HELSINGFORS UNIVERSITET ANVISNING: ELEKTRONISKT STYRKTA DOKUMENT I OODI

Transkript

1 HELSINGFORS UNIVERSITET ANVISNING: ELEKTRONISKT STYRKTA DOKUMENT I OODI STUDENTSERVICEN STUDERANDEREGISTRET

2 1 ALLMÄNT Helsingfors universitet tog i bruk elektroniskt styrkta studieutdrag och studieintyg våren Dokumenten med elektronisk underskrift är officiella och betraktas som giltiga av myndigheterna, t.ex. FPA. Läs mer om elektroniska underskrifter på engelska här: I den här anvisningen beskrivs i första hand hur man beställer dokumenten via WebOodi och hur man kan kontrollera den elektroniska underskriften i ett beställt dokument. Obs! Om du öppnar ett dokument med Adobe Acrobat Reader och får t.ex. meddelandet Signature has problems, läs längst ner i anvisningen hur du ska gå till väga. ATT BESTÄLLA VIA WEBOODI Närvaroanmälda studerande vid Helsingfors universitet (eller de som har giltig itbehörighet och har studerat vid Helsingfors universitet) kan på egen hand beställa ett elektroniskt styrkt och underskrivet officiellt studieutdrag eller studieintyg från WebOodi: Det är mycket enkelt att beställa studieintyg. Välj Skapa studieintyg, och då öppnas en meny där du kan välja på vilket språk du vill ha intyget. I fråga om studieutdrag finns det fler val att göra: STUDENTSERVICEN STUDERANDEREGISTRET

3 2 Först ska du välja studieutdragets språk och om även prestationsspråket ska uppges i utdraget. Numera kan man dessutom skapa en länk till utdraget. Länken är giltig i 7, 30 eller 60 dagar, och du kan ge den t.ex. till en arbetsgivare. Via länken har arbetsgivaren tillgång till studieutdraget under den angivna tiden. Slutligen finns det ett kommentarsfält (även i samband med studieintyg) där du till exempel kan skriva in egna anteckningar. Så här kan din rapportsida se ut efter ett par beställningar: I exempelfallet har studenten beställt ett svenskspråkigt studieutdrag med en länk som är giltig i 30 dagar. Studenten har också beställt ett studieintyg på svenska. Både utdraget och intyget har kommentaren Det här är ett exempel. Studenten kan öppna/ladda ner pdf-dokumenten via de understreckade länkarna till vänster. Den offentliga länken till studieutdragen hittar du enklast genom att klicka på länkikonen (kopiera länken). Till höger hittar du dessutom bilden av en papperskorg. Den kan du klicka på för att radera det beställda studieutdraget.

4 3 Om du av någon anledning inte kan få ut det beställda dokumentet ur WebOodi (t.ex. på grund av föråldrad it-behörighet) ska du be Studentservicen om det officiella dokumentet. VIKTIGT: spara och vidarebefordra alltid dina studieutdrag och studieintyg i pdf-format. Den elektroniska underskriften är valid enbart i pdf-dokument och gäller inte på pappersutskrifter. Försök inte heller redigera dokumenten, eftersom den elektroniska underskriften då förstörs och dokumenten blir ogiltiga. Läs mer om elektroniska underskrifter här: SÅ HÄR KONTROLLERAR DU EN ELEKTRONISK UNDERSKRIFT När du öppnar pdf-dokumentet med Adobe Acrobat Reader borde det se ut ungefär så här: Visuellt har pdf-dokumenten utsmyckats med vattenmärke (universitets logotyp, flammor), och i den vänstra marginalen anges på tre språk att dokumentet har undertecknats elektroniskt. Dessutom finns det en länk till ytterligare information, bl.a. anvisningar om hur du kan kontrollera den elektroniska underskriftens autenticitet och integritet.

5 4 Det viktigaste är ändå balken högst upp, där det borde stå Signed and all signatures are valid. Dessutom finns Signature Panel till höger, och där kan du kontrollera uppgifterna om underskriften i detalj. Om det uppe i balken står t.ex. Signature has problems, betyder det vanligen att programmet av någon anledning inte kan identifiera underskriften. Även då kan du öppna Signatur Panel för att läsa mer. Förmodligen kommer du att kunna konstatera att uppgifterna om undertecknaren är samma som normalt. Då du eller mottagaren öppnar Signature panel borde ni hitta följande uppgifter: Ännu noggrannare uppgifter hittar du vid behov via Certificate Details: Förhoppningsvis kommer de nya elektroniska underskrifterna att medföra snabbare och smidigare ärendehantering för var och en!

6 5 UNDERSKRIFTENS CERTIFIKAT TYCKS HA PROBLEM VAD SKA JAG GÖRA? Själva certifikatet fungerar tillförlitligt och alla dokument får samma fungerande certifikat. Men inställningarna i Adobe Acrobat Reader kan vara olika hos olika användare, och därför uppger programmet ibland att en underskrift inte är valid. Om t.ex. texten Signature has problems dyker upp kan du gå in i Signature Panel för att få mer detaljerade uppgifter om problemet. I praktiken borde problemet lösa sig (och underskrifterna bli valida) om du uppdaterar listan över tillförlitliga certifikat. Det är möjligt att Acrobat Reader automatiskt frågar dig om du vill uppdatera listan när du öppnar ett dokument. Godkänn uppdateringen det kan vara tillräckligt för att lösa problemet. Om frågan inte dyker upp automatiskt måste du uppdatera listan manuellt. Gör så här: 1. Välj Edit -> Preferences. 2. Välj Trust Manager i menyn till vänster. 3. Välj Update Now till höger. Kryssa helst för Load trusted certificates from an Adobe AATL server. Det här borde lösa problemet. Stäng filen och öppna den igen. Nu borde Helsingfors universitets certifikat fungera utan problem.

7 6 Om detta inte är fallet ska du ännu kontrollera inställningarna under Signatures -> Verification -> More. Inställningarna borde helst se ut så här: Efter att ha kontrollerat inställningarna (och gjort eventuella ändringar) ska du stänga dokumentet och programmet och öppna dem igen. Om underskriften fortfarande inte ser ut att fungera alldeles normalt ska du kontakta för att kontrollera dokumentets autenticitet.