Personal- och löneverksamheten

Transkript

1 Revisionsrapport Maria Strömbäck, revisionskonsult Personal- och löneverksamheten Överkalix kommun Anna Carlénius, revisionskonsult Per-Åke Brunström, certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och bedömning Bakgrund Revisionsfråga Metod, material och avgränsning Granskningsresultat Övergripande styrdokument för kommunstyrelsen Delegationsordning inom personalområdet Protokoll - Kommunstyrelsen och Personalutskott Personal- och löneavdelning - Organisation och uppdrag Lönehantering Internkontroll Riktlinjer inom löneområdet Registeranalys Sparad semester Kompensationstid och övertid Lönetillägg Höga löner Dubbla löner Personal- och kompetensförsörjning Styrdokument och projekt gällande kompetensförsörjning Rehabilitering och förebyggande arbete Kommuninterna styrdokument arbetsmiljöområdet Företagshälsovård Rehabilitering Uppföljning av området personal Överkalix kommun

3 1. Sammanfattning och bedömning Överkalix kommuns revisorer har gett uppdrag åt att genomföra granskning inom personal- och löneverksamheten som ska besvara följande revisonsfrågor: Hanterar kommunstyrelsen personalfrågorna ändamålsenligt? Hanterar kommunstyrelsen löneverksamheten ändamålsenligt? Är kommunstyrelsens interna kontroll av personal- och löneverksamheten tillräcklig? Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen hanterar löneverksamheten på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll. Vidare bedömer vi att kommunstyrelsens hantering av personalfrågor inte till alla delar sker på ett ändamålenligt sätt samt att den interna kontrollen är otillräcklig. Vad som avses är främst att det saknas en tydlig styrning utifrån övergripande målsättningar på området, vilket i sin tur får konsekvenser vad gäller uppföljning och intern kontroll. Nedan presenteras grunderna för vår bedömning utifrån de för granskningen styrande kontrollmålen. För utförligare redogörelse av iakttagelser och bedömningar hänvisas till rapportens resultatdel. Personal- och löneavdelningens uppgifter är tydligt definierade Vår bedömning är att personal- och löneavdelningens uppgifter inte är tydligt definierade. Kommunstyrelsen ska i sin ledningsfunktion ansvara för att leda och samordna bl.a. personalpolitiken och frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivaren och arbetstagare. I granskningen har vi inte funnit att de övergripande målsättningar som finns antagna av fullmäktige har tydliggjorts och konkretiserats av kommunstyrelsen på ett sätt som medför tydlig uppföljning av angivna mål inom område personal. Beskrivning av personalkontorets uppdrag finns i styrdokument, men mer som funktionsbeskrivning i förhållande till vilket uppdrag som gäller för år Resultatindikator för kommunens anställda som är kopplat till fullmäktiges övergripande politiska målsättning saknas och få beslut av kommunstyrelsen och personalutskott är strategiska beslut. Organisationen är ändamålsenlig för att lösa avdelningens uppgifter Vår bedömning att organisationen i huvudsak är ändamålsenlig för att lösa avdelningens uppgifter. Intervjuer ger en bild av att samarbetet chefer har med personal- och löneavdelningen är välfungerande. Inom kommunen finns en medarbetare, personalchef, som övervägande arbetar med personalfrågor och har en uttalad Överkalix kommun 1 av 21

4 stödjande roll till förvaltningarnas chefer, och fyra lönehandläggare vilka till övervägande del arbetar med lönefrågor. Uppdraget personalchefen har kan dock innebära att strategiska, långsiktiga personalfrågor hamnar i skymundan för mer operativa personalfrågor. Kommunstyrelsen bedriver en tillfredsställande och ändamålsenlig lönehantering med tillräcklig intern kontroll Vår bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig lönehantering med tillräcklig intern kontroll. Kommunen har utarbetad internkontroll plan vilken följs upp årligen och inga fel uppges funnits de senaste två åren. Spärrar i lönesystemet och rutiner för kontroll av arbetsledare och lönehandläggare innan löneberarbetning uppfattas av oss följas och är väl implementerade. Genomförd registeranalys och verifiering av materialet gällande sparad semester, kompensationstid och övertid, lönetillägg samt höga och dubbla löner visar att god intern kontroll finns. Ett stort antal överskjutande timmar totalt sett finns inom kommunen, och här anser vi att utrymme finns för att se över om rutiner och chefers arbete med övertid och kompensationstid för medarbetare sker optimalt. Kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetensförsörjning och generationsförsörjning Vår bedömning är att kommunstyrelsen i vissa delar bedriver en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetens- och generationsförsörjning. Intervjuer visar att flera aktiviter sker inom kompetensförsörjningsområdet och i slutet av år 2013 antogs en kompetensförsörjningsplan av fullmäktige. Här ser vi att kommunstyrelsen utifrån sitt ansvar att leda och samordna personalpolitiken bör konkretisera målsättningar vilket vi bedömer skulle öka styrbarhet och koppling mellan mål och aktiviteter. Kommunstyrelsen hanterar det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt Vår bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak hanterar det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visar att aktiviteter skett under de senaste åren för att förbättra rehabiliterings och friskvårdsarbetet, och flertalet kommuninterna styr/riktlinjer inom området arbetsmiljö, företagshälsovård och rehabilitering i samarbete med fackliga parter har reviderats under senare år, och en viss minskning av totala sjukskrivningstalet för kommunens medarbetare har skett. Intervjuer ger en bild av att arbetsmiljöarbetet inom förvaltningarna är en aktuell fråga, som bl.a. det avslutade AFA-projekt även bidragit till. Samarbetet med rehabiliteringshandläggare/företagssköterska beskrivs välfungerande och denne har väldefinierade uppdrag för sina olika roller, och tillgång till övriga kompetenser inom Kommunhälsan finns att tillgå vid behov. Överkalix kommun 2 av 21

5 Noteras bör dock den sårbarhet som finns inom verksamheten, utifrån att det är samma medarbetare som har uppdraget rehabhandläggare och företagssköterska inom kommunen. Vi ser dock att kommunstyrelsen, inom ramen för sin styrfunktion av personalpolitik, inte tillräckligt tydliggjort det övergripande mål kommunfullmäktige fastställt för arbetsmiljö och rehabilitering. Vi anser att tydligare mål och resultatindikatorer krävs för bättre uppföljning av mål och bedriven verksamhet. Intern kontroll avseende personalverksamheten Vår bedömning är att kommunstyrelsens interna kontroll inte är tillfredsställande avseende personalverksamheten. Granskningen visar att det i årsredovisningen återrapporteras personalekonomisk redovisning och att personalstatistik regelbundet följs upp. Vi saknar dock en kontroll över huruvida verksamheten arbetar i riktning mot de övergripande målsättningarna på personal- och löneområdet, vilket kan förklaras av att kommunstyrelsen inte brutit ner och konkretiserat dessa målsättningar så att uppföljning utifrån ett måluppfyllande perspektiv är möjlig. Överkalix kommun 3 av 21

6 2. Bakgrund Med sin starkt personalintensiva verksamhet är kommunens viktigaste resurs medarbetare med rätt kompetens. Stora pensionsavgångar förväntas innebära nyrekryteringsbehov inom kommuner, samtidigt som regional och nationell konkurrens finns om de kompetenser som behövs. Information och analys av nuläge och framtid är ett första steg i ett strukturerat personalstrategiskt arbete och strategiska insatser, både för att locka personal med rätt kompetens och behålla befintlig personal, är väsentligt för en kommuns resultat, utveckling och upprätthållande av kommunal service även i framtiden. Arbetsgivare har ansvar för anställdas rehabilitering vid sjukfrånvaro och arbetsgivare ska i tidigt skede samråda med sjukskriven anställd om rehabiliteringsbehov och vidta nödvändiga rehabiliteringsåtgärder samtidigt som ett framgångsrikt rehabiliteringsarbete kräver väl inarbetade rutiner och genomarbetade rehabiliteringsutredningar. Överkalix kommun har de senaste åren relativt konstant haft en sjukfrånvaro på närmare 7 %. Kommunens personal- och löneavdelning är ett utvecklings- och serviceorgan gentemot andra förvaltningar, vilket bl.a. innefattar samordning av kommunens löneadministration. I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hanteringen av lönesystemet i övrigt, inte alltid är ändamålsenligt Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Hanterar kommunstyrelsen personalfrågorna ändamålsenlig? Hanterar kommunstyrelsen löneverksamheten ändamålsenligt? Är kommunstyrelsens interna kontroll av personal- och löneverksamheten tillräcklig? Revisionsfrågorna besvaras genom att följande kontrollmål belyses: Personal- och löneavdelningens uppgifter är tydligt definierade Organisationen är ändamålsenlig för att lösa avdelningens uppgifter Kommunstyrelsen bedriver en tillfredsställande och ändamålsenlig lönehantering Kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetensförsörjning och generationsförsörjning Kommunstyrelsen hanterar det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt Överkalix kommun 4 av 21

7 2.2. Metod, material och avgränsning Kommunstyrelsen är den politiska nämnd som fastställer ramar och anger inriktningen för personal- och löneavdelningens verksamhet. Granskningen omfattar därmed kommunstyrelsen. Granskningen har genomförts genom analys av följande dokument såsom styrdokument, riktlinjer, rutindokument, protokoll (kommunstyrelse och personalutskott). Vidare har intervjuer genomförts med kommunchef, personalchef, socialchef, förvaltningschef för barn- och utbildningsförvaltningen, rehabhandläggare/företagssköterska samt lönehandläggare och systemförvaltare. En registeranalys avseende lönehanteringen i kommunen är genomförd utifrån fil hämtad ur kommunens lönesystem för granskningsperioden. Rapporten har varit föremål för faktakontroll av de intervjuade. Överkalix kommun 5 av 21

8 3. Granskningsresultat 3.1. Övergripande styrdokument för kommunstyrelsen Enligt Reglemente för kommunstyrelsen ansvarar styrelsen inom sin ledningsfunkton att leda och samordna bl.a. personalpolitiken och nämnds- och personalorganisationsfrågor. Reglementet anger även att ett personalutskott (PU) ska finnas inom styrelsen. Styrfunktionen innebär att leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av den kommunala verksamheten, övervaka att fullmäktiges fastställda mål och planer för verksamheten följs och att kommunens löpande förvaltning hanteras rationellt. Reglementet utskriver även att kommunstyrelsen beslutar om kommunens förvaltning. I reglementets avsnitt gällande personalpolitiken anges att styrelsen ska ha hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, att reglera genom kollektivavtal förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare, förhandla enligt gällande lagstiftning på kommunens vägar, besluta om stridsåtgärd, avgöra frågor om tolkning och tillämpning av lag, avtal och andra bestämmelser rörande förhållandet arbetsgivare och arbetstagare, lämna uppdrag som avses i den kommunala delegationslagen (1954:130), besluta om kommunens förvaltning. Budget 2013, Plan (antagen kommunfullmäktige ) anger följande målsättning: För att kommuninvånarna ska tillförsäkras bästa möjliga service och bemötande ska kommunens anställda; Trivas med sin arbetsgivare och på sin arbetsplats Ha utbildning för och förutsättningar att klara sina arbetsuppgifter Ha lika lön för likvärdigt arbete oberoende av t.ex. kön och etnisk bakgrund Kunna påverka hur arbetet organiseras och sin arbetssituation Vinna på att nå goda resultat Vara välinformerade om de mål och riktlinjer som styr verksamheten Ha en sådan arbetsmiljö och arbetssituation att de arbetsrelaterade sjukskrivningarna minimeras Vidare framkommer; Personalkontoret ger den politiska ledningen hjälp och service inom personal- och organisationsområdet samt biträder förvaltningarna som rådgivare. Kontoret arbetar vidare med löneadministration, lönesättningar och pensionsfrågor. Överkalix kommun 6 av 21

9 I dokumentet utskrivs även att kommunstyrelsen under planperioden bl.a. kommer att arbeta med att utveckla målarbetet (bl.a. verksamhetsmässiga) och utveckla verksamheterna genom effektivare organisation. Ledorden uppges ska vara förändringsvilja, kostnadsmedvetenhet, effektivitet, service och öppenhet. Utöver det som i Budget framkommer om personalkontoret återfinns följande uppdrag för personal- och löneavdelningen på kommunens webb: Löner till samtliga anställda vid Överkalix kommun Pensioner Redovisning av skatter och arbetsgivaravgifter E-mottagande av ansökningshandlingar och utannonserade tjänster Arbetsgivarintyg och tjänstgöringsintyg Sekreterarskap i personalutskottet samt utskrift och expediering av dess protokoll Övriga personalfrågor Delegationsordning inom personalområdet I Beslutanderätt och delegation i personaladministrativa frågor, 1999, anges att kommunstyrelsen ska besluta om personal- och lönepolitiska policyfrågor och riktlinjer, fastställa delegationer, kommunens förvaltningsdelegation och anställning av förvaltningschefer (yttrande inhämtas från berörd facknämnd). Beslutanderätt är delegerad inom ärendegrupperna; anställningar, ledigheter utan och med lön, uppsägningar, förflyttning/omplacering, lönesättning samt övrigt. Övrigt omfattar bl.a. kurser och konferenser, tvisteförhandlingar, budgetäskanden, MBL 19, 10,11. Delegat kan vara PU, förvaltningschef, gruppledare/kontaktpersoner med budgetansvar, platschef/rektor, personalsekreterare, personalchef, KS/PU. Vid intervju beskrivs att denna är i behov av revidering bl.a. mot bakgrund av att vissa delegatfunktioner idag inte längre finns inom organisationen Protokoll - Kommunstyrelsen och Personalutskott Kommunstyrelsens protokoll under tom innehåller få ärenden inom personal och löneområdet; Regler och instruktioner för användande och vård av fordon vid Överkalix kommun, beslut , Kompetensförsörjningsplan 2013/2014 och Policy för sociala medier i Överkalix kommun, beslut I Personalutskottets protokoll tom dominerar ärenden gällande anställningsbeslut, avslut av anställningar, utökningar av sysselsättningsgrad, inkomna rekryteringsansökningar, tjänstledighetsansökningar och löneöversynsärenden. Få beslutspunkter är beslut av tydlig personalpolitisk karaktär som exempelvis. Riktlinje för privata mobilsamtal under arbetstid i äldreoch handikappomsorgen i Överkalix kommun. Överkalix kommun 7 av 21

10 Bedömning Kommunstyrelsen ska i sin ledningsfunktion ansvara för att leda och samordna bl.a. personalpolitiken och frågor som rör förhållandet mellan arbetsgivaren och arbetstagare. I granskningen har vi inte funnit att de övergripande målsättningar som finns antagna av fullmäktige har tydliggjorts och konkretiserats av kommunstyrelsen på ett sätt som medför tydlig uppföljning av angivna mål inom område personal. Beskrivning av personalkontorets uppdrag finns i styrdokument, men mer som funktionsbeskrivning i förhållande till vilket uppdrag som gäller för år Resultatindikator för kommunens anställda som är kopplat till fullmäktiges övergripande politiska målsättning saknas och få beslut av kommunstyrelsen och personalutskott är strategiska beslut. Vår bedömning är därför att personal- och löneavdelningens uppgifter inte är tydligt definierade. Att tydliggöra övergripande politiska målsättningar menar vi ingår i styrelsens uppdrag och det för att övervaka att fullmäktiges fastställda mål uppnås. Att förtydliga fullmäktiges mål för anställda, skulle även tydliggöra den personalpolitik kommunen bedriver, ge bättre förutsättningar för förvaltningarna att strukturerat arbeta mot de övergripande målsättningarna samt skapa möjlighet till utvärderingar av genomförda aktiviteter i förhållande till målsättningar. Vi noterar även att delegationsordningen inom personalområdet till vissa delar uppfattas som inaktuell utifrån att organisationsförändring av befattningar inom förvaltningen skett och denna bör därför revideras Personal- och löneavdelning - Organisation och uppdrag Personalchef som ingår i personal och löneavdelningen (totalt fem medarbetare), är ansvarig chef för två lönehandläggare/systemförvaltare, en pension- /lönehandläggare, en personalassistent/webbadministratör. Löneavdelningens uppdrag innebär en stödjande, konsultativ roll men även kontrollfunktion. Avdelningens uppdrag och arbetsuppgifter beskrivs vara tydligt fördelat mellan de fyra handläggarna, samtidigt som de vid ex. sommarsemester övertar kollegors arbetsuppgifter. En handläggare deltar vid introduktion av nyanställda chefer i personaladministrativa system. Deltagande i kollegiala lönehandläggningsnätverk har skett, där möjlighet till erfarenhetsutbyte funnits. Beskrivning ges att ansvarsfördelning mellan löneavdelningen och förvaltningarna är tydligt för både dem och förvaltningarnas chefer. Vid intervju med förvaltningschefer beskrivs samarbetet med löneavdelningen som positivt och välfungerande. I protokoll för verksamhetsplanering 2012/2013 framkommer sex punkter som beskriver fokusområden för året. Ingen skrivning i dokumentet tydliggör vilken koppling dessa fokusområden har till kommunens övergripande mål. Överkalix kommun 8 av 21

11 Personalchefens uppdrag innebär utöver sekreterarskap i PU, en rådgivande och stödjande funktion gällande personalfrågor inom kommunens förvaltningar där 24 chefer finns totalt. Uppdraget innebär även strategiskt arbete med personalfrågor, men det arbetet upplevs få stå tillbaka för mer operativa personalfrågor och övriga arbetsuppgifter. Deltagande sker i nätverksträffar för personalchefer regelbundet och beskrivning ges om egna utarbetade kollegiekontakter. Kommunchef och personalchef beskriver sig ha ett nära samarbete med varandra och utarbetat ett välfungerande teamarbete gällande personalområdet vilket t.ex. innebär att kommunchefens roll och ansvar kompletteras av personalchefens arbetsrättsliga kompetens. Kommunchef har erfarenhet av personalchefsrollen genom att dennes anställning till en början innebar även det uppdraget. I dokument för verksamhetsplanering centrala ledningsgruppen 2013 beskrivs i punktform plan för 2013 och aktiviteter som planeras för I dokumentet beskrivs aktiviteter men den koppling dessa har till kommunens övergripande mål framkommer inte i dokumentet. Intervjuade förvaltningschefer beskriver att personalchef finns tillgänglig för dem när de har behov av dennes stöd i personalfrågor och menar att den uppfattningen även finns hos andra chefer inom deras förvaltningar. De uppger att de själv även innehar en stödjande roll i förhållande till underställda chefer vid personalärenden som beskrivs vara mer komplexa och avancerande. Däremot uppges att det inom socialförvaltningen förekommer att chefer vilka har stort antal medarbetare upplever ett större behov av stöd i personalfrågor av personalkontor och förvaltningschef. Tillgång till mentor för enskilda chefer beskrivs av intervjuad skulle kunna vara ett sätt att ge ytterligare stöd i ledarrollen. Samarbetet med personalkontoret beskrivs av förvaltningscheferna som positivt, effektivt och välfungerande och kontorets roll i personalfrågor uppfattas väldefinierad. De årliga chefsutvecklingsdagar som genomförs inom kommunen uppskattas stort och intervjuade förvaltningschefer ser gärna möjlighet till ytterligare utbildning inom det arbetsrättsliga området. Lönehandläggarna beskriver att personalchefen alltid finns tillgänglig som resurs att tillfråga om frågor uppstår som är relaterat till t.ex. lönehandläggningsärenden, pensionsfrågor. Inom kommunen finns totalt 24 chefer. Dessa har tillgång till kommunens styr-, policy- och rutindokument gällande personalområdet i Chefspärmen och flertalet kan även finnas tillgängliga på kommunens intranät. I rapporten framkommer vilka dessa är för beskrivet område samt vilket år de är antagna/reviderade. I bilaga framkommer ytterligare riktlinjer inom personalområdet som finns inom kommunen. Överkalix kommun 9 av 21

12 Bedömning Vår bedömning att organisationen i huvudsak är ändamålsenlig för att lösa avdelningens uppgifter. Intervjuer ger en bild av att samarbetet chefer har med personal- och löneavdelningen är välfungerande. Inom kommunen finns en medarbetare, personalchef, som övervägande arbetar med personalfrågor och har en uttalad stödjande roll till förvaltningarnas chefer, och fyra lönehandläggare vilka till övervägande del arbetar med lönefrågor. Uppdraget personalchefen har kan dock innebära att strategiska, långsiktiga personalfrågor hamnar i skymundan för mer operativa personalfrågor. Mot bakgrund av antalet chefer menar vi att kommunen har goda förutsättningar för att arbeta strategiskt med ledarskapsfrågor och det även över förvaltningsgränser. Vi kan dock konstatera att det saknas förtydligande av övergripande politiska målsättningar vilket vi anser ger en otydlig styrning av kommunens personalpolitik, inte minst ur ett långsiktigt, strategiskt perspektiv Lönehantering Internkontroll Kommunfullmäktige i Överkalix har fastställt regler för internkontroll i kommunen. Internkontrollen är primärt ett ledningsverktyg för både den politiska ledningen och förvaltningen. Internkontrollen syftar till att: - Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs - Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut - Minimera risker, säkra system och rutiner - Trygga kommunens tillgångar och förhindra förluster - Säkra rättvisande redovisning - Skydda politiker och personal från oberättigade misstankar För att få en effektiv förvaltning är det viktigt att det finns en kontinuerlig uppföljning. I Överkalix kommun följer man upp internkontrollplanen en gång per år skriftligt till kommunchefen. Uppföljningen sker i samband med upprättande av årsredovisningen. Löneenheten har två kontrollmål i internkontroll planen: - Kontroll av att reglerna vid frånvaro rapporteringen har följts - Rimlighetsbedömning, resor och traktamenten. De senaste två åren har inga fel rapporterats. I uppföljningen nämns att det ligger olika spärrar i lönesystemet samt att det för avdelningen är framtaget en beskrivning av den kontroll som föregår löneutbetalningen. Löneenheten har även en checklista och rutinbeskrivning av kontroller för arbetsledare och Överkalix kommun 10 av 21

13 lönehandläggare som ska åtgärdas före varje lönebearbetning. Enligt intervju med lönehandläggare används checklistan och rutinbeskrivningen i det dagliga arbetet och då speciellt inför löneutbetalningar Riktlinjer inom löneområdet Följande riktlinjer finns inom löneområdet: Regler för utbetalning av löneförskott, 2011 Lönekartläggning, 2013 Lönepolicy, 1997, ev. revidering under 2014 Lönesamtalet checklista, 2008 Förhandlingsordning löneöversyn 2012 Personalenheten informerar - tjänstledigheter, ledigheter, semester etc. uppges kontinuerligt reviderad. Regler för flextid, 2002 Dessutom finns inom kommunen manualer till PS Självservice Arbetstagare samt PS Självservice Chef, vilket är kommunens tidsrapporteringssystem Registeranalys Inom ramen för granskningen har en registeranalys avseende lönehanteringen i kommunen genomförts. Registeranalys är en metod som används för att analysera stora mängder av data och för att utifrån olika sökningar identifiera transaktioner som avviker. För vår granskning har en fil hämtats ur Överkalix kommuns lönesystem. I filen finns samtliga registrerade lönetransaktioner samlade för granskningsperioden. Genom att sedan använda ett verktyg för genomförande av registeranalysen har sedan sökningar gjorts för att urskilja transaktioner som på något sätt avviker och bör följas upp. Exempel på analyser som har gjorts är sökningar efter dubbla poster, stora belopp och transaktioner på lönearter som förekommer sällan. Registeranalysen har framförallt inriktat sig på utbetalning av löner. Detta för att säkerställa att dubbla löner inte utbetalas samt att det finns kontroll över sparad semester, innestående kompensationstid, övertid, lönetillägg och höga löner. Registeranalysen avser hela kommunen under ett års tid från och med sommaren 2012 till och med sommaren Granskningen utgår från registerutdrag ur kommunens lönesystem. Materialet har sedan analyserats genom datorstödd revision. Materialet har verifierats genom intervjuer samt slagningar på enskilda personer för att kunna verifiera materialet. Överkalix kommun 11 av 21

14 Sparad semester Enligt allmänna bestämmelser får antalet sparade semesterdagar inte överstiga 40. Dagar över 40 skall utbetalas i form av lön året efter att det konstaterats att det finns för många sparade dagar. Registeranalysen visade att det fanns 21 personer i Överkalix kommun med mer än 40 sparade semesterdagar vid tillfället för registeranalysen (september 2013). Vid verifieringen av dessa personer visade det sig att ingen av dem hade rätt till mer än 40 sparade semesterdagar. I Överkalix kommun har man som policy att betala ut överskjutande semesterdagar i januari varje år. Därmed kommer dessa personer att få överskjutande dagar utbetalda i lön i januari Kompensationstid och övertid Anställda med hög kompensationstid och övertid. Syftet med denna analys är att kontrollera förekomsten av anställda med mycket övertid. I Överkalix kommun fanns det 17 personer med mer än 100 timmar kompensationstid eller övertid. Den person som hade mest innestående kompensationstid hade över 400 timmar. Nedan visas en sammanställning över totala antalet timmar. Kompensationstid Antal timmar Antal personer Totalt antal timmar Minst 1 timme 238 personer 5210 timmar Över 20 timmar 62 personer 4126 timmar Över 100 timmar 10 personer 1942 timmar Övertid Minst 1 timme 161 personer 3441 timmar Över 20 timmar 50 personer 2683 timmar Över 100 timmar 7 personer 1022 timmar Totalt i Överkalix kommun fanns det överskjutande timmar vilket motsvarar ca 5 heltidsanställda. Inom kommunen finns inga specifika regler för kompensationstid. Delar av kompensationstidsvärdet kan vara ett resultat av inarbetad tid långt tillbaka i tiden och respektive arbetstagares chef ansvarar att se över medarbetarnas komp- och övertid, vilka redovisas via listor från löneavdelningen regelbundet Lönetillägg Kontrollmålet har som syfte att undersöka förekomsten av lönetillägg och att tillägget inte ligger kvar/utbetalas efter förordnandets slut. Normalt avser lönetillägg någon form av mer tillfälligt uppdrag/arbetsuppgift/ansvar, kommunen har flera olika typer av lönetillägg. Registeranalysen visar att 7 personer har ersättning för någon typ av lönetillägg. Det förekommer att anställda hade upp till tre olika lönetillägg. Analysen visar dock att Överkalix kommun 12 av 21

15 ingen anställd hade ett felaktigt lönetillägg eller ett lönetillägg där slutdatum för tillägget passerat Höga löner Analysen går ut på att ta fram alla personer med en lön överstigande kr per månad och analysera lönebeloppet i förhållande till sysselsättningsgrad och befattningskategori. Analysen visar att 11 personer har en månadslön överstigande kr, samt en politiker har ett arvode överstigande kr. Samtliga personer har befattningsbenämningar som förvaltningschefer, rektorer eller chefer av något slag vars befattning normalt innehar hög lön. Ingen av personerna hade ytteliggare lönetillägg Dubbla löner Syftet med analysen är att säkerställa att inte någon anställd får utbetalt dubbla ersättningar av något slag. Analysen visade att det för 6 personer såg ut som att de fick dubbla löner. Det visade sig efter verifieringen att dessa personer hade delade tjänster såsom anställda 50 % på ett ställe och 50 % på ett annat. Sammanfattningsvis har vi inte kunnat se att det har betalats ut dubbla löner i kommunen. Vi har ej heller kunnat se att någon medarbetare har en sysselsättningsgrad överstigande 100 %. Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsen bedriver en ändamålsenlig lönehantering med tillräcklig intern kontroll. Kommunen har utarbetad internkontroll plan vilken följs upp årligen och inga fel uppges funnits de senaste två åren. Spärrar i lönesystemet och rutiner för kontroll av arbetsledare och lönehandläggare innan löneberarbetning uppfattas av oss följas och är väl implementerade. Genomförd registeranalys och verifiering av materialet gällande sparad semester, kompensationstid och övertid, lönetillägg samt höga och dubbla löner visar att god intern kontroll finns. Ett stort antal överskjutande timmar totalt sett finns inom kommunen, och här anser vi att utrymme finns för att se över om rutiner och chefers arbete med övertid och kompensationstid för medarbetare sker optimalt Personal- och kompetensförsörjning Kompetensförsörjning innebär att säkerställa att kompetens finns inom verksamheten för att förverkliga fastställda mål, både ur ett kortsiktigt och långsiktigt perspektiv. Inom kommunen är de yttersta målen politiskt beslutade och kommunens medborgare är mottagare av kommunal service. Kompetensförsörjning kan ses som ett paraplybegrepp för samtliga delar av en verksamhets personalarbete; Attrahera Rekrytera Anställa - Kompetensutveckla- Avveckla medarbetare och samtliga delar bidrar till möjlighet att tillgodose verksamhetens behov av tillgänglig och rätt kompetens för att uppnå verksamhetens mål. Överkalix kommun 13 av 21

16 Styrdokument och projekt gällande kompetensförsörjning I styrdokument Budget 2013, Plan som beskrevs under 3.1 framkommer sju målsättningar vilka saknar angivna målindikatorer. Dokumentet innehåller ingen skrivning kring kompetensförsörjning men en målsättning är Ha utbildning för och förutsättningar att klara sina arbetsuppgifter. Pensionsavgångar inom Överkalix kommun åren , , framskriver att nämnderna har kommunstyrelsens uppdrag att i planering och budgetarbete beskriva sitt rekryteringsbehov i förhållande till pensionsavgångar och vilka åtgärder som planeras. Kompetensförsörjningsplan 2013/2014, antaget av kommunfullmäktige november 2013, ger en nulägesbeskrivning av personalsituationen; personalstruktur, kommande pensionsavgångar, personalomsättning och den roll och ansvar som finns mellan personalkontoret, förvaltningschef, chef och medarbetare gällande kompetensförsörjningsarbetet. Personalkontoret har för att öka kommunens attraktivitet som arbetsgivare enligt dokumentet uppdrag att utreda under 2013, heltid en rättighet deltid en möjlighet, semesterväxling förutsättningar för att byta semesterlön mot fler semesterdagar, ögonoperationer med bruttolöneavdrag, möjlighet till hälsoundersökningar via företagshälsovården för alla oavsett ålder, friskvårdstimme friskvårdsbidrag, hur ska det se ut i framtiden. Här beskrivs även ett samarbetsprojekt gällande kompetensförsörjning som pågår inom Östra Norrbotten (Överkalix, Övertorneå, Haparanda och Kalix kommun). Projektansökan för ovan nämnda samarbetsprojekt, anger att syftet är att uppnå en långsiktig samverkan mellan kommunerna för att gemensamt öka möjligheterna för att bl.a. trygga kompetensförsörjningen i länsdelen gällande kompetensförsörjning av nyckelpersoner bl. a. inom de sociala nämndernas arbetsområde och speciellt också integration av nyanlända. Länsstyrelsen har beviljat projektmedel för projektet som pågår t.o.m Process vid anställningar av chefer i Överkalix kommun, anger att PU är beslutfattande gällande kommunens tillsvidareanställningar, men att anställande förvaltning har stort inflytande över vem som kallas för intervju och vem som slutligen anställs. Rekryteringsprocessen beskrivs i 18 punkter som även tydliggör fackliga representanters deltagande i rekryteringsprocessen. I ovan nämnda kompetensförsörjningsplan anges att ansvarig chef för nyanställd medarbetare ansvarar för att denne får ett anpassat introduktionsprogram. Riktlinjer för ekonomisk ersättning när tillsvidareanställda vill vidareutbilda sig inom sitt yrke, beslut PU 2001, framskriver de ersättningar som kan beviljas samt att varje nämnd/styrelse ska ha fastställt vilka prioriterade områden som finns och att nämnd beviljar/avslår om sökt utbildning är godkänd för ersättningen. Övriga riktlinjer: Introduktion av nyanställda checklista, Personalenheten informerar - lathund för vik, 2002 Överkalix kommun 14 av 21

17 Det strategiska kompetensförsörjningsarbetet beskrivs vara implementerat i kommunens ledningsgrupper, samtidigt som planering och bedömning av kompetensförsörjningsbehovet uppges kunna bli än bättre inom kommunen som helhet och idag upprättar förvaltningarna inga egna kompetensförsörjningsplaner. Kommunens minskande befolkningsunderlag uppges vara viktig variabel vid kompetensförsörjningsarbetet men att det gäller att ha balans mellan gas och broms så att utvecklingsarbetet inte avstannar. Tidsperspektiv för kommande personalbehov är både långsiktigt och kortsiktigt. Aktuella rekryteringsbehov inom kommunen som just nu och i närtid finns är, undersköterskor, socialsekreterare/socionomer, personliga assistenter, specialpedagoger samt nyckelpositioner inom kommunen. De sistnämnda som följd av kommande pensionsavgångar. Ett inköp av en modul till personalsystemet Winlas som innebär möjlighet att lägga in medarbetares kompetens beskrivs. Beskrivning ges att kompetensförsörjning inom kommunen delvis börjar redan vid medarbetarsamtal respektive chef har med sina medarbetare, och att här framkommer t.ex. kompetensutvecklingsbehov i form av utbildningar. Inom socialförvaltningen har under året utbildningssatsningar genomförts för anställda sjuksköterskor samt undersköterskeutbildningar. Interna utbildningar inom barnoch utbildningsförvaltningen har skett och även utbildningar i samarbete med kommunerna i östra länsdelen som t.ex. Psynk-projektet. Ett förslag med ändringar av policy för ersättning vid studier uppges finnas vilket ska förmedlas till PU av barn- och utbildningsförvaltningen. Några uppdrag personalkontoret beskrivs ha i kompetensförsörjningsplanen uppges vara påbörjade och uppdragen beskrivs i termer som självinitierade. Ett inarbetat arbetssätt uppges finnas vid rekrytering av nya medarbetare och vid intervjuer av kandidater kan det förekomma att förtroendevalda deltar. Ibland kan det upplevas som att de går över sin gräns och synpunkter ges även om att det inte alltid är optimalt ur kandidatens synpunkt med ett stort antal deltagare vid intervjutillfället. Samtidigt finns förståelse för antalet intervjudeltagare vid chefstillsättningar och vid dessa tillfällen uppges 7-9 personer delta. Det har hänt att kommunchef deltagit vid rekrytering av t.ex. handläggare inom socialförvaltningen. Introduktion av nyanställd personal sker på förvaltningsnivå och förvaltningscheferna beskriver sig som ansvariga för att introducera ny chef. Vad gäller ansvaret för beslut vid anställningar som är längre än 6 månader är det beslut för PU, vilket upplevs som att det inte finns ett heltäckande personalansvar för förvaltningarna. Detta gäller även beviljande av tjänstledigheter och det förekommer att beslut av PU inte ligger i linje med förvaltningarnas önskemål. Medarbetarundersökning genomförs var 3:e år, senast år 2011, och ansvar ligger hos kommunens chefer att arbeta vidare med resultat. Överkalix kommun 15 av 21

18 Bedömning I slutet av år 2013 antogs en kompetensförsörjningsplan av fullmäktige. Här ser vi att kommunstyrelsen utifrån sitt ansvar att leda och samordna personalpolitiken bör konkretisera målsättningar vilket vi bedömer skulle öka styrbarhet och koppling mellan mål och aktiviteter. Intervjuer visar att flera aktiviter sker inom kompetensförsörjningsarbetet och bl.a. har en modul till personalsystemet inhandlats, som vi uppfattar innebär att medarbetares kompetens på ett strukturerat kan kartläggas. Det anser vi även kan bidra till ett än mer strukturerat arbete med kompetensutveckling av redan befintliga medarbetare, och vi ser även positivt på den medverkan som finns i länsdelsprojektet gällande kompetensförsörjning och det utifrån att arbetet med kompetensförsörjning innebär ett långsiktigt arbete som ställer krav på långsiktiga aktiviteter och medvetna strategier. Kommunen har ett inarbetat arbetssätt vid rekrytering av nya medarbetare vilket ser som positivt, men beskrivning ges om att det ibland upplevs att för många deltar vid intervjutillfälle av kandidater. Här bör övervägande ske om antalet deltagare kan minskas utifrån ett fokus av kandidatens upplevelse av intervjusituationen. Vi anser att möte med kandidater kan ses som marknadsföring av kommunen som arbetsgivare, och det utifrån att oavsett om kandidaten erbjuds anställning eller inte bär denne med sig upplevelsen av intervjusituationen. Vår bedömning är utifrån ovanstående att kommunstyrelsen i vissa delar bedriver en ändamålsenlig personalpolitik med inriktning på kompetens- och generationsförsörjning Rehabilitering och förebyggande arbete Arbetsgivare ansvarar för rehabilitering och arbetsanpassning för anställda medarbetare enligt arbetsrättslig lagstiftning, arbetsmiljölag och Socialförsäkringsbalken. Ansvar åligger för arbetsgivare att genomföra den anpassning och rehabilitering som kan ske inom eller i anslutning till egen verksamhet och omfattar arbetsgivarens hela verksamhet. Arbetsgivare ska enligt författning regelbundet undersöka arbetsförhållanden och bedöma risker för att medarbetare drabbas av ohälsa i arbetet. Ett systematiskt arbetsmiljöarbete upptäcker risker som kan åtgärdas Kommuninterna styrdokument arbetsmiljöområdet I avsnitt 3.1 beskrevs Budget 2013, vilket är kommunens övergripande styrdokument. Här anges följande mål gällande arbetsmiljö och rehabilitering: Ha en sådan arbetsmiljö och arbetssituation att de arbetsrelaterade sjukskrivningarna minimeras. Kompetensförsörjningsplan 2013/2014 innehåller ett avsnitt gällande arbetsmiljö och rehabilitering och dess koppling till begreppet kompetensförsörjning där organisation inom områdena samt de insatser och friskvård som finns möjlighet för kommunens medarbetare beskrivs. Överkalix kommun 16 av 21

19 Delegering av arbetsmiljöuppgifter och arbetsmiljöansvar tydliggör vem som ansvarar för delegeringen och på vilket sätt arbetsmiljöuppgifter och ansvar ska säkerställas inom den verksamhet delegaten ansvarar för. Här framkommer även att årliga medarbetarsamtal ska genomföras, samt om delegat saknar befogenhet att vidta åtgärder ska detta rapporteras till närmast högre chef om det finns risker som behöver åtgärdas. Ytterligare kommuninterna riktlinjer gällande arbetsmiljö och rehabilitering: Internkontroll av arbetsmiljö, 1994, ingår även i Internkontrollplan Riktlinjer för arbetsplatsträffar inom Överkalix kommun, 2007 Data och arbetsglasögon, 2001 Friskvård, Företagshälsovården, 2011 Likabehandlingsplan för Överkalix kommun Nyttan med medarbetarsamtalet - broschyr, checklista, 2008 Arbetsanpassning och rehabilitering, 2010/2011 Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning checklista, 2010/2011 Alkohol- och drogpolicy, Företagshälsovård I kommunen innehar en medarbetare följande uppdrag i sin anställning; rehabhandläggare 25 %, företagssköterska 25 % samt MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska) 50 %. Företagshälsovård bedrivs i kommunens regi, Kommunhälsan, och avtal uppges finnas med Övertorneå kommun. Det för att tillgodose medarbetares önskan om företagshälsovård utanför kommunen och detta ska godkännas av kommunchef. Hälsoundersökning erbjuds till medarbetare som är äldre än 55 år och resulterar i en hälsoprofil för individen. Friskvårdsgrupper ex. inriktad på rökavvänjning kan startas upp efter förfrågan och friskvårdstimme erbjuds på betald arbetstid och friskvårdsbidrag erbjuds för personal som har svårt att ta ut friskvård under arbetstid. Företagssköterskans arbetsområde anges enligt dokument vara arbetshälsovård, yrkes- och miljömedicin samt folkhälsoarbete och det innebär hälsofrämjande och förebyggande arbete, omvårdnad i arbetslivet, arbetsrelaterade sjukdomar och rehabilitering, information och utbildning, forskning och utvecklingsarbete och planering och samverkan. Följande kompetenser finns även tillgång till inom Kommunhälsan; företagsläkare -2 ggr/månad och vid behov kan det avtalas om kompetensresurser i form av skyddsingenjör, företagsgymnast, beteendevetare, organisationskonsult samt psykolog. Samarbetet med rehabhandläggaren beskrivs i positiva ordalag, och som välfungerande av intervjuade chefer. Arbetsmiljöfrågan beskrivs vara på Överkalix kommun 17 av 21

20 dagordningen vid förvaltningarnas arbetsplatsträffar och barn- och utbildningsförvaltningen beskrivs idag ha större tyngd i arbetsmiljöfrågan. Inom socialförvaltningen uppges sjukfrånvaron förbättrats, samtidigt som ett stort antal medarbetare för enskilda chefer beskrivs kan påverka deras möjlighet att arbeta med arbetsmiljöfrågor. Ett behov som beskrivs är insatser kring arbetsmiljöfrågor för kommunens chefer och handledning för chefer. Inom kommunen genomförs under två dagar en årligen obligatorisk SAMutbildning 1 vilken beskrivs som bra. Positivt ses även att kommunen har fortsatt satsning av friskvård för medarbetare, men att skrivningen om att verksamhetens behov styr möjligheten till friskvård påverkar medarbetarnas möjlighet att använda sig av denna förmån eller inte Rehabilitering Enligt dokument Kommunhälsan rehabiliteringsuppdrag ska alla uppdrag utföras på rekvisition av ansvarig chef. Kommunhälsans verksamhet bistår bl.a. med samordna rehabiliteringsinsatser, interna och externa specialister, riktade insatser till långtidssjukskrivna, utbildning/information för medarbetare, deltagande i rehabiliteringsmöten och arbetsplatsutredningar. Rehabilitering/anpassning beskriver bl.a. de insatser som genomförs på respektive nivå (arbetsplats, förvaltning, inom kommun och utanför kommun) och ansvarsfördelning hos arbetsgivarrepresentant och rehabhandläggare. Dokumentet innehåller även checklista och blankett för rehabiliteringsutredning, planering av rehabiliteringsinsatser med checklista inför arbetsträning samt blanketter för handlingsplan och arbetsplan. Företagssköterska/Rehabhandläggare beskriver sin roll i termer av stödjande generalistroll och en första kontakt chefer tar när behov av företagshälsovård eller rehabilitering uppstår. Rehabhandläggare får kopia på sjukintyg gällande längre sjukskrivningar från personalkontoret och kan även vid behov kontaktas av personalkontoret. En medvetenhet finns om att medarbetaren innehar flera yrkesroller och att det kräver en tydlighet i förhållande till en medarbetare eller chef så att denne tydligt uppfattar i vilken roll företagssköterskan/rehabhandläggaren agerar. Vid behov kan rehabhandläggare delta vid omplaceringsutredning av medarbetare. Ansvarsfördelning mellan personalavdelningen och kommunhälsan finns inte reglerat i något dokument och inget datorstöd finns för företagshälsovård eller rehabiliteringsarbete. Rehabhandläggare/företagssköterska deltar inte strukturerat vid introduktion av nyanställd chef utan träffar dem oftast första gången i samband med kommuninterna chefsforum. Ett projekt benämnt AFA-projektet som nu är avslutat uppges ha förbättrat sjukskrivningstal hos medarbetare, och en uppföljande medarbetarenkät genomfördes 2012 vilket resulterade i utarbetande av handlingsplaner. 1 SAM Systematiskt Arbetsmiljö Arbete Överkalix kommun 18 av 21

21 Bedömning Granskningen visar att aktiviteter skett under de senaste åren för att förbättra rehabiliterings och friskvårdsarbetet, och flertalet kommuninterna styr/riktlinjer inom området arbetsmiljö, företagshälsovård och rehabilitering i samarbete med fackliga parter har reviderats under senare år, och en viss minskning av totala sjukskrivningstalet för kommunens medarbetare har skett. Intervjuer ger en bild av att arbetsmiljöarbetet inom förvaltningarna är en aktuell fråga, som bl.a. det avslutade AFA-projekt även bidragit till. Vid intervjuer framkommer att det finns chefer med många medarbetare vilket kan innebära försämrade förutsättningar till bedrivande av arbetsmiljöarbete och rehabilitering för medarbetarna, och vi önskar lyfta att även chefer har behov av en god arbetsmiljö, och bör ses som en förutsättning för ett gott ledarskap. Samarbetet med rehabiliteringshandläggare/företagssköterska beskrivs välfungerande och denne har väldefinierade uppdrag för sina olika roller, och tillgång till övriga kompetenser inom Kommunhälsan finns att tillgå vid behov. Noteras bör dock den sårbarhet som finns inom verksamheten, utifrån att det är samma medarbetare som har uppdraget rehabhandläggare och företagssköterska inom kommunen. Vår bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak hanterar det förebyggande arbetet, sjukskrivningar och rehabilitering på ett tillfredsställande sätt. Vi ser dock att kommunstyrelsen, inom ramen för sin styrfunktion av personalpolitik, inte tillräckligt tydliggjort det övergripande mål kommunfullmäktige fastställt för arbetsmiljö och rehabilitering. Vi anser att tydligare mål och resultatindikatorer krävs för bättre uppföljning av mål och bedriven verksamhet Uppföljning av området personal Reglemente för kommunstyrelsen, 9, framskriver att styrelsens ansvar och rapporteringsskyldighet innebär bl.a. att det regelmässigt ska rapporteras hur verksamheten utvecklas. I Årsredovisning, 2012 i avsnitt förvaltningsberättelse framkommer Personalekonomisk redovisning som har en inriktning för att framförallt beskriva kommunen som helhet. Nuläget för personalsituationen beskrivs genom antal anställda, årsarbetare, kommande pensioneringar, löner, kostnader, hälsa samt personalpolitiska åtgärder. Under rubrik personalpolitiska åtgärder beskrivs projekt som bedrivits under året, friskvårdsgruppen, medarbetarsamtal, skyddsronden och nyttjandegraden av friskvårdstimmen. Ingen uppföljning av området personal ges i förhållande till målsättningar. Personalchef ansvarar för och rapporterar till årsredovisning personalstatistik och lönestatistik. Per halvår sammanställer även personalchefen personalstatistik på kommunens intranät. Beskrivning ges om att PU redovisar två gånger per år till kommunstyrelsen men även vid särskilda ärenden sker information. Överkalix kommun 19 av 21

22 Bedömning Vår bedömning är att kommunstyrelsens interna kontroll inte är tillfredsställande avseende personalverksamheten. Granskningen visar att det i årsredovisningen återrapporteras personalekonomisk redovisning och att personalstatistik regelbundet följs upp. Vi saknar dock en kontroll över huruvida verksamheten arbetar i riktning mot de övergripande målsättningarna på personal- och löneområdet, vilket kan förklaras av att kommunstyrelsen inte brutit ner och konkretiserat dessa målsättningar så att uppföljning utifrån ett måluppfyllande perspektiv är möjlig Maria Strömbäck Projektledare Andreas Jönsson Uppdragsledare Överkalix kommun 20 av 21

23 Övriga riktlinjer inom personalområdet: Bilaga 1 Personalenheten informerar - arbetsrättsliga regler vid uppsägning pga. arbetsbrist, 2003 Personalpolitiska program vid övertalighet, 1994 Tillägg till personalpolitiskt program vid övertalighet, 2008 Etiska regler för politiker och tjänstemän, 2003 Informationspolicy för Överkalix kommun, 2003 Policy för sociala medier, 2013 Bestämmelser för minnesgåvor till arbetstagare samt avtackning av personal i samband med avgången, 1991 Resepolicy, 2005 Riktlinjer för inköp och användande av mobiltelefoner, 2005 Överkalix kommun 21 av 21