LINKÖPINGS UNIVERSITET ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER

Transkript

1 Dnr LiU 693/06-27 LINKÖPINGS UNIVERSITET ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER avseende upphandling av Ramavtal för Inre och Yttre Skyltning

2 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Dessa administrativa föreskrifter ansluter till AMA 98. För entreprenaden gäller Administrativa Bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader AB ALLMÄN ORIENTERING 0.1 Personuppgifter 0.12 Beställare Linköpings universitet LINKÖPING Handläggare under upphandlingstiden: Brittmari Planstedt Tel: Anders Wilhelmsson Tel: Handläggare under genomförandet: Thomas Andersson Tel: eller Beställarens kontaktperson för visning av arbetsområdet Thomas Andersson Tel: eller För övriga lokaler hänvisas till handläggare enligt Begrepp och förkortningar Ramavtal: Innehåller villkor för avrop av skyltar och montering av skyltar Avrop: I avropet (beställningen) fastställs det aktuella uppdragets omfattning med ramavtalet som grund för prissättning, utförande mm. Uppdrag: Uppkommer genom avrop Projekt: Det projekt som leverantören har i uppdrag att genomföra leverans till Beställare: Beställare under upphandlingstiden av ramavtalet anges under Beställare under avropstiden är handläggaren för aktuellt projekt. Leverantör: Avtalspartner Kontrakt: Beställningsskrivelse undertecknad av beställaren. 0.2 Orientering om objektet 0.21 Objektets art Skyltning av universitetslokaler:

3 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) Linköpings universitet (nedan kallat LiU) hyr lokaler på i huvudsak tre områden: i Norrköping i industrilandskapet och i Linköping på Vallaområdet och på Universitetssjukhuset. Denna förfrågan omfattar Norrköping och Linköping-Vallaområdet: Norrköping Industrilandskapet: m2. Tillbyggnad om ca m2 kommer att tas i bruk from hösten Linköping Vallaområdet: m2 För Norrköpings del har skyltning för ny- och ombyggnader genomförts efter LiUs nya skyltprogram. För Linköping gäller att det nya skyltprogrammet successivt kommer att införas i takt med att ny - och ombyggnad sker eller om det föranleds av annat behov. Behov av nya skyltar och förändring av befintliga skyltar på samtliga campus uppstår kontinuerligt genom omflyttningar och omdispositioner Organisation för skyltupphandling Lokalförsörjningsavdelningen vid Gemensamma förvaltningen, LiU, samordnar lokalfrågor för hela universitetet för ny- och ombyggnader. LiU upphandlar arkitekt som utför skyltprojekteringen. Med denna förfrågan avser LiU att teckna avropsavtal med skyltleverantör. Avrop mot detta avtal skall kunna ske både efter större skyltprojektering och efter smärre ändringar av redan skyltade lokaler. Organisationen inom LiU är decentraliserad och varje institution/enhet har ansvar för den egna verksamheten, så även den interna skyltningen. Avrop kommer således att kunna ske både från Lokalförsörjningsavdelningen och från varje institution/enhet. 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Former mm för upphandling 1.11 Upphandlingsform Upphandling sker genom förenklad upphandling under LOU. Anbud kan dock antas utan föregående förhandling. Avrop mot ramavtalet kommer att ske i varierande omfattning relaterat till aktuella projekt. Upphandlingen sker på färdiga handlingar Avtalsperiod Avtalsperioden är fyra år, Ersättningsform Ersättningsformen är fast pris utan indexreglering t o m Därefter uppräkning med konsumentprisindex med uppräkningsdatum , samt och till avtalsperiodens slut. Basmånad är Förfrågningsunderlag 1.21 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag

4 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) Förfrågningsunderlaget hämtas på Lius hemsida: Förteckning över förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag 1 Dessa Administrativa föreskrifter dat Formulär för Kvalificering dat Formulär för Anbudsgivning dat Förfrågningsunderlag 2.1 Beskrivning inkl mängdförteckning, dat LiU_Skyltutformning_2006_ pdf 2.2 Konstruktionsritning för fundament för utvändig skylt, dat LiU_K32-413_ pdf 2.3 PM Elanläggning för utvändig skyltning, dat LiU_El_ pdf 2.4 Skyltprogram med typritningar, dnr LiU 379/ dat Bifogas som information. Valda delar ingår i förfrågningsunderlaget, se mängdförteckning. Observera att ritningarna i skyltprogrammet återges i halv skala. 3 Svarsblanketter för prisangivelse, Excelfiler för 3.1 Paket A Paket_A_xls 3.2 Paket B Paket_B.xls 3.3 Paket C Paket_C.xls 1.23 Kompletterande förfrågningsunderlag Komplettering av förfrågningsunderlag kan komma att ske under anbudstiden. Detta kommer då att ske i form av reviderings-pm med löpande numrering. Dessa PM skall anges i anbudet. Eventuella reviderings-pm kommer att presenteras på Endast skriftliga kompletterande uppgifter, presenterade på hemsidan, är bindande för både beställare och anbudsgivare Frågor under anbudstiden Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras, skall sådan begäran ställas skriftligt per brev eller e-post till brittmari.planstedt@liu.se. Eventuella förtydliganden och kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivare är själv skyldig att kontrollera att denne erhållit fullständigt material samt att hämta eventuella uppdateringar på

5 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 1.3 Anbudsgivning 1.31 Anbuds form och innehåll 1.32 Anbud Innehåll Anbud skall redovisas skriftligt på angivna formulär med de bilagor som där anges. Mängdförteckning med pris skall lämnas skriftligt. Efter anbudsöppning kommer de leverantörer som kvalificerats som anbudsgivare att anmodas att med vändande e-post skicka in anbudets mängdförteckning som fil. Anbudet skall vara skrivet på svenska. Anbud får ej avges per telefax, telex eller e-post. För sent inkommet anbud får ej prövas. Anbudsgivare äger inte rätt att kräva ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning. Prövningen sker i två steg. Först prövas om anbudsgivaren är kvalificerad genom att motsvara de krav som ställs avseende anbudsgivarens juridiska, finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska kapacitet, vilket redovisas på Formulär för kvalificering med bilagor. Därefter prövas anbudet som redovisas på Mängdförteckningar, se nedan under Prövning av anbudsgivare För kvalificering av anbudsgivare skall till ansökan fogas Formulär för kvalificering samt de handlingar som anges i formuläret. Kvalificeringen grundar sig på följande tre huvudrubriker: Juridiska krav: Samtliga handlingar som anges under Juridiska krav skall lämnas in. Finansiell och ekonomisk ställning: Samtliga uppgifter under rubriken Finansiell och ekonomisk ställning skall bifogas. Anbudsgivarens soliditet skall anges. Om denna är låg, under 20 %, eller varierar över tiden bör anbudsgivaren bifoga en förklaring. Soliditet beräknas enligt SCB, Nyckeltalshandboken: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen. ((0,72 x obeskattade reserver + summa eget kapital)/balansomslutningen) x 100. Teknisk kapacitet: - Personella resurser; antal personer för tillverkning- montage- färdigställande av avsedda produkter - Den tekniska utrustning företaget förfogar över relevanta för detta uppdra - Referensobjekt. - Kvalitetssäkring Kvalitetssystem och miljöledningssystem skall redovisas för att bli antagen som anbudsgivare. - Anbudsgivaren skall intyga att angivna typsnitts- och layoutprogram innehas och kan hanteras enligt LiU:s skyltprogram.

6 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) De anbudsgivare som kvalificerat sig för anbudsprövning kommer att anmodas att med vändande e-post skicka in anbudets mängdförteckning som excelfil. Prövning av anbud Anbudet redovisas skriftligt på ifylld Mängdförteckning samt på fil enligt ovan. 1. Produktkvalitet - Produkt och kvalitet skall vara den som beskrivs i typbeskrivningen för respektive produktkod. - Produktkvalitet visas genom skriftlig presentation av två referensobjekt i form av beskrivning och bild visande dels skyltar i miljö, dels själva skyltarna 2. Pris Skyltarna är indelade i paketen A, B och C där paket A innehåller de mest frekvent förekommande, paket B de mindre frekvent förekommande och paket C de mer sällan förekommande. Vid bedömning av pris kommer paket A att viktas med 70%, paket B med 20% och paket C med 10%. Pris utgör á-pris per enhet för tillkommande alternativt avgående enheter. För anbudet gäller fast pris, se Ifylld Mängdförteckning utgör anbudshandling. À-priset för skylt skall inkludera: - monteringskostnader och alla med arbetet förbundna kostnader för färdig enhet. - avemballering och bortforsling av emballage samt städning av arbetsplatsen - frakter - kostnader för resor, restid och traktamenten Startkostnad, avser per avrop Timkostnad för övriga arbeten, avser kostnad för arbete utöver vad som anges under À-pris och Startkostnad ovan 3. Tillgänglighet I anbudet skall anges - serviceförmåga - inställelsetid - leverans-, montage- och färdigställandetider i samband med avrop (ange exempel) Bekräftelse och avvikelser Anbudsgivaren skall skriftligt bekräfta att anbudet följer förfrågningsunderlaget i alla avseenden. Avvikelser från förfrågningsunderlaget skall redovisas skriftligt i missivskrivelse med angivande av kodbeteckning för den produkt/de produkter det gäller Produktprov Anbudet skall inkludera skyltprov och textprov.

7 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) Huvudanbud Anbud skall avges enligt förfrågningsunderlaget under Sidoanbud Alternativa utföranden kommer inte att prövas Underleverantörer Underleverantörer skall anges i anbudet samt för vilka produkter/tjänster de anlitas Anbudstidens utgång Anbudet skall vara beställaren tillhanda senast Anbuds giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud i tre månader efter anbudstidens utgång Adressering Förseglat anbud märkt " Dnr LiU 693/06-27, Ramavtal för inre och yttre skyltning" adresseras till Registrator Linköpings universitet Linköping Besöksadress Hus Origo, Valla, infart 2 Besöksadress: Hus Origo Campus Valla, Infart 2 Brevlåda finns vid hus Origos huvudentré. Den är liten och rymmer inte stora paket, endast ordinära kuvert. 1.4 Anbudsöppning Beställaren tillämpar sluten anbudsöppning. 1.5 Anbudsprövning Anbudsprövning enligt genomförs i två steg. I steg 1 prövas om leverantörer motsvarar de krav som ställs avseende anbudsgivarens juridiska, finansiella och ekonomiska ställning och tekniska kapacitet. Godkännes anbudsgivare prövas anbudet enligt nedan Prövning av anbudsgivare Prövning av anbudsgivare sker med underlag av de handlingar som skall bifogas anbudet enligt

8 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 1.52 Prövning av anbud Rangordning Viktning 1. Produktkvalitet 25 % 2. Pris 55 % 3. Tillgänglighet 20 % Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Erfarenheter av utförande och övriga kända faktorer från tidigare projekt kommer att vägas in Meddelande om beslut vid anbudsprövning Samtliga anbudsgivare erhåller tilldelningsbeslut inklusive protokoll över anbudsutvärderingen. Avtal skrivs med antagen anbudsgivare efter 10 dagar från det att tilldelningsbeslutet skickats ut. 2 ENTREPRENADFÖRESKRIFTER 2.1 Omfattning Omfattningen framgår av projektbeskrivningen i varje enskilt fall, se 0.21 och handlingar angivna under Projekten kommer att vara av varierande storlek Kontraktshandlingar Som kontrakt vid avrop mot ramavtalet gäller beställningsskrivelse undertecknad av beställaren Avrop av ramavtal Avrop av skyltning till mindre projekt, ändringar i befintlig skyltning mm görs från beställande enhet. I de fall LiU anlitar konsult för projektering av skyltning för särskilt projekt avropas skyltar från ramavtalet av beställande enhet medan underlaget/projekteringshandlingen distribueras av konsulten till skyltleverantören, varvid 1 omgång tillhandahålles kostnadsfritt. Ytterligare projekteringshandlingar kan då beställas hos konsulten Leverantörens kontroll av mängduppgifter Vid avrop av ramavtalet skall leverantören kontrollera mängduppgifter i angiven mängdbeskrivning eller mängdförteckning i förhållande till avropsunderlaget i övrigt. Kontrollen skall avse upptagna mängduppgifter utom s k reglerbara mängder. Kontrollen skall även omfatta monteringsanvisningar. Om kontrollen visar att avvikelser föreligger, skall därav föranlett krav på ersättningsreglering vara framställt senast fyra veckor efter avropet. Därefter påvisad avvikelse mellan mängduppgift i angiven mängdbeskrivning eller mängdförteckning och förfrågningsunderlaget i övrigt, samt monteringsanvisningar, skall inte föranleda ersättningsreglering annat än för reglerbar mängd.

9 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 2.12 Statistik Leverantören åtager sig att halvårsvis och ackumulerat årsvis lämna statistik redovisande produkt, destination och kostnad. Uppgifterna lämnas både totalt för universitetet och uppdelad per beställande institution/enhet per 6-månaders period med start Statistiken sänds till Linköpings Universitet, Lokalförsörjningsavdelningen, Linköping samt till beställande institution/enhet enligt respektive fakturaadress Pågående entrepenader Innan leverantören påbörjar monteringsarbeten skall beställande enhet kontaktas för kontroll om eventuella pågående entrepenader vilken leverantören skall ta hänsyn till Pågående drift eller verksamhet inom och invid arbetsområdet Innan leverantören påbörjar monteringsarbeten skall beställande enhet kontaktas för kontroll om eventuellt pågående känslig verksamhet vilken leverantören skall ta hänsyn till Tillstånd m m Tillstånd från myndigheter 2.2 Utförande För utvändig fasadskylt gäller att beställaren vid avrop av ramavtal skall uppvisa att bygglov har erhållits Kvalitetsangivelser 2.22 Underleverantörer Leverantören skall vid varje avrop ange vilka underleverantörer som ingår i leveransen Ändringar och tilläggsarbeten Avsteg från handlingarna får endast göras efter godkännande av beställare. Arbete utfört utan sådant godkännande anses ej i vederbörlig ordning beställt, varvid leverantören själv får stå för de kostnader arbetet medför samt därav beroende förlängning av entreprenadtiden Tillhandahållande av handlingar och uppgifter från beställaren under leveranstiden 2.26 Varor mm Under leveranstiden tillhandahåller beställaren en omgång av erforderliga kopior av under 1.22 angivna handlingar. Detta gäller även samtliga reviderings-pm. Ytterligare exemplar tillhandahålls mot beställarens nettokostnad. För ingående produkter skall leverantören uppvisa byggvarudeklaration, Byggvarudeklarationen skall innehålla redovisning av varans innehåll och miljöegenskaper.

10 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 2.3 Organisation Arbetsledning Arbetsledaren skall godkännas av beställaren och får ej bytas ut utan beställarens medgivande. Leverantören är skyldig att på anmodan redovisa referenser för föreslagen arbetsledare Miljöledningssystem Leverantören skall uppvisa sitt miljöledningssystem eller om sådant inte finns sin miljöpolicy, se 1.321, Prövning av anbudsgivare Kvalitetssäkring Leverantören skall uppvisa sitt system för kvalitetssäkring, se 1.321, Prövning av anbudsgivare Kvalitetsplan Kontroll 2.4 Tider 2.46 Garantitid 2.5 Ansvar 2.51 Vite All dokumentation av kvalitetsarbetet såsom ifylld kvalitetsmanual mm överlämnas till beställaren vid slutbesiktningen. Innan anläggningen anmäls till förbesiktning och slutbesiktning skall leverantören utföra eventuella justeringar. För varje avrop/beställning från ramavtalet skall leverantören tillsammans med beställaren fastställa igångsättningstid och färdigställandetid. Leverantören skall skriftligen bekräfta tiderna till beställaren. Garantitid räknas två år från varje avropad slutförd leverans Vite vid försening För varje påbörjad vecka varmed färdigställandet av avropad leverans blivit försenad är beställaren berättigad att av leverantören erhålla vite med ett belopp motsvarande 2 % av kontraktssumman, dock högst kontraktsbeloppet.

11 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 2.54 Försäkring 2.6 Ekonomi Utöver AB 92 kap 5 22 skall följande gälla beträffande försäkringar: Bevis på tecknad försäkring samt kvitto på inbetald premie skall bifogas anbudet, se Bevis på förlängning eller nyteckning av försäkring skall vara beställaren enligt 0.12 tillhanda 1vecka före det att försäkringen går ut Ersättning Ersättning utgår enligt 1.321, Anbudets innehåll: 2. Pris Ersättning för ändrings- och tilläggsarbeten Om utbyte på leverantörens initiativ av föreskriven vara eller fabrikat mot likvärdigt föranleder ändringar eller kompletteringar av handlingar etc, svarar leverantören för eventuella kostnader som uppkommer härmed, både för egna och andras arbeten. Senast tio dagar efter mottagandet av handling eller protokoll som, enligt leverantören innebär ändrings- eller tilläggsarbete, skall leverantören, utan anmaning, avge offert på dessa arbeten. Underlåter leverantören detta, anses ändringen ej utgöra något ekonomiskt avsteg från leveransen. Offert på tilläggsarbete skall omfatta alla med arbetet förbundna kostnader, och baseras på offertdagens prisläge. Inga ändrings- eller tilläggsarbeten skall ingå i indexregleringen av kontraktssumman. Leverantören skall efter anmodan redovisa kalkylunderlag. À-prislista skall inlämnas senast 14 dagar efter anfordran. À-priser och offerter skall omfatta alla med arbetet förbundna kostnader för i kontraktshandlingarnas mening färdig enhet, se 1.32 Anbud, Anbudets innehåll, 2. Pris. Ersättning för ändrings- och tilläggsarbeten regleras: Material: Enligt kalkylunderlag. Arbete: Timkostnad enligt anbud Reglering av rese- och traktamentskostnader Rese-, restids- och traktamentskostnader skall vara inkalkylerade i anbud, offerter och à-priser, se Ersättning för kostnadsändring 2.62 Betalning Förskott Se 1.13 betr indexbaserade kostnadsändringar under avtalstiden. Betalningsvillkor är 30 dagar netto. Förskott beviljas ej.

12 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) Fakturering Leverans och fakturering skall ske direkt till beställaren om ej annat anges. Fakturan skall i förekommande fall hänvisa till betalningsplan och innehålla uppgift om tidigare fakturerade belopp. Fakturering får ske högst en gång per månad. Fakturorna skall numreras i löpnummer och ange institution/enhet, beställarens namn, levererade produkter per typkod med placering, á-pris och mängd. 2.7 Besiktning Besiktningsplan Beställaren upprättar för varje större avrop besiktningsplan med lämpligt innehåll Förbesiktning I leverantörens egenkontroll skall ingå förbesiktning. Felaktigheter och justeringar skall vara åtgärdade före slutbesiktning Slutbesiktning Slutbesiktning skall ske inom 2 veckor efter avslutad leverans. Leverantören skall tillse att all dokumentation är framtagen till slutbesiktning Garantibesiktning Leverantören kallas till garantibesiktning av beställaren Besiktningsman 2.8 Hävande 2.9 Tvist Besiktningsman utses av beställaren. Beställaren äger rätt att häva avtalet om leverantören ej fullgör sina åligganden. Leverantören är därvid skyldig att ersätta den skada hävandet orsakar beställaren. Avtalet kan av LiU hävas med omedelbar verkan om - Leverantören väsentligen bryter mot avtalet - Leverantören inställer betalningar, inleder ackordsförhandlingar, försätts i konkurs eller på annat sätt finnes vara på sådant obestånd att part inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Avtalet kan av LiU hävas med sex (6) månaders uppsägning om - Leverantören åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. Tvist på grund av kontraktet skall avgöras av allmän domstol.

13 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER (13) 3 ALLMÄNNA HJÄLPMEDEL 3.1 Placering av allmänna hjälpmedel Placering av allmänna hjälpmedel skall ske i samråd med beställaren Skydd av egendom Maskiner som används i arbetet skall vara försedda med störningsskydd. Leverantören skall vidtaga erforderliga åtgärder för skydd av fastighetens befintliga byggnadsdelar, installationer mm samt inredningar och utrustningar m m som ingår i beställarens verksamhet. 4 ALLMÄNNA ARBETEN 4.6 Efterlagning Med efterlagning avses lagning efter skada. Leverantören skall utföra efterlagning på den egna leveransen Renhållning Avfall av typen emballage, materialspill o d skall kontinuerligt under arbetets gång hopsamlas och omhändertas av leverantören. Lokalerna skall således kontinuerligt återställas i skick som före leveransen. Om så ej sker äger beställaren rätt att fakturera leverantören för därav uppkomna extrakostnader för städning.