Förord 7 Varför behövs den här boken? 7 Vilka är vi? 8 Tack! 10 Guide till dig som läsare 11

Transkript

1 Innehåll Förord 7 Varför behövs den här boken? 7 Vilka är vi? 8 Tack! 10 Guide till dig som läsare 11 Kapitel ett Hållbarhetsredovisning i sitt sammanhang 13 Vad är en redovisning av hållbarhet? 14 Kort om GRI 14 Organisationer i behov av hållbar tillväxt 15 En global ekonomi i behov av hållbarhetsredovisning 17 Ökat intresse för hållbarhetsredovisning 18 Kapitel två GRI Riktlinjer för hållbarhetsredovisning 25 Vad är GRI och vad är GRI inte? 25 GRIs tillämpningsnivåer 27 Delvis eller fullt redovisad indikator 29 Något om GRIs brister 30 Kapitel tre Guide före start 33 Hållbarhetsredovisa eller inte? 33 Redovisning som förändringsprocess 34 Hur ofta ska man redovisa? 35 Hur lång tid tar det? 36 Vilka resurser krävs? Intern kunskap och extern rådgivning 36 Framgångsfaktorer för en bra hållbarhetsredovisning 37 Vem ska äga redovisningen och vem ska leda projektet? 39 Tryckt redovisning eller direkt på webben? 40 Separat, sammanfogad eller integrerad redovisning? 41 Krav vid redovisning av icke-finansiell information 42

2 Kapitel fyra Redovisningsprocessen från idé till redovisning 45 Planering 47 Produktion 53 Lärdomar 61 Distribution 61 Kapitel fem Bestyrkande och kvalitetssäkring 63 Bestyrkande eller inte? 63 Vad säger GRI om bestyrkande av hållbarhetsredovisning? 64 Vem ska åta sig bestyrkandeuppdraget? 65 Standarder för bestyrkande av hållbarhetsredovisning 66 Kvalitetssäkring en framgångsfaktor 66 Kapitel sex Intressentperspektiv och väsentlighetsanalys 71 En organisations förhållningssätt 72 Intressentdialog som gagnar alla parter 74 Vilka är våra intressenter? 75 Intressenternas trovärdighet 75 När samförstånd är utom räckhåll 76 Metodik identifiera och prioritera intressenter 76 Vilka frågor är av intresse? 84 Kapitel sju Använda och kommunicera hållbarhetsredovisningen 89 För vem/vilka redovisar vi? 90 Hur kommunicerar vi bäst? Utformning och kanalval 90 Målgruppsanpassad hållbarhetskommunikation 94 Trender i hållbarhetskommunikation 95 Utmaningen att redovisa etik och hållbarhet transparent 97 Hantering och kommunikation av särskilda frågor 100 Hållbarhetskommunikation och varumärke 100 Kapitel åtta Mer om GRI och kopplingen till andra standarder 103 GRIs koppling till Global Compact 103 Kopplingar mellan GRI och SS-EN ISO Kopplingar mellan GRI och ISO GRIs fördjupning inom särskilda indikatorområden 106

3 Kapitel nio Smått och gott för redovisningar i världsklass 113 Vad kännetecknar en bra hållbarhetsredovisning? 113 Forum för dialog om CSR, hållbarhet och redovisning 116 Tävlingar hållbarhetsredovisning 117 Prisbelönta redovisningar 120 Användbara länkar 123 Ordförklaringar 126

4 Kapitel tre Guide före start Att utforma en hållbarhetsredovisning innebär en mängd vägval. Det är de vägvalen vi ska vägleda dig som läsare i. Vår strävan är att vara så tydliga som möjligt kring de handlingsalternativ som finns. Men ofta beror det på. Hållbarhetsredovisa eller inte? Att ta fram en hållbarhetsredovisning, oavsett i vilket format den görs kräver både tid och kompetens. Därför är det viktigt att tänka igenom för- och nackdelarna med hållbarhetsredovisning innan man startar. Nedanstående tabell kan användas för att förstå var den egna organisationen befinner sig utifrån intressenternas perspektiv och förväntan. Intressentperspektiv We trust you ( trust me ) Förväntan hos intressenter Inga förväntningar. Intressenterna litar blint på organisationen. Relevans för hållbarhetsbokföring Hållbarhetsbokföring för att bedriva ett internt förbättringsarbete Tell me Kommunicera Bokföra hållbarhetsinformation kring det som är väldigt synligt och för de formella krav som finns. Show me Prove to me Kommunicera och illustrera Mäta, ta ansvar för, kommunicera och illustrera Bokföra hållbarhetsinformation för att kunna skapa en helhetsbild av företagets hållbarhetsarbete. Skapar en gedigen bas för resultat, transparens och verifikation Relevans för hållbarhetsredovisning Intern kommunikation för att skapa ett förbättringsarbete. Hållbarhetsredovisning ej nödvändigt. Hållbarhetsinformation i någon form som en viktig del av den interna och externa kommunikationen. Hållbarhetsredovisning är ett viktigt men fortfarande frivilligt åtagande. Hållbarhetsredovisning nödvändigt och fler förtroendebyggande aktiviteter krävs såsom t.ex. intressentdialoger. Källa: Sustainability Accounting and Reporting och tabell 1-1: Changing role of sustainability accounting and reporting in different societal business environments, by S.Schaltegger, M. Bennet and R. Burritt KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 33

5 Att börja redovisa innebär dessutom ett åtagande som man inte lättvindigt avslutar. Även om hållbarhetsredovisning ännu inte blivit lagstadgat så kan det jämföras med den ekonomiska redovisningen som förväntas vara kontinuerlig. Hur skulle det uppfattas om en organisation plötsligt upphörde med att redovisa sina hållbarhetsfrågor? Redovisning som förändringsprocess Att redovisa hållbarhetsaspekter är kanske det bästa verktyget som finns för att åstadkomma verklig förändring av verksamheten. GRIs riktlinjer är ett utmärkt verktyg för att ta ett helhetsgrepp om de väsentliga hållbarhetsfrågorna. Processen kan och bör utgöra en central del i styrning och uppföljning av hållbarhetsarbetet genom grundlig utvärdering av resultat och vidareutveckling av strategier och mål. Den är också ett ypperligt tillfälle till förankring, lärande och dialog i organisationen. I och med att hållbarhetsredovisning är en återkommande kommunikation med intressenterna krävs dessutom att organisationen kan redovisa en utveckling av hållbarhetsarbetet över tid. Ett systematiskt arbetssätt behöver också utformas för att skapa en helhet i redovisningen. Datainsamling och andra delar av redovisningsprocessen lyfter frågorna och skapar en stolthet bland medarbetare. Hållbarhetsfrågorna är ofta tvärfunktionella. Inte sällan behöver avdelningar, som annars inte haft med varandra att göra, samarbeta för att driva arbetet framåt. Detta är av godo både för kärnverksamheten och kommunikationen i organisationen. Nya relationer skapas och i den dynamiken föds nya idéer och innovationer. Ett hinder för att redovisningen ska driva på hållbarhetsarbetet är om redovisningsprocessen blir en isolerad företeelse som involverar endast några få. Se till att involvera din organisation i hållbarhetsredovisningen! 34 KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA

6 Hur ofta ska man redovisa? Här ger dialogen med organisationens intressenter svar (läs mer om intressentperspektivet i kapitel sex). Det vanliga är årlig redovisning. Detta är också ett krav för till exempel de svenska statliga bolagen, där regeringen anger att hållbarhetsredovisningen ska följa årsredovisningscykeln och publiceras årligen och samtidigt med denna, senast 31 mars. När det gäller insamling av data och beräkning av nyckeltal är det också ofta mest praktiskt att göra detta på årsbasis. Utgångspunkten bör vara en kontinuerlig redovisning med det intervall som intressenterna har behov av. Man ska inte på något sätt vara rädd för att redovisa mer sällan än varje år. Eller oftare om det skulle behövas. Frågan man ska ställa till intressenterna som efterfrågar en mer frekvent redovisning än varje år är varför? Detta mot bakgrund av att hållbarhetsfrågorna i grunden är långsiktiga och kräver avgjort längre tidsperspektiv än den finansiella redovisningen. Från rapport till rapportering Trenden går inom de flesta områden mot ett ökat flöde av information, och en ökad förväntan på ständiga uppdateringar och aktuella siffror etc. Å ena sidan kan det finnas skäl att tillgodose sina intressenters behov av tillgänglig aktuell information, exempelvis genom att löpande publicera uppdaterade data och viktiga händelser. Samtidigt är hållbarhetsfrågor till sin natur ofta långsiktiga, och för många nyckeltal är det inte relevant med tätare intervall än årlig uppdatering. Internet och sociala medier möjliggör blandade intervall för olika former av redovisning och kommunikation. Alltfler väljer att kombinera årliga hållbarhetsrapporter för att kunna visa på utveckling, måltal och resultat, med löpande rapportering för att kunna föra dialog kring aktuella händelser och åtgärd. KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 35

7 Hur lång tid tar det? Att utforma en bra hållbarhetsredovisning tar tid. I undantagsfall kan det göras på runt två månader, men vår rekommendation är att processen bör ges åtminstone fyra månader. Om det saknas upparbetade rutiner kring redovisningen av hållbarhetsfrågor och man vill vara ute i god tid avsätt sex månader för arbetet. Vilka resurser krävs? Intern kunskap och extern rådgivning Att budgetera för en hållbarhetsredovisning blir lättare när man vet vad man vill åstadkomma. Projektledning, textförfattande, GRI-genomgång, formgivning och granskande revisorer är alla uppenbara kostnadsposter. Ett allt mer förekommande sätt att ta sig an hållbarhetsredovisningen är att anlita extern hjälp för i princip allt förutom intern projektledning år ett och under detta år försöka lära sig så mycket det går om redovisningsprocessen och GRIs riktlinjer. År två kan man förhoppningsvis nöja sig med extern hjälp i vissa delar av processen, t.ex. under uppstartsmöte, med GRI-indikatorer och med korrekturläsning av texterna. Vad bör man göra själv? Det är viktigt att organisationen äger sin hållbarhetsredovisning och att man har fokus på innehållet. Ytterligare saker vi rekommenderar att man gör själv är att: jobba med den interna förankringen hålla i den interna samordningen och vara pådrivande välja sina interna remissinstanser. Vad kan det vara bra att ta hjälp med? GRI-kompetens Textförfattande Förståelse och kunskap om hållbarhetsfrågorna Målgruppsanalys Formgivning Extern projektresurs Tredjeparts granskning för bestyrkande 36 KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA

8 Bra konsulters kunskap och erfarenheter av många redovisningprocesser är ett värdefullt stöd. Råd med utifrån-ögon på texter, processen med mera tillför mervärde. Vi vill dock poängtera värdet av att själv äga sin process. Om externa konsulter tar på sig ägarskapet och håller i alla trådar så är risken stor att redovisningprocessen inte kommer att åstadkomma några resultat för själva hållbarhetsarbetet. Framgångsfaktorer för en bra hållbarhetsredovisning Många är faktorerna för framgång men om vi ska nämna några alldeles särskilt viktiga så är det att: Säkerställa att arbetet med hållbarhetsfrågorna görs gediget och effektivt. Vara ute i god tid åtminstone sex månader innan tryck första gången man gör en hållbarhetsredovisning. Avsätta en person som under en period åtminstone till 50 % kan fokusera enbart på att projektleda arbetet, förankra arbetet hos uppgiftslämnare, göra dem delaktiga. Ta hänsyn till deras arbetsbörda och se till att datainsamling och korrläsning är relevant och inte har för snäva deadlines. Vid anlitande av konsulthjälp/externt stöd Vi vill här passa på att utifrån vår egen erfarenhet ge några tips om vad man bör tänka på, och vilka förutsättningar som bör gälla för att få ut bästa nytta av en anlitad konsult. Bra konsultstöd kräver bra beställning: Tänk igenom och var tydlig med vilka behov du har. Vill du ha stöd i hållbarhetsfrågorna? GRI? Projektledningen? Skrivandet? Rätt konsult för rätt jobb: Kolla kompetens och referens. Hållbarhetsredovisningsprocesser är ofta lite trixiga och knöliga till sin natur. Samarbeta med en konsult du litar på och trivs med rent personlighetsmässigt. Före start: Se till att alla parter vet vem som ska göra vad, tydliggör ansvarsfördelningen. Ibland finns oklara gränsdragningar kring exempelvis korrektur, layout, framtagande av bildmaterial etc. som behöver redas ut. KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 37

9 Få med vd och ledning på tåget. Validera innehåll med centrala intressenter. I den bästa av världar har man alla framgångsfaktorer på plats. Men verkligheten har ju ofta sina brister vilket vi utifrån vår egen erfarenhet av många organisationers hållbarhetsarbete och redovisningar är väl medvetna om! Vi vill därför poängtera att det ofta fungerar trots allt och att det är värt att hållbarhetsredovisa även när det haltar här och där. Här är några råd: Hållbarhetsarbetet är långt ifrån gediget och effektivt! Åtgärd: Redovisa ändå allt. Säkerligen finns där några guldkorn att lyfta fram. Genom att lyfta fram bristerna så kommer ni visa att ni är öppna och ärliga och därmed få förtroende. Men glöm inte att vara tydliga med era planer och mål för att få fart på arbetet. Vi är inte ute i god tid hur ska vi hinna? Åtgärd: Lugn bara lugn. Många är de konsulter som gärna hjälper er med att leverera en redovisning i tid. Om resurser inte finns för konsulter, banta era ambitioner och ta nya tag till nästa år. Vi har inte vd och ledning med på tåget (men beslut finns på att redovisningen ska göras) Åtgärd: Detta är inte ovanligt. Se processen som en möjlighet att få dem på banan. Ibland kanske de ska vara involverade kring innehåll och text i stort. Ibland bara genom att lyfta specifika resultat och frågeställningar som ska redovisas. När ledningen inte är med på tåget: Använd redovisningen som verktyg att diskutera och få upp CSRfrågorna på bordet internt Koppla tydligt till affärsverksamheten Försök få till en workshop/startmöte med ledningen Stretcha innehållet, tvinga ledningen att ta ställning till avgörande frågor ledningen är remissinstans för redovisningen Ta med allt viktigt du vill få sagt i vd-ordet. Är det något som vd/ ledning vill ha koll på och därför läser noga så är det detta! Hänvisa till regelverk och GRIs riktlinjer. 38 KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA

10 Innehållet är inte validerat med intressenter Åtgärd: Det kan göras inför nästa års redovisning. Ta tillfället i akt att efterfråga intressenternas synpunkter på redovisningen så fort den är klar. Det är också möjligt att göra en mindre intressentundersökning även i sista minuten som kan ge en del nytta, exempelvis en kvalitativ intervjuundersökning med några få nyckelpersoner. Vem ska äga redovisningen och vem ska leda projektet? I Sverige har de statliga bolagen krav på sig att hållbarhetsredovisa enligt GRI samt få redovisningen bestyrkt av tredje part. I dessa bolag är också styrelsen avsändare av redovisningen och utvärderas på denna. Att ha revisionsutskottet, och i förlängningen styrelsen, engagerad i framtagandet av hållbarhetsredovisningen är en oerhörd styrka. Det stärker kunskapen om hållbarhetsfrågorna i styrelsen och säkerställer att företagsledningen tar sitt ansvar för redovisningen. Styrelsens ansvar och roll bör då vara att säkerställa så att projektet löper enligt tidplan och budget samt godkänna redovisningens innehåll och distributionsplan. Det är viktigt att redovisningen och dess process får ett ägarskap. Ett så kallat processägarskap. Eftersom hållbarhetsfrågorna går rakt igenom en organisations samtliga avdelningar är det inte självklart var processägarskapet för redovisningen ska ligga. Det viktigaste är att processägaren får de befogenheter som krävs för att göra jobbet. Målstyrningen är också helt central för att göra redovisningsprocessen så effektiv som möjligt. Vanligast som processägare är CSR-chef, kommunikationschef, eller ekonomichef. Det är processägarens roll och ansvar att sätta samman en Tappa inte ekonomichef/cfo när tvärfunktionella råd tillsätts. Ofta har denna funktion mycket att säga till om och risken är att hållbarhetsfrågorna utan förankring med denna funktion lever sitt eget liv vid sidan om den vanliga verksamheten. KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 39

11 kompetent styrgrupp och projektledare. I styrgruppen bör en mindre del av ledningsgruppen sitta, eller tillika de ytterst ansvariga kring kommunikation, redovisning och hållbarhet. Det är inte ovanligt att organisationer och företag organiserar hållbarhetsfrågorna i så kallade etiska råd där ofta stabschefer inom HR, Ekonomi, CSR, Miljö, Kommunikation m.m. sitter. Om årsredovisning och hållbarhetsredovisning är ett integrerat dokument bör eventuell hållbarhetsdel ha sin egen projektledare eftersom den redovisningen kräver sin separata kompetens. Tryckt redovisning eller direkt på webben? Få organisationer har börjat med att redovisa på webben. Många väljer dock att publicera redovisningen i PDF-format på hemsidan. Om de viktigaste intressenterna inte efterfrågar en tryckt redovisning kan man låta bli detta och därmed undvika tryckkostnaden. Många företag vittnar ändå om att det ofta är en fördel att kunna lämna över en tryckt redovisning i handen på sina intressenter. Särskilt gäller detta i kontakt med studenter, i rekryteringssituationer, gentemot sina leverantörer, vid bolagsstämman samt i kundrelationer. Fler och fler mer erfarna redovisare är idag på väg ifrån den tryckta redovisningen till ett mer anpassat webb-gränssnitt. Tidskrävande aspekter: Första gången man redovisar många nyheter sen förra redovisningen nya medarbetare som är centrala i processen första gången man har extern granskning av redovisningen. Tidsbesparande aspekter: erfarna medarbetare professionell expertis som kan guida organisationen i processen återanvändning av fortfarande aktuellt material. 40 KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA

12 Separat, sammanfogad eller integrerad redovisning? En av de vanligaste frågorna som uppstår är huruvida hållbarhetsinformationen ska tryckas i en separat redovisning eller sammanfogas med årsredovisningen. Det finns också några få fall där hållbarhetsredovisningen helt har integrerats i förvaltningsberättelsen och därmed också kommit att omfattas av den vanliga revisionen. Den trend vi ser hos de lite mer erfarna redovisarna är att redovisningarna oftare görs sammanfogade och målgruppsanpassade. Fördelar sammanfogad redovisning Om hållbarhetsinformationen vävs in i årsredovisningen, inklusive lämpliga ställen i förvaltningsberättelsen så signaleras att frågorna är en integrerad del av verksamheten och inte lever sitt eget liv. Inte sällan hamnar hållbarhetsredovisningen i den främre delen av årsredovisningen, före förvaltningsberättelsen, den s.k. framvagnen. Framvagnen omfattas också av revisionsberättelsen men då bara i form av en översiktlig analys (enligt Revisionsstandard 720). Nackdel sammanfogad redovisning En väl sammanfogad redovisning är utmanande eftersom sidantalet oftast är begränsat. Nackdelen kan då vara att väsentliga hållbarhetsaspekter inte ges det utrymme de behöver. En sammanfogad redovisning ger heller samma möjligheter att utforma och målgruppsanpassa hållbarhetsredovisningen. Det blir också svårare att positionera och särskilt lyfta fram hållbarhetsredovisningen internt. Fördelar integrerad redovisning Om hållbarhetsinformationen integrerats i förvaltningsberättelsen visar man med än större tydlighet att frågorna är en del av kärnverksamheten. Ett exempel på detta är företaget Green KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 41

13 Cargo som också fått pris i Finforums tävling Bästa Hållbarhetsredovisning i kategorin bästa hållbarhetsupplysning i förvaltningsberättelse. Nackdelar integrerad redovisning Eftersom allt som står i förvaltningsberättelsen enligt lag kräver revision av tredje part av hela det underlag som ligger till grund för informationen så blir förstås kostnaden för granskning/bestyrkande avsevärt mycket högre än om hållbarhetsinformationen endast fanns i den s.k. framvagnen. Samtidigt blir säkerheten i bestyrkandet hög, dock ej absolut. Krav vid redovisning av icke-finansiell information Oavsett storlek på företaget finns det idag både informella och formella krav på företag att redovisa icke-finansiell information. Bland dessa är följade lagrum samt rekommendationer värda att nämnas: Årsredovisningslagen (ÅRL): ÅRL 6 kap 1 2 st (Allmänna perspektivet), 4 st (Miljöperspektivet), 4 st (Icke-finansiella perspektivet) Sveriges Finansanalytikers Förenings (SFF): rekommendation om Corporate, Responsibility. Far redovisningsrekommendation RED R1, om icke-finansiell information i den lagstadgade års- och koncernredovisningen. Vår absoluta rekommendation är att styrelsen står som avsändare och har ett tydligt engagemang i hållbarhetsredovisningen. Detta värderas också högt i redovisningstävlingarnas kriterier (mer om tävlingar i kapitel nio). 42 KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA

14 Med icke finansiell information menas upplysningar i förvaltningsberättelsen som ger en ökad förståelse för företagets verkliga förhållanden, så som resultat, ställning och utveckling. Man bör inte avgränsa vilken information det handlar om utan att först göra en analys av företagets verksamhet, storlek samt dess intressenters åsikter om vad som utgör värdefull information i det enskilda fallet. Vissa upplysningar är dock värdefulla för flertalet intressenter, däribland kan nämnas personalfrågor samt frågor om hur företaget tar miljö- och socialt ansvar. Men även information med finansiell betydelse för företaget, såsom t.ex. förändrade marknadsförutsättningar, betydande saneringsbehov eller överskridanden av tillståndsvillkor är lagstadgade att ta med. Källa: Far Att ha en separat hållbarhetsredovisning men att i stort utelämna hållbarhetsfrågorna i organisationens årsredovisning. Då visar man att hållbarhetsfrågorna är skilda från verksamheten. KONSTEN ATT HÅLLBARHETSREDOVISA 43