst Trosagården och delvis Häradsgården har det omvända gällt. Vi verkar alltså klara av att höja sysselsättningsgraden snabbare om behoven ökar medan det är svårare att höja sysselsättningsgraden om behoven av insatser minskar, vilket är logiskt. Ökat tryck inom hemtjänsten har inneburit att vi enklare har kunnat höja sysselsättningsgraderna där. Vi har haft den omvända situationen på främst Trosagården. Här har vi inte haft full beläggning under 2014 vilket inneburit att vi har haft en större utmaning att kunna erbjuda högre sysselsättningsgrader. Se uppföljning nedan för respektive enhet under tre mättillfällen exkl. nattpersonal, d.v.s. 1 nov 2013, 1 april 2014 samt 1 nov 2014: 2(4)

164 Personalstruktur tillsvidareanställda 1 nov 2013 exkl. natt Anst tv Syss i % Antal heltid Heltid % Trosagården 41 81, Häradsgården 32 79, Ängsgården 24 70,4 1 4 Hemtjänst 20 82, Pers ass 14 90, LSS 30 90, Totalt ,6% 42 26,1% Personalstruktur tillsvidareanställda 1 april 2014 exkl. natt Anst tv Syss i % Antal heltid Heltid % Trosagården 36 81, Häradsgården 32 76, Ängsgården 20 77, Hemtjänst 25 83, Pers ass 14 84, LSS 30 90, Totalt ,7% 41 26,7% Personalstruktur tillsvidareanställda 1 nov 2014 exkl. natt Anst tv Syss i % Antal heltid Heltid % Trosagården 34 82, Häradsgården 30 79, Ängsgården 23 78, Hemtjänst 38 84, Pers ass 18 87, LSS 32 88, Totalt ,2% 56 32,0% 3(4)

165 Ytterligare fördjupningar 24 personer inom vård och omsorg har en sysselsättningsgrad under 70 procent. Drygt hälften av dessa personer har varaktig sjukersättning (tidigare förtidspension) eller jobbar hos andra arbetsgivare. Bland de återstående är det ca hälften av medarbetarna som under hösten har erbjudits höjd sysselsättningsgrad men av olika skäl valt att inte gå upp i tid (orsakerna till detta behöver vi analysera vidare). Därutöver är det några få medarbetare som kommunen valt att inte erbjuda höjd sysselsättningsgrad. Detta beror helt enkelt på att dessa individer inte uppfyller arbetsgivarens krav vad gäller kvalitet på utfört arbete. Hur går vi vidare Trots att vi genomfört ett flertal framgångsrika insatser strävar vi givetvis efter att nå ännu längre. För att fortsätta att höja sysselsättningsgraden behöver vi fortsätta att prioritera frågan. Nedan anges ett antal åtgärder som bedöms kunna ta oss vidare i arbetet: Den partgemsamma arbetsgruppen fortsätter sitt arbete med att ta fram fler förslag på hur inte minst vård och omsorg kan arbeta för att kontinuerligt kunna erbjuda höjd sysselsättningsgrad. För att få in lite nya idéer bör arbetsgruppen ges möjlighet att göra ett studiebesök till någon av de framgångsrika kommunerna som SKL och Kommunal centralt lyfter fram i den gemensamma skriften Heltid- en del av helheten, t.ex. Vetlanda, Alvesta eller Bergs kommuner (se bilaga 1). För att få till en bättre kunskap om hur medarbetarna ser på sin arbetssituation utifrån sin aktuella sysselsättningsgrad skulle det vara bra att under våren låta arbetsgivare och fack gemensamt genomföra en enkätundersökning som tar reda på hur många som vill öka sin sysselsättningsgrad och orsaken till varför vissa inte vill öka sin sysselsättningsgrad. I samband med del- och helårsbokslut under mandatperioden bör utvecklingen av sysselsättningsgraden följas upp och analyseras. Johan Sandlund Kommunchef Torbjörn Unnebäck Personalchef Bilagor 1. Heltid- en del av helheten. Inspiration och stöd vid införande av heltid i kommuner. Sveriges Kommuner och Landsting 4(4)

166 Heltid en del av helheten Här presenteras resultatet av ett partsgemensamt arbete mellan Sveriges Kommuner och Landsting, Pacta och Svenska Kommunalarbetareförbundet om heltid. Vi vill här ge inspiration och stöd för att framgångsrikt kunna arbeta med införande av heltid i kommuner. INSPIRATION OCH STÖD VID INFÖRANDE AV HELTID I KOMMUNER Beställ eller ladda ner på webbutik.skl.se Bestnr: 5373 Post: Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: Omslag.indd :15

167 Upplysningar om innehållet: Fredrik Nilsson, Lars-Ove Brander, Maria Hansson, Ameli Andersson, Sveriges Kommuner och Landsting, 2014 Bestnr: 5373 Foto omslag: Maskot, Johnér Foto inlaga: Bildarkivet, Casper Hedberg, Maskot, Maria Rosenlöf, Robert Blombäck, Thomas Henrikson Produktion: EO Tryck: LTAB, 2014 Omslag.indd :15

168 Heltid en del av helheten Under de kommande åren fram till 2023 kommer välfärden att behöva runt nya medarbetare till kommuner, landsting/regioner och privata utförare. Det beror på pensionsavgångar och en ökad efterfrågan på vård och omsorg utifrån att andelen yngre och äldre i befolkningen ökar. Samtidigt som det i dag finns många kommuner som inte kan erbjuda heltidsanställningar i den omfattning som de anställda efterfrågar, finns det också en oro att många kommuner inte kommer att kunna rekrytera kompetenta medarbetare i den omfattning som behövs framöver. Om en större andel av de anställda arbetar heltid så behöver inte lika många nya medarbetare rekryteras. Ofrivilligt deltidsarbete har under en längre tid engagerat arbetsmarknadens parter, politiska partier, forskare och opinionsbildare. För varje år som går blir det allt fler kommunalt anställda som har en heltidsanställning, Om en större andel av de anställda arbetar heltid så behöver inte lika många nya medarbetare rekryteras. Heltid - en del av helheten 1

169 men det vore önskvärt med en snabbare förändringstakt, framför allt inom kommunernas vård- och omsorgsverksamheter där deltidsanställningar och deltidsarbete är vanligt förekommande. Diagrammet nedan visar att andelen heltidsanställda i kommunerna har ökat från 70 till 74 procent under perioden 2008 till Spännvidden är dock ganska stor mellan olika kommuner. I diagrammet redovisas även några kommuner som påtagligt har ökat andelen heltidsanställda under perioden. diagram 1. Andelen heltidsanställda av de månadsavlönade Alla kommuner Avesta Luleå Sollefteå Skellefteå Källa: Sveriges Kommuner och Landsting. 2 Heltid - en del av helheten

170 Arbetsgivarorganisationerna Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Pacta har tillsammans med arbetstagarorganisationen Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) ett gemensamt intresse av att minska deltidsarbetet, både det frivilliga och det ofrivilliga. Parterna är överens om att förmågan att attrahera och rekrytera personal, liksom att motivera och utveckla redan anställda, har stor betydelse för verksamheters effektivitet och kvalitet. Att erbjuda anställningar på heltid bidrar till att vara en attraktiv arbetsgivare. Varje kommun behöver bedriva förändringsarbetet utifrån sina specifika förutsättningar. SKL, Pacta och Kommunal är angelägna om att stimulera det lokala förändringsarbetet. Vi hoppas att de utmaningar och möjligheter som vi tar upp i denna skrift ska inspirera och vara ett stöd för de verksamheter som står i begrepp att erbjuda sina medarbetare en heltidsanställning eller önskad sysselsättningsgrad. Att erbjuda anställningar på heltid bidrar till att vara en attraktiv arbetsgivare. Heltid - en del av helheten 3

171 Heltid är en del i en större helhet Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta kommun Förändringen berör samtliga, inte bara de som går upp i tid, även de som hade heltid redan tidigare måste förändra sitt arbetssätt och arbeta mer flexibelt. Det upplevs som en försämring av en del medan andra tycker att det är roligt och utvecklande att få komma till andra arbetsgrupper och se hur de arbetar. Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta Förväntningarna på kommunala verksamheter är med rätta högt ställda. Ytterst handlar det om att med god kvalitet tillgodose medborgarnas behov av stöd och service. Verksamheten måste organiseras och ledas så att den kan bedrivas långsiktigt och effektivt samtidigt som den attra herar kompetenta och engagerade medarbetare. Övergången till heltid handlar om mer än de anställdas sysselsättningsgrad. För att möjliggöra nya arbetssätt kan man behöva förändra befintliga strukturer och synsätt. Behovet av ett politiskt beslut Många kommuner har ambitionen att erbjuda heltid eller önskad sysselsättningsgrad. En förutsättning för att lyckas är ett tydligt politiskt beslut och att frågan om heltid prioriteras högre än många andra frågor som också är angelägna. Ett tydligt beslut anger vad som ska åstadkommas och när det ska vara genomfört. Erfarenheter visar också att beslutet behöver backas upp av realistiska prioriteringar i budgeten och av uppföljningar. Förändringsarbetet berör många människor och utmanar befintliga strukturer, traditioner och värderingar. För att uppnå en hållbar förändring är det viktigt att de berörda är delaktiga. Det innebär bland annat att det är viktigt att avsätta tillräckligt med tid. Avesta är en av de kommuner som under de senaste åren infört heltid för samtliga tillsvidareanställda. Efter krav från Kommunal gjorde vi heltidsfrågan till en valfråga 2006, säger Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta. I kommunfullmäktige fattade vi året därefter ett heltidsbeslut som gäller samtliga anställda, alltså inte bara Kommunals medlemmar. I och med det beslutet var det färdigdiskuterat om huruvida vi skulle erbjuda heltid eller 4 Heltid - en del av helheten

172 inte. Det blev ett tydligt uppdrag till organisationen att genomföra beslutet och det skulle vara klart senast den 31 december Som politiker fattade vi beslut om vadet det vill säga vad som skulle göras. Hur detta sedan skulle genomföras, huret, var personalchefens ansvar. Vi kom igång ordentligt 2008 och strax efter det kom finanskrisen som tvingade oss att genomföra besparingar på 45 miljoner. Då var det ganska tufft, men vi tummade aldrig på heltidsuppdraget, avslutar Lars Isacsson. Hur viktigt var det att ni fick ett tydligt uppdrag från fullmäktige? Det var helt avgörande, utan det tydliga beslutet hade det aldrig gått. Det var tillräckligt svårt ändå, många chefer ansåg till exempel att uppdraget var omöjligt att genomföra utan extra pengar, säger Jan Eriksson, personalchef i Avesta kommun. Det kan vara svårt att bedöma hur lång tid det tar att genomföra ett heltidsprojekt. I Avesta anställdes projektledaren Sven Fernlund Skagerud 2008 och projektet avslutades 30 juni Jan Eriksson, personalchef i Avesta kommun Heltid - en del av helheten 5

173 Heltid som norm Om heltidsarbete ska bli norm, även i kommunerna, så behöver man se över vilka regler som ska gälla för partiell ledighet. Vid införande av heltid i kommuner är det vanligt att man gör om alla anställningar till heltid och att de som sedan vill arbeta deltid har en rättighet att få partiell ledighet. En heltidsanställning behöver således inte innebära att man jobbar heltid. Paradoxalt nog kan det med denna modell bli lättare för en heltidsanställd att arbeta deltid än det varit tidigare. I verksamheter där heltid är norm är personalen både anställd på heltid och arbetar heltid. Om heltidsarbete ska bli norm, även i kommunerna, så behöver man se över vilka regler som ska gälla. Då kan det inte vara en rättighet att beviljas partiell ledighet utan lagligt stöd. Det kan också bli problematiskt att bemanna verksamheten om det är en rättighet för de heltidsanställda att arbeta deltid. I en del lokala avtal har därför parterna kommit överens om att partiell ledighet endast beviljas om arbetet så tillåter. Det finns annars en risk att verksamheten inte kan bedrivas på grund av personalbrist, trots att det finns anställd personal. En annan modell är att arbetsgivaren erbjuder anställning med önskad sysselsättningsgrad. Då väljer den anställde själv antalet timmar per vecka och har sedan möjlighet att ändra sin sysselsättningsgrad, en eller flera gånger per år. Oavsett vilket av dessa alternativ som väljs så ställs arbetsgivaren inför samma utmaning när det gäller att bemanna verksamheten. För att heltidsarbete ska bli norm behövs en långsiktig strategi. En del i en sådan strategi kan vara att se till att alla nyanställningar är på heltid. En annan del kan vara att partsgemensamt se över hur man kan underlätta för fler att välja en högre sysselsättningsgrad eller heltid. Alla deltidsanställda vill inte arbeta heltid. I SCB:s arbetskraftsundersökning (2012) uppgav tre av fyra deltidsanställda i kommuner att de inte kan eller vill arbeta mer. 6 Heltid - en del av helheten

174 En del medarbetare ser det som en självklarhet att arbetsgivaren ska erbjuda heltid. Andra uppskattar möjligheten att kunna arbeta färre timmar per vecka. Politiken och arbetsgivaren behöver vara medvetna om att alla inte kommer uppskatta en hårdare styrning mot heltidsarbete. Hur påverkas ekonomin? Det är naturligt att ställa sig frågan om inte fler heltidsanställningar leder till ökade kostnader eller övertalighet. Heltidsmodellerna kan förenklat beskrivas som en omfördelning av tid som redan finns i systemet. Tanken är att en större del av arbetet ska utföras av tillsvidareanställd personal som arbetar heltid. Det innebär att det kommer behövas färre vikarier och att kostnaderna för fyllnadstids- och övertidsersättning minskar. Under en införandeperiod kan det behövas extra resurser för exempelvis projektledning och samverkan. Den långsiktiga tanken är oftast att bemanningen med heltider inte ska leda till ökade kostnader. Då är det viktigt att man i utgångsläget har en balans mellan verksamhetens uppdrag, bemanning och budget. Om man går in i ett heltidsprojekt med en underbemannad verksamhet kommer det annars att framstå som om kostnaderna ökar. Heltid - en del av helheten 7

175 Det handlar om att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare. Ellinor Söderlund, kommunalstyrelsens ordförande i Kalix Det finns olika synsätt på ekonomi. I Kalix har man beslutat att erbjuda alla anställda heltid samtidigt som man begränsar helgtjänstgöringen till två av fem helger och tar bort delade turer. Den sista december 2015 ska beslutet vara genomfört. När det gäller kostnaderna säger kommunstyrelsens ordförande Ellinor Söderlund till P4 Norrbotten att beslutet inte i första hand är ett sätt att spara pengar: Nej, det här handlar om att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare, den nya arbetsorganisationen kommer kosta lite mer än idag, men på sikt tror vi på ett nollsummespel. Och skulle det visa sig att det blir dyrare än idag så är det värt det. 8 Heltid - en del av helheten

176 Viktiga ställningstaganden Övergången från traditionell bemanning till en heltidsorganisation förutsätter att många olika parametrar länkas samman till en helhetslösning. Det är svårt att förutse alla konsekvenser av exempelvis nya arbetsformer, nya schemalösningar och ett nytt sätt att bemanna. Med hjälp av andras erfarenheter kan man undvika en hel del svårigheter och skapa realistiska förväntningar hos brukare, medarbetare, arbetsgivare och arbetstagarorganisationer. I samband med införande av heltid ställs man inför många frågor som behöver besvaras. Några av dem tas upp i detta avsnitt. I slutet av skriften finns det fler frågeställningar. Hur skapas delaktighet i förändringsprocessen? Det är en utmaning att säkerställa att alla inblandade känner sig informerade och är delaktiga i förändringsprocessen att de förstår varför förändringarna genomförs och vilka konsekvenser de kan leda till. Genom en väl förankrad process skapas förutsättningar för en smidigare omställning. Heltid - en del av helheten 9

177 Emma Lundbäck, projektledare Bergs kommun Efter fullmäktiges beslut att införa heltid i Bergs kommun fick man kraftiga signaler från personalen inom vård och omsorg. De ansåg inte att de skulle orka arbeta heltid. Verksamhetschefen besökte då samtliga arbetsplatser tillsammans med representanter från personalkontoret och företagshälsovården. Man kunde konstatera att det fanns ett flertal faktorer som gjorde det svårt för medarbetarna att gå upp i tid. Det handlade om bristande ergonomi kunskaper, dolda funktionshinder som läs- och skrivsvårigheter, ovana vid att använda datorer och datoriserade stödsystem eller psykisk ohälsa. Dessutom upplevde många kvinnor att de inte skulle orka med två heltidsjobb de hade ju redan ett heltidsjobb hemma. I Bergs kommun genomfördes därför Helt rätt i Berg, ett partsgemensamt projekt med syfte att stärka medarbetarnas kompetens, förmåga och vilja att faktiskt våga välja att arbeta heltid. Att införa rätten till heltid handlar om att förändra normer och strukturer. Det tar betydligt längre tid än att skriva en lagtext!" Lagstiftning tar inte hänsyn till lokala och ekonomiska förutsättningar. Om man skulle lagstifta om rätten till heltid så skulle man missa allt det som vårt ESF-projekt Helt rätt i Berg handlar om. Emma Lundbäck, projektledare Bergs kommun 10 Heltid - en del av helheten

178 Hur påverkas brukarna? Höjda sysselsättningsgrader innebär att det behövs färre anställda. Tre deltider kan exempelvis ersättas av två heltider. Det betyder färre anställda vilket i sin tur borde leda till bättre kontinuitet och bättre kontinuitet borde leda till nöjdare brukare. Men när vi undersöker effekterna av färre anställda hittar vi inte några sådana enkla samband. För att åstadkomma en högre kontinuitet, måste man styra på kontinuitet vid planering av verksamheten. För att få nöjdare brukare kan det behövas en rad olika förbättringar, varav kontinuitet sannolikt är en viktig faktor. Hur ska verksamheten organiseras? Deltidsanställningar är vanligt förekommande inom kommunernas vårdoch omsorgsverksamheter. En förklaring till det är att verksamheterna pågår dygnet runt och att arbetsmängden varierar över dygnets timmar. En annan förklaring kan vara att man av tradition utför vissa arbetsuppgifter vid vissa tider på dygnet. Det kan finnas ett behov av att se över verksamheten och att tänka i nya banor, till exempel pröva om arbetstoppar kan undvikas genom att vissa arbetsuppgifter utförs vid andra tider. En konsekvens av höjda sysselsättningsgrader kan bli att en enhet initialt får tillgång till mer personal än vad som krävs för verksamheten. De överstigande timmarna används då ofta till att låta ordinarie personal vikariera på den egna arbetsplatsen eller på någon annan arbetsplats där det saknas personal. I de första heltidsprojekten var det enbart de som höjde sin sysselsättningsgrad som skulle vikariera på andra enheter. Detta blev problematiskt och därför är det numera vanligt att samtliga anställda ska vikariera. Det har inte heller varit oproblematiskt. Ett annat alternativ är att låta de anställda välja om de vill vikariera på andra enheter eller inte. I Vetlanda har man ett avtal som innebär att de anställda får välja önskad sysselsättningsgrad en gång per år. Avtalet innebär också att schemalagen får välja mellan att antingen bara arbeta Det kan finnas ett behov av att se över verksamheten och att tänka i nya banor. Heltid - en del av helheten 11

179 I Vetlanda har de anställda uppskattat möjligheten att kunna välja. på den egna arbetsplatsen eller också att även täcka upp på andra enheter vid vakanser. De tider då det behövs vikarier matchas mot de tider då personalen angett att de är tillgängliga. I första hand handlar det om vikariat på den egna enheten. Om tiden inte behövs på den egna enheten kan det vara aktuellt att vikariera på andra enheter där den anställde är introducerad. Normalt är det endast några procent av schemalagets totala arbetstid som är förlagd till andra enheter. I Vetlanda har de anställda uppskattat möjligheten att kunna välja. Cirka 90 procent av schemalagen har valt att arbeta så att de även täcker upp på andra enheter. Kommer arbetsgivaren att bli attraktivare och medarbetarna nöjdare? Ett av skälen för arbetsgivaren att erbjuda heltidsanställningar är att man vill bli en attraktivare arbetsgivare och därmed trygga den framtida personal försörjningen. För de anställda innebär höjd sysselsättningsgrad bättre inkomst och bättre pension. Heltider kan innebära färre anställda, men det är fortfarande arbetstoppar som ska bemannas. Hur man väljer att organisera verksamheten, det vill säga när arbetsuppgifterna ska utföras, behöver kopplas samman med bemanning och schemaläggning. 12 Heltid - en del av helheten

180 Som deltidsanställd arbetar man normalt när det är som mest att göra. Det kan innebära att det känns svårt att gå upp i tid. Heltidsarbete innebär ofta en mer varierande arbetsbelastning vilket kan medföra att arbetssituationen blir mindre belastande. Arbetsmiljön kan därför upplevas som bättre efter införandet av heltid. Syftet med höjda sysselsättningsgrader är att fler ska välja att faktiskt också arbeta mer, inte bara ha en heltidsanställning på pappret men ändå fortsätta att arbeta deltid. Räcker det att de anställda har en heltidsanställning på pappret eller är det viktigt att de också jobbar heltid? Vi försöker motivera våra medlemmar att jobba heltid, men vissa vill absolut inte. Det måste man också respektera för det finns ju många olika orsaker till det. Vi ser att många har gått upp och faktiskt arbetar heltid, men det finns också de som just nu behöver jobba med en lägre sysselsättningsgrad. Det är en jämställdhetsfråga som vi har drivit. Det ska vara möjligt för kvinnor att arbeta heltid och kunna ha ett sådant arbete att man faktiskt orkar jobba heltid också. När det gäller stress och belastning kan man fundera på om det ibland inte kan vara så att det är lungnare att jobba heltid än att som deltidsanställd alltid gå in på arbetstopparna och dessutom bli den som får ta det största ansvaret hemma, säger Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta. Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta "Vi försöker motivera våra medlemmar att jobba heltid, men vissa vill absolut inte. Det måste man också respektera för det finns ju många olika orsaker till det." Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta Heltid - en del av helheten 13