Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster

Transkript

1 Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster

2 Det spelar ingen roll hur bra ett projekt är om det inte finns någon som kan, vill och är förberedd på att ta emot dess resultat.

3 Agenda Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret GU-print införande av en enhetlig utskriftsmiljö Systemförvaltare Per Sjöberg GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson BPU IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund Ladok3 utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Frågestund Fika, mingel och fler frågor

4 Projektkontorets uppdrag och mål Stödja, samordna, utveckla och granska projektverksamheten vid gemensamma förvaltningen. Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och till projektportföljledningen. Projektkontoret arbetar för att göra universitetets samlade projekthantering mer effektiv och strukturerad, öka verksamhetsnyttan av projekten samt höja projektmognaden inom organisationen.

5 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2014 Förstudie PA-system Byte av e-postleverantör Uppgradering av Datalager Nya projekt 2015 Byte av personaladministrativt system Förstudie webb

6 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektidéer skickas in via områdescheferna inom GF- vår 2014 Förstudier genomförs vår-höst Projektförslag, budget och kalkyl skickas in höst 2014 Finansiering från en gemensam investeringsram Beslut av universitetsdirektören om vilka projekt som ska få medel nästkommande år i november Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externa krav

7 Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen Kontakta projektkontoret Kontaktuppgifter idag via projektledarna Kompetensutveckling projekthantering via sidan för ledar och kompetensutveckling.

8 GU-print Utskrift och kopiering som tjänst Systemförvaltare Per Sjöberg OMRÅDET FÖR INFRASTRUKTURSTÖD

9 GU-print Utskrift och kopiering som tjänst Systemförvaltare: Per Sjöberg

10 Utskrift och kopiering som tjänst Studenter, medarbetare och allmänhet använder tjänsten Ger säker, enkel och miljövänlig utskriftshantering Utskrift, kopiering och skanning från valfri skrivare inom universitetets utskriftssystem Studenter betalar utskrift och kopior via betalfunktion kopplad till utskriftstjänsten PayEx Medarbetare faktureras efter ansvarsställe

11 Utskrift och kopiering som tjänst Toshiba äger skrivarna och levererar utskriftstjänsten, institutioner behöver inte beställa skrivarenheter eller hantera avtal med tillhörande administration och kostnader. PaperCut levererar systemstödet i samarbete med Toshiba IT ansvarar för teknisk drift, servrar Systemförvaltningen tillsammans med leverantören Toshiba ansvarar för underhåll och utveckling

12 Utrullning Tjänsten kommer att rullas ut fakultetsvis och börjar med utbildningsvetenskapliga fakulteten. Innan utrullning kan ske ska befintliga skrivare och utskriftsbehov inventeras. Det finns ca 750 aktiva nätverksanslutna skrivare på universitetet, varav ca 300 Toshiba. De ska antingen bytas ut eller flyttas in i tjänsten.

13 Preliminär tidplan Fakultet Inventering Utrullning Utbildningsvetenskap v40 v48 Humanisten v43-44 v51 Universitetsbiblioteket v45 v3 Gemensamma förvaltningen v47-48 v4-5 Handels v50-51 v6-7 Naturvetenskapliga fakulteten v2 V10-11 Konstnärliga fakulteten v3-4 v11-12 Samhällsvetenskapliga fakulteten v5-6 v14-15 Sahlgrenska akademien v8-10 v19-21

14 Vad kan användaren göra? Skriva ut från egen dator/tjänstedator e-post USB i datorsalar och på UB:s offentliga PC:s Förinställning, utskrift: A4 dubbelsidig svart/vit Kopiera Skanna till USB och e-post, skanning är kostnadsfritt. Utskriften läggs i central kö och hämtas från valfri skrivare inom GU:s utskriftssystem. En utskrift som inte hämtats ut inom 24 timmar tas bort.

15 Funktionsroller Utbildas av förvaltningen och Toshiba Utskriftsadministratörer Ansvarar för institution eller enhet Hanterar konton och behörigheter Tar fram rapporter för internt bruk Tilldelar eventuella student utskriftskvoter Utskriftsvärdar Ungefär samma uppgifter som idag Byter toner på skrivarna samt hanterar depålager Anmäler fel på skrivarna till Toshibas Help-Desk Toner levereras automatiskt, allvarliga felkoder via mail

16 Vad kostar det? PRISLISTA utskrift /kopia Typ Allmänhet* Student Medarbetare Svartvit A4 enkelsidig 1,00 kr 0,30 kr 0,20 kr Svartvit A4 dubbelsidig 1,85 kr 0,56 kr 0,37 kr Färg A4 enkelsidig 3,00 kr 0,90 kr 0,60 kr Färg A4 dubbelsidig 5,60 kr 1,68 kr 1,12 kr Svartvit A3 enkelsidig 2,00 kr 0,60 kr 0,40 kr Svartvit A3 dubbelsidig 3,90 kr 1,17 kr 0,78 kr Färg A3 enkelsidig 4,50 kr 1,35 kr 0,90 kr Färg A3 dubbelsidig 8,50 kr 2,55 kr 1,70 kr * Allmänhet inkluderar låntagare UB och anonyma.

17 Enheter och optimering Fem olika enheter GU1-5 Enhet levereras efter behovsanalys Pågående optimering under avtalstiden Enheter GU1 svartvit bordsmodell A4 (50 ppm) GU2 färg MFP A4 (28 ppm) GU3 färg MFP A3 (25 ppm) GU4 färg MFP A3 (45 ppm) GU5 svartvit MFP A3 (65 ppm)

18 Miljökompensation Göteborgs universitet miljökompenserar För avverkade träd planteras nya Tricorona

19 Kontaktinformation För beställning av ny enhet innan tjänsten rullas ut: Frågor om tjänsten medarbetarportalen.gu.se/service/utskriftstjanst/

20 GURIA - systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektledare Pernilla Börjesson OMRÅDET FÖR INFRASTRUKTURSTÖD

21 GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras.

22 Verksamhets- och lagkrav Arbetsmiljö inklusive SBA Lag- och uppföljningskrav Säkerhet Lag- och uppföljningskrav Miljö Certifieringskrav

23 Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

24 Användare av systemet Alla medarbetare kan rapportera Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

25 Vår leverantör Vald leverantör - Flexeurope De levererar ett system som heter Flexite BPMS Ett webbaserat system för riskanalys, incident- och avvikelsehantering. Extern drift. Åtkomst via Medarbetarportalen. Flexeurope har många stora kunder inom offentlig verksamhet främst landsting (hantering av vårdavvikelser) och kommuner.

26 Införandeprojekt Workshop(s) och test Pilot under maj november Utrullning på hela GU påbörjas i början av 2015 Överlämning till förvaltning mars / april 2015

27 Kontaktuppgifter Projektledare, Pernilla Börjesson tel: Projektets webbplats

28 BPU IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund OMRÅDET FÖR ADMINISTRATIVT STÖD

29 Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning ROGER HAGLUND

30 Effektmål Integration med källsystem minskar arbetsinsatsen Kvalitet och enkelhet vid rapportuttag VISION 2020: Bidra till bättre arbetsmiljö och delaktighet genom planeringstransparens och tydliggjord arbetsbelastning Övertid och undertid syns Ökad kvalitet och jämförbarhet i data Aktiv verksamhetsplaneringen: scenarier, översikter, beräkningar Tjänstgöringsplaner i systemet ROGER HAGLUND

31 Ett universitetsgemensamt IT-stöd Öppet verktyg: inst bestämmer själv om man vill planera grovt eller detaljerat Standardisering ger jämförbarhet Rollbaserad behörighet: chef, planerarer, titta, fack, medarbetare Integration med GU-system: skapar en planeringspalett Rapporter: tjänstgöringsplaner, ekonomiska underlag, statistik, prestationer ROGER HAGLUND

32 ROGER HAGLUND

33 Vilka använder Retendo Academic? Umeå universitet Högskolan i Gävle Göteborgs universitet Karlstad universitet Mittuniversitetet Stockholms universitet Användarforum under uppstart Mälardalens högskola? Högskolan Dalarna? Intresserade: Chalmers, Lund, Linné ROGER HAGLUND

34 16 institutioner är igång SamFak Statsvetenskap (v37) Journalistik, medier o kommunikation (v37) Sociologi o arbetsvetenskap (v37) NatFak Geovetenskaper (v37) Biologi o miljövetenskap (pilot) UtbVet Pedagogik o specialpedagogik (v37) Pedagogik, kommunikation o lärande (v37) Didaktik o pedagogisk profession (v37) Kost- o idrottsvetenskap (v37) SA Vårdvetenskap o hälsa (pilot) HumFak Kulturvetenskaper (v41) Filosofi, lingvistik o vetenskapsteori (v41) Språk o litteratur (v41) Handels Juridiska (v41) Ekonomi o samhälle (v41) Företagsekonomiska (v41) Konst? IT-fak? ROGER HAGLUND

35 Tidplan Integrations- och konfigurationsarbetet en utmaning! 2 piloter våren 2014: Vårdvetenskap o hälsa (SA) Biologi o miljövetenskap (NatFak) + 8 institutioner v institutioner v41 Frågor/Intresse? Projektledare Roger Haglund (5327 eller roger.haglund@gu.se) ROGER HAGLUND

36 LADOK3 - Utveckling av vår utbildningsadministration och nästa generation av det nationella systemet LADOK Projektledare Barbro Carlsson OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

37 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD LADOK3: BRA SERVICE FÖR STUDENTER OCH SMIDIG ADMINISTRATION FÖR MEDARBETARE PROJEKTKONTORETS INFORMATIONSDAG , BARBRO CARLSSON, PROJEKTLEDARE, ,

38 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Ladok och dess processer - idag och i morgon Dagens Ladoksystem bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Håller inte att lappa och laga. Ladok3-projektet berör 38 lärosäten, inklusive Göteborgs universitet. Har fokus på systemet, påbörjades 2010 och avslutas Implementeringen startar 2015 och avslutas Samsyn saknas på GU om arbetssätt för utbildningsadministration. På GU har Ladok3-projektet därför fokus på både system och arbetsprocesser Målet för GU är att: ge en bättre och säkrare service till universitetets studenter och doktorander bidra till en smidigare daglig utbildningsadministration för våra medarbetare.

39 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Hur drivs projekten? Nationellt: Utveckling av systemet Ny förvaltnings- och driftsorganisation Lokalt på Göteborgs universitet: En lokal projektgrupp förbereder, utbildar och inför systemet och utvecklar gemensamma utbildningsadministrativa processer på vårt universitet Två representanter i det nationella Ladok3-projektet Vi erbjuds också att ha med ytterligare representanter vid nationella seminarier I den nya förvaltningsorganisationen är GU representerat i rollen som Objektägare verksamhet

40 Ladok3 på GU: Tidplan OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

41 De flesta berörs OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD

42

43 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Servicevanor förr Beroende av tid och rum: Tillgänglighet endast under kontorstid och i specifik lokal. Tidskrävande väntan för brukaren Mycket pappershantering, blanketter som bara kan hämtas på plats Personligt stöd i allt från enkla rutinärenden till mer komplicerade ärenden

44 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Servicevanor nu Oberoende av tid och rum: Tillgänglighet dygnet runt på flera plattformar. Snabb tillgång till information och åtgärd för brukaren Från pappershantering till digital Brukaren sköter själv enkla rutinärenden Tillgång till personligt stöd i mer komplicerade ärenden

45 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Målet med Ladok3:s användargränssnitt Grundtanke att arbetsuppgifter utförs där de uppstår: Registrering vid källan. Ska vara självinstruerande Nya användare ska uppfatta Ladok3 som enkelt och inbjudande Genvägar och kortkommandon så att den vana Ladokanvändaren upplever Ladok3 som effektivt Ska utgå från standarder inom webbaserade användargränssnitt: modern navigation, grafiskt rent, ett syfte per sida

46 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Gränssnitt och innehåll för anställda Nyheter främst i HUR man gör saker Bättre stöd för processers helhet Flexibilitet Webbaserat Mer enhetlig hantering VAD i stort sett samma som innan Lite mer kring utbildningsinformation och examenshandläggning Lite mindre kring antagning Bättre stöd för uppföljning Detta kan jag se och göra i Ladok Behörighet styr Stor flexibilitet för GU att anpassa till vår behörighetsstruktur

47 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Effekter studenter (inklusive doktorander) BRA SERVICE Oberoende av tid och rum Digitalt istället för papper, t ex: Onlineregistrering kurs och tentamensanmälan och snabbare tillgång att se sina resultat Mer enhetligt och begripligt inom hela GU Ökad tillgång till mer kvalificerat, personligt stöd Minskar risk för felkällor, ger ökad rättssäkerhet Ger studenterna överblick och möjlighet att ta ansvar för sitt eget lärande

48 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankringsarbete löpande Detaljerad och strategisk plan för förankring och kommunikation framtagen Hur påverkar detta mig i mitt dagliga arbete? Stort behov av så konkret och tydlig information som möjligt. Senaste nytt till administrativa chefer/kanslichefer Info- och dialogmöten med medarbetar- och studentgrupper, info anpassad utifrån gruppernas behov Medarbetare och studenter testar och ger synpunkter på system och processer: nationellt och lokalt på GU. Nyheter och uppdateringar på projekthemsidan

49 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Förankring specifikt i höst/vår Hösten 2014 Referensgrupp för utbildningsadministratörer Referensgrupp planerad för lärare Arbetsgrupp för arbetssätt inom årsredovisning & uppföljning startar i slutet av november. Våren 2015 Arbetsgrupp för arbetssätt inom resultathantering startar Längre fram under 2015 och 2016 Arbetsgrupper startar för olika delar av de utbildningsadministrativa processerna.

50 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Nyfiken på att se en demoversion? Välkommen till vårt bord efteråt.

51 Kontakt Området för verksamhetsstöd Barbro Carlsson Projektledare Gun Wallius Delprojektledare Införande i verksamheten gun.wallius@gu.se Anders Ideskog Delprojektledare Verksamhetsutveckling anders.ideskog@gu.se Projekthemsida:

52 Frågor? Fika, mingel och fler frågor.