Kommunstyrelsen (1)

Transkript

1 SUNNE KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (1) Sida Ks 57 Revisorernas granskning av skogsförvaltningen Dnr KS2017/572/01 Kommunstyrelsens beslut Följande svar lämnas på revisorernas rekommendationer i granskningsrapporten: 1 Rutinerna för analys av anbudsgivares ekonomi har redan förstärkts. 2 Rekommendationerna om separata avtal beaktas vid kommande upphandling. 3 Virkesköpares betalningsförmåga säkerställs genom täta möten och krav på förskottsbetalning. 4 Dialogen om hur SG SödraViken kan ta ett större skogligt förvaltningsansvar fortsätter. 5 Ärendet återrapporteras till kommunstyrelsen i maj Detta beslut ersätter tidigare beslut i kommunstyrelsen , 21. Sammanfattning av ärendet Granskningen har visat att kommunens skogsmark, ur ett skogligt perspektiv, förvaltas på ett ändamålsenligt sätt. I samband med att upphandlingen gjordes så fanns brister i den ekonomiska utvärderingen av anbudsgivare. Dessa upphandlingsrutiner har förändrats och mer bakgrundskontroll görs innan anbud antas idag. För att säkerställa den ekonomiska avkastningen har kommunen ställt krav på förskottsbetalning av den upphandlade skogsförvaltaren och det har fungerat utan anmärkningar. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen , 21 Allmänna utskottet , 4 Verksamhetschefens tjänsteskrivelse Revisorernas granskning av skogsförvaltningen Beslutet skickas till: Kommunrevisorerna Verksamhetschef samhällsbyggnad Upphandlingsstrategen Kommunfullmäktige Justerare Utdragsbestyrkare Page 1 of 9

2 Datum Sida 1(1) SUNNE KOMMUN Revisorerna Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktige i^cmkiit t.^ rc,;" 1 ^!.- ;:i ^?^ It?.';u;^r\! (,-; 1",^ : ^^i (^p:i\i J?'i3T*iT;!-;Lu:!_i\) KOIViiVil!nl;.1 i Avg 11 Dnr..1.Y.-:? ^11 :ö(: b^.. Granskning av skogsförvaltningen På vårt uppdrag har granskat kommunens förvaltning av skogsmark. Syftet med granskningen är att besvara revisionsfrågan hur kommunen säkerställer att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv. Granskningen har inte visat annat än att kommunens skogsmark förvaltas på ett, ur skogligt perspektiv, ändamålsenligt sätt. Vi rekommenderar att: rutinerna för analys av anbudsgivares ekonomi förstärks separata avtal för inköp av skogsvårdstjänster tecknas separata avtal för försäljning av virke tecknas virkesköpares betalningsförmåga säkerställs. Vi anser också att kommunstyrelsen bör utreda om någon del av förvaltningen och vården av kommunens skogsmark kan hanteras av SG Södra Viken, under förutsättning att detta kan ske på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Vi överlämnar rapporten till kommunstyrelsen med begäran om svar senast den 8 december med en redogörelse för vilka åtgärder som vidtagits/kommer att vidtas med anledning av granskningen. ^^/^ t^<^.:<^c^ Inger/Axelsson Ordförande SUNNE l VÄRMLAND Postadress Sunne kommun 1. Verksamhetsstöd Sunne Besöksadress Verksamhetsstöd Kvarngatan 4 Sunne Telefon växel Page 2 of 9 Internet och fax kommun@sunne.se fax Giro och org.nr bankgiro org.nr

3 Page 3 of 9

4 Revisionsrapport Tomas Eländer Aukt revisor Augusti 2017 pwc Page 4 of 9

5 Innehåll Sammanfattnmg... 2 l. Uppdrag Genomförande Allmänt om Sunne kommuns skogsinnehav Ekonomiskt resultat Förvaltning...^ 6. Upphandling av förvaltningsuppdraget Fortsatt granskning... 5 Månad Ar 1 av 5 Page 5 of 9

6 Sammanfattning har av kommunens revisorer fått i uppdrag att granska kommunens förvaltning av skogsmark. Kommunen förvaltar ca 1200 hektar produktiv skogsmark. Marknadsvärdet för skogsmark har ökat mycket kraftigt, i synnerhet under talet. Det innebär att skogsmark idag representerar ett betydande värde för ägaren vilket kan konkurrera med alternativ kapitalanvändning. Innehav av tätortsnära skog ställer dessutom särskilda krav, och/eller förväntningar från allmänheten, på hur skogsbruket bedrivs. Detta kan ge upphov till avvägningar mellan ett skogligt rationelit skogsbruk och graden av t.ex. naturvård och rekreationsmöjligheter för allmänheten. Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Hur säkerställer kommunen att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv? Vår genomgång har inte påvisat annat än att kommunens skogsmark förvaltas på ett, ur skogligt perspektiv, ändamålsenligt sätt. I det följande ger vi dock några rekommendationer för ökad intern kontroll. Vi vill lyfta fram som de viktigaste; - förstärk rutiner för analys av anbudsgivares ekonomi - teckna separata avtal för inköp av skogsvårdstjänster - teckna separata avtal för försäljning av virke - säkerställ virkesköpares betalningsförmåga Månad Ar 2 av 5 Page 6 of 9

7 ! Uppdrag Kommunen förvaltar ca l 200 hektar produktiv skogsmark. Marknadsvärdet för skogsmark har ökat mycket kraftigt, i synnerhet under talet. Det innebär att skogsmark idag representerar ett betydande värde för ägaren vilket kan konkurrera med alternativ kapitalanvändning. Innehav av tätortsnära skog ställer dessutom särskilda krav, och/eller förväntningar från allmänheten, på hur skogsbruket bedrivs. Detta kan ge upphov till avvägningar mellan ett skogligt rationelit skogsbruk och graden av t.ex. naturvård och rekreationsmöjligheter för allmänheten. Revisionsfråga: Hur säkerställer kommunen att förvaltningen av skogsmarken är ändamålsenlig och effektiv? -2» Genomförande Granskningen har utförts av genom intervjuer med ansvarig personal inom kommunen samt genom att ta del av dokumentation i form av skogsbruksplan, budget, uppföljning, ekonomisk redovisning, avtal mm.,5. Allmänt om Suniie kommuns skogsinnehav Kommunens skogsbruksplan omfattar 1190 hektar produktiv skogsmark. Skogsmarken finns dels utanför tätorten där det bör finnas goda förutsättningar för traditionellt skogsbruk, dels tätortsnära med varierande begränsning i brukandet. Översiktligt så finns det ca 500 hektar i anslutning till Södra Viken, 500 hektar i Lysvik och resterande ca 200 hektar tätortsnära. Av skogsbruksplanen framgår att 1/3 av innehavet utgörs av planterings- och röjningsskog vilket indikerar att awerlmingarna sannolikt varit omfattande de senaste åren. Innehavet påverkades enligt uppgift, dessutom av storm för ett par år sedan. 4. Ekonomiskt resultat Intäkter och kostnader från skogen redovisas tillsammans med förvaltning avjordbrul<smark på ett separat objekt (13001). Det ekonomiska utfallet, före kapitalkostnader, uppgår till ca 700 tkr årligen. Jämfört med en normal skogsverksamhet är resultatet något lågt men beaktat begränsning i brukning av tätortsnära skog och negativa effekter av storm plus fastighetens relativt stora andel ungskog och gallringsskog så bedömer vi att resultatet är rimligt. Resultatet varierar mellan enskilda år vilket bedöms vara normalt för skogsförvaltning. Sett över tiden synes utfall ligga ca 10 % över budget vilket bör betraktas som bra budgetprecision. Även här varierar dock enskilda år ^ I ) o Månad Ar Page 7 of 9 3 av 5

8 Q» Förvaltning Skogsmarken hanteras av kommunens tekniska förvaltning under direkt ledning av den tekniske chefen. Den operativa förvaltningen sköts av en entreprenör. Förvaltningsuppdraget upphandlades under 2015 och ett ramavtal finns tecknat för perioden 20l6-20l8. Efter de diskussioner vi haft med kommunens förvaltning är vår uppfattning att den tekniske chefen har stor egen kunskap om skogsförvaltning och att det därigenom finns goda möjligheter att utöva styrning och att upprätthålla en god intern kontroll över kommunens skogsförvaltning. Efter diskussion med den tekniske chefen och genom att tagit del av minnesanteckningar från avstämningsmöten med entreprenören och entreprenörens förslag till åtgärder samt jämfört med skogsbruksplanens förslag, gör vi bedömningen att skogsförvaltningen utförs på ett skogligt rimligt sätt. ' Upphandling av förvaltningsuppdraget Vi noterar att den anlitade entreprenören har haft mycket svag ekonomi baserat på vår genomläsning av de senaste årens årsredovisningar. Entreprenörens aktiebolag nybildades 2012 och har sedan 2013 haft förbrukat eget kapital. Vi kan se att entreprenörens ekonomi varit föremål för diskussion vid avstämningsmöten med kommunen men kan inte se att frågan upplevdes som ett problem i anslutning till upphandlingen Rekommendation; Vi rekommenderar generellt att rutiner för analys av anbudsgivares ekonomi förstärks. Det finns tre typer av transaktioner mellan kommunen och entreprenören. För det första att kommunen köper förvaltningstjänsten. Den transaktionen är väl dokumenterad i avtal med tydlig prissättning. För det andra köper kommunen skogsvårdstjänster. Den transaktionen är inte lika tydlig vad gäller prissättning. Rekommendation; Vi rekommenderar att upphandling av skogsvårdstjänster förtydligas, oavsett om tjänsterna upphandlas av samma entreprenör som förvaltningsuppdraget eller av någon extern part. Vid upphandling av skogsvårdstjänster vill vi bara uppmärksamma att reglerna om offentlig upphandling (LOU) kan vara tillämpliga. Inköpsbelopp enskilda år kan förvisso understiga gällande beloppsgränser men om inköp sker från samma tjänsteleverantör i flera år kan det i vissa fall uppstå en kumulativ effekt med ett sammanlagt belopp som överstiger beloppsgränserna. Den tredje transaktionen är att kommunen säljer virke. Den transaktionen omfattas inte av det tecknade ramavtalet om förvaltning. Under 2016 har entreprenören genomfört en upphandling där en extern virkesköpare samt entreprenören själv lämnat anbud. Entreprenörens anbud ansågs mest fördelaktigt. Vi noterar att prisuppgifterna avsåg ett givet tillfälle. Vår erfarenhet är att virkespriser kan fluktuera kraftigt, dels generellt över tiden dels tillfälligt beroende på utbud och efterfrågan och bedömer att en prisavstämning på marknaden har begränsad livslängd. Månad Är 4 av 5 Page 8 of 9

9 IVIot bakgrund av entreprenörens historiskt svaga ekonomi bör betydande försiktighet iakttas för att bygga upp virkesfordringar på entreprenören. Kommunen har tillämpat rutiner med förskott för att säkerställa betalning. I anslutning till vår granskning har vi fått information från den tekniske chefen och kommunens ekonomichef att det inte finns några utestående förfallna fordringar avseende virkesförsäljning. Vid försäljning av virke vill vi bara uppmärksamma de generella reglerna att kommunal egendom inte avyttras till lägre likvid än som kan anses rimligt. Rekommendation; Vi rekommenderar att separat virkeskontrakt upprättas mellan kommunen och aktuell virkesköpare för varje beslutad avverkning, på sedvanligt sätt. Det ger kommunen, i kraft av virkessäljare, möjlighet att bedöma om den erbjudna prisnivån är rimlig och även möjlighet att löpande stämma av virkeslikvider mot kontrakt. Vi rekommenderar även att relevant kreditprövning av virkesköpare sker inför varje nytt virkeskontrakt och att virkesförsäljning till köpare med svag ekonomi bör genomföras i begränsad omfattning, alternativt med fullgod säkerhet som förskott eller bankgaranti eller motsvarande. ^7. Fortsatt granskning Efter inledande genomgång med revisionen och kommunens förvaltning noterade vi att huvudfrågarna i vår granskning kom att fokusera på avtalet med den anlitade entreprenören, hur virkesaffärerna går till, entreprenörens ekonomi etc. vilket utmynnat i ett antal rekommendationer för att förstärka intern kontroll. Vi anser att dessa frågor är väsentliga och rekommenderar att en mindre uppföljande granskning utförs, tex om ett år, för att säkerställa att de områden som diskuteras ovan hanterats på ett ändamålsenligt sätt. Rekommendation; Vi rekommenderar en mindre uppföljning av dessa områden under våren Karlstad 16 augusti 2017 Ohrlings PricewaterhouseCoopers AB Tomas Eländer Auktoriserad revisor Månad Ar 5 av 5 Page 9 of 9