Kallelse till Äldreomsorgsnämnden

Transkript

1 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA 1 (3) Kallelse till Äldreomsorgsnämnden Tid Tisdag den 26 april 2016, klockan 17:00 Plats Plenum, Gymnasietorget 1 Ärenden Diarienummer 1 Val av justerare 2 Godkännande av föredragningslistan 3 Information Resultat medarbetarenkät 2015 Mirja Backlund, personalchef Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Marianne Krook, biträdande social- och äldreomsorgsdirektör m. fl. Ekonomisk rapport Siv Jönsson, ekonomichef Antal väntande till särskilda boenden Helena Reuterham, enhetschef 4 Underlag inför Mål och budget 2017 och plan AN-2016/ Kvalitetsberättelse 2015 AN-2016/ Förändring av insatsen snöskottning AN-2016/98.739

2 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA 2 (3) 7 Entledigande samt förordnande av personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden AN-2016/ Ansökan om att utföra hemtjänst - AB MTG - Humanus Omsorg AN-2016/ Inför en kostpolicy i Huddinge kommun - svar på motion väckt av Sara Heelge Vikmång (S), Yosef Sigal (S) och Sara Holmgren (S) AN-2015/ Granskning av demensvård - yttrande över revisionsrapport AN-2015/ Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet inom äldreomsorgen i egen regi - yttrande över revisionsrapport AN-2015/ Granskning av intern kontroll - yttrande över revisionsrapport AN-2016/ Detaljplan för tillbyggnad av Tomtbergaskolan, standard förfarande remissvar Remisshandlingar - (hämtad ) AN-2016/ Äldreombudsmannens årsrapport 2015 AN-2016/ Delgivningar och anmälda delegationsbeslut AN-2016/ Övriga frågor

3 ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN KALLELSE SIDA 3 (3) Huddinge den 4 april 2016 Eva Carlsson-Paulsén Ordförande Lars Axelsson Sekreterare

4 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) HANDLÄGGARE Christina Löfberg Christina.Lofberg@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Underlag inför Mål och budget 2017 och plan Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens förslag till underlag inför Mål och budget 2017 och plan och överlämnar det till kommunstyrelsen. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Sammanfattning Inför att kommunfullmäktige ska fatta beslut om mål och budget för kommande planeringsperiod ( ), ges nämnden möjlighet att lämna ett underlag. Underlaget ska utifrån nämndens ansvarsområde innehålla de viktigaste framtidsfrågorna såsom trender, utvecklingstendenser, lagändringar och annat som förväntas påverka verksamheten inklusive hur detta påverkar kostnadsutvecklingen i relation till preliminär budgetram för åren 2017 till På grund av att kommunens ekonomi förväntas bli ansträngd 2017 är nämndernas preliminära budgetramar för 2017 inte uppräknade för ökade löner och priser. Ett effektiviseringsarbete har påbörjats i förvaltningen och resultatet kommer att presenteras för nämnden. Förvaltningen gör bedömningen att preliminär volymtilldelning borde täcka kommande års behov av äldreomsorg. Inför år 2017 innebär utebliven prisoch lönekompensation att effektiviseringar krävs i verksamheterna. Beskrivning av ärendet Varje år tar kommunfullmäktige beslut om mål och budget för kommande år. Inför det beslutet tar kommunstyrelsens förvaltning fram planeringsförutsättningarna för en period på tre år. Planeringsförutsättningar innehåller ett faktaavsnitt om Huddinges invånare bland annat avseende befolkningsutveckling, åldersfördelning och bostadsbyggande. Det finns också beskrivningar av viktiga utmaningar för kommunen samt preliminära beräkningar för nämndernas budgetramar på tre års sikt. Kommunens ekonomi förväntas bli ansträngd 2017 varför de preliminära budgetramarna inte är uppräknade för ökade löner och priser POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

5 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) Utöver detta förväntas varje nämnd att komplettera med ett eget underlag inför kommande fullmäktigebeslut om mål och budget, utifrån respektive nämnds ansvarsområde. Ärendet ska innehålla de viktigaste frågorna för ökad måluppfyllelse, trender, utvecklingstendenser, demografiska förändringar och annat som påverkar nämndens verksamheter samt effekterna av dessa och eventuella åtgärder. Nämnden ska också på ett övergripande plan ange vilka satsningar och effektiviseringar som kan bli aktuella med tanke på det ekonomiska läget. Eventuella justeringar i gällande lokalförsörjningsplan ska redovisas, liksom omfattningen av planerade och uppskattade investeringar för åren Det underlag som nämnden ska lämna ska följa kommunens målbild. Den 13 juni kommer kommunfullmäktige att besluta om mål och budget för 2017 och plan Förvaltningens synpunkter I bifogad rapport, Underlag inför Mål och budget 2017 och plan för äldreomsorgsnämnden, återfinns beskrivningar av och överväganden kring de viktigaste utvecklingstendenserna och behoven som förvaltningen ser för åren Dessa bygger på dels kontinuerlig omvärldsbevakning, dels på resultat i den senaste verksamhetsberättelsen. En bedömning har gjorts av hur detta sammantaget påverkar verksamheten framförallt vad gäller kostnadsutvecklingen. I och med att det ekonomiska läget i kommunen antas bli särskilt kärvt 2017, har förvaltningens ledning inlett ett arbete som syftar till att identifiera möjliga effektiviseringar för både innevarande år och för planeringsperioden. Förslag till effektiviseringar kommer att presenteras nämnden för beslut. I kommande verksamhetsplan för 2017 kommer sannolikt också ambitionsnivån i utvecklingsåtaganden att påverkas av det ekonomiska läget. Förvaltningen ser också att det kan bli konsekvenser under planeringsperioden om det planerade vård- och omsorgsboendet i Segeltorp inte påbörjas enligt tidigare plan. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr. social- och äldreomsorgsdirektör Christina Löfberg Utvecklingsledare

6 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) Bilagor Underlag inför Mål och budget 2017 och plan Beslutet delges Kommunstyrelsen

7 ÄN-2016/ Underlag inför Mål och budget 2017 och plan för äldreomsorgsnämnden Social- och äldreomsorgsnämnden/kvalitetsenheten APRIL 2016

8 Innehåll Huddinges vision och mål... 3 God omsorg för individen... 4 Attraktiv arbetsgivare... 5 Systematisk kvalitetsutveckling... 6 Sund ekonomi... 7

9 Huddinges vision och mål Vision: Huddinge - en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län Huddinges vision är att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län att bo, besöka och verka i. Hållbart Huddinge 2030 I Ett hållbart Huddinge pekar kommunfullmäktige ut en långsiktig, önskvärd och möjlig framtid med fokus på år Här beskrivs hur ett hållbart Huddinge ter sig och vilka vägval kommunen bör göra för att komma dit. Mål för Huddinge För att nå det framtida läget i Ett hållbart Huddinge 2030 och visionen om att vara en av de tre populäraste kommunerna i Stockholms län, är fem övergripande mål formulerade som visar utåtriktat vad kommunen åstadkommer för invånare, brukare och kunder. Bra att leva och bo Utbildning med hög kvalitet Fler i jobb God omsorg för individen Ekosystem i balans För att vara framgångsrik i detta arbete ska kommunen ständigt sträva efter att förbättra verksamheterna och detta är formulerat i tre strategiska mål under rubriken effektiv organisation som visar inåtriktat hur och med vilka resurser kommunen genomför sitt uppdrag. Attraktiv arbetsgivare Sund ekonomi Systematisk kvalitetsutveckling I underlag inför Mål och budget beskriver nämnden de viktigaste frågorna för ökad måluppfyllelse, trender, utvecklingstendenser, demografiska förändringar och annat som påverkar nämndens verksamheter samt effekterna av dessa och eventuella åtgärder. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 3

10 God omsorg för individen Ökat behov av äldreomsorg Antalet äldre personer i befolkningen antas fortsätta öka, se bilaga 1. Ökningen prognosticeras till sex procent för åldersgruppen 65 till 79 år, och personer 80 år och äldre förväntas öka med 14 procent under planeringsperioden 1, vilket motsvarar cirka 400 personer. Det betyder att den kraftigaste befolkningsökningen förväntas i den åldersgrupp där behovet av vård och omsorg ökar både vad gäller hjälp i hemmet och behov av vård- och omsorgsboende. Detta kommer medföra volymökningar vad gäller hemtjänsttimmar och behov av fler platser vid vård- och omsorgsboenden. Kommunens plan för nytt vård- och omsorgsboende i Segeltorp blir troligen framskjutet, se sidan 7, vilket kommer medföra ökade kostnader för köp av externa platser och ökat behov av stöd i ordinärt boende. En växande äldre befolkning innebär också att antalet personer med olika former av demenssjukdomar ökar. Personer som har utvecklat en demenssjukdom har ofta stora vård- och omsorgsbehov. Enligt Svenskt Demenscentrum beräknas personer i landet ha insjuknat i en demenssjukdom år 2025 om dagens befolkningsprognos slår in och inget botemedel utvecklas. De senaste årens utveckling att landstinget tenderar att skriva ut patienter med allt större behov av fortsatt vård och omsorg i kommunens regi, förväntas fortsätta. Arbeta för ökad nöjdheten hos kunderna Nämnden har identifierat fyra kvalitetsområden, tillgänglighet, bemötande, delaktighet och kvalitet på tjänsterna. I årlig kundundersökning sker uppföljning av kundernas nöjdhet med verksamheten utifrån kvalitetsområdena. Under 2016 sker en medveten satsning på åtgärder i verksamheten för att höja kundernas nöjdhet vad gäller bemötande. Satsningen för 2017 är att planera för hur kundernas nöjdhet vad gäller möjlighet till delaktighet ska stärkas. Inriktningen på arbetet 2017 är också avhängigt resultat i kommande kundundersökning. 1 Kommunens befolkningsprognos från april Ny prognos presenteras april UNDERLAG INFÖR MÅL OCH BUDGET 2017

11 Attraktiv arbetsgivare Bristyrken inom vård och omsorg Det är ett redan känt faktum att det inom äldreomsorgen finns yrkesgrupper som är svårrekryterade, en situation som Huddinge delar med många andra kommuner. Det handlar främst om socionomer med erfarenhet av myndighetsutövning, sjuksköterskor och i viss mån även arbetsterapeuter. Allt tyder på att bristsituationen kommer kvarstå de kommande åren. Nämndens verksamheter står samtidigt inför att ett flertal chefer, drygt 15 procent 2 uppnår pensionsålder under planeringsperioden. För att klara den lagstadgade verksamheten har det i vissa lägen varit nödvändigt att hyra in personal, vilket även kan komma att gälla för Stärka personalförsörjningen Arbetet med att stärka Huddinge som en attraktiv arbetsgivare måste fortsätta för att kunna attrahera och behålla personal med den kompetens som verksamheten behöver. I förvaltningen finns en arbetsgrupp med uppdrag från förvaltningens ledning att bland annat utarbeta förslag till en handlingsplan med anledning av rekryteringsproblematiken. Tillgängliga chefer och rimlig arbetsbelastning Från bland annat intervjuer bland personal har det framkommit att det man uppskattar hos en arbetsgivare är att det finns chefer som är tillgängliga när problem uppstår, chefer som hinner ge stöd och ta ansvar för prioriteringar. För att som arbetsgivare kunna leva upp till detta, behövs en utökning av antalet chefer. God introduktion för den som är nyanställd, handledning och reflektionstid på arbetstid, att ha en rimlig arbetsbelastning för balans mellan arbete, fritid och kunna kombinera arbetet med föräldraskap är andra faktor som lyfts fram som viktiga. Gemensam personalpool inom förvaltningen Inom socialnämnden finns en fungerande personalpool för vård- och omsorgspersonal inriktat mot personer under 65 år. Förutsättningarna för att utöka personalpoolens uppdrag till att även gälla äldreomsorgsnämndens verksamheter ska undersökas. Likaså ett förslag om att erbjuda fasta heltidstjänster till utbildad personal i poolen. Förslaget kan öka intresset att börja arbeta inom kommunens äldreomsorg, och ge lägre kostnader för till exempel övertid, jourtid, helgtillägg, och färre intermittent anställda. Tillvarata kompetens hos nyanlända Andelen nyanlända flyktingar som har utbildning inom vissa bristyrkesgrupper, till exempel sjuksköterskor, har ökat kraftigt de senaste tre åren 3. Med ett effektivt integrationsarbete kan den resursen tas tillvara till exempel inom äldreomsorg. Att öka den kulturella mångfalden och kompetensen i olika språk, stärker egenregins konkurrenskraft och möjlighet att erbjuda vård och omsorg på lika villkor. Sänka sjuktalen Sjukfrånvaron har under de senaste åren successivt ökat, och satta etappmål har inte kunnat nås. Att sänka sjuktalen ger totalt sett effektiviseringar i verksamheten och förutsättningarna förbättras för ökad kontinuitet hos kunderna, vilket sannolikt kan öka kundnöjdheten. Förvaltningens ledning avser att med början 2016 kartlägga sjukfrånvaron och dess orsaker för att upprätta handlingsplaner i syfte att kunna sänka både korttids- och långtidssjukfrånvaron. För 2017 krävs fortsatt arbete med identifierade åtgärder, och fortsatt regelbunden uppföljning av sjukfrånvaron. 2 Avser hela social- och äldreomsorgsförvaltningen. 3 Artikel på arbetet.se, , Alltfler nyanlända utbildade i bristyrken, statistik från Arbetsförmedlingen ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 5

12 Systematisk kvalitetsutveckling Fortsatt digitalisering Digitalisering i verksamheten syftar dels till att öka förutsättningarna för kunderna att leva ett tryggt och självständigt liv, dels till att göra verksamheten mer kostnadseffektiv. Digitalisering i form av nya systemstöd medför ofta investeringar och högre kostnader initialt innan avsedd effekt uppnås. Resurser behöver också avsättas för implementering och löpande drift av systemen. Effektiviseringar med välfärdsteknik Utvecklingen av applikationer, så kallade appar, har gått extremt snabbt de senaste åren. Det finns appar som utan kostnad kan laddas ner i en mobiltelefon och användas för att effektivisera delar av verksamheten. Det gäller att följa utvecklingen av appar och kunna se användningsmöjligheter. Med stöd av tillgänglig videoteknik kan vårdplaneringsmöten genomföras så att arbetstid för resor i tjänsten kan minska. Inom landstinget finns tekniken och önskemål om att övergå till videomöten. Nattkamera är ytterligare ett exempel på befintlig teknik som för vissa kunder kan vara ett alternativ till att få tillsyn under natten, utan att behöva bli väckt av besök i bostaden. Ett arbete pågår i förvaltningen att genom bland annat omvärldbevakning identifiera möjliga e-tjänster. Ambitionen är att i verksamhetsplanen 2017 presentera identifierade e-tjänster som bedöms möjliga att införa under året, utöver de e-tjänster som finns inom ramen för vidareutvecklingen av verksamhetssystemet Procapita. Inom ramen för projektet PoP 4 tog förvaltningen fram en femårsplan för fortsatt verksamhetsutveckling för ökad användning av mobila lösningar. Nämnden är sedan 2015 med i projektet SDC 5 som leds av Stockholm stad och är delfinansierat av Tillväxtverket. Projektet ska pågå till 2020 och syftar till att små och medelstora företag ges möjlighet att testa digitala lösningar för att skapa trygghet och säkerhet i hemmet för äldre. IBIC individens behov i centrum 6 Vid Socialstyrelsen pågår ett utvecklingsarbete att ta fram ett nytt behovsinriktat och systematiskt arbetssätt, kallat IBIC. Syftet är att personer med behov ska få vård och omsorg utifrån sina individuella behov, inte utifrån befintliga insatser. IBIC innehåller förutom strukturerad dokumentation av behov, mål och resultat i handläggningen, genomförandet och uppföljningen även ett gemensamt språk. Det gemensamma språket ger möjlighet till att samla in statistik och följa verksamheten samt underlätta samarbete över professionsgränser. Utvecklingen av IBIC har kommit längst vad gäller hemtjänst. Under 2016 har förvaltningen påbörjat förberedelser för att införa IBIC. Det är ett omfattande, flerårigt arbete som bland annat kommer kräva utbildningsinsatser inom både myndighetutövning och hos alla utförare. 4 Projekt optimera procapita. Projektet är avslutat och har övergått i ordinarie verksamhet. 5 Stockholm Digital Care 6 Socialstyrelsen har beslutat att övergå från uttrycket ÄBIC till IBIC i och med att metodstöd och språk inom snar framtid kommer att gälla vård och omsorg oavsett ålder. 6 UNDERLAG INFÖR MÅL OCH BUDGET 2017

13 Sund ekonomi Drift Ekonomiska förutsättningar I de preliminära ramarna som tagits fram för perioden beräknas volymerna för äldreomsorgsnämnden öka med 74 miljoner kronor, cirka 11 procent. Volymerna avser antalet personer 65 år och äldre med ett beräknat genomsnittligt behov av vård och omsorg. Befolkningen 65 år och äldre beräknas öka med 8 procent. Inom åldersgruppen 80 år och äldre är den prognosticerade ökningen 14 procent. I volymökningen ingår också ett utrymme för nya lokaler med cirka 4,9 miljoner kronor. För år 2017 utgår ingen pris- eller lönekompensation. Utebliven pris- och lönekompensation beräknas till ungefär 14,5 miljoner kronor som måste omprioriteras eller effektiviseras ur befintlig verksamhet. För åren är pris- och lönekompensationen 2 procent. Åtgärder för att klara en budget i balans Under 2016 har förvaltningens ledning börjat arbetet att identifiera möjliga effektiviseringar som inom kort kommer att presenteras för nämnden. Målet för arbetet är att äldreomsorgsnämnden ska kunna redovisa ett balanserat resultat för Verksamhetsåret 2017 innebär krav på fortsatt effektivisering i verksamheten utifrån de givna förutsättningarna. Exempel på vad som kommer att ske, utöver det som redan har redovisats i detta ärende, är översyn av gällande riktlinjer, ersättningsnivåer och avgiftsnivåer. En konsekvens av utebliven priskompensation är att ingångna avtal med externa leverantörer där prisuppräkningen regleras via index, ger ökade kostnader som måste balanseras i verksamheten. I nämndens verksamhetsplan för 2017 kommer sannolikt utvecklingsåtaganden behöva flyttas framåt i tiden för att nämnden ska kunna klara att bedriva verksamheten inom den budgetram som är föreslagen. Volymer I planeringen av verksamheten följer nämnden noga utvecklingen av antalet äldre i kommunen, särskilt gruppen 80 år och äldre, eftersom det är i den åldern som behovet av vård och omsorg oftast börjar öka. Lokaler I lokalförsörjningsplanen finns det beskrivet att det planerade vård- och omsorgsboendet i Segeltorp ska stå klart I mars 2016 är detaljplanen fortfarande inte antagen, vilket medför att ett mer trovärdigt årtal för när boendet kan stå klart är 2020, vilket sannolikt kommer att medföra ett ökat behov av att köpa platser externt. Hyreskostnaden bör också justeras från 14 miljoner som är angivet i lokalförsörjningsplanen till 17 miljoner. De planerade ombyggnaderna av Sjöliden och Stuvstagården beräknas som beskrivet i lokalförsörjningsplanen ske 2018 till en ökad hyreskostnad av kronor per år. Om servicehusen pågår en utredning vars resultat kommer att presenteras för äldreomsorgsnämnden våren Huge har infört en ny hyressättningsmodell sedan 2015 som innebär att tillkommande projekt kommer att bli väsentligt dyrare än de beräkningar som gjordes innan ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 7

14 Investeringar Här redovisas kommande investeringsbehov. Segeltorps vård- och omsorgsboende Plan 2017 Plan 2018 Plan Inventarier Arbetsmiljöförbättrande åtgärder IT-stöd Datorer Matvagnar Oförutsedda investeringar Summa netto Segeltorps vård- och omsorgsboende I och med att det planerade vård- och omsorgsboendet i Segeltorp färdigställs, uppstår ett investeringsbehov för inköp av inventarier. Denna investeringskostnad är dock svårbedömd. Inventarier Årligen beräknas ett behov av att byta ut befintliga inventarier till nya med två miljoner kronor per år. Nuvarande inventarier är generellt sett mycket gamla, därför behövs en successiv förnyelse i takt med att funktionaliteten avtar. Arbetsmiljöförbättrande åtgärder Enheterna har behov att förbättra arbetsmiljön, både avseende smärre ombyggnationer och inköp av diverse hjälpmedel. IT-stöd Under 2016 kommer arbetet med vidareutveckling av verksamhetssystemet Procapita att fortgå, vilket även inkluderar utvecklingen av e-tjänster. Under planeringsperioden ser nämnden möjligheter till investeringar i välfärdsteknologi. Datorer Nya datorer behöver köpas in löpande varje år. En dator har en ekonomisk livslängd på tre år och klassas enligt investeringsanvisningarna som en investering. Matvagnar Utbyte av matvagnar i befintliga vård- och omsorgsboenden sker löpande i takt med att funktionaliteten avtar. Oförutsedda investeringar För oförutsedda investeringar som kommer under året enligt kommunens regler där varan har ett värde över ett basbelopp och en ekonomisk livslängd på minst tre år. 8 UNDERLAG INFÖR MÅL OCH BUDGET 2017

15 Bilaga 1 Siffrorna nedan är hämtade från befolkningsprognosen från den 1 april Befolkningsstatistiken från den 29 december 2015 visar en något lägre siffra för 2015 (cirka 300 personer färre än aprilprognosen, vilket motsvarar mindre än en halv procent). De största avvikelserna hittar vi i åldersgruppen 0-6 år där den prognostiserade ökningen ser ut att landa i en minskning istället för en ökning, samt i åldersgruppen år där minskningen ser ut att bli större än prognistiserat. Totalt sett väntas befolkningen i Huddinge kommun öka med 8 procent mellan 2015 och 2019, från till personer. Under 2015 tog Huddinge emot 273 ensamkommande flyktingbarn. Befolkningsprognos , år samt 80-w år w Prognostiserad utveckling : åringarna ökar med 6 procent. 80+ ökar med 14 procent. Totalt ökar gruppen 65 år och äldre med 8 procent. ÄLDREOMSORGSNÄMNDEN 9

16 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) HANDLÄGGARE Nyh, Carin Carin.Nyh@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Kvalitetsberättelse 2015 Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningen förslag till kvalitetsberättelse för 2015 Sammanfattning Socialstyrelsens författning om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9) rekommenderar att en verksamhet årligen sammanställer en kvalitetsberättelse. För första gången sammanställer social- och äldreomsorgsförvaltningen en kvalitetsberättelse för äldreomsorgsnämndens verksamheter. Syftet med att sammanställa en kvalitetsberättelse är att visa för uppdragsgivare och olika intresserade parter hur verksamheterna har arbetat systematiskt med kvalitet. I SOSFS 2011:9 beskrivs att en kvalitetsberättelse bör visa hur kvalitetsnivån säkras i verksamheterna, vilka åtgärder som har gjorts och vilket resultat de har gett samt hur utvecklingsarbetet har bedrivits. Äldreomsorgsnämndens kvalitetsberättelse för 2015 tar upp kund/brukarundersökningar, riskhantering, mål och uppdrag, avvikelser, fel och brister och lex Sarah, synpunkter och klagomål, interna och externa granskningar samt processer och rutiner. Slutligen innehåller kvalitetsberättelsen en analys och slutsatser kring nämndens ledningssystem för kvalitet. Social- och äldreomsorgsförvaltningen kommer att vidareutveckla formerna för nämndens kvalitetsberättelse under året. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Bitr Social- och äldreomsorgsdirektör Carin Nyh Utvecklingsledare POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

17 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) Bilagor Äldreomsorgsnämndens kvalitetsberättelse för 2015

18 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN ÄLDREOMSORGSNÄMNDENS KVALITETSBERÄTTELSE Datum Sida 1(17) Handläggare Carin Nyh Äldreomsorgsnämndens kvalitetsberättelse för 2015 Postadress Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge Besöksadress Gymnasietorget 1 Telefon (vx) och fax vx E-post och webb saf@huddinge.se

19 Huddinge kommun Datum Sida 2(17) Inledning Det är en rekommendation i Socialstyrelsens författning om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9) att årligen sammanställa en kvalitetsberättelse. För första gången sammanställer social- och äldreomsorgsförvaltningen en kvalitetsberättelse för äldreomsorgsnämndens verksamheter. Syfte och bakgrund Syftet med att sammanställa en kvalitetsberättelse är att visa för uppdragsgivare och olika intresserade parter hur verksamheterna har arbetat systematiskt med kvalitet. I SOSFS 2011:9 beskrivs att en kvalitetsberättelse bör visa hur kvalitetsnivån säkras i verksamheterna, vilka åtgärder som har gjorts och vilket resultat de har gett samt hur utvecklingsarbetet har bedrivits. Äldreomsorgsnämndens kvalitetsberättelse för 2015 kommer efter att den beslutats i nämnd att finnas tillgänglig för allmänheten i diariet samt publiceras på Insidan. Definitioner Social- och äldreomsorgsförvaltningen har definierat begreppen nedan för att benämna de personer som finns i äldreomsorgsnämndens verksamheter. I kvalitetsberättelsen används samtliga begrepp där de bäst passar in i sammanhanget. Kund person som beviljats insats inom äldreomsorgen Den äldre person i äldreomsorgen Gäst person som erhåller dagverksamhet (biståndsbedömd insats) Patient person som erhåller eller är registrerad för att erhålla hälso- och sjukvård Boende person som bor på ett särskilt boende enligt SoL Besökare person som deltar i öppen verksamhet (som inte är biståndsbedömd insats) Seniorvolontär volontär som riktar sina insatser mot personer över 65 år som får stöd Seniorstödjare tidigare vuxenstödjare, heter seniorstödjare för att poängtera att det är personer över 65 år som får stöd Anhörig/anhörigvårdare den som ger omsorg, vård och stöd till en närstående benämns anhörig. Med anhöriga avses också till exempel grannar eller vänner Närstående en person som tar emot omsorg, vård och stöd av en anhörig, det kan vara en äldre person med omfattande behov av vård och omsorg Medarbetare person som arbetar i äldreomsorgens verksamheter

20 Huddinge kommun Datum Sida 3(17) I social- och äldreomsorgsförvaltningens organisation finns flera nivåer. Det finns fem verksamhetsområden varav två lyder under äldreomsorgsnämnden; äldreomsorgen och biståndskansliet (som även handlägger för socialnämnden). Verksamhetsområdet äldreomsorg är i sin tur uppdelat i sektioner och sedan i enheter. Under rubriken Beskrivning av organisationen presenteras de närmare. Om systematiskt kvalitetsarbete och ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Kvalitet i en verksamhet kan översiktlig beskrivas som att uppfylla och överträffa de krav och förväntningar som finns från de som verksamheten är till för. Lagstiftningen som reglerar äldreomsorg betonar kvalitetsbegreppet. I Socialtjänstlagen i kap 3:3: Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. I Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) kap 2a står att: Hälso- och sjukvården skall bedrivas så att den uppfyller kraven på en god vård. Detta innebär att den skall särskilt vara av god kvalitet med en god hygienisk standard och tillgodose patientens behov av trygghet i vården och behandlingen, vara lättillgänglig, bygga på respekt för patientens självbestämmande och integritet, främja goda kontakter mellan patient och hälso- och sjukvårdspersonal, tillgodose patientens behov av kontinuitet och säkerhet i vården. För att uppnå en god kvalitet krävs ett systematiskt arbetssätt. Ett sätt att beskriva det systematiska arbetssättet är att ta fasta på stegen Planera, Utföra, Följa upp och Förbättra, och tänka sig dem i ett hjul som går runt. Ett systematiskt kvalitetsarbete innebär också att ledningen definierar vad som är god kvalitet i verksamheten och hur det ska mätas samt sätter upp en strategi för hur verksamheten ska uppnå en god kvalitet. Verksamheten kartlägger sina viktigaste processer och skapar rutiner och verktyg för att arbeta efter dem. Vidare ska de som arbetar i processerna dokumentera avvikelser och händelser som leder till att de inte arbetar efter processen för att ständigt förbättra och utveckla arbetssättet och processerna. Kvalitetsdefinition, processerna och det systematiska arbetet med avvikelser kallas sammantaget för ledningssystem för kvalitet. Ledningssystemet är både ett sätt för ledning och chefer att arbetsleda för att uppnå en god kvalitet, och ett stöd och en hjälp för medarbetarna att veta hur de ska arbeta för att uppnå en god kvalitet i verksamheten. Socialstyrelsens föreskrift 2011:9 ställer krav på att verksamheten ska ha ett ledningssystem för kvalitet för att säkra att verksamheten uppnår god kvalitet. Beskrivning av organisation av äldreomsorgsnämndens verksamheter Social- och äldreomsorgsförvaltningen lyder under socialnämnden och äldreomsorgsnämnden. Ledning och staber arbetar åt båda nämnderna liksom biståndskansliet. Äldreomsorgsnämndens verksamheter i kommunal

21 Huddinge kommun Datum Sida 4(17) regi finns inom verksamhetsområdet äldreomsorg. Här nedan beskrivs kort deras och biståndskansliets uppdrag. Biståndskansliet ansvarar för att, utifrån gällande lagstiftning, utreda, besluta om och följa upp insatser enligt socialtjänstlagen för alla invånare i Huddinge kommun som är i behov av stöd i sin dagliga livsföring. Målgruppen för de handläggare som arbetar på delegation av äldreomsorgsnämnden är personer som har fyllt 65 år. Biståndskansliet är uppdelat på två enheter, den ena med ansvar för biståndshandläggningen för SOL insatser vuxna år samt äldreomsorgsinsatser. Den andra enhetschefen ansvarar för biståndshandläggningen för andra insatser för socialtjänsten på delegation av Socialnämnden. Äldreomsorgen i kommunal regi är uppdelad i två sektioner; ordinärt boende som innefattar hemtjänst, servicehus, dagverksamhet och seniorträffar, och särskilt boende som innefattar samtliga särskilda boenden i kommunal regi samt en HSL-enhet och en kostenhet. I extern regi finns det två äldreboenden i Huddinge kommun som drivs av Aleris Omsorg AB och Attendo Care. Boendena ligger geografiskt i Huddinge kommun men drivs helt självständigt av företagen. De ingår i ramavtal med Huddinge kommun och i övrigt säljer de platser till flera andra kommuner. Hemtjänsten är konkurrensutsatt enligt LOV och förutom Huddinge kommuns hemtjänst finns det 13 utförare i privat regi att välja mellan. Kundundersökningar och värdegrund Systematiskt kvalitetsarbete måste utgå från den som organisationen är till för, för äldreomsorgsnämndens verksamheter är det de medborgare över 65 år som ansöker om och tar del av den verksamhet som bedrivs. Det kan finnas andra personer kring den enskilde, som exempelvis anhöriga och gode män, som verksamheten indirekt är till för. Att ta vara på deras erfarenheter av verksamheten och utveckla den i samarbete med deras önskemål är en viktig byggsten i ett ledningssystem för kvalitet. Delar av äldreomsorgsnämndens verksamheter grundar sig på lagstiftning, exempelvis utredningar för myndighetsbeslut. Dessa processer är byggda på lagstiftningens krav snarare än den enskildes, men icke desto mindre behövs deras erfarenheter för att utveckla och ständigt förbättra de processerna. I det här kapitlet redovisas både de aktiviteter som görs för att stärka de äldres inflytande och hur verksamheterna arbetat med kundundersökningar. Individperspektiv Den nationella värdegrunden för äldreomsorgen syftar till att de äldre ska känna välbefinnande och leva ett värdigt liv. En viktig del för att uppnå det är att arbeta med de äldres inflytande över sin omsorg och över verksamheten. På individnivå upprätthålls de äldres inflytande och delaktighet med stöd av: individuella genomförandeplaner och vårdplaner På gruppnivå upprätthålls de äldres delaktighet och inflytande med stöd av: regelbundna så kallade boenderåd och matråd på en del äldreboenden

22 Huddinge kommun Datum Sida 5(17) boende bestämmer aktiviteter på en del äldreboenden På organisationsnivå finns det kommunala pensionärsrådet där representanter från pensionärsorganisationer träffar bland annat politiker från nämnderna och tjänstemän från förvaltningen. Äldreomsorgen har formulerat kvalitetsdeklarationer för sina verksamheter. De syftar till att konkretisera den nationella värdegrunden och ska vara ett stöd för det systematiska värdegrundsarbetet. Arbetet bedrivs bland annat genom att ha regelbundna forum för värdegrundsdiskussioner och reflektion, både på arbetsplatsträffar och på reflektionstider eller med handledning. Inom myndighetsutövning är det viktigaste sättet att upprätthålla de äldres inflytande och delaktighet att säkra att de får en likvärdig och rättsäker handläggning. Biståndskansliet arbetar med metoden kollegiegranskning som ett sätt att utveckla och förbättra handläggningen. Under hösten 2015 genomfördes en kollegiegranskning där handläggarna utifrån en fastställd mall granskade varandras dokumentation. Resultatet av granskningen har gåtts igenom i arbetsgrupperna. Granskningen ses som ett användbart verktyg för utveckling både av chefer och av medarbetare på biståndskansliet. Socialstyrelsens brukarundersökning Socialstyrelsen genomför varje år en stor enkätundersökning till alla personer som har hemtjänstinsatser eller bor på någon form av äldreboende. Syftet är att regelbundet undersöka och presentera vad de äldre tycker om äldreomsorgen. Alla kommuner får ett kommungemensamt resultat och vanligen får varje enhet ett eget resultat att arbeta med. Om antalet svarande är för få på en enhet redovisas det inte på den nivån. Undersökningen ger ett helhetsresultat utifrån andel nöjda kunder samt resultat på en rad delfrågor om bemötande, inflytande, tillgänglighet, information med mera. Under 2015 har verksamheterna arbetat med resultatet från 2014 år brukarundersökning. I december 2015 kom årets resultat. Här nedan visas resultatet från 2013, 2014 och 2015 på den övergripande frågan Hur nöjd är du med din hemtjänst/ditt äldreboende. Resultatet är uppdelat på fyra olika områden: tillgänglighet, bemötande, delaktighet och individuella tjänster. Sedan redogörs för ett exempel på åtgärder som verksamheten har arbetat med under året med en kortare analys.

23 Huddinge kommun Datum Sida 6(17) Resultat hemtjänst andel nöjda kunder : Hemtjänst - andel nöjda kunder Tillgänglighet Bemötande Delaktighet Individuella tjänster Sammantaget Stockholms län 2015 Hemtjänst i egen regi har under 2015 arbetat med att förbättra personkontinuitet på olika sätt, bland annat kontaktmannaskap, schemaläggning och placering av hemtjänstkontoren. Just kontinuitetet är kopplat till bland annat förtroende och att hemtjänstkunderna ska känna sig trygga och väl bemötta. På alla områden har tidigare resultat behållits, särskilt området bemötande som fick ett gott resultat. Fokuseringen på personkontinuitet har troligen också lett till att hemtjänstkunderna upplever en bättre tillgänglighet till hemtjänsten. Hemtjänsten har också arbetat med att förbättra tillgängligheten på telefon, och förbättra den dagliga planeringen. Området delaktighet har också ökat något vilket kan vara kopplat till att hemtjänsten har arbetat mer systematiskt med genomförandeplaner och har regelbundna diskussioner om värdegrundsfrågor på exempelvis APT.

24 Huddinge kommun Datum Sida 7(17) Resultat äldreboende andel nöjda kunder Äldreboende - andel nöjda kunder Tillgänglighet Bemötande Delaktighet Individuella tjänster Sammantaget Stockholms län 2015 Äldreboendena i egen regi har under 2015 utvecklat det systematiska kvalitetsarbetet med att förbättra kvalitetsråden. Kvalitetsråden är ett viktigt forum för att systematiskt analysera avvikelser och fel och brister, diskutera förbättringar på verksamhetsnivå och att starta och följa upp olika utvecklingsarbeten. Det är också ett forum för att arbeta med egenkontroll. Samtliga professioner på ett äldreboende ska delta på kvalitetsråden tillsammans med den ansvariga enhetschefen. Det sammantagna resultatet av frågan Hur nöjd är du med ditt äldreboende har förbättrats under åren, och det finns en etablerad koppling mellan ett förbättrat systematiskt kvalitetsarbete och nöjdare kunder. Dock är resultatet på delaktighet ganska lågt och ett förbättringsområde för verksamheten. Äldreomsorgens kostenkät Äldreomsorgen gjorde 2014, för tredje gången, en enkät riktad till personer som har hemtjänst eller bor på någon form av vård- och omsorgsboende med frågor om hur de upplever mat och måltidssituationer i äldreomsorgen. Syftet är att systematiskt utveckla och förbättra måltidsservicen inom äldreomsorgen. Enkäten finns även att tillgå på finska språket. Den består av ett antal frågor med en svarskala på 1 10 samt möjligheten att skriva öppna svar. Här nedan visas resultat på de åtta frågor som har varit identiska under alla tre åren 2010,2012 och 2014, i jämförelse med varandra. Det är ett sammanvägt index av hur svaren på frågorna placerar sig på skalan 1 10.

25 Huddinge kommun Datum Sida 8(17) Resultat åtta frågor ur kostenkät, jämförelse 2010,2012 och 2014 med sammanvägt index av svarsskalan Äldreomsorgen har arbetat med resultatet av kostenkäten genom att sätta fokus på hur måltidssituationen kan förbättras för den enskilde. Genom att använda verktyg som genomförandeplan, metoder som demenschecklistan, och att organisera och utbilda kostombud arbetar äldreomsorgen systematiskt med att förbättra måltidsservicen. Äldreomsorgens medarbetare får också kontinuerlig utbildning och handledning av dietist. Resultaten på de åtta frågor som är jämförbara över alla tre undersökningarna försämras något under Det är de frågor som är mest individuella, till exempel om maten ser aptitlig ut eller om den äldre är nöjd med utbudet, som har de lite lägre staplarna. Det är också de frågor som är svårast att höja resultaten på eftersom de är just individuella. Det är viktigt att lyfta fram att samtliga resultat på de åtta frågorna som redovisas här ovan är bra resultat där ingenting sticker ut som ett problemområde. Biståndskansliets telefonundersökning Biståndskansliet har sedan 2012 genomfört en telefonundersökning varje år. Undersökningen riktar sig till personer som tagit kontakt med biståndskansliet för att ansöka om hemtjänst, trygghetslarm eller plats på äldreboende. Den utförs av en extern konsult som ställer frågor kring områdena tillgänglighet, bemötande, delaktighet och individuella tjänster. Mellan 2012 och 2013 års undersökning gjordes förändringar i enkäten.

26 Huddinge kommun Datum Sida 9(17) Flera frågor omformulerades och ett flertal tillkom varför jämförelser med 2012 är svåra att göra och dessa resultat utelämnas därför ur sammanställningen. Här nedan visas en jämförelse mellan åren 2013, 2014 och 2015 på andelen äldre som är nöjda med myndighetsutövningen utifrån de fyra definierade områdena. Andelen äldre som är nöjda med myndighetsutövningen Procent Tillgänglighet Bemötande Delaktighet Individuella Sammantaget tjänster Resultatet för 2014 visade på sänkta resultat sedan 2013 inom alla kvalitetsområden. Det område som visade lägst resultat var tillgänglighet. Med anledning av detta återinförde biståndskansliet under våren 2015 telefontider för biståndhandläggarna med förhoppning om att detta skulle underlätta kontakten med biståndshandläggare års undersökning visade en fortsatt nedgång i resultaten inom alla kvalitetsområden även om skillnaderna mot föregående år i flera fall var mycket små. Det sammantagna resultatet visade en mycket liten skillnad mot föregående år. Med anledning av detta kommer biståndskansliet att fortsätta arbeta aktivt med bemötandefrågor och tillgänglighet. Detta arbete kommer att ske på enhetsnivå samt även på övergripande nivå i form av ett planerat arbete med fokusgrupper. Äldreomsorgens kvalitetspris Äldreomsorgsnämnden i Huddinge delar varje år ut ett kvalitetspris. Syftet är att lyfta fram och uppmärksamma goda exempel inom äldreomsorgen. Äldreomsorgens kvalitetspris 2015 delades ut till HSL-enheten, bestående av sjuksköterskejouren och rehabteamet, för det fina teamarbete och kompetensutbyte som uppkommit genom en omfattande omfördelning av enhetens personal. Riskhantering Att göra en riskanalys innebär att verksamheten tänker förebyggande. En riskanalys innebär att göra en uppskattning av sannolikheten att en händelse

27 Huddinge kommun Datum Sida 10(17) kan inträffa, och vidare göra en bedömning av vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden om händelsen inträffade. En riskanalys kan göras både utifrån en individ för att förhindra att den äldre eller en medarbetare utsätts för risk, eller utifrån en verksamhet. Ett sätt att arbeta förebyggande med riskanalyser med en individ är att använda olika bedömningsmetoder eller skattningar som exempelvis ÄBIC, eller kvalitetsregister som senior alert. Att kontinuerligt arbeta med grupputveckling, som exempelvis handledning, är också ett sätt att arbeta riskförebyggande. Då kan riskanalyser göras gemensamt utifrån en brukare men det ger också möjlighet att diskutera arbetsmiljörisker för medarbetare. I Huddinge kommun är riskanalyser med verksamhetsperspektiv en del av den interna kontrollen. Riskanalyser koncentreras här på målarbetet. Riskidentifiering och analys sker på enhets- och sektionsnivå och sammanställs sedan på verksamhets- och förvaltningsnivå i en interkontrollplan. Syftet med internkontrollplanen är att samla risker som kan innebära att verksamheten inte når sina mål och hantera dem i förebyggande syfte. Internkontrollplanen följs upp i den årliga verksamhetsberättelsen. Nedan beskrivs riskarbete på tre nivåer: individnivå, gruppnivå och verksamhetsnivå Individnivå I äldreomsorgen arbetar verksamheterna systematiskt med riskbedömningar på individnivå med kvalitetsregistret senior alert som handlar om risk för trycksår, fall eller undernäring. På demensboendena används också kvalitetsregistret BPSD för att bedöma olika risker för personer med demenssjukdom. BPSD står för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens. Inom hemtjänst arbetar enheterna systematiskt med att göra riskbedömningar för varje ny hemtjänstkund utifrån bland annat arbetsmiljöperspektiv. Gruppnivå Inom myndighetsutövning är ett sätt att minimera risker i handläggningen utifrån ett individperspektiv att utveckla och stötta en rättssäker handläggning. På Biståndskansliets enheter finns rutiner och arbetssätt för att säkra en rättssäker handläggning. I det syftet genomförs varje vecka kollegiemöten med ärendegenomgångar på respektive enhet med biståndshandläggare och gruppledare/samordnare. Biståndskansliets verksamhetsjurist finns tillgänglig för biståndshandläggare, gruppledare och enhetschefer i syfte att vara ett stöd i en rättssäker handläggning. Biståndskansliet arbetar även med grupphandledning. Verksamhetsnivå På verksamhetsnivå har risker uppmärksammats när en äldre person flyttar från sitt hem till ett äldreboende. Tillsammans med biståndskansliet har hela processen kartlagts och alla risker identifierats och minimerats, exempelvis genom gemensamma rutiner och ett nytt informationsmaterial riktat till den äldre och dennes anhöriga.

28 Huddinge kommun Datum Sida 11(17) Mål och åtaganden och övriga uppdrag Huddinge kommun har en övergripande planerings- och uppföljningsprocess där mål från fullmäktige och nämnder bryts ner i åtaganden till förvaltningarnas verksamhetsplaner. De följs upp tre gånger om året i delår 1, delår 2 och i verksamhetsberättelsen. I den uppföljningen bedöms i första hand måluppfyllelsen. På social- och äldreomsorgsförvaltningen görs en kvalitetsplan per verksamhetsområde som innehåller en samling av mål, åtaganden och övriga uppdrag. Varje enhet arbetar sedan med sina mål, åtaganden och uppdrag i respektive arbetsplan. I kvalitetsberättelsen har något eller några åtaganden eller uppdrag valts ut och presenteras nedan. Syftet är att se om åtagandet eller uppdraget har bidragit till att öka verksamhetens kvalitetsnivå. Biståndskansliet har under 2015 arbetat med att skapa rutiner för att upptäcka och bemöta personer som varit utsatta för våld i nära relationer. En arbetsgrupp av handläggare har utbildats och formulerat rutiner och informationsmaterial för detta. Fortsatt utbildning för alla handläggare som arbetar med personer över 65 år planeras. Arbetet är nära sammankopplat med bemötande- och värdegrundsfrågor, att arbeta personcentrerat och att utveckla kvaliteten i handläggningen. Äldreomsorgen i egen regi har mål kopplade till god kvalitet, som exempelvis God omsorg för individen, som de arbetat med under året. Bland annat har det systematiska arbetet med värdegrundsfrågor och förbättring av kvalitetsråden troligen bidragit till att upprätthålla goda resultat för bemötande i den årliga brukarundersökningen. Avvikelser och fel och brister samt lex Sarah I en verksamhet inträffar saker som är oförutsedda, oönskade eller innebär risker eller skada för den som verksamheten är till för. Inom socialtjänsten brukar det benämnas fel och brist medan hälso- och sjukvården använder ordet avvikelse. När en verksamhet inte kan leva upp till de fastställda målen är det också en avvikelse som analyseras och redovisas i samband med del- och helårsuppföljningar. En annan typ av avvikelse som är viktigt att dokumentera och åtgärda är när fastställda rutiner inte följs. I socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9) ställs krav på att verksamheten uppmärksammar, dokumenterar och åtgärdar avvikelser och fel och brister. Syftet är att rätta till det som blivit fel och att förhindra att det upprepas igen. Alla verksamheter arbetar med att dokumentera och åtgärda avvikelser och fel och brister på olika nivåer, exempelvis utifrån en enhet. Föreskriften ställer också krav på att verksamheten sammanställer och analyserar alla avvikelser och fel och brister för att upptäcka systemfel och större förbättringsområden. Det är i dag inte möjligt att göra en fullständig sammanställning av avvikelser och fel och brister i alla äldreomsorgsnämndens verksamheter eftersom det saknas systemverktyg för det. Det saknas också enhälliga riktlinjer som kategoriserar avvikelser och fel och brister för vidare analys. Social- och äldreomsorgsförvaltningen behöver ett verktyg, helst ett systemstöd och enhetliga sammanhängande rutiner, för avvikelser och fel och brister för att kunna förbättra systematiken i den viktiga delen av

29 Huddinge kommun Datum Sida 12(17) kvalitetsarbetet. För att avvikelsehanteringen ska kunna bli ett verktyg i medarbetarnas arbete med att hitta kvalitetsbrister är det också angeläget att begreppen fel och brist och avvikelse tolkas på ett enhetligt sätt. Det är ett utvecklingsområde för hela social- och äldreomsorgsförvaltningen. Samtliga personer som arbetar i äldreomsorgsnämndens verksamheter är skyldiga att anmäla missförhållanden eller risk för missförhållanden enligt föreskriften om lex Sarah. Den ansvariga chefen ska omedelbart vidta åtgärder. Samtliga anmälningar utreds av en utvecklingsledare på kvalitetsenheten i samarbete med berörda. Om en utredning bedöms ha varit ett allvarligt missförhållande eller risk för ett allvarligt missförhållande skickas hela utredningen till Inspektionen för vård och omsorg. I diagrammet nedan redovisas lex Sarah-rapporter utifrån vad utredningen kom fram till; om det inte var något missförhållande, risk för missförhållande, missförhållande eller ett allvarligt missförhållande. Det finns några utredningar som inte är klara ännu, de redovisas i löpande text. Lex Sarah-rapporter äldrenämnden: 26 rapporter totalt, åtta utredningar pågick vid årsskiftet när sammanställningen gjordes eftersom de kommit in sent på året. I de åtta utredningarna var inget beslut fattat när sammanställningen gjordes. I mars 2016 var de samtliga utredda. 7 Utredda lex Sarah-anmälningar under 2015 i äldreomsorgen inget missförhållande Risk för missförhållande Missförhållande Allvarligt missförhållande 26 rapporter är ett positivt antal. Det visar att det finns en medvetenhet om skyldigheten att rapportera något som upplevs som en risk för missförhållande eller ett missförhållande. Medarbetarna inom äldreomsorgen har bland annat kostnadsfri tillgång till Nestors webbutbildning lex Sarah. Genomgång av aktuella rapporter och utredningar görs gemensamt för att utveckla verksamheten och förebygga liknande risker och händelser. Det är

30 Huddinge kommun Datum Sida 13(17) viktigt med en fortsatt information om lex Sarah samt förankring av den nya övergripande rutinen. Lex Maria En lex Maria-rapport ska göras om en medarbetare ser om någon har drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av en allvarlig skada eller sjukdom i samband med hälso- och sjukvård. En lex Maria-anmälan görs till medicinskt ansvarig sjuksköterska som i sin tur anmäler händelsen till IVO. Syftet är att få en objektiv utredning av IVO om omständigheterna till varför en allvarlig händelse har inträffat eller om det har uppstått risk för skada för en enskild individ. Lex Maria-rapporter redovisas i patientsäkerhetsberättelsen. Under året har förvaltningen inte anmält något ärende enligt lex Maria till IVO. Synpunkter och klagomål Synpunkter och klagomål är en viktig del av kvalitetsarbetet av två anledningar. Dels är det en värdefull information till verksamheten om vad en person i verksamheten upplever som problematiskt, och det ger ett tillfälle att genast rätta till ett fel. Dels är en systematisk hantering och analys av inkomna synpunkter och klagomål ett sätt att hitta systemfel och återkommande problemområden. Det senare är ett krav i föreskriften för ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9) för att uppnå ett systematiskt arbetssätt. För att synpunkter och klagomål ska fungera som kvalitetsdata behöver en viss mängd komma in så att det rättvist speglar den verksamhet det berör. Ett för litet underlag ger helt enkelt inte hela bilden. Processen för hur synpunkter och klagomål hanteras beskrivs i en övergripande riktlinje och rutin som alla verksamhetsområden använder. Synpunkter och klagomål registreras som inkommen handling i diariesystemet. Om behov finns kan handlingen sekretessbeläggas. Mindre klagomål som hanteras på plats ska dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. Diariehanteringssystemet W3D3 eller verksamhetssystemet Procapita medger inte att en sammanställning av klagomål med tillhörande kategorisering varken görs på verksamhetsområdesnivå eller på förvaltningsnivå. Därför är det i dag inte möjligt att till fullo regelbundet ta fram klagomålsstatistik för analys. Det är ett viktigt utvecklingsområde för att förbättra det systematiska kvalitetsarbetet. Nedan presenteras en översikt av antal inkomna synpunkter och klagomål från biståndsenheten som har tagits fram manuellt. Äldrenämnden: KATEGORI Antal Information 2 Bemötande 2 Handläggningstider 1 Utförande 2 Övrigt 3 TOTALT: 10 De inkomna synpunkterna och klagomålen är till antalet alldeles för få för att en genomgripande analys ska kunna göras. Det är ett utvecklingsområde för hela social- och äldreomsorgsförvaltningen att förbättra möjligheterna att få

31 Huddinge kommun Datum Sida 14(17) in klagomål. Det ligger i verksamhetens natur att personer som är äldre och sjuka är mindre benägna att skriva synpunkter och klagomål, och många problem hanteras muntligt på plats i stället. Dock bör en systematik för att dokumentera och analysera dem tas fram. Den som har synpunkter som gäller förslag på förbättringar, klagomål på kommunens verksamheter eller önskemål kan även vända sig till Huddinge kommuns äldreombudsman med dem. Äldreombudsmannen kan besöka äldre och anhöriga i hemmet om de har svårt att prata i telefonen eller att skriva brev. Föreningar är också välkomna att bjuda in äldreombudsmannen för föredragning om verksamheten. Intern uppföljning Uppföljning är grunden i det systematiska kvalitetsarbetet och en av de viktigaste delarna av planerings- och uppföljningsprocessen. Syftet med uppföljning är att systematiskt kontrollera följsamheten till de krav som ställs på verksamheten. Det ger en mätning och översikt av hur väl de når kvalitetskrav och hur de ligger till i måluppfyllelse. Genom att det utförs regelbundet ges också möjlighet att reflektera över framsteg och bakslag, samt att planera förbättrings- och utvecklingsarbete med målet att nå upp till ställda kvalitetskrav och mål. Den interna uppföljningen på social- och äldreomsorgsförvaltningen görs på två sätt, dels att verksamheten själv arbetar med metoder som självskattning, i exempelvis egenkontroll och kollegiegranskning, och dels att kvalitetsenheten gör en granskning med metoder som strukturerade frågeformulär och stickprov. Här nedan presenteras en sammanfattning av den interna uppföljningen under 2015 inklusive en sammanfattning av kvalitetsenhetens uppföljningar av externa utförare av hemtjänst. Biståndskansliet arbetar med kollegiegranskning sedan Granskningen är ett sätt att kvalitetssäkra en rättssäker handläggning och att stimulera till förbättringsarbete. Syftet att förbättra har varit mycket tydligt kommunicerat till handläggarna som granskar varandras ärenden, och kollegiegranskningen har bland annat används till att lyfta fram goda exempel. Sammanställning, resultat och framkomna förbättringsområden har sedan tagits upp på APT i samtliga enheter. Handläggarna uppger att de är ett användbart verktyg för att utvecklas i sin yrkesroll. Kollegiegranskningen genomfördes under hösten 2015 och en ny omgång är planerad till Kvalitetsenheten har gjort uppföljningar på nedanstående enheter under 2015: Kommunal hemtjänst Trångsund Skogås Kommunal hemtjänst Stuvsta, Segeltorp, Snättringe och Vårby Kommunal hemtjänst Sjödalen Fullersta Flemingsberg Visättra Uppföljningarna visar förbättringsområden när det gäller det systematiska arbetet med egenkontroll, att analysera synpunkter och klagomål, social dokumentation samt kring mat och måltider. Granskning av externa utförare Kvalitetsenheten har under 2015 följt upp nio externa hemtjänstutförare. Uppföljningarna tar sin utgångspunkt i det avtalet kommunen har slutit med

32 Huddinge kommun Datum Sida 15(17) företaget och de kvalitetskrav som framgår av det. Samtliga bedöms uppfylla de krav som ställs i avtalet. Förbättringsområden som lyfts fram i alla kvalitetsenhetens uppföljningar är bland annat systematiskt kvalitetsarbete inklusive arbete med att ta fram lokala rutiner samt social dokumentation. Egenkontroll Egenkontroll innebär att verksamheten utifrån ett fast format regelbundet gör självskattningar av hur väl de uppfyller vissa krav eller mål. I föreskriften för ledningssystem för kvalitet ställs krav på egenkontroll. Arbetssättet är sedan tidigare väl förankrat inom hälso- och sjukvården. På social- och äldreomsorgsförvaltningen har egenkontrollen utformats till att omfatta såväl måluppfyllelse, processutveckling och riskhantering, som systematiskt arbete med avvikelser, fel och brister och synpunkter och klagomål. Egenkontrollen genomförs regelbundet i samband med delår 1, 2 och verksamhetsberättelsen. Arbetssättet är inte till fullo förankrat i alla verksamheter, det behövs både mer information och stöd till dem, såväl som ett mer praktiskt verktyg än den excelfil som används i dag. I arbetet med att kravställa för ett systemstöd för ledningssystemet läggs stor vikt vid en lätthantering och användarvänlig egenkontroll. Externa granskningar Externa granskningar är också en del av uppföljningen och en viktig bit av det systematiska kvalitetsarbetet. Oftast finns det stora fördelar med en granskning utifrån eftersom granskaren troligen inte är påverkad av kunskap som en person i verksamheten kan ha. Det kan dock vara så att granskaren har för lite förkunskaper om verksamhetens huvuduppdrag och därmed får svårt att bedöma om verksamheten lever upp till de krav som ställs i huvuduppdraget. Äldreomsorgsnämndens verksamheter granskas externt, dels av kommunens revisorer som har gett uppdraget till Ernst & Youngs verksamhetsrevisorer, dels av de myndigheter som utövar tillsyn av verksamheterna: Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och Arbetsmiljöverket. Här nedan presenteras vilka externa granskningar som gjorts av äldreomsorgen under året. Arbetsmiljöverket har gjort en tillsyn på Servicehus Stuvsta och Seniorcentrum vilket resulterade i två konstaterade brister. Man konstaterade en brist i rutinen för att fånga upp och utreda olyckor och tillbud, samt brister i riskbedömning av hygienutrymmen på servicehuset för att se till att medarbetarna har tillräckligt utrymme vid omvårdnadssituation i hygienutrymmet. Arbetsmiljöverket har också gjort tillsyn på samtliga hemtjänstgruppers lokaler, och konstaterat brister i könsuppdelade ombytesmöjligheter. Äldreomsorgen i Huddinge kommun har haft tre granskningar av Ernst & Young på uppdrag av kommunens revisorer, om demensvård, systematiskt brandskyddsarbete samt en uppföljande granskning av manuella betalningar. Granskningarna och förvaltningens svar kommer föredras i aprilnämnden och åtgärder genomföras. Granskningen av vård och omsorg för personer med demenssjukdom resulterade i två föreslagna åtgärder samt en rekommendation att nämnden bör fortsätta att följa upp behovet av plats på äldreboende med demensinriktning.

33 Huddinge kommun Datum Sida 16(17) Granskningen av det systematiska brandskyddsarbetet på äldreboenden resulterade i en åtgärd som hanteras genom en pågående utredning på förvaltningen. Ernst & Young gjorde en uppföljande granskning av manuella betalningar och hade synpunkter på rutinen för utbetalning och kontroller. Äldreomsorgen i Huddinge kommun har inte granskats av Inspektionen för vård och omsorg under året. Processer och riktlinjer och rutiner I ett ledningssystem för kvalitet behöver verksamheterna kartlägga sina processer, och skapa riktlinjer och rutiner för att följa det överenskomna arbetssättet. Arbetssättet ska grundas i hur verksamheten bäst når upp till ställda kvalitetskrav utifrån en definition av kvalitet som har tagits fram. Processerna behöver ses över med jämna mellanrum, och riktlinjer och rutiner behöver dokumentstyras. Med dokumentstyrning menas att riktlinjer och rutiner har en gemensam utformning så att de lätt kan identifieras som styrande dokument, samt att det finns en systematik som säkrar att innehållet i dem stämmer överens mellan nivåer och mellan rutiner som hör ihop. Särskilt viktigt är det där medarbetare från olika delar av verksamheten behöver arbeta i team kring en brukare. Social- och äldreomsorgsförvaltningen har kartlagt alla nödvändiga processer i ledningssystemet och beskrivit dem. Processerna finns publicerade på intranätet. Det finns också riktlinjer och rutiner på olika nivåer i verksamheten som behövs för att det dagliga arbetet ska fungera, en del av dessa finns sökbara på intranätet och en del finns i lokala mappar på F-disken. För att medarbetarna enkelt ska ha tillgång till processer och rutiner måste de vara lätta att hitta, lätta att förstå samt lätta att identifiera som styrande dokument. Genom att ha fungerande processer och rutiner kan verksamheten styras med hjälp av ledningssystemet för kvalitet, vilket är ett av huvudsyftena med att ta fram och förankra ett ledningssystem. Varje verksamhetsområde har många rutiner som stöd för att arbeta enligt de processer som har tagits fram, och det finns ett flertal viktiga övergripande rutiner och riktlinjer, inklusive de för hälso- och sjukvårdsverksamheten som tas fram av medicinskt ansvarig sjuksköterska. Det är svårt att bedöma om de befintliga rutinerna är tillräckliga och hur väl kända de är i verksamheterna. Det saknas i hela social- och äldreomsorgsförvaltningen en övergripande dokumentstyrning som säkrar att innehållet i riktlinjer och rutiner stämmer överens på olika nivåer, samt en struktur för framtagande och fastställande av riktlinjer och rutiner. Det finns enhetliga mallar att använda med en del möjligheter till att spåra exempelvis revideringar men mallarna används inte överallt, troligen eftersom kunskapen om dem inte finns. Dokumentstyrning och stöd för det är ett utvecklingsområde för hela social- och äldreomsorgsförvaltningen för att få ledningssystemet att bli levande och stöttande för både chefer och medarbetare. Slutsatser om det systematiska kvalitetsarbetet 2015 Äldreomsorgsnämndens verksamheter har många bra exempel på fungerande processer och strukturer som bidrar till en hög grad av systematiskt kvalitetsarbete. Ledningsprocessen för planering och uppföljning som bygger på Huddinge kommuns styrmodell är väl beskriven och har under

34 Huddinge kommun Datum Sida 17(17) året föredragits i olika grupper. Flera huvudprocesser kring myndighetsutövning är också väl kartlagda och dokumenterade. Det finns ett utvecklat ledningssystem som uppfyller de flesta, men dock inte alla, krav på ledningssystem som ställs i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för kvalitet (SOSFS 2011:9). Enheter och arbetsgrupper arbetar utifrån den de är till för, systematiskt på sin nivå och ger en god kvalitet till de som de ska ta hand om. Det finns ett väl utvecklat målarbete, och riskhantering görs systematiskt på flera nivåer. På flera områden saknas möjlighet att samla ihop och analysera resultat, särskilt kring avvikelser och fel och brister. Det saknas också övergripande definitioner kring avvikelser och fel och brister, samt enhetliga och ändamålsenliga processer för att hantera dem. Arbetet med att sammanställa och analysera synpunkter och klagomål behöver också utvecklas. Under 2015 har utveckling av processer och ledningssystem delvis stått stilla på grund av tillfälliga resursbrister, dock har mycket utvecklingsarbete fortsatt i de olika verksamheterna. För att uppnå en god kvalitet i en verksamhet krävs det att ledningen definierar vad som är god kvalitet och hur det ska mätas samt sätter upp en strategi för hur verksamheten ska uppnå en god kvalitet. Det finns olika definitioner och mer eller mindre etablerade mätmetoder för god kvalitet inom de olika verksamhetsområdena. En del lokala dokument hänvisar till delar av socialtjänstlagen, andra har krav utformade i riktlinjer till stöd. Dock saknas det i hela social- och äldreomsorgsförvaltningen en övergripande, strategisk definition av kvalitetsnivå som ledningssystemets processer och rutiner och systematiska arbetssätt ska syfta till att uppnå. För att stötta både chefer och medarbetare att arbeta med stöd av ledningssystemet för kvalitet behöver förvaltningen arbeta vidare med att ta fram ett systemstöd för ledningssystemet, och förvaltningsledningen behöver ta fram en definierad kvalitetsnivå och skapa en övergripande dokumentstyrning. Förvaltningen behöver vidare ta fram enhetliga definitioner för avvikelser och fel och brister samt ett system för att hantera och analysera dem. Sammanfattningsvis finns det ett ledningssystem för kvalitet som fungerar men detta behöver utvecklas mot att bli mer enhetligt och ännu mer systematiskt för att riktigt kunna förankras i äldreomsorgsnämndens verksamheter.

35 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) HANDLÄGGARE Ulrika Torseke Ström ulrika.torseke-strom@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Förändring av insatsen snöskottning Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden beslutar att ta bort snöskottning som biståndsbedömd insats från och med 1 maj Insatsen tas bort ur HKF Beslutet innebär att punkt D 9 tas bort från delegationsordningen för äldreomsorgsnämnden AN-2015/ Sammanfattning Snöskottning som biståndsbedömd insats omfattas inte av socialtjänstlagen (SoL) 4 kap 1 och är inte ett kommunalt ansvar utan ett frivilligt åtagande. Huddinge kommuns budgeterade nettokostnad för åtagandet 2016 beräknas bli cirka 1,3 miljoner kronor. Det stora flertalet av Södertörns kommuner har tagit bort snöskottning som biståndsbedömd insats, endast Salem, Södertälje och Huddinge har kvar insatsen. För att få hjälp med snöskottning kan kommuninvånare köpa tjänsten hos utförare av hushållsnära tjänster. Tjänsten ger rätt till skattereduktion genom RUT-avdrag. Förvaltningen anser att socialnämnd och äldreomsorgsnämnd bör prioritera de insatser som kommunen är ålagd att tillhandahålla sina invånare enligt SoL 4 kap 1, och därför ta bort snöskottning som biståndsbedömd insats. Beskrivning av ärendet Under vintersäsongen 2015/2016 har cirka 200 personer ansökt om och beviljats biståndsbeslut om snöskottning. Av dessa tillhör tio personer socialnämnden, övriga tillhör äldreomsorgsnämnden. För personer över 75 år handläggs ansökan om snöskottning enligt rutinerna för förenklad biståndshandläggning, vilket innebär att ingen behovsbedömning görs utan att alla personer över 75 år eller äldre i Huddinge kommun har rätt till snöskottning som insats. För personer under 75 år handläggs ansökan enligt samma rutiner som andra ansökningar om bistånd vilken innebär att en behovsbedömning utförs innan beslut fattas. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

36 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) Insatsen är avgiftsbelagd. Den enskilde betalar 300 kronor per tillfälle, maxtaxan är kronor per säsong. Huddinge kommuns kostnad för snöskottning Den faktiska kostnaden för snöskottning som biståndsbedömd insats varierar från år till år. Den genomsnittliga nettokostnaden för perioden var 1,1 miljoner kronor per år. Budgeten för 2016 är 1,3 miljoner kronor. Denna beräkning inkluderar, utöver kostnaden för köp av snöskottning, även den personalkostnad som uppstår på biståndskansliet samt på ekonomienheten. Kommunens ansvar I Socialtjänstlagen (SoL) 4 kap. 1 regleras den enskildes rätt till bistånd om den enskilde inte själv eller på annat sätt kan få sina behov tillgodosedda. Biståndet ska tillförsäkra den enskilde en skälig levnadsnivå. Socialstyrelsen har i ett yttrande till Kammarrätten 2012 fastslagit att snöskottning inte utgör hemtjänst. Detta innebär att insatsen snöskottning inte omfattas av 4 kap. 1 och vad som anses ingå i begreppet skälig levnadsnivå. I Huddinge kommun beviljas insatsen snöskottning enligt 4 kap. 2 SoL vilket innebär att insatsen inte är en skyldighet för kommunen utan ett frivilligt åtagande. Hur ser det ut i övriga kommuner Det stora flertalet av Södertörns kommuner har tagit bort snöskottning som biståndsbedömd insats. Vintern 2015/2016 är det, förutom Huddinge, endast Södertälje och Salem som fortfarande har kvar snöskottningen som biståndsbedömd insats. Kommun Botkyrka Nynäshamn Tyresö Nacka Haninge Värmdö Salem Södertälje Huddinge Erbjuder biståndsbedömd snöskottning Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Ja Ja

37 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) Hur kan kommuninvånare få hjälp med snöskottning? Kommuninvånare som behöver hjälp med snöskottning har möjlighet att köpa tjänsten hos utförare av hushållsnära tjänster. Även vissa av de privata utförarna av hemtjänst erbjuder snöskottning som tilläggstjänst. Snöskottning som sker i nära anslutning till bostaden ger rätt till skattereduktion genom RUT-avdrag. Ett kostnadsexempel är snöskottning genom Veteranpoolen som kostar 440 kronor per timme, och efter RUTavdrag blir kostnaden för den enskilde 220 kronor per timme. Under förutsättning att nämnden fattar beslut i enlighet med förvaltningens förslag kommer förvaltningen att informera kunder i god tid innan nästa vintersäsong. Förvaltningens synpunkter Snöskottning som biståndsbedömd insats omfattas inte av socialtjänstlagen 4 kap 1 och är inte ett kommunalt ansvar. Insatsen är ett frivilligt åtagande. Huddinge kommuns budgeterade nettokostnad för 2016 beräknas bli cirka 1,3 miljoner kronor. Förvaltningen anser att äldreomsorgsnämnd och socialnämnd bör prioritera de insatser vilka omfattas av begreppet skälig levnadsnivå och som kommunen är ålagd att tillhandahålla sina invånare. Snöskottning bör därför tas bort som biståndsbedömd insats. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Ann-Christine Falck Brännström Verksamhetschef Ulrika Torseke Ström Utvecklingsledare Beslutet delges Huddinges pensionärsråd Huddinges råd för funktionshinderfrågor

38 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) HANDLÄGGARE Lars Axelsson Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Entledigande samt förordnande av personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner ordförandes brådskande beslut gällande entledigande av personuppgiftsombud och förordnande av nytt personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden. Ordförandes beslut Äldreomsorgsnämndens ordförande Eva Carlsson-Paulsén (M) beslutar, då äldreomsorgsnämndens beslut inte kan inväntas, att: 1. Ingela Darhammar Hellström entledigas från uppdraget som personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden från och med den 14 mars Jesper Lindblom förordnas som personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden från och med den 14 mars Beskrivning av ärendet Äldreomsorgsnämnden beslutade vid sammanträde den 23 november 2010 om entledigande av dåvarande personuppgiftsombud, Olov Pettersson, samt att Ingela Darhammar Hellström skulle förordnas som nytt personauppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden. Med anledning av att Ingela Darhammar Hellström slutat sin tjänst i Huddinge kommun ska hon entledigas som personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden. Jesper Lindblom, säkerhetssamordnare vid kommunstyrelsens förvaltning, föreslås förordnas som personuppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden: Huddinge kommun har tidigare tillämpat principen att en och samma person ska vara personuppgiftsombud för samtliga nämnder. Detta förutsätter att samtliga nämnder fattar beslut i denna sak för egen del. Eftersom äldreomsorgsnämndens nästa sammanträde är den 26 april 2016 och övriga nämnder redan har beslutat eller förväntas besluta om entledigande av POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

39 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) personuppgiftsombud och förordnande av nytt personauppgiftsombud under mars månad fattas ett ordförandebeslut av nämndens ordförande Eva Carlsson-Paulsén (M) den 14 mars 2016 angående entledigande av personuppgiftsombud och förordnande av nytt personauppgiftsombud för äldreomsorgsnämnden. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen (1998:204), nedan benämnd PUL, syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. PUL föreskriver att personuppgifter bara får behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen eller om behandlingen är nödvändig av vissa i lagen angivna skäl. Med behandling av personuppgifter avses varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter, vare sig det sker på automatisk väg eller inte, t.ex. insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning eller ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Den personuppgiftsansvarige ska se till att personuppgifter behandlas bara om det är lagligt. I kommunen är varje nämnd personuppgiftsansvarig. Behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad omfattas enligt 36 PUL av anmälningsskyldighet. Den personuppgiftsansvarige ska göra en skriftlig anmälan till tillsynsmyndigheten innan en sådan behandling eller en serie av sådana behandlingar med samma eller liknande ändamål genomförs. Om den personuppgiftsansvarige utser ett personuppgiftsombud ska detta anmälas till tillsynsmyndigheten. Även ett entledigande av ett personuppgiftsombud ska anmälas till tillsynsmyndigheten. Om den personuppgiftsansvarige har anmält till tillsynsmyndigheten att ett personuppgiftsombud utsetts och vem det är, behöver anmälan enligt 36 första stycket PUL inte göras.

40 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (3) Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Lars Axelsson Nämndsekreterare Bilaga 1. Anmälan om personuppgiftsbud enligt 36 andra stycket personuppgiftslagen den 14 mars 2016 Beslutet delges Ingela Darhammar Hellström Kommunstyrelsens förvaltning, Jesper Lindblom Datainspektionen

41

42 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) HANDLÄGGARE Maria Jonsson Maria.Jonsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Ansökan om att utföra hemtjänst - AB MTG Humanus Omsorg Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden avslår AB MTG Humanus Omsorgs ansökan om att få utföra hemtjänstinsatser enligt lag om valfrihetssystem (LOV). Sammanfattning AB MTG Humanus Omsorg har ansökt om att få utföra hemtjänstinsatser på uppdrag åt Huddinge kommun enlig lagen om valfrihetssystem (LOV). Av kravet i förfrågningsunderlaget framgår bland annat att sökanden ska presentera tre referenser från liknande uppdrag. De referenser som sökanden angivit i ansökan uppfyller inte ställt krav. Beskrivning av ärendet AB MTG Humanus Omsorg har ansökt om att få utföra hemtjänstinsatser på uppdrag av Huddinge kommun enlig lagen om valfrihetssystem (LOV). Ansökan inkom den 22 februari 2016 och omfattar insatser dygnet runt i samtliga kommundelar. Inget kapacitetstak har angivits. Av kravet i förfrågningsunderlaget framgår bland annat att sökanden ska presentera tre referenser från liknande uppdrag. För nybildade företag gäller att personliga referenser istället kan lämnas avseende företrädarna, det vill säga de fysiska personer som företräder sökanden. Syftet med kravet på referenser är att säkra kvaliteten i hemtjänsten. Huddinge kommun vill på detta sätt säkerställa att de som ansöker har relevant erfarenhet inom området och att detta ska kunna kontrolleras. En referent måste därför kunna svara på frågor ur ett beställarperspektiv. Med detta menas att referenterna ska kunna svara på frågor som handlar om sökandens tekniska och yrkesmässiga kapacitet att klara av det uppdrag som ansökan omfattar. I ansökan har sökanden presenterat tre referenser där två av referenserna är privata hemtjänstföretag. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen bedömer att AB MTG Humanus Omsorg inte uppfyller de krav som äldreomsorgsnämnden har beslutat om i förfrågningsunderlaget. De POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

43 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) inlämnade referenserna uppfyller inte kravet på minst tre referenser från liknande uppdrag. Någon bedömning av övriga krav och inlämnade bilagor har inte gjorts. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Krook Biträdande social- och äldreomsorgsdirektör Maria Jonsson Utvecklingsledare Beslutet delges AB MTG Humanus Omsorg

44 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (2) HANDLÄGGARE Nilsson, Madeleine Madeleine.Nilsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Inför en kostpolicy i Huddinge kommun svar på motion väckt av Sara Heelge Vikmång (S), Yosef Sigal (S) och Sara Holmgren (S) Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och antar yttrandet som sitt eget. Beskrivning av ärendet En motion om att införa en kostpolicy i Huddinge kommun har väckts av Socialdemokraterna och varje nämnd ska ta ställning till den. Motionärerna anför att kommunens medborgare ska känna sig trygga med att den mat som kommunen serverar i sina verksamheter är tillagad med omsorg, håller hög kvalitet och har ett bra näringsinnehåll. Därför bör kommunen införa en kostpolicy som syftar till att förstärka och fortsätta sitt arbete med att kvalitetssäkra de delar av kommunen som har måltidsverksamhet. Motionärerna anför också att kostpolicyn bör grunda sig i forskning och främja invånarnas hälsa, välbefinnande och valfrihet. I äldreomsorgsnämndens verksamheter serveras det mat och dryck inom: 19 äldreboenden inklusive tre servicehus på åtta olika platser Ett antal seniorcentra och träfflokaler för äldre För hemtjänsttagare som valt hemtjänst i kommunens egen regi finns matlådor tillagade i C-kök, Stortorps Äldrecentrum, eller matlådor inköpta via Sodexo. För hemtjänsttagare som valt hemtjänst i privat regi är det respektive företag som ombesörjer och tillagar mat i hemmet och eller distribution av matlådor. Alla som serveras mat och måltider inom äldreomsorgen i Huddinge kommun ska erbjudas individanpassad mat och måltider som motsvarar gällande riktlinjer utifrån de svenska näringsrekommendationerna (SNR), de nordiska näringsrekommendationerna (NNR) samt (EES) gruppens rekommendationer livsmedelsverket (SLV). POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

45 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (2) Alla som serveras mat och måltider inom äldreomsorgen ska erbjudas individanpassade måltider och den äldres önskemål gällande matens sammansättning som kvalitet och måltidsmiljö är viktig. Mat är viktigt ur ett hälsoperspektiv och ett viktigt redskap för att bevara hälsa och förebygga sjukdomar men även som behandling av sjukdomar. Individuella behov utifrån medicinskt, etiskt, kulturella och religiösa skäl ska tillgodoses på bästa sätt. Förvaltningens synpunkter Social- och äldreomsorgsförvaltningen ställer sig positiva till förslaget om en kostpolicy grundad i forskning. Mat och måltider är en viktig del av verksamheten för våra kunder. En god måltidsmiljö är en del av att skapa kvalitet för de som tar del av verksamheterna. Anne Lundqvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Vikander Verksamhetschef Madeleine Nilsson Kostchef Bilagor Motion Inför en kostpolicy i Huddinge kommun Beslutet delges Kommunstyrelsen förvaltning, Viktoria Thonäng

46

47

48 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (4) HANDLÄGGARE Altersten Premfors, Maria Maria.Altersten-Premfors@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Granskning av demensvård yttrande över revisonsrapport Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat , och antar det som sitt yttrande i ärendet. Sammanfattning Det har genomförts en revision av demensvården i Huddinge kommun. Genomförd revision visar att de specifika krav som ställs på ett demensboende gällande bemanning och kompetens uppfylls. Vidare framkommer det i revisionsrapporten rekommendationer om att specifika mål för demensvården formuleras och att en utvärdering av hur Lokalt vård- och omsorgsprogram - vård och omsorg vid demenssjukdomar i Huddinge används efter implementering. Mot bakgrund av att programmet inte undertecknats av alla vårdcentraler kommer utvärdering av programmets tillämpning att omfatta de åtaganden som kommunen ansvarar för. Det lokala vård- och omsorgsprogrammet kommer att beredas till nämnd inom snar framtid. Enheter med inriktning demens kommer under året säkerställa att kommunens åtaganden i Lokalt vård- och omsorgsprogram - vård och omsorg vid demenssjukdomar i Huddinge uppfylls. Tillsammans arbetar det multiprofessionella teamet systematiskt med genomförandeplaner, kvalitetsregister och checklista demens. Det systematiska arbetssättet resulterar i en personcentrerad vård och omsorg med fokus på hela livssituationen för äldre med demenssjukdom. Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av revisorerna i Huddinge kommun granskat hur äldreomsorgsnämnden styr och följer upp demensvården för att säkerställa vårdens kvalitet samt att individuella behov blir tillgodosedda. Granskningen har även belyst hur kompetensutveckling av personalen sker i syfte att klara uppgifterna. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

49 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (4) Granskningen visar att det inte finns några specifika mål för vård och omsorg av demenssjuka som har fastställts av kommunfullmäktige eller äldreomsorgsnämnden. De allmänna målen för vård och omsorg av äldre omfattar även demenssjuka. Verksamheterna har formulerat egna åtaganden i arbetsplaner utifrån de gemensamma målen framtagna av nämnden samt nationella riktlinjer. Nämnden bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete och det finns rutiner för uppföljning. Uppföljning av arbetsplaner som upprättas av samtliga enheter inkluderas i de tertial och årsbokslutsrapporteringar som sker till nämnd. Kvaliteten mäts med hjälp av de brukarundersökningar som görs årligen. Ingen separat redovisning för demensvården sker. Härutöver finns ett antal andra kvalitetsregister som används för uppföljning. De individuella behoven av vård och omsorg fångas framförallt upp och dokumenteras i en genomförandeplan och en levnadsberättelse. Genomförandeplanen uppdateras och utvärderas kontinuerligt. Den checklista för demens som används bidrar ytterligare till att säkerställa att vården och omsorgen individanpassas samt följer nationella riktlinjer. EY är av uppfattningen att nämnden tagit hänsyn till de specifika krav som ställs på ett demensboende gällande bemanning och kompetens. Mot bakgrund av det som framkommer i granskningen rekommenderar EY att äldreomsorgsnämnden formulerar specifika mål för demensvården samt att en utvärdering av det lokala programmets tillämpning sker efter implementering. Förvaltningens synpunkter Revisorerna föreslår att specifika mål ska uppställas för demensvården i kommunen. Ett av kommunens fem övergripande mål är God omsorg för individen. Nämnden har efter systematisk genomgång av kommunfullmäktiges mål och delmål kommit fram till att målet God omsorg för individen, med delmålen om god hälsa och god vård och omsorg, har relevans för nämndens verksamhet och därmed är ett ansvar för nämnden. Äldreomsorgens verksamhet ska bedrivas på så sätt att förutsättningar skapas för god hälsa på lika villkor för samtliga invånare. Vidare ska arbetet bedrivas ur ett såväl hälsofrämjande som förebyggande perspektiv. Den mat som serveras vid måltider ska vara god, näringsriktig och med färre tillsatser.

50 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (4) Samverkan ska vidareutvecklas med landstinget och andra relevanta aktörer så att förutsättningar ges för ett resurseffektivt och framgångsrikt arbete Inom ramen för de fyra kvalitetsområden som nämnden identifierat arbetar äldreomsorgens verksamhet för att uppnå målsättningen om en äldreomsorg som är av god kvalitet, tillgänglig och med kvalitet på tjänsterna. Vidare ska alla i kontakten med äldreomsorgen bemötas på ett respektfullt, professionellt och likvärdigt, icke diskriminerande sätt. Inom ramen för äldreomsorgens verksamhet ska hänsyn tas till kundernas personliga integritet, önskemål och åsikter. Möjligheten till delaktighet ska utformas utifrån varje individs förutsättningar. Personer med demenssjukdom och deras anhöriga ska känna sig trygga i att äldreomsorgen präglas av ett tydligt kvalitetsfokus. Ett systematiskt arbetssätt ger förutsättningar för att inom demensvården specifikt arbeta för en individanpassad omsorg som präglas av ett gott bemötande och hög delaktighet, med respekt för den äldres integritet och unika personlighet. Ett sådant arbetssätt kännetecknas av en helhetssyn där det multiprofessionella teamet systematiskt arbetar med genomförandeplaner, kvalitetsregister som exempelvis BPSD-registret och checklista demens. Ett kvalitetsregister kan utgöra ett underlag samt vara ett verktyg och metod för kontinuerligt lärande samt verksamhets- och kvalitetsutveckling. Ett kvalitetsregister möjliggör för teamet att arbeta mer enhetligt utifrån den äldres behov med fokus på hela livssituationen. Genom kunskap om att förebygga, åtgärda och följa upp olika risker ges förutsättningar för säker och kvalitativ vård och omsorg. Äldreomsorgen har påbörjat ett strategiskt arbete som bland annat består i att ta fram arbetssätt och utveckla arbetet med statistik från BPSD-registret, Senior alert och Svenska palliativregistret. Rutiner och arbetssätt ska vara klara vid delår 2 och börja tillämpas under hösten Ett preventivt arbetssätt kräver ett utbildningsansvar. När det gäller BPSD-registret finns inom äldreomsorgens verksamhet en sjuksköterska som är certifierad BPSDadministratörs utbildare. För det fortsatta utvecklings- och förbättringsarbetet är det av betydelse att de interna resurserna i form av medarbetares kompetens tas tillvara. Ett systematiskt arbete inom demensvården ökar den boendes upplevelse av delaktighet, personalen får ökad förståelse för och kunskap om den boendes situation, behov och förutsättningar vilket ger förutsättningar att uppnå målsättningarna inom de fyra kvalitetsområdena. För den som är drabbad av demenssjukdom är det viktigt att få använda sin mentala förmåga, utföra aktiviteter för dagligt liv, engagera sig i meningsfulla aktiviteter och umgås med andra människor. Ett systematiskt arbetssätt med fokus på en personcentrerad vård och omsorg där individen bemöts på rätt sätt resulterar i

51 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (4) att oroliga situationer kan förhindras, färre förskrivningar kan ske av läkemedel med lugnande effekt, färre situationer med begränsningsåtgärder samt färre incidenter av tillbud mot personal. Revisorerna föreslår att en utvärdering av det lokala vård- och omsorgsprogrammets tillämpning sker efter implementering. Med anledning av att programmet inte undertecknats av alla vårdcentraler kommer äldreomsorgens utvärdering gälla de åtaganden kommunen ansvarar för. Programmet kommer att beredas till nämnd inom snar framtid. I Kvalitetsplanen gällande äldreomsorgens verksamhet återfinns åtagandet att säkerställa att kommunens åtaganden i Lokalt vård- och omsorgsprogram - vård och omsorg vid demenssjukdomar i Huddinge tillämpas på enheter som vänder sig till målgruppen. Vid delår 2 ska samtliga enheter ha en plan för hur de ska uppfylla kraven i vårdprogrammet. Planen börjar tillämpas under hösten Respektive enhet arbetar utifrån fastställd arbetsplan och uppföljningar görs vid delår 1, delår 2 och vid årets slut. Det totala antalet planer redovisas i KP och IKP vid delår 1, delår 2 och vid årets slut. Det föreslås därefter ske en uppföljning av genomförande och följsamhet till det lokala vård- och omsorgsprogrammet inom 6-9 månader. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Vikander Verksamhetschef Maria Altersten Premfors Utvecklingsledare Bilagor 1. Revisionsskrivelse, , Granskning av demensvård och revisionsrapport Beslutet delges Kommunrevisionen

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (2) HANDLÄGGARE Lars Axelsson Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet inom äldreomsorgen i egen regi yttrande över revisionsrapport Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande, daterat , och antar det som sitt yttrande i ärendet. Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av kommunrevisonen i Huddinge kommun granskat det systematiska brandsskyddarbetet inom äldreomsorgen i egen regi. Syftet har varit att granska hur kommunens äldreomsorg är organiserad och hur det säkerställs att det finns ett tillräckligt brandskydd vid kommunens äldreboenden. Olika lagar, förordningar och föreskrifter talar om att fastighetsägare och äldreomsorgens verksamheter ska arbeta systematiskt med brandskyddet. Huddinge kommun har även antagit en säkerhetspolicy och riktlinjer, slutit avtal med fastighetsägaren HUGE fastigheter AB för att underlätta det systematiska brandskyddsarbetet och tydliggöra ansvarföredelningen mellan HUGE fastigheter AB, kommunstyrelsen och eller äldreomsorgsnämnden. Resultatet av granskingen är att det finns en god medvetenhet om att hur viktigt det är med ett fungerande brandskydd. Gällande regelverk följs och ansvarfördelningen mellan HUGE fastigheter AB, kommunstyrelsen och eller äldreomsorgsnämnden är tydlig. Parterna har trots avtal och gränsdragningslistor ibland skilda uppfattningar om vem som ska betala för brister som måste åtgärdas. I social- och äldreomsorgsförvaltningens brandskyddsorganisation är verksamhetschef brandskyddsasvarig på delegation av social- och äldreomsorgsdirektören. Det är den brandskyddsansvariga som utser brandskyddsombud till äldreomsorgens olika enheter. Dessa brandombud ansvarar för det systematiska brandskyddsarbetet och rapporterar eventuella brister till brandskyddsansvarig. Tillsammans genomför de egenkontroll av brandskyddet. POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

71 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2015/ (2) För äldreomsorgsnämndens del rekommenderar kommunrevisionen att nämnden upprättar en utbildningsplan för brandskyddet. Förvaltningens synpunkter Resultatet av denna revisionsrapport har uppmärksammats av äldreomsorgens verksamheter och resulterat i att alla medarbetare på äldreboende är uppdaterade på brandskyddsrutiner och det systematiska brandskyddsarbetet. Sedan länge genomgår nyanställd personal en grundläggande brandskyddsutbildning på Huddinge brandstation. Utbildningen omfattar 3 timmar och teorin avslutas med en praktisk övning utomhus. Denna utbildning bör sedan all personal genomgå var tredje år Förvaltningen kommer att genomföra en översyn av äldreomsorgens kompetensutvecklingsplan och har därför påbörjat en inventering av bland annat verksamheternas arbete med det systematiska brandskyddet. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Marianne Vikander Verksamhetschef Lars Axelsson Nämndsekreterare Bilagor 1. Revisionsskrivelse, , Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet inom äldreomsorgen och revisionsrapport. 2. HKF 1620, Säkerhetspolicy för Huddinge kommun. 3. Övergripande riktlinjer för brandskydd avseende Huddinge kommuns verksamheter. Beslutet delges Kommunrevisionen

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING SIDA HKF (2) Antaget av kommunfullmäktige , 68. Säkerhetspolicy för Huddinge kommun Syfte Huddinge kommuns säkerhetspolicy har till syfte att säkerställa en hög säkerhet mot skador och störningar i den kommunala verksamheten inklusive helägda kommunala bolag. Mål Målet för kommunens säkerhetsarbete skall vara att skapa en trygg och säker kommun för alla som berörs av den samlade verksamheten, dvs. anställda och brukare av den kommunala servicen, att skapa garantier för att verksamheten kan fungera enligt åtaganden och verksamhetsplaner samt att kontrollera kostnaderna så att balans föreligger mellan risktagande och skydd. Omfattning Säkerhetspolicyn gäller för hela den kommunala verksamheten och i tillämpliga delar i helägda kommunala bolag. Säkerhetspolicyn kompletteras med riktlinjer och anvisningar till dessa. Ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för säkerhetsfrågorna i kommunen samt har att fastställa riktlinjer för säkerhetsarbetet. Respektive nämnd och styrelse har ansvaret för att säkerhetspolicyn med tillhörande riktlinjer efterlevs. Verksamhetsspecifika instruktioner får vid behov utarbetas. Säkerhetsansvaret följer linjeorganisationen, dvs. varje chef har ansvaret för säkerhetsfrågor och riskhantering inom sin verksamhet. Kommunstyrelsen utövar genom sin förvaltning fortlöpande tillsyn samt samordnar och ger råd inom säkerhetsområdet. Varje förvaltning skall utse en säkerhetssamordnare för sin verksamhet.

88 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING HKF (2) SIDA Tillämpning Säkerhetsarbetet skall bedrivas aktivt och systematiskt i berörda verksamheter och minst omfatta regelbundna analyser av risker i verksamheten. genomförande av skadeförebyggande åtgärder. utarbetande av tekniska skyddsnivåer. planering av åtgärder vid inträffad skada. fortlöpande skaderapportering av alla skador. utbildning och information till chefer och övrig personal. Tillämpningen sker med hjälp av riktlinjer fastställda av kommunstyrelsen. Möjligheten att samordna förvaltningarnas och de helägda bolagens resurser skall därvid beaktas. Kommunen skall ha ett internt system för utjämning av kostnaderna för skador och störningar i verksamheten. Varje nämnd skall bära en självrisk vid inträffade skador. Vid bestämmande av självrisken skall hänsyn tas till nämndens förmåga att bära skadekostnaden. Regler för och utformning av den interna riskfinansieringen fastställs av kommunstyrelsen. Riskfinansiering och eventuell försäkring skall samordnas för kommunens alla verksamheter. Strävan skall vara att inordna helägda kommunala bolag i denna samordning.

89 3.1 Övergripande riktlinjer Kommunstyrelsens förvaltning ( ) Sid 1 (4) (Dnr 02/ ) Dnr 05/ Denna reviderade version daterad antogs av kommunstyrelsen 30 maj 2005, 122. Övergripande riktlinjer för brandskydd avseende Huddinge kommuns verksamheter 1. Allmänt Dessa övergripande riktlinjer för brandskydd gäller för samtliga kommunala verksamheter i Huddinge kommun och har sin utgångspunkt i den av kommunfullmäktige antagna säkerhetspolicyn. Riktlinjerna är ett led i uppfyllandet av kommunens skyldighet att, i enlighet med lag (2003:778) om skydd mot olyckor 2 kap 2 vidta de åtgärder som behövs för att i första hand förebygga brand samt under mottot tidig upptäckt och rätt åtgärd hindra eller begränsa skador till följd av brand. Ansvar för brandskyddet åvilar både fastighetsägaren och nyttjanderättshavaren. Nyttjanderättshavare är den som bedriver verksamheten i lokalen. Brandskyddet ingår också som en del i det arbetsmiljöansvar som åvilar arbetsgivare enligt arbetsmiljölagen. Riktlinjerna gäller även upphandlad verksamhet och skall tydliggöras i samband med upphandlingen. Det är viktigt att riktlinjerna för brandsäkerhetsarbetet fungerar och är realistiska. Säkerhetsgruppen skall därför, som ett led i kvalitetsarbetet, regelbundet följa upp hur dessa riktlinjer följs och fungerar i praktiken. Förutsättningen för ett väl fungerande brandskydd är ett systematiskt brandskyddsarbete. Detta utgörs av en kombination av ett antal tekniska dokument, regler, rutinbeskrivningar, en tydlig organisation och ansvarsfördelning samt utbildning. Dessa har översiktligt samlats under punkterna 2-11 nedan och skall kompletteras med detaljanvisningar och beskrivningar för genomförandet. 2. Ansvar och organisation Ansvaret för att vidta förebyggande åtgärder med avsikt att förhindra uppkomst av brand och brandspridning vilar direkt på ägaren eller innehavaren av en byggnad. Mot bakgrund av detta skall fördelningen av ansvaret tydligt regleras i avtal. Den som bedriver verksamheten har ansvar för att den bedrivs på ett säkert sätt och har också skyldighet att påtala risker så att dessa undanröjs. Inom varje förvaltning/nämnd vilar ansvaret för brandskyddet på förvaltningschefen men uppgifter kan delegeras. Det är förvaltningschefen som, om ingen annan utsetts, ansvarar för att det finns en fungerande brandskyddsorganisation och rutiner inom förvaltningens olika enheter. Brandskyddsorganisationen skall dokumenteras och det skall tydligt framgå var POSTADRESS Huddinge kommun Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 Huddinge TELEFON TELEFAX

90 3.1 Övergripande riktlinjer 2 det övergripande ansvaret ligger och hur olika ansvarsområden och arbetsuppgifter inom brandskyddet har delegerats. 3. Egenkontroll av brandskyddsarbetet Egenkontroll av brandskyddsarbetet skall bedrivas inom alla kommunens verksamheter och resurser måste avsättas inom organisationen så att en effektiv och regelbunden kontrollverksamhet kan bedrivas med syfte att upptäcka brister i brandskyddet. Egenkontrollen skall genomföras enligt preciserade rutiner och skall integreras med annan typ av internkontroll (t.ex. riskinventering och skyddsronder). Till stöd för kontrollen skall finnas checklistor med anvisningar och råd om viktiga kontrollpunkter. Upptäckta brister skall dokumenteras och anmälas till ansvarig person. Åtgärden skall tidsättas och följas upp för att undanröja risken. 4. Brandskyddsbeskrivning En brandskyddsbeskrivning beskriver hur det byggnadstekniska brandskyddet är uppbyggt i en byggnad. För detta krävs ett uppdaterat underlag i form av ritningar och beskrivande text, som visar hur brandskyddet är utfört och förklaringar varför en viss funktion eller lösning finns. För nybyggnation finns redan idag krav på detta genom den brandskyddsdokumentation som skall företes i samband med ansökan om bygglov. Samma krav skall ställas även för äldre lokaler. Av beskrivningen skall framgå följande: - lokalens användningsområde - brandtekniska installationer - brandcellsindelning - utrymningsvägar - släckutrustning 5. Driftinstruktioner, skötsel, översyn och funktionsprov Tekniska anordningar kräver skötsel, översyn och funktionsprovning som skall dokumenteras och finnas tillgänglig inom enheten. Av dokumentationen skall tydligt framgå: - varför den tekniska lösningen finns installerad - hur skötsel, översyn och funktionsprovning skall genomföras - vilka tidsintervall som gäller för detta - vem som har ansvar för att åtgärderna genomförs - journalföring över genomförda åtgärder 6. Brandskyddsregler För särskilt brandfarlig verksamhet eller kända brandrisker skall särskilda säkerhetsregler upprättas för att begränsa eller undanröja riskerna. För vissa

91 3.1 Övergripande riktlinjer 3 områden finns redan idag utarbetade regler som skall tillämpas. Områden för vilka särskilda säkerhetsregler skall finnas och tillämpas i Huddinge kommun är: - heta arbeten - hantering av brandfarlig vara - brandskydd vid sophantering/återvinning - laddning av truckar, lyftredskap osv. - rökning - tillfällig övernattning i kommunens verksamhetslokaler - tillfälligt ändrad verksamhet (t.ex. personsamling i gymnastiksalen) 7. Tillsyn Formerna för tillsyn har ändrats och numera sker tillsyn över efterlevnaden av lagen om skydd mot olyckor. Detta innebär att vid tillsynen kontrolleras verksamhetens organisation, regler och rutiner för att uppnå en hög brandsäkerhet, se SRVFS 2004:3. Verksamheten skall representeras av brandskyddsansvarig (i regel rektor, föreståndare eller enhetschef). Även fastighetsägaren skall ges möjlighet att medverka. Man går på plats igenom den dokumentation som skall finnas bl.a. enligt dessa riktlinjer och att brandsäkerhetsarbetet sköts enligt upprättade riktlinjer. Tillsynen får karaktär av en revision av att brandsäkerhetsorganisationen fungerar. Brandförsvarets resurser kan med detta arbetssätt frigöras för t.ex. utbildnings- och informationsinsatser, övningsverksamhet samt medverkan och service vid riskbedömningar. Även för övriga objekt, t.ex. kontorsarbetsplatser skall rutiner skapas för tillsyn av att brandsäkerhetsarbetet fungerar. Brandförsvaret skall på uppdrag göra tillsyn inom denna typ av verksamhet. Intervallet bestämmer brandförsvaret utifrån aktuell riskbild. Vissa verksamheter är ålagda att lämna skriftlig redogörelse för brandskyddet, se SRVFS 2003:10 och SRVFS 2004:4 före mer information. 8. Utbildning Utbildning rörande brandskyddet på en arbetsplats är en av de viktigaste insatserna för en hög brandsäkerhet. En utbildningsplan skall upprättas inom varje förvaltning. All personal skall regelbundet genomgå en grundläggande brandskyddsutbildning, som även innehåller en särskilt anpassad del för just den egna lokalen/verksamheten med bl.a. regelbundna övningar avseende larmning, utrymning och släckning. Utbildningsplanen skall innehålla en beskrivning enligt följande: - typ av utbildning och vilka som skall genomgå den - introduktionsutbildning för nyanställda - intervall för övning och repetitionsutbildning - speciella utbildningar - förteckning över vilka som genomgått utbildning och tidpunkten för detta

92 3.1 Övergripande riktlinjer 4 9. Brandskyddet vid om- och nybyggnation Kommunens och byggherrens säkerhetsorganisation skall medverka i planerings- och projekteringsprocessen och verka för att samordnade och likartade lösningar väljs. Samordningen mellan fastighetsägaren och innehavaren/verksamheten är mycket viktig för att skapa en rationell drift och därigenom minimera driftkostnaderna. Det är av stor vikt att man redan vid projekteringen fördelar ansvaret för de tekniska lösningar man väljer. Det är inte minst viktigt när det gäller alla de former av larm som förekommer. Grundläggande miniminivåer för brandskyddet vid nybyggnation regleras i särskilda nybyggnadsregler och i samband med bygglovansökan upprättas en så kallad brandskyddsdokumentation som beskriver brandskyddet. Kommunen kan för sin del fastställa högre säkerhetsnivåer för olika typer av verksamhet. 10. Larm Metoderna för larmning vid olika nödsituationer kan variera och det är viktigt att kommunen i samverkan med fastighetsägaren har en gemensam syn på vilken teknik man skall använda och efter vilka principer larmning av räddningstjänsten skall ske. Med dagens moderna teknik kan utrymningsoch brandlarm kombineras med inbrottslarm. De automatiskt vidarekopplade larmen kan ersättas med andra lösningar. För Huddinge kommun skall principer och regler fastställas i samverkan med kommunens olika hyresvärdar avseende: - typ av brandlarm och omfattning - s k larmlagring - larmöverföring - onödiga larm - åtgärder vid larm i olika typer av verksamhet - gasdetektering - larm i kombination med sprinkler 11. Risker Det är viktigt att samla all dokumentation av upptäckta risker, inte bara i brandskyddshänseende, vem som har ansvaret för att dessa undanröjs samt med vilka åtgärder. Alla rutiner måste in i ett och samma paket för att bli synliga och få trygghet i efterlevnaden. Brandskyddsarbetet, även som del av arbetsmiljöarbetet, skall bedrivas inom Samverkansavtalets ramar, där arbetsplatsträffarna blir motorn i inventeringsarbetet. Chefen har ansvaret, någon handlägger och därefter redovisas åtgärder för hela personalgruppen på nästkommande arbetsplatsträff. Där sker kontrollen av att riskarbetet fungerar. Om man lyckas väl med arbetet att upptäcka och undanröja riskerna för att brand skall uppstå har man nått långt i brandskyddsarbetet. Det är också viktigt att det finns rutiner för överföring av kunskaper mellan verksamheterna om specifika risker.

93 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) HANDLÄGGARE Jönsson, Siv Siv.Jonsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Granskning av intern kontroll - yttrande över revisionsrapport Förslag till beslut Äldreomsorgsnämnden godkänner förvaltningens tjänsteutlåtande och antar yttrandet som sitt eget. Sammanfattning Med anledning av iakttagelser och rekommendationer som EY lämnat i samband med avslutad granskning av den interna kontrollen kan konstateras att äldreomsorgsnämnden bör fortsätta med arbetet kring bilagor när bokföringsorder görs. Beskrivning av ärendet EY har som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser och bland annat granskat bokslutsprocessen. Äldreomsorgsnämnden bör fortsätta arbetet med att säkerställa att dokumentation som biläggs manuella bokföringsorder motsvarar lagens krav och interna krav. Förvaltningens synpunkter Med anledning av EY:s rekommendationer i samband med den granskning som gjorts avseende intern kontroll kan Äldreomsorgsnämnden lämna följande kommentarer och information om vilka åtgärder som vidtagits eller kommer att vidtas. Äldreomsorgsnämnden bör fortsätta arbetet med att säkerställa att dokumentation som biläggs manuella bokföringsorder motsvarar lagens krav och interna krav. Ekonomienheten har under 2015 ändrat organisation och arbetssätt, vilket gör att respektive grupp bättre kan fokusera på sina arbetsuppgifter. När det gäller bokföringsorder görs dessa av controllers, ekonomer och ekonomiassistenter. Att bilägga relevanta underlag till bokföringsordern är viktigt för att kunna följa varför en bokföringsorder görs. Ekonomienheten jobbar med att ständigt förbättra de rutiner som finns kring redovisningen och frågan om POSTADRESS Social- och äldreomsorgsförvaltningen Huddinge BESÖKSADRESS Gymnasietorget 1 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

94 SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA AN-2016/ (2) dokumentation tas upp på de möten som finns inom ekonomienheten, så att den som ska göra en bokföringsorder ser till att få med rätt underlag innan den läggs in i ekonomisystemet. Anne Lundkvist Social- och äldreomsorgsdirektör Siv Jönsson Ekonomichef Bilagor Revisionsskrivelse och revisionsrapport Granskning av intern kontroll Beslutet delges Kommunrevisionen

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108