Sammanfattning av utvärdering av halvdagsseminariumm om medarbetarportal

Transkript

1 Sammanfattning av utvärdering av halvdagsseminariumm om medarbetarportal Sammanställd av Pär Lannerö , baserat på data från enkät i Google Docs. Övergripande 37 personer har deltagit i utvärderingen. Det är slående hur stor spännvidd det är på reaktionerna, och hur ambitiöst deltagarna ser på utvärderingen. Flera ger högsta betyg och flera ger lägsta betyg. Många är positiva men många uttrycker också ganska allvarlig kritik. Nästan alla skriver utförliga kommentarer. Upplevde du gruppövning 1 som meningsfull? Genomsnitt 3,3

2 Upplevde du gruppövning 2 som meningsfull? Genomsnitt 3,6 Hur upplevde du gruppövning 3? (Tag cloud genererad med hjälp av Worldle.com) Kommentar/förbättringsförslag till övningens upplägg (1) Sammanfattning: Många har reagerat över att det var kort om tid. Vissa uppskattar övningen som ett sätt att komma igång medan andra är tveksamma till dess värde. Svårt att hinna läsa alla kort, diskutera och besluta. Mer tid behövs men 5min till räcker. Det kändes ganska självklart vilka ord som skulle bli utvalda. Många ord var liknande och det kändes lite vilket som om man valde det ena eller det andra. Det blev ingen direkt diskussion i gruppen om orden utan vi valde bara ut några som lät bra. Det var väldigt otydligt varför vi skulle välja ut orden och därför spelade det inte särskilt stor roll vilka ord vi valde. Det hade varit bra med en förklaring exakt hur de orden vi väljer kommer att påverka slutresultatet/arbetet av medarbetarportalen, då kanske vi hade tagit uppgiften mer på allvar.

3 Det är en bra övning att komma igång med och lockar fram engagemang. Tidspressen får fram lite mer spontana saker som kan vara värdefulla att ta till sig. Annars brukar det alltid bara vara tunga väl genomarbetade och utslätade förslag som presenteras. Gav snabbt en övergripande bild av vad vi förväntar oss. Men jag vet inte hur mycket nytta vi hade av det sen, eller vilken nytta arrangörerna kommer att ha av den. något för kort tid hade velat hinna läsa alla kort Ganska många kort att gå igenom... en del var blanka, sen tror jag att en del av korten innehöll samma ord... mao lite färre kort Föreslå "uppifrån" att man bör dela upp orden i varsin höga och sedan sammanföra. Det gjorde i vår grupp att vi fick en annan dynamik där man försvarade "sina" ord och känns som man hade för lite tid på sig för att det skulle bli bra OK men kort om tid! Intressant att tänka i värdeord, men det var för kort tid. Vår grupp kom inte ens igenom hela högen med ord, så de 8 ord som valdes blev ganska slumpartade. Lite för många alternativ att gå igenom kanske. Bra att övningen skulle gå så snabbt; ingen tid för onödiga diskussioner. Bra att få vara spontan! Ett bra sätt att komma igång. För få representanter för kärnverksamheten och för många administratörer från centralförvaltningen. Vet inte om det gav något för portalens utformande, men det fick igång samarbetet inom gruppen så vi sedan var igång för nästa övning. Slöseri med tid Även återkoppla till övningen genom att bara lista de värdeord som flest valde - kort diskussion. Numera upplevde jag att det kanske fyllde en begränsad funktion för grupperna, medan kanske mer för er del. Kommentar/förbättringsförslag till övningens upplägg (2) Sammanfattning: Även här var det tydligen kort om tid, flera föreslår att man borde fått börja på egen hand innan övningen. Flera tycker att informationen om övningen var otydlig. Flera betonar att det var svårt att inte hamna i lösningar. Några kommenterar gruppens sammansättning, både i positiva och negativa ord. Flera uttrycker att kopplingen mellan första och andra delen kunde varit bättre. Iof vettig övning men alldeles för kort om tid, speciellt när gruppen består av så vitt skilda personalslag med olika arbetsuppgifter. Hade varit utmärkt att haft detta som förberedande uppgift och tagit med sig till workshopen. Svårt att hinna med och veta hur detaljerad man ska vara. Förstår poängen, men tiden var lite för knapp för att alla skulle hinna få med det viktiga och förstå vad det gick ut på. Kanske hade man kunnat förbereda denna övning genom att i förväg skicka ut en uppgift till var och en att lista sina arbetsuppgifter. Bra med det extra bonuset att man fick veta mer om vad andra yrkeskategorier gör dagligen. Hade varit bra om var och en hade fått lista sina arbetsuppgifter i förväg eftersom man skulle göra det på ganska detaljerad nivå och tiden var kort. Då hade man lättare hunnit bena ut detaljerade arbetsuppgifter man tycker behöver förändras.

4 Förstod inte riktigt vad övningen skulle leda fram till... Lite rörig information kring denna övning. Uppgiften var något luddig i sina instruktioner. Dock tror jag att jag inte hade en jätte samspelt grupp heller, så övningen blev rörig. Det var också svårt att låta bli att diskutera hur man skulle vilja ha det, istället för att fokusera på uppgiften. Tanken med övningen var god. Den här övningen hade åtminstone lite mer koppling till jobbet, men även här var det väldigt otydlig varför vi gjorde övningen och på vilket sätt resultatet skulle användas i arbetet med medarbetarportelen. Den var lite otydligt beskriven tyckte jag så det tog oss lite tid att bara hitta formen. Bra med olika personer i grupperna som ger sin syn på saken och tar fram sina idéer, förslag, lösningar, problem etc. Moment två i övningen var den som kändes viktigast men den kopplades inte helt ihop med den första delen vilket gjorde att vi började om från början och inte tog hjälp av den första delen. Den första kategoriseringen var lite krånglig. Den andra var svår att göra eftersom man hela tiden ville hitta lösningen på sitt problem men det kan ju vara just jag som tyckte detta. Väldigt svår eftersom gruppen var spretig. Svårt att snabbt sätta sig in i någon annans vardag. Bra att inte utgå från lösningar, men det var svårt. Det hade kanske varit bra att först jobba parvis för att få hjälp att hitta fler arbetsuppgifter som jag gör dagligen. Kan också känna att vi la oss på en för hög nivå (typ "hantera möten") man borde ha grävt ner sig djupare, men det var svårt. bra med tid, hann i gruppen diskutera vilket kändes viktigt svårt att inte hamna i lösningar, möjligen tydligare instruktioner på att det gällde att beskriva vad, inte hur. Jag tror det fanns problem i att verkligen fånga vilka funktionsbehov man har från arbetsuppgifter, utan att landa i lösningar. Som diskussionen gick i vår egen och delvis i andra grupper tror jag att introspektionen över de egna uppgifterna också lätt blev alltför ytlig. De saker system kan hjälpa till med och göra enhetliga kräver att man i någon mån djupare reflekterar över varför man gör saker och när de egentligen behöver göras. Mycket svårt att på kort tid hinna fånga upp allas detaljerade arbetsuppgifter. Visserligen nyttigt för er att förstå vad vi gör och hur, men forumet kanske inte helt rätt? Gör djupdykningar med enskilda medarbetare av olika slag och be dem dokumentera/filma vad och ur man gör under en eller ett par dagar. återigen tycker jag man fick för lite tid på sig Portalen ska ju vara en hjälp i vårt dagliga arbete. Första delen, att kategorisera sina arbetsuppgifter, var det svårt att veta och få fram vad man igentligen gör. Jag fattade inte att man skulle koppla samman dessa två utan andra delen av uppgiften, tog vi fram förslag på saker/tekniska hjälpmedel som vi önskade fanns för de skulle underlätta arbetet. En givande uppgift - och jag hoppas att ens ideér kommer fram och att någon teknisk lösning kan arbetas fram. I den gruppen jag satt i hade vi alla rätt olika arbetsuppgifter vilket var berikande för övningen. En i gruppen var nyanställd på UU och hade viktiga erfarenheter från tidigare arbetsplats. Den första delen, att kategorisera arbetsuppgifter, hade varit meningsfull om vi hade lyckats knyta an den till den andra delen. Den andra delen gick inte alls bra. Vi fastnade i diskussionen och samtalsledaren lyckades inte föra samtalet vidare. I stället blev det en märkligt irriterad stämning i

5 gruppen. Jag upplevde att samtalsledaren redan hade en klar bild av vilka svar som var rätt, vilket gjorde det mycket svårt att framföra synpunkter och föra en konstruktiv diskussion. Mitt förslag inför fortsättningen är att samtalsledarna tänker på att inte döma ut de svar/synpunkter som deltagarna kommer med. Det går att styra ett samtal utan att få deltagarna att känna att de gör fel. Kanske skulle man sitta i lite mindre grupper, tiden blev lite knapp när alla hade så olika arbetsuppgifter. Alternativt dela in i grupper efter vilken typ av tjänst man har. Lite svårt att greppa alla olika arbetsuppgifter och vilka som kunde arbetas in i en portal. Men ju mer man tänkte, desto mer kom man på! Kändes som dagisövning Svårt att välja under vilken rubrik arbetsuppgifterna skulle skrivas, då rubrikerna är mkt snarlika. Kommentar/förbättringsförslag till övningens upplägg (3) Sammanfattning: Detta tycks ha varit den mest uppskattade övningen. Återigen kommenterar många att det var ont om tid. Några tyckte att färgerna var litet förvirrande. Bästa övningen. Här fanns möjligheten att ge verklig feedback. Synd bara att det var så kort om tid. Först här började de verkliga behoven komma fram i gruppen, men så tog tiden slut. Dokumentationen av gruppens åsikter går ju att göra mkt bättre. Jag är tveksam till att de skisser vi producerade kommer att förstås och ta till varas på. Känns lite tråkigt. Svårt att arbeta i grupp. Blev istället mer smågrupper eller enskilda kommentarer till skisserna. Det var roligt att se skisserna för att det var enklare att bilda sig en uppfattning om hur portalen är tänkt att fungera. På det stora hela tycker jag idén verkar mycket god. Sista övningen var helt klart bäst. Där kändes det verkligen som att det fanns något konkret att ta på och vi fick möjlighet att påverka en framtida portal med egna synpunkter. I viss mån är det kul att kommentera, kritisera en tänkt lösning alternativ möjliga alternativ. med lite bättre upplägg inför en sådan övning så kan den bli bra. Det framgick inte om det var tänkt att alltid jobba utifrån portalen som någon form av skrivbord eller om det var tänkt på annat sätt. Svårt att tänka rätt och när vi fick hjälp blev det väldigt visserligen lättare men kändes alldeles för specifikt. Kanske var det så det var tänkt? Som alltid när man väl ser bilder så är det lätt att tycka att allt ser bra ut. Mycket givande, Dock här tycker jag det var särskilt viktig med mer tid för att hinna komma på BRA ideér. Kanske lite mera tid på denna övning?! Graden av partiell konkretisering var problematisk. det blev mycket diskussion i vår grupp men vi markerade inte så mycket med pennorna. Kanske för att det var för kort tid. Förvirrande med de olika färgerna som representerade olika saker. Det var lätt att fastna i formerna runt skissarna, vilket gjorde att man inte tänka outside the box.

6 Först rörigt kring om vi skulle börja med översta eller understa skissen. Även rörigt med olika färgpennor även om jag förstår nyttan för er som ska kolla på resultatet. Till en början samarbetade gruppen men ju mer tiden gick (alltså ju mindre tid vi hade kvar) började alla skriva på olika ställen utifrån egna behov. Det som var positivt var att man genom att titta på flera skisser och prata inom gruppen kom fram till ganska många olika synpunkter och vinklar. Det slog mig under övningen att vi satt med papper och penna för att diskutera en IT-lösning - varför hade vi inte en dator så att övningen blivit mer "live"? Vi hade lite svårt att hinna med alla skisserna. Det hade varit bra om vi fått lite mer tid för detta moment. Lite svårt att veta vad ni var ute efter och kanske lite ont om tid för att hinna förklara utförligt. Det var fantastiskt givande, för då kunde man tänka sig in i hur det faktiskt skulle kunna fungera, med allt samlat på ett ställe! Och era skisser hade redan massor av det jag själv skulle vilja se i en portal. Lättast är att tycka till om en lösning - så detta upplevde jag mycket givande Övriga synpunkter, förslag, etc? Sammanfattning: Många har synpunkter. Både positiva och negativa. Några kommenterar att övningsledarna presenterade ett förslag i slutet, som kunde ha presenterats tidigare. En något ökad lyhördhet och tydlighet efterfrågas. Efter workshopen känns medarbetarportalprojektet inte riktigt förtroendeingivande - greppar över väldigt mycket, frågan är om det blir mer än en tumme till slut? Förvirrande när samtliga ansvariga för workshopen hade olika åsikter och förmedlade olika riktlinjer när de kom till bordet och skulle "hjälpa" oss. Skärpning på den punkten. När det gått en tid är det svårt att komma ihåg vilken övning som var vilken men jag uppfattade dagen som helhet som intressant och positiv. Nivån på dagen var i svåraste laget. Förklara gärna, ta inte för givet att folk kan allting. Fråga inte "förstår alla det här" för då törs man inte säga att man inte förstår. Förstår att det kan finnas en viss vinst i att göra allt i stunden och få fram de spontana åsikterna och idéerna. Men det är nog också viktigt att man som deltagare känner att man faktiskt hinner göra något och inte bara "skynda ihop". I synnerhet när vi förväntades hinna gå ner på så pass detaljerad nivå och det var så många olika roller representerade i varje grupp. Tidspressen gjorde också att man inte hann prioritera problem/mål, vilket vi ibland indirekt ombads göra. Jag tycker att ni borde ha haft en tydligare introduktion av hur ni ser på en medarbetarportal och vad den kan användas till. Vid visningen av YouTube filmen liknades en medarbetarportal snarare vid en marknadsföringsverktyg vilket inte alls stämde överens med min bild. En väsentlig fråga vid utvecklandet av portalen är om den i första hand ska vara till för medarbetare utan insyn från obehöriga, eller om den i första hand ska rikta sig utåt mot till exempel studenter. Bra att genomföra seminarier etc om inte enbart för input till projektet utan för själva engagemanget som förenklar implementeringen samt som en del av förankringen. Bra att det äntligen är på gång att göra någon sorts samlande medarbetarportal! Bra och konkret halvdag. Ser fram emot resultatet! Det var ett intressant och givande seminarium, men med tanke på alla rykten runt webbutvecklingen så undrar jag hur relevant vårt arbete var för arbetsgruppen? Borde inte det här ha gjorts för länge sen? Det finns ju redan färdiga skisser, ger det något att vi beskriver vår arbetsdag? Bra övningar dock som sagt mer tid till vissa

7 Intressant och givande halvdag. Intressant att se att, trots att man kom från olika delar av organisationen och hade olika arbetsuppgifter, så fanns ändå så många gemensamma problem. Tror medarbetarportalen har en stor potential Jag tror att många kom för att höra mer och göra mindre. Framför allt spreds informationen "ut" från projektet under workshopens gång. Därför förvirrande överlag, framför allt när vi kom till den tredje uppgiften. Jag skulle tyckt det var bättre om ni hade presenterat erat förslag i början och varit mer tydliga med vad ni ville ha ut, då tror jag resultatet skulle ha blivit bättre. Nu kändes det som "problembaserad inlärning" man famlar i mörkret och sen får man det presenterat för sig hur någon har tänkt. Jag förstår att ni vill att man ska tänka förutsättningslöst runt ämnet men jag gillar att få förslag presenterade först och sen tänka. Fokus i databasen ska vara våra roller i myndigheten, inte vem jag som person är. Ett bra seminarium! Riktigt roligt att vara med. Om syftet med detta är att lyssna på medarbetarnas behov så bör ni förfina lyssnandet. Kanske kan ni vara tydligare när ni presenterar varje moment och förklara lite mer konkret vad ni vill att diskussionen ska kretsa kring. Blir det för luddigt är risken stor att diskussionen fastnar eller urartar. Dessutom blir det enklare att föra diskussionen på rätt spår när det väl händer. Annars är Medarbetarportalen en utmärkt idé och skisserna såg mycket lovande ut. Ni är något bra på spåret. Jättebra att ni frågar oss "slutanvändare" vad vi vill. Alltför ofta införs system/program som av olika anledningar inte alls passar verksamheten. För får representanter för kärnverksamheten och för många administratörer från centralförvaltningen. Kändes som man bara kom igång i tankeverksamheten och så var dagen slut! Ser framemot uppföljningar. Hade kunnat struktureras upp bättre och gjorts mer effektivt. Halva tiden kändes rätt meninglös. Tekniken borde ha kollats ordentligt innan av arrangörerna. Kanske lite väl mycket floskler och backslick och för lite kunskap om universitetsvärlden i projektgruppen...?