Rutiner för uppföljning av beslut KS2016/202/01

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida (1) Kommunstyrelsen Rutiner för uppföljning av beslut KS2016/202/01 Förslag till beslut Ärendet avslutas med hänvisning till att en rutin finns för igångsättning av investeringsprojekt. Sammanfattning av ärendet När Sunne kommuns budget antas finns det klart och tydligt beskrivet vilka investeringar som kräver politiska beslut och vilka som kan verkställas direkt. Ärendet uppkom med anledning av att projektet att anlägga en damm för konstsnö startades utan politiskt beslut. Utredning av ärendet Projektet att anlägga en damm för att producera konstsnö vid Sundsbergsområdet startade utan politiska beslut varför uppdraget gavs år kommunchefen att inrätta sådana rutiner för att undvika detta i framtiden. Beslutsunderlag Kommunchefens tjänsteskrivelse Berit Westergren Kommunchef Beslutet skickas till: Anna Engström, ekonomichef Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Verksamhetsstöd växel bankgiro 1. Verksamhetsstöd Kvarngatan direkt berit.westergren@sunne.se org.nr Sunne Sunne mobil fax

2 ) Datum Sida (6) Riktlinjer för investeringsprocessen antagna av kommunfullmäktige , 97 Grundregel för investering Grundregeln är att ett inköp av en vara och/eller en tjänst är att betrakta som en investering när kostnaden överstiger ett prisbasbelopp ( = kr 2013 ) samt att nyttjandetiden på inköpet uppgår till minst tre år. Inventarier med en kortare nyttjandetid än tre år kostnadsförs i sin helhet vid anskaffningen i driftredovisningen. Inköpspriset är exklusive moms. Investeringsansökan Varje nämnd ansvarar för att i budgetprocessen göra en investeringsanmälan till budgetberedningen för de investeringsprojekt nämnden vill genomföra. Vid ansökan av investeringsprojekt som ska genomföras i kommunens lokaler, gator, parker, allmänna platser gång- och cykelbanor mm ska alltid tekniska enheten, planenheten, it-enheten, räddningstjänsten och kostenheten vara delaktiga- yttra sig eller ha synpunkter. Detta gäller även större underhållsåtgärder i kommunens lokaler. Investeringsansökan ska innehålla: Huvudansvarig för projektet En kort beskrivning av projektet, inklusive nyttan Syftet med investeringen Tidsplan med start- och färdigställandetidpunkt Vilka verksamheter, personer som är berörda av förändringen/investeringen Totalkostnad för projektet o Investeringskalkyl, inkl. nyttokalkyl o Framtida driftkostnader o Kapitalkostnader (avskrivning och internränta) Finansieringsförslag Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org nr Sunne kommun Ekonomiavdelningen växel bankgiro 3. Ekonomiavdelningen Kvarngatan direkt anna.engstrom@sunne.se org nr Sunne Sunne mobil fax

3 2 (6) Beslut Beslut om vilka investeringsprojekt som ska genomföras fattas av kommunfullmäktige per projekt. Nämndens ansvar omfattar, förutom framtida driftkostnader förknippade med investeringen även kostnadsansvar för kapitalkostnader (avskrivning och internränta) För större investeringsprojekt, mer än 1,0 mkr, krävs ytterligare ett beslut av kommunfullmäktige innan projektet får startas. Vid detta tillfälle ska en detaljerad investeringskalkyl bifogas där avstämning ska ske mot ursprungligt syfte, totalkostnad för investeringen och tidsplan. Genomförande Huvudansvarig för investeringsprojektet är ansvarig för att genomförandet sker enligt den plan som kommunfullmäktige antagit. Huvudansvarig ska se till att berörda verksamheter är väl informerade om investeringens omfattning, syfte och tidsplan. En enkel kommunikationsplan ska upprättas. Vid ny- eller ombyggnad av fastigheter ska en projekt-/samrådsgrupp bildas där berörda enheter är representerade. Representanterna deltar i gruppen som experter inom sina ansvarsområden och ska bidra till att projektet/investeringen genomförs på bästa sätt. Huvudansvarig är sammankallande till första projekt-/samrådsmötet. Vem som är huvudansvarig framgår an investeringsansökan. Representanter från följande verksamheter ska ingå i en projekt-/samrådsgrupp: Ansvarig för verksamheten där ny-/ombyggnad sker Planenheten (översikt- och detaljplaner, bygglov och miljöfrågor) Tekniska enheten (konstruktion och byggtekniska frågor, gator och markfrågor Räddningstjänsten (tillstånd, säkerhet) It-enheten Kostenheten Skyddsombud Projekt-/samrådsgruppen går igenom bifogad checklista och fördelar uppdrag och delansvar. Tekniska enheten har ansvar för konstruktion och byggtekniska frågor vid projektets genomförande. Upphandling av investeringsprojektet ska ske av huvudansvarig i projektet och upphandlingsstrateg utifrån riktlinjer för upphandling. Antagande av anbud sker enligt de kriterier, pris och kvalitetsmått, som framgår av förfrågningsunderlaget. Vid upphandling av byggprojekt görs en bedömning av huvudansvarig och tekniska enheten vilken entreprenadform som ska tillämpas för genomförande av projektet. Om investering genomförs åt de kommunala bolagen ska hyresavtal tecknas innan projektstart.

4 3 (6) Redovisning Redovisning och uppföljning av projektet ska ske i samband med kommunens ordinarie uppföljningar. Slutredovisning av investeringsprojekt ska ske i samband med årsredovisningen enligt uppföljningsmall. Slutredovisning ska beskriva: Har syftet/nyttan med projektet uppnåtts? Stämde den ekonomiska planeringen? Höll tidsplanen? Har berörda verksamheter varit delaktiga från projektstart? Kapitaltjänstkostnader Avskrivningar Avskrivningar görs i samband med ordinarie uppföljningstillfällen. Kapitaltjänstkostnaden, dvs avskrivning och internränta, betalas av den som äger tillgången från och med året efter investeringen. Nämnderna får i budgetarbetet underlag för kapitaltjänstkostnaderna för kommande budgetår. Kommunen tillämpar linjär avskrivningsmetod, vilket innebär att tillgången skrivs av med lika stora belopp varje månad. Internränta Internräntan bestäms i budgetarbete med utgångspunkt från rekommendation från SKL, Sveriges kommuner och landsting. Avskrivningstider Det finns inga bestämda avskrivningstider för anläggningstillgångar. Nyttjandeperioden utgör grunden för bedömningen av avskrivningstiden längd. Avskrivningstiden ska vara ett resultat av en lokal bedömning och anpassas till den aktuella anläggningens speciella förutsättningar, t ex verksamhetens art, utnyttjandet av tillgången samt geografiska förutsättningar. Definition av olika typer av investeringar Maskiner och inventarier Till inventarier räknas fordon, maskiner och inventarier för stadigvarande bruk. Fastigheter En fastighet består av mark, byggnad, markanläggningar och byggnadsinventarier. Mark För mark som är obebyggd sker ingen avskrivning då mark förutsätts ha en obegränsad livslängd och ett bestående värde.

5 4 (6) Konst För konstutsmyckning i form av tavlor, skulpturer etc. sker ingen avskrivning. Denna typ av inventarier anses ha en obegränsad livslängd. Exploatering Kommunen följer Redovisningsrådets rekommendation avseende exploatering. Värdejustering När en materiell tillgång tagits ur bruk eller försålts ska den inte längre redovisas som en tillgång. Försäljning Vinst eller förlust redovisas som mellanskillnad mellan det bokförda värdet och det belopp som erhålls för tillgången vid försäljning. Nedskrivning Vid oförutsedda och kraftiga värdeminskningar ska engångsnedskrivning ske med de belopp som kan anses nödvändiga enligt god redovisningssed.. Vid bedömning om det föreligger ett nedskrivningsbehov ska minst en av följande indikationer vara uppfylld: Tillgången används inte och beslut har fattats om att avveckla tillgången Tekniska eller legala förändringar har gjort att tillgången inte längre kan användas för sitt ursprungliga ändamål Tillgången har fått fysiska skador som sänker dess värde och årliga servicepotential Utrangering När en anläggning tas ur bruk, utrangeras, innan den är avskriven ska restvärdet bokföras som en kostnad..

6 5 (6) AVSKRIVNINGSTIDER SUNNE KOMMUN GRUPP Kommunhus, skolor, sporthallar AVSKRIVNINGSTID år Bostadshus Trafikleder, planteringar, belysningsanläggningar år år Konstgräsmatta Ismaskiner, plogar, traktorgrävmaskiner, maskiner för storkök Gräsklippare, symaskiner, golvvårdsmaskiner år år 5-10 år Möbler, larmutrustning, vårdutrustning år Brand och räddningsfordon, större bussar år Mindre bussar, personbilar, släpvagnar 5-10 år För varje investering görs en individuell bedömning om nyttjandetid, avskrivningstid.

7 6 (6) Checklista vid projektmöte Budget/politiska beslut Kommunikationsplan Översikt- och detaljplan Bygglov, lagstiftning Miljökonsekvensbeskrivning Säkerhet- och räddningsfrågor Tillgänglighetsaspekter Gator, vägar Övrigt Skyddsombud