CA Clarity PPM. PMO Accelerator Produkthandbok. Utgåva

Transkript

1 CA Clarity PPM PMO Accelerator Produkthandbok Utgåva

2 Denna dokumentation, som inkluderar ett inbäddat hjälpsystem samt elektroniskt publicerat material, (kallas härefter för Dokumentationen ) tillhandahålles endast i informationssyfte och kan när som helst ändras eller tas bort av CA. Dokumentationen får inte kopieras, överföras, reproduceras, uppvisas eller kopieras i sin helhet eller i delar, utan skriftligt tillstånd från CA. Dokumentationen är konfidentiell och tillhör CA och får inte visas av dig eller användas i annat syfte än vad som tillåts i (i) ett separat avtal mellan dig och CA som reglerar användningen av den programvara från CA som dokumentationen är relaterad till, eller (ii) ett separat och konfidentiellt avtal mellan dig och CA. Utöver det som anges ovan, om du är licensierad användare av en programvaruprodukt som nämns i Dokumentationen kan du skriva ut eller på annat sätt göra tillgängligt ett rimligt antal kopior av Dokumentationen enbart för intern användning av dig och dina kollegor i anslutning till programvaran, förutsatt att alla meddelanden och förklaringar om CA:s upphovsrätt finns med i varje reproducerad kopia. Rättigheten att skriva ut eller på annat sätt göra kopior av Dokumentationen tillgänglig är begränsad till den period under vilken den tillämpliga licensen för sådan programvara är giltig. Om licensen upphör att gälla av något skäl är det ditt eget ansvar att skriftligen certifiera för CA att alla kopior och delvisa kopior av Dokumentationen har returnerats till CA eller att de har förstörts. I DEN OMFATTNING DET TILLÅTS AV GÄLLANDE LAG, ERBJUDER CA DENNA DOKUMENTATION "SOM DEN 'ÄR" UTAN NÅGON FORM AV GARANTIER OCH UTAN GRÄNSER NÄR DET GÄLLER UNDERFÖRSTÅDDA GARANTIER OM DESS ANVÄNDBARHET, LÄMPLIGHET FÖR ETT VISST ÄNDAMÅL ELLER FRIHET FRÅN INTRÅNG. CA ÄR INTE VID NÅGOT TILLFÄLLE ANSVARIG GENTEMOT ANVÄNDAREN ELLER MOT TREDJE PART FÖR FÖRLUST ELLER SKADA, DIREKT ELLER INDIREKT, PÅ GRUND AV ANVÄNDNING AV DENNA DOKUMENTATION, INKLUSIVE UTAN BEGRÄNSNING, FÖRLORAD VINST, FÖRLORADE INVESTERINGAR, DRIFTAVBROTT, GOODWILL, ELLER FÖRLORADE DATA, ÄVEN OM CA UTTRYCKLIGEN BLIVIT UNDERRÄTTAD OM SÅDAN FÖRLUST ELLER SKADA. Användningen av programvara som nämns i Dokumentationen gäller under tillämpligt licensavtal och sådana licensavtal ändras inte på något sätt av villkoren i detta meddelande. CA är tillverkaren av Dokumentationen. Begränsade rättigheter gäller. Användade, reproduktion eller uppvisande av Förenta Staternas regering är under restriktionerna angivna i FAR paragraf , och (c)(1) - (2) och DFARS paragraf (b)(3), som gällande, eller avtalets efterföljare. Copyright 2013 CA. Med ensamrätt. Alla här angivna varumärken, handelsnamn och logotyper tillhör respektive företag.

3 Kontakta teknisk support. För teknisk assistans online och en fullständig listga över platser, öppettider och telefonnummer, kontakta Teknisk support på

4

5 Innehåll Kapitel 1: Översikt 11 Om PMO Accelerator Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 13 Om projektlivscykel Processer för projektlivscykel Projektmallar Så här arbetar du med idégranskningsprocessen Skapa en idé Så här arbetar du med Skapa stort IT-projekt Process Arbeta med dokumentgranskningsprocessen Överför och skicka dokument för granskning Skapa ett projekt från en projektmall Så här arbetar du med problemgranskning och eskalering Skapa ett detaljerat problem Kapitel 3: Affärsinriktning, Portföljkategorisering och Statusrapporter 27 Om Affärsinriktning, Portföljkategorisering och Statusrapporter Definiera inriktningsfaktorer Definiera portföljkategorier Skapa en statusrapport Kapitel 4: Sidor och portlets i Allmänt 35 Sponsor Portleten Projekt KPI efter OBS Portleten Projektschema Portleten Planerad kostnad efter projekttyp Programpanel Portleten Kostnadspanel för programadministration Portleten Schemapanel för programadministration PM-varningar Portleten Schemaprestanda Portleten Milstolpar Portleten Aktuella problem Portleten Bemanning Innehåll 5

6 Projektpanel Portleten Schemapanel för projektadministration Portleten Projektledare Kostnad och insats Panel Problem och risker Portleten Problemadministration Portleten Riskhantering Kapitel 5: Portföljsidor och portlets 87 Portföljpanel Kostnader och nytta Roller Kostnad och hälsa Målanalys Investeringsanalys Kapital och drift Investeringspanel för PMO-portfölj Analys Kapacitet Ekonomi Kapitel 6: Sidor och portlets för program och projekt 135 Om panelvyer PMO-programstatus Sidlayout Portlet Kostnad och schema - Översikt Portleten Schema och förlopp Portleten Resursanvändning PMO Projektstatus Sidlayout Portleten Projektindikatorer Portleten Kommande milstolpar Portleten Projektoriginalplaner Portleten Statusrapportindikatorer Portleten Rapporterat efter transaktionstyp Portleten Teamanvändning Sidlayouten PMO-projektskiss Teamkapacitet Portleten Kommande milstolpar Portleten Problem efter prioritet Portleten Intjänat värde - Analys efter fas PMO Accelerator Produkthandbok

7 Kapitel 7: Statusrapportgranskning 157 Om Statusrapportgranskning Statusrapportlista Portleten Statusrapportlista Sena och saknade statusrapporter Portleten Sena statusrapporter Portleten Saknade statusrapporter Kapitel 8: Portlets Administration av resurser 163 Översikt av tidkort Portleten Investering Tidkortssammanfattning Portleten Investering Tidkortsgranskning Portleten Anteckningar för tidkort Portleten Väntande uppskattningar Granskning Portleten Tidkortsgranskning Kapitel 9: Portletarna Ekonomisk administration 171 Om portletarna Ekonomisk administration Portleten Bokad transaktion Granskning Portleten Bokad transaktion Granskning [Investeringsnivå] Kapitel 10: Ytterligare portlets 177 Om Ytterligare portlets Sena uppgifter och milstolpar Portleten Mina tidkort Portleten Processflaskhalsar Portleten Projektanalys Portleten Projektcykel - Tidsanalys Portleten Projektdokumentgranskning Portleten Projekt Livscykel Granskning Portleten Resursanvändning Procent efter månad Portleten Teammedlem Uppgiftssammanfattning Kapitel 11: Sökmappningsobjekt 195 Om Sökmappning Skapa en lista för sökmappning Ta bort en sökmappningslista Innehåll 7

8 Kapitel 12: Åtkomstgrupper 197 Om åtkomstgrupper PMO Executive Viewer PMO Executive Viewer Extended PMO Financial Administrator PMO Idéskapare PMO Idégranskare PMO Investeringsskapare PMO-investeringsvisning utökad PMO Portfolio Manager PMO Program Manager PMO Project Creator PMO Projektledare PMO Project Manager Extended PMO Project Viewer PMO Resource Administrator PMO Resource Manager PMO Resource Manager Extended PMO System Administrator PMO teammedlem PMO Timesheet Administrator PMO Vendor Management Kapitel 13: Exempeldata 231 Om exempeldata OBS OBS för företagsavdelning OBS för företagets plats Organisatorisk OBS OBS/Resurspool Säkerhet OBS Sidor Åtkomstgrupper PMO-partition IT PMO Process Manager Resurser Tjänster Tillgångar Applikationer Idéer Övrigt arbete Projektmallar PMO Accelerator Produkthandbok

9 Projekt Program Portföljer Bilaga A: PMO Accelerator Objektvyer 245 Om PMO Accelerator objektvyer Tilldelning Tilldelningsegenskaper Vyn Tilldelningslista Originalplan Originalplansegenskaper Listvyer för originalplan Filtervyer för originalplan Change Request Ändra egenskaper för begäran Vyer för lista för ändringsbegäran Vyer för filter för ändringsbegäran Kostnadsplan och Nyttoplan Egenskaper för Kostnadsplan och Nyttoplan Listvyer för Kostnadsplan och Nyttoplan Filtervyer för Kostnadsplan och Nyttoplan Huvudboksallokering och Resurskredit Egenskaper för Huvudboksallokering och Resurskredit Vyer för huvudboksallokering och lista över resurskredit Filtervyer för huvudboksallokering och resurskredit Investeringar Investeringsegenskaper Vyer för investeringslistan Filtervyer för investeringar Problem Utgåveegenskaper Vyer över problemlista Vyer över problemfilter Project Projektegenskaper Vyer för projektlista Filtervyer för projekt Resurs Resursegenskaper Listvyer för resurs Filtervyer för resurs Innehåll 9

10 Risk Riskegenskaper Vyer över risklista Vyer över riskfilter Uppgift Egenskaper för uppgift Listvyer för uppgift Filtervyer för uppgift Team Teamegenskaper Listvyer för team Filtervyer för team PMO Accelerator Produkthandbok

11 Kapitel 1: Översikt Det här avsnittet innehåller följande ämnen: Om PMO Accelerator (på sidan 11) Om PMO Accelerator Tillägget PMO Accelerator är en innehållsuppsättning och visningskonfigurationer som utformats för administration av projektportföljer som inte är bundna till någon viss bransch. I PMO Accelerator finns en samling med CA Clarity PPM färdigt innehåll som din organisation inte behöver skapa. Med tillägget kan du stödja befintliga PMO-åtgärder. Tillägget är användbart för att hantera och få insikter i portfölj-, program- och projektprestanda. I ämnena beskrivs funktioner och innehåll samt detaljerad information om följande som ingår i tillägget: Panelsidor Portlets Processer Visa konfigurationer Åtkomstgrupper PMO Accelerator innehåller också exempeldata som tillval i icke-produktiva miljöer. Exempeldata bör aldrig installeras i produktionsmiljöer. Exempeldatan innehåller portföljer, program, projekt, idéer, applikationer, tillgångar, tjänster, övrigt arbete, resurser, resursroller, mallar, ekonomiplaner och organisatoriska analysstrukturer (OBS). De innehåller också den minsta administrationskonfiguration som krävs för det här innehållet. PMO Accelerator-handboken hänvisar till följande CA Clarity PPM handböcker som du kan läsa: Installationshandbok Administrationshandbok Studio Developer's Guide Anpassa CA Clarity PPM Användarhandbok Användarhandbok för projektledning Kapitel 1: Översikt 11

12

13 Kapitel 2: Projektlivscykel och processer Det här avsnittet innehåller följande ämnen: Om projektlivscykel (på sidan 13) Processer för projektlivscykel (på sidan 13) Projektmallar (på sidan 14) Så här arbetar du med idégranskningsprocessen (på sidan 16) Så här arbetar du med Skapa stort IT-projekt Process (på sidan 19) Arbeta med dokumentgranskningsprocessen (på sidan 20) Skapa ett projekt från en projektmall (på sidan 23) Så här arbetar du med problemgranskning och eskalering (på sidan 25) Om projektlivscykel Idén kan gå igenom en godkännandeprocess eller snabbearbetas till projektskapande. När idén är klar att konverteras startar processen Idégranskning en projektskapandeprocess. Processen baseras på följande kombinationer av idétyp och idékategori. Under projektskapandet konverteras idén till ett projekt med användning av tillämplig projektmall. Dessutom kopieras fältvärden från idén till projektet. Idétyp Idékategori Projektskapande Projektmall Viktigt projekt Inte tillämplig Skapa stort IT-projekt Mallen Stort projekt Infrastrukturimpl ementering Applikationsändr ing Applikationsändr ing Inte tillämplig Förbättring COTS-utvärderin g Skapa infrastrukturprojekt Skapa applikationsändringsp rojekt Skapa applikation COTS-projekt Mallen Infrastrukturimplementer ing Mallen Applikationsändring Mallen Applikation-COTS Processer för projektlivscykel Följande automatiserade processer ingår för att hjälpa dig hantera projektets livscykel med start från idégranskning och godkännande till projektskapande: Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 13

14 Projektmallar Dokumentgranskning Processen Dokumentgranskning hanterar granskningsarbetsflödet för Förslag eller operationstyper för dokument. Idé - Granskning Med idéer kan du utföra analyser som är effektivare i ett tidigare skede. Analysen är ett försök att filtrera bort svåra eller oekonomiska idéer innan de görs till investeringar. Du kan spåra och omvandla idéer till investeringsmöjligheter. Problem - Granskning och eskalering Processen Problem - Granskning och eskalering hanterar granskningsarbetsflödet för projektproblem som har hög prioritet. Skapa applikationsändringsprojekt Processen Skapa applikationsändringsprojekt skapar ett projekt baserat på mallen Applikationsändring. Skapa applikation COTS-projekt Processen Skapa applikation COTS-projekt skapar ett projekt baserat på mallen Applikation COTS. Skapa infrastrukturprojekt Processen Skapa infrastrukturprojekt skapar ett projekt baserat på mallen infrastrukturimplementering. Skapa stort IT-projekt Processen Skapa stort IT-projekt skapar ett projekt baserat på mallen Stort projekt. Projektmallar Med projektmallar kan du skapa projekt baserade på standarduppgifter och rolltilldelningar för den projekttypen. Mallarna ger mer konsekvens och effektivitet när projekt skapas. Processen Idégranskning använder mallarna för att skapa dessa typer av projekt för dig. Du kan också använda mallar för att skapa projekt. 14 PMO Accelerator Produkthandbok

15 Projektmallar Du kan ändra mallarna så att de passar behov och krav i ditt företag. Du kan också kopiera mallarna för att skapa nya projektmallar till varje projekttyp i ditt företag. Viktigt! Om du ska använda godkännande och processer för gategranskning till stora IT-projekt, ändrar du namnen och egenskaperna för de senaste uppgifterna i varje fas. Ändra inte identifierarna. Processen för gategranskning startas när uppgifter med vissa ID är slutförda. Mer information finns i Användarhandbok för projektledning. Följande projektmallar medföljer: Applikationsändring Med mallen Applikationsändring kan man hantera projekt till att ändra programapplikationer. Processen Skapa applikation Ändra projekt använder sig av projektmallen. Processen innehåller ett automatiserat arbetsflöde för att skapa projekt. Du kan också använda mallen till att skapa projekt för nya applikationsändringar. Applikation COTS Mallen Applikation COTS är utformad att hantera applikationsval för COTS (Commercial Off-the-Shelf). Använd projektmallen till att hantera aktiviteterna när du väljer en leverantör för en ny produkt. COTS-processen Skapa applikation använder sig av projektmallen. Processen innehåller ett automatiserat arbetsflöde för att skapa projekt. Du kan också använda mallen till att skapa COTS-projekt i applikationen. Infrastrukturimplementering Med mallen Infrastrukturimplementering kan du införa en förbättring av infrastrukturen. Processen Skapa infrastrukturprojekt använder sig av projektmallen. Processen innehåller ett automatiserat arbetsflöde för att skapa projekt. Du kan också använda mallen till att skapa projekt för IT-infrastrukturimplementering. Viktigt projekt Mallen Stort projekt ger ett ramverk för applikationsförbättring och utvecklingsprocesser. Med mallen kan projektledaren ta projektet genom alla gategranskningar. Processen Skapa stora IT-projekt använder sig av projektmallen. Processen ger ett automatiserat arbetsflöde för att skapa projekt och hantera arbetsflöden för godkännande och gategranskning. Du kan också använda mallen till att skapa projekt. I mallen ingår ett exempel på nedbrytningsstruktur för arbete (WBS). WBS har sex viktiga faser, var och en med underliggande uppgifter. Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 15

16 Så här arbetar du med idégranskningsprocessen Så här arbetar du med idégranskningsprocessen Följande uppgifter ingår i idégranskningsprocessen: 1. Den ursprungliga frågeställaren gör följande: a. Skapar idén. (på sidan 17) b. När idén är klar skickas den. (på sidan 17) 2. Idégranskningsprocessen påbörjas och gör något av följande: Snabbspår till projektskapande. Om kryssrutan Snabbspår är markerad, startas projektskapandeprocessen baserat på vald kombination av idétyp och idékategori. En WBS-struktur och originalplan skapas. Processen slutförs för alla projektskapandeprocesser förutom processen Skapa stort IT-projekt. Startar idégranskningsprocessen. Om kryssrutan Snabbspår är avmarkerad, skickas ett åtgärdsalternativ till företagsägaren för att granska idén. 3. Företagsägaren utvärderar de funktionella och tekniska fördelarna samt analyserar idéns kostnadsfördelar. Företagsägaren väljer något av följande alternativ som åtgärdsalternativ: Avvisa. Idéns status är inställd på Avvisad och processen avslutas. Ofullständig. Idéns status är inställd på "Ofullständig. En åtgärd skickas till den ursprungliga frågeställaren för att uppdatera idén med ytterligare information. Dessutom ändras status på åtgärdsalternativet till "Klar. En ny åtgärd skickas till företagsägaren för att idén ska granskas. Godkänn. Idéns status är inställd på "Godkänd. Ett åtgärdsalternativ skickas till den ursprungliga frågeställaren för att status på åtgärdsalternativet ska ändras till "Klar. 4. Projektskapandeprocessen startas. Vilken typ av process som startas baseras på kombinationen av idétyp och idékategori. En WBS-struktur och originalplan skapas. Projektskapandeprocessen avslutas förutom för stora IT-projekt. 5. För stora IT-projekt startas gategranskningsprocessen. (på sidan 19) 16 PMO Accelerator Produkthandbok

17 Så här arbetar du med idégranskningsprocessen Skapa en idé Använd sidan Idéer för att skapa en idé. Du kan spara idén och skicka den när den är klar för godkännande. Du kan också föra idén genom snabbspåret och gå förbi godkännandeprocessen samt konvertera idén till ett projekt. Innan du kan skapa en idé måste autonumrering vara inställt för projektets ID. Kontakta CA Clarity PPM administratören eller se Administrationshandboken för mer information. Följ dessa steg: 1. Öppna Hem och klicka på Idéer från Administration av efterfrågan Sidan Idéer visas. 2. Klicka på Ny. Sidan Skapa sida öppnas. 3. Fyll i följande fält: Ämne Idé-ID Idétyp Definierar idéns översikt/namn. Ämnet länkar investeringen till idén när du konverterar idén till en investering. Ämnet för idén blir investeringens beskrivning. Definierar ett unikt ID för idén. Anger typen av idé. Värden: Viktigt projekt, Infrastrukturimplementering eller Applikationsändring Obligatoriskt: Nej Idékategori Anger idékategori. Vilka värden som är tillgängliga beror på vilken idétyp du valt. Din CA Clarity PPM administratör definierar fältassocieringar. Värden: Ny utveckling, Överensstämmande/regler, Ny produkt eller tjänst, Annat, Förbättring, COTS-utvärdering, Distribuerad, Nätverk/telekom eller Skrivbord Obligatoriskt: Nej Idéprioritet Anger idéns prioritet. Värden: Låg, Medel och Hög Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 17

18 Så här arbetar du med idégranskningsprocessen Snabbspår Mål Anger att idén ska konverteras till ett projekt genom att förbigå granskningsoch godkännandesteget i idégranskningsprocessen. Standard: Avmarkerat Obligatoriskt: Nej Definierar idéns mål. Gräns: 200 tecken Frågeställare Definierar namnet på den resurs som skapade den ursprungliga idén. Standard: Namnet på resursen som är inloggad för tillfället Företagsägare Chef Definierar namnet på den företagsägare som äger idén och godkänner konverteringen av idén till ett projekt. Företagsägaren till idén blir företagsägare av projektet när idén konverterats. Obs! Om kryssrutan Snabbspår är avmarkerad krävs ett värde i fältet av idégranskningsprocessen. Definierar namnet på den resurs som kommer att hantera och äga idén. Den idéansvarige har åtkomst till idéns budget- och schemaegenskaper. Startdatum Definierar startdatum för idén. Slutdatum Mål Definierar slutdatum för idén. Definierar idéns mål. Gräns: 200 tecken Organisations Definierar ett organisatoriskt OBS för idén. Avdelning Definierar ett avdelnings-obs för idén. 18 PMO Accelerator Produkthandbok

19 Så här arbetar du med Skapa stort IT-projekt Process 4. Gör något av följande: Spara idén. Klicka på Skicka för godkännande för att starta idégranskningsprocessen. Idén skapas. Så här arbetar du med Skapa stort IT-projekt Process Processen för att hantera stora IT-projekt görs med följande processer: Processen Viktigt projekt. Startas när ett projekt skapas med mallen Viktigt projekt. Projekt Gategranskning Delprocess. Hanterar ett arbetsflöde för gategranskning för alla stora IT-projekt. Processen startar tre gånger från processen Skapa stort IT-projekt: För att hantera gategodkännanden när projektet rör sig mot planeringssteget, byggnivån och stängningsnivån. Följande uppgifter ingår i att hantera livscykeln för ett stort IT-projekt med en automatiserad process: 1. När processen Skapa stort IT-projekt startar och projektet skapas, kan projektledaren definiera Project Management Office-intressenten. När projektet är öppet går du till egenskapssidan och i avsnittet Intressenter väljer du Project Management Office-intressent. Klicka sedan på Skicka. Ett åtgärdsalternativ skickas till PMO-intressenten som granskar och godkänner projektet. 2. PMO-intressenten väljer något av följande alternativ som åtgärdsalternativ: Godkänd. Ett åtgärdsalternativ skickas till projektledaren om att projektet har godkänts. Projektstatusen anges till Godkänd. Processen Skapa stort IT-projekt påbörjar planeringssteget. Avvisad. Ett åtgärdsalternativ skickas till projektledaren om att projektet har avvisats. Projektets status anges till Avvisad. 3. När den sista uppgiften i planeringsfasen är slutförd uppdaterar projektledaren uppgiften. Dessutom ändras fältet % klart till 100 procent och statusfältet till Slutfört Ett åtgärdsalternativ skickas till PMO-intressenten för godkännande att gå vidare till nästa gate. Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 19

20 Arbeta med dokumentgranskningsprocessen 4. PMO-intressenten väljer något av följande alternativ som åtgärdsalternativ: Godkänd. Projekt Gategranskning Delprocess startar nästa fas. Ett åtgärdsalternativ skickas till var och en av följande: Den ursprungliga frågeställaren underrättas om att PMO-intressenten har godkänt projektet. Projektledaren. När den sista uppgiften i nuvarande fas är slutförd ändras fältet % klart till 100 procent. Status för den sista uppgiften i nuvarande fas till Slutfört. Avvisad. Skicka igen. Ett åtgärdsalternativ skickas till projektledaren om att revidera projektinformationen. När den är slutförd ändrar projektledaren status på åtgärdsalternativet till Klart. Ett åtgärdsalternativ skickas till PMO-intressenten om att godkänna projektet och gå vidare till nästa fas. 5. Projekt Gategranskning Delprocess upprepas för kvarvarande faser. 6. När stängningsfasen är slutförd stänger projektledaren projektet. Arbeta med dokumentgranskningsprocessen Processen Dokumentgranskning tar ett skickat förslag eller funktionsdokument genom följande granskningscykel: 1. Teammedlemmen överför förslaget eller funktionsdokumentet och skickar dokumentet för granskning när det är klart. Ett åtgärdsalternativ skickas till projektledaren. 2. Projektledaren granskar dokumentet och uppdaterar status för åtgärdsalternativet: Godkänn. Anger dokumentet status till Godkänd. Avvisa. Anger dokumentet status till Avvisad. En åtgärd skickas till dokumentägaren som blir underrättad om projektledarens beslut. Överför och skicka dokument för granskning Du kan använda processen Dokumentgranskning för att flytta projektrelaterade dokument genom en gransknings- och godkännandeprocess. Processen startar när kategorin anges till Förslag eller Åtgärder och dokumentets status anges till Skickad. 20 PMO Accelerator Produkthandbok

21 Arbeta med dokumentgranskningsprocessen Följ dessa steg: 1. Öppna projektet. Egenskapssidan visas. 2. Klicka på Samarbete. Samarbetssidan visas. 3. Öppna menyn Egenskaper och klicka på Lägg till dokument. Sidan Lägg till flera dokument visas. 4. Fyll i följande fält på sidan: Aktuell placering Visar aktuell plats för dokumentet. Markera filer Status Kategori Anger de filer som du lägger till i mappen. Gränser: Fem filer i taget Anger dokumentets status. Värden: Skickad, Godkänd eller Avvisad Startar granskningsprocessen: Skickad Anger dokumentets kategori. Värden: Förslag, Planering, Utveckling, Implementering och Åtgärder Startar granskningsprocessen: Förslag eller Åtgärder Skapat datum Ägare Definierar det datum när dokumentet överfördes. Definierar den ägare som hanterar dokumentet. Resursen verifierar att dokumentet hanteras och spåras på rätt sätt under dess livslängd. Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 21

22 Arbeta med dokumentgranskningsprocessen Åtkomst Anger typen av åtkomst för dokumentet. Värden: Alla deltagare Anger beviljande till alla deltagare i gruppen av läs-/skrivåtkomst till mappen. Välj deltagare Anger att enskilda resurser är från den befintliga deltagargruppen. Standard: Alla deltagare Tillåt icke-deltagare att få åtkomst till dokument Anger att icke-deltagare får åtkomst till dokumentet. Standard: Avmarkerat Aktivera utcheckning Anger om resurser med rätt behörighet kan checka ut och redigera dokumentet. Standard: Valt Aktivera versionshantering Anger att resurser med rätt behörighet kan skapa en annan version av dokumentet. Standard: Valt Meddela resurser/grupper Anger om resurser med rätt behörighet till filerna meddelas när dokument läggs till. Standard: Avmarkerat Beskrivning Definierar beskrivningen av dokumentet. Kommentarer Anger eventuella kommentarer om dokumentet. 5. Klicka på Lägg till. Dokumentet överförs och skickas för granskning. 22 PMO Accelerator Produkthandbok

23 Skapa ett projekt från en projektmall Skapa ett projekt från en projektmall Följ dessa steg: 1. Öppna Hem, gå till Portföljadministration och klicka på Projekt. Listsidan visas. 2. Klicka på Ny från mall. Sidan för val visas. 3. Välj någon av följande mallar och klicka på Nästa: Mallen Applikationsändring Mallen Applikation-COTS Mallen Infrastrukturimplementering Mallen Stort projekt Sidan Skapa projekt visas. 4. Fyll i följande fält: Projektnamn Projektets namn. Gräns: 80 tecken. Obligatoriskt: Ja Projekt ID Anger den unika identifieraren för projektet som vanligtvis är autonumrerat. Gränser: 20 tecken Obligatoriskt: Ja Startdatum Visar det datum när projektet ska startas. Slutdatum Visar det datum när projektet ska slutföras. Mål Definierar målen för detta projekt. Gräns: 200 tecken Status Anger status för uppgiften. Värden: Startad, Inte startad och Slutförd Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 23

24 Skapa ett projekt från en projektmall Förlopp Visar den andel av arbete som är slutfört för uppgifterna. Värden: Slutfört (100 procent) Startat (1-99 procent) Inte startad (0 procent) Standard: Inte startad. Obligatoriskt: Ja Tilldelningspool Anger en pool av resurser som är tillåtna vid tilldelning av resurser i projekt. Värden: Panelvy Endast team. Tillåt endast teammedlemmar. Resurspool. Tillåt teammedlemmar och resurser att få åtkomst för bokning till ett projekt. Med detta alternativ läggs resursen också till som teammedlem när du tilldelar en resurs till ett projekt. Anger den panelvy som valts för projektet. Klicka på listrutan för att välja ett vyalternativ. Exempel: Använd värdet Standardlayout för projekt för att visa diagram för standardpersonal och teamanvändning på sidan Projektpanel. Värden: PMO Projektstatus, PMO Programstatus, PMO Projektskiss, Programlayout eller Standardlayout för projekt Standard: Standardlayout för projekt Beräkning för % klart Definierar vilken metod som används för att beräkna hur många procent som slutförts av uppgifter i detta projekt. Värden: Manuell, Insats, Varaktighet Organisations Definierar det organisatoriska OBS som är associerat med projektet. Avdelning Definierar det avdelnings-obs som är associerat med projektet. Mallnamn Visar namnet på mallen. 24 PMO Accelerator Produkthandbok

25 Så här arbetar du med problemgranskning och eskalering Skala arbete med Definierar procentandelen ökning eller minskning i uppskattade värden för varje uppgift i det nya projektet, gentemot mallen. Standard: Noll procent innebär ingen förändring Skala budget med Anger en procentandel (positiv eller negativ) som skalningsfaktor för de priser som definieras i projektmallens kostnadsplaner och nyttoplaner. Standard: Noll procent innebär ingen förändring Omvandla resurser till roller Välj detta alternativ för att omvandla alla resurser från projektmallen till roller i det nya projektet. Standard: Avmarkerat 5. Spara ändringarna. Projektet skapas. Så här arbetar du med problemgranskning och eskalering Processerna för problemgranskning och eskalering är utformade för att ta projektproblem med hög prioritet genom ett arbetsflöde för granskning och eskalering. Starta processen för ett befintligt problem genom att öppna problemet och starta processen i menyn Processer. Mer information finns i Användarhandbok för projektledning. Följande uppgifter ingår i eskaleringen av ett problem: 1. Projektledaren verifierar att PMO och företagsägaren är definierade. När projektet är öppet granskar du dessa fält i avsnittet Intressenter på sidan med allmänna egenskaper. 2. När projektet är öppet kan en teammedlem skapa ett problem (på sidan 26) och ange fältet Prioritet till Hög. Processen Problemgranskning och eskalering startar. Ett åtgärdsalternativ skickas till projektledaren om att granska problemet. 3. Projektledaren granskar problemet och väljer något av följande åtgärdsalternativ: Avvisad. Ett åtgärdsalternativ skickas till problemägaren för att på nytt skicka problemet till granskning. Löst. Ett åtgärdsalternativ skickas till företagsägaren för att godkänna en lösning på problemet. Kapitel 2: Projektlivscykel och processer 25