Det mångsidiga lönesystemet POL Personalsystem. cgi.com. Version CGI GROUP INC.

Transkript

1 Det mångsidiga lönesystemet POL Personalsystem Version cgi.com 2014 CGI GROUP INC.

2 INNEHÅLL Vad är POL? 3 Några korta fakta om POL 3 Leveransformer 3 Software as a Service (SaaS) 3 Business Process Outsourcing (BPO) 4 POL standardapplikationer och tillägg 5 Standardapplikationer 6 Behörigheter och regelverk (SYS) 6 Löneadministration (LA) 6 Försäkrings- och pensionsadministration (FS) 7 Resultatredovisning (EKO) 7 Rapportgenerator (RAPP) 7 Elektroniskt utdata (E-Arkiv) 7 Tilläggsapplikationer 8 Självservice 8 Roller, behörigheter och menyer 8 Lönespecifikation 9 Tid-, projekt- och Avvikelserapportering (TID) 10 Söka/bevilja ledighet 10 Registrera ersättningsanspråk (RESE) 11 Personinformation 11 Attest 11 Anställningsprocessen Nyanställning 12 Anställningsprocessen Hantera anställd 12 Anställningsprocessen Avsluta anställning 12 Lönerevision 13 Rapporter 13 Automatisk distribution av rapporter (RAPP auto) 13 Sjukfrånvaroadministration (7K) 13 WinTid 14 Systemet som är lätt att integrera 15 Integration med Svensk HR 15 Programunderhåll 16 Support 17 Införandeprojekt 17 2 cgi.com 2014 CGI GROUP INC.

3 Idag används POL av ca 80 kunder, främst inom den privata sektorn. Sammanlagt produceras mer än löner per månad med hjälp av POL. Vad är POL? POL är ett egenutvecklat standardsystem som bygger på över 40 års erfarenhet inom området personal och lön. POL används idag av ca 80 olika företag och organisationer inom olika branscher i Sverige, främst inom den privata sektorn. POL erbjuder applikationer och tjänster som ingår som standard eller som kan köpas som tillägg. Separata produktblad med mer detaljerad information finns för respektive applikation/tjänst. NÅGRA KORTA FAKTA OM POL POL är uppbyggt kring en personaldatabas, där all information om företagets anställda finns samlad. POL kan läsa in transaktionsfiler från externa system, exempelvis ett företags befintliga system för tidrapportering. Löneadministratörens främsta verktyg är en klient/server-baserad applikation - tillgänglig via webb - där bl a medarbetarinformation underhålls, scheman skapas och lönekörningar startas. För chefer och medarbetare erbjuds en webbaserad självservicemodul för bl a tidregistrering, reseräkningar och utlägg, lönespecifikation och lönerevision. Leveransformer POL levereras enligt två leveransformer, SaaS och BPO. SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) Denna tjänst innebär att CGI tillhandahåller alla delar kunden behöver för att hålla lönesystemet i drift. Här ingår maskiner, operativsystem, licenser, underhåll, support, lokaler, säkerhet, produktion och de resurser som krävs för att upprätthålla hög prestanda och tillgänglighet. Driftsmiljön består av servrar för hantering av POL:s databaser och applikationer samt gränssnitt mot klienterna. Kunderna når POL-applikationerna via tunna klienter och internet. Skillnaden mot BPO (se nästa avsnitt) är att det är kundens egna löneadministratörer som arbetar med systemet. I åtagandet ingår: hårdvara och programvara som krävs för att leverera tjänsten versionshantering lokaler inklusive skalskydd, brandskydd och kylning driftövervakning under kontorstid säkerhetskopiering och lagring teknisk användarsupport Mer information om vad SaaS-tjänsten innehåller finns i dokumentet POL SaaS Tjänstebeskrivning. 3

4 Skissen nedan visar hur IT-plattformen är uppbyggd i SaaS-leveransen: Tjänstens tillgänglighet ska vara optimal, vilket betyder att den är öppen 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, utom vid planerade avbrott för service. Tjänsten är bemannad under kontorstid. För att undvika störningar får inte underhållsarbete utföras under tiden om inte synnerliga skäl föreligger. Flödet genom systemet hanteras av automatiserade processer. Säker VPNbaserad kommunikation garanterar en hög tillgänglighet och prestanda för kunden men även andra kommunikationsvägar kan användas på begäran. BUSINESS PROCESS OUTSOURCING (BPO) Denna tjänst innebär allt som tillhandahålls i SaaS-tjänsten, plus att CGI även administrerar kundernas löner. Det betyder att CGI-anställda löneadministratörer på våra två lönecenter i Stockholm och Göteborg sköter all hantering i POL åt företaget, inklusive lönekörning, enligt en tydlig tjänstespecifikation som beskriver såväl bastjänsten som olika tilläggstjänster. 4

5 POL standardapplikationer och tillägg POL lönesystem består av ett flertal samverkande applikationer. Bilden nedan är en översikt över de produkter som ingår i POL-konceptet: Vissa produkter är obligatoriska och ingår i en standardleverans och andra kan köpas som tillägg: Applikation/tjänst Standard Tillägg Löneadministration (LA) Systemadministration (SYS) Försäkringsadministration (FS) Resultatredovisning (EKO) Rapportgenerator (RAPP) Utdata (earkiv) Självservice - Anställningsprocessen - Tidrapportering - Lönespecifikation - Reseadministration - Söka/bevilja ledighet - Lönerevision - Personinformation - Distribution av rapporter elön Sjukfrånvaroadministration (7K) 5

6 Standardapplikationer För löneadministratörerna specialisterna erbjuder vi ett applikationspaket som är åtkomligt via internet och/eller intranätet. BEHÖRIGHETER OCH REGELVERK (SYS) All behörighet till de olika POL-produkterna (även Självservice) hanteras i applikationen Systemadministration (SYS). Behörighetsstyrningen är rollbaserad, vilket innebär att rättigheten att använda en viss applikation eller funktion först tilldelas en grupp och därefter knyts önskade användare till denna grupp. Regelverk och parametrar som styr hanteringen av de olika POL-applikationerna underhålls även dessa i SYS. Underhållet av dessa styrningar bör förvaltas av systemansvarig hos kunden. LÖNEADMINISTRATION (LA) LA är löneadministratörens främsta verktyg. Här finns funktioner för underhåll av person- och anställningsinformation, schemaläggning, inläsning av filer från externa system (kan även automatiseras), LAS-information, arbetsgivarintyg, lönekörning och mycket annat. Externa data som läses in till LA valideras och verifieras enligt samma regelverk som om uppgifterna skulle registreras direkt i POL och visas tydligt i samma gränssnitt för löneadministratören. Detta gäller t ex inläsning av tidrapporteringsfiler från kundens egna tidssystem eller information som registrerats av en medarbetare eller chef i Självservice. Fler funktioner i LA: Tillgång till anställdas lönespecifikationer, kalendarium och historikuppgifter gör det möjligt för löneadministratören att ge en bra service till medarbetarna. Möjlighet att göra enstaka utbetalningar direkt till bank. Funktion för automatisk beräkning av retroaktiv lön för samtliga anställda och individuellt. Beräkning av lön baserat på beräkningsformler enligt aktuella lagar och kollektivavtal. Produktion av bankfiler. Produktion av kontrolluppgifter. Produktion av statistik till Svenskt Näringsliv och SCB. Produktion av filer till FORA. Produktion av ett stort antal fasta rapporter som kan nås via earkivet (se earkiv nedan). 6

7 Under en löneperiod kan olika typer av lönebearbetningar utföras. Provlön. Utförs för att verifiera att en (eller flera) anställdas löner har blivit rätt efter en förändring eller en justering. Preliminär lönekörning. Utförs för att se det kompletta utfallet i form av felsignaler och totalsummor. Definitiv lönekörning. Utförs då lönen ska utbetalas. Information/filer överförs till förutbestämda externa mottagare, t ex Skatteverket, Försäkringskassan, bankinrättningar, försäkringsbolag och till det digitala arkivet. Omloppstiden för en lönebearbetning - från bearbetningsstart till dess resultatet är tillgängligt i digital form - är ca 30 minuter för anställda. Systemet är tillgängligt under bearbetningsprocessen. FÖRSÄKRINGS- OCH PENSIONSADMINISTRATION (FS) FS är en applikation för automatisk produktion av rapporteringsfiler till Collectum, avseende anställdas ITP-försäkringar. Med hjälp av tabeller styrs filens innehåll av kunden och rapportering sker vid fastställda förändringar av anställningsvillkor m m. Systemet uppdateras årligen i enlighet med Collectums krav. FS har även stöd för BTP (Bankpension) och PA16 (SPV). RESULTATREDOVISNING (EKO) I POL:s personaldatabas lagras samtliga prissatta transaktioner. De används bl a till att skapa en fil till företagets ekonomisystem. I EKO byggs den aktuella konteringsautomatiken upp och administratören kan utföra noggranna kontroller innan överföring till ekonomisystemet sker. RAPPORTGENERATOR (RAPP) RAPP är en applikation med vars hjälp man kan ta fram ett stort antal varianter på rapporter utifrån de data som finns i registrerade i personaldatabasen. Användarens behörighetsinställningar styr vilken information som kan sammanställas. Rapporterna kan exporteras till Microsoft Office (Word, Excel) för vidare förädling. RAPP kan även producera pdf-format samt olika filformat för integration med andra system. ELEKTRONISKT UTDATA (E-ARKIV) I samband med löneberäkningen skapas ett stort antal rapporter, s k statiska utdatarapporter. Det kan t ex vara lönespecifikationer, kontrolluppgifter och avstämningslistor och rapporterna kan sökas för flera år tillbaka i tiden. Rapporterna lagras på ett strukturerat sätt i tjänsten earkiv och användare med åtkomst till tjänsten når rapporterna via sin webbläsare. Rapporterna kan skrivas ut på den egna skrivaren och/eller distribueras via e-post. Olika nivåer på behörigheter kan delas ut. Med hjälp av tilläggstjänsten BI-Monarch kan du exportera vissa typer av rapporter från earkivet för vidare bearbetning i Excel. 7

8 Tilläggsapplikationer SJÄLVSERVICE Med hjälp av POL:s webbaserade självserviceportal kan chefer och medarbetare nå olika funktioner för olika typer av information och rapporteringar. Det finns olika tekniska lösningar för åtkomst till självserviceportalen. Modulen kan t ex vara nåbar via enkelinloggning (single sign-on) och/eller tillgänglig via internet eller företagets intranät. Detta avgörs från fall till fall i samråd med kunden. Självservice innehåller följande funktioner som kan beställas var för sig: För den anställde: Lönespecifikation Tid-, projekt- och avvikelserapportering (TID) Söka ledighet Registrera ersättningsanspråk för resor/utlägg (RESE) Visa/uppdatera personinformation För chefen: Attest Anställningsprocessen (webbformulär) Bevilja ledighet Lönerevision Uppdatera personinformation Rapporter (visning av rapporter som distribuerats via RAPP AUTO) ROLLER, BEHÖRIGHETER OCH MENYER Beroende på vilken roll användaren har (t ex Anställd eller Chef) visar självserviceportalen olika innehåll. Roller och behörigheter till Självservice skapas i applikationen Systemadministration (SYS). Det är också här man bygger Självservice menysystem. Namnen på menyer och menyalternativ kan bestämmas helt fritt av dig som kund. Via menysystemet kan man också lägga in företagsspecifika länkar till intranät- och intranetsidor samt till dokument. 8

9 LÖNESPECIFIKATION Efter att en löneberäkning genomförts kan varje anställd se sin lönespecifikation i POL Självservice. Det gäller såväl aktuell specifikation som de från tidigare perioder. Behörighetssystemet hanterar skyddet av uppgifterna. 9

10 TID-, PROJEKT- OCH AVVIKELSERAPPORTERING (TID) Självserviceapplikation där den anställde kan göra sin tidrapportering. Finns i tre olika varianter som också kan kombineras. Avvikelserapportering. Som grund ligger varje anställds personliga arbetstidsschema i POL. Mot detta rapporteras avvikande tid, t ex sjukfrånvaro, semester och övertid. Rapporten läses in i lönesystemet efter attest av chef eller av annan utsedd attestant. Kostnadsställerapportering. Den anställde rapporterar tid som lagts ner på ett annat kostnadsställe än det ordinarie kostnadsstället (eller annan definierad kostnadsbärande enhet). Fördelning av arbetad tid. Den anställde rapporterar arbetad tid (närvarotid) dag för dag. Informationen exporteras till en fil som kan användas för tidredovisningsändamål av andra system. SÖKA/BEVILJA LEDIGHET Med hjälp av denna flödesstyrda funktion kan en anställd ansöka om ledighet i Självservice, t ex semester eller föräldraledighet. När ansökan är ifylld i webbformuläret klickar den anställde på Skicka för att skicka ärendet till chefen. Ärendet visas hos chefen i självservicefunktionen Bevilja ledighet, där denne har att godkänna eller avslå ansökan. I samband med detta kan han eller hon även skicka ett meddelande till den anställde där beslutet motiveras. Vid godkänd ledighet överförs informationen automatiskt till LA så att rätt lön beräknas i lönesystemet. 10

11 REGISTRERA ERSÄTTNINGSANSPRÅK (RESE) RESE är ett komplett system för registrering av ersättningsanspråk för inrikes och utrikes resor, kilometerersättning och utlägg i Självservice. I RESE kan du också läsa in kvitton som du skannat in och bifoga dem till ersättningsanspråket så att attestanten har alla dokument elektroniskt. Attest sker via självservice attestfunktion (se nedan). De grunddata som används för RESE:s beräkningar av traktamenten, kilometerersättning etc läggs in i företagets konfiguration i SYS. PERSONINFORMATION Med hjälp av denna funktion, som finns i två varianter en för medarbetaren och en för chefen visas information om den anställde såsom adressuppgifter, anställningsvillkor, kontaktuppgifter till närmast anhöriga etc. Medarbetaren ser sina egna data medan chefen ser informationen för alla medarbetare i sin grupp. Vilken information som den anställde och chefen tillåts uppdatera och vilken information som bara ska visas styrs via behörighetsinställningar i SYS. ATTEST Med hjälp av denna självservicefunktion kan chefen attestera sina medarbetares avvikelserapporter och ersättningsanspråk. Chefen kan, efter att ha granskat rapporten i attestfunktionen, välja att godkänna eller avslå rapporten. Om rapporten godkänns skickas transaktioner till Löneadministration (LA) och kommande lön beräknas. Om chefen har semester eller av någon annan anledning inte kan utföra attesteringar kan denne själv delegera attestbehörigheten till en annan medarbetare under en angiven period. 11

12 ANSTÄLLNINGSPROCESSEN NYANSTÄLLNING Med hjälp av denna applikation kan chefer i organisationen registrera nyanställningar i ett webbformulär. Processen byggs upp i SYS som ett flöde där olika roller deltar i olika steg. Ett flöde kan t ex sättas upp så att chefen skapar nyanställningen och registrerar viss grundläggande information. Chefen skickar ärendet vidare till nästa instans, som kan vara en chef högre upp i hierarkin, för godkännande. Den sista instansen i flödet kan vara HR-avdelningen som lägger till de sista uppgifterna, skriver ut anställningskontraktet och skickar nyanställningen till lönesystemet. I applikationen Löneadministration (LA) visas nyanställningen som en obekräftad anställning för vidare hantering av lönekontoret. ANSTÄLLNINGSPROCESSEN HANTERA ANSTÄLLD Denna funktion följer samma typ av flöde som Nyanställning och används för att underhålla person- och anställningsuppgifter. Stöd finns för att skriva ut ett nytt anställningskontrakt t ex för att bekräfta en ny roll, förändringar i arbetstid etc. I Löneadministration (LA) uppdateras uppgifterna och ändringen visas som en notis för information till löneadministratören. ANSTÄLLNINGSPROCESSEN AVSLUTA ANSTÄLLNING Även denna funktion hanteras i ett konfigurerbart flöde där olika roller deltar genom att fylla i och komplettera formulär samt skicka ärendet vidare till nästa instans i flödet. Chefen ges i formuläret tillgång till aktuella saldouppgifter såsom innestående semester och kompsaldon. I LA uppdateras avgångsdatum och orsak och den avslutade anställningen visas som en notis för information till löneadministratören. I denna applikation kan du också skriva ut ett kundanpassat avslutsbrev till den anställde samt checklistor för återlämning av utrustning, passerkort, nycklar m m. 12

13 LÖNEREVISION Denna flödesstyrda självserviceapplikation stödjer hela lönesättningsprocessen i ett företag eller en organisation. I LA skapas först ett urval av anställda som ska få en ny lön. Urvalet förs över till applikationen Lönerevision där den lönesättande chefen hanterar sin egen delmängd av urvalet under den tid lönerevisionen pågår. Här kan chefen simulera olika utfall, lägga ut generella påslag och till sist sätta den överenskomna lönen. När lönerna har attesterats i nästa instans av flödet blir de tillgängliga för lönerevisionsadministratören som kan sammanställa både total lönekostnad och kostnad per organisatorisk enhet. Färdiga och godkända löner överförs därefter till LA där eventuell retroaktiv bearbetning sker. RAPPORTER Med hjälp av denna funktion kan en självserviceanvändare få fördefinierade rapporter distribuerade till sig för visning på sin egen självservicesida. Detta gäller rapporter som automatgenererats från RAPP AUTO (se nedan). Vilka rapporter som ska skapas och till vilka mottagare de ska distribueras ställs in i RAPP AUTO. Som alla andra självservicefunktioner ges användaren tillgång till funktionen Rapporter via Systemadministration (SYS). AUTOMATISK DISTRIBUTION AV RAPPORTER (RAPP AUTO) RAPP Rapportgenerator (se under Standardapplikationer) kan som ett tillval kompletteras med en funktion för automatisk generering och distribution av rapporter. Rapporterna skapas automatiskt vid bestämda tidpunkter och kan distribueras i olika format (Word, Excel, pdf, txt m fl) till förutbestämda mottagare, via POL Självservice (se ovan) och/eller via e-post. SJUKFRÅNVAROADMINISTRATION (7K) 7K är en applikation som används för att rapportera anställdas sjukfrånvaro. 7K har även funktioner för övervakning av tidsgränser för inlämning av sjukförsäkran, sjukintyg och rehabilitering. Rapporterad sjukfrånvaro genererar automatiskt en transaktion i applikationen Löneadministration (LA). 13

14 WINTID I samarbete med CGI Norge kan vi leverera ett till POL fullt integrerat tidssystem WinTid. WinTid har fullt stöd för schemahantering och avvikelserapportering mot schema. Detta kan antingen göras via ett webbaserat gränssnitt för användaren MinTid och/eller via traditionella stämpelterminaler. Utförda, attesterade och utefter respektive avtals prissättningar registrerade transaktioner förs månatligen över till LA för lönebearbetning. Självklart är POL integrerat så att alla nyanställningar och andra förändringar av t.ex. avdelningstillhörighet, avtalstillhörighet och arbetstidsförändringar dagligen överförs till WinTid. Chefer ges åtkomst till informationen genom ett dashboard. 14

15 Systemet som är lätt att integrera En av POL:s styrkor är att systemet kan integreras med kundens kringliggande system, t ex affärssystem från SAP, Oracle, Microsoft, IFS, Lawson med flera. POL är dessutom informationsgivare, alternativt mottagare, till ett stort antal branschoch företagsspecifika system. Integrationen bygger på helautomatiserad och internetburen säker filhantering. Med hjälp av POL:s inbyggda integrationsmotor kan systemet ta emot externa data i varierande form och format, t ex transaktioner som registrerats via ett externt tidssystem. Detta gör att våra kunder kan dra nytta av redan gjorda investeringar i system och applikationer. INTEGRATION MED SVENSK HR I många företag och organisationer har man över tid skaffat systemstöd för ett antal HR-processer. För att få dessa att fungera tillsammans har man byggt integrationer mellan dem. Dock är det svårt att på ett enkelt sätt utvinna användbar information ur dem och det är också kostsamt och sårbart. CGI har tagit fram en HR-portal Svensk HR där vi erbjuder ett modernt stöd för samtliga HR-processer för att hantera kundens behov av hela HR-livscykeln. Ett flertal personaladministrativa processer, arbetsflöden m m är fördefinierade och HR-mastern är integrerad med lönesystemet POL. Medarbetare och chef möts av en tydlig och lättförståelig navigering via HR-mastern som på detta sätt tjänar som en samlande portal. 15

16 Programunderhåll Program och regelverk i löneberäkningsservern utvecklas och underhålls fortlöpande och ny version görs tillgänglig för drift månadsvis och ersätter då den tidigare versionen. Program för applikationerna i Windows-miljön (SYS, LA, FS etc) utvecklas och underhålls på motsvarande sätt fortlöpande men installeras vid två tillfällen per år. För att åtskilja äldre och nyare programprodukter används begreppet VERSION X.0 för första version av en ny produktgrupp och nya utgåvor av samma version benämns X.1, X.2 osv. Av nedanstående framgår att den årliga underhållsavgiften inkluderar samtliga nya utgåvor och samtliga nya versioner av redan installerad produktgrupp. En ny produkt kopplad till ny version (X.0) medför en kostnad för kunden avseende denna produkt. Underhållsavgift är obligatorisk för samtliga produkter kunden utnyttjar enligt avtal med leverantören. I serviceformerna BPO och SaaS ingår de i avtalat pris per lönespecifikation. Leverantörens underhållsansvar omfattar följande: Lagar bevakas och eventuella ändringar utförs i de produkter som kan påverkas och finns tillgängliga enligt avtal mellan kunden och leverantören. Avtal bevakas på central nivå och förbundsnivå. Bevakning sker ömsesidigt, dvs förändringar som kunden erhållit kännedom om ska omgående delges leverantören. Ändringar i avtal och/eller lagar enligt ovan kan för kunden innebära nya instruktioner för att klargöra hur dessa ska tillämpas i aktuell programversion eller leverans av ny utgåva i de fall ändringar i produkten måste göras. En ny utgåva eller version kan också innehålla mindre ändringar avseende funktioner eller användning för att underlätta utnyttjandet av produkten, samt korrigering av påtalade fel och brister. I de fall leverantörens produkter förutsätter installation av annan leverantörs produkt, och denna är en del av POL, ska leverantören införa nödvändiga ändringar i egenutvecklade POL-produkter när sådan annan leverantör distribuerar ny programversion som innehåller ändringar som avsevärt påverkar POL-produkterna. Vid programändringar av POL-produkter ska dessa ändringar testas i separat testsystem före installation i kundens SaaS-miljö. Vid omfattande ändringar och tillägg av nya produkter kan dessa samlas i en helt ny VERSION (X.0). Denna kommer i vissa fall att distribueras mot en avgift för valda nya produkter. 16

17 Support Tillgång till leverantörens Bassupport ingår i de olika leveransformerna (BPO och SaaS). Via Bassupport kan kunden få stöd i det operationella löne- och personaladministrativa arbetet samt vid de olika lönebearbetningarna. Bassupport tillhandahålls under kontorstid från leverantörens lokaler via e-post, internet (CRMportalen) och telefon. Exempel på vad som ingår i Bassupport: Svar på frågor inför rapportering och rättelser i systemen som inte kräver merarbete i form av tester och utredningar/undersökningar (snabba frågor - snabba svar). Svar på frågor kring löneproduktionen, t.ex. om lönekörningen är klar, anmälan om problem med utdata efter lönekörning etc. Svar på frågor kring tillgänglighet och prestanda i vår servermiljö. Genomförda utredningar föranledda av problem som visat sig bero på programfel i CGI:s produkter. Införandeprojekt CGI har bred erfarenhet av att implementera POL hos nya kunder likväl som att tillföra ny funktionalitet till befintliga. Projekten genomförs enligt vår projektmodell där följande faser ingår: faktaanalys/specifikation/budget migrering/konvertering (främst vid nyinstallation) teknisk uppsättning applikatorisk uppsättning tester utbildning produktionssättning I förekommande fall så ska projektet styras av en extern och en intern styrgrupp. Dessa bemannas av beslutsfattande roller hos båda parter. 17

18 Vill du veta mer? Kontakta: Peter Holmner, Sven-Eric Ersson, (Svensk HR) Sabis har med hjälp av CGI infört Nya POL som systemstöd för personal- och löneadministrationen. Som en effekt kunde vi minska antalet personer i gruppen vilket var välkommet eftersom en av kollegorna gick i pension. CGI bidrog till detta genom sitt kunnande inom området och att utmana våra tidigare arbetssätt. Mia Jansson, lönechef Sabis cgi.com 2014 CGI GROUP INC. Founded in 1976, CGI is a global IT and business process services provider with 68,000 professionals delivering high-quality business consulting, systems integration and managed services. 18