Lathund för Survey&Report vid Uppsala universitet (rev ) 1

Transkript

1 Lathund för Survey&Report vid Uppsala universitet (rev ) 1 Innehåll Inloggning i Survey&Report... 3 Enkät från konstruktion till rapport... 3 Skapa ny enkät - inledning... 3 Konstruktionsfasen... 3 Datainsamling... 5 Rapport... 7 Bildhantering... 8 Villkorsstyrda frågor... 8 Villkor... 9 Mer om vissa åtgärder... 9 Att använda respondentkategorier Enkätens inställningar Import av respondenter Slumpvist urval vid import av respondenter Pappersenkäter Förhandsgranskning Förbered Skapa Importera Procentberäkning i rapporter Redigera etiketter för numeriska svar Filtrering av huvudrapport Korstabulering med bakgrundsserier Lägga till bakgrundsserie på enskilt diagram eller tabell Lägga till generell bakgrundsserie för hela rapporten Export av svarsmaterialet till en Excel-fil Mer lättbegripliga Excel-filer Export till Word, PowerPoint och PDF Skapa layout Lathunden är framställd av Artisan som tillhandhåller programvaran Survey&Report. Vissa tillägg och förtydliganden in texten har gjorts vid enheten för kvalitet och utvärdering, Uppsala universitet. Dessa är markerade med lila text. 1

2 Redigera en definierad layout Exportera

3 Inloggning i Survey&Report 1. Gå till länken: 2. Länken leder till SUNET Survey (som tillhandahåller tjänsten för inloggning i programmet). 3. Välj Uppsala universitet i listan. 4. Logga in med CAS-id (användar-id vid Uppsala universitet). OBS! För att lägga till fler användare/konstruktörer till en specifik enkät måste de först logga in i programmet för att läggas till i systemet. Därefter kan en enkätkonstruktör söka upp användaren i programmet och ge användaren behörighet till enkäten. Enkät från konstruktion till rapport Skapa ny enkät - inledning 1. I urvalslistan Enkät > Ny enkät väljer du om du vill skapa en ny enkät, kopiera en befintlig enkät eller utgå från en mall. Om du utgår från en mall får du inte bara frågorna från mallen, utan ärver också mallens inställningar. 2. Namnge enkäten och bestäm enkättyp. Ifall enkäten ska vara en respondentenkät 2, välj också ifall den ska vara anonym eller inte. Om du väljer en anonym enkät, ta ställning till om du vill ha en strikt anonym enkät eller om du tillåter undantag. (Se hjälptext för mer information om skillnaden.) 3. Klicka på knappen Skapa enkät. Konstruktionsfasen 1. Välj vilket språk som ska vara enkätens standardspråk. 2. Markera Ja för Flerspråkig om enkäten ska finnas tillgänglig i olika språkversioner. Markera i så fall vilka språk som är aktuella. Spara. 3. I övre menyn ser du fliken Inledningstext. I inledningstexten kan man gärna förklara bakgrund och syfte med enkäten och hur svaren kommer att behandlas. Klicka på knappen Spara. 4. Byt flik i vänstermenyn till Mallar. Finns det ytterligare någon mall vars frågor du vill lägga in i enkäten? Klicka i så fall på ikonen till höger om mallen. Klicka på knappen Spara. 5. Byt flik i vänstermenyn till Frågor. Klicka på ikonen och formulera din första fråga i fältet Titel. 2 Välj respondentenkät om du vill: få ett mer tillförlitligt resultat - du vet vilka som har svarat, och att ingen har svarat mer än en gång; kunna skicka påminnelser från programmet till de som inte svarat; använda dig av respondentkategorier, dvs. känd bakgrundsfakta. Välj publik enkät om du vill: förenkla distributionen - enkäten får en länk, gemensam för alla, som du kan publicera på en webbsida eller skicka via e-post. 3

4 a. Bestäm frågetyp för frågan. Klicka på frågetecknet i övre, högra hörnet för att läsa mer om de olika frågetyperna som finns i systemet. De vanligaste frågorna är av typen Enval - radioknappar eller Flerval - kryssrutor. b. Skriv in svarsalternativen. Genom att använda knappen får du fram fler fält att lägga in alternativ i. c. Ange inställningar som gäller för denna fråga. (Utbudet av inställningar varierar mellan olika frågetyper.) Du kan ange att frågan ska vara obligatorisk att besvara. Respondenten kan inte skicka in sin enkät utan att obligatoriska frågor är besvarade. Du kan lägga till en kommentarruta där respondenten lägger in ett fritextsvar. Välj om alternativen ska presenteras med horisontell eller vertikal orientering. Om du väljer horisontellt kan du även välja textjustering vänster eller centrerad. Observera att du kan ha olika inställningar i webbversionen och i pappersversionen av enkäten. Vet ej Användes om respondenten inte kan eller vill välja något av de andra alternativen. Genom att du använder detta Specifika svarsalternativ kommer svaren automatiskt att räknas bort från medelvärdesuträkningar i rapporterna. Kryssrutan Valfritt svar markerar du om respondenten ska formulera ett eget svarsalternativ. Den text som skrivs ovanför textfältet i enkäten blir automatiskt Om annat, specificera men denna text kan bytas ut mot något annat som du bestämmer. d. Klicka på Spara. Du ser att din fråga finns med i enkäten. Med knapparna till höger om frågefältet kan du: redigera frågan kopiera frågan till urklipp För att lägga in frågan någonstans klickar du antingen på infoga ovanför, infoga nedanför eller lägg till sist i enkäten. För att tömma urklippsminnet och avbryta kopieringsmomentet, klicka. låt frågan använda vänstra/högra halvan av enkätbredden ta bort frågan e. Lägg till fler frågor i enkäten genom att skriva in dem en och en men du kan också importera in frågor från dina andra enkäter via knappen längst ner på sidan. Klicka på 4

5 knappen Spara när du har fått med de frågor du vill ha. 6. Via toppmenyn väljer du sidan för översättning; Översätt enkät. Översätt alla texter i enkäten för ett språk i taget. Spara. 7. Om du har valt en att göra en respondentenkät går du till fliken Respondenter i vänstermenyn. a. Klicka på knappen Lägg till respondenter nederst. b. Den vanligaste metoden att lägga in respondenter är att importera en excelfil. Klicka därför på fliken Från fil och därefter på länken import.xls för att få upp en exempelfil som du kan använda. Om du vill knyta respondenten till ett visst språk använder du import.xls (inkl kategorier och språkkoder) istället. Om du använder respondentkategorier, läs mer under rubriken Att använda respondentkategorier i detta häfte. c. Du måste behålla kolumner för Förnamn, Efternamn, Organisation och E-post. De andra kolumnerna kan du ta bort. d. Ta bort exempelrespondenterna och skriv in dina egna. Obs: Du måste inte skriva i alla fälten. Spara filen. e. Under rubriken Välj fil letar du upp din sparade fil samt laddar upp den. En förhandsgranskning av respondentlistan visas. Klicka på Nästa. f. Du får en chans att avmarkera någon på listan. När du är helt nöjd med respondentlistan klickar du på Lägg till. Respondentlistan visas. OBS! Undvik att lägga respondenter i respondentdatabasen. När du som enkätkonstruktör vill lägga till eller tanka upp en fil med respondenter, se till att rutan vid Lägg till som enkätspecifika respondenter är markerad. Detta kopplar respondenterna till just din enkät, i annat fall läggs respondenterna även till i en respondentdatabas som blir tillgänglig för samtliga användare i programmet vid Uppsala universitet. 8. Via den nedersta fliken Avsluta konstruktion bestämmer du publiceringsperioden men innan du klickar på Slutför ska du tänka efter en gång extra. Testa hur enkäten kommer att fungera under fliken Förhandsgranska som du också hittar i vänstermenyn. Du bör testa eventuella språkversioner och hur enkäten ser ut när man öppnar den i en mobil. Om du är nöjd, klickar du på Slutför på sidan Avsluta konstruktion. Datainsamling Utskick görs efter att konstruktion avslutats. Vid stora utskick (över 900 e-postadresser) ska IT Servicedesk meddelas i god tid (e-post: servicedesk@uu.se, telefon: 4400). Det ska tydligt framgå i följebrev/vid utskick vem eller vilka som är ansvarig(a) för enkäten och hur man kommer i kontakt med ansvarig(a) (exempelvis namn och e-postadress till specifik person eller till för ändamålet relevant funktionsadress). 1. Du kan administrera utskick till respondenterna via en flik i vänster menyn; Utskick. a. Klicka på Nytt utskick och välj typen Första utskick. 5

6 b. För att tydligt signalera vem som är avsändare av en viss enkät bör Avsändarnamn i programmet ändras till ett för enkätprojektet lämpligt namn (i annat fall står UU Survey som avsändare). Detta görs genom att klicka på Anpassa i fliken Nytt utskick. (Se textruta 1 i bild nedan) c. Obs! För att programmet ska kunna ha kontroll över eventuella utskick som inte levererats till mottagaren (s.k. studsar) bör Avsändaradress inte ändras (ska vara survey@uu.se ). (Se textruta 2 i bild nedan) d. För att underlätta kommunikation mellan enkätansvariga och mottagare kan enkätkonstruktören ändra Svarsadress till en för enkätprojektet lämplig e-postadress (exempelvis angiven enkätansvarigs e-postadress eller specifik funktionsadress). Detta gör att om mottagaren svarar med vändande mail (det vill säga klickar på Svara -knappen) går mailet till angiven svarsadress och kan då läsas i ett externt e- postprogram (i annat fall går vändande mail per automatik till survey@uu.se och kan då endast läsas i enkätprogrammet). Obs! Ändra inte i Avsändaradress (denna ska fortsatt vara survey@uu.se ). (Se textruta 3 i bild nedan) 1. Klicka på anpassa. I Avsändarnamn, skriv in ett för enkätprojektet lämpligt avsändarnamn. 2. OBS! Låt stå! Skall vara survey@uu.se Skriv in den adress dit vändande mail skall gå, t.ex. enkätansvarig eller lämplig funktionskontoadress. e. Formulera ämnesrad och sedan text i editorns fält. Texten kan gärna innehålla något om bakgrund och syfte med enkäten samt hur svarsmaterialet kommer att hanteras. Observera att fältet {Enkätens adress med inloggning} bör ingå i texten. Förhandsgranska ditt meddelande (vilket aktiverar knapparna Spara och Spara och skicka nu). f. Klicka på Spara-knappen om du vill att meddelandet ska skickas vid det tillfälle som anges under rubriken Skicka-datum. Vill du skicka meddelandet så fort som möjligt klickar du Spara och skicka nu istället. Observera att Första utskicket bara kan skickas om enkäten är öppen och publicerad. 2. Under tiden enkäten är öppen och samlar in svar är det bra om du tittar till utskicket under förstoringsglaset Detaljer. Här kan de dyka upp varningar om individuella meddelanden som inte nått fram. Eventuellt behöver någon e-postadress rättas till. (Se hjälptexten.) Titta 6

7 också under den bakre fliken Inkommande e-post. 3. Via fliken Stäng enkät i vänstermenyn kan du studera hur svaren skickas in. Om inflödet av svar verkar stanna av är det kanske dags att sända ut en påminnelse. a. Gå tillbaka till sidan Utskick, klicka Nytt utskick men välj typen Påminnelse. Detta meddelande kommer enbart att skickas till de respondenter som i nuläget inte har skickat in sin enkät. (Systemet håller reda på vilka respondenter som inte har skickat in sina svar även om inte du kan se vilka de är.) b. Formulera ämnesrad och text. Skicka gärna med {Enkätens adress med inloggning} igen. Förhandsgranska ditt meddelande (vilket aktiverar knapparna Spara och Spara och skicka nu). c. Klicka på Spara-knappen eller Spara och skicka nu. Observera att Påminnelsen bara kan skickas om enkäten är öppen och publicerad. 4. Via sidan Stäng enkät avslutar du insamlingen om det inte är så att du har valt att enkäten ska stängas automatiskt när publiceringsperioden är slut. Rapport 1. Leta upp enkäten via vänstermenyn Enkät > Hitta enkät. Från enkätens statussida eller startsida, märkt med en husikon, är det lättast att ta fram en ny rapport. 2. Under rubriken Rapporter hittar du eventuellt de fyra första rapporterna som redan är framtagna från vald enkät. Via länken Ny rapport tar du fram ytterligare en rapport. 3. Namnge din rapport. 4. Eventuellt har du rättighet att använda en annan mall än den föreslagna. Mallen påverkar vilken sammansättning av tabeller och diagram som tas fram automatiskt. (Innehållet kan därefter justeras i manuellt.) 5. Eventuellt har du rättighet att använda ett annat tema än den föreslagna. Temat påverkar vilka färger, typsnitt och teckenstorlek som används i rapporten. 6. Klicka på Skapa rapport längst ner i högra hörnet. 7. Gå till fliken Rapportinnehåll i vänstermenyn där du ser en rapportdel för varje fråga i enkäten. 8. För markören till den text/tabell/diagram som du vill redigera eller ta bort och vänsterklicka för att se snabbmenyn: a. Nytt block ovanför ger en ny yta som exempelvis kan fyllas med förklarande text b. Redigera - ändra inställningarna för innehållet (ta hjälp av hjälptexten via frågetecknet) c. Ta bort d. Nytt block ovanför ger en ny yta som exempelvis kan fyllas med förklarande text 9. Klicka på fliken Förhandsgranska för att se den färdiga rapporten. Så länge rapporten inte är publicerad kan den endast ses av dem som har tillgång till enkäten den baseras på. 10. För ytterligare redigering gå tillbaka till Redigera rapport > Rapportinnehåll. För mer avancerade rapportfunktioner, se avsnitten Filtrering av huvudrapport, Korstabulering med bakgrundsserier på enskilt diagram eller tabell, Lägga till generell bakgrundsserie för hela rapporten och Att skapa delrapport i detta häfte. 7

8 Bildhantering Du har två möjligheter att lägga in bilder. Via editor-ikonen,, som visas vid redigering på många ställen i programmet, öppnar du editorn. I verktygsmenyn hittar du ikonen för att öppna bildarkivet,. I mappen Publika filer finns bilder av gemensamt intresse men användare på Vetenskapsrådet har rättighet att lägga in egna bilder i mappen Mina filer. 1. Klicka på knappen. 2. Bläddra fram filen genom att klicka på knappen och därefter på Ladda upp. 3. Klicka på knappen och ange under vilket namn filen ska sparas. Klicka OK. (Om knappen Infoga inte är aktiverad kan du behöva markera en annan fil eller tillfälligt stänga bildarkivet, innan Infoga-knappen är aktiv för din senast uppladdade fil.) Via Designfliken 1. Bakom fliken för att redigera en fråga finns fliken Design. 2. Vänsterklicka i den blå ramen runt svarsalternativen för att få fram en snabbmeny. 3. Välj alternativet Lägg till bild. (Här kan man lägga in egna filmer i formatet swf och mp4 men vi rekommenderar ändå att länka till filmer på Youtube istället.) Villkorsstyrda frågor Filter styr hur enkäten ska uppföra sig och vilka frågor som ska visas. Ett filter består av två delar; ett eller flera villkor som beskriver en viss situation samt en eller flera åtgärder som beskriver vad som ska hända när villkoren är uppfyllda. Ett villkor kan antingen vara en fråga som ska vara besvarad på ett visst sätt, eller att den aktuella respondenten tillhör en viss respondentkategori. Åtgärder som kan utföras i en beskriven situation: en fråga (eller underfrågor/svarsalternativ till en fråga) visas eller döljs, respondenten hoppar vidare till en särskild fråga, ett popup-meddelande visas, en webbsida öppnas i samma eller ett annat fönster, respondenten slängs ut från enkäten och får ett förklarande meddelande 8

9 Villkor 1. För att skapa en logik går du till fliken Filter och logik och klickar på knappen eller på knappen Lägg till logik. 2. Ge logiken ett Namn som beskriver vad det är som ska vara uppfyllt eller vad som ska hända, t.ex. följdfråga till husdjur JA. 3. Under rubriken Villkor konstruerar du ett påstående som ska vara uppfyllt med hjälp av valboxarna. Välj om du utgår från att en Fråga ska vara besvarad på ett visst sätt eller om respondenten ska tillhöra en viss Respondentkategori. Du kan använda alla frågetyper utom Datum/tid, Numerisk intervall och Numerisk intervallskala, och inte heller (i SR-Advanced Survey) Matris Sida vid sida, Öppen matris Datum och Öppen matris Tid. Underfrågor i matriser kan också användas som villkor, och du väljer då först själva matrisfrågan och sedan en underfråga. För att lättare hitta den fråga du vill välja kan du använda sökfältet och där skriva ett ord eller en fras som ingår i frågetiteln. Mer om vissa åtgärder Dölj eller visa frågor Tänk på att om frågan ska döljas i en viss situation måste den ha varit synlig från början. En fråga som ska visas i en viss situation måste ha varit dold från början. Du kan göra så att en fråga döljs eller visas från början på tre olika sätt: 1. När du skapar eller redigerar en fråga, genom att markera kryssrutan Dold från början. 2. När du skapar en logik och väljer åtgärden Visa frågor, genom att klicka på ikonen vid frågan du har valt ska visas. 3. Under fliken Frågors synlighet. Även här avmarkerar du kryssrutan vid de frågor som ska vara dolda från början. 9

10 Hoppa till en fråga Frågorna som ska hoppas över kommer att förbli synliga, men respondenten förflyttas direkt till den fråga du väljer så att den visas överst på skärmen. Ligger frågan på en annan sida i enkäten hoppar respondenten direkt till denna sida utan att behöva klicka sig vidare med knappen Nästa sida. Denna åtgärd ska dock undvikas i enkäter där respondenter har möjlighet att klicka tillbaka till föregående sida. Dölja eller visa delar av frågor Med denna åtgärd kan du låta ett villkor bestämma vilka svarsalternativ på en fråga, eller underfrågor i en matris, som ska visas. De separata inställningarna för svarsalternativ och underfrågor träder bara i kraft ifall huvudfrågan visas. Avsluta enkät och visa ett meddelande För att sålla bort personer vars svar du inte är intresserad av kan du använda denna åtgärd. Så fort respondenten markerar att den tillhör en icke önskvärd grupp, avbryts enkäten och istället för ett vanligt tackmeddelande får respondenten ett annat meddelande som förklarar varför enkäten är avbruten. Denna åtgärd passar bäst till publika enkäter. Om respondenten finns i en respondentlista är den fortfarande markerad med obesvarad enkät efter avbrottet, och får därför en eventuell påminnelse i onödan. Att använda respondentkategorier Enkätens inställningar 1. När du jobbar med konstruktionen av en enkät hittar du på sidan Grundläggande information > Inställningar rubriken Respondentkategorier där du kan skapa nya eller återanvända gamla respondentkategorier. Klicka på knappen Lägg till. 2. För att skapa en ny hierarki med respondentkategorier: a. Klicka på Ny kategori. Klicka på knappen och ange ett passande namn på vad du kategoriserar på de språk som är aktiva i enkäten. Klicka på Spara. Första nivån är alltså ingen uppdelning utan endast en benämning på vad vi kategoriserar utifrån. b. Klicka på den nya kategorin som dök upp i listan. Dels aktiveras tre ikoner i kolumnhuvudet, dels visas ytterligare en kolumn till höger om den första. Ikonen måste markeras om respondenten ska kunna tillhöra mer än en (under)kategori. c. Klicka på knappen i den nya kolumnen och lägg in ett alternativ. Upprepa tills alla alternativ är på plats i andra kolumnen. d. Genom att markera någon av kategorierna i andra kolumnen kan denna kategori i sin tur delas upp i underkategorier o s v. Till slut har du byggt upp din hierarki av respondentkategorier. Spara. 1

11 e. Din nyskapade respondentkategori finns med i listan över enkätspecifika kategorier. Markera den och klicka på OK. 3. OBSERVERA! Du måste nu markera din röda respondentkategori och spara enkätens inställningar. Först när respondentkategorin är grön är den verkligen kopplad till enkäten och färdig att användas. Import av respondenter 1. Gå till menyn Respondenter och klicka på knappen Lägg till respondenter 2. Gå till fliken Från fil. För en enklare import: a) Klicka på länken import.xls (inkl kategorier och språkkoder) under Exempelfiler. b) Öppna eller spara exempelfilen. c) Radera exempeldata i filen och klistra in dina egna respondenters uppgifter under respektive rubrik. Lämna tomt i de kolumner som du inte har intresse av att använda. En av kolumnerna kommer att vara benämnd Kategori:[din kategoris namn]. I vårt exempel Kategori: Yrke. Det är i denna kolumn du lägger in den underkategori som varje respondent ska tillhöra. OBS! Det är nödvändigt att du använder exakt samma benämningar på underkategorierna som du använde när du skapade dem. 10

12 För den mer avancerade rapporten där du har två nivåer eller mer i respondentkategorierna eller där respondenten ska tillhöra mer än en respondentkategori: a) Klicka på länken import.xlsx (med flerval av kategorier) under Exempelfiler. b) Öppna eller spara exempelfilen. c) Radera exempeldata i filen och klistra in dina egna respondenters uppgifter under respektive rubrik. Lämna tomt i de kolumner som du inte har intresse av att använda. Observera att du inte får ändra ordning på kolumnerna i Excelbladet eller ta bort någon kolumn. För varje respondent måste minst en av kolumnerna Förnamn, Efternamn eller E-post fyllas i. d) Respondentkategorierna hittar du i kolumn P och framåt. Efter att ha klickat i en cell kan du med pilen välja bland de värden som är tillåtna. Om respondentkategorin är uppbyggd i fler nivåer hittar du nästa nivå i kolumnen omedelbart till höger. Urvalen i denna cell är beroende på vad som är valt nivån ovanför, i kolumnen till vänster. Om du har klistrat in kolumnerna från en annan Excelfil med data kommer celler som har ett ogiltigt värde visa en liten grön markering enligt bilden. Du kan även få dem att framträda extra tydligt genom dataverifiering i Excelbladet ringa in ogiltiga data. Rätta till dessa värden, om du har ogiltiga data. e) Ifall du har markerat för respondentkategorin att respondenter får lov att tillhöra mer än en kategori, matas detta in i excel-filen genom att upprepa respondentens uppgifter men med den alternativa respondenttillhörigheten ifylld i den nya raden. Två rader blir alltså identiska så när som på uppgifterna om respondentkategori. 3. Spara Excel-filen när du är klar. 4. Importera respondenterna under fliken Från fil. Se programmets hjälpavsnitt för information om hur detta går till. 5. När respondenterna är importerade bör du kontrollera att importen av underkategorier har lyckats. Det är som sagt viktigt att underkategorierna benämndes rätt i importfilen, därför är det bra att göra denna kontroll. 6. Gå till menyn Respondenter och klicka på. 7. I fönstret som öppnas markerar du kryssrutan vid din kategori för att tala om att den ska visas som en kolumn i respondentlistan. Klicka OK. 8. Klicka upprepade gånger på kategorins rubrik i respondentlistan. Listan sorteras då med underkategorierna i bokstavsordning, stigande och fallande. Skulle det finnas någon respondent som saknar underkategori visas denne först i listan när listan sorteras i stigande ordning. Klicka på pennan till höger om respondenten för att manuellt ange underkategori i respondentens uppgifter. 11

13 Slumpvist urval vid import av respondenter I fönstret Lägg till Respondenter finns knapp för slumpvist urval. Den första listan visar egentligen möjliga personer att importera. Där kan du själv göra ett urval vilka som verkligen ska importeras i slutsteget men du kan också låta programmet plocka ut ett stickprov. Klicka på knappen och bestäm vilket antal respondenter du vill ha, eller vilken sannolikhet varje person ska ha att hamna på den slutliga respondentlistan. Pappersenkäter Ibland kan det vara svårt för en respondent att besvara enkäten online, t.ex. om denne saknar dator eller e-postadress. Det kan också vara så att du vill genomföra en undersökning på ett möte i ett konferensrum utan datorer. I sådana fall går det utmärkt att använda sig av funktionen Pappersenkät, vilken är en del av tilläggsmodulen SR-Advanced Survey. Du kopplar då respondenterna till enkäten precis som vanligt, men du skriver ut den och låter dem fylla i den på papper. De ifyllda pappren skannas in till en PDF-fil som analyseras av programmet, och svaren registreras. Funktionen Pappersenkät är också möjlig att använda för publika enkäter. Du anger då det antal pappersenkäter du vill skriva ut. När du skapar din enkät bör du tänka på att det endast är frågor med svarsalternativ som kan tolkas av programmet vid inskanning från en pappersenkät. Övriga frågetyper kommer att skannas in som en bild och får sedan tolkas och skrivas in manuellt i enkäten. Förhandsgranskning Om du planerar att skriva ut din enkät som en pappersenkät, kan du här förhandsgranska hur denna kommer att se ut vid utskrift. Inställningarna på denna sida kommer du senare att kunna göra även under Datainsamling > Pappersenkät > fliken Förbered. Här har du dock möjlighet att få en förhandsgranskning innan du avslutar konstruktionen av enkäten. Använd den bakre fliken Pappersenkät på sidan Konstruktion > Förhandsgranska. 12

14 Utseende Välj Teckensnitt och Textstorlek som ska användas för frågetitlar och svarsalternativ. På pappersenkäten kommer frågetitlarna att visas i fetstil. Om din enkät finns i olika språkversioner måste du välja optimalt teckensnitt för varje språk. Välj bland de teckensnitt som finns listade under rubriken Recommended. (Recommended innebär endast att tecken finns definierade men inte nödvändigtvis att det är läsbart. Därför är förhandsgranskning ett måste.) Vid Formatering bestämmer du hur eventuella bilder i enkäten ska hanteras: Enbart text: bilder inkluderas inte HTML: bilder inkluderas Bilder som Alt-text: bildernas alt-texter visas istället för bilderna När en fråga redigeras kan s.k. designblock användas för att ge information i anslutning till frågan. Markera kryssrutan vid Designblock i frågor om du vill att detta innehåll ska inkluderas i pappersenkäten. Inställningar Vid inskanningen tolkar programmet svar som lämnats på alternativfrågorna. Om du aktiverar inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna, skapas det utrymme i pappersenkäten för att besvara även text-, datum- och numeriska frågor. Eventuella svar som respondenten skriver där kan dock inte tolkas av programmet, utan läggs in som en bild. Användaren får därefter tolka bilden och skriva in svaret manuellt innan enkäten markeras som färdigbehandlad och skickas. Om du aktiverar ovanstående inställning får du också bestämma om du vill att textrutorna ska ha ett rutmönster (markera i så fall kryssrutan Teckenrutor i textfrågor), och höjden på textrutorna (skriv in önskat antal vid Antal rader i textfrågor). När pappersenkäten skrivs ut kommer varje respondents enkät som standard att inledas med ett försättsblad (eller flera, om innehållet inte får plats på en sida). Försättsbladet har respondentens namn och adress högst upp, följt av enkätens inledningstext och en instruktion för hur man fyller i pappersenkäten (se nedan). Om du inte vill att detta försättsblad ska skrivas ut markerar du kryssrutan Skriv inte ut försättsblad. De inskannade pappersenkäterna laddas så småningom upp och analyseras. Genom att markera kryssrutan Ta bort alla uppladdade PDF-filer när enkäten stängs, ser du till att filerna som laddats upp till enkäten inte upptar onödig plats på servern när de inte längre behövs (efter att enkäten stängts). Högst upp på varje sida i pappersenkäten visas en streckkod. Denna innehåller information om vilken enkät och respondent sidan tillhör, sidans nummer och enkätens språk. Om du vill kan du låta programmet skriva ut viss information i klartext direkt under streckkoden, för att på så sätt lättare kunna identifiera t.ex. vilken respondent som en viss sida tillhör. Vid Text under streckkod kan du välja bland följande alternativ: Ingen: Ingen text skrivs ut Respondentnamn: Respondentens för- och efternamn Kod: Streckkoden omvandlad till en kod med siffror och bokstäver Anpassa: Välj vilken information som ska skrivas ut (se nedan) 13

15 Väljer du Anpassa designar du texten i textfältet undertill. Klicka på knappen till höger om textfältet för att få tillgång till knappar för att infoga Kod, Förnamn, Efternamn och Organisation, samt valboxar för att infoga eventuella respondentkategorier som används på enkäten och eventuella respondentegenskaper som skapats i programmet. Instruktion för pappersenkät För att respondenterna ska få information om hur enkäten ska fyllas i skapar du här en instruktionstext som presenteras direkt efter enkätens ordinarie inledningstext vid utskrift. Du utgår från en mall som skapats i administrationen, men kan redigera texten i editorn. Den viktigaste informationen som respondenten behöver är hur svarsalternativen ska markeras i kryssrutorna. Följande gäller: Korrekt markerat svarsalternativ Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset ska vara mitt i rutan Inkorrekt markerat svarsalternativ, krysset är alltför kraftigt Ångrat val, svarsalternativet räknas inte som markerat Under tiden du arbetar kan du spara dina ändringar med knappen Spara. När du är färdig bör du klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera att hela pdf-filen med alla enskilda enkäter ser bra ut. Notera: Enkäterna är unika för varje respondent, även för publika enkäter. Du kan alltså inte skriva ut en enkät och kopiera upp den i flera papperskopior. Streckkoden gör att programmet kan hålla isär vilka sidor som hör ihop, även om du skannar dem i oordning. Försättsbladet innehåller respondentens namn även om enkäten är anonym men ska rivas loss innan respondenten lämnar in enkäten. Matrisinställningar Om enkäten innehåller minst en matrisfråga, hittar du knappen Matrisinställningar längst ner. Matrisfrågor består av två "kolumner", en för underfrågans titel, och en för dess svarsalternativ. Genom att klicka på knappen Matrisinställningar bestämmer du vilken bredd i procent kolumnen med underfrågans titel ska ha. Ställer du t.ex. in att kolumnen med frågetiteln ska uppta 30% av enkätens bredd, kommer kolumnen med svarsalternativen att uppta 70%. Du kan på så sätt se till att fördelningen blir lämplig, och att onödiga radbrytningar undviks. Förbered På sidan Datainsamling > Pappersenkät finns fliken Förbered. Här kan göra kompletterande justeringar till de du gjorde under Förhandsgranskning tidigare. Eftersom programmet måste veta exakt var på pappret en fråga ligger går dessa inställningar inte att ändra efter att de har bekräftats. 14

16 Bekräfta Under tiden du arbetar kan du spara dina ändringar med knappen Spara. När du är färdig kan du klicka på knappen Förhandsgranska för att kontrollera att allt ser bra ut innan du bekräftar inställningarna. Klicka sedan på knappen Bekräfta. Ett meddelande visas om att inställningarna inte kommer att kunna ändras efter att du har bekräftat. Du kommer inte heller att kunna redigera enkätens frågor. Klicka på OK om du vill gå vidare. Du kan nu fortsätta arbeta under flikarna Skapa och Importera. Under fliken Förbered kommer det fortfarande att vara möjligt att redigera instruktionstexten. Inställningarna kan dock inte ändras. Skapa Under fliken Skapa listas respondenterna som är kopplade till enkäten. Du kan här skriva ut enkäten till de respondenter som ska besvara den på papper. Markera kryssrutan vid önskade respondenter eller klicka på kryssrutan i rubrikraden för att markera samtliga. Kryssrutan vid respondenter som redan har svarat är inte möjlig att markera. Om enkäten är publik finns inga respondenter kopplade till den, utan du anger bara det antal pappersenkäter du vill skriva ut. Klicka sedan på knappen Skapa PDF. En PDF-fil med valda respondenters enkäter, eller det angivna antalet enkäter om det är en publik enkät, skapas. På första sidan visas en lista över respondenterna som ingår i filen. Därefter följer en uppsättning sidor för varje respondent. Först kommer ett försättsblad (eller flera om utrymmet kräver det) med respondentens namn, enkätens inledningstext, samt instruktioner för hur pappersenkäten fylls i. Sedan följer ett antal sidor med frågorna i enkäten. Observera att du under fliken Förbered kan bestämma att försättsblad inte ska skrivas ut, eller att enkätfrågorna ska börja direkt efter instruktionstexten på försättsbladet. Öppna PDF-filen i lämpligt program, t.ex. Adobe Reader, och skriv ut den. Det rekommenderas att utskriften sker på laserskrivare, och i svartvitt. Se till att utskriften håller god kvalitet och att inget extra ritas in av skrivaren. Importera Skanna enkäter När respondenterna har fyllt i enkäten skannar du in pappren och sparar som en PDF-fil. Rekommenderade skannerinställningar är 300 dpi och svartvitt. Vid skanningen har det ingen betydelse vilken ordning sidorna kommer i, eftersom varje sida innehåller streckkodsinformation om respondent och sida. Det gör inte heller något om pappret vänts med sidhuvudet på fel håll i scannern. Vid analysen vänder programmet bilden rätt. 15

17 Importera enkäter Under fliken Importera klickar du på knappen Ladda upp fil, och sedan på knappen. Markera och öppna PDF-filen och klicka OK. Du kan ladda upp flera filer samtidigt. Filerna laddas upp och listas under rubriken Filer med statusen Ny. Markera kryssrutan vid filerna och klicka på knappen Analysera filer. I högra delen av fönstret får du information om analysens resultat, t.ex. Giltig - hittade sida 1, Streckkoden kunde inte läsas, Fel vid analysering av frågor, var vänlig se 'Teknisk logg' för mer information, etc. Klickar du på länken Teknisk logg visas mer detaljerad, teknisk information. När analyseringen är klar ändras statusen på filen till Analyserad, och respondenterna som programmet har hittat listas under Skannade respondenter. Är enkäten anonym visas inga namn, utan det står istället Dold under Namn och E-post. I en publik enkät kallas respondenterna Respondent #1, Respondent #2 osv. Vid varje respondent visas någon av följande statusikoner: Visa fel Inga fel - väntar på att skickas Skickad Ikonen visas alltså på respondenter där något fel upptäckts. Som fel betraktas följande: En eller flera obligatoriska frågor är inte besvarade En eller flera envalsfrågor har besvarats med fler än ett alternativ En eller flera sidor saknas Klicka på för att se vilka fel som upptäckts. För att korrigera felen klickar du på längst ut till höger på raden för att öppna enkäten. Klicka på Fel uppe till vänster för att visa felen. För var och en av de skannade sidorna finns en knapp (Sida 1, Sida 2 osv.). Klicka på sidorna för att se hur det skannade pappret ser ut, och vad respondenten har svarat. Korrigera sedan de felaktiga frågorna direkt i enkäten och klicka på knappen Skicka. Respondentens status ändras nu till. De respondenter där inga fel upptäcktes visas med symbolen. Dessa respondenters enkäter kan du skicka in med en knapptryckning. Markera kryssrutan vid dem och klicka på knappen Skicka. Om du valde inställningen Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna när du förberedde pappersenkäten, skapades det utrymme i pappersenkäten för att besvara även text-, datum- och numeriska frågor. Eventuella svar som respondenten har skrivit där kan inte tolkas av programmet, utan får matas in manuellt. Detta kan göras på samma sätt som när du korrigerar fel, dvs. du kan klicka på för att öppna enkäten, och sedan på knappen för önskad sida, t.ex. Sida 1. Studera den inskannade bilden av svaret och mata in det i enkäten. Klicka på knappen Skicka när alla svar är inmatade. 16

18 Ett snabbare sätt att mata in textsvar görs via menyn Enkät > Datainsamling > Textsvar. Procentberäkning i rapporter Vad det gäller tabeller och diagram finns tre alternativ för procentsummering; kolumner, rader och total. Observera vilken summering som används i den mall som du utgått ifrån. Mallen kan ha olika inställningar för tabeller och diagram. För tabeller finns ytterligare alternativ gällande beräkning av procent beroende på om du vill utgå från hur många som svarade på frågan, hur många som svarade på enkäten, hur många respondenter som var inbjudna till enkäten eller hur många svar du har fått in på den aktuella frågan. Notera att för flervalsfrågor kan du vid jämförelsen med hur många som svarade på frågan få en summering på mer än 100 %. Vill du undvika detta kan du gå över till att jämföra med antal svar istället för antal svarande. Diagram visar alltid en jämförelse med antal svar. Redigera etiketter för numeriska svar 1. I rapporten, gå till sidan Dataset i vänstermenyn och klicka på mappen för den fråga du vill redigera. 2. Klicka på den gröna var-ikonen framför eller direkt på frågeformuleringen. Det visas en knappmeny i spalten Information till höger. 3. Klicka på pennikonen för att redigera etiketterna som används för den frågan i rapporten. Systemet är förinställt på att använda 10 intervall (etiketter) för alla numeriska frågor men du kan ändra detta till valfritt antal. 17

19 4. Klicka på knappen Skapa etiketter. 5. Avmarkera kryssrutan Automatisk vid Etiketter för att kunna justera den undre och övre gränsen samt texten som används på respektive etikett. 6. Om du har många etiketter som inte används kan du i Rapport > Grundläggande information i vänstermenyn fylla i att variabelvärden med färre svar än 1 ska döljas. Alternativt kan du göra denna inställning för en enskild tabell eller enskilt diagram. Filtrering av huvudrapport 1. Leta upp enkäten och ta fram en rapport enligt avsnitt Enkät från konstruktion till rapport men markera också Ja vid inställningen Tillåt filtrering av huvudrapporten. 2. Klicka på knappen Skapa rapport. 3. Klicka på fliken Distribution och delrapporter. 4. Klicka på knappen till höger om rapportens länk. 18

20 5. Markera kryssrutan Rapporten är tillgänglig endast för rapportläsare, inte publikt via rapportens länk och klicka Spara. En jordglob visar att rapportlänken är aktiverad. 6. Klicka på rapportlänken. (observera att rapporten inte är tillgänglig utanför programmet). 7. Klicka på knappen i översta, vänstra hörnet. 8. Justera markeringarna för att plocka fram respondenter med ett visst svar. 9. Du kan också ta fram en PDF-fil för varje typ av urval som du vill spara: 10. Klicka återigen på knappen. 11. Under rubriken Möjliggör export markerar du Snabb-PDF. Spara. 12. Klicka på rapportlänken igen. När du har ställt in urvalet klickar du på PDFikonen för att spara rapporten med det urval som du har ställt in. 19

21 Korstabulering med bakgrundsserier Under menyn Rapportinnehåll kan du lägga till en bakgrundsserie för att korstabulera en fråga med en annan fråga eller en respondentkategori. Detta kan göras på ett enskilt diagram eller tabell, eller generellt för hela rapporten. Lägga till bakgrundsserie på enskilt diagram eller tabell 1. Klicka på tabellen/diagrammet under menyn Rapportinnehåll och välj Redigera i snabbmenyn. 2. Klicka på knappen Lägg till under rubriken Bakgrundsserier. 3. Markera kryssrutan vid den variabel du vill använda som bakgrundsserie. 4. Klicka OK. Tabellens/diagrammet primära fråga korstabuleras nu med den bakgrundsserie du lagt till. Svarsalternativen i bakgrundsserien kommer i tabeller att visas i separata kolumner, medan de i diagram kommer att visas som olikfärgade staplar. 20

22 Lägga till generell bakgrundsserie för hela rapporten 1. Klicka på knappen Hantera bakgrundsserier längst ner på sidan under menyn Rapportinnehåll. 2. Markera radioknappen vid den variabel du vill använda som generell bakgrundsserie. 3. Klicka OK. 4. Den valda bakgrundsserien kommer nu att användas på samtliga diagram och tabeller i hela rapporten. 21

23 Export av svarsmaterialet till en Excel-fil Det finns två möjligheter att exportera svarsmaterialet: Från enkäten under Datainsamling > Export (rådata) 1. Välj mellan Excel-fil innehållande svarsvärden eller svar som vanlig text. 2. Markera vilken respondentdata du eventuellt vill ha med. 3. Klicka på Export längst ner till höger. Filen består av två blad; VariableView och Data. VariableView är en förteckning över frågorna som ingår i enkäten. Data visar de insamlade svaren med en respondent per rad. Från rapporten under Dataset via export-knappen 1. Gå till sidan Datainsamling > Export via vänstermenyn. 2. Klicka på exportknappen längst ner, till höger. Excel-exporten från datasetet kan inte visa svar som vanlig text. Fördelen är att så kallade bearbetade variabler, beräknade variabler och analysfunktioner kommer med. Mer lättbegripliga Excel-filer Metod 1 Undvik att skriva för mycket text i frågans Titelfält. Bakom fliken Fråga finns ytterligare en flik; Design. Under denna flik kan du lägga in text som inte hamnar i Excel-filens kolumnrubrik. 22

24 Du klickar i den blå ramen, över eller under svarsalternativen och får upp en snabbmeny där du kan välja Textarea. Den text som skrivs där i visas antingen över eller under svarsalternativen, se exempel nedan. Metod 2 Använd fältet för Export ID. När det är dags att ta fram excel-exporten väljer du Answer values men får det du angav som export ID istället för det intetsägande Var2_5 som rubrik. Flervalsfrågor visas med en kolumn för varje svarsalternativ. Metod 3 Rubriker för enkätens olika delar och informationstext kan också läggas i separata enkätdelar. Använd då frågetypen Informationstext. Det som skrivs som Titel får samma formatering som frågorna i enkäten. Det som skrivs i editorn kan formateras i sex olika rubriknivåer samt som brödtext. Export till Word, PowerPoint och PDF När du ska exportera rapporten arbetar du i ett flöde där du först skapar en layout under menyn Layout. Du går sedan vidare till menyn Exportera där du kan göra exporten direkt, men även spara exportdefinitioner som behövs för att du under menyn Distribution och delrapporter ska kunna ta fram exporter via en ikon i rapportens toppmeny. Om du skapat en layout du är nöjd med kan du använda den för export till flera filformat, t.ex. PDF och Word. Du kan också skapa flera layouter som du exporterar till samma filformat, t.ex. två exporter till PDF, en med sidhuvud, och en utan. Skapa layout Första gången du klickar på Layout öppnas automatiskt popup-fönstret Ny layout. Har du tidigare skapat en layout kan du klicka på knappen Ny layout för att skapa ytterligare layouter. I popupfönstret skapar du den nya layouten på följande sätt: 1. Ge layouten ett Namn. 2. Välj Format: Papper A4 som lämpar sig för export till PDF eller Word, eller något av formaten Skärm (4:3), Skärm (16:9) eller Skärm (16:10) som är användbart för export till PowerPoint eller Webbpresentation. 23

25 3. Välj Orientering: Stående (framförallt för PDF och Word) eller Liggande (det normala valet för PowerPoint och Webbpresentation). 4. Välj Tema för layouten. 5. Ange om du vill ha Marginaler och hur breda de i så fall ska vara. Du väljer något av alternativen Inga, Smal, Måttlig, Normal eller Bred. 6. Välj slutligen om du vill visa Sidhuvud och Sidfot. Du kan välja Inget, Standard (definierat under Administration > Inställningar > Rapport > Sidhuvud/sidfot) eller Anpassat (definierat för den aktuella rapporten under Rapporter > Grundläggande information > Sidhuvud/sidfot). 7. Du kan under rubriken Exempel i högra delen av fönstret se hur de inställningar du gör beträffande Format, Orientering, Marginaler, Sidhuvud och Sidfot påverkar utseendet. Klicka OK för att spara layouten. Redigera en definierad layout I valboxen Layout högst upp på sidan finns de layouter du har skapat. Välj den layout som du vill fylla med innehåll, dvs. tabeller, diagram och texter, enligt de inställningar som gjorts under Rapportinnehåll. För att ändra de inställningar du angav när du först skapade layouten klickar du på knappen Redigera layout. Det gäller inställningar för namn, format, orientering, tema, marginaler, sidhuvud och sidfot. Det snabbaste sättet att fördela hela innehållet över ett antal sidor är att klicka på knappen Generera automatiskt. Finns det innehåll infogat sedan tidigare kommer detta att ersättas, vilket du får en varning om. Bekräfta med OK för att infoga innehållet. På varje sida infogas så många hela rapportdelar som får plats. Sidbrytningar inom en rapportdel uppstår endast om den inte ryms inom en sida. De olika blocken kan flyttas genom att dra och släppa dem till en ny plats, inom samma sida, eller till en annan sida. Du har ikoner för att infoga nya sidor samt ta bort befintliga sidor. Du kan också göra inställningar för ett block genom att klicka på det med vänster musknapp. I snabbmenyn som öppnas finns tre val som innebär att du kan: Ta bort blocket Ändra storlek på diagram som finns i blocket. Placera muspekaren över Ändra storlek och dra i reglaget för att ändra värdet. Diagrammen infogas automatiskt i storlek 100%, men du kan minska ner till 50% för att t.ex. få plats med fler rapportdelar på en sida. När du minskar storleken på ett diagram behåller det proportionerna mellan bredd och höjd. Ändra marginalen under blocket. Placera muspekaren över Marginaler och dra i reglaget för att ändra värdet. Istället för att generera innehållet automatiskt kan du infoga blocken manuellt, ett och ett. Klicka på en tom yta på den sida där du vill infoga blocket. Du ser att sidan är markerad när den får en blå ram. I vänsterspalten visas samtliga rapportens block. Klicka på blocket du vill infoga. Blocket infogas på den markerade sidan. Om sidan redan innehåller block, infogas det nya blocket underst. 24

26 När du är klar med redigeringen av innehållet klickar du på knappen Spara. Exportera Under menyn Exportera kan du göra exporten direkt, men även spara exportdefinitioner som behövs för att du ska få möjlighet att exportera rapporten via rapportens toppmeny. Exportera direkt 1. I valboxen Layout ser du de layouter som skapats under menyn Layout. Välj den layout du vill använda för exporten. Under rubriken Layoutexempel i högra delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av hur layouten ser ut vad beträffar format, orientering, marginaler, sidhuvud och sidfot. 2. Välj i vilket format du vill göra exporten: Word 2007, PowerPoint 2007, PDF eller Webbpresentation. Export till Word 2007 och PowerPoint 2007 kan även öppnas i OpenOffice version 3.0 och senare. 3. Klicka på knappen Exportera, och välj att öppna eller spara filen. Spara exportdefinition 1. Klicka på knappen Ny exportdefinition. Om knappen inte är klickbar kan du gå vidare till punkt I valboxen Layout ser du de layouter som skapats under menyn Layout. Välj den layout du vill använda för exportdefinitionen. Under rubriken Layoutexempel i högra delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av hur layouten ser ut vad beträffar format, orientering, marginaler, sidhuvud och sidfot. 3. Välj vilket format exportdefinitionen ska ha: Word 2007, PowerPoint 2007, PDF eller Webbpresentation. Export till Word 2007 och PowerPoint 2007 kan även öppnas i OpenOffice version 3.0 och senare. 4. Skriv in ett Namn under rubriken Sparade exportdefinitioner. 5. Klicka på knappen Spara. De sparade exportdefinitionerna listas med information om format, namn, layout, orientering, sidhuvud och sidfot. Till höger finns en knapp med filformatets symbol som du klickar på för att öppna eller spara filen. Klicka på knappen för att ta bort den sparade exportdefinitionen. För att byta namn på en exportdefinition klickar du på dess rad i listan. Gör ändringen i fältet Namn och klicka på Spara. 6. Gå till sidan Distribution och delrapporter och klicka på knappen Inställningar och behörighet,, för den rapport det gäller. 7. Under rubriken Möjliggör export kan du markera den exportdefinition du har förberett i steg 1 5. När rapporten öppnas via rapportens länk, visas en knapp i toppmenyn för att exportera det eventuellt filtrerade innehållet i rapporten. 25