Administration, kvalitetssäkring och effektivisering

Transkript

1 Administration, kvalitetssäkring och effektivisering

2 Innehåll Syfte Aktörer och rollfördelning Styrdokument Bidragssystem och bidragshantering Upphandling Spridningskontroll Datalagring Effektivisering Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 2

3 Syfte Att få en så effektiv verksamhet med så hög kvalitet som möjligt för skattebetalarnas pengar. eller Största möjliga miljönytta för pengarna Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 3

4 Aktörer och rollfördelning Havs- och vattenmyndigheten Vattenmyndigheterna Länsstyrelsen Huvudmannen Entreprenörer och konsulter Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 4

5 Styrdokument Förordningen (1982:840) om statsbidrag till kalkning av sjöar och vattendrag. Föreskrifter och allmänna råd. Handbok 2010:2 Kalkning av sjöar och vattendrag. HaV:s beslut om bidrag till länsstyrelserna för åtgärder för havs- och vattenmiljön. Regionala åtgärdsplaner. Länsstyrelsernas beslut om statsbidrag till huvudmännen Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 5

6 Bidragssystem Anslaget 1:12 Åtgärder för havs- och vattenmiljön. Totalt 667 milj och 2015 varav ca 166 milj. användes till kalkningsverksamheten Länsstyrelserna får lämna statsbidrag till: Kalkning Biologisk återställning i kalkade vatten Planering, utvärdering, utredningar och undersökningar Normalt till 85 % av totalkostnaden, i särskilda fall en högre bidragsandel som då beslutas av HaV Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 6

7 Övrig finansiering Egeninsats från huvudmän Länsstyrelsernas ramanslag EU-medel (Life, Leader, landsbygdprogrammet) Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 7

8 Bidragshantering Huvudmannen ansöker om statsbidrag årligen till länsstyrelsen. Olika rutiner i olika län för: Ansökan Beslut Utbetalning i efterhand eller i förskott efter genomförd upphandling Redovisning Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 8

9 Upphandling Arbetsgången Lagen om offentlig upphandling Att tänka på vid upphandling av kalkningsåtgärder Direktupphandling (Ramavtal) Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 9

10 Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 10

11 Anbudsförfrågan Omfattning Kommersiella villkor Administrativa bestämmelser Krav på: Varan Leverantören Tjänsten Vilka bevis som skall medfölja anbudet för resp. krav Hur anbudsprövningen går till Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 11

12 Lagen om offentlig upphandling Öppen upphandling Annonseras i hela EU i minst 52 dagar Ovan Tröskelvärde (ca 1,8 milj kr för kommuner och 1,1 milj kr för statliga myndigheter) Nedan Förenklad upphandling eller urvalsupphandling Annonseras i skälig tid, minst 10 dagar Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 12

13 Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan 2. Anbudsförfrågan finns tillgänglig 3. Anbud kommer in 4. Anbudsöppning 5. Anbudsprövning och anbudsutvärdering Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 13

14 Exempel på utvärderingsmatris Varje utvärderingskriterie betygssätts 1-3: 1 = Tillfredställande (enligt kraven) 2 = Bra 3 = Mycket bra (bäst) Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 14

15 Arbetsgång vid upphandling 1. Annonsering av anbudsförfrågan 2. Anbudsförfrågan finns tillgänglig 3. Anbud kommer in 4. Anbudsöppning 5. Anbudsprövning och anbudsutvärdering 6. Tilldelningsbeslut 7. Tid för överklagan i 10 dagar (avtalsspärr) 8. Avtal tecknas Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 15

16 Upphandling av kalkningsåtgärder Var ute i god tid Samordna med flera huvudmän och mellan län Flerårsupphandling Tillåt att uppdraget delas upp Ställ villkor på funktionen Hänvisa till de allmänna bestämmelserna KALK 02 och ange avvikelserna Ange hur mycket kalkmängderna kan förändras med oförändrat pris Ange vilken framförhållning som gäller för definitiv tidsplan Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 16

17 Direktupphandling mindre än kr När förenklad upphandling medför orimligt stora kostnader Inget krav på annonsering och skriftliga anbud Gör ändå prisjämförelse, ställ miljökrav, dokumentera och skriftliga avtal Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 17

18 Ramavtal Upphandlingen är redan klar Myndighetsgemensam Gör ändå en prisförfrågan och skriftligt avtal Finns inga för kalkning, vattenkemianalyser eller biologiska undersökningar Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 18

19 Spridningskontroll Allmänt Huvudmannen ansvarig Kan med fördel samordnas med flera huvudmän, gärna inom hela länet Viktigt med framförhållning från entreprenören om tidsplanen Viktigt att vara tillgänglig för entreprenören Värdefull kontakt mellan huvudman och entreprenör Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 19

20 Spridningskontroll forts. Kontroll av spridning Stickprov i fält dagligen, kan ersättas med GPS-spår Först kontroll och sedan dialog med entreprenören Prioritera ytor som: Är svåra att avgränsa och hitta i terrängen Gränsar till naturreservat eller anda känsliga områden Kräver lång flygsträcka från depån Prioritera de större sjöarna Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 20

21 Spridningskontroll forts. Utnyttja spridningskontrollen för inspektion av våtmarksytor som piloten bedömer som dåliga eller med tveksam avgränsning. Uppmana piloten att ange på spridningsjournalen om en våtmarksyta inte längre är lämplig Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 21

22 Datalagring En effektiv och säker datalagring är en förutsättning för en effektiv verksamhet med hög kvalitet Genomförda och planerade kalkningar lagras i Nationella kalkdatabasen ( Effektuppföljningsdata lagras hos nationella datavärdar om sådana finns utsedda ( fakta/data--statistik/miljoovervakningsdata-datavardskap-ochatkomst-av-data.html). Om inte ansvarar länsstyrelserna för datalagringen Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 22

23 Effektivisering Koncentration av resurser till större enheter Arbetsfördelningen behöver anpassas till de förutsättningar som råder Undvik dubbelarbete Viktigast är att den som utför arbetet har nödvändig kompetens och erfarenhet Administration, kvalitetssäkring och effektivisering 23