SSG Academy Tool Version 2.0 (avser applikationsversion 2.0)

Transkript

1 SSG Academy Tool Version 2.0 (avser applikationsversion 2.0)

2 2 (54) Sida Innehållsförteckning 1 Grundläggande information om SSG Academy Tool Nyheter Om SSG Academy Tool Dokumentation Systemkrav SSG Entre-applikation Genomföra utbildning Generellt In- och utloggning Personliga inloggningar Ändra lösenord Meny Fönster Fönstrens funktionalitet Funktionsval Flikar Fält Listor Kryssrutor (bockrutor) Datum och tidsformat Kortkommandon Översyn av Tool-tips Funktioner generell beskrivning Behörighetsroller Kontaktperson/Administratör i administrationsverktyget Tillträdeskontroll Entre Användare - Kursdeltagare Menyrubriken Vanliga uppgifter Min användarprofil Min organisation Personaluppgifter Personalens utbildningar Personalens certifikat Mina aviseringar Tillträdeskontroll Mina Entreprenader för industrianläggning/entreprenadföretag Menyrubriken Sökning Användare Organisation Sök bland SSG Entre-anslutna företag/organisationer Utbildningskatalog Befattning Statistik Exempel 1 Statistik över Entre Grundutbildning Exempel 2 Statistik över SSG Säkerhetskörkort Entreprenad... 18

3 3 (54) Sida 3.4 Min organisation beskrivning av flikar Företagsuppgifter Adresser Skapa ny avdelning Visa/Ändra avdelning Ta bort avdelning Särskild avdelning för tillfälligt anställda Personaluppgifter Registrera anställda (Lägg till ny anställd) Visa/Ändra anställd Ta bort anställd Flytta anställd Lägg till anställd Skicka inloggningsuppgifter via e-post Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS Personalens utbildningar Tilldela anställd utbildning Skicka inloggningsuppgifter Förnya utbildning Attestera kurs Utfärdande av Entre-pass Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas Personalens certifikat Begär Entre-pass för industrianläggningar Beställning av ersättningskort för Entreprenörer Tillgängliga utbildningar Tillträdeskrav Relaterade entreprenadföretag Fordon Betalningar Inställningar Entreprenadfunktionen Menyvalet Mina Entreprenader - för industrianläggning Tillträdeskrav i Entreprenad Organisationer - Välja entreprenadföretag till entreprenad Tillträdeskontroll utlagd på entreprenad Fasta Entreprenadföretag/Entreprenörer Menyvalet Mina Entreprenader - för entreprenadföretag Ansvarig för entreprenad Bemanning av entreprenad Bemanning av entreprenad klar Välja fordon i entreprenad Entreprenader (flik i Min organisation) Tillträdeskontroll för industrianläggningar Flik Tillträde Flik Tillträde Relaterade org Generell kontroll mot anläggningens tillträdeskrav av lokal utbildning Entreprenadfunktionen och Relaterade entreprenadföretag Förenklad webbservice - tillträdeskontroll... 52

4 4 (54) Sida 4 Kursdeltagare Genomföra utbildning Status på utbildning Repetera utbildning Förnya utbildning Support och information... 54

5 5 (54) Sida 1 Grundläggande information om SSG Academy Tool 1.1 Nyheter De senaste uppdateringarna i applikationen beskrivs under menyvalet Versionsinformation som finns under menyblocket Om SSG Academy Tool 1.2 Om SSG Academy Tool SSG erbjuder interaktiva webbutbildningar inom olika kunskapsområden. Kursdeltagarna når respektive utbildning via SSGs externa webbsida med personliga inloggningsuppgifter. Med konceptet följer att varje företags personalavdelning får administrativ hjälp i form av en plattform, SSG Academy Tool. Vad gäller SSG Entre och våra övriga utbildningar kan du läsa mer om på hemsidan under Produkter & Tjänster. 1.3 Dokumentation All dokumentation om SSG Academy Tool finner du när du är inloggad i applikationen. Den återfinns i huvudfönstret under Om SSG Academy Tool i menyn till vänster. Där finns: En välkomsttext som kortfattat beskriver hur du arbetar i denna applikation. Allmän information om SSG Academy Tool. En versionsinformation som beskriver det som är nytt i gällande version av applikationen. Vanliga användarfrågor som SSG regelbundet dokumenterar och publicerar. En användarhandbok (detta dokument) som mer detaljerat beskriver hur du arbetar i applikationen. Information om hur du tar kontakt med SSG med t.ex. frågor, synpunkter och felanmälningar. 1.4 Systemkrav SSG Academy Tool SSG Academy Tool är en webbaserad applikation. För att köra applikationen krävs en standard-pc med Windows 2000/Me/XP/Vista och Microsoft Internet Explorer 7 eller senare (rekommenderas). Dessutom måste Internet Explorer version 7.0 vara inställd så att den tillåter JavaScript och popup-fönster. För att tillåta popup-fönster i applikationen gör på följande sätt: 1. Kopiera adressen i webbläsarens adressfält.

6 6 (54) Sida 2. Klicka på Verktyg i menyfältet. 3. Välj Blockering av popup-fönster/inställningar för blockering av popup-fönster och där klistrar du in adressen och klickar på Lägg till Genomföra utbildning För att genomföra de utbildningar som applikationen hanterar krävs Standardpc med Windows xp/vista/win 7 eller Macintosh med Mac os x 10.5/10.6. De webbläsare som stöds är nyare versioner av Microsoft Internet Explorer, Firefox eller Safari med Flash plugin (9 eller högre). Dessutom krävs ljudkort med hörlurar/högtalare (vissa utbildningar har speakertext) samt bredbandsanslutning till Internet, minst 128 Kbit/s, men gärna mer. 2 Generellt 2.1 In- och utloggning Inloggning till SSG Entre sker enligt följande: 1. Gå till 2. Välj MINA TJÄNSTER längst upp till höger och fyll i ditt användarnamn och lösenord. 3. När du är inloggad visas de tjänster som du har tillgång till, se ex i nedan bild. Som kursdeltagare har man tillgång till Mina SSG Utbildningar, som kontaktperson eller administratör i verktyget har du dessutom tillgång till SSG Academy Tool, dvs. det verktyg där organisationen och uppgifter kring personal administreras. (Flera alternativ kan visas om du har tillgång till flera SSG-tjänster.) 4. Administrationsverktyget öppnas i ett nytt fönster. Utloggning kan ske på två olika sätt. Antingen från administrationsverktyget genom att klicka på Logga ut längst upp till höger i fönstret eller från SSGs hemsida via MINA TJÄNSTER på motsvarande sätt som inloggning skedde. Oavsett val av sätt blir du utloggad från båda fönstren.

7 7 (54) Sida Personliga inloggningar Var och en som registreras i SSG Academy Tool får sina egna unika inloggningsuppgifter och det är oerhört viktigt att ingen använder någon annans inloggning! Kursdeltagaren måste själv logga in med sin egen personliga inloggning för att gå utbildning, likaväl som varje kontaktperson och/eller administratör ska använda egna unika inloggningar. Personer som inte ska genomföra Entre-utbildning debiteras ingen avgift om det markeras i användarprofilen inne i administrationsverktyget. Se vidare beskrivning i avsnitt Ändra lösenord De lösenord som skapas när du som användare registreras är slumpgenererade och kan vara komplicerade att lägga på minnet. För att ändra ditt lösenord gör så här: 1. Se till att vara inloggad under MINA TJÄNSTER enligt ovan. 2. Klicka på MIN PROFIL längst upp till vänster. 3. En tabell visas med dina uppgifter, passa på att se över dessa. För att byta lösenord uppge ditt nya lösenord i nedre delen av formuläret, upprepa det en gång och bekräfta ändringen med det "nuvarande", dvs. det gamla lösenordet och klicka på Spara. (Kontaktpersoner och administratörer i applikationen kan även ändra sitt lösenord inne i själva administrationsverktyget via Min användarprofil.) 2.2 Meny När du loggat in i administrationsverktyget finner du en meny till vänster. I denna meny gör du dina olika val. Menyn är indelad i huvudblocken Att göra, Vanliga uppgifter, Sök och Om SSG Academy Tool. Under Att göra finns de uppgifter du är ansvarig för och som kräver någon form av åtgärd, t.ex. se över adressuppgifter för din organisation, attestera utbildningar för anställda etc. Under Vanliga uppgifter finns menyval för aktiviteter som utförs ofta samt menyval för att ändra inställningarna i din användarprofil. Under Sök finns menyval som du kan använda för att söka information i verktyget. Under Om SSG Academy Tool återfinns välkomsttexten, versionsinformationen, användarhandboken, vanliga frågor, kontaktuppgifter till SSG Support och allmän information om SSG Academy Tool. 2.3 Fönster När du gör ett val ur menyn till vänster, kommer valet att starta i ett eget fönster, men inom ramen för din webbläsare. Innehållet i fönstret är indelat i

8 olika avsnitt. Normalt kan du välja hur mycket du vill se av innehållet i ett fönster genom att klicka på Minimera eller Maximera. 8 (54) Sida Längst upp till höger i varje fönster finns ett antal knappar. Symbolen med två pilar är en knapp för att uppdatera ett fönster och dess innehåll. Hänglåset används för att låsa ett fönster från att uppdateras, se avsnitt för mer information. Knappen med skrivaren används för att skriva ut fönstrets innehåll. När detta skriv ut alternativ väljs kommer hänsyn tas till ev. sökfilter/urval som gjorts och listan visar aktuella urval. Du stänger ett fönster genom att klicka på -knappen Fönstrens funktionalitet För att få en ökad överblick kan du ha flera fönster öppna samtidigt. Dessa kommer då att visas i samma huvudfönster och går lätt att arrangera, genom "dra och släpp" principen. Fönstren "lyssnar" på varandra. Sker en ändring i ett av de öppna fönstren, t.ex. genom en ändring av sökkriterierna, sker samma ändring även i övriga öppna fönster om de berörs av gjord förändring. Vill man inte att ett fönster ska "lyssna" så kan man låsa det genom att klicka på hänglåset uppe i högra hörnet av fönstret. När du låst ett fönster ändrar hänglåset utseende till att vara låst Funktionsval Grundregeln när du ska registrera information i ett fönster är att först välja funktion, t.ex. Välj, Visa, Ändra, Ta bort eller Skapa ny. Därefter kan du fylla i önskade uppgifter och välja någon av de funktioner som finns tillgängliga, t.ex. Lägg till, Ändra eller Uppdatera. Möjliga funktionsval framgår av text i röd fet stil. Klicka på det funktionsval du önskar för att utföra funktionen Flikar Flikar finns i mittendelen av ett fönster och ser till utseendet ut som gråa knappar. Flikarna finns för att kunna visa ytterligare information tillhörande det objekt som fönstret visar. Klicka på en flik för att visa informationen. Ett informationsfält expanderas då i underkant på fönstret. Vill du se två eller flera flikar samtidigt, öppnar du nästa flik genom att hålla ner Alt- tangenten och samtidigt klicka på nästa flik med muspekaren Fält I en del fönster kan sökbegrepp eller information skrivas in, detta görs då i s.k. fält.

9 9 (54) Sida I vissa fall har fälten en färg där: Gula fält betyder att de är obligatoriska och måste fyllas i. Gråa fält betyder att man endast kan välja ett av dem och att det inte går att skriva i båda samtidigt Vita fält, dvs. de som saknar färg, betyder att de är frivilliga och kräver alltså inga uppgifter Fält kan även ha fördefinierade val att välja mellan. Dessa visas då i form av en s.k. värdelista. Det blir då möjligt att välja något av värdena som finns i listan. Det finns även en funktion kallad look up. Den finns bl.a. i fönstret vid val att registrera anställd (eller ändra anställd) för att välja befattning. Look up-funktionen innebär att ett visst antal bokstäver kan skrivas in i ett fält och under fältet visas förslag som matchar dessa bokstäver. Förslagslistan blir kortare allt eftersom fler bokstäver skrivs in. De förslag som kommer fram i listan är endast de begrepp som redan finns för det aktuella fältet i databasen. Observera att du måste välja något av alternativen i listan genom att klicka på namnet, eller stega med pil ner/upp + ENTER. Det går inte heller att skriva in ett nytt begrepp som inte finns i listan sedan tidigare. Alternativet är att klicka på Välj som står med röd text till höger om fältet. Ett nytt fönster öppnas med en lista där du kan välja vilken befattning du vill registrera i fältet. Markera den befattning det gäller och klicka på Välj. Look up-funktionen stöder dig som användare så att du får giltiga val med automatik och felstavning förhindras.

10 2.3.5 Listor Information presenteras i listor som visar de 25 första träffarna. Det totala antalet träffar som sökningen genererade visas inom hakparenteser []. 10 (54) Sida Genom att använda +tecknet till vänster ovanför listan expanderas den. Hur många poster den expanderas till visas inom parenteser (). Du kan aldrig se fler poster än det antal som står inom parenteserna. Finner du inte det du söker behöver sökkriterierna specificeras bättre så att du får färre antal träffar. När listan har expanderats går den att förminska igen genom att trycka på - tecknet (där +tecknet fanns innan). För att bläddra i listan används pilarna; enkelpil hoppar till nästa 25 träffar i listan (bakåt eller framåt) och dubbelpil till listans början eller slut. Exempel: Här ovan visas sökmöjligheterna i en lista med totalt 345 träffar där de första 200 kommer att visas genom att trycka på plustecknet. Till de flesta listor finns funktionsvalet Skriv ut, detta val skriver ut de poster som är listade. Det finns vissa skillnader mellan funktionsvalet Skriv ut och skrivarsymbolen i övre högra hörnet i alla dialogrutor. Vid val av den sistnämna finns möjlighet att få med generell information som t.ex. Organisationsnamn och sökfilter som är ifyllt. I många fall kan listor även Exporteras till Excel, där du har större möjlighet att forma din lista på andra sätt. (Du kan även kopiera information i listor, genom att markera rader, kopiera Ctrl + C och sen klistra in Ctrl + V i annat dokument t.ex. i Word-dokument.) Kryssrutor (bockrutor) I en del fönster finns det s.k. kryssrutor. Till varje kryssruta finns det en beskrivande text som förklarar vad kryssrutan gäller för. Genom att klicka med muspekaren på kryssrutan gör man ett val om vilken status kryssrutan ska ha. En markering i kryssrutan betyder att påståendet som avser kryssrutan kommer att gälla. Ibland kan kryssrutan vara kryssad som s.k. defaultvärde (standardvärde) Datum och tidsformat I applikationen skrivs datum i formatet åååå-mm-dd om inget annat anges. Tid presenteras i formatet hh-mm. 2.4 Kortkommandon I SSG Entre finns det några kortkommandon som kan användas för att förenkla arbetsprocessen. Dessa beskrivs i listan nedan. Det som beskrivs som "klick" betyder att du klickar med muspekaren.

11 11 (54) Sida Tryck Betyder Innebär F5 eller Ctrl + R Ctrl + dubbelklick Stäng alla fönster Öppna objekt i redigerbart läge Genom att trycka på F5 eller Ctrl + R kan du stänga alla öppna fönster i applikationen. Genom att trycka på Ctrl och samtidigt dubbelklicka på ett objekt i en lista, öppnar du objektet i ett ändringsbart läge. ENTER Sök Genom att trycka på ENTER på tangentbordet då du skrivit in söktermer i ett sökfilter verkställs sökningen. Tab Ctrl + Skift + klick Ctrl + klick Skift + klick Förflyttning mellan fält Skriv ut Markera/avmarkera objekt Markera sammanhängande mängd Genom att trycka på Tab-tangenten på tangentbordet så flyttas markören vidare från fält till fält. För att skriva ut informationen i en lista, tryck ned Ctrl och Skift på tangentbordet och klicka sedan i listan med muspekaren. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera objekt i en lista. Men det fungerar även tvärtom, dvs. att du avmarkerar ett objekt genom att hålla ned Ctrl och klicka på objektet. I en lista kan du markera flera objekt samtidigt genom att markera första objektet i mängden med ett klick med muspekaren och sedan hålla ned Skift och klicka på sista objektet. Ctrl + C Kopiera All text i applikationen, utom den som presenteras i listor, går att kopiera. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och C på tangentbordet. Ctrl + X Klipp ut Du kan klippa ut information som står i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att markera texten med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och X på tangentbordet. Ctrl + V Klistra in Du kan klistra in information som du tidigare kopierat eller klippt ut i fält som är öppna för redigering. Gör detta genom att klicka i önskat fält med muspekaren och tryck sedan ned Ctrl och V på tangentbordet.

12 2.5 Översyn av Tool-tips Tool-tip är det lilla förklarande fönstret som visas då du pekar med musmarkören på ett menyval. Ständiga kompletteringar görs där det saknas tool-tips. 12 (54) Sida 3 Funktioner generell beskrivning SSG Academy Tool är ett administrationsverktyg som är tillgängligt för dig som har rollen Kontaktperson, Administratör och Tillträdeskontroll Entre. Skillnaden mellan dessa tre roller beskrivs nedan. 3.1 Behörighetsroller Kontaktperson/Administratör i administrationsverktyget Behörighetsmässigt i administrationsverktyget är det ingen skillnad mellan rollerna Kontaktperson och Administratör, båda rollerna har tillgång till exakt samma funktioner kring organisationen. Kontaktpersonen är däremot den person som ytterst har ansvar för organisationen/företaget och dess gentemot SSG, den person till vilken SSG i huvudsak vänder sig vid behov av kontakt; eventuella frågor, dit fakturor och Entre-pass skickas. Saknar den anställde personlig e-postadress och fältet för e-post lämnas tomt då de registreras, skickas inloggningsuppgifterna för denne per automatik till kontaktpersonens e-postadress. Ibland kan det finnas behov av ytterligare personer i organisationen som kan hjälpa till med de administrativa funktionerna och då är det lämpligt att registrera anställda som tilldelas rollen Administratör. Med dessa två roller kan du registrera anställda som behöver genomföra utbildningar, ändra uppgifter för anställda/organisationen, tilldela utbildningar, attestera godkända utbildningar för anställda, skicka inloggningsuppgifter etc. Beskrivning av varje funktion finns längre fram i denna användarhandbok Tillträdeskontroll Entre Denna roll är avsedd för personer i en industrianläggnings Entre-organisation, för att de ska kunna kontrollera om entreprenörer uppfyller utbildningskraven för att få tillträde till anläggningen. Personer med denna roll har ingen behörighet att se, ändra eller lägga till uppgifter i den egna organisationen Användare - Kursdeltagare Anställda på företaget som ska/behöver genomgå Entre-utbildning(ar) tilldelas rollen Användare. Denna roll är inte förknippad med någon behörighet i applikationen utan är endast till för kursdeltagare som loggar in via där de kommer åt kurskatalogen under Mina SSG Utbildningar. 3.2 Menyrubriken Vanliga uppgifter Nedan beskrivs översiktligt de funktionsval som finns i menyn till vänster under rubriken Vanliga uppgifter.

13 13 (54) Sida Min användarprofil Via detta menyval kan du ändra information i din användarprofil. Genom att klicka på Ändra i övre högra hörnet öppnas alla fält för redigering och du kan ändra det du vill och sen avsluta med att klicka på Uppdatera. Applikationen finns tillgänglig på svenska och engelska Min organisation Detta menyval öppnar informationsfönstret över den organisation som du tillhör och är kontaktperson/administratör för. Där har du möjlighet att administrera alla uppgifter kring organisation och anställda Personaluppgifter Detta val är en snabblänk till fliken Personaluppgifter i Min organisation, dvs. fönstret Min organisation öppnas och du hamnar direkt i fliken Personaluppgifter och kan därigenom bl.a. välja att registrera anställda som ska genomgå utbildning. Har du administratörsbehörighet för fler än en organisation (eller avdelning) kommer du åt alla dessa från fönstret Personalens utbildningar Valet är en snabblänk till fliken Personalens utbildningar i Min organisation, dvs. fönstret Min organisation öppnas och du hamnar direkt i fliken Personalens utbildningar

14 14 (54) Sida Personalens certifikat Via detta val kommer du direkt till fliken Personalens certifikat i Min organisation, där du t.ex. kan se information om vilka diplom som din personal har eller personalens Entre-passnummer samt kan beställa ersättningskort om någon har förlorat sitt Entre-pass Mina aviseringar Detta menyval visas så snart du fått någon typ av avisering från SSG Academy Tool, t.ex. om det finns utbildningar som ska attesteras eller om det finns anställda som behöver förnya utbildningar. Du kan nämligen ställa in frekvensen av aviseringar, dvs. ange hur ofta/sällan du önskar få information via e-post. Gör enligt följande: 1. Klicka på Mina aviseringar och fönstret nedan öppnas. 2. Klicka på aviseringstypen du önskar ändra inställning för, t.ex. Avisering vid förnyelse av utbildningar enligt exemplet nedan och välj Ändra. 3. Välj med vilket intervall meddelandet ska skickas; Varannan dag, Varje vecka, Varannan vecka, Varje månad eller Aldrig. Det sista valet bör inte väljas om det inte finns någon annan i organisationen som är kontaktperson eller administratör och får aviseringar (som innehåller viktig information). 4. Avsluta med att klicka på Uppdatera Tillträdeskontroll Detta menyval avser endast industrianläggningar som har SSG Entre som tillträdeskrav för entreprenörer och beskrivs i separat avsnitt längre fram i handboken, se avsnitt 3.6. I avsnitt 3.7 beskrivs tillträdeskontroll som kan ske via vår webbservice.

15 15 (54) Sida Mina Entreprenader för industrianläggning/entreprenadföretag Detta menyval avser endast industrianläggningar som har SSG Entre som tillträdeskrav för entreprenörer och beskrivs i separat avsnitt längre fram i handboken, se avsnitt resp Menyrubriken Sökning Nedan beskrivs översiktligt de funktionsval som finns i menyn till vänster under rubriken Sök Användare Menyvalet Användare ger möjlighet att söka bland personer som finns registrerade i den egna organisationen eller de organisationer som du har behörighet att administrera, t.ex. om du är kontaktperson/administratör på flera ställen. Du får dock en bättre överblick om du går via fliken Personaluppgifter i organisationsfönstret. I fönstret Sök användare har du möjlighet att ange ett eller flera sökkriterier, ange uppgift och klicka på Sök. Finns personen visas denna och du kan öppna fönstret som visar dennes användarprofil, motsvarande fönster som Min användarprofil Organisation Med hjälp av menyvalet Organisation har du endast behörighet att söka efter din egen organisation och/eller avdelningar tillhörande denna. Enklast är att istället använda sig av menyvalet Min organisation enligt ovan, se avsnitt Denna sökfunktion kan med fördel användas av kontaktpersoner/administratörer i Entre-organisationer och beskrivs i avsnitt Sök bland SSG Entre-anslutna företag/organisationer Med hjälp av detta menyval har du som kontaktperson/administratör på företag som är anslutet till SSG Entre möjlighet att söka bland alla Entre-anslutna/ registrerade företag. I fönstret som kommer fram kan du skriva hela eller del av ett företagsnamn du vill söka efter och sen klicka på Sök. Är du osäker på exakt hur företagsnamnet är skrivet i systemet kan du skriva tecknet % framför, därmed sker sökning på hela textsträngen och resultatet visar alla organisationer som innehåller just den text du angett. I nedan exempel skulle t.ex. inte BD Industriteknik ha visats om endast "industriteknik" angetts som sökord.

16 16 (54) Sida Genom att klicka på plustecknet framför ett organisationsnamn visas vem som är kontaktperson samt e-postadress och telefonnummer till denne direkt, se ovan bild. Genom att klicka på ett organisationsnamn och välja Visa (alternativt dubbelklicka) öppnas organisationsfönstret för företaget och du får ytterligare information som adressuppgifter till företaget. Öppnar du en organisation som är en Entre-anläggning visas även anläggningens krav på Entre-utbildning under delen Tillträdeskrav längst ner i fönstret, dvs. om de utöver grundutbildningen ställer krav på lokal utbildning Utbildningskatalog Vid klick på detta val kommer du direkt till SSGs utbildningskatalog på webben där de utbildningar som du har behörighet till visas (om du är registrerad som ej kursdeltagare visas inga utbildningar) Befattning Via detta funktionsval kan du se alla generella befattningar som finns registrerade i applikationen. Saknas det någon som behövs inom din organisation kan du skapa en ny, som då blir unik för endast er organisation, dvs. inget annat företag/organisation kommer åt den. Endast SSG kan "konvertera" en befattning så att den blir generell och tillgänglig för alla organisationer. Bedömer du att befattningen borde vara av intresse för fler organisationer är du välkommen att kontakta SSG Support så hjälper vi till att skapa en

17 17 (54) Sida generell befattning. Så här skapas en ny befattning som ska vara tillgänglig för din organisation: 1. Klicka på menyvalet Befattning. 2. I fönstret som öppnas väljer du Skapa ny. 3. Ange din egen organisation i fältet Informationsansvarig. 4. Ange ett namn på befattningen och ev. ytterligare en beskrivning (valfritt). 5. Avsluta med att välja Lägg till. 6. Den nya befattningen finns nu tillgänglig och kan väljas för anställda Statistik Under menyrubriken Sökfinns valet Statistik. Här kan du som kontaktperson eller administratör se statistik över hur många anställda som genomfört en viss utbildning som er organisation har tillgång till Exempel 1 Statistik över Entre Grundutbildning För att se statistik välj Summering i fältet Statistik Typ. Värde 1 Står för antalet organisationer som är registrerade i SSG Entre. I organisationstypen "Anläggningar" är även underliggande avdelningar inräknade.

18 18 (54) Sida Värde 2 Värde 3 Värde 4 Värde 5 Står för antalet anställda som blivit tilldelade Entre Grundutbildning. Står för antalet anställda som påbörjat en utbildning men inte slutfört den. Står för antalet anställda som är godkända men ännu inte blivit attesterade. Står för antalet anställda som är attesterade. För Industrianläggningen (upphandlande industri) För att se statistik över hur många som gjort ev. lokal utbildning (för er som har det) väljer ni respektive utbildning i motsvarande fält och klickar på Sök Exempel 2 Statistik över SSG Säkerhetskörkort Den första raden, Anläggning, visar det totala antalet användare som är tilldelade, har påbörjat och är godkända på den utbildning som du valt i den högra värdelistan. Attest används inte för denna typ av utbildning idag. Så länge det är så kommer värde 4 och värde 5 att vara lika. De rader som har blå text visar motsvarande siffror för de avdelningar i din organisation som har användare som är tilldelade den aktuella utbildningen. På raderna under rubriken Förnyade visas det antal användare som har förnyat eller blivit tilldelade att förnya utbildningen. Raden Anläggning visar det totala antalet användare för utbildningen och på raderna under anläggning visas, med blå text, de avdelningar i din organisation som har användare med förnyelse Entreprenad Funktionalitet kring entreprenader (berör endast entreprenadföretag och industrianläggningar som är anslutna till SSG Entre) beskrivs separat i avsnitten om Mina Entreprenader, (ur industrianläggnings perspektiv) och (ur entreprenadföretags perspektiv). Det som skiljer dessa alternativ åt är att detta menyval ger möjlighet att söka bland alla befintliga registrerade Entreprenader, oavsett om ditt företag är inblandat eller inte. (Funktionsvalet Mina Entreprenader är att föredra.) 3.4 Min organisation beskrivning av flikar I fönstret Organisation finns ett antal flikar med nödvändig information för att kunna administrera organisationen och dess anställda. Nedan beskrivs flik för flik och hur du använder dessa och tillhörande funktioner.

19 19 (54) Sida Företagsuppgifter Den första fliken har namnet Företagsuppgifter. Fliken visar översiktlig information om organisationen som t.ex. vilken typ av organisation det är (Organisation, Anläggning (Entre), Skola/utbildning eller Entreprenadföretag), vem som är kontaktperson samt kontaktuppgifter till denna person. Ibland kan kontaktperson/administratör vara kopplad till fler än en organisation. När Min organisation öppnas via motsvarande menyrubrik är det alltid inställt så att du hamnar på den organisation som du ursprungligen är registrerad i (där du har din anställning), vilken visas med fet stil samt en rund symbol framför namnet. Symbolen är antingen grå, avser organisation som inte är anslutna till SSG Entre eller blå, avser organisation som är ansluten till Entre dvs. kravställande Entre-anläggning och entreprenadföretag som omfattas av Entre-krav. Den organisation som är skriven med fet stil är aktiv och för vilken inställningar/informationen i den nedre delen av fönstret gäller. För att byta till annan tillgänglig organisation markerar du denna rad och klickar sen på Visa i övre högra hörnet. Detta är speciellt viktigt när du ska registrera anställda, så att de hamnar inom rätt del/avdelning i organisationen Adresser I den nedre delen av fönstret visas de adressuppgifter som är registrerade för aktuell organisation/företag. Här kan du ändra eller lägga till adressuppgifter för aktuell organisation.

20 20 (54) Sida Skapa ny avdelning Du som kontaktperson/administratör kan skapa nya avdelningar inom din egen organisation. 1. Klicka på Skapa ny. 2. Ett nytt fönster enligt nedan öppnas. 3. Välj din egen organisation i fältet Förälder. 4. Ange en benämning på avdelningen i fältet Organisationsnamn. 5. Registrerat bolagsnamn är samma som finns angivet på huvudorganisationsfönstrets första sida, i exemplet Testbolaget AB. 6. Organisationstyp är fördefinierat som avdelning. 7. Avsluta med att välja Lägg till. 8. Den nya avdelningen finns nu tillgänglig i organisationsträdet och anställda kan läggas till eller flyttas dit Visa/Ändra avdelning Du kan visa information som är registrerad för en avdelning men även ändra denna. Se till att avdelningen är aktiv, dvs. är skriven med fetstil i organisationsträdet, och klicka på Visa alternativt Ändra för att öppna dialogrutan med information om avdelningen. Se vidare beskrivning ovan för Skapa ny avdelning. Genom att välja en annan avdelning i organisationen som förälder är det möjligt att flytta in en avdelning under en annan Ta bort avdelning Som kontaktperson/administratör kan du under fliken Företagsuppgifter ta bort en avdelning som inte längre är aktuell. Den kommer då inte längre att vara synlig i organisationsträdet. Se till att avdelningen är aktiv, dvs. är skriven med

21 21 (54) Sida fetstil i organisationsträdet, och klicka på Ta bort. Om det finns anställda under avdelningen går den inte att ta bort, du får då börja med att ta bort dessa (se beskrivning i avsnitt ) eller flytta (se beskrivning i avsnitt ) dessa Särskild avdelning för tillfälligt anställda Ibland finns det behov av att låta vissa personalkategorier genomgå en utbildning mer ofta än andra. Exempelvis finns det industrianläggningar som låter alla semestervikarier eller andra tillfälligt anställda genomgå en viss utbildning varje år inför att de ska börja arbeta, medan de fast anställda repeterar utbildning t.ex. vart tredje år. För att kunna hantera det krävs att utbildningen ser likadan ut men har en kortare giltighetstid. 1. Skapa en ny avdelning som du döper till exempelvis Semestervikarier. 2. Lägg till eller Flytta de aktuella personerna till den nya avdelningen. 3. Kontakta SSG som lägger till en utbildning med vald giltighetstid till avdelningen. Så länge en person tillhör denna avdelning kommer förnyelse av utbildningen, se avsnitt , att innebära att utbildningen med kortare giltighetstid tilldelas även nästa gång. En person som senare blir anställd flyttas in i den ordinarie organisationen och utbildningen får då ordinarie giltighetstid Personaluppgifter Via denna flik hanteras information om företagets anställda, du får en överblick över vilka som finns registrerade, användarnamn, ev. avdelningstillhörighet, vilka som har e-postadresser registrerade och om/när de blev aviserade sina inloggningsuppgifter (visas när musmarkören förs över brevsymbolen till höger på resp. rad). Härifrån kan även inloggningsuppgifter skickas per e-post till de anställda. (Markerar du alternativet Detaljer och väljer Sök visas information om de anställdas födelsedata, ev. anställningsnummer samt vilken avdelning/ort de tillhör inom organisationen.) Markerar du alternativet Visa nedåt och väljer Sök visas både personal som är knuten till den avdelning som är aktiv och underliggande avdelningar. I annat fall visas endast personal som finns knuten direkt till den aktiva avdelningen/

22 22 (54) Sida organisationen. Står du på huvudnivån och väljer Visa nedåt visas en lista över företagets samtliga anställda. Om du är administratör för fler än en organisation och klickar på valet Personaluppgifter under Vanliga uppgifter i menyrubriken till vänster, kommer organisationsfönstret att öppnas med skillnaden att all personal som du har rätt att administrera automatiskt visas, dvs. blandat från övriga avdelningar/organisationer, se bildexempel. Genom att bocka ur Visa alla och klicka på Sök filteras personal bort som hör till organisationen som inte är aktiv. I detta ex. skulle alla som hör till "Ö-bruket Sågverk" filtreras bort. Samma funktionalitet finns i andra flikar. Den gröna symbolen visar vem som är kontaktperson för företaget, blå symbol visar att personen är administratör i systemet och grå symbol visar att det är användare/kursdeltagare utan administrativ behörighet i systemet Registrera anställda (Lägg till ny anställd) 1. Välj Lägg till ny. 2. Fyll i uppgifter om personen i dialogrutan som öppnas. Alla gula fält är obligatoriska och måste därmed fyllas i. Om du administrerar fler än en organisation väljer du till vilken org./avd. den nya personen ska höra i fältet Organisation. Avser registreringen en person som inte har svenskt personnummer (format ååmmdd-nnnn) väljs alternativ i fältet Personnummerformat, t.ex. finsk personbeteckning eller norskt födelsenummer, i annat fall Övriga. Ett personnummer är unikt och kan endast förekomma en gång i systemet. Finns personen redan registrerad i systemet visas ett meddelande om detta och du ombeds att kontakta SSG för vidare hjälp. I fältet Användartyp finns möjlighet att ange om en anställd har det finska Arbetssäkerhetskortet. I detta fall kommer ytterligare två fält att visas, Kortnummer respektive Giltigt t.o.m., som måste fyllas i.

23 23 (54) Sida I fältet Roll anges om personen är en användare som ska genomgå utbildningar eller ska ha någon form administrativ roll i verktyget. OBS! Mer information om hantering av personuppgifter finner du på vår hemsida under Om SSG och Användarvillkor. 3. Ofärgade fält är valfria att fylla i. Anges e-postadress till den anställde kommer ett e-postmeddelande med dennes inloggningsuppgifter tillsammans med information om den aktuella utbildningen att skickas. Lämnas fältet tomt skickas e-postmeddelande i stället till kontaktpersonen, som i sin tur får vidareförmedla informationen till den anställde. Nedanstående alternativ ska alltid vara ifyllt om inte den anställde alternativt kontaktpersonen/administratören av någon anledning inte behöver e-post med inloggningsuppgifter.

24 24 (54) Sida OBS! Vi rekommenderar att lämna fältet tomt om e-postadress saknas för den anställde. E-post skickas då automatiskt till kontaktpersonen. Befattning avser personens yrkesroll och är frivillig att fylla i. 4. För personer i företaget som inte ska genomföra någon utbildning, måste alternativet Ej kursdeltagande markeras, se bild nedan. Vad gäller Entre Grundutbildning kommer i annat fall avgift att debiteras. 5. Avsluta med att välja Lägg till. 6. Ska flera anställda registreras i en följd behöver fönstret inte stängas utan du kan klicka på Lägg till ny i övre delen av fönstret och fortsätta. När du slutligen är klar stänger du fönstret genom att klicka på knappen Visa/Ändra anställd Du kan visa och ändra information som är registrerad för en anställd. Klicka på Visa, Visa profil (visar mer detaljer om den anställde) alternativt Ändra för att öppna dialogrutan med information över den anställde. Se vidare beskrivning ovan för Lägga till nya anställda Ta bort anställd Anställda som slutar i ert företag ska du ta bort från din organisation. Klicka på raden med den anställde och välj Ta bort. Du får en säkerhetsfråga om markerad person ska tas bort eller inte. I och med att person tas bort från din organisation försvinner den inte ur systemet utan ligger kvar, men hör inte till någon speciell organisation (såvida den inte redan varit knuten till annan organisation också). Personen kanske har genomfört en/flera utbildningar som fortfarande är giltiga och denne kanske ska tillhöra någon annan organisation så småningom. SSG kan hjälpa till att lägga till personer till andra organisationer/din organisation om så skulle behövas Flytta anställd Du har endast behörighet att flytta anställda inom din egen organisation, t.ex. mellan olika avdelningar. Finns en person registrerad i systemet som kanske slutat sin anställning på visst företag och börjat vid ditt företag, ber vi dig vända dig till SSG för att få hjälp att flytta in personen till din organisation Lägg till anställd Denna funktion är till för att "lägga tillbaka" tidigare registrerade personer i din organisation. Har du (eller annan person med administratörsbehörighet) tagit bort en anställd som åter ska finnas i organisationen, för att få till gång till en viss utbildning, använder du funktionen Lägg till. Sök reda på personen och "hämta tillbaka" den. Det är viktigt att fylla i personnummer vid sökningen. När du sökt personen, markera genom att klicka en gång på personraden så att den blir gulmarkerad och klicka sedan på Lägg till. Se bild nedan.

25 25 (54) Sida Skicka inloggningsuppgifter via e-post Om någon har tappat bort sina inloggningsuppgifter går det att skicka dessa på nytt, dvs. skicka ett nytt e-postmeddelande med denna information. 1. Markera raderna för den/de personer du vill skicka till. 2. Klicka på Skicka. Saknas e-postadress till en anställd skickas meddelandet per automatik till kontaktpersonen som i sin tur får vidareförmedla informationen på annat sätt. 3. Du får en kontrollfråga om du vill skicka e-post med inloggningsuppgifter till markerade personer. Genom att föra musmarkören över den brevsymbol som visas längst ut till höger efter en avisering, visas en s.k. tooltip med information om senaste aviseringsdatum och tid. Om du vill att det ska framgå av meddelandet vilken utbildning som ska genomföras aviserar du istället via fliken Personalens utbildningar, se avsnitt Möjlighet att få inloggningsuppgifter via SMS SSG Support kan skicka SMS till ett angivet mobiltelefonnummer på begäran från kund, vilket med fördel kan användas för de som inte har egen e-postadress eller tillfälligt inte har tillgång till dator.

26 26 (54) Sida Personalens utbildningar Här visas information om den/de utbildningar som de anställda är tilldelade, när de blev godkända på respektive utbildning, om och när de blev attesterade och hur lång giltighetstiden är för respektive utbildning. Markerar du alternativet Detaljer och klickar på Sök visas ytterligare information om de anställda, markeras Visa nedåt visas personal som är knuten till aktiva organisationen/ avdelningen och ev. underliggande avdelningar, se bild nedan. Via denna flik kan du även tilldela anställda utbildningar som de ska genomgå, attestera godkända utbildningar samt se vilka personer som är tilldelade förnyelser Tilldela anställd utbildning Gör enligt följande för att tilldela en eller flera anställda viss utbildning: 1. Klicka på Lägg till. 2. I fönstret som öppnas väljer du vilken utbildning som ska tilldelas, om du vill att en avisering per e-post ska skickas (saknas e-postadress skickas det till kontaktpersonen) samt markerar den/de personer som utbildningen ska tilldelas. 3. Klicka sedan på Lägg till och Stäng fönstret.

27 Skicka inloggningsuppgifter När det är dags för en anställd att gå en viss utbildning kan/ska du skicka ut inloggningsuppgifter till denna person. 27 (54) Sida 1. Välj antingen utbildning i flervalslistan Utbildning (det är oftast enklast att först välja en viss utbildning som ska aviseras då listan över personalens utbildningar kan vara väldigt lång) och/eller ange ett namn och klicka på Sök. 2. Markera den/de personer du vill skicka inloggningsuppgifter till. 3. Klicka på Skicka. Saknas e-postadress till den anställde skickas meddelandet i stället till kontaktpersonen som i sin tur får vidareförmedla informationen. 4. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill skicka e-post till de markerade personerna. Genom att föra musmarkören över den brevsymbol som efter avisering finns längst ut till höger visas en s.k. tooltip med information om senaste aviseringsdatum och tid Förnya utbildning Alla utbildningar har en viss giltighetstid t.ex. tre år för Entre Grundutbildning. Som anläggning (eller organisationer som inte är anslutna till SSG Entre) finns möjlighet att välja den giltighetstid som ska gälla för just er och en viss utbildning, t.ex. SSG Säkerhetskörkort. Detta kan göras i samband med att utbildningen görs tillgänglig för er organisation, men det finns även möjlighet att uppdatera i ett senare skede. När utbildningen läggs till er organisation finns det även möjlighet att ange om automatisk förnyelse av utbildningen ska ske då giltighetstiden gått ut. Tre månader innan giltighetstidens utgång för en utbildning kommer ett e- postmeddelande att skickas till kontaktpersonen med information om aktuella förnyelser. SSG kan i samband med att utbildning görs tillgänglig för en organisation göra inställningar så att ett e-postmeddelande även ska skickas till den anställde som behöver förnya utbildningen Avseende Entre Grundutbildning skickas automatiskt även ett e- postmeddelande direkt till den enskilde kursdeltagaren, under förutsättning att denne har en egen e-postadress registrerad i systemet. Eftersom grundutbildningen är förenad med ny kostnad ombeds kursdeltagare alltid att förankra förnyelsen med sin kontaktperson, lokala utbildningar är kostnadsfria och kan genomföras vid behov. Via fliken Personalens utbildningar kan du se information om utbildningar som behöver förnyas eller redan är utgångna. Välj Utbildning alternativt vilken Status du vill se information om i motsvarande fält eller kombinera dessa två alternativ. Tänk på att du måste klicka på Sök för att valda kriterier ska visas.

28 28 (54) Sida Om automatisk förnyelse är vald sätter systemet automatiskt statusen Förnyelse Tilldelad tre månader innan giltighetstiden löper ut. Är det någon anställd som just då inte behöver förnya sin utbildning, kan du som kontaktperson/administratör välja att Ta bort förnyelsen genom att markera den anställde och välja denna funktion. Du kan på motsvarande sätt välja att åter igen Förnya utbildningen i ett senare skede. Om automatisk förnyelse inte är vald måste du gå in och aktivt välja att förnya under denna flik. Om en utbildning har statusen Utgått behöver den först Förnyas för att den anställde ska kunna gå utbildningen på nytt. Markera då personraden och klicka på Förnya. Statusen ändras då till Förnyelse Tilldelad, se ex nedan. Om den anställde behöver göra om utbildningen tidigare än 3 månader till utgång kan det ställas in under fältet Månader till utgång. Välj då Status Utgående samt Månader till utgång t. ex 6 månader.

29 29 (54) Sida De utbildningar som har utgångsdatum inom 6 månader visas. För att den anställde ska kunna förnya utbildningen behöver du som kontaktperson/administratör förnya utbildningen i listan. Markera personraden och klicka på Förnya Attestera kurs Alla idag tillgängliga utbildningar utom Entre-utbildningarna blir automatiskt attesterade då de genomförs med godkänt resultat, därför blir attestdatum detsamma som Godkänd datum. Vad gäller Entre-utbildningar måste dessa attesteras av kontaktperson/administratör för att resultatet ska uppdateras och bli sökbart i databasen. 1. Du som kontaktperson/administratör kommer då att få menyvalet Attestera kurser i menyn till vänster under rubriken Att göra. 2. Klicka på detta menyval eller öppna Min organisation och fliken Personalens utbildningar, där utbildningar attesteras. 3. Visas många anställda i listan kan du med fördel välja Väntar på attest i fältet Status och klicka på Sök. De som väntar på attestering visas därmed i en lista. 4. Markera den eller de rader som finns i listan och klicka på Attestera Utfärdande av Entre-pass När Entre Grundutbildning attesteras för en entreprenör går det automatiskt en signal till SSG som utfärdar Entre-pass till berörda personer och skickar dessa till företagets kontaktperson. Grundutbildningens giltighetstid är tre år (räknat från det att utbildningen blev godkänd, dvs. när certifieringstestet blev godkänt) och det trycks på Entre-passets framsida tillsammans med den anställdes namn. På kortets baksida trycks personnumret i streckkod. Via detta Entre-pass har industrianläggningar möjlighet att se information om ev. lokal Entre-utbildning har genomförts, dvs. om anläggningens tillträdeskrav uppfylls eller inte. Kortet är fr.o.m försett med andra s.k. teknologier, som gör det

30 30 (54) Sida möjligt att använda det som inpasseringskort vid industrianläggningar som har kortbaserat inpasseringssystem Attestering av kurser för industrianläggningspersonal Attestering av Entre Grundutbildning för personal vid industrianläggningar görs på samma sätt som för entreprenadföretag. Enda skillnaden är att det inte går någon signal till SSG om att utfärda Entre-pass! För att personal ska få ett Entre-pass måste dessa begäras via separat rutin i Entre, se avsnitt nedan. Vid attestering får utbildningen sin giltighetstid registrerad och visas i fliken Personalens Utbildningar Avisering om tilldelad utbildning som inte påbörjas. Om en kursdeltagare inte har påbörjat en tilldelad utbildning efter två veckor från tilldelning, skickas en påminnelse via e-post till kursdeltagaren (kontaktpersonen/administratören). Under Mina aviseringar kan frekvensen på meddelanden som vanligt ställas in från dagligen till månadsvis avisering. Det går även att välja så avisering aldrig sker Personalens certifikat I denna flik visas information om de anställdas olika certifikat/diplom. När en utbildning är godkänd och attesterad skapas ett personligt diplom eller kort för den aktuella utbildningen. Diplom finns tillgängliga på SSGs hemsida under Mina SSG Utbildningar och kan skrivas ut eller laddas ner av kursdeltagaren själv. På diplomet finns angivet det datum då utbildningen blev godkänd och attesterad. Entre-pass får ett unikt kortnummer och detta samt giltighetstid kan utläsas i denna flik. Genom att välja Nej i fältet Har kort visas en lista över de som saknar Entre-pass Begär Entre-pass för industrianläggningar När anställda vid industrianläggning får sin godkända Entre Grundutbildning attesterad och Entre-pass önskas för dessa personer, måste du som kontaktperson/administratör välja att begära detta. Gör enligt följande:

31 31 (54) Sida 1. Välj alternativet Nej i fältet Har kort. 2. Markera de anställda du vill beställa Entre-pass åt och klicka på Begär. 3. Du får en säkerhetsfråga om du vill begära Entre-pass för markerade personer. När du svarar Ja skickas informationen till SSG som utfärdar och skickar Entre-pass till anläggningens kontaktperson. Detta är förenat med en kostnad enligt avtal för industrianläggningar, se även information nedan Beställning av ersättningskort för Entreprenörer. Har någon anställd förlorat sitt Entre-pass går det att beställa ett nytt till en kostnad enligt prislista som finns på vår hemsida Beställningen görs från applikationen och.i, gör enligt nedan. 1. Markera den anställde som behöver ersättningskort i fliken Personalens certifikat och klicka på Ersättningskort. 2. Du får en säkerhetsfråga om du vill beställa ersättningskortet för markerad person, svara Ja så skickas information till SSG som utfärdar och skickar nytt kort till företagets kontaktperson. 3. Till dess att SSG utfärdat nytt kort och/eller fakturerat beställningen visas informationen Kort beställt i denna flik Tillgängliga utbildningar Under denna flik visas de utbildningar som finns tillgängliga för den aktuella organisationen. En utbildning kan tilldelas alla anställda, vilket innebär att alla samtidigt får den tillgänglig under Mina SSG Utbildningar, men det är även möjligt för företaget att välja själv när tilldelning ska ske, se avsnitt Det är möjligt att göra andra inställningar för vissa typer av utbildningar, men det gäller inte för Entre-utbildningar. Följande inställningar kan göras: Giltighetstid Maximalt antal kursdeltagare Om utbildningen ska förnyas automatiskt när giltighetstiden går ut Om e-post ska skickas till personalen vid förnyelse Kontaktuppgifter till en person som ansvarar för utbildningen

32 32 (54) Sida Tillträdeskrav Denna flik är endast synlig för industrianläggningar anslutna till SSG Entre! Så snart en anläggning anslutit sig till SSG Entre och ska börja ställa krav på Entre-utbildning ställer SSG in de tillträdeskrav som ska uppfyllas för att en entreprenör ska få tillträde. Entre Grundutbildning omfattas alltid men sen kan det skilja sig vad gäller lokal Entre-utbildning, se bildexempel nedan. Det är på inställningarna i denna flik som funktionen Tillträdeskontroll baseras Relaterade entreprenadföretag Denna flik är endast synlig för organisationer/företag anslutna till SSG Entre! De organisationer som en industrianläggning har en affärsrelation med kan väljas via denna flik. Genom att välja företag som finns registrerade i Entre, kan du som kontaktperson/administratörer och personer med rollen Tillträdeskontroll ENTRE göra både kollektiva sökningar på kursstatus för ett helt företag eller via namn på personer som hör till en relaterad organisation. Tillträdeskontrollen ges andra möjligheter och underlättas därmed. För att skapa relationer till organisationer gör enligt följande: 1. Klicka på Lägg till. 2. Sök reda på företaget/organisationen, markera det och välj Lägg till. 3. De företag som väljs som relaterade organisationer kommer att hamna i en s.k. Generell Entreprenad, vilket även visas i fliken Relaterade entreprenadföretag.

33 33 (54) Sida På motsvarande sätt kommer det att visas i organisationsfönstret och fliken Relaterade anläggningar för ett entreprenadföretag, dvs. att de ingår i en generell entreprenad hos viss anläggning. Se ex. nedan där entreprenadföretaget "Städarna - Test" är vald som relaterad organisation av Ö-bruket (de ingår därmed i en generell entreprenad). Entreprenadföretaget kan, om de vill, ta bort denna relation vilket medför att anläggningen inte längre kommer att kunna se information om kursstatus för det företaget. 4. Valda företag kommer att vara sökbara i funktionen Tillträdeskontroll. En översikt kan dock fås redan via denna flik genom att markera ett företagsnamn och klicka på Visa. I nedre delen av fönstret visas om resp. person på entreprenadföretaget uppfyller anläggningens tillträdeskrav eller inte (gröna resp. röda symboler). Genom att markera en person som t.ex. inte uppfyller kraven och klicka på Visa (i nedre delen av fönstret, alt. dubbelklicka) får du mer detaljerad information om vilket/vilka tillträdeskrav som inte uppfylls.

34 34 (54) Sida Ytterligare beskrivning av funktionen Relaterade entreprenadföretag tillsammans med Tillträdeskontroll finns i avsnitt Fordon Denna flik visas endast för organisationer/företag som är anslutna till SSG Entre. Det finns möjlighet att registrera fordon som företaget/organisationen äger och som personalen använder vid besök på anläggningar. Ibland kan detta vara önskvärt från anläggningarnas sida som utfärdar passerkort även för fordon. För att registrera ett fordon som inte redan finns gör så här: 1. Klicka på Lägg till nytt. 2. I fältet Informationsansvarig kan du börja skriva några tecken av namnet på din organisation (som är registrerat i Entre) så visas ett förslag som du kan klicka på för att välja. Det går även att direkt klicka på Välj till höger om fältet och välja din organisation. 3. Fyll därefter i resterande information, Registreringsnr är obligatoriskt, övriga är frivilliga men kan vara värdefulla som beskrivning. 4. Avsluta med att klicka på Lägg till Koppla fordon till anställd För att ett fordon ska bli synligt för en industrianläggning måste fordonet kopplas till en viss person som ska använda det under sitt besök. Det görs via fliken Personaluppgifter genom att markera personen och välja Visa profil. Personens användarprofil i detalj visas uppdelat på olika flikar och där väljer du fliken Övrigt.

35 35 (54) Sida Ett fordon som registrerats inom organisationen enligt ovan kan du sedan välja att Lägga till (koppla) för en anställd. Det är även möjligt att direkt via ovan dialogruta och valet Lägg till nytt registrera ett fordon, som då direkt blir kopplat till den anställde. För att en industrianläggning ska ha möjlighet att se denna typ av information förutsätter det att entreprenadfunktionen används och att personen i fråga är bemannad i entreprenad-/projektarbetet Betalningar Denna flik visar information om alla fakturor som skickats till aktuell organisation sedan början av 2010 (tidigare fanns inte stöd för denna funktion) Inställningar Vid fakturering av avgiften kring Entre Grundutbildning kan vissa företag kräva att fakturorna är märkta med någon form av referensnummer (inköpsordernr, kostnadsställe, kontonr etc.). Denna märkning kan anges i fältet Referens och SSG är tacksam om detta kan göras så snart denna information finns på ert företag. Ibland kan det krävas unika referensnummer för varje inköp och då behöver informationen i Entre uppdateras i samma takt! Vänligen ändra denna Referens så snart det behövs! I annat fall skrivs det som står i fältet sen tidigare även på nästa faktura. 3.5 Entreprenadfunktionen Menyvalet Mina Entreprenader - för industrianläggning Denna funktion är framförallt till för de industrianläggningar och därigenom inblandade entreprenadföretag, som i applikationen vill administrera hela eller delar av entreprenader/projekt ska genomföras på en anläggning. Dessa kan registreras redan i planeringsskedet men även under stadiet pågående, de kan

36 36 (54) Sida tidsättas och inblandade entreprenadföretag kan väljas in till en specifik entreprenad. Dessa företag får därmed information om att de ska bemanna entreprenaden/projektet, dvs. i princip rapportera en personallista via systemet och därigenom får anläggningen information om vilka personer som förväntas komma under entreprenad-/projektarbetet och dels på hur kursstatus ser ut i förhållande till tillträdeskravet. Vid klick på menyvalet Mina Entreprenader visas de entreprenader som är planerade eller pågående för din organisation. När funktionen väljs placeras markören automatiskt på den entreprenad som senast ändrades. Här kan entreprenader skapas, ändras eller tas bort. Genom att klicka på en Entreprenad i övre delen av dialogrutan och därefter klicka på Visa (valet blir gulmarkerat), visas detaljinformation i nedre delen. Entreprenadägare är den upphandlande industrianläggningen och är den organisation som skapar en entreprenad och knyter in entreprenadföretag som ska delta i entreprenaden. Följande funktioner är tillgängliga för företag som är entreprenadägare: Skapa, ändra och avsluta entreprenad Ange tillträdeskrav för entreprenad Välja delaktiga företag till entreprenaden samt kontaktperson på Entreprenadföretaget och avisera denne Administrera entreprenader (t.ex. status, förändringar i tid etc.) Ta del av bemanning (personalförteckning) från entreprenadföretag Ny entreprenad kan skapas antingen via Mina Entreprenader eller via menyvalet Entreprenader som finns under rubriken Sök. Nedan beskrivs vägen via det förstnämnda alternativet. 1. Klicka på Skapa ny i nedre delen av dialogrutan och fyll i uppgifter om entreprenaden i det fönster som öppnas.

37 37 (54) Sida 2. Välj Typ (Entreprenad eller Projekt), ange ett namn (måste vara unikt, dvs. ett entreprenadnamn kan inte förekomma fler än en gång för en och samma ägare), ange ev. beskrivning och referens/ordernr, vem inom organisationen som ska vara ansvarig för entreprenaden, status (planerad, pågående etc.) startdatum och ev. slutdatum (kan lämnas tomt). Vad gäller Status tas i detta läge ingen hänsyn till datumangivelse, dvs. valt status gäller oberoende av vilket datum som anges. Avsluta med att klicka på Lägg till. 3. Du kommer tillbaka till fönstret ovan som då visar detaljinformation om den nya entreprenaden Tillträdeskrav i Entreprenad Med tillträdeskrav avses de krav som ska uppfyllas för de anställda som ska delta/arbeta i en entreprenad. Olika tillträdeskrav kan anges för olika Entreprenader. Det är entreprenadägaren (kontaktpersonen för entreprenaden) som anger tillträdeskraven. En industrianläggnings generella tillträdeskrav, som ställs in via Min organisation, t.ex. krav på Entre Grundutbildning, blir automatiskt valt som tillträdeskrav i samband med att entreprenaden skapas. Eventuella ytterligare tillträdeskrav anges av entreprenadägaren. 1. Markera den entreprenad som tillträdeskrav ska ställas in för och klicka på Visa (Entreprenaden blir markerad med gul symbol och fet stil, enligt bild ovan). 2. Klicka på fliken Tillträdeskrav, se bild nedan.

38 38 (54) Sida 3. Tillträdeskrav läggas till eller tas bort. 4. Ett tillträdeskrav omfattar alla befattningar i Entre, dvs. det kan inte ställas in att enbart gälla viss typ av befattning som t.ex. Elektriker. Genom att ange datum kan du styra från när kravet ska gälla och även om och när kravet ska upphöra. Markera därefter i listan vilken utbildning som ska ställas som krav och klicka på Lägg till Organisationer - Välja entreprenadföretag till entreprenad För att knyta in olika entreprenadföretag som ska vara delaktiga i en entreprenad gör du så här: 1. Utgå från fliken Organisation i dialogrutan för aktuell entreprenad.

39 39 (54) Sida 2. Klicka på Lägg till för att välja och fylla i uppgifter om entreprenadföretag, se exempel nedan. Genom att skriva in hela eller del av organisationsnamnet och sedan klicka på Sök, visas alla organisationer som matchar det som skrivits. I detta fall visas ABB som finns representerade på olika orter/avdelningar. 3. Roll i Entreprenad kan vara Entreprenör, Huvud-, Underentreprenör eller Ägare av Entreprenad (den organisation som skapar entreprenaden blir automatiskt ägare). 4. Genom att skriva in hela eller del av ett organisationsnamn kan du lätt söka reda på visst entreprenadföretag bland alla som är registrerade i Entre. Ytterligare sökfält kan fyllas i för att specificera sökningen ännu mer. Klicka sen på Sök för att få en lista med företag som matchar din sökning. Markera det organisationsnamn som ska kopplas till entreprenaden och klicka på Lägg till. Upprepa detta för att eventuellt lägga till ytterligare entreprenadföretag. Exempel på en lista över valda företag visas i fönstret nedan.

40 40 (54) Sida 5. För att göra inställningar som roll i entreprenad, när i tiden företaget ska vara delaktig i entreprenaden samt val av ansvarig person på respektive Entreprenadföretag, markeras företaget i listan ovan, klicka därefter på Ändra. Genom att välja att avisera den ansvarige personen, skickas ett e-postmeddelande automatiskt till denne, med upplysning om att företaget "bjudits in" till aktuell Entreprenad. Kopia skickas även till företagets kontaktperson i Entre. 6. Avsluta med att klicka på Uppdatera Tillträdeskontroll utlagd på entreprenad Ibland lägger upphandlande industri ut vaktfunktionen på Entreprenad. Det är då vaktbolagets personal som har i uppgift att kontrollera alla personer som ska passera in på industriområdet uppfyller anläggningens tillträdeskrav. Denna typ av kontroll kan då läggas upp som en entreprenad från den upphandlande industrins sida. Nedan beskrivs detta som ett exempel, dels utifrån anläggningens perspektiv och dels ur entreprenadföretagets (vaktbolagets) perspektiv.

41 41 (54) Sida Industrianläggningen (upphandlande industri) 1. Industrianläggningen skapar en entreprenad som kallas t.ex. Vakten. Klicka på Mina Entreprenader i menyn, välj Skapa ny och fyll i uppgifter för entreprenaden. Se exempel i bilden nedan. Avsluta med att klicka på Lägg till. 2. Välj det eller de entreprenadföretag som ska vara inblandade i Vakten genom att klicka på fliken Organisationer och Lägg till. Se utförligare beskrivning ovan under Välj vem på entreprenadföretaget som ska vara ansvarig genom att dubbelklicka på företagsnamnet i fliken Organisation och sen klicka på Ändra. Förslag på person vid entreprenadföretaget som ska utföra tillträdeskontroll kan också väljas under delen Bemanning, men normalt är det entreprenadföretaget självt som sköter bemanningen.

42 42 (54) Sida Entreprenadföretaget Entreprenadföretaget får information via e-post att entreprenaden Vakten ska bemannas. 1. Klicka på Bemanna: Vakten som finns under rubriken Att göra. 2. Följ beskrivningen under avsnittet Det är viktigt att tilldela en anställd som ska inneha en vaktfunktion på industrianläggningen rätt roll. För att kunna kontrollera om Entreprenörer genomfört Entre-utbildning (-ar) och får släppas in på industriområdet måste personal som ska utföra tillträdeskontroll ha rollen Tillträdeskontroll ENTRE, se bild nedan. 4. När personen loggar in i administrationsverktyget kommer funktionen Tillträdeskontroll att bli tillgänglig under rubriken Vanliga uppgifter i menyn. Anställd på entreprenadföretag med behörighet till tillträdeskontroll I exemplet ovan har Anna Annasson som normalt har befattningen Projektledare i sin organisation, tilldelats rollen Tillträdeskontroll ENTRE i entreprenaden Vakten på anläggningen "Skogsbolaget 1". När Anna loggar in visas funktionen Tillträdeskontroll i menyn enligt bilden nedan. Tillträdeskontroll kan sen ske enligt instruktion i avsnittet

43 43 (54) Sida Fasta Entreprenadföretag/Entreprenörer Ett lämpligt sätt att lägga upp s.k. fasta entreprenörer är att definiera en årsentreprenad (eller annat lämpligt intervall). Därmed behövs inte en ny Entreprenad för varje deluppdrag som dessa utför definieras. Samtidigt kan de fasta entreprenadföretagens anställda vara registrerade och kända i systemet. Exempel på årsentreprenader kan vara: "Ställningsbyggarna 2010", "Snöröjning 10/11" eller "Rörmontage " Menyvalet Mina Entreprenader - för entreprenadföretag När ett entreprenadföretag knutits till en entreprenad på industrianläggning kommer dels den av entreprenadägaren valda ansvarspersonen och dels entreprenadföretagets kontaktperson att bli informerade om detta via e-post. Det aviseras i och med att alternativet Avisera markeras av anläggningen (se tidigare bild ovan). Ansvarig person på entreprenadföretaget väljer ut den personal som ska delta i entreprenaden. Entreprenadföretagets ansvarige person administrerar följande: Fördelar eventuellt om ansvaret till annan person Bemannar entreprenaden och markerar att bemanning är klar Anger vilka fordon som kommer att användas i entreprenaden Ansvarig för entreprenad För att byta av person på företaget som ska vara ansvarig för en entreprenad: 1. Klicka på Mina Entreprenader. 2. I fönstret som öppnas markerar du i den övre delen den entreprenad, för vilken ändring ska göras, och klickar sen på fliken Organisation. 3. Markera ditt organisationsnamn och klicka på Ändra. 4. Välj vem som ska vara Ansvarig och markera gärna att personen ska Aviseras, se bild nedan.

44 44 (54) Sida Bemanning av entreprenad När entreprenadföretagets ansvarige person loggar in i Entre, visas under rubriken Att göra om det finns någon entreprenad att bemanna. 1. Klicka på den entreprenad som ska bemannas för att välja vilka anställda som ska vara delaktiga i denna. 2. Klicka på Lägg till i delen Bemanning i fönstret som öppnas. Symbol (grön/röd) visar om person uppfyller de tillträdeskrav som ställts i Entreprenaden eller inte. Ytterligare information visas genom att markera ett namn och klicka på Visa.

45 45 (54) Sida 3. Inställningar för anställda som ska vara med och arbeta i entreprenaden görs genom att välja roll, ev. datumintervall, samt val av personer. Med Roll avses den roll som en person ska ha i själva entreprenaden. Om den inte skiljer sig från den ordinarie som är vald i organisationen väljs alternativet Rollen i organisationen. Det betyder att en person som t.ex. har befattningen Elektriker i organisationen även får denna i Entreprenaden. 4. Val av anställda kan ske dels en och en, men även flera åt gången. Urval av enskild anställd kan göras på personnummer, för- och/eller efternamn och sen klicka på Sök, se ex i bilden ovan. Ett annat alternativ är att klicka direkt på Sök och sedan välja en/flera personer ur den lista som visas.

46 5. Om tillträdeskraven för en entreprenad uppfylls eller inte för de anställda visas i bemanningslistan i form av symbolen för "tillträdeskrav uppfylls" och för "tillträdeskrav uppfylls inte". Genom att markera ett namn och klicka på Visa kan du se exakt vilka krav som uppfylls/inte uppfylls, se ex nedan. 46 (54) Sida Bemanning av entreprenad klar När ansvarig person på entreprenadföretaget valt ut de anställda som ska delta i Entreprenaden ska den ansvarige personen ange att bemanningen är klar. Gör då enligt nedan. 1. I fönstret nedan klickar du på Ändra.

47 47 (54) Sida 2. Markera alternativet Bemanning klar samt Avisera bemanning och klicka på Uppdatera. Ett e-postmeddelande skickas då till kontaktpersonen hos entreprenadägaren med information om att bemanningen från ert företag är klar Välja fordon i entreprenad På motsvarande sätt som anställda välj till en entreprenad kan även fordon väljas. Detta är inte alltid nödvändigt, hör med den industrianläggning som äger entreprenaden om de vill/behöver ha möjlighet att se denna information. Klicka på Lägg till under fliken Fordon. Finns fordon registrerade i organisationen sedan tidigare (via Min organisation och fliken Fordon) visas en lista över dessa. Från denna kan fordon väljas som ska användas i entreprenaden. Det finn även möjlighet att lägga till nya fordon direkt i denna dialog Entreprenader (flik i Min organisation) Via denna flik visas de eventuella entreprenader/projekt som ert företag/organisation är involverade i vid industrianläggningar. På motsvarande sätt visas

48 48 (54) Sida information för industrianläggning. Det förutsätter att en industrianläggning har registrerat en entreprenad (eller ett projekt) och "bjudit in" entreprenadföretag till denna för att entreprenaden ska bemannas med personal som kommer att vara involverade i detta arbete. På så vis kan en anläggning i god tid få en överblick över kursstatus bland de personer som kommer dit, dvs. se om de uppfyller anläggningens tillträdeskrav på Entre-utbildningar. Mer detaljinformation om denna funktion finns under avsnitten och Tillträdeskontroll för industrianläggningar Funktionen Tillträdeskontroll, som finns tillgänglig i menyn till vänster, används för att kontrollera att Entreprenörer uppfyller en industrianläggnings krav på Entre-utbildning, s.k. tillträdeskrav (dvs. funktionen kan endast användas av organisationer av typen Anläggning (Entre) och inte entreprenadföretag eller övriga. Kontroll kan antingen göras genom sökning på personnummer, Entre-passnummer eller genom att söka via Relaterade entreprenadföretag, se avsnitt Funktionen är tillgänglig för personer i industrianläggningens organisation med rollen Kontaktperson, Administratör samt Tillträdeskontroll Entre (där den sistnämna saknar behörighet till övriga administrativa funktioner). För att kontrollera om en person ska få tillträde görs enligt nedan Flik Tillträde 1. Klicka på Tillträdeskontroll under rubriken Sök i menyn till vänster i verktyget. 2. I fönstret som öppnas hamnar du automatiskt i första fliken Tillträde. I fältet Tillträde till organisation kan du välja din egen organisation genom att börja skriva begynnelsen på organisationsnamnet. Pila ner till ditt alternativ och tryck Enter. OBS! Lämnas fältet tomt kommer automatiskt sökning att ske mot den organisation du tillhör i Entre! 3. Fyll i personnummer eller Entre-passnummer (om det är känt) för den du vill kontrollera (i detta ex används påhittade uppgifter).

49 49 (54) Sida Tillträdeskrav ej uppfyllt Tillträdeskrav uppfyllt 4. I exemplet ovan visas förbudstecken för den eftersökta personen, eftersom exempelbruket "Ö-bruket" har tillträdeskrav både på att Entre grundutbildning och lokal Entre-utbildning ska ha genomförts. Om inte båda kurserna är genomförda och attesterade (av kontaktperson/administratör på berört entreprenadföretag) har personen inte tillträdesrätt till anläggningen. 5. Genom att klicka på raden för personen och därefter på Visa utökas informationen med vilken/vilka utbildningar som inte uppfyller tillträdeskravet. Där visas även en kommentar för respektive utbildning, t.ex. utbildningens giltighetstid. OBS! Utbildning som genomförts med godkänt resultat men ännu inte attesterats kommer inte ge positivt resultat vid en tillträdeskontrollsökning. I exemplet ovan visas Del av utbildn, ej godkänd vilket tyder på att utbildningen ännu inte

50 50 (54) Sida attesterats av kontaktperson/administratör på resp. företag. Det måste göras för att utbildningen ska betraktas som helt giltig i systemet Flik Tillträde Relaterade org. I och med att entreprenadföretag är tillagda som relaterade organisationer blir det möjligt att via funktionen Tillträdeskontroll kontrollera kursstatus för en hel organisation. Det är även möjligt att söka på personnamn som finns i någon av de relaterade organisationerna. För att söka kursstatus på speciellt entreprenadföretag/organisation gör du enlig nedan. 1. Sök reda på det entreprenadföretag du vill kontrollera kursstatus för genom att börja skriva del av företagsnamnet i fältet Rel. organisationer. Hittas förslag som matchas visas dessa i en ruta direkt under fältet. Pila ner till det alternativ du önskar välja och tryck Enter eller använd muspekaren och klicka. Klicka sedan på Sök. Väljs ingen organisation kommer kursstatus för alla registrerade anställda vid de relaterade organisationerna att visas i listan. 2. En lista över kursstatus för alla registrerade anställda i organisationen visas. (Kontroll sker mot aktuella tillträdeskrav som är inställda för er industrianläggning via motsvarande flik i Min organisation. Förutom Entre Grundutbildning har vissa anläggningar även en lokal Entreutbildning som ska genomföras för att få tillträde.) Mer detaljerad information om personerna och deras kursstatus kan ses genom att markera ett namn i listan och klicka på Visa. Tillträdeskrav ej uppfyllt Tillträdeskrav uppfyllt 3. Sökning kan även göras på ett specifikt namn genom att fylla i fältet/fälten Efternamn och/eller Förnamn. Sökning görs då mot alla relate-

51 51 (54) Sida rade organisationer och de som uppfyller sökkriteriet kommer att visas i en lista Generell kontroll mot anläggningens tillträdeskrav av lokal utbildning Det finns möjlighet att göra en generell kontroll av alla registrerade personer i Entre som har kursstatus minst påbörjad av en anläggnings lokala Entreutbildning. Denna funktion har även personer med rollen Tillträdeskontroll Entre åtkomst till (förutom kontaktpersoner och administratörer). 1. Via funktionen Tillträdeskontroll och fliken Tillträde relaterade org. kan sökning göras utan att välja en specifik relaterad organisation eller uppge ett namn. Vid klick på Sök presenteras en lista över alla personer i systemet som har minst kursstatus Påbörjad av den lokala utbildningen (kontroll sker givetvis även mot Entre Grundutbildning det är det totala tillträdeskravet som kontrolleras). OBS! Har anläggningen ingen lokal Entre-utbildning sker kontroll enbart av Entre Grundutbildning och endast mot de organisationer som har en relation till anläggningen, dvs. är tillagda via Min organisation/ Relaterade entreprenadföretag. Listan kan sorteras på respektive kolumnrubrik genom att klicka på dess namn, t.ex. rubriken Företagsnamn.

52 52 (54) Sida Entreprenadfunktionen och Relaterade entreprenadföretag De industrianläggningar som använder, och hittills har använt sig av funktionen Entreprenader, kommer automatiskt att få en lista över alla dessa entreprenadföretag/organisationer även i fliken Relaterade entreprenadföretag i organisationsfönstret. Befintliga entreprenader kommer således inte att påverkas av funktionen för relaterade entreprenadföretag, mer än att en stor del av arbetet med utpekande av företagen redan är gjort! Det underlättar även i framtiden att lägga till entreprenadföretag som anläggningen har en affärsrelation med, utan att för den sakens skull behöva registrera en entreprenad. 3.7 Förenklad webbservice - tillträdeskontroll Webbservice är en funktion som industrianläggningar kan använda sig av för att på ett snabbt och enkelt sätt kunna göra tillträdeskontroll utan att logga in i administrationsverktyget. Förändringen innebär att anläggningen kan kontakta SSG Support som omgående tilldelar en företagsinloggning. Anläggningen loggar in på en angiven webbadress där två sökfält finns, personnummer och Entre-passnummer. Sökning görs och Entre-systemet skickar tillbaka ett svar om personen är godkänd eller inte godkänd att passera, dvs. uppfyller anläggningens tillträdeskrav. Då webbservicen är tilldelad av SSG Support finner du företagsinloggningen under Min organisation och fliken Inställningar, se nedan. Denna företagsinloggning kan användas av flera personer samtidigt på anläggningen om så skulle behövas, samt sker ingen kontroll av inloggningstiden. Det betyder att det ständigt går att vara inloggad på en dator i t.ex. en portvakt. 4 Kursdeltagare Kursdeltagare, dvs. alla anställda, även kontaktpersoner/administratörer och tillträdeskontrollanter, som behöver genomföra en eller flera utbildningar loggar in på SSGs hemsida enligt beskrivning under avsnitt Genomföra utbildning För att genomföra en utbildning klickar du på Mina SSG Utbildningar. Den/de utbildningar som är Tilldelade & påbörjade visas i den övre delen av fönstret, därefter följer de som eventuellt är Avslutade. Om ett eller flera diplom skapats upp finns de under Mina diplom. Längre ner finns Utbildningskatalogen som innehåller alla de utbildningar som du har tillgång till. Vad gäller Entre-utbildningar finns både den industrigemensamma grundutbild-

53 53 (54) Sida ningen och olika anläggningars lokala Entre-utbildningar. Många utbildningar finns dessutom tillgängliga på flera språk. Klicka på Starta kursen längst till höger på raden för att påbörja en utbildning. Entre Grundutbildning blir automatiskt tilldelad alla kursdeltagare, men en kontaktperson/administratör kan även välja att tilldela anställda utbildningar som behöver genomföras innan ett besök på anläggning som har lokal Entreutbildning. Dessa visas då i den övre delen av fönstret, se ex nedan. Har en kursdeltagare inte blivit tilldelad en Entre-utbildning som behöver genomföras, kan den ändå alltid startas från utbildningskatalogen. När utbildning är genomförd och blivit godkänd måste denna attesteras av dig som kontaktperson/administratör, detta för att resultatet ska uppdateras i Entre-databasen. Kontaktpersoner och administratörer som själva genomför Entre-utbildning kan/måste attestera sin egen utbildning! Status på utbildning För att visa status på utbildningar används symboler som beskrivs nedan. Utbildning är tilldelad men ännu inte påbörjad Utbildning är påbörjad men ännu inte avslutad Utbildning är genomförd och godkänd men ännu inte attesterad

54 54 (54) Sida Utbildning är attesterad Utbildningens giltighetstid har gått ut och den behöver förnyas Repetera utbildning När en utbildning har genomförts och blivit attesterad kan den göras om valfritt antal gånger. Observera att giltighetstiden inte kommer att påverkas utan det styrs av när den blev godkänd första gången. I stället för Starta kursen står det då Repetera kursen Förnya utbildning Tre månader innan en utbildnings giltighetstid går ut görs utbildningen möjlig att förnya (om ingen annan tidsinställning gjorts för just er organisation i applikationen), dvs. genomföras på nytt för att förlänga giltighetstiden, och då visas förnyelsesymbolen enligt ovan i utbildningskatalogen. Mer om funktionaliteten kring förnyelse kan läsas i avsnitt Eftersom Entre Grundutbildning är förenad med ny kostnad ombeds kursdeltagare alltid förankra förnyelsen med sin kontaktperson. Lokala utbildningar är kostnadsfria och kan genomföras vid behov. Utbildning som behöver förnyas En förnyelse som tagits bort av kontaktperson/administratör på företaget för en anställd, kommer inte att visas i listan ovan. Det innebär att utbildningen inte kan förnyas (genomföras på nytt för att förlänga giltighetstiden) utan att kontaktperson/administratör manuellt väljer att åter förnya utbildningen inne i applikationen. 5. Support och information Har du några frågor kring SSG Academy Tool och dess funktioner eller behöver hjälp/information avseende utbildningar är du välkommen att kontakta SSG support via e-post till support@ssg.se eller telefon