Chefer. Så kan ni stötta medarbetarna före och efter deras utbildning för ökad effekt och bättre resultat. Forskningsinsikter delade av Knowly

Transkript

1 Chefer Så kan ni stötta medarbetarna före och efter deras utbildning för ökad effekt och bättre resultat. Forskningsinsikter delade av Knowly

2 Du som chef är viktig Utbildning är en viktig del för dina medarbetare och hela företagets utveckling. Som chef har du en betydande roll i vilken effekt utbildningen får. Du kan antingen vara den som hindrar dina medarbetare eller vara katalysatorn som stimulerar deras lärande. Vilket i sin tur kan leda till de beteendeförändringarna du söker hos dina medarbetare. I den här guiden får du en kort introduktion till forskningen bakom hur din roll som chef påverkar medarbetarnas lärande inför och efter en utbildning. Samt konkreta steg du kan ta nästa gång det är dags för utbildning. Hoppas du får användning för denna guide! /Knowly 1

3 Vad säger forskningen? Det finns en mängd forskning som genomgående visat att utbildning som förbättrar kunskaper, färdigheter och förmågor oss anställda leder till högre prestanda, vinst och tillväxt i organisationer. Varje år spenderas det miljarder på utbildningsinsatser, där många inte får den effekten de skulle kunna få. Hur ser det ut i er organisation? En av anledningarna till att inte utbildningsinsatserna når den effekten de skulle kunna göra är att för att deltagarna inte ges möjlighet till att öva när de kommer tillbaka från utbildningen. Forskningen har visat att för att nya beteenden och vanor ska kunna skapas måste deltagarna snabbt komma igång och öva. Än bättre är det om övningen kommer igång direkt när de kommer tillbaka till sin hemmamiljö och att de får stöttning av deras chef. 2

4 Hur stöttar jag mina medarbetare? En av de mest effektiva strategierna som du kan ta till dig är att göra övandet till en naturlig del av dina medarbetares arbete. Det är fullt möjligt med de stegen vi presenterar nedan även för ett pressat schema.! Viktigt att komma ihåg innan du börjar tillämpa eller implementera något av det vi föreslår här är målet. Målet är att skapa en miljö där dina medarbetare känner att de får stöttning, möjlighet till och uppmuntras till att öva. Strategierna vi presenterar här är indelade i två delar, vad du kan göra inför och efter medarbetarnas utbildning. Genom att implementera dessa strategier kommer du se fördelarna av motiverade medarbetare. 3

5 Stötta inför utbildningen 1. Diskutera kommande utbildning och dess syfte med dina medarbetare Det här är en av de viktigaste stegen du kan ta som deras chef. När du diskuterar det så förstår de varför du tycker det är viktigt med denna utbildningen. Det kan vara så enkelt som att du frågar i fikarummet eller i korridoren om vad deras tankar och förväntningar är på utbildningen. Det tar dig max 2 minuter. Genom att du intresserar dig för deras utveckling så tvingar det medarbetaren till att själv börja fokusera och reflektera inför utbildningen. 2. Kommunicera en förväntan om att utbildningens innehåll är viktig för jobbet När du har visat för dina medarbetare att du värdesätter deras utbildning och utveckling blir det lättare för dig att kommunicera din förväntning om resultatet efter utbildningen. Om du hjälper dina anställda med att förstå hur utbildningen kommer att bidra till deras arbete så kommer de vara mer motiverade till att lära sig under utbildningen. 3. Diskutera lärande- och övningsmål Genom att sätta specifika mål hjälper det människor att uppnå resultat detsamma gäller för lärande. Det som är viktigt att komma ihåg kring lärande mål är att det skiljer sig från att sätta verksamhetsmål. Sätter du som chef gemensamt lärande- och övningsmål blir det tydligt för dina medarbetare att du intresserar dig och stöttar deras utveckling. Snarare än att du som chef tilldelar dina anställda lärande mål är att ni sätter upp målsättningen gemensamt. På så sätt känner medarbetaren att hen får vara med och påverka vilket skapar motivation. För att komma igång med det börja med att fråga lite överskådligt kring hur dina anställda planerar att implementera sina nya kunskap när de kommer tillbaka från utbildningen. Fortsättningsvis kan du be medarbetarna vidareutveckla hur de tror de kan tillämpa kunskapen i vissa specifika arbetsuppgifter. 4

6 Stötta efter utbildningen 1. Ge medarbetarna möjlighet att testa och fatta beslut baserat på deras nya lärdomar Det här är en av de mest kritiska delarna för att ni ska kunna nå en hög effekt av utbildningsinsatsen. Dina medarbetare kommer att glömma bort sin nya kunskap om de inte får möjlighet att öva. Det är viktigt för dig som chef att du först känner till lite mer om hur dina medarbetare fått öva på utbildningen. Om de övat individuellt eller i grupp etc. Forskning visar att många gånger kan denna förståelsen vara det som bidrar till att medarbetarna inte kan öva på tillbaka på jobbet för att de fått lära sig ett visst sätt under utbildningen. Vilket leder till att jobbet snarare hindrar än främjar användningen av den nya kunskapen. Utöver att ge möjlighet till att öva, pröva med att möjligheter att fatta beslut baserat på deras nya kunskap. Pröva med att förse dina medarbetare med en uppgift och observera hur de löser den med stöd av sin nya kunskap. 2. Följ upp med medarbetarna och ge feedback. När dina medarbetare har fått rätt förutsättningar för att öva kan du för att stötta deras lärande observera och ge feedback. För att göra det enkelt för dig att vet vad du ska ge feedback på, ta reda vad utbildningen handlade om genom att prata med utbildaren. Fråga om du kan få en kopia av utbildningsmaterialet eller om du har möjlighet delta själv på utbildningen. Det viktiga är att agerar stöttande d.v.s. att du ger konstruktiv feedback genom du tillsammans med dina medarbetar diskuterar tillsammans hur de kan bli bättre och effektivare. 3. Belöna, förstärka eller ersätta användningen av utbildning. Det kan räcka med att du tillrättavisar din medarbetare en gång när hen försöker använda sin nya kunskap för att hen inte ska våga pröva en gång till. Forskningen har visat att det räcker t.o.m. att se någon annan bli tillrättavisad för att inte ens själv vilja testa. Fokusera i stället på att konstruktivt hjälpa dina medarbetare. Positiv förstärkning motiverar personer till att vilja, både medvetet och undermedvetet, upprepa sitt beteende. Det kan räcka med något så litet som att säga Bra jobbat! för att förstärka lärandet. Det har visat sig i ett flertalet studier att effekten av medarbetarnas utbildning i många industrier ökar om de får positiv förstärkning när de försöker öva tillbaka på jobbet. 5

7 4. Lär dig av dina medarbetares utbildning En sista strategi som du kan använda för att förstärka dina medarbetares lärande är genom att använda kunskaperna själv. Be dina medarbetare att berätta för dig om vad de har lärt sig så att du kan använda samma terminologi och idéer. Det visar tydligt att du värderar deras utveckling och det behöver inte bli komplicerat. Det kan räcka med så lite som att du refererar till någonting från deras utbildning när ni exempelvis ska starta igång ett nytt projekt. Om du känner att det är för stora steg att implementera någon av de beskrivna strategierna, kan du börja med dessa 5 steg i modellen PROUD för att stötta dina medarbetare. Det kommer gynna både dig och din organisation om medarbetarna tillämpar det de fått lära sig på utbildningen. P R O U D Practice Gör det möjligt för medarbetarna till att öva på sina nya kunskaper. Reinforce Uppmana medarbetarna till att öva på deras nya kunskap. Observe Observera och ge feedback när någon tillämpar sin nya kunskap. Use: Använd kunskaperna, idéer och terminologi från utbildning själv. Decide: Skapa möjligheter för medarbetarna att fatta beslut utifrån sin nya kunskap. Tyckte du om innehållet i den här pdf:en? Återkoppla gärna till oss med hur dessa lärdomarna hjälpte dig att stötta dina medarbetare på clobbe@knowly.com. 6

8 Referenser Inspiration till det här dokumentet är hämtat från Charlotte L. Powers rapport How to ensure employees use what they learn. Baldwin, T. T., Ford, J. K., & Blume, B. D. (2009). Transfer of Training : An Updated Review and New Agenda for Future Research. In G.P. Hodgkinson and J.K. Ford (Eds.), International Review of Industrial and Organizational Psychology (Vol. 24, pp ). Chichester, UK: Wiley. Blume, B., Ford, J.K., Baldwin, T., & Huang, J. (2009). Transfer of training: A meta-analytic review. Journal of Management, 36, Burke, L.A. (2001). Training transfer: Ensuring training gets used on the job. In L.A. Burke (Ed.), High-impact training solutions: Top issues troubling trainers (pp ). Westport, CT: Quorum Books. Burke, L. A., & Hutchins, H. M. (2007). Training transfer: An integrative literature review. Human Resource Development Review, 6, Colquitt, J. A., Lepine, J. A., & Noe, R. A Toward and integrative of training motivation: A meta-analytic path analysis of 20 years of research. Journal of Applied Psychology, 85, Combs, J. G., Liu, Y., Hall, A. T., & Ketchen, D. J How much do high performance work practices matter? A meta-analysis of their effects on organizational performance. Personnel Psychology, 59, Eisenberger, R., Stinglhamber, F., Vandenberghe, C., Sucharski, I.L., & Rhoades, L. (2002). Perceived supervisor support: Contributions to perceived organizational support and employee retention. Journal of Applied Psychology, 87, Facteau, J.D., Dobbins, G.H., Russell, J.E.A., Ladd, R.T., & Kudisch, J.D. (1995). The influence of general perceptions of the training environment on pretraining motivation and perceived training transfer. Journal of Management, 21, Ford, J.K., Quinones, M.A., Sego, D.J., & Sorra, J.S. (1992). Factors affecting the opportunity to perform trained tasks on the job. Personnel Psychology, 45, Goldstein, I., & Ford, J. K Training in organizations (4th ed.). Belmont, CA: Wadsworth. Huczynski, A.A., & Lewis, J.W. (1980). An empirical study into the learning transfer process in management training. The Journal of Management Studies, 17, McSherry, M., & Taylor, P. (1994). Supervisory support for the transfer of team-building training. The International Journal of Human Resource Management, 5, Paradise, A. (2007) ASTD State of the Industry Report, American Society of Training and Development, Alexandria, VA. Skinner, B.F. (1970). Walden Two. Macmillan, Toronto. Smith-Jentsch, K.A., Salas, E. & Brannick, M.T. (2001). To transfer or not to transfer? Investigating the combined effects of trainee characteristics, team leader support, and team climate. Journal of Applied Psychology, 86, Tracey, J.B., Tannenbaum, S.I., & Kavanagh, M.J. (1995). Applying trained skills on the job: The importance of the work environment. Journal of Applied Psychology, 80, Tziner, A., Haccoun, R.R., & Kadish, A. (1991). Personal and situational characteristics influencing the effectiveness of transfer of training improvement strategies. Journal of Occupational Psychology, 64,

9 Om Knowly Vi arbetar för en framtid där utbildningsinsatser signifikant påverkar individers välmående och prestation i deras organisationer. Vi vill brygga gapet mellan forskningen inom lärande och hur verkligheten ofta ser ut på företag. En stor del av pengarna som investeras i utbildningsinsatser ger inte den avkastning man hoppats på så ska det inte få vara. Vill du veta mer? Hör av dig till oss på michel@knowly.com