Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster. Informationsmöte

Transkript

1 Välkomna till informationsmöte om kommande universitetsgemensamma IT-baserade funktioner och tjänster

2 Agenda Välkomna och inledning Kamilla Petersson, Projektkontoret BUG Införande av en enhetlig utskriftsmiljö Projektledare Petter Baggeryd Nytt systemstöd för riskanalys, avvikelse- och incidenthantering Projektmedarbetare Emil Grbic STIG gemensamt ärendehanteringssystem för service- och support Projektledare Lars Eriksson BPU IT-stöd för institutionernas bemanningsplanering - Projektledare Roger Haglund Ladok3 utveckling av vår studieadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson Frågestund Fika, mingel och fler frågor

3 Vad är projektkontoret? Stöd, samordning och controllerfunktion för utvecklingsprojekt på universitetsgemensam nivå Stödjer och rapporterar till universitetsdirektören och portföljledningen Ansvarar för samordning av projekt och för utveckling av projektverksamheten på universitetsgemensam nivå För närvarande 9 projekt

4 Övriga universitetsgemensamma utvecklingsprojekt 2014 ISP Individuella studieplaner för doktorander Förstudie PA-system Byte av e-postleverantör LIS (TULE) teknisk utredning ledningsinformationssystem

5 Hur väljs de universitetsgemensamma utvecklingsprojekten ut? Projektidéer skickas in via områdena inom GF och prioriteras av portföljledningen vår 2014 Förstudier genomförs vår-höst Projektförslag, budget och kalkyl skickas till projektkontoret höst 2014 Finansiering från en gemensam investeringsram Beslut av universitetsdirektören om vilka projekt som ska få medel nästkommande år i november Krav Gränsöverskridande inom universitetet IT-koppling Externa krav

6 Mer information om projekt och projektutbildningar Projektkatalogen Kontakta projektkontoret Kontaktuppgifter idag via projektledarna Kompetensutveckling projekthantering /projekt/?skipssocheck=true

7 Kom ihåg att skriva ner era frågor och så var det det där med mobiltelefonen BUG Införande av en enhetlig utskriftsmiljö Projektledare Petter Baggeryd

8 BUG Utskrift och kopiering som tjänst Projektledare: Petter Baggeryd

9 Utskrift och kopiering som tjänst Studenter, medarbetare och allmänhet använder tjänsten Ger säker, enkel och miljövänlig utskriftshantering Utskrift, kopiering och skanning från valfri skrivare inom universitetets utskriftssystem Studenter betalar utskrift och kopior via betalfunktion kopplad till utskriftstjänsten PayEx Medarbetare faktureras efter ansvarsställe

10 Utskrift och kopiering som tjänst Toshiba äger skrivarna och levererar utskriftstjänsten PaperCut levererar systemstödet i samarbete med Toshiba PaperCut användargränssnitt heter i vår miljö GUprint PayEx levererar betalfunktion för studenter Utskriftstjänsten utvecklas och förvaltas av Göteborgs universitet IT ansvarar för teknisk drift/hårdvara Systemförvaltningen tillsammans med leverantören Toshiba ansvarar för underhåll och utveckling

11 Enheter och optimering Fem olika enheter GU1-5 Enhet levereras efter behovsanalys Pågående optimering under avtalstiden Enheter GU1 svartvit bordsmodell A4 (50 ppm) GU2 färg MFP A4 (28 ppm) GU3 färg MFP A3 (25 ppm) GU4 färg MFP A3 (45 ppm) GU5 svartvit MFP A3 (65 ppm)

12 Vad kan användaren göra? Skriva ut från egen dator/tjänstedator e-post USB i datorsalar och på UB:s offentliga PC:s Förinställning, utskrift: A4 dubbelsidig svart/vit Kopiera Skanna till USB och e-post, skanning är kostnadsfritt. Allmänhet och anonyma har begränsade möjligheter. Utskriften läggs i central kö och hämtas från valfri skrivare inom GU:s utskriftssystem. En utskrift som inte hämtats ut inom 24 timmar tas bort.

13 Tjänsten för medarbetare, funktionsroller Utbildas av förvaltningen Utskriftsadministratörer Ansvarar för institution eller enhet Hanterar konton och behörigheter Tar fram rapporter för internt bruk Tilldelar eventuella student utskriftskvoter Skrivarvärdar Ansvarar för en eller flera enheter Fyller på papper och toner på skrivarna samt hanterar depålager Anmäler fel på skrivarna till Toshibas Help-Desk Kontaktperson för Toshibas servicetekniker och förvaltningen

14 Vad händer i projektet Studenter och allmänhet utrullning vecka 7 till 11 Pilot för medarbetare med start i april Projektet avslutas och övergår till förvaltning i juni Tjänsten för medarbetare börjar rullas ut till hösten

15 Studentpriser jämförelse övriga lärosäten Studentutskrifter Priser svartvitt Priser färg Plats A4, A4, enkelsidigtdubbelsidigt A3, enkelsidigt A3, dubbelsidigt A4, enkelsidigt A4, dubbelsidigt A3, enkelsidigt A3, dubbelsidigt Göteborgs universitet 0,30 kr 0,56 kr 0,60 kr 1,17 kr 0,90 kr 1,68 kr 1,35 kr 2,55 kr Linköpings universitet 0,50 kr 1,00 kr 1,00 kr 2,00 kr 0,69 kr 1,38 kr 1,38 kr 2,76 kr Malmö högskola 0,50 kr 1,00 kr 0,80 kr 1,60 kr 0,80 kr 1,60 kr 1,60 kr 3,20 kr Blekinge tekniska högskola 0,45 kr 0,90 kr 0,90 kr 1,80 kr 0,90 kr 1,80 kr 1,80 kr 3,60 kr Linne universitetet 0,36 kr 0,65 kr 0,72 kr 1,30 kr 0,95 kr 1,71 kr 1,90 kr 3,42 kr Sveriges lantbruksuniversitet 0,44 kr 0,75 kr 0,88 kr 1,50 kr 1,06 kr 2,00 kr 2,13 kr 4,00 kr Lunds universitet 0,50 kr 1,00 kr 2,00 kr 4,00 kr Stockholms universitet 0,70 kr 1,40 kr 2,80 kr 5,60 kr Chalmers 0,36 kr 0,72 kr Högskolan Dalarna 0,40 kr 0,60 kr 1,10 kr 2,00 kr KTH 0,50 kr 2,50 kr

16 Miljökompensation Göteborgs universitet miljökompenserar Ett avverkat träd blir två nya Tricorona

17 Kontakt information För beställning av ny enhet innan tjänsten rullas ut Frågor om tjänsten medarbetarportalen.gu.se/service/utskriftstjanst/

18 Nytt systemstöd för riskanalys, avvikelseoch incidenthantering Projektmedarbetare Emil Grbic

19 GURIA - GU Risk Incident Analys/Avvikelse Bakgrund Behov av samordning mellan säkerhet, arbetsmiljö och miljö. Återkommande avvikelse vid extern miljörevision. Uppgraderad till stor avvikelse i april Vision 2020, arbetsmiljö prioriteras.

20 Verksamhet- och lagkrav Arbetsmiljö inklusive SBA Lag- och uppföljningskrav Säkerhet Lag- och uppföljningskrav Miljö Certifieringskrav

21 Syftet med ett systemstöd Rapportera och följa upp Göra det enklare att rapportera incidenter, tillbud, skador och avvikelser. Förenkla hanteringen av ovanstående. Effektivisera den centrala samordningen för att få fram en helhetsbild med kvalitet. Förebygga Förenkla arbetet med riskanalyser, riskbedömningar och SBA. Samla resultaten på samma ställe. Jämföra inrapporterade händelser och använda vid t. ex. riskanalyser. Göra det lättare att lämna förbättringsförslag avseende miljö.

22 Användare av systemet Personalhandläggare, kontaktperson säkerhet och miljörepresentanter på institution. Säkerhetssamordnare campus och miljösamordnare fakultet. Chefer i linjen. Centrala funktioner för säkerhet, arbetsmiljö och miljö.

23 Organisation och roll GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Organisation och roll Fysisk Arbetsskador/ tillbud GU-gemensam nivå Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Arbetsskador/ Leif Bouvin Annhild Fysisk Larsson tillbud Emil Grbic Miljöenheten Carin Norlin Ann-Britt Hagman Leif Bouvin Annhild Larsson Emil Grbic Miljöenheten Carin Norlin Ann-Britt Hagman Personalenheten Personalenheten Campus Campus Säkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt Säkerhetsgrupp Säkerhetsgrupp 0 Ej bestämt (Fakultet)/UB/GF Institution/Område (Fakultet)/UB/GF Institution/Område Sammanställare ev med stöd från säkerhetsgrupp campus Sammanställare Sammanställare Kontaktperson säkerhet Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt AMO AMO Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör Chef Chef Chef Chef Sammanställare Miljösamordnare ev med stöd från säkerhetsgrupp campus Sammanställare Sammanställare Personalhandläggare Personalhandläggare Miljörepresentant Miljösamordnare Kontaktperson säkerhet Personalhandläggare Personalhandläggare Prefekt Prefekt Prefekt Prefekt AMO AMO Miljörepresentant Avdelning/enhet/sektion Rapportör Rapportör Rapportör Rapportör Chef Chef Chef Chef

24 Kraven i korthet Grundläggande krav Ett befintligt webbaserat system för riskanalys, incident- och avvikelsehantering som varit i drift i minst fyra år. Systemet ska ha levererats till offentlig verksamhet och referensuppdragen ska motsvara GU avseende storlek, organisation och antal anställda. Riskanalys, incidenter och avvikelser skall hanteras i samma system.

25 Systemet Tilldelningsbeslut Flexeurope AB Piloten Mitten av april till och med oktober SA (minus medicin och kliniska vetenskaper), Samfak, Campus service Medicinarberget, -Haga (integration- och konfigurering, utbildning, manualer m.m.) Utrullning på hela GU i mitten av oktober Överlämnas första kvartal 2015 till ordinarie verkasamhet

26 Kontaktuppgifter Projektledare, Carin Norlin, tel:

27 STIG Gemensamt ärendehanteringssystem för service- och support Projektledare Lars Eriksson

28 STIG Gemensamt IT-stöd för Servicefunktioner Lars Eriksson, projektledare

29 Vad är STIG? Tjänst baserad på ärendehanteringssystemet Easit Svenskt webbaserat system Ärenden som hanteras i system är av typ felanmälan, beställningar, frågor och synpunkter! Diarieföring av ärenden hanteras i GUDOK och inte STIG

30 Vilka använder STIG? Typ av ärenden IT-enheten Felanmälan Beställningar Frågor Synpunkter I drift Oktober 2013 November 2013 UB Antal ärenden per år Ca Ca Antal handläggare Målgrupp Medarbetare Allmänheten Studenter Medarbetare Frågor Synpunkter Beställningsförslag på nya böcker

31 Hur används STIG? Exempel - ärende IT-enheten 1. En medarbetare behöver hjälp med att exportera till excel från Palasso och mailar support@gu.se 1 Service desk Ett ärende skapas i STIG med handläggargrupp Service Desk och ett bekräftels skickas till medarbetaren om att ett ärende har skapats 3. Handläggare i Service Desk kan inte lösa ärendet och byter därför handläggargrupp i STIG till Personalsystem Handläggaren i gruppen Personalsystem hjälper medarbetaren med problemet. 5. Handläggaren stänger ärendet i STIG och ett mail skickas från STIG med information om att ärendet är löst. IT-enheten 30 handläggargrupper Ärenden i STIG kan antingen skapas från webbformulär, e-post eller genom registrering av handläggare.

32 Vad är nyttan med STIG? Gemensamt arbetssätt Översikt över nya och pågående ärenden per handläggargrupp Möjlighet att kategorisera och prioritera Mindre personberoende Möjlighet att hantera mallar för mailsvar och lösningsbeskrivning Samlad information om ett ärende på ett ställe Möjlighet att söka fram liknade ärenden Underlag och statistik för att publicera information på webben

33 STIG 2014 och framåt Implementering pågår av STIG vid Utbildningsenheten och PILenheten (GUL). Planerad driftsättning april/maj Därefter avslutas STIG-projektet. Fortsatt implementering kommer drivas av linjen med stöd av STIG:s förvaltningsgrupp. EVI - Enkel väg in Det pågår också ett utvecklingsarbete på GF under namnet EVI - Enkel Väg In med syfte att samordna arbetet kring service, support och användarstöd. STIG kommer att vara ett viktigt verktyg för att vi ska kunna samarbeta över hela organisationen kring supportärendehantering. Tanken är att implementera STIG vidare i hela serviceorganisationen

34 STIG kontaktinformation Frågor om projektet: Lars Eriksson Nina Romanus Projektledare Systemförvaltare

35 BPU IT-stöd institutionernas bemanningsplanering Projektledare Roger Haglund

36 Projekt IT-stöd BPU IT-stöd för bemanning, individuell tjänstgöringsplanering och tjänstgöringsuppföljning

37 Bakgrund Under lång tid uttryckt behov av gemensamt IT-stöd för sin verksamhetsbemanning, lärarpersonalens tjänstgöringsplanering och för uppföljning. Lärarnas arbetstidsavtal ålägger arbetsgivaren att löpande planera och upprätta tjänstgöringsplaner. Olika redovisningar av lärarpersonalens arbetande; HSVutvärderingar, examensrättsansökningar, RED10, BLUE11, etc. Årsarbetstid ger fluktuation över tid. Svårt att bevaka och beräkna och se konsekvenser. Bristen på ett gemensamt IT-stöd: leder till att omfattande manuella arbetsinsatser och osäker jämförbarhet mellan institutioner.

38 Några effektmål Minskat dubbelarbete data för bemanningsplaneringen importeras från källsystemen Minskat manuellt arbete vid rapportuttag vid utvärderingar, uppföljningar, mm rapportmallar finns och kan skapas Ökad transparens i planeringen ger bättre arbetsmiljö och delaktighet Väsentligen ökad kvalitet och jämförbarhet i information kring verksamheters bemanning och individers tjänstgöring Kontroll på arbetsbelastningen och bättre möjlighet att hantera obalanser samt lättare att bokföra och reglera övertider Möjlighet till aktiv verksamhetsplaneringen Tjänstgöringsplanerna byggs in i systemet facken kan se fastställd planering i systemet

39 Ett universitetsgemensamt IT-stöd Möjligheter att planera både på grövre nivå eller mer detaljerad nivå inst bestämmer Viss standardisering krävs för att skapa jämförbarhet Rollbaserad behörighet till systemet Integration med GU-system för automatisk import av grunddata: Person- och anställningsuppgifter (Palasso) Utbildningsprogram och kurser (Ladok) Forskningsprojekt och uppdrag (Agresso) Generera rapporter: tjänstgöringsplaner, underlag för ekonomiska transaktioner, statistik mm mm

40

41 Tidplan Integrations- och konfigurationsarbetet i slutfas Manualer, utbildning, förvaltningsorganisation formeras nu Testkörning med 2 pilotinstitutioner: Vårdvetenskap o hälsa & Biologi o miljövetenskap Intrimning Lärplattform 31 mars = leveransgodkännande av systemet Från april 2014 (prel): skarpt systemläge och successiv utrullning (hälften alla inst) Hösten 2014: fortsatt utrullning (resten inst) Frågor? Projektledare Roger Haglund (5327 eller roger.haglund@gu.se)

42 Ladok3 Utveckling av vår studieadministration och nästa generation av nationella systemet Ladok Projektledare Barbro Carlsson

43 Ladok3: Bra service för studenter och smidig administration för medarbetare

44 Varför Ladok3 och vad innebär det? Dagens Ladok bygger på en gammal teknisk plattform från 80-talet. Håller inte att lappa och laga. Saknar samsyn om arbetssätt för studieadministration Ladok3-projektet berör 38 lärosäten, inklusive Göteborgs universitet. Målet är att ge en bättre och säkrare service till universitetets studenter och doktorander. Det ska också bidra till en smidigare daglig studieadministration för våra medarbetare.

45 Vem driver projektet? Nationellt: Utveckling av systemet Ny förvaltning och drift Lokalt på Göteborgs universitet: En lokal projektgrupp förbereder, utbildar och inför systemet på vårt universitet Två representanter i det nationella Ladok3-projektet Vi erbjuds också att ha med ytterligare representanter vid nationella seminarier

46 De flesta berörs

47 Ladok3 på GU: Tidplan Delprojekt registervård Delprojekt integrationer Delprojekt verksamhetsutveckling Delprojekt utbilda Delprojekt införa februari Produktionssättning Årsredovisning (nuvarande Ladok parallellt) Produktionssättning Uppföljningar (nuvarande Ladok parallellt) Produktionssättning övrig funktionalitet

48 Ladok3-projektets hemsida

49

50

51

52

53

54 Kontakta oss gärna Barbro Carlsson Projektledare Ann-Marie Strand Delprojektledare registervård och konvertering

55 Frågor och svar

56 Fika, mingel och fler frågor