Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT

Transkript

1 Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT Datum Dnr: Version Ärende Beslut avseende rekryteringsprövning inom SUS Ersätter tidigare beslut Beslut avseende rekryteringsprövning, Föredragande Beslutet omfattar Beredning Gudrun Berggren, stabschef, stab HR och miljö Samtliga verksamheter inom SUS Förvaltningens ledningsgrupp Samverkan och MBL - Delges SUS ledningsgrupp Gäller från och med Kommunikation Hur? A3? I linjen, via mail VGI Chefsnytt SUS-nytt Uppföljning Hur? Enligt mall Ansvar för återrapportering: När? Omedelbart Enligt rutin När? Varje vecka enligt rutin Respektive divisions- och stabschef Ansvar: Alla chefer Stab kommunikation Beslut Se bifogade rutiner för rekryteringsprövning uppdaterade i enlighet med RD beslut Anvisningar och rutiner vid utökad restriktivitet avseende anställning/resursutökning Skånes universitetssjukvård den Jan Eriksson, förvaltningschef Postadress: Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: / Lund: Internet: Organisationsnummer:

2 Skånes universitetssjukvård Område/enhet Gudrun Berggren Stabschef Stab HR och miljö Beslutsunderlag Datum Version Dnr 1 (3) Rutin avseende rekryteringsprövning Rekryteringsprövning är en del av SUS interna kontroll för att säkerställa balans mellan behov av rekrytering/kompetensförsörjning och god hushållning med befintliga resurser. Samtliga rekryteringar ska prövas innan tillsättning görs. Det gäller för alla typer av anställningar nedan: tillsvidareanställning (nyrekrytering och ersättningsrekrytering) visstidsanställda och vikarier förlängning av visstidsanställda och vikarier sommarvikarier Rekryteringsprövningar hanteras digitalt i ett IT-stöd som nås via Efter registrering av namn och epost loggar man in med sitt rsid för att: skapa ny rekryteringsprövning öppna en sparad rekryteringsprövning öppna en rekryteringsprövning som är skickad till dig för behandling se aktuell status för dina rekryteringsprövningar Alla inkopplade roller och funktioner meddelas via mail om beslut, uppdateringar och obehandlade rekryteringsprövningar. Man kan även se en överblick av de rekryteringsprövningar man är inkopplad på genom att logga in i modulen. Postadress: Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: / Lund: Internet: Organisationsnummer:

3 2 (3) Ökad restriktivitet vid anställningar Utifrån regiondirektörens beslut med anledning av den ekonomiska situationen ska ökad restriktivitet tillämpas vid anställningar. Följande hanteringsordning gäller: 1. För anställningar som innebär att antalet anställda ökar från har delegationen för beslut lyfts till regiondirektören. Förslag om sådana anställningar ska först prövas av divisionschef respektive stabschef och därefter av förvaltningschef. 2. För verksamhetsområden eller enheter inom staber som inte har en ekonomi i balans lyfts delegationen för att besluta om anställningar till divisionschef respektive stabschef. Divisionschef respektive stabschef beslutar efter varje månadsrapport, baserat på gemensamma principer och kriterier, vilka verksamhets-områden respektive enheter inom staber som har en ekonomi balans samt vilka som inte har det. Beslutet gäller till dess att nästa månadsrapport har fastställts. 3. För verksamhetsområden och enheter inom staber som har en ekonomi i balans gäller samma delegation för anställningar som tidigare, om det inte rör sig om rekryteringar som leder till fler anställda eller ökade kostnader. Rutin för anställningar som skickas vidare till regiondirektören som innebär ökat resursutnyttjande och ökade kostnader De anställningar som ska beslutas av regiondirektören är sådana som ökar antalet anställda eller antalet använda resurser. Vikarier för sjukskrivna medarbetare, föräldralediga eller tjänstlediga utan lön räknas inte dit. I dessa fall fattas beslut av divisionschef om ekonomin inte är i balans. IT-stödet för rekryteringsprövningar ska användas för alla anställningar och skickas till respektive divisionschef för prövning. Respektive divisionschef ansvarar för att veckovis sammanställa uppgifterna, som plockas fram genom rekryteringsverktyget, och skickar vidare till förvaltningschef. Förvaltningschefen gör efter sin prövning en sammanställning till regiondirektören, förvaltningschef meddelar beslut om anställning till respektive divisionschef som använder IT-stödet för att meddela övriga inblandade. Region Skåne

4 3 (3) Vid frågor angående IT-stödet eller denna rutin vänligen kontakta divisionens HRfunktion. I avvaktan på att rekryteringsverktyget har uppdaterats i enlighet med blanketten för ansökan om godkännande av anställning/utökning till regiondirektören, ska denna blankett användas. Bifogas beslutet. Uppgifterna sammanställs veckovis och skickas vidare till förvaltningschef. Region Skåne

5 Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT Datum Dnr: Version Ärende Beslut åtgärder inom Skånes universitetssjukvård med anledning av den ekonomiska situationen. Ersätter tidigare beslut Beslut med anledning av den ekonomiska situationen, Föredragande Förvaltningschef Jan Eriksson Beslutet omfattar Hela Skånes universitetssjukvård Beredning SUS ledningsgrupp Samverkan och MBL - Delges SUS ledningsgrupp, verksamhetschefer, för omedelbar vidarebefordran till samtliga chefer i linjen Gäller från och med och tillsvidare Kommunikation Hur: I linjen, via mail och muntligt SUSnytt Chefsnytt, VGI När: Omedelbart Snarast Snarast Snarast Ansvar: Alla chefer Uppföljning Ansvar för återrapportering: Beslut Hur: Divisionschefer och stabschefer När: Enligt underlag Divisionschefer och stabschefer till förvaltningschefen Stab kommunikation Stab kommunikation Stab kommunikation Regiondirektören beslutade den 20 april om åtgärder med anledning av den ekonomiska situationen och den 21 april om anvisningar och rutiner för ökad restriktivitet avseende anställning/resursökning i hela Region Skåne. Inom Skånes universitetssjukvård beslutas som en följd av detta om åtgärder samt uppföljning i enlighet med bifogat underlag. Skånes universitetssjukvård den Jan Eriksson, förvaltningschef Postadress: Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: / Lund: Internet: Organisationsnummer:

6 Skånes universitetssjukvård Förvaltningens ledningsgrupp Datum: Åtgärder inom Skånes universitetssjukvård med anledning av den ekonomiska situationen Region Skånes och SUS ekonomiska situation är mycket ansträngd. SUS ekonomiska resultat per mars var 112 mkr sämre än budget. Kostnadsökningstakten under perioden januari till mars var 6,2 % och antalet använda AOH (anställda omräknade till heltid) var 320 (3,2 %) fler i jämförelse med samma period förra året. Det krävs därför åtgärder för att förbättra ekonomin och minska kostnadsökningstakten. Regiondirektören beslutade den 20 april om regionövergripande åtgärder med anledning av det ekonomiska läget. Sjukvårdsnämnd SUS beslutade den 21 april att ge förvaltningschefen i uppdrag att ta fram åtgärder och återredovisa dessa till nämnden den 26 maj. Av regiondirektörens beslut framgår bl.a. att alla verksamheter ska hålla sin budget. Kostnadsmedvetenhet och kostnadskontroll ska genomsyra hela organisationen. Alla beslut ska vara finansierade på kort och lång sikt. En utökad restriktivitet vid anställning ska tillämpas och uppföljningarna med avseende på ekonomin ska fördjupas. Om en förvaltning står i begrepp att vidta åtgärder som ökar antalet anställda och/eller öka resursutnyttjandet som innebär kostnadsökningar, ska detta godkännas av regiondirektören i förhand eller om detta inte är möjligt i efterhand. Det gäller alla typer av anställningar och oavsett skälen för dem. För att säkerställa detta har särskilda anvisningar och rutiner avseende anställning/resursutökning upprättats, se bifogat dokument inkl. regiondirektörens beslut om åtgärder med anledning av det ekonomiska läget. Vid sådana beslut kommer bland annat följande beaktas: sommarbemanning, kompetensmixplanering, tillgänglighetspaketet, minskat beroende av bemanningsföretag, utbildningstjänster samt utveckling av läkarstöd till hemsjukvården. Vidare ska regelverk om IT/telefoni och avtalstrohet tillämpas mer strikt. En översyn av tidigare fattade beslut samt vilka avtal/verksamheter som är möjliga att omdisponera, reducera och avsluta ska ske kontinuerligt. För Skånes universitetssjukvård beslutas härmed följande. Generellt gäller att inga beslut får fattas utan föregående särskild prövning om de ökar kostnaderna över budget exkl. återstående beting. Anställningar och rekryteringsprövningar Tidigare beslut om delegationer avseende anställningar förändras enligt följande. För anställningar som innebär att antalet anställda ökar eller att kostnaderna ökar har delegationen för att besluta om anställningar lyfts till regiondirektören. Förslag om sådana anställningar ska först prövas av divisionschef respektive stabschef och därefter av förvaltningschef. Anställning av vikarier för att täcka vakanser vid t.ex. sjukdom, föräldraledighet m.m. ska inte lyftas till regiondirektören för beslut men kan omfattas av det nedanstående. För anställningar i övrigt gäller följande. För verksamhetsområden eller enheter inom staber som inte har en ekonomi i balans lyfts delegationen att besluta om anställningar till divisionschef respektive stabschef. Postadress: Skånes universitetssjukhus, Malmö Besöksadress Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): , Webb: Organisationsnummer:

7 Divisionschefen respektive stabschefen beslutar efter varje månadsrapport, baserat på gemensamma principer och kriterier, vilka verksamhetsområden respektive enheter inom staberna som har en ekonomi i balans samt vilka som inte har det. Beslutet gäller till dess att nästa månadsrapport har fastställts. Ovanstående gäller bl.a. följande typer av anställningar: nyrekryteringar ersättningsrekryteringar (tillsvidarerekrytering som ersätter medarbetare som slutar/har slutat) rekrytering av alla typer av visstidsanställda (vikarier) förlängning av visstidsanställningar (vikariat) timanställningar Om divisionschef eller stabschef beslutar att godkänna rekryteringar enligt ovan skall detta skriftligt motiveras. För verksamhetsområden och enheter inom staberna som har en ekonomi i balans gäller samma delegation för anställningar som tidigare, om det inte rör sig om rekryteringar som leder till fler anställda eller ökade kostnader. Det särskilda IT-stödet för rekryteringsprövningar ska användas för alla rekryteringar. Utöver detta ska, i förekommande fall, den särskilda blanketten för ansökan om godkännande av anställnings-/ resursutökning fyllas i, avseende anställningar som ska beslutas av regiondirektören. Information och anvisningar rörande ansökningar som ska lämnas vidare till regiondirektören för beslut kommer att meddelas genom staben för HR och miljö. Nyttjande av bemanningsföretag Dispenser för nyttjande av bemanningsföretag prövas som tidigare av regionens HR-direktör och avrop sker inom SUS genom område bemanning enligt fastställd rutin. För alla verksamheter gäller att alla möjligheter att lösa behoven på annat sätt eller möjligheterna att lösa merkostnaden för nyttjandet av bemanningsföretag inom ramen för befintlig budget noggrant ska prövas innan dispensansökan lämnas. IT och telefoni Beslutade regler och rutiner för beställning av IT och telefoni gäller även fortsättningsvis (bifogas). För att minska kostnadsökningstakten krävs en mer stringent tillämpning och att behöriga chefer ökar kontrollen över vilka hjälpmedel/utrustningar inom IT och telefoni som medarbetarna och verksamheterna ska ha. Läkemedelskostnader Behovet av ökad kostnadskontroll omfattar även förvaltningens läkemedelskostnader. Nationella och regionala riktlinjer och rekommendationer påverkar läkemedelsval, men det är ytterst alltid verksamhetschefens beslut om vilka läkemedel som får användas som gäller. Nya läkemedel med en årlig kostnad på över 1 miljon kronor får inte införas utan att godkännande och beslut enligt processen för ordnat införande. Verksamhetschefer och sektionschefer uppmanas att löpande analysera utfall och utveckling av läkemedelskostnaderna. Cheferna har i detta stöd av ekonom, läkemedelsansvariga läkare och apotekare. Varje division ska utse en ekonom som samordnar den ekonomiska hanteringen och uppföljningen av läkemedelskostnaderna inom divisionen samt står för den kompetens som behövs lokalt. Uppföljningen av läkemedelskostnaderna på förvaltningsnivå samordnas av SUS läkemedelscontroller. Information och anvisningar rörande dessa uppföljningar kommer att meddelas genom staben för produktion och ekonomi.

8 Övriga omkostnader Även när det gäller alla övriga omkostnader ska största möjliga restriktivitet tillämpas för att dämpa kostnadsökningstakten och minska kostnaderna. Som ett led i detta uppdras till alla chefer att göra en noggrann inventering över pågående eller planerade aktiviteter och projekt för att pröva alla möjligheter att avbryta eller skjuta upp dessa. Detta ska innefatta sedan tidigare fattade beslut och avtal/verksamheter som är möjliga att omdisponera, reducera och avsluta. Hög kostnadsmedvetenhet ska iakttas även när det gäller alla övriga omkostnader, t.ex. beställande av laboratorieprover, bild- och funktionsutredningar, andra diagnostiska åtgärder, inköp av sjukvårdsmaterial, resor, utbildningar m.m. Investeringar En särskild prövning ska göras av vilka planerade investeringar som kan avstås eller skjutas upp. Redovisning lämnas till förvaltningschefen senast Ansvarig är ordförande för styrgruppen för lokalförsörjning och investeringar och beredning sker genom styrgruppen. Uppföljning En fördjupad uppföljning av beslut och åtgärder med anledning av den ekonomiska situationen samt av utvecklingen av antal anställda m.m. kommer att genomföras baserat på regionala rutiner och rutiner inom Skånes universitetssjukvård. Uppföljning ska redovisas till regiondirektören och till sjukvårdsnämnd SUS. Information och anvisningar rörande dessa uppföljningar kommer att meddelas genom staben för produktion och ekonomi Jan Eriksson Förvaltningschef Bilagor Anvisningar och rutiner vid utökad restriktivitet avseende anställning/resursutökning, regiondirektörens beslut samt anvisningar och rutiner (inkl. blankett för ansökan om godkännande av anställning/resursutökning) Beslut kombinationer av arbetsredskap IT och telefoni

9 Regiondirektören Alf Jönsson Tfn: Mail: ANVISNING Datum (2) Anvisningar och rutiner vid utökad restriktivitet avseende anställning/resursutökning Bakgrund Regiondirektören har beslutat om utökad restriktivitet vid anställning samt att särskilt följa upp anställningar/resursutökningar som innebär kostnadsökningar (RD-beslut , bifogas). Anvisningar och rutiner enligt detta dokument träder i kraft från och med och gäller tills vidare. För att hantera den uppkomna situationen med hög kostnadsutveckling och ökade personalkostnader krävs en restriktiv hantering av anställningar/resursutökningar samt en skärpt uppföljning. Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta förvaltningsinterna planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja beslut angående restriktivitet vid anställning/ökat resursutnyttjande. Om förvaltning står i begrepp att vidta åtgärder som ökar antalet anställda, och/eller öka resursutnyttjandet, och detta innebär kostnadsökningar, så ska detta godkännas av Regiondirektören i förhand, eller om detta inte är möjligt, i efterhand. Rutiner/anvisningar Ansökan om godkännande av anställnings-/resursutökning Ett underlag med information och redovisning av skälen till anställnings- /resursutökningen ska, efter förvaltningschefens tillstyrkande, föreläggas Regiondirektören för godkännande. Handläggningsrutin för prövning av anställnings-/resursutökningen: Ansökan görs på särskild blankett, se bilaga. Ansökan ska innehålla följande information: Berörd verksamhet (division, verksamhetsområde, enhet). Vilken yrkeskategori som avses. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

10 2 (2) Omfattningen av anställningen/resursutökningen. Tillsvidare eller tidsbegränsad anställning/resursutökning. Tidsperiod, om inte anställningen/resursutökningen avser tillsvidareanställning. Orsak till behovet av anställning/resursutökning, o med särskild specifikation om orsaken till anställningen/resursutökningen avser; sommarbemanning, kompetensmixplanering, tillgänglighetspaketet, minskat beroende av bemanningsföretag, utbildningstjänster, utveckling av läkarstöd till hemsjukvården Annan orsak o Fritext; beskrivning av orsak till utökningen Att behovet är prövat utifrån konsekvenser för patientsäkerhet, tillgänglighet och arbetsmiljö. För resursutökningar som omfattar ett flertal utökningar med samma orsak, t ex sommarbemanning, kan dessa uppsummeras på en rad per yrkeskategori i ansökansblanketten. Ansökan enligt blankett mailas från förvaltningschef, eller dennes ombud, (som Excel-fil) till Heidi.Huttunen@skane.se. Beslut mailas åter till förvaltningschef. Uppföljning av ansökningar om anställnings-/resursutökning Månatlig uppföljning och analys av anställningar och resurser ska genomföras förvaltningsvis och görs även i reguljär månads-/delårsuppföljning. Alf Jönsson Regiondirektör Bilagor: 1. RD-beslut, , om utökad restriktivitet vid anställning samt att särskilt följa upp anställningar/resursutökningar som innebär kostnadsökningar. 2. Blankett: Ansökan om godkännande av anställning/resursutökning Region Skåne

11 Regiondirektören Alf Jönsson Datum Dnr (5) Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget Regiondirektören beslutar i enlighet med bifogat förslag. Beslutet omfattar förvaltningarna SUS, Sund, Kryh, Hälsostaden, Medicinsk Service, Skånetrafiken, Kultur Skåne, Regionservice, Habilitering- och hjälpmedel och Koncernkontoret. Alf Jönsson Regiondirektör Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

12 Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning Charlotte Karbassi Stabschef ekonomi Datum Version (5) Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget Inledning Ekonomisk uppföljning efter februari Prognosen efter februari visar på en fortsatt hög kostnadsutveckling. Resultatet per februari uppgår till 91 miljoner kronor, vilket är 86 miljoner kronor sämre än budget. Resultatet exklusive jämförelsestörande poster är 11 miljoner kronor sämre än Den höga kostnadsutvecklingen från 2015 har fortsatt under årets första två månader. Exklusive jämförelsestörande poster ligger både netto- och bruttokostnaderna över 7 procent. Omkostnaderna har ökat med 8,7 procent medan personalkostnaderna ökat med 5,6 procent. Om kostnaderna för inhyrd personal läggs på personalkostnaderna uppgår ökningen till 6,2 procent. Helårsprognosen visar på ett resultat som är 567 miljoner kronor sämre än budget. Det innebär en nettokostnadsutveckling på 6,8 procent att jämföra med budget som medger 4,3 procent i förhållande till utfall Vidare visar en uppdatering av kassaflödesanalysen 2016 med nya resultatoch investeringsprognoser att upplåningsbehovet kommer att öka med drygt 800 Mkr under 2016 jämfört med ursprunglig budget. Det är av största vikt att komma tillrätta med obalansen mellan kostnader och intäkter. Om inte balans uppnås mellan kostnads- och intäktsnivån försämras det finansiella handlingsutrymmet och riskerar de för kommande generationer framtida nödvändiga investeringar i sjukvård och kollektivtrafik. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

13 3 (5) Beslut om åtgärder med omedelbar verkan Region Skåne står inför en rad utmaningar de kommande åren. Det mest akuta för är att lösa är tillgängligheten i vården och bristen på vårdplatser samt att komma till rätta med obalansen mellan kostnader och intäkter. Det ekonomiska resultatet under det gångna året ligger visserligen på plus, men vi når ändå inte de mål som var satta i budgeten för Att arbeta långsiktigt med kompetensförsörjning, att söka nya arbetssätt och använda oss av digitalisering och ny teknik är avgörande också för Region Skånes framtida ekonomi. För att nå en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning krävs ytterligare åtgärder. 1. Regiondirektören understryker med anledning av det nu mycket besvärande ekonomiska läget att budget för 2016 ska hållas. 2. Alla chefer med ekonomiskt ansvar har i uppdrag att säkerställa att verksamheten bedrivs med god ekonomisk hushållning, ytterst i enlighet med av regionfullmäktige fattade beslut. Alla beslut ska vara finansierade på kort och lång sikt. En översyn av tidigare fattade beslut samt vilka avtal/verksamheter som är möjliga att omdisponera, reducera och avsluta ska ske kontinuerligt. 3. Kostnadsmedvetenhet och kostnadskontroll ska genomsyra hela organisationen. Det innebär bland annat att en striktare tillämpning av regelverk om IT/Telefoni, avtalstrohet. Men också in insikt i verksamhetens kostnader såväl interna som externa kostnader, vad som är kostnadsdrivande och kvalitetsbristkostnader. 4. Utökad restriktivitet vid anställning/uppföljning. För att hantera den uppkomna situationen med ökade personalkostnader krävs en restriktiv hantering av anställningar samt en skärpt uppföljning. Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja beslut angående restriktivitet vid anställning/ökat resursutnyttjande. Om förvaltning står i begrepp att vidta åtgärder som ökar antalet anställda, och/eller öka resursutnyttjandet som innebär kostnadsökningar, ska detta godkännas av Regiondirektören i förhand eller om detta inte är möjligt i efterhand. Ett underlag med information och redovisning av skälen till anställnings- /resursutökningen ska föreläggas regiondirektören för godkännande. Region Skåne

14 4 (5) Månatlig uppföljning och analys av anställningar och resurser ska genomföras förvaltningsvis och inrapporteras till regiondirektören. Rutiner och anvisningar för detta kommer att fastställas av regiondirektören. Vid utformning av dessa kommer hänsyn tas till ökat anställnings-/resursutnyttjande till följd av bl a; sommarbemanning kompetensmixplanering tillgänglighetspaketet minskat beroende av bemanningsföretag utbildningstjänster utveckling av läkarstöd till hemsjukvården Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja besluten. Utredning av följande områden ska genomföras 1. Ledning/styrning signalsystem Under 2015 har regionstyrelsen kontinuerligt fattat beslut om kostnadsreducerande åtgärder; samt 101, , samt Vidare har regiondirektören fattat beslut om ekonomiska åtgärder dels och dels En uppföljning av vidtagna åtgärder med anledning av besluten ska genomföras. Uppföljning ska också omfatta status i genomförande av beslutad strategi för kostnadskontroll av läkemedelskostnader och strategi för att begränsa beroendet av bemanningsföretag. Uppföljningen ska även belysa en beskrivning av hur förvaltningar arbetar i ledningssystemet och belysa goda exempel. Ansvar: RD 2. Annan kompetensmix till lägre kostnad Region Skånes förvaltningschefer har i uppdrag att intensifiera arbete med kompetensmixplanering. Vidare ska en uppföljning av genomfört arbete och kommande planer ske. Ansvar: förvaltningschefer och HR-direktör. 3. Bryta trenden med ökande sjukskrivning I samband med att en kunskapsöversikt över sjukfrånvaron togs fram förra året, gjordes en schablonberäkning av Region Skånes kostnader. Region Skåne

15 5 (5) Denna beräkning innebär cirka 800 miljoner kronor per år exklusive indirekta kostnader som produktionsbortfall, försämrad tillgänglighet etc. Fortsatta intensifierade insatser krävs för att bryta utvecklingen. En handlingsplan är under upprättande för beslut vid Personalnämnden. Ansvar: Förvaltningschefer och HR-direktör avseende handlingsplan. 4. Strukturerad patientinformation En strukturerad patientinformation minskar administrativa insatser och säkrar jämlik vård. En utredning av hur patientinformation kan struktureras bättre ska genomföras. Ansvar: Kommunikationsdirektör 5. Best practice och jämlik vård Analyser visar på omotiverade variationer i hur vård ges, vilket leder till variationer i kvalitet och patientutfall samt ökade kostnader. Flera goda exempel finns idag som visar på en god utvecklingspotential. Förvaltningschefer ansvarar för att best practice i Region Skånes verksamhet ska spridas och tillämpas i samtliga förvaltningar. Ansvar: FC samt för uppföljning HS-direktör 6. Budgetansvar för vårdgarantipatienter Regiondirektörens beslut om ekonomiska åtgärder omfattar bland annat utredning av förutsättningar för ett förändrat budgetansvar för samordning av vårdgarantipatienter. Med detta beslut förtydligas att: Budget- och uppdragsprocess inför 2017 ska omfatta planering för att till SUS överföra totalt kostnadsansvar, inklusive patienter som är föremål för samordning, för den högspecialiserad vård utom i de fall det rör sig om vård som inte erbjuds i Skåne Utredningen ska omfatta förslag till en incitamentsstruktur som stimulerar ökad tillgänglighet till vård i egen regi för att minska behovet av att samordna patienter utanför Skåne. Ansvar: HS-direktör Region Skåne

16 Koncernledningen Blankett: Ansökan om godkännande av anställning/resursutökning Förvaltning: Godkänd av förvaltningschefen, datum: Beslut Regiondirektör Verksamhet Yrkeskategori Omfattning Tillsvidare- /tidsbegränsad anställning Vid tidsbegränsad: Fr o m (åå-mm-dd) Vid tidsbegränsad: T.o.m. (åå-mm-dd) Specifik orsak (Välj alternativ) Beskriv kortfattat orsak till behov av utökning Prövning gjord utifrån pat.säkerhet/a rb.miljö/tillgä Beslut nglighet? (Godkännes/ (Ja/Nej) Avslås) Signatur Ansökan skickas per e-post (som Excel-fil) till: Heidi.Huttunen@skane.se Sida 1 av 1

17 Skånes universitetssjukvård Förvaltningsledning BESLUT Datum Dnr: Version Ärende Beslut kombinationer av arbetsredskap IT och telefoni Ersätter tidigare beslut Beslut kombinationer av arbetsredskap IT och telefoni, Föredragande Beslutet omfattar Beredning Karin Hilford, stabschef, stab verksamhetsutveckling Hela Skånes universitetssjukvård Stab verksamhetsutveckling Samverkan och MBL - Delges Förvaltningens ledningsgrupp, verksamhetschefer Gäller från och med Kommunikation Hur? A3? När? I linjen VGI Enligt plan Chefsnytt Uppföljning Hur? När? Ansvar: Stab kommunikation Ansvar för återrapportering: Beslut Regler för möjliga kombinationer av arbetsredskap inom IT och telefoni fastställs enligt bifogad matris. Skånes universitetssjukvård den Jan Eriksson, förvaltningschef Postadress: Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: / Lund: Internet: Organisationsnummer:

18 Skånes universitetssjukvård Stab verksamhetsutveckling Enhet säkerhet och användarnära IT-MT BESLUTSUNDERLAG Datum Dnr Version Beslut regler och rutiner för IT- och telefonibeställningar Inledning och sammanfattning Detta är en uppdatering av regelverket rörande användandet av telefoner och datatrafik. Syftet är att optimera användningen av IT- och telefoniprodukter samt en få kostnaderna för IT i balans med budget. Bakgrund År 2012 beslutades om optimering och kostnadseffektivisering av IT och telefonitjänster. I beslutet ingick en lista innehållande aktiviteter med syfte att minska IT- och telefonikostnaderna. En av aktiviteterna var att reducera antalet IT- och telefonibeställare, vilket genomfördes under 2014, samma år fastställdes för varje verksamhetsområde en IT-budget. Under 2013 ersattes beslutet med ett nytt beslut omfattande matrisen Kombinationer av arbetsredskap inom IT och telefoni, vilket innebar att löpande aktiviteter togs bort. Mål Kostnadskontroll samt kostnader för IT i balans med budget. Optimering av användning. Aktiviteter En tjänst per person enligt bifogad matris Kombinationer av arbetsredskap inom IT och telefoni. Samma person (eller funktion i de fall det inte handlar om personliga tjänster) får aldrig ha mer än en tjänst av varje sort (dvs. en dator, telefon eller surfplatta). Särskilt motiverade undantag kan beslutas av stabs- eller divisionschef. Billigast möjliga tjänst bör alltid väljas. Dyrare tjänst skall alltid ge ett avsevärt mervärde och godkännas av stabs- eller verksamhetschef i samråd med IT- och telefonibeställaren. Vald lösning skall omprövas regelbundet. Verksamhetschef ansvarar för att rutin för regelbunden utvärdering finns. Användningsfrekvensen av vald tjänst skall följas upp och vid behov bytas till en billigare tjänst eller sägas upp. Verksamhetschef ansvarar för att rutin för regelbunden utvärdering finns. Matrisen finns även på VGI: mbinationer%20av%20arbetsredskap%20reviderat% pdf Postadress: Malmö Besöksadress i Malmö: Södra Förstadsgatan 101 Besöksadress i Lund: Getingevägen 4 Telefon (växel): Malmö: / Lund: Internet: Organisationsnummer:

19 Ekonomiska konsekvenser och finansiering Beslutet ska syfta till kontroll av IT-kostnaderna. Ingen särskild finansiering krävs för genomförande av beslut. Arbetsmiljökonsekvenser Beslutet innebär att anställda som rör sig mellan flera arbetsplatser kommer att behöva bära med sig dator, telefon och/eller surfplatta mellan arbetsplatserna. IT- och telefonibeställare ska vara behjälpliga att välja ut rätt sorts arbetsredskap till den anställde. Miljökonsekvenser Färre antal tjänster och produkter förväntas ge minskad elkonsumtion och minskat elektroniskt avfall. Övrigt Priser för IT- och telefoniprodukter och -tjänster ändras kontinuerligt. För aktuella prisuppgifter se ekatalogen och telefonibeställningsportalen. Uppföljning, ansvar och tidplan Verksamhetscheferna ansvarar för att IT- och telefonikostnaderna följs löpande, i samråd med verksamhetens ekonom och IT- och telefonibeställare. 2

20 Skånes universitetssjukvård Stab verksamhetsutveckling Dokumentnamn: Kombinationer av arbetsredskap inom IT och telefoni Utfärdat av: Stab verksamhetsutveckling Enhet säkerhet och användarnära IT-MT Gäller för: Skånes universitetssjukvård Godkänd av: Karin Hilford, chef stab verksamhetsutveckling Dokument nr: Gäller f o m: Gäller t o m: Tills vidare Utgåva nr: 2 Sida nr: 1 (1) Extern ref: Alt 1. För den som endast arbetar på sitt arbetsrum. Alt 2. För den som behöver vara rörlig och tillgänglig inom regionens lokaler. Alt 3. För den som behöver arbeta och vara tillgänglig utanför regionens lokaler samt behöver tillgång till epost eller kalender. Alt 4. För den som behöver tillgång till regionala IT system utanför regionens lokaler, men behöver inte ha tillgång till epost och kalender. Alt 5. För den som behöver tillgång till regionala IT system utanför regionens lokaler samt behöver ha tillgång till epost och kalender. Stationär dator Bärbar dator Surfplatta inkl. pushmail Smartphone inkl. pushmail Knappmobil /dect* RSVPN Alt 1 Ja Nej Nej Nej Ja Nej Alt 2 Nej Ja Nej Nej Ja Nej Alt 3 Nej Ja Nej Ja Nej Nej Alt 4 Nej Ja Nej Nej Ja Ja Alt 5 Nej Ja Nej Ja Nej Ja Om specifikt behov finns som inte täcks av ovanstående alternativ skall man samråda med verksamhetens IT/Telefonibeställare. Beställning av annan kombination än ovan skall godkännas av verksamhetschef/verksamhetsområdeschef. * Dect är utgående teknik kommer successivt att ersättas av mobiltelefon.

21 Regiondirektören Alf Jönsson Tfn: Mail: ANVISNING Datum (2) Anvisningar och rutiner vid utökad restriktivitet avseende anställning/resursutökning Bakgrund Regiondirektören har beslutat om utökad restriktivitet vid anställning samt att särskilt följa upp anställningar/resursutökningar som innebär kostnadsökningar (RD-beslut , bifogas). Anvisningar och rutiner enligt detta dokument träder i kraft från och med och gäller tills vidare. För att hantera den uppkomna situationen med hög kostnadsutveckling och ökade personalkostnader krävs en restriktiv hantering av anställningar/resursutökningar samt en skärpt uppföljning. Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta förvaltningsinterna planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja beslut angående restriktivitet vid anställning/ökat resursutnyttjande. Om förvaltning står i begrepp att vidta åtgärder som ökar antalet anställda, och/eller öka resursutnyttjandet, och detta innebär kostnadsökningar, så ska detta godkännas av Regiondirektören i förhand, eller om detta inte är möjligt, i efterhand. Rutiner/anvisningar Ansökan om godkännande av anställnings-/resursutökning Ett underlag med information och redovisning av skälen till anställnings- /resursutökningen ska, efter förvaltningschefens tillstyrkande, föreläggas Regiondirektören för godkännande. Handläggningsrutin för prövning av anställnings-/resursutökningen: Ansökan görs på särskild blankett, se bilaga. Ansökan ska innehålla följande information: Berörd verksamhet (division, verksamhetsområde, enhet). Vilken yrkeskategori som avses. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

22 2 (2) Omfattningen av anställningen/resursutökningen. Tillsvidare eller tidsbegränsad anställning/resursutökning. Tidsperiod, om inte anställningen/resursutökningen avser tillsvidareanställning. Orsak till behovet av anställning/resursutökning, o med särskild specifikation om orsaken till anställningen/resursutökningen avser; sommarbemanning, kompetensmixplanering, tillgänglighetspaketet, minskat beroende av bemanningsföretag, utbildningstjänster, utveckling av läkarstöd till hemsjukvården Annan orsak o Fritext; beskrivning av orsak till utökningen Att behovet är prövat utifrån konsekvenser för patientsäkerhet, tillgänglighet och arbetsmiljö. För resursutökningar som omfattar ett flertal utökningar med samma orsak, t ex sommarbemanning, kan dessa uppsummeras på en rad per yrkeskategori i ansökansblanketten. Ansökan enligt blankett mailas från förvaltningschef, eller dennes ombud, (som Excel-fil) till Heidi.Huttunen@skane.se. Beslut mailas åter till förvaltningschef. Uppföljning av ansökningar om anställnings-/resursutökning Månatlig uppföljning och analys av anställningar och resurser ska genomföras förvaltningsvis och görs även i reguljär månads-/delårsuppföljning. Alf Jönsson Regiondirektör Bilagor: 1. RD-beslut, , om utökad restriktivitet vid anställning samt att särskilt följa upp anställningar/resursutökningar som innebär kostnadsökningar. 2. Blankett: Ansökan om godkännande av anställning/resursutökning Region Skåne

23 Regiondirektören Alf Jönsson Datum Dnr (5) Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget Regiondirektören beslutar i enlighet med bifogat förslag. Beslutet omfattar förvaltningarna SUS, Sund, Kryh, Hälsostaden, Medicinsk Service, Skånetrafiken, Kultur Skåne, Regionservice, Habilitering- och hjälpmedel och Koncernkontoret. Alf Jönsson Regiondirektör Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

24 Koncernkontoret Koncernstab ekonomistyrning Charlotte Karbassi Stabschef ekonomi Datum Version (5) Åtgärder med anledning av det ekonomiska läget Inledning Ekonomisk uppföljning efter februari Prognosen efter februari visar på en fortsatt hög kostnadsutveckling. Resultatet per februari uppgår till 91 miljoner kronor, vilket är 86 miljoner kronor sämre än budget. Resultatet exklusive jämförelsestörande poster är 11 miljoner kronor sämre än Den höga kostnadsutvecklingen från 2015 har fortsatt under årets första två månader. Exklusive jämförelsestörande poster ligger både netto- och bruttokostnaderna över 7 procent. Omkostnaderna har ökat med 8,7 procent medan personalkostnaderna ökat med 5,6 procent. Om kostnaderna för inhyrd personal läggs på personalkostnaderna uppgår ökningen till 6,2 procent. Helårsprognosen visar på ett resultat som är 567 miljoner kronor sämre än budget. Det innebär en nettokostnadsutveckling på 6,8 procent att jämföra med budget som medger 4,3 procent i förhållande till utfall Vidare visar en uppdatering av kassaflödesanalysen 2016 med nya resultatoch investeringsprognoser att upplåningsbehovet kommer att öka med drygt 800 Mkr under 2016 jämfört med ursprunglig budget. Det är av största vikt att komma tillrätta med obalansen mellan kostnader och intäkter. Om inte balans uppnås mellan kostnads- och intäktsnivån försämras det finansiella handlingsutrymmet och riskerar de för kommande generationer framtida nödvändiga investeringar i sjukvård och kollektivtrafik. Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

25 3 (5) Beslut om åtgärder med omedelbar verkan Region Skåne står inför en rad utmaningar de kommande åren. Det mest akuta för är att lösa är tillgängligheten i vården och bristen på vårdplatser samt att komma till rätta med obalansen mellan kostnader och intäkter. Det ekonomiska resultatet under det gångna året ligger visserligen på plus, men vi når ändå inte de mål som var satta i budgeten för Att arbeta långsiktigt med kompetensförsörjning, att söka nya arbetssätt och använda oss av digitalisering och ny teknik är avgörande också för Region Skånes framtida ekonomi. För att nå en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning krävs ytterligare åtgärder. 1. Regiondirektören understryker med anledning av det nu mycket besvärande ekonomiska läget att budget för 2016 ska hållas. 2. Alla chefer med ekonomiskt ansvar har i uppdrag att säkerställa att verksamheten bedrivs med god ekonomisk hushållning, ytterst i enlighet med av regionfullmäktige fattade beslut. Alla beslut ska vara finansierade på kort och lång sikt. En översyn av tidigare fattade beslut samt vilka avtal/verksamheter som är möjliga att omdisponera, reducera och avsluta ska ske kontinuerligt. 3. Kostnadsmedvetenhet och kostnadskontroll ska genomsyra hela organisationen. Det innebär bland annat att en striktare tillämpning av regelverk om IT/Telefoni, avtalstrohet. Men också in insikt i verksamhetens kostnader såväl interna som externa kostnader, vad som är kostnadsdrivande och kvalitetsbristkostnader. 4. Utökad restriktivitet vid anställning/uppföljning. För att hantera den uppkomna situationen med ökade personalkostnader krävs en restriktiv hantering av anställningar samt en skärpt uppföljning. Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja beslut angående restriktivitet vid anställning/ökat resursutnyttjande. Om förvaltning står i begrepp att vidta åtgärder som ökar antalet anställda, och/eller öka resursutnyttjandet som innebär kostnadsökningar, ska detta godkännas av Regiondirektören i förhand eller om detta inte är möjligt i efterhand. Ett underlag med information och redovisning av skälen till anställnings- /resursutökningen ska föreläggas regiondirektören för godkännande. Region Skåne

26 4 (5) Månatlig uppföljning och analys av anställningar och resurser ska genomföras förvaltningsvis och inrapporteras till regiondirektören. Rutiner och anvisningar för detta kommer att fastställas av regiondirektören. Vid utformning av dessa kommer hänsyn tas till ökat anställnings-/resursutnyttjande till följd av bl a; sommarbemanning kompetensmixplanering tillgänglighetspaketet minskat beroende av bemanningsföretag utbildningstjänster utveckling av läkarstöd till hemsjukvården Förvaltningschefer ansvarar för att upprätta planer, rutiner och vidta erforderliga åtgärder för att fullfölja besluten. Utredning av följande områden ska genomföras 1. Ledning/styrning signalsystem Under 2015 har regionstyrelsen kontinuerligt fattat beslut om kostnadsreducerande åtgärder; samt 101, , samt Vidare har regiondirektören fattat beslut om ekonomiska åtgärder dels och dels En uppföljning av vidtagna åtgärder med anledning av besluten ska genomföras. Uppföljning ska också omfatta status i genomförande av beslutad strategi för kostnadskontroll av läkemedelskostnader och strategi för att begränsa beroendet av bemanningsföretag. Uppföljningen ska även belysa en beskrivning av hur förvaltningar arbetar i ledningssystemet och belysa goda exempel. Ansvar: RD 2. Annan kompetensmix till lägre kostnad Region Skånes förvaltningschefer har i uppdrag att intensifiera arbete med kompetensmixplanering. Vidare ska en uppföljning av genomfört arbete och kommande planer ske. Ansvar: förvaltningschefer och HR-direktör. 3. Bryta trenden med ökande sjukskrivning I samband med att en kunskapsöversikt över sjukfrånvaron togs fram förra året, gjordes en schablonberäkning av Region Skånes kostnader. Region Skåne

27 5 (5) Denna beräkning innebär cirka 800 miljoner kronor per år exklusive indirekta kostnader som produktionsbortfall, försämrad tillgänglighet etc. Fortsatta intensifierade insatser krävs för att bryta utvecklingen. En handlingsplan är under upprättande för beslut vid Personalnämnden. Ansvar: Förvaltningschefer och HR-direktör avseende handlingsplan. 4. Strukturerad patientinformation En strukturerad patientinformation minskar administrativa insatser och säkrar jämlik vård. En utredning av hur patientinformation kan struktureras bättre ska genomföras. Ansvar: Kommunikationsdirektör 5. Best practice och jämlik vård Analyser visar på omotiverade variationer i hur vård ges, vilket leder till variationer i kvalitet och patientutfall samt ökade kostnader. Flera goda exempel finns idag som visar på en god utvecklingspotential. Förvaltningschefer ansvarar för att best practice i Region Skånes verksamhet ska spridas och tillämpas i samtliga förvaltningar. Ansvar: FC samt för uppföljning HS-direktör 6. Budgetansvar för vårdgarantipatienter Regiondirektörens beslut om ekonomiska åtgärder omfattar bland annat utredning av förutsättningar för ett förändrat budgetansvar för samordning av vårdgarantipatienter. Med detta beslut förtydligas att: Budget- och uppdragsprocess inför 2017 ska omfatta planering för att till SUS överföra totalt kostnadsansvar, inklusive patienter som är föremål för samordning, för den högspecialiserad vård utom i de fall det rör sig om vård som inte erbjuds i Skåne Utredningen ska omfatta förslag till en incitamentsstruktur som stimulerar ökad tillgänglighet till vård i egen regi för att minska behovet av att samordna patienter utanför Skåne. Ansvar: HS-direktör Region Skåne

28 Koncernledningen Blankett: Ansökan om godkännande av anställning/resursutökning Förvaltning: Godkänd av förvaltningschefen, datum: Beslut Regiondirektör Verksamhet Yrkeskategori Omfattning Tillsvidare- /tidsbegränsad anställning Vid tidsbegränsad: Fr o m (åå-mm-dd) Vid tidsbegränsad: T.o.m. (åå-mm-dd) Specifik orsak (Välj alternativ) Beskriv kortfattat orsak till behov av utökning Prövning gjord utifrån pat.säkerhet/a rb.miljö/tillgä Beslut nglighet? (Godkännes/ (Ja/Nej) Avslås) Signatur Ansökan skickas per e-post (som Excel-fil) till: Heidi.Huttunen@skane.se Sida 1 av 1