DIGITALA RESURSER MANUAL FÖR. Komma igång med Acrobat Connect

Transkript

1 DIGITALA RESURSER MANUAL FÖR Komma igång med Acrobat Connect

2 1 Introduktion Följande guide beskriver hur du kommer igång med Adobe Acrobat Connect och hur du skapar och administrerar mötesrum. 1.1 Förutsättningar Du når Acrobat Connect via länken E-möte i Medarbetarportalen. För att komma in och administrera rum behöver du ange vilket lärosäte du tillhör. Välj då Göteborgs universitet i denna förteckning och klicka sedan på Select. 2 Skapa ett möte När du har loggat in kommer du direkt in i verktygets administratörsyta. Här ser du en förteckning över de möten du skapat tidigare och har möjlighet att öppna dessa. Du kan också via länken Meetings komma åt att administrera de rum du skapat tidigare och till exempel ändra inställningar för dessa. På denna startsida finns också möjlighet att enkelt skapa nya rum. För att skapa ett nytt möte klickar du på knappen Meeting vid rubriken Create new. Du startar då en guide där du steg för steg kan göra inställningar för det nya rummet.

3 I det första steget i guiden väljer du först vilket namn du vill att rummet ska ha genom att skriva in det i fältet Name. Detta är det enda obligatoriska att fylla i, resten är valfritt. I fältet Custom URL kan du själv fylla i en önskad adress till rummet. Om du inte fyller i något här skapas det automatiskt en adress baserad på det namn du har valt. Observera att du inte bör använda några andra tecken än a-z, 0-9 samt bindestreck och understreck i adressen för att undvika problem. Vid Summary kan du skriva in en beskrivning av rummet på max 1000 tecken. Det datum och den tid du väljer vid Start Time spelar egentligen ingen roll för själva mötet utan är en förberedelse för om du i kommande steg vill skicka ut automatiska inbjudningar till mötet. Då kommer det du väljer här också att anges i inbjudan. Mötet finns dock redan innan och kommer att vara tillgängligt efter utsatt tid. Vid Access behöver du välja vem som ska ha tillgång till rummet. Här kan du välja att antingen ge fri tillgång till rummet eller stänga ute de som ej är registrerade. Alternativet i mitten ger tillgång för gäster först efter att du godkänt deras deltagande. Klicka sedan på Next för att gå vidare.

4 I det andra steget i guiden kan du välja vilka personer som ska delta i mötet. Det är inte nödvändigt att välja mötesdeltagare i detta steg, de kommer ändå att ha tillgång till rummet (baserat på de val du gjort tidigare vid Access). Precis som för tid och datum är detta ett sätt att underlätta utskick av inbjudningar. Du har också möjlighet att här välja vilken roll en deltagare ska ha i mötet, till exempel presentatörsroll. Om du inte väljer personer eller tilldelar roller här kommer deltagarna automatiskt att bli gäster i mötet och du får då hantera rollerna inne i mötet istället. Om personen du söker inte finns tillgänglig i listan beror det på att denne inte har varit inne i mötesverktyget tidigare. Klicka sedan på Next för att gå vidare. I det sista steget kan du välja om du vill skicka inbjudningar eller inte. Om du väljer att skicka inbjudningar går dessa ut till de deltagare du valt i tidigare steg. Det meddelande som skickas kan du antingen låta skapas automatiskt eller fylla i själv i fältet Message Body. När du är färdig med alla inställningar klickar du på Finish.

5 När rummet har skapats kommer du direkt till en sida med information om rummet och med en klickbar länk som du klickar på för att öppna det. Det här är också adressen som du distribuerar till de personer som du vill bjuda in till mötet. Du kan också klicka på knappen Enter Meeting Room för att öppna rummet. På denna sida har du också möjlighet att ändra de inställningar du har gjort när du skapade rummet. Detta gör du via länkarna som ligger precis över fältet Meeting Information. Om du vill ändra inställningar för ett möte du skapat vid tidigare tillfälle klickar du på Meetings i den övre menylisten och väljer sedan det möte du vill administrera. Du kommer då till samma sida som du når när rummet precis skapats.