SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 (15) Plats och tid Kommunkontoret, Östhammar, kl. 15:15 16:45 Beslutande Håkan Högström (S), ordförande Désirèe Mattsson (S) Lennart Eriksson (C) Eva Fredriksson (KD) Mohammad Sabur (V), tjänstgörande ersättare Sten Hallberg (MP), tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Lucia Bender, marknad- och kommunikation Eva Fischer, marknad- och kommunikation, kommunjurist Utses att justera Sten Hallberg (MP) Underskrifter Sekreterare.. Paragrafer Ordförande Justerande.. Håkan Högström (S).. Sten Hallberg (MP) ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Lednings- och verksamhetsstöd, Östhammars kommun Underskrift.. Utdragsbestyrkande

2 (15) 15 Omröstningsmottagare, lägesrapport har att utse omröstningsmottagare under omröstningsdagen. Föreslås att valnämndens kansli ges i uppdrag att kontakta de personer som tidigare arbetet som röstmottagare under valet 2014 för att efterhöra om de har möjlighet att tjänstgöra på omröstningsdagen. Valkansliet ges i uppdrag att upprätta en lista över omröstningsmottagare och i vilket distrikt dessa ska tjänstgöra vid. s beslut Valkansliet ges i uppdrag att kontakta de personer som tidigare arbetat som röstmottagare under valet 2014, för att efterhöra om de har möjlighet att tjänstgöra på omröstningsdagen. Frågan ska även omfatta det allmänna valet. Valkansliet ges i uppdrag att upprätta en förteckning över möjliga omröstningsmottagare samt i vilket distrikt dessa kan tjänstgöra. Informeras om utsänd förfrågan om tjänstgöring som omröstningsmottagare. s beslut har tagit del av informationen. _

3 (15) 16 Utbildning av personal och omröstningsmottagare ska utbilda samtliga omröstningsmottagare som ska tjänstgöra under omröstningsdagen. Valkansliet ansvarar för utbildning till de personer som kommer att arbeta med folkomröstningen. har att fastställa dag och tid för utbildning samt vilka från valnämnden som ska delta under utbildningsdagarna. s beslut Samtliga omröstningsmottagare som ska tjänstgöra under omröstningsdagen och under det allmänna valet ska utbilda sig. Valkansliet ansvarar för utbildningen. fastställer dag och tid för utbildningen samt utser vilka från valnämnden som ska delta under utbildningsdagarna, vid nästa sammanträde. s beslut Utbildning för röstmottagare vid förtidsröstningen sker 7 februari 2018, kl. 18:00 20:00, SR Gräsö, kommunkontoret Östhammar. Utbildning för röstmottagare vid omröstningsdagen sker 13 februari och 15 februari 2018, kl. 18:00 20:00, SR Gräsö, kommunkontoret Östhammar. Utsedda röstmottagare samt valnämndens ledamöter och ersättare måste delta vid ett av utbildningstillfällena för att erhålla behörighet till uppdrag.

4 (15) 17 Teckningsrätt I samband med folkomröstning 2018 och under allmänt val 2018 samt val till europaparlamentet 2019 hanteras förtidsröster och andra värdehandlingar regelbundet av valkansliet och personer måste utses som är behöriga att för valnämndens räkning kvittera förtidsröster och andra värdehandlingar. s beslut föreslår personal från Östhammar Direkt, valkansliet och ledningsoch verksamhetsstöd. Valkansliet får i uppdrag att presentera de personer som ska utses som behöriga, att för valnämndens räkning kvittera förtidsröster och andra värdehandlingar, vid nästa sammanträde. s beslut beslutar om teckningsrätt för nedanstående personer; Östhammar Direkt Agneta Rehn Kristina Hörnfeldt Helena Jansson Brid Poppel Heli Meuller Maria Stenudd Laila Andersson Carola Emriksson Ida-Maria Johansson Valkansliet Östhammar Direkt

5 (15) 18 Informationsinsatser Kommunens informationsinsatser är en viktig del för att öka deltagandet i folkomröstningen samt för att ge allmänheten korrekt information om folkomröstningen. Kommunjurist har fört diskussioner med kommunens kommunikationsenhet i frågan och kommunikationsenheten kommer att ta fram ett förslag till kommunikationsplan som presenteras för valnämnden. s beslut har tagit del av informationen. Förslag till kommunikationsplan bör presenteras för valnämnden under oktober månad Lucia Bender, kommunikationschef besöker valnämnden. Eva Fischer, projektledare för informationsinsatserna gällande folkomröstning medverkar. Diskussioner förs om tänkbara kommunikationsinsatser och om vad valnämnden vill nå ut med för information. s beslut Marknad- och kommunikationsenheten ska förses med information och annonseringsplatser tas fram gemensamt. Valnämnen utser en arbetsgrupp för kommunikationsplanering gällande folkomröstning bestående av; Håkan Högström (S) Gunilla Delwall (M) Désirée Mattsson (S) Eva Fredriksson (KD) Eva Fischer, marknad- och kommunikationsenheten Ett kommunikationsmöte sker , kl.13:00, SR Raggarö, kommunkontoret, Östhammar. Ett förslag till upplägg tas fram av valkansliet i samspråk med marknadoch kommunikationsenheten inför kommunikationsmötet i november.

6 (15) Kostnader för annonsering och kommunikation ska anslagstäckars ur valnämndens konto, ZZ1010, Ansvar , Verksamhet Lucia Bender Eva Fischer Håkan Högström Gunilla Delwall Désirée Mattsson Eva Fredriksson

7 (15) 19 på omröstningsdagen har att besluta om vilka från som ska tjänstgöra under omröstningsdagen och under vilka tider. Representanter bör finnas på plats från att omröstningslokalerna öppnar tills att samtliga omröstningsdistrikt rapporterat in sina resultat. s beslut Frågan tas upp på nästa sammanträde. s beslut Valkansliet får i uppdrag att upprätta ett förslag till körschema för utkörning av förtidsröster till valdistrikten samt schema för valnämndens tjänstgöring under omröstningsdagen. VN

8 (15) 20 Fastställande av arvode under folkomröstning, valdagen, val till europaparlamentet samt förtidsröstning har tidigare beslutat om arvoden till röstmottagare under förtidsröstning och under valdagen. s huvudsakliga uppgiftigt är att se till att val genomförs korrekt, säkert och på ett förtroendeingivande sätt. Röstmottagarna är valnämndens representanter i vallokalen. Som röstmottagare på valdagen ska man medverka till att valet genomförs korrekt, tryggt och säkert. I arbetsuppgifterna ingår att hålla ordning i vallokalen, ta emot röster och pricka av i röstlängden, att vid behov hjälpa väljaren med information och material som rör röstningen, att räkna och granska rösterna samt att sortera förtidsrösterna. Som röstmottagare kan du även vara ordförande eller vice ordförande för vallokalen. Du har då ett huvudansvar för röstningsförfarandet i vallokalen. I Östhammars kommun har vi 14 valdistrikt med 6-10 röstmottagare inklusive ordförande och vice ordförande per distrikt. Nuvarande ersättning: Fast belopp under valdagen Ordförande Vice ordförande Röstmottagare 2100 kronor 2100 kronor 1700 kronor Röstmottagare under förtidsröstning erhåller en timersättning om 200 kronor/timme. Ersättningen är en klumpsumma som omfattar den tid som läggs ned på valet. Ersättningen utgör beskattningsbar inkomst. Reseersättning inkluderas i arvodet och någon ersättning för att komma till och från vallokalen utgår ej. Reseersättning utgår dock till körare av valsedlar till kommunkontoret under valnatten och till körare av valsedlar från röstmottagningsställe till kommunkontoret under förtidsröstning. Reseersättning utgår i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. (18.50 kronor/mil skattefri).

9 (15) Utbildningsarvode utgår med 400 kronor/utbildningstillfälle. Reseersättning utgår i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. har att besluta om arvode under omröstningsdagen, förtidsröstning valdagen samt val till europaparlamentet. Förslag till beslut Föreslås att arvoden betalas ut i enlighet med tidigare fattat beslut med följande ändring: Reseersättning betalas för röstmottagare under valdagen samt under förtidsröstning i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. s beslut Kommunjurist får i uppdrag att räkna på en arvodesökning med 400 kronor till ordförande samt vice ordförande samt 300 kronor till röstmottagare, på valdagen. Reseersättning betalas för röstmottagare under valdagen samt under förtidsröstning i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. s förslag föreslår kommunfullmäktige besluta om ändring av det fasta beloppet under valdagen till; Ordförande Vice ordförande Röstmottagare kronor kronor kronor Ersättningen är en klumpsumma som omfattar den tid som läggs ned på valet. Ersättningen utgör beskattningsbar inkomst. Röstmottagare under förtidsröstning erhåller en timersättning om 200 kronor/timme. Reseersättning betalas för röstmottagare under valdagen samt under förtidsröstning i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda.

10 (15) Utbildningsarvode utgår med 400 kronor/utbildningstillfälle. Reseersättning utgår i enlighet med Östhammars kommuns bestämmelser om ersättningar och arvode till förtroendevalda. Kommunfullmäktige

11 (15) 21 Preliminärt och slutligt resultat ska besluta om hur preliminärt och slutligt omröstningsresultat ska hanteras. s beslut Preliminärt omröstningsresultat ska publiceras på kommunens hemsida av valnämnden på söndag kväll då rösterna kommit in från respektive valdistrikt, om det är möjligt. Frågan tas upp med kommunikationsenheten på nästa sammanträde. Slutligt omröstningsresultat lämnas efter valnämndens sammanträde på måndag Resultatet delges kommunfullmäktige på ordinarie sammanträde i mars Lucia Bender, kommunikationschef besöker valnämnden. Eva Fischer, projektledare för informationsinsatserna gällande folkomröstning medverkar. s beslut Preliminärt omröstningsresultat ska publiceras på kommunens hemsida på söndag kväll då rösterna rapporteras in från respektive valdistrikt. Marknad- och kommunikation förbereder upplägget på hemsidan i samspråk med valkansliet som i sin tur kan utföra publiceringen under söndagskvällen. Frågan om vilken av nämnderna, kommunstyrelsen eller valnämnden som ska vara avsändare för information om slutligt valresultat, tas upp med ledningsgruppen inför nästa möte. Lucia Bender Eva Fischer VN

12 (15) 22 Förtäring, omröstningsdagen och valdagen har att besluta om förtäring under omröstningsdagen och valdagen i september. Pauserna under dagen ska anpassas för lunch/middag/fika. Under tidigare val har valnämnden stått för fikabröd. s beslut upphandlar fruktkorgar till respektive vallokal under omröstningsdagen och valdagen.

13 (15) 23 Flaggning vid allmänt val 2018 och EU-val 2019 Då det är allmänna val i Sverige är det också allmän flaggdag. har att beställa flaggning utanför kommunkontoret och utanför de vallokaler som har möjlighet att flagga. s beslut Flaggning ska ske utanför de vallokaler som har möjlighet att flagga. Valkansliet får i uppdrag att beställa flaggning.

14 (15) 24 Övrigt Postnord har erbjudit valnämnden sina tjänster, såsom transport av förtidsröster till och från kommunkontoret i Östhammar. Valkansliet stämmer träff med postnord för ett möte angående vad som kan erbjudas utöver transport av röster. Valkansliet har informerat andra kommuner i länet, om en arvodeshöjning till ordföranden och röstmottagare i Östhammars kommun. Del av kommunkontorets foajé är inbokad för förtidsröstningen; Torsdag 22 februari, klockan 18:00 20:00 Fredag 23 februari, klockan 11:00 13:00 Måndag 26 februari, klockan 18:00 20:00 Tisdag 27 februari, klockan 11:00 13:00 Onsdag 28 februari, klockan 18:00 20:00 Lednings- och verksamhetsstöd hjälper till med sortering av förtidsröster; Fredag 23 februari Tisdag 27 februari Torsdag 1 mars Samtliga vallokaler är bokade från söndag 4 mars 2018, kl. 07:00 måndag 5 mars 2018, kl. 08:00. Röstmottagarna har tillgång till att iordningställa sina vallokaler på omröstningsdagen, kl. 07:00 09:00. Lista på kontaktpersoner för bokning av vallokaler samt till vaktmästare är uppdaterad. Städning efter omröstningsdagen är beställd till måndag 5 mars 2018 innan skolorna börjar, för de lokaler som tillhör kommunen. SR Ormön är bokad, februari 2018 för packning av valmaterial. s beslut har tagit del av informationen.

15 (15) 25 Nästa sammanträde Tidpunkt för nästa sammanträde ska bestämmas. s beslut kallas till sammanträde , kl. 15:00, SR Ormön, kommunkontoret, Östhammar.