Utkast inför arbete av manual till Pirateweb Första försöket man måste börja någonstans

Transkript

1 Utkast inför arbete av manual till Pirateweb Första försöket man måste börja någonstans Av Joakim Holgersson

2 Index Tillträde 1 Profile details 4 My membership 6 Expenses 7 Our Members 8 Account Settings 10 Membership 11 Our Members 16 Add member 17 Send local mail 18 Triggered automails 25 Copyright 29

3 Tillträde För att komma in på Pirateweb måste man ansluta till adressen Därefter fyller besökaren i sitt personnummer (eller medlemsnummer) samt lösenord i respektive fält, följt av ett klick på loginknappen. 1 (29)

4 När man kommer in i Pirateweb ser det för närvarande ut så här: Uppe till höger ser man sitt namn och sitt medlemsnummer. För att gå ur systemet väljer man logout. Notis I och med att systemet är under uppbyggnad och fö tillfället körs som beta version så är inte alla funktionerna inlagda än. När systemet är helt klart och fungerande kommer även våra systerpartier köra samma system. 2 (29)

5 På vänster sida finns menyn: 3 (29)

6 Profile details Här kan du se dina uppgifter. Vid behov så kan du själv ändra din adress och övrig information, exempelvis e-post adress. För alla medlemmar kommer det även att se ut som om man har en adress inom partiet. Men det är först när man har funktionärsroll som man tilldelas en. Som funktionär inom partiet är det mycket viktigt att det inte står ens egen inom partiet på . Ifall det står ens egen partiadress även i så byt den till den privata och bekräfta därefter detta med att klicka på Save Changes. För att vara säker på att ändringen har gjorts korrekt i systemet, bör man sedan välja någon annan del i menyn och sedan välja Profile details igen. Om man får problem med access till ens partiadress så finns knappen Send New Password, och då går detta till ens privata e-post. Även inställningar för att ansluta (POP3, SMTP) kommer med i denna e-post. Lösenordet för partiadressen (Party ) kan man själv inte välja vad det skall vara, det genereras av systemet. 4 (29)

7 I fältet Forum Handle fyller man in det namn man använder sig av på forumet. På så sett kommer man dels åt delar i forumet som man inte annars kommer in i, samt variera sitt medlemskap i partiet och kan på så sett delta i årsmötet. Innan du väljer forumsnamn, måste du registrera ett konto i forumet. När det är skapat så går det fylla i samma forumsnamn även här. Ifall man sedan ändrar namnet på forumet måste man uppdatera på Pirateweb med samma namn. Partifunktionärer Detta underlättar för medlemmar samt andra funktionärer ifall man använder sitt riktiga namn även på forumet. Notis Under slutet av 2006 så byttes systemet ut till annat, och adresserna samt allas uppgifter uppdaterades. Ifall man inte uppdaterat sina uppgifter kommer man inte åt nuvarande uppgifter. Det är varmt rekommenderat med att använda funktionen för att få dessa uppgifter. 5 (29)

8 My membership För att byta lösenordet till Pirateweb så ändrar man detta här. Det kommer inte att påverka lösenordet till ens e-post adress. Subscriptions Genom att ta bort bockar för respektive funktion kommer dessa tjänster stängas av. Notis För närvarande är det bara den enskilde medlemmen som kan styra denna funktion, vilket innebär att våra funktionärer kan behöva guida medlemmarna till var denna information finns. 6 (29)

9 Expenses För att donera pengar så kan medlemmarna själva välja att överföra pengar direkt från sitt bankkonto till partiet. Notis Ifall man vill donera pengar till piratpartiet utan använda denna funktion finns det mer information på partiets hemsida. 7 (29)

10 Our Members Denna funktion har man bara tillträdetill ifall man är funktionär i partiet, och då bara den del som ens roll omfattar. Searche & Edit Här i kan man söka efter medlemar. För närvarande kan du bara söka i kategorierna Namn, epost, födelsedag och medlemsnummer. Exempel 1: I detta exempel har jag valt Gustav Nipe för att demonstrera. Efter användaren har fyllt i Gustav Nipe i fältet labelnamepattern så klickar man på Searche varpå en lista kommer upp med dem som heter Gustav Nipe. Hade man bara valt Gustav så hade det synts 12 namn på listan (vid skriven stund och för södra delen i partiet). I detta fallet kom även de medlemmar med där namnet innehåller ordet Gustav, dvs Gustavsson etc. 8 (29)

11 För att granska uppgifterna gällande denna medlem, eller ändra deras uppgifter, så klickar man på View / Edit som syns på samma rad. Det kommer att se samma ut på samma sätt, som ens egna uppgifter, med undantag för man inte kan justera medlemmens bankuppgifter. Även en extra meny syns, och jag kommer att gå igenom detta mer detaljerat nedan: Här kan man hjälpa medlemmen med att uppdatera dennas uppgifter, främst adressen till dennas e-post. Varpå medlemmen därefter kan uppdatera resten av sina egna uppgifter. 9 (29)

12 Ifall någon funktionär inte kan komma in på sin Pirateweb, kan annan funktionär med rätt behörighet komma åt och hjälpa till med att fixa denna del. Ändringar av funktionärsuppgifter är väldigt restriktiva, som med alla medlemmar. Det är inget som skall lekas med, utan bara vis behov, och givetvis med gott omdömme. Fungerar inte en funktionärs partiadress så se till först uppdatera till dennes privata e-post adress. Glöm inte att spara uppgifterna med Save Changes. Gå från sidan sedan tillbaka igen till dennas uppgifter för se uppdateringen är genomförd i systemet. Ifall du är osäker, ta hjälp av din områdeslead. Det finns fn fem stycken inom partiet (steget mellan länsnivå och riksledning). Det är viktigt att det blir rätt från början, och våra områdeslead får även inblivk i vad som behöver bli bättre inom respektive ansvarsområde. Länkar till Södra, Ej klar del, uppdateras efter hand med länkar till Områdena (så som f.d. region Syd osv). Blir fn sid 9 till 16 i PDF-filen på första utkastet. Account Settings Ifall våra medlemar behöver hjälp med byta lösenord görs det här. Det är rekommenderat man väljer ett tillfälligt lösenord, varpå medlemmen sedan går in i systemet och ändrar till sitt eget lösenord. Notis Byt inte andras lösenord till Pirateweb bara för testa eller skoja. Det skall bara göras ifall personen i fråga har verkligen har bett oss göra detta. 10 (29)

13 Membership Här kan man ställa in vilken del som medlemskapet omfattar. Roles and Responsibilities Denna del visar vad medlemmen har för funktionärsroll inom partiet. Här kan man se att Gustav Nipe har ansvar i Ung Pirat SE samt Ung Pirat Södra Distriktet. 11 (29)

14 En kort demonstration i hur man lägger in en funktionärsroll respektive tar bort. Det är bara lead samt vicelead som har möjlighet att tilldela ansvarsområde inom sin egen del i partiet. I detta fall kommer jag att använda mig av Amelia Andersdotter i systemet, då jag behövde uppdatera funktionärsrollen för henne. Först börjar vi med att söka upp personen, i detta exempel Amelia: Sedan klickar vi på View / Edit, så man ser man har rätt person: 12 (29)

15 Därefter väljer vi Roles and Responsibilities I detta fall har Amelia bytt position från vicelead till lead i Lund. Vi börjar med att ändra i listerna så det blir rätt område: Därefter klickar man på knappen buttonaddrole, varpå det kommer att se ut så här: 13 (29)

16 Nu är Amelia även lead för Lund. Nu kan man ta bort Amelias roll så som vicelead för Lund genom att klicka på Delete på den raden där det står Lunds kommun och LocalSecond. Notis: I systemet kommer det uppdateras på partiets hemsida.för närvarande finns det dock en mindre miss i koden; är det ingen lead kommer det inte heller visa någon som är vicelead i detta. Efter ändringen med Amelia blev lead blev det så istället med på hemsidan: Det är en fördröjning som gör att uppdateringen inte är live, utan det tar en liten stund innan det blir uppdaterat även på hemsidan. 14 (29)

17 Inom partiet kommer det att gå ut ett mail, till berörda parter (om man tillhör samma träd). Det försutsätter dock att han har fyllt i utskicket också på Pirateweb, se tidigare sida. Efter Amelia blev lead för Lund går det ut mail bl.a. till mig. Även efter hon togs bort som vicelead, kommer det ut ett bekräftels om det till mig: Alla andra funktionärer som befinner sig på samma nivå i organisationen får också e- post om Amelias byte av ansvarsområde. I detta fall innebär det Lead i Skåne, Södra samt Riks. Praktiskt är att i e-posten som går ut, visas både vilken organisationsändring som gjort, och vem som har gjort den. Notis Börja alltid lägga in funktionärsroll först. Ifall en medlem inte har någon sådan roll, så raderas även deras mailfunktion. Detta för att minska risken att deras eventuella väntade mail i inkorgen ska försvinna. 15 (29)

18 Our Members Börja med att välja den del av medlemssystemet som du är intresserad av, därefter klicka på knappen List. Efter du tryckt kommer samma område vara kvar medan knappen kommer det även stå hur många medlemar det finns i berört område. Du har bara tillträde till den del som omfattas av ditt ansvarsområde. 16 (29)

19 Add member Här kan du lägga in nya medlemmar, exempelvis när man varvar en medlem vid någon kampanj eller möte. Notis För att underlätta för varandra, texta klart och tydligt så det går lätt tolka texten för andra. Handstil är inte rekommenderad i detta fall. Utgå alltid från att andra skall kunna läsa dessa lappar. 17 (29)

20 Send local mail För att nå alla medlemmar inom hela eller delar i sitt ansvarsområde. 18 (29)

21 Exempel på hur man kan göra Börja med att välja om det skall vara alla medlemmar eller bara de som är funktionärer, därefter vilken typ samt geografiska området. I detta exempel vill vi bara nå funktionärer som tillhör piratstudenterna i hela Blekinge: Glöm inte rubriken. Därefter texten i själva Body. 19 (29)

22 När man skrivit klart så förhandsgranskar man texten med hjälp av Preview. Lägger in några exempelbilder som hjälp på traven med koderna 20 (29)

23 Rad brytning med hjälp av [br] 21 (29)

24 Så här blir det på förhandsgranskningen 22 (29)

25 Länk och fetstil, samt lutande text. 23 (29)

26 Så här blir det på förhandsgranskningen 24 (29)

27 Triggered automails För att lägga in välkomstbrev till ny medlem så gör man det här. Detta är ett enkelt arbete för att etablera kontakt med nya medlemar och få det på automatiskt utskickat. 25 (29)

28 Använd alltid knappen Preview för att kontrollera hur det ser ut. 26 (29)

29 Via vår partiadress får vi också besked om vad det går ut till den nya medlemen, och från vilka delar denna får e-post från. Det är olika välkomstbrev från varje part. I detta fall så ser man att medlemmen bor i Trelleborg. Medlemskapet blir automatiskt i hela partiet, även anslutning till UP i Malmö. Denna medlem får välkomstbrev från riksdelen i UP (Stefan), riksdelen i PP (Rickard), Södra området (mig) och slutligen Skåne län (Anders). Tyvärr var det inget inlagt för både UP Malmö eller Trelleborg, annars hade det även gått ut från dessa delar. 27 (29)

30 Ifall någon medlem inte förnyar sitt medlemskap eller aktivt väljer att går ur partiet så kommer det även ett e-post meddelande om detta till funktionärer inom organisationen. Notis Om medlemmen även har funktionärsroll i partiet så raderas också funktionsrollen i systemet. Därefter försvinner det helt från systemet. 28 (29)

31 Copyright Fick dig att titta efter vad det står här. Se lästipsen nedan. Jag vill passa på att tacka Johan Hägerström för korrekturläsning och justeringar. Peace & love Joakim Lästips John Nilsson förklaring & tolkning om de olika delarna vill jag lyfta fram, denna finns i forumet; WTFPL Creative Commons 29 (29)