VERKSAMHETSPLAN. Friskis&Svettis Tyresö

Transkript

1 2014 VERKSAMHETSPLAN Friskis&Svettis Tyresö

2 Inledning Verksamhetsplan Verksamhetsplanen är till för alla funktionärer i föreningen. Tanken är att den ska fungera som en vägvisare och ett hjälpmedel i det interna arbetet i föreningen. Verksamhetsplanen skall visa på vad som är på gång, vilken inriktning föreningen har i sin verksamhet. Verksamhetsplanering är ett kontinuerligt arbete under hela året och oförutsedda händelser kan medföra förändringar i den planerade inriktningen. Planen för 2014 definierar aktiviteter utifrån föreningens långsiktiga mål. Organisation Friskis&Svettis organisation är uppdelad i följande huvudområden: Styrelse (S) Verksamhetschef (EB) Träning () Medlemservice (IL) (KJ) (RS) Lokal- och Säkerhet () Marknad- och Kommunikation () Grupp eller projektansvar (ideella funktionärer tex gymansvarig) Kort historik Friskis&Svettis i Tyresö startades 1987 och hade det första året 140 medlemmar. Den egna lokalen invigdes i januari Vid årsskiftet 2013/2014 har föreningen 5940 medlemmar, varav 213 engagerar sig ideellt som funktionärer. Vi bedriver en omfattande verksamhet med gymverksamhet och 104 schemalagda pass. Föreningen erbjuder även gratis utejympa på sommaren. Verksamheten finansieras av medlemsavgifter och aktivitets- /träningsavgifter. Idé och vision Friskis&Svettis erbjuder lustfylld och lättillgänglig träning av hög kvalitet för alla. När vi rör oss mår vi bra, både till kropp och till själ, för människan är byggd för rörelse. Det är kärnan i Friskis&Svettis verksamhetsidé. Friskis&Svettis är en allmännyttig ideell idrottsförening där tävlandet mot andra har ersatts med lustfylld träning tillsammans med andra. Friskis&Svettis drivs helt utan vinstintresse och eventuellt överskott går in i verksamheten till nytta för alla medlemmar. Visionen är ett Tyresö fullt av rörelseglädje. Friskis&Svettis i Tyresö ska vara det mest lättillgängliga och lustfyllda träningsalternativet för alla, som har livet som huvudintresse.

3 Långsiktiga mål ( ) Reviderade dec 2013 Ekonomi Utveckling Funktionärer Anställda Verksamheten är ekonomiskt stabil och ger medel för vidareutveckling och kvalitet i verksamheten. Via omvärldsbevakning och utbildning utvecklas föreningen efter medlemmarnas önskemål inom ramen för a värderingar. Funktionärerna och de anställda i föreningen är högt motiverade, engagerade och kompetenta vilket skapar goda förutsättningar för en stark Friskis&Svettis-förening. Glädje, gemenskap och engagemang präglar funktionärsgruppen i föreningen vilket gör det lätt att rekrytera nya funktionärer. De anställda arbetar som stöd åt föreningens styrelse och funktionärer. Lokal Doping Träning för alla Lokalen är trivsam, ren samt anpassas ständigt efter nya behov. Utrustningen är hel, fräsch och byts ut direkt när den blir sliten. Vi arbetar aktivt mot doping och samarbetar med övriga aktörer i Tyresö för att få en dopingfri kommun. Träning för människor med olika slag av funktionsnedsättning finns i föreningen och tillsammans med erfarna instruktörer erbjuder vi ett anpassat träningsutbud. Vi samarbetar med kommunen och övriga aktörer för att utveckla utbudet för funktionshindrade ytterligare. Fler ungdomar och tävlingsidrottare kompletterar sin träning hos oss. Träningsutbudet ska förläggas så att lokalen används så optimalt som möjligt. Kvalitet Kvalitén i verksamhet är hög och utvecklas fort. Det gäller allt från träning, t sätt att bemöta medlemmarna, utrustningen i verksamheten, lokalerna, profil m.m. Värderingar Friskis&Svettis värderingar är prioriterade och samtliga funktionärer, anställda och styrelse har deltagit i minst en utbildning i värderingarna.

4 1 Träning DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 1.1 GENERELLT UTBUD Vi erbjuder medlemmarna ett brett och uppdaterat träningsutbud med stor variation och flexibla möjligheter att träna. Träningsutveckling och forskning följs på alla områden. Utvärdering av beläggning på pass och gym. lö nd april Omtag av schemaupplägget under året. april Vi har stort utbud av aktiviteter på morgontid, dagtid och helger. Rekrytera ledare och instruktörer för dag och helger. jan, feb + Alla ledare och instruktörer utvecklas utifrån sina egna insikter och drivkrafter. Alla blir sedda. Fortbildning i alla grupper under året. Utgår från olika uppföljningar. Svettisdagarna i november. 1.2 UTE Variera utbudet mellan fasta pass, kurser och extrapass. Erbjuda kurser. Vi förstärker ledarkåren. Rekrytera två ledare till running. 1.3 GRUPPTRÄNING Ta till sig nya rörelsebankar alternativt uppdateringar från Riks. Grundfys stärks och etableras. Rekrytera ledare Inspiration och utbildningar. Flera Pass.nu genomförs. Uppdatering och utbildning både i förening och i kontakt med Riks. Rekrytera till Skivstång, Dans, Senior och Bas dagtid. jan, feb jan, feb Hålla redskapen uppdaterade. Se över behov och byta ut. + Resurs

5 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING Modern teknik i hallarna. Köpa USB-portar till alla hallar. jan + RS Bättre förvaring för hantlar, Bosubollar osv. Komplettera med hyllor och liknande SPINNING Jobba vidare med nya upplägget. Uppföljningar och inspirationspass Rekrytera nya ledare. jan, feb Fondvägg till spinningen () INDOOR WALKING Testförening för nya upplägg, distans + tid Alla ledare vidareutbildas på nya uppläggen. Uppföljning/coaching Alla ledare följs upp på nya uppläggen. 1.6 INDIVIDUELL TRÄNING Vi erbjuder nya former för träning i gymmet. Gymcoaching av föreningen hela året Vi har ett levande gym med många ledare och instruktörer Vårt gym är fritt från doping Utbildning och inspiration Vi inför Small groups och TMI Rekrytering av fler instruktörer jan, feb Vi erbjuder föreläsning om doping till medlemmar, EB Vi genomför dopingkontroll i gymmet under året EB Vi byter gammal utrustning i gymmet Inköp av nya maskiner och redskap sommar + resurs 1.7 ANPASSAD TRÄNING Vi erbjuder träning för alla Rekrytering av fler ledare och värdar jan, feb

6 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING Försök att på ordinarie pass samköra för anpassad träning Komplettering med utrustning som är anpassad för personer med funktionsnedsättning 1.8 TRÄNING FÖR BARN Utbildningar i Röris och Mini-Röris Utbildningsdagar för lärare och förskolepersonal + Uppföljning, coaching av Familjejympaledare? 1.9 UNGA Lagträningar Lag som önskar erbjuds att träna hos oss i mån av plats

7 2 Organisation och anställda Övergripande mål: - Alla i organisationen arbetar tillsammans mot ett känt mål. - Alla i organisationen har en tydlig målbild för hur hela föreningen samt väsentliga delar i föreningen ska utvecklas de närmaste åren. - Personal och funktionärer med övergripande ansvar har förtroende och mandat att leda och utveckla sina områden inom givna ramar utifrån föreningens vision och målbild. - Styrelse och verksamhetschef arbetar systematiskt i arbetsmiljöarbete. DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 2.1 STYRELSEN SOM ARBETSGIVARE Styrelse och verksamhetschef har ett bra samarbete Dialog om förväntningar och arbetssätt april S, EB Ordförande och verksamhetschef har dialog om verksamhetschefens roll 2.2 ANSTÄLLDA Alla anställda skall ha klara ansvarsområden Alla anställda ska ha en rimlig arbetsbörda Alla anställda ska ha rätt kompetens för kommande arbetsuppgifter Arbetsordning upprättas mellan styrelse och verksamhetschef Årsplanering för kommande styrelsemöten och aktiviteter april jan S, EB S, EB Utvecklings och lönesamtal årligen maj TS, EB Nya arbetsbeskrivningar och ny organisationsplan tas fram. Arbetssituationen bevakas och antalet komptimmar och sparade semesterdagar minskas april EB EB Plan för ev. vidareutbildning tas fram EB Utveckling av rutiner och arbetssätt Konferens under en mars EB

8 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 2.3 GEMENSAMT ARBETE Styrelse och anställda arbetar tillsammans med spaning och långsiktig verksamhetsplan Anställda och gruppansvariga funktionärer arbetar tillsammans med verksamhetsplan Start under en med gemensam planeringsdag alt. helg + möten Möten under och maj maj, aug, sept EB EB,, IL I december har vi en tydlig målbild för 2017 Styrelsebeslut dec dec S, EB

9 3 Medlemmar & medlemsservice Övergripande mål: Föreningen har en hög andel nöjda medlemmar. DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 3.1 RECEPTIONEN Förstärka och utveckla det personliga mötet i receptionen både med anställda och ideella Förstärka bemanningen med anställd personal under tider med hög inpassering Öka kompetensen hos ideella receptionister genom egenutbildning och självtester Införa flera kompetensnivåer i receptionen Genomföra utbildningar i värdskap och bemötande jan mars+ Förbättra receptionen som arbetsplats Se över arbetsställning, tex kassalådan IL + KJ Förbättra servicen via telefon/telefonväxel Uppgradering av tekniska verktyg som datorer, bildkort, skärmar Mer stabil internetuppkoppling totalt RS Utreda och fastslå en telefonstrategi - hur vi på ett mer optimalt sätt kan använda telefonen och växeln för att ge bättre service och information maj IL IL IL IL RS IL + RS 3.2 WEBBSERVICE mötet på hemsidan Utveckla och öka servicenivån på hemsidan Utveckla funktionerna i BRP som tex bokningsfunktionen, webbaserad försäljning, utveckla info på hemsidan om resurser,

10 Utveckla informationen i lokalen via bildskärmar Tex se över hur vi visar informationen digitalt + RS 3.3 MEDLEMSPÅVERKAN mötet i demokratin Öka möjligheten och tillgängligheten för alla medlemmar att ge förslag till förändringar av verksamheten Utreda frågan och ge förslag på hur föreningen kan stimulera medlemmarna till att vilja påverka i ännu högre grad. Både i den dagliga verksamheten och genom motioner till årsmöten. IL + EB Alla medlemsfrågor ska hanteras snabbt samt arkiveras för uppföljning + alla 3.4 MERVÄRDEN det lilla extra Medlemskapet laddas med kvalitetssäkrad träning samt det där lilla extra som gör skillnad Erbjuda träningsrelaterade föreläsningar, kurser Ta fram bra produkter till försäljning i receptionen Erbjuda frukost till morgonträningen KJ +IL Erbjudanden/rabatter från a lokala samarbetspartners KJ EB 3.5 TRÄNINGSSERVICE Utveckla rollen, uppdraget och servicenivån för funktionärer på träningsgolvet, (funktionärer som inte har ett ledaruppdrag) Utveckla introduktionerna och utbildningarna för nya funktionärer i värderingar, bemötande samt träningskunskap IL Erbjuda anpassad träningsmusik i gymmet Välja musikkanaler samt anpassa ljudvolymen i förhållande till målgrupp RS 3.6 MEDLEMSADMIN backoffice Alla medlemmar får snabbt svar på mailförfrågningar. Infomail är alltid bevakad även under semestertider. + alla Rec. semestertid

11 Förenkla och utveckla receptionsarbetet mot ett mer serviceorienterat uppdrag Utreda rutinerna i receptionen i syfte att effektivisera arbetsmomenten maj KJ Utveckla det administrativa arbetet i BRP Se över de dagliga servicerutinerna mot enskilda medlemmar maj IL + RS Göra uppföljning av aktiviteter, processer som är kopplat till verksamheten och medlemmarna maj IL + RS

12 4 Ekonomi DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 4.1 STABIL EKONOMI Stabil ekonomi som uppnås med träningskort som upplevs som prisvärda. Omvärlds och invärldsbevakning ger grund för översyn av priser och utbud av träningskort samt övr. försäljning aug. samt kvartalsvis S,EB, KJ

13 5 Funktionärer Övergripande mål: Alla funktionärer är engagerade, kompetenta och bidrar på ett aktivt sätt till föreningens utveckling och medlemmarnas trivsel. DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 5.1 KOMPETENS; ENGAGEMANG OCH FÖRUTSÄTTNINGAR Alla nya funktionärer skall ha god kännedom om föreningen och a värderingar Alla funktionärer är engagerade och känner lust och glädje i sitt uppdrag Alla funktionärer utvecklas utifrån sina egna insikter och drivkrafter. Alla blir sedda Alla funktionärer ska ha kunskap inom livräddning (HLR) och ha god kännedom om a brandrutiner Alla funktionärer erbjuds kläder som passar för aktuellt uppdrag i föreningen Utveckla introduktionerna och erbjuda Föreningsintro till alla nya funktionärer Alla uppdrag är meningsfulla och funktionärerna kan påverka sitt uppdrag Erbjuda gemensamma tillfällen för inspiration och fest IL,, EB IL, IL, Regelbundet erbjuda uppföljning IL, Regelbundet erbjuda HLR utbildning. Regelbundet ha brandgenomgångar i lokalerna. Personlig beställning görs ur gemensam klädkollektion och jan, aug IL, 5.2 STYRELSE Kunniga och engagerade styrelseledamöter samt medlemmar i valberedning Samtliga nya styrelseledamöter och medlemmar i valberedning erbjuds Introduktion via Riks mars EB Samtliga styrelseledamöter och medlemmar i valberedning erbjuds plats på Föreningskonferensen mars EB 5.7 REKRYTERING

14 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING Föreningens behov av funktionärer är tillgodosett i syfte att erbjuda en hög kvalitativ träning samt den bästa medlemsservicen Aktiv rekrytering. Vi identifierar medlemmar som vill och har möjlighet att engagera sig i föreningens olika områden jan, feb, aug, sep samt IL, 5.8 KLÄDER Alla funktionärer har fräscha kläder som passar för aktuellt uppdrag i föreningen Personlig beställning görs ur gemensam klädkollektion jan Kostnaden för kläder och lagerhållning skall hållas så låg som möjligt utan att ge avkall på kvalitet och storleksutbud. Samarbete med föreningar i regionen inleds så att lager utnyttjas så effektivt som möjligt.

15 6 Säkerhet DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 6.1 LOKALER Lokalerna uppfyller standarden för tillträdesskydd, brandoch infosäkerhet. Regelbunden tillsyn av Räddningstjänst med ev. efterföljande åtgärder. mars okt 6.2 KUNSKAP Samtliga receptionsvärdar kan hantera defibrillator. D-HLR 1 dag, utbildning obligatorisk för reception, tillval för andra funktionärer. Alla funktionärer kan ge HLR Utbildningar feb okt feb okt, IL, IL 6.3 HANDLINGSPLAN/KRISPLAN Vid en olycka ska det finnas en handlingsplan/krisplan. Beskrivning av rutiner tas fram. mars, EB

16 7 Teknik Övergripande mål: En verksamhet med driftsäker och snabb teknik. DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 7.1 TEKNIK Internetuppkoppling som klarar verksamhetens belastning med marginal Uppgradering till fiber som finns indraget till huset. Säkerhetskopiering av alla datorer Ny backup-lösning RS Öka kunskap om funktioner i BRP BRP-utbildning tillsammans med andra föreningar mars mars RS RS, IL, KJ Utveckla appen Bidra med synpunkter till Gbg el BRP RS Förenkla hantering av telefonväxel Undersöka alternativ till nuvarande leverantör, ev byta. Förbättra receptionen Ny kassadator (kassa 1) Kassa 1 installeras som medlemsdator Förbättra musikstudion Skärmar som kan tiltas mer för bättre arbetsmiljö Nya inpasseringsscannrar tre st Inpasseringsterminal och betalningsterminal, ny? feb Två nya bokningsdatorer RS Genomgång av båda datorerna och deras funktion. Ny manual för ledare och studioansvarig. Bättre arbetsplats med högtalare och ny dator. Säkrare och lättillgängligare dokumenthantering Ta fram rutiner för gemensamma RS RS RS RS RS RS RS RS

17 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING dokument på server

18 8 Lokaler DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 8.1 UPPLEVELSE Lokalerna skall av a medlemmar, funktionärer och personal upplevas som fräscha och för ändamålet väl disponerade. Löpande underhåll. Måla om i omklädningsrummen. Måla i gymmet, korridorer och allmänutrymmen, fixa dörrar och trycken (receptionsområdet), externt och internt. Göra i ordning de tre äldsta toaletterna i korridoren och funkköket. Externt. sommar Byta speglar samt utöka antalet. Städrutinerna utvecklas i takt med ökat antal personer i lokalen. Översyn av funkutrymmen och studion för att på bästa sätt disponera dessa. Se över förrådet mellan hallarna. Smartaste för allt material Fondvägg målas i spinningen Övriga underhåll och reparationer hela lokalen 8.2 UTFORMNING Lokalernas utformning är anpassade till föreningens behov och verksamhet. Se över lokalen i syfte att maximera ytorna. Innebär översyn utifrån utveckling av individuell träning 8.3 PLANERING Vision 2017: Ännu mer ändamålsenliga lokaler. I samband med långsiktig,, IL

19 Tillsammans med personalgruppen planera kring fönsterbyten och ventilation i IW-hallen verksamhetsplan planera för utveckling av a lokaler 8.4 MILJÖ Vi hanterar sopor, skräp och avfall effektivt och miljövänligt. Vi följer upp/utvecklar sophantering Städning sker på mest miljövänligt sätt

20 9 Marknad och kommunikation Långsiktigt mål: Friskis&Svettis Tyresös har ett strategiskt varumärkesarbete som på sikt syftar till att nå en en top of mind-position inom området träning och i förlängningen även ett högt varumärkesvärde. Tyresöbor såväl medlemmar som icke medlemmar vet vad som är unikt och särskiljande med Friskis&Svettis. Långsiktigt mål: Friskis&Svettis Tyresö har en plan för effektiv, målgruppsanpassad kommunikation och marknadsföring, som är tydligt kopplad till föreningens mål, vision och varumärkesarbete. DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 9.1 UNDERSÖKNING ATTITYDER & FÖRUTSÄTTNINGAR Vi har kunskap om Tyresöbors både medlemmar och ej medlemmar medvetenhet och uppfattning om Friskis&Svettis Tyresö samt hur marknaden i Tyresö ser ut. En marknads-/attityds- /varumärkesundersökning genomförs bland Tyresöbor som inte är medlemmar i föreningen. En undersökning genomförs bland medlemmar i föreningen. mars En omvärldsanalys görs. maj + EB 9.2 ÖVERSYN AV BEFINTLIG KOMMUNIKATION Vi vet vilka kommunikationsaktiviteter såväl interna som externa och kanaler (hemsida, nyhetsbrev, Friskispressen, lokalen, funkissidor, utskick etc.) som fungerar/inte fungerar. Befintlig statistik gås igenom. En funktionärsundersökning genomförs. En medlemsundersökning genomförs (samma som under 9.1) mars 9.3 STRATEGI Vi vet vad vi ska göra, när, var, hur och varför En marknadsplan för 2015 (alt. 3 årsplan) tas fram. En kommunikationsplan för 2015 (alt. 3 års-plan) tas fram.

21 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 9.4 NÄRVARO i SOCIALA MEDIER Vi använder kommunikationskanaler som ligger i tiden och ökar möjligheten till dialog med medlemmar och omvärld samt att sprider Friskis&Svettis varumärke. En plan för föreningens närvaro i sociala medier tas fram. Användningen av Facebook som kommunikationskanal optimeras. maj utifrån undersök och plan Twitter och Instagram läggs till som kommunikationskanaler utifrån undersök och plan 9.5 ATTRAKTIV OCH ANVÄNDARVÄNLIG WEBB Friskis&Svettis har en webbplats som är användarvänlig, attraktiv och ger ett professionellt intryck. En webbplats som ger medlemmarna god service, vilket avlastar receptionen och ger receptionisterna möjlighet att fokusera på det personliga mötet. Bokningen och möjligheten att köpa träningskort via hemsidan utvecklas och förbättras genom en anpassning av BRPs API. Låtlistor för gruppträningspass publiceras på webben. Bloggar introduceras på hemsidan. Hemsidan utvärderas som en del i 9.2 Översyn av befintlig kommunikation., om resurser finns utifrån undersök och plan april 9.6 GEMENSAM KOMMUNIKATION Gemensam kommunikation i regionen och på riksnivå En kampanj genomförs i samarbete med Region Sthlm inför säsongen. En kampanj genomförs på riksnivå inför säsongen. jan, mars

22 DELMÅL ELLER RIKTNING AKTIVITET NÄR VEM UPPFÖLJNING 9.7 LÖPANDE KOMMUNIKATION I syfte att lyfta och uppmärksamma den pågående verksamheten genomförs kommunikations- och marknadsaktiviteter i den verksamheten. Även aktiviteter som definierats i inom andra områden i verksamhetsplanen kommuniceras till lämpliga målgrupper. Nyhetsbrev Utskick till nyinflyttade Annonser Schema Medlemsvillkor Anslagstavlor Skärmar Passinfo mm, EB + resp. ansvarig