Minnesanteckningar institutionsrådet Datum: Tid: kl Plats: B4 437

Transkript

1 INSTITUTIONEN FÖR PEDAGOGIK, KOMMUNIKATION OCH LÄRANDE Minnesanteckningar institutionsrådet Datum: Tid: kl Plats: B4 437 Närvarande: Cecilia Wallerstedt, Annika Bergviken Rensfeldt, Louise Peterson, Nils Hammarén, Anna Vento, Pia Williams, Johan Thörnblad, Janna Meyer- Beining, Mai Foureaux, Kristin Martinsson, Anne Bivall 1. Inledning Då ledamöterna i institutionsrådet (IR) är nyvalda på tre år så börjar mötet med information om vad som är IR:s roll och vad det innebär att vara ledamot. Ledamöterna får en mapp med dokument som stöd för diskussionerna i IR; arbetsordningen som reglerar vårt arbete, IPKL:s organisationsstruktur, fakta och viktiga ord inom ekonomiområdet samt rekryteringsplan för IPKL Länkar till dokumenten återfinns längst ner i anteckningarna. Dagordningen skickas ut en vecka innan mötet med IR och de fyra första informationspunkterna är återkommande. Under punkten Information från ledamöterna uppmanas ledamöterna att ta upp aktuella frågor som kan vara av gemensamt intresse. Viceprefekterna deltar inte på varje möte utan endast då de har en speciell fråga att ta upp. Det är viktigt med förberedda punkter så det blir informerade diskussioner i IR. 2. Information från prefekterna Denna vecka är det programstart med många studenter i huset. Det är sjunkande studentantal i framför allt Förskollärarprogrammet och det påverkar institutionens ekonomiska situation när söktrycket går ner. IPKL:s andra program har gott söktryck. Det är flera utvärderingar av våra utbildningar på gång, vilket medför mycket arbete för alla inblandade. Intervjuer kommer att ske i oktober inför UKÄ:s utvärderingar av Förskollärarprogrammet och Grundlärarprogrammet. När utvärderingarna sedan är klara kommer åtgärdsplaner att göras. En intern utvärdering med en extern

2 bedömargrupp kommer att genomföras under hösten av det internationella masterprogrammet inom IT och lärande. Stora utbildningsmötet, där ledningsgruppen träffas tillsammans med studierektorer och programledare, arbetar under hösten med frågan om hur målen för utbildningen ska se ut 2019 och vilka prioriteringar som ska göras. Lilla utbildningsmötet består av studierektorer, studievägledare, viceprefekt för arbetsmiljö och ibland även studieadministratörer. I egenskap av utbildningsansvarig leder Annika Bergviken Rensfeldt dessa möten där olika studentfrågor diskuteras. Pija Ekström, Annika Bergviken Rensfeldt och Cathrine Lindqvist ingår i kursplanegruppen som arbetar med kursplanerevideringar. Deadline för förankring av förändringar i kursplaner hos studierektor är i höst 5 november och därefter diskuteras kursplanerna på IR:s möte 3 december. Oskar Lindvall är viceprefekt för forskning och leder institutionens forskningsråd som ska skriva självvärderingen inför den utvärdering av forskningen, RED19, som ska göras framöver. Sylvi Vigmo är viceprefekt för forskarutbildningen där tio doktorander kommer att antas under året med olika finansieringsformer. Cecilia Björck är viceprefekt för arbetsmiljön och håller bl.a. i kommande introduktionsmöte för nyanställda medarbetare. IPKL har studentrepresentanter på IR och i programråden samt även på vissa kursledarmöten. 3. Information från studentkåren Ingen representant är närvarande. 4. Information från doktoranderna Ingen ny information. 5. Information från ledamöterna En aktuell fråga är om det finns övertalig personal på IPKL då ett ekonomiskt underskott har aviserats för (Frågan diskuteras vidare under Budgetarbete och ekonomi.) 2 (5)

3 6. Budgetarbete och ekonomi Mai Foureaux är institutionens controller och har en informationspunkt om institutionens ekonomi på varje möte med IR. Just nu pågår intensivt arbete med tertialbokslut 2 (T2) som ska vara klart i nästa vecka. Årets totala underskott ser ut att landa på knappt 10 miljoner kr, varav 6,6 miljoner kr inom grundutbildningen. Den anslagsfinansierade forskningen, som finansierar forskarutbildningen, docent- och professorstiden samt forskningskonferenser, går eventuellt med ett litet plus i år. Med tanke på det stora underskottet har ett arbete påbörjats med att försöka få ekonomin inom grundutbildningen i balans. Ekonomin påverkas av utgifter och intäkter. Utgifterna består framför allt av löner. Att säga upp personal är inte aktuellt just nu, däremot undviker vi att öka anställningarna, t.ex. tar vi inte in vikarier för alla som är tjänstlediga eller sjukskrivna. Intäkterna kan påverkas genom ökade uppdrag. För att kunna göra uppdrag gäller det att frigöra timmar hos personalen. Förslag som diskuteras för att kunna frigöra timmar är andra examinationsformer och färre seminariegrupper i kurserna. Fokus måste alltid vara på god arbetsmiljö, kvalitet och ekonomi när dessa frågor diskuteras. Metodkurser, verksamhetsutveckling och forskarcirklar är exempel på uppdrag som kan bli aktuella att satsa på. Intäkterna kan också ökas genom ökat studentantal men då är det också viktigt att vi kan göra de HST (helårsstudieplatser) som vi fått. Ledningen arbetar tillsammans med studierektorerna med ett dokument om ekonomiska åtgärder inom grundutbildningen inför budgeten Introduktion till pågående strategiskt arbete - Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete Arbete pågår med en lathund för frågor kring arbetsmiljö och sjukskrivningar så att det ska bli utvecklad struktur i det arbetet. Dokumentet ska beskriva hur vi förebygger och arbetar med åtgärder mot stress, ohälsa och sjukskrivningar och ska innehålla en sammanställning av vilka regler som finns på GU. Rutiner på institutionen ska beskrivas uppdelat i tre delar: det förebyggande arbetet, när en medarbetare blir sjukskriven och rehabilitering. Studierektorsgruppen och arbetsmiljögruppen ska arbeta med dokumentet tillsammans med prefekter, personalhandläggare och administrativ chef. - Mobilitetshandbok Ett dokument arbetas fram där processgången för alla ut- och inresandefrågor ska beskrivas. Det handlar om in- och utresor för både forskare, doktorander och studenter. - Rekryteringsplan Ett första utkast till rekryteringsplan har tagits fram efter önskemål från de fackliga organisationerna. Planen är tänkt att ge en realistisk beskrivning av rekryteringsbehovet under 2018 och Ett lektorat tillsvidare i barn- och ungdomsvetenskap med inriktning fritidshem kommer att lysas ut omgående. 3 (5)

4 Ett par adjungerade lärare/förskollärare behöver tillsättas inför våren samt eventuellt några vikariat. Heidi Harju Luukkainen är ny docent på IPKL från vårterminen. 8. Besluts- och beredningsprocesser på IPKL Göteborgs universitet har en linjeorganisation vilken innebär att rektor, dekan och prefekt fattar alla beslut efter beredning i olika organ. IR fungerar rådgivande åt prefekten och ska utgöra ett forum för dialog och diskussion i strategiska frågor. I arbetsordningen finns en lista över vilka frågor som ska behandlas i IR. Planen är att besluten som tas ska synliggöras genom beslutsmöten där även studentrepresentant är närvarande. En lista över vilka beslut som tagits sedan senaste mötet kommer att ligga på hemsidan. Där ligger redan nu vissa beslutade dokument som t.ex. handlings- och verksamhetsplanen och planen för systematiskt arbetsmiljöarbete. Fakulteten har bestämt att de beredande organen, Beredning för forskning (BF), Beredning för utbildning på grund och avancerad nivå (BUGA) och Beredning för forskarutbildning (BUF) ska ha ledamöter som innehar ledningsposition på institutionerna. Därför kommer viceprefekterna för forskning, utbildning och forskarutbildning vara IPKL:s representanter framöver. Uppdragen som studierektorer annonseras ut via mail till alla anställda. Förteckning över uppdragen finns här: Doktorandrepresentanten påpekar att det är viktigt att göra det synligt vad det finns för uppdrag och hur ledamöterna utses. Doktoranderna vet inte riktigt vad det innebär att sitta som ledamot och inte heller vilka frågor som avgörs i olika organ. Det är bra att doktoranderna vet i förväg när frågor tas upp i IR och kan förbereda frågor. En lista över de strategiska forumen och dess frågor finns på IPKL:s hemsida. Länk till dokumentet. IR:s ledamöter diskuterar hur frågor kan lyftas till IR då det inte finns något specifikt forum att samlas i kring en fråga. Alla medarbetare har ett eget ansvar att ta kontakt med IR:s ledamöter, de behöver uppmärksammas på detta. Det kan vara svårt för den enskilde att veta var frågor tas upp, i programråden eller i IR. På de lilla och stora utbildningsmötena kan diskussionen om hur frågor rullas in och ut tas upp. Det är även viktigt att föra tillbaka frågorna till grupperna efter att de har diskuterats på IR. TA-mötena kommer framöver att ha en punkt där Johan Thörnblad rapporterar vad som sagts på IR. Planerade punkter för höstens IR-möten är HP/VP 15 oktober, budget 12 november och kursplaner 3 december. 4 (5)

5 Vid anteckningarna, Anne Bivall pdf 5 (5)