Mer information om KemI finns att läsa på vår webbplats

Transkript

1 Direktupphandling Diarienummer 2.2.C H Ekonomiska sekretariatet Per-Ola Bengtsson ( e-post: per-ola.bengtsson@kemi.se Anbudsinbjudan Upphandling av revisor för granskning av den internationella verksamheten som finansieras av Sida för Kemikalieinspektionen Kemikalieinspektionen är en myndighet under regeringen och vi är tillsynsmyndigheten som ska bevaka att företagens och samhällets kemikaliekontroll sköts på ett bra sätt. Vårt uppdrag Vi utvecklar lagstiftning och andra styrmedel i Sverige, inom EU och genom vårt internationella samarbete. Vi hanterar reglerna för kemiska produkter, bekämpningsmedel och ämnen i varor. Vi prövar ansökningar om tillstånd att få sälja och använda växtskyddsmedel och biocidprodukter innan de får användas. Vi utövar tillsyn över importörer och tillverkare av kemiska produkter, bekämpningsmedel och varor och gör inspektioner. Vi ger också tillsynsvägledning till kommuner och länsstyrelser. Vårt miljökvalitetsmål är Giftfri miljö. Mer information om KemI finns att läsa på vår webbplats Ni inbjuds att komma in med anbud på det uppdrag som beskrivs nedan och i bifogad bilaga. Anbudet ska vara KemI tillhanda senast Granskningen kommer att genomföras under perioden april-augusti. Innehåll 1. Bakgrund 2. Uppdraget 3. Krav på anbudsgivaren 4. Kommersiella krav 5. Administrativa bestämmelser 6. Allmänna anbudsförutsättningar 7. Anbudsutvärdering Postadress Besöksadress Website Telefon Telefax Postgiro Postal address Visitors address Nat Nat Postal giro account No. Box 2 Esplanaden 3 A e-post/ Int Int SE Sundbyberg Sundbyberg kemi@kemi.se Org.nr. / VAT No. Sweden SE

2 2 (5) 1 Bakgrund Kemi bedriver sedan 2005 av Sida finansierad verksamhet som för närvarande består fyra program (se pkt 2.II). Inga större förändringar i verksamhetens omfattning förväntas ske de närmaste åren. Verksamhetens bruttokostnader 2016 var cirka 40 mkr varav av myndigheten lämnade bidrag på cirka 25 mkr. 2 Uppdraget I. Introduktion KemI upphandlar nu revision av projekt/program i enlighet med de villkor som anges i Ramöverenskommelsen mellan KemI och Sida. Revisionen ska utföras i enlighet med internationell revisionsstandard utfärdad av IFAC och enligt standarden IAASB 1. Revisionen ska utföras av en oberoende och kvalificerad (godkänd eller auktoriserad) revisor. II. Revisionens omfattning Revisionen av den finansiella rapporten omfattar hela kalenderår. Finansiell rapport kommer att erhållas från KemI för respektive program. Finansiell rapport ska bifogas revisionsrapporten. Management letter kommer att mottagas av olika handläggare på Sida (beroende på program). Det är därför viktigt att iakttagelser tydligt relateras till det program de hör. Syftet med revisionen är att uttala sig, i enlighet med ISA 800/805, om den finansiella rapporteringen för de olika programmen överensstämmer med myndighetens redovisning och Sidas instruktion för rapportering. Ramöverenskommelser, tjänsteköpsöverenskommelse för resp program inkl. Sidas allmänna avtalsvillkor för myndighetssamarbete finns på KemI:s hemsida ( Granskningen ska visa att det finns kompletta underlag som verifierar kostnaderna inom resp program/projekt. Storleken på urvalet som granskas ska baseras på revisorns riskbedömning och det ska framgå av rapporteringen. Revisorn ska ange identifierat belopp i rapporteringen i det fall brister finns. En bedömning och rapportering ska också göras om efterlevnaden av avtalsvillkor och tillämpliga lagar inom redovisnings- och skatteområdet. De program som ska granskas är (med angivna diarienummer): H Globalt samarbete med Sida (Ramöverenskommelse H ) H Utbildningsinsats - ITP 299 (Ramöverenskommelse H ) H Regionalt samarbete i Sydostasien (Ramöverenskommelse H ) H Stöd till kemikaliehantering Serbien (Ramöverenskommelse H ) Avtalet kommer att skrivas på två år med möjlighet till förlängning på 1+1 år. 1 International Auditing and Assurance Board

3 3 (5) Uppföljning av medel som vidareförmedlats till efterföljande led, granskning i särskilt syfte. Eftersom myndigheten vidareförmedlar bidrag till andra organisationer ska revisorn granska att myndigheten har avtal med underliggande organisationer samt att myndigheten har följt Sidas krav på revision i efterföljande led. III. Revisorns rapportering Revisionens omfattning, vilken standard som har använts och att granskningen gjorts av en kvalificerad revisor, ska framgå av rapporten. Rapporten ska ange vad som granskats. Rapporten ska skrivas under av den ansvarige revisorn och inkludera titel. Revisorns rapportering ska inkludera en revisionsrapport/management letter där iakttagelser och svagheter som framkommit under revisionsprocessen ska framgå. Revisorn ska oavsett väsentlighet, kvantifiera belopp för kostnader som saknar tillräckliga underlag. Revisorn ska också göra rekommendationer för hur de identifierade svagheterna ska åtgärdas. Rekommendationerna ska presenteras i prioritetsordning. Åtgärder som myndigheten vidtagit för att komma till rätta med svagheter i tidigare revisioner skall presenteras i revisionsrapporten/management letter. Rapporteringen, på maximalt 20 sidor, skickas till KemI i två kopior, samt digitalt för vidareförmedling till Sida, senast 31 augusti året efter det år som revisionen avser. Detta ska föregås av en första finansiell granskning som ska vara färdig den 20 april. Den finansiella granskningen ska innefatta endast KemI:s räkenskaper. 3 Krav på anbudsgivaren Registreringar och betalningar Anbudsgivare och samtliga eventuella underleverantörer ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. För styrkande av detta ska till anbudet bifogas kopia på företagets registreringsbevis utfärdat av Bolagsverket. Registreringsbeviset får inte vara äldre än 6 månader räknat från sista anbudsdagen. Om ovanstående inte uppfylls kommer anbudet att förkastas. Resor i samband med uppdraget ska i första hand göras med allmänna kommunikationer. Inrikesresor kortare än 50 mil och om resan tar kortare tid än fyra timmar ska göras med tåg om det inte finns särskilda skäl för annat färdsätt.

4 4 Kommersiella villkor Fakturan från leverantören ska ha en betalningsfrist på 30 dagar. 4 (5) 5 Administrativa bestämmelser Lagen om offentlig upphandling tillämpas i enlighet med LOU (SFS 2007:1091, 2010:571 och SFS 2014:474). Upphandlingen sker som en direktupphandling. Anbud ska vara bindande t.o.m Priset ska anges dels per år och dels för hela granskningsperioden (4 år). Priser ska anges i SEK exklusive mervärdesskatt. Priset ska vara totalkostnad inklusive ev. avgifter och rese- eller traktamentsersättningar. Anbud kan skickas via till kemi@kemi.se eller till adressen: Kemikalieinspektionen, Registratur, Box 2, Sundbyberg. Märk på rubrikraden eller på kuverten Anbud Sida Revison. Anbud ska vara KemI tillhanda senast Anbud kan under kontorstid också lämnas i receptionen på Esplanaden 3A i Sundbyberg. Frågor angående upphandlingen önskar vi få via e-post till per-ola.bengtsson@kemi.se eller telefon 08/ , senast den 23 januari. Om någon förutsättning beträffande denna upphandling ändras visas det på vår hemsida Håll er på det viset informerad om eventuella förändringar/rättelser! 6 Allmänna anbudsförutsättningar Anbudet ska ha följande innehåll och struktur: 1. På första sidan anges anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer och vem som är ansvarig och kontaktperson för anbudet. Kontaktpersonens e-postadress och telefonnummer samt anbudets giltighetstid ska anges. 2. Ange referenser (minst 2 st) på tidigare genomförda uppdrag med kontaktperson och telefonnummer. 3. Beskrivning av uppdraget, med angivande av aktiviteter mm (se avsnitt 2). 4. Prisangivelse exklusive mervärdesskatt för uppdraget (se avsnitt 5.) 5. Kopia av företagets registreringsbevis (se avsnitt 3)

5 5 (5) 7 Anbudsutvärdering Kraven i specifikationerna ska vara uppfyllda (avsnitt 2 6) för att anbudet ska omfattas av utvärderingen. Vid utvärderingen kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas med hänsyn tagen till följande rangordnade kriterier. 1. Beskrivning av uppdraget 2. Referensers utlåtande 3. Offererat pris Bilagor H Ramöverenskommelse mellan Sida och Kemikalieinspektionen, pdf H Ramöverenskommelse mellan Sida och Kemikalieinspektionen, pdf Tjänsteköpsöverenskommelse för resp program inkl Sidas allmänna villkor för myndighetssamarbete.