Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2014

Transkript

1 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2014 Universitetsförvaltningen Ledningskansliet Fastställda av rektor

2 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför 2014 Dnr 1-284/2013 INNEHÅLL 1 Varför verksamhetsplanering? Anvisningar för verksamhetsplanering Uppdrag Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet Rektors fokusområden Rektors uppdrag till verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner Tidplan och former för verksamhetsplanering Risker med tillhörande kontrollåtgärder Institutionernas VP Beskrivning av verksamheten Kärn- och stödverksamhet Särskilda uppdrag Styrelsernas VP Verksamhetsberättelse Budget och resursfördelning Bilagor: 1. Externa förutsättningar för Karolinska Institutets verksamhet 2. Planeringsöversikt uppföljning 2013, planering inför verksamhetsåret Mall för verksamhetsplan 2014, institutioner 4. Mall för verksamhetsberättelse 2013, institutionerna Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Rektors beslut

3 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) 1 Varför verksamhetsplanering? Karolinska Institutets (KI:s) verksamhetsplanering tar sin utgångspunkt i de övergripande uppdragen och styrdokumenten. Verksamhetsplaneringen är ett sätt för KI:s ledning att påverka vilka resultat som ska uppnås under nästkommande år. För 2014 ska rektors fokusområden nedan beaktas. Verksamhetsplanerna (VP) på institutionsnivå ska utgå från de övergripande målen och tydliggöra prioriteringar för tidsperioden den omfattar. Den ska utgöra grunden för det dagliga arbetet som bedrivs och bidra till tydlighet för alla medarbetare inom organisationen. Den ger också en möjlighet att skapa en gemensam bild inom institutionen av vad man vill åstadkomma under kommande år och vad som är prioriterat under året, hur man ska utveckla och lägga upp sitt arbete effektivt för att skapa bästa tänkbara resultat Verksamhetsplaneringen handlar också om att inventera och avgöra vilka resurser som krävs. Målet är att få god kontroll av prioriteringar, resurser och resultat i verksamheten. Förenklat uttryckt består verksamhetsplaneringen av att planera för att kunna agera, följa upp, värdera och korrigera. Uppföljningen sker genom verksamhetsberättelserna (VB) där värdering och graden av måluppfyllelse av årets verksamhet redovisas. 1.1 Anvisningar för verksamhetsplanering Anvisningarna för verksamhetsplaneringen utgår från konsistoriets beslut om årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet 1 och omfattar rektors utgångspunkter för verksamheten och anvisningar för planeringen inför år De innehåller inte de ekonomiska förutsättningarna för verksamheten (se kap. 9). 2 Uppdrag KI erhåller sitt uppdrag av riksdag och regeringen genom högskolelag och genom regleringsbrev (se bilaga 1). Verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner har av rektor erhållit uppdrag för verksamhetsåret 2014, utifrån tidigare fastställda fokusområden (se nedan). Dessa ska förtydligas i respektive verksamhetsplan för Verksamhetsstyrelserna lämnar sin verksamhetsplan 2014 den 11 november. 1 Årsplan för verksamhetsstyrning vid Karolinska Institutet, dnr 882/

4 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) 3 Utgångspunkter för planering av Karolinska Institutets verksamhet Rektors fokusområden Med utgångspunkt från uppföljning av tidigare års aktiviteter och en sammanfattande riskbedömning har rektor, , fastställt följande fokusområden för 2014 som verksamheten särskilt ska uppmärksamma i verksamhetsplaneringen under perioden. De fyra fokusområdena är utgångspunkt för rektors uppdrag till verksamhetsstyrelserna och de gemensamma funktionerna under åren Dessa fokusområden ska stärka KI som internationellt ledande universitet inom forskningsområdet framstående universitet inom utbildningsområdet självklar medaktör i utvecklingen av hälso- och sjukvården attraktiv studie- och arbetsplats. Under hösten 2013 och våren 2014 sker ett arbete med att ta fram en ny strategi för KI som kommer att sträcka sig till och med Den nya Strategi 2018 kommer att skapa en grund för verksamhetsplaneringen inför 2015 och framåt. 3.2 Rektors uppdrag till verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner Rektor uppdrar till verksamhetsstyrelserna och de universitetsgemensamma funktionerna att under 2014 prioritera aktiviteter för att uppsatta mål kan nås under perioden fram till I uppdraget ingår att verksamhetsstyrelserna, senast den 11 november 2013, och universitetsgemensamma funktioner, senast den 27 januari 2014, lämnar verksamhetsplan för 2014 där delmål och aktiviteter preciseras närmare. Uppföljning sker genom att verksamhetsberättelse för 2014 lämnas den 21 januari Rektor kommer att fatta beslut årligen, där uppdragen kan komma att omprövas beroende på uppföljning av tidigare års resultat. Verksamhetsstyrelser Samtliga verksamhetsstyrelser ansvarar för att verksamheten inom respektive ansvarsområde håller hög kvalitet. Styrelserna ska under 2014 gemensamt prioritera aktiviteter för att nå följande mål: KI har en tydlig karriärstruktur för forskare och lärare Utbildningen på grundnivå och avancerad nivå har en tydlig forskningsanknytning KI:s infrastruktur motsvarar framtidens behov Forskning och utbildning har en säkrad tillgång till hälso- och sjukvården Forskning och utbildning utgör tydliga komponenter för utveckling av hälso- och sjukvårdens kvalitet

5 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) KI erbjuder en god arbetsmiljö, även för studenter och yngre forskare Ledningsuppdrag är attraktiva för både kvinnor och män. Styrelsen för utbildning (US) ska prioritera aktiviteter för att nå följande mål: Utbildningen har en mycket hög kvalitet och är anpassad till arbetsmarknadens och avnämarnas behov (Delas med FUS) KI är ett attraktivt universitet för de främsta internationella, såväl som nationella, studenterna (Delas med FUS och KIB) Styrelsen för forskning (FS) ska prioritera aktiviteter för att nå följande mål: KI rekryterar och kan behålla internationella toppforskare KI har ett väl fungerande och högkvalitativt verktyg för forskningsdokumentation. Styrelsen för forskarutbildning (FUS) ska prioritera aktiviteter för att nå följande mål: KI är ett attraktivt universitet för de främsta internationella, såväl som nationella, studenterna (Delas med US och KIB) Utbildningen har en mycket hög kvalitet och är anpassad till arbetsmarknadens och avnämarnas behov (Delas med US). Universitetsgemensamma funktioner Universitetsförvaltningen (UF) UF:s generella uppdrag är att med hög kvalitet: - vara ett strategiskt stöd till konsistoriet, den operativa ledningen och de akademiska ledningsorganen - vara ett professionellt stöd till kärnverksamheten - tillse att all verksamhet bedrivs i enlighet med gällande regler. Dessutom ska UF under 2014 prioritera aktiviteter för att nå följande mål: KI har effektiva stödfunktioner för forskare. (Delas med KIB) En intern organisation som bidrar till effektiv samverkan med SLL KI:s infrastruktur motsvarar framtidens behov (Delas med KIB). Därutöver ska UF fortsätta sin anpassning av verksamheten till den anvisade ekonomiska ramen. Universitetsbiblioteket (KIB) KIB:s generella uppdrag är att med hög kvalitet: - ansvara för den vetenskapliga informationsförsörjningen - bidra med stöd till lärande och vetenskaplig kommunikation - vara en studie- och mötesplats för att främja lärandet. Under 2014 ska KIB dessutom prioritera aktiviteter för att nå följande mål: KI har effektiva stödfunktioner för forskare (Delas med UF) KI:s infrastruktur motsvarar framtidens behov (Delas med UF)

6 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) KI är ett attraktivt universitet för de främsta internationella, såväl som nationella, studenterna (Delas med US och FUS ) Forskning och utbildning utgör tydliga komponenter för utveckling av hälso- och sjukvårdens kvalitet (Delas med verksamhetsstyrelserna). Den pågående utredningen om utbildningens kvalitet och forskningsanknytning, som kommer att redovisa sina slutsatser senast den 16 december 2013, kan komma att påverka uppdragen. 4 Tidplan och former för verksamhetsplanering 2014 Institutionerna lämnar VP den 27 januari 2014, i enlighet med föreliggande anvisningar samt Mall för verksamhetsplan 2014 bilaga 3. Styrelsernas lämnar VP den 11 november 2013, i enlighet med den mall som de själva utvecklat. För att uppnå en läsbar och tillgänglig VP rekommenderas att skriva kortfattat och gärna i punktform. Tidplanen för verksamhetsplaneringen framgår av bilagd planeringsöversikt, bilaga 2. 5 Risker med tillhörande kontrollåtgärder Chefer och verksamhetsstyrelser ska årligen genomföra och fastställa riskanalyser med tillhörande kontrollåtgärder för den verksamhet de är ansvariga för. Under 2012 genomfördes en fördjupad riskanalys vid samtliga verksamheter inom KI. Denna fördjupade analys görs vart tredje år, åren däremellan ska en uppföljning och revidering göras utifrån framtagen riskdokumentation. En komplett dokumentation av den årliga riskanalysen ska finnas tillgänglig vid respektive institution och styrelse. Utifrån uppföljningen av riskanalysen ska de fem högst värderade riskerna med tillhörande kontrollåtgärder med utsedda ansvariga dokumenteras i verksamhetsplanen för Uppföljning av genomförda kontrollåtgärder 2013 ska redovisas i verksamhetsberättelsen. 6 Institutionernas VP 6.1 Beskrivning av verksamheten Beskriv institutionens vision och övergripande mål för verksamheten. Nedan definieras begreppen. Visionen beskriver ett framtida önskat läge. Jämfört med mål har visionen ofta en längre tidshorisont.

7 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) Mål beskriver ett önskat framtida tillstånd eller resultat. Mål kan definieras som tidsatta önskvärda och framtida tillstånd och kan vara vaga eller konkreta. Konkreta mål bör kunna uppfylla SMART-kriterierna (specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsatt). Beskriv allmänt institutionen och dess organisation med ansvarsområden. Ange också omsättning, procentuell fördelning mellan utbildning på grundnivå och avancerad nivå och forskning, andel externfinansiering av total omsättning samt antal anställda. Institutionens uppgifter kan hämtas via nedanstående länk. Senast tillgängliga uppgifter avser Kärn- och stödverksamhet Utbildning på grund och avancerad nivå Beskriv hur institutionen genomför sina utbildningsuppdrag i enlighet med uppdraget från Styrelsen för utbildning Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att utbildningsuppdraget genomförs med hög kvalitet, t.ex. vad gäller resursfördelning, kursvärdering och kursutveckling samt hur man säkerställer att KIs höga lärarkompetens tillvaratas i undervisningen och att alla undervisande lärare ges utrymme att forska. Ange planerade åtgärder för att säkerställa att kvalitetsarbetet följs upp och att resultaten tas tillvara i verksamheten Utbildning på forskarnivå Beskriv hur institutionen utifrån mål i examensordning, allmän och individuell studieplan stödjer doktorandens lärande (beskriv i termer av t ex kurser, seminarieverksamhet, handledarkompetens, studiemiljö, uppföljning och examination) Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att forskarutbildningen genomförs med hög kvalitet. Ange planerade åtgärder för att säkerställa att kvalitetsarbetet följs upp och att resultaten tas tillvara i verksamheten Forskning Beskriv kortfattat den forskning som bedrivs inom institutionen Ange mål och planerade åtgärder för att säkerställa att forskningen genomförs med hög kvalitet.

8 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) Ange planerade åtgärder för att säkerställa att kvalitetsarbetet följs upp och att resultaten tas tillvara i verksamheten Samverkan Beskriv institutionens planerade arbete avseende samverkan med det omgivande samhället och information om bedriven verksamhet samt hur arbetet bedrivs för att forskningsresultat tillkomna vid universitetet kommer till nytta. Redovisningen kan exempelvis omfatta redogörelse av samarbete med näringslivet, patientföreningar och myndigheter, arbete med informationsuppdrag i t ex skolor samt produktion av t ex populärvetenskapliga artiklar och böcker. Beskriv i tillämpliga fall institutionens planerade arbete avseende samverkan med SLL. Beskriv också planerad samverkan inom KI och med andra universitet och högskolor. Redovisningen kan exempelvis innehålla beskrivningar av gemensamma projekt eller liknande. Redogör för mål och planerade aktiviteter avseende uppdragsutbildning där det är relevant. Observera att det ska framgå vilka institutionens planerade uppdragsutbildningar som omfattar 60 hp eller mer och huruvida dessa påverkar utbildning på grundnivå och avancerad nivå Administration Utbildnings- och forskningsadministration Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen. Ekonomi Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen. Information och kommunikation Ange mål och planerade åtgärder för att profilera verksamheten, både externt och internt. Infrastruktur Lokaler: Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen IT: Beskriv institutionens mål, utmaningar och prioriterade åtgärder. Av beskrivningen kan t ex. framgå vilka utmaningar institutionen står inför när det gäller IT-miljön, hur institutionen arbetar för att öka ITsäkerheten, om nya system ska införas m m. Övrig infrastruktur: Ange mål och planerade åtgärder för att nå målen.

9 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) 6.3 Särskilda uppdrag Personal och kompetensförsörjning Det är chefernas ansvar att säkerställa att tillgängliga personalresurser och kompetens möter KI:s behov för att nå visionen. Det innefattar säkerställande och utveckling av kompetensen. Se Riktlinjer för personalförsörjning på Karolinska Institutet 2 ( ) För att regeringen ska kunna följa utvecklingen av kompetensförsörjning inom statsförvaltningen ska KI redovisa detta i årsredovisningen. 3 Gör en inventering av nuläge och redovisa framtida planerad bemanning utifrån specificerade kategorier, se bil 1 i Mall för VP. Ange två till tre förbättringsområden med åtföljande åtgärder för att kvalitetssäkra ledarskapet Arbetsmiljö Målet för KI är att skapa en god och kreativ arbetsmiljö som uppfyller kraven i arbetsmiljölagstiftningen. Arbetsmiljöarbetet vid KI ska bygga på engagemang och delaktighet hos ledare, anställda och studenter, se KI:s Arbetsmiljöpolicy 4 ( ). Beskriv institutionens prioriterade mål (två till tre) gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) samt planerade åtgärder inkluderande uppföljning av medarbetarundersökningen aha. Beskriv ett prioriterat mål för att stärka och utveckla medarbetarskapet och åtföljande planerade åtgärder. Mål och aktiviteter som gäller laboratoriesäkerhet ska föras in under Miljö och hållbar utveckling nedan Miljö och hållbar utveckling KI ska, som studie- och arbetsplats, präglas av omsorg om människors hälsa och den yttre miljön, se KI:s Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling 5 Ange minst två till tre åtgärder som institutionen planerar att genomföra under 2014 för att bidra till KIs övergripande målsättningar (se KIs riktlinjer för miljö och hållbar utveckling) inom följande områden: energi, tjänsteresor, upphandling/inköp, laboratoriesäkerhet samt avfall. Åtgärderna ska vara inom minst två olika områden. Beskrivning av de 2 Riktlinjer för personalförsörjning på Karolinska Institutet, dnr 6488/ I enlighet med Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (200:605) 4 Arbetsmiljöpolicy, dnr 4331/ Riktlinjer för miljö och hållbar utveckling, dnr 7039/

10 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) planerade åtgärderna ska följa den bifogade aktivitetsmallens uppdelning, se bilaga 2 i Mall för VP. OBS! Under 2014 ska samtliga institutioner med laborativ verksamhet genomföra minst en aktivitet för att förbättra institutionens rutiner för att genomföra riskbedömningar inom den laborativa verksamheten. Eventuella ytterligare åtgärder kan komma att behöva föras in i verksamhetsplanen som följd av genomförda interna miljörevisioner Lika villkor KI:s likabehandlingsarbete utgår från diskrimineringslagen som trädde ikraft 1 januari Lagen ska främja lika rättigheter och möjligheter för anställda och studenter samt motverka diskriminering och trakasserier på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning och ålder. Beskriv organisationen av likabehandlingsarbetet samt dess förutsättningar, till exempel avsatt tid och ekonomiska medel Välj, utifrån genomförd nulägesanalys, ut två till tre av de övergripande målen i KI:s Handlingsplan för lika villkor ( df ) och ange institutionens viktigaste åtgärder under (De övergripande målen är grupperade i; rekrytering på lika villkor och jämn könsfördelning, studie- och arbetsförhållanden, lön och andra former av ersättningar) Internationalisering KI:s internationaliseringsarbete syftar till att förbättra kvalitet och mångfald inom forskning, utbildning och administration och därmed stärka universitetets konkurrenskraft 7. Välj och planera två till tre åtgärder utifrån, Strategi 1, i KI:s övergripande Internationaliseringsstrategi se För utbildningen ska även två till tre åtgärder planeras inom angivna utvecklingsområden, se kapitel 3.3 Handlingsplan för internationalisering för utbildning på grundnivå och avancerad nivå 8 beaktas, 6 Handlingsplan för likavillkor, Karolinska Institutet , dnr 1-167/ Internationaliseringsstrategi, dnr 07332/ Handlingsplan för internationalisering för utbildning på grund- och avancerad nivå, dnr 1-236/2013

11 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) 7 Styrelsernas VP Rektors fyra fokusområdena är utgångspunkt för uppdragen till verksamhetsstyrelserna och de universitetsgemensamma funktionerna under åren Rektor uppdrar till verksamhetsstyrelserna och de universitetsgemensamma funktionerna att under 2014 prioritera aktiviteter för att uppsatta mål kan nås under perioden, se kapitel 3.2. I uppdraget ingår att styrelserna, senast den 11 november 2013, lämnar verksamhetsplan för 2014 där delmål och aktiviteter preciseras närmare 9. 8 Verksamhetsberättelse 2013 Institutionerna ska lämna verksamhetsberättelse (VB) för 2013 senast Den ska följa den verksamhetsplan som skrevs för Institutionerna lämnar VB 2013 enligt mall för VB, bilaga 4. Styrelserna återrapporterar i enlighet med Konsistoriets tidigare beslut senast Ange i vilken utsträckning de planerade aktiviteterna blivit genomförda och i vilken utsträckning målet/målen blivit uppfyllda. I verksamhetsberättelsen bör följande frågor besvaras: Har vi gjort det vi skulle? Har vi nått de uppsatta målen? Om inte, varför? Hur vet vi det? Vad behöver förbättras? 9 Budget och resursfördelning 2014 Planering av verksamheten där budgetering och resursfördelning utgör förutsättningar för dess genomförande bör på sikt koordineras ytterligare och slås samman. I den av Konsistoriet fastlagda årsplanen för verksamhetsstyrning vid KI kommer inga förändringar göras avseende tidplaneringen för budget/resursfördelningen. I juni månad fattar Konsistoriet beslut om en preliminär budget. Verksamhetsuppdragen har, från och med i år, fastställts av rektor Konsistoriet beslutar i oktober månad om KI:s övergripande budget/resursfördelning. Rektor fattar ett beslut i december månad om budget/resursfördelning till styrelser och institutioner för Rektors uppdrag till verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner , dnr 1-285/2013

12 Anvisningar för Karolinska Institutets verksamhetsplanering inför (10) Bilaga 1 Externa förutsättningar för Karolinska Institutets verksamhet Högskolelag och högskoleförordning De svenska universitetens verksamhet regleras huvudsakligen i högskolelagen (1992:1434) och högskoleförordningen (1993:100). Där anges bland annat att universiteten ska bedriva utbildning och forskning, samverka med det omgivande samhället, informera om sin verksamhet samt verka för att forskningsresultat uppkomna vid universitetet kommer till nytta. Vidare ska verksamheten bedrivas så att det finns ett nära samband mellan utbildning och forskning. I verksamheten ska vetenskapens trovärdighet och god forskningssed värnas, verksamheten avpassas så att en hög kvalitet nås och de tillgängliga resurserna ska utnyttjas effektivt för att hålla en hög kvalitet i verksamheten. Myndighetsförordning KI ska utifrån sitt uppdrag enligt myndighetsförordningen (2007:515) bedriva verksamheten: Effektivt Enligt gällande rätt Med en god tillförlitlig och rättvisande redovisning Med god hushållning av statens medel Detta innebär att KI har ett ansvar att omsätta uppdraget på ett sådant sätt att man har kontroll över verksamhetens aktiviteter genom en säkerställd riskhantering och att det går att förklara omständigheter som gör att KI inte når samtliga mål. Regler för intern styrning och kontroll ställer krav på att riskhanteringen infogas som en integrerad del i verksamhetsplaneringen. Budgetpropositionen Budgetpropositionen är regeringens förslag till riksdagen över det kommande årets inkomster och utgifter för staten. Den framläggs i september. Regleringsbrev I regleringsbrevet som kommer i slutet av december redovisas den av riksdagen beslutade statsbudgeten mer i detalj för varje myndighet tillsammans med mål och resultatkrav på dessa.