KYRKANS SERVICECENTRAL. Kundernas erfarenheter. 10 steg till Kipa. Kipanytt. på svenska utkommer i slutet av maj i

Transkript

1 Kipanytt Kyrkans servicecentral kundtidning 2013 Kundernas erfarenheter 10 steg till Kipa Kipanytt på svenska utkommer i slutet av maj i kipa_svenska KYRKANS SERVICECENTRAL

2 Kipa stöder församlingarnas grundläggande verksamhet genom att tillhandahålla de ekonomiska församlingsenheterna ekonomi- och personalförvaltningstjänster. Innehåll Vid förändring får ledarskapet ökad betydelse...3 Värderingarna styr Kipas verksamhet...4 Tio steg till Kipa...5 Individuell handledning på Kipa...9 Kipa har haft ett arbetsfyllt år Lieksaborna hoppas att systemen fungerar Kipa ersätter en anställd i församlingen Samma verksamhetsmodeller på varje verksamhetsort Kanslichefen välsignade Kipas nya anställda Att ändra rutiner kräver tid Församlingarnas resurser går i större utsträckning till den grundläggande verksamheten Kunden får stöd på många sätt...22 KyrkansHR eget program till stöd för församlingarnas personalförvaltning...23 Rautsi veckpendlar till Kipa...24 Ilmajoki församling blir kund hos Kipa...26 Fortfarande möjligt att tidigarelägga övergången Kipanytt Kyrkans servicecentrals kundtidning 2013 Chefredaktör Seija Mäenpää Direktör för Kyrkans servicecentral Isokatu 9 PL / PB Oulu / Uleåborg Redaktion Kyrkans servicecentral: Seija Mäenpää Minna Rissanen Grafisk planering, ombrytning Kyrkans servicecentral: Minna Rissanen Tryck Erweko 2013 Pärmbild: Pehmotassut, musikgrupp för 0 1-åringar i Tuira församling Innerpärmbild: Rytmitassut, musikgrupp för 0 6-åringar i Tuira församling Kyrkans servicecentral 2 Kipanytt

3 Vid förändring får ledarskapet ökad betydelse Inrättandet av Kyrkans servicecentral har medfört en avsevärd förändring inom kyrkan som kan sägas beröra hela kyrkans personal. För att lyckas måste vi förstå att förändring kräver långsiktighet och tid. Den genomförs gradvis med stöd av människor, system och processer. Engagemang och vilja till förändring ger kraft att genomföra den, men det tar även tid. Ledarskapets betydelse ökar vid förändringar. Det kommer att ske förändringar i ekonomipersonalens arbetsbeskrivningar, men om vi förmår stödja och motivera personalen och ta fram olika alternativa arbetssätt kan vi påverka både produktiviteten och effektiviteten. De strategiska besluten utgår från frågan vad som nu behöver göras för att vi ska klara oss i framtiden. Servicecentralen har inrättats bland annat för att spara kostnader. Ofta kräver man att besparingarna ska komma genast. Så är det dock inte, förändring kräver tid. Besparingarna visar sig vanligtvis först efter några år. Hos oss inom kyrkan kräver arbetet med att bygga upp servicecentralen långsiktighet redan på grund av den långa övergångsperioden. Förändringen förutsätter utveckling av ekonomipersonalens kompetens såväl vid servicecentralen som i församlingarna, där arbetssätten kommer att förändras. Förändring kräver även psykisk beredskap av alla. Olika människor förhåller sig olika till förändring. Utbildning av personalen behövs för att snabba upp såväl genomförandet som återgången till normal verksamhet. Utbildningen är av central betydelse för att kommunicera ut till personalen vilka målen och orsakerna för den nya verksamhetsmodellen är och för att ge arbetet en smidig start. Kipa kan ses som ett tillväxtföretag. Kipa kommer att ha en betydande rekrytering fram till Kipas verksamhet utvidgas i år till Borgå och Lahtis och år 2014 till Kuopio. Kipa har redan ett stort antal kunder med i sina processer: en tredjedel av församlingarna, en del redan i produktionen och en del tas emot. Såväl mottagandet som produktionen har börjat bra i samarbete med kunderna. Vi hoppas på att kunna motivera våra kunder som planerat en övergång 2017 att tidigarelägga den med ett par år till 2015 eller Om ni överväger detta, hoppas vi att ni tar kontakt så att vi tillsammans kan ta fram den bästa lösningen för just er ekonomiska församlingsenhet. Jag önskar alla en avkopplande, varm och skön sommar! Seija Mäenpää Direktör Kyrkans servicecentral Kipanytt 3

4 Värderingarna styr Kipas verksamhet Kyrkans servicecentral inledde officiellt sin verksamhet I början var det viktigaste att utifrån kyrkans värderingar ange värderingarna för servicecentralen ur ett kund- och personalperspektiv. Kipas värderingar har formulerats av personalen. Värderingarna har omsatts i praktiken på Kipa med olika metoder, bland annat i teamutbildningar och den dagliga verksamheten. Kipas personal följer dessa värderingar i sina respektive uppgifter. Värderingarna avspeglas i de dagliga kundrelationerna och även kunderna kommer att tillfrågas hur vi lyckats med detta i serviceproduktionen. Servicecentralen fortsatte sitt strategiarbete bland annat genom att fastställa Kipas vision och verksamhetsidé under det första året. Enligt visionen är kundernas förtroende och partnerskap det centrala målet för Kipa. Kipa har byggts upp som en processorganisation där huvudprocesserna gäller personal- och ekonomiförvaltningen. Personalen i serviceproduktionen är indelad i olika kompetensteam för löneräkning, bokföring, inköpsreskontra och säljreskontra. Dessutom har organisationen team för kundstöd samt stödteam för kundmottagningen och ledningen. 4 Kipanytt

5 Steg Tio steg till Kipa 1. Beslut Redan 2011 framförde kyrkorådet/ gemensamma kyrkorådet i de ekonomiska församlingsenheterna sitt önskemål till Kyrkostyrelsen om vilket år de vill ansluta sig till Kipa. Kyrkostyrelsens beslut om tidpunkten skickades ut till församlingarna på hösten Om någon församling vill ändra på övergångstidpunkten, ska en motiverad ansökan läggas fram för Kipas direktion. 2. Informationsmöte Ett informationsmöte om övergången hålls i Uleåborg. Till mötet kallas företrädare för den omgång kunder som vid respektive tidpunkt går med i Kipa. Till exempel anställda inom ekonomi- och personalförvaltningen och kyrkoherdar kan delta i mötet. Under informationsmötet presenteras Kipas verksamhet och centrala personer samt uppgifterna under övergången, tidtabellerna och personal- och ekonomiförvaltningsprocesserna. Dessutom klargör Kipa kontaktpersonernas och projektkontaktpersonernas roll i församlingarna för att församlingarna ska kunna välja rätt personer till utbildningar och workshopar. Projektkontaktpersonerna (ordinarie och ersättare) utses i församlingarna genast efter informationsmötet för att man på Kipa ska veta vem man ska stå i kontakt med. Församlingarnas kontaktpersoner kan utses något senare, men dock i god tid före workshoparna och utbildningarna. Vid mötet avtalar man även om tidpunkterna och eventuellt även om platserna för de förestående workshoparna och utbildningarna. Kipas kundservicechef besöker samtliga ekonomiska församlingsenheter under övergångsperioden. Det är önskvärt att hela personalen i den ekonomiska församlingsenheten deltar i mötet, eller åtminstone cheferna och ledningen i de större enheterna. Särskilt viktigt är att ekonomiavdelningens personal är med. Tidpunkten för besöket avtalas i förväg separat med varje ekonomisk församlingsenhet. Avsikten med mötet är att gå igen de omställningar som kommer att påverka vardagen efter övergången till Kipa. Vid besöket tar vi upp bland annat behandlingen av leverantörs- och kundfakturor, eventuella gränssnitt till övriga system i församlingsenheten, bokföring och bokslut, konverteringar, arvodes- och löneräkning, Kiparutan, personal- och anställningsregister samt kontaktpersoner och kontakthållning. 3. Kontaktpersoner De ekonomiska församlingsenheterna ska utse en projektkontaktperson och en kontaktperson för den ekonomiska församlingsenheten samt ersättare för båda. I mindre församlingar kan man slå ihop dessa två roller, vilket innebär att en och samma person kan ansvara för bägge uppgifterna. Projektkontaktperson: Den ekonomiska församlingsenheten utser en projektkontaktperson som organiserar och samordnar verksamheten inom församlingen. Hans eller hennes uppgift är att vidarebefordra utbildningsinbjudningarna och meddelandena från Kipa till rätt personer i församlingen. Den här personen behöver inte vara den som deltar i workshoparna och utbildningarna. Projektkontaktpersonens uppdrag varar till övergångsperiodens slut, dvs. under cirka tio månader före den egentliga övergången. Projektkontaktpersonen behöver inte ha kompetens inom ekonomiförvaltning. Det är viktigare att han eller hon känner personalen i sin församling och vet vem som sköter vad. Projektkontaktpersonen svarar för att man i församlingen utför uppgifterna inför övergången enligt tidtabellen. Dessutom svarar projektkontakten för vidarebefordrandet av informationen från Kipa inom församlingen. Projektkontaktpersonen är projektchef för övergångsfasen i församlingen. Han eller hon deltar även sannolikt i de veckomöten som Kipa ordnar. Projektkontaktpersonen har ett jämnt flöde av uppgifter att sköta under hela övergångsperioden. Församlingsenhetens kontaktperson: Det är önskvärt att den som utses till kontaktperson för den ekonomiska församlingsenheten har insikt i ekonomi- och personalförvaltningsfrågor. Ofta utses en löneräknare, ekonomichef, bokförare eller byråsekreterare till kontaktperson. De ekonomiska församlingsenheternas kontaktpersoner (ordinarie och ersättare) deltar i workshopar och utbildningar, svarar för den interna utbildningen och delar med sig av kunnadet inom församlingen. Un- Kipanytt 5

6 Steg der övergångsperioden ordnar Kipa tre workshopsdagar, sex utbildningsdagar och en dag med pedagogisk utbildning. Dessutom ordnar Kipa två Live- Meeting-utbildningar om konvertering på en halv dag var. Det är önskvärt att kontaktpersonerna har en positiv attityd och ett öppet sinne för att kunna tillägna sig ny information och stödja förändringsberedskapen i sin församling. Kontaktpersonen verkar som namngiven kontaktperson mellan Kipa och församlingen även under serviceproduktionen: Han eller hon förmedlar bland annat begäran om stöd från församlingen till Kipa. 4. Nyhetsbrevet Steg Kipa ger under övergångsperioden ut nyhetsbrevet Steg med information om sådant som församlingarna behöver veta under övergångsperioden. Det första nyhetsbrevet skickas ut strax efter informationsmötet. Nyhetsbrevet redogör kortfattat för de överenskomna utbildningsdagarna, kundens mottagningsteam och tidtabellerna för uppgifterna under övergången. Kundmottagningsteam: Kundmottagningsteamet hos Kipa utgör ett stöd för de ekonomiska församlingsenheterna under hela övergångsperioden och arbetar kring de olika frågorna tillsammans med församlingarna. Mottagningsteamet tillhandahåller effektiviserat stöd under cirka 1,5 månader efter övergångsperioden. Mottagningsteamet svarar för utbildningen av kontaktpersonerna, sköter tillsammans med den ekonomiska församlingsenheten bearbetningen av det konverteringsmaterial (filer) som ska överföras till Kipas system samt workshopar, förfrågningar och testning av system. Mottagningsteamet försäkrar sig om att den ekonomiska församlingsenheten innan serviceproduktionen inleds kan gå med i Kipa och serviceproduktionen med tillförsikt. Kundmottagningsteamet ansvarar för nyhetsbrevet Steg. 5. Förfrågningar För att Kipa ska få all nödvändig information, skickar centralen under övergångsperioden ett antal förfrågningar till de blivande kunderna. I den första frågar man efter grundläggande ekonomi- och personaluppgifter som kontonummer, fonder, löneutbetalningsdagar och adressuppgifter. Senare gäller frågorna användarrättigheter och IT-system. 6. Workshopar Kipas mottagningsteam ordnar tre workshopsdagar där man mer ingående berättar om övergången, till KIRKON PALVELUKESKUS Kyrkans servicecentrals informationsblad till församlingar som blir kunder fr.o.m Kundmottagningsteamet ansvarar för nyhetsbrevet Steg Askeleet exempel om processer och konverteringar inom personal- och ekonomiförvaltningen. Dessutom tar vi vid workshoparna upp till exempel användarrättigheterna för att församlingarna ska kunna fundera på och besluta vilka roller församlingens anställda ska ha i de nya systemen, vem som godkänner vad på vilken nivå och vem som sakgranskar. För till exempel reseräkningarna utses godkännare av eventuella reseansökningar liksom även sakgranskare och godkännare av reseräkningar. I workshoparna kan församlingarna skapa sig en uppfattning om den kommande förändringen och fundera på vad övergången betyder för deras egen enhet. Kipas aprilworkshop var skräddarsydd för små ekonomiska församlingsenheter. Efter övergången till Kipa sköts ekonomi- och personalförvaltningen elektroniskt, vilket betyder att för- möten. Med vänliga hälsningar Kipas mottagningsteam Kirkon palvelukeskuksen tiedote asiakkaaksi siirtyville seurakunnille 1/2013 Kiitämme teitä miellyttävästä viime marraskuisesta ensitapaamisesta Oulussa ja toivotamme teidät vielä kerran tervetulleeksi yhteiselle tielle kohti Kipa-asiakkuutta. Kuljemme kanssanne askel askeleelta kohti siirtymistä, ja muun muassa Askeleettiedotteiden avulla muistutamme teitä edessänne olevista tärkeistä virstanpylväistä ja opastamme eteenpäin. Kipan vastaanottotiimi on koko ajan käytettävissänne, ja voitte kääntyä meidän puoleemme KIRKON PALVELUKESKUS Hyvä tuleva asiakkaamme! kaikissa siirtymiseen liittyvissä kysymyksissä. Tuomalla esille teitä askarruttavat kysymykset autatte meitä myös kehittämään itseämme paremmaksi yhteistyökumppaniksi. Toivotamme aurinkoista kevättalvea! Tapaamme jälleen työpajoissa, koulutuksissa ja Live Meeting -palavereissa. Yhteistyöterveisin Kipan vastaanottotiimi - AskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet Askeleet 1 Kipan vastaanottotiimi valmiina asiakaspalveluun: (Takana vas.) Katri Janhunen, Päivi Toivola, Raija Kahila, Annika Jokelainen, Riitta Juntunen, (eturivissä vas.) Päivi Rautajoki, Outi Kulha, Tuula Isoherranen, Merja Loukkola, Elsa Ikonen ja Marjo Hurskainen (kuvasta puuttuu Aila Toivonen). AskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet AskeleetAskeleetAskeleetAskeleet Askeleet 1 6 Kipanytt

7 Steg Kipas workshop i april var skräddarsydd för små ekonomiska församlingsenheter. samlingen kan bli tvungen att ändra på sina arbetssätt. De anställda kan till exempel själva mata in timlistorna direkt i det elektroniska systemet. I workshoparna går man ingående igenom vilka roller de ekonomiska församlingsenheternas anställda kommer att ha efter övergångsperioden. Kipa skickar ut en förfrågan om användarrättigheterna efter workshoparna. De ekonomiska församlingsenheternas kontaktpersoner deltar i workshoparna. I vissa ekonomiska församlingsenheter kan även projektkontaktpersonerna delta i workshoparna. Workshoparna är inte utbildningar och lär till exempel inte ut hur programmen används, utan fokus ligger på övergången till Kipa och de förändringar detta medför vad som förändras när församlingen blir kund hos Kipa. 7. Konverteringar Konvertering innebär att församlingsenhetens aktuella uppgifter överförs till Kipas system. För ekonomiförvaltningens del inleds överföringen efter workshoparna och gäller bland annat kund- och leverantörsuppgifter, kostnadsställen, resultaträkningar, balansräkningar och finansierin- gsanalyser. Konverteringen av personalförvaltningens uppgifter görs något senare och i två omgångar. Först överförs till exempel de anställdas personuppgifter samt uppgifter om anställning, utbildning, lön, fackförening och befattning. Den andra omgången genomförs cirka två veckor innan församlingsenheten blir kund hos Kipa. Då plockas bland annat uppgifter om lön, semester, intjänad anställningstid och beskattning över till systemen. I församlingarna samordnas konverteringen av projektkontaktpersonen. Rent praktiskt utförs konverteringarna av till exempel löneräknare och bokförare, eftersom dessa arbetar med uppgifterna och därför kan kontrollera att de är korrekta. Ansvaret för att uppgifterna är korrekta ligger hos församlingen. Kundens mottagningsteam på Kipa har likaså namngivna personer som sköter konverteringen av församlingens personal- och ekonomiförvaltningsuppgifter. Överföringen är fördelad på flere månader. Kipa ser inför varje fas till att församlingen får anvisningar för att allt ska löpa så smidigt som möjligt. Dessutom tillhandahåller Kipa stöd för konverteringen vid bland annat de veckomötena, de s.k. Live- Meeting-mötena. LiveMeeting-mötena genomförs via nätet. Deltagarna ser den mötesansvariges datorskärm och material delas ut till deltagarna via datorn. LiveMeeting har möjlighet till ljudkontakt som vid telefonkonferens. 8. Utbildningar De sex utbildningsdagarna ordnas i två omgångar under cirka 3 4 månader före övergången. Tre utbildningsdagar handlar om personalförvaltningens system och tre dagar om ekonomiförvaltningens. Dessutom utbildar Kipa kontaktpersonerna och ersättarna i hur man granskar konverteringen av personalförvaltningens uppgifter. Efter utbildningen har församlingen den kompetens som behövs för konverteringarna. Utbildningarna överlappar tidsmässigt konverteringarna så att de personer i församlingarna som granskar och kompletterar uppgifterna ska kunna använda de nödvändiga Kipa-systemen i slutskedet av konverteringarna. Kipa delar vid behov in deltagarna i utbildningarna i grupper efter församlingsstorlek så att Kipas utbildare kan anpassa utbildningen efter de olika ekonomiska församlingsenheternas behov. Till utbildningarna inbjuds enheternas kontaktpersoner Kipanytt 7

8 Steg De olika faserna inför övergången till Kipa. och deras ersättare. Inbjudan till utbildningarna skickas ut till kontaktpersonerna och ersättarna cirka tre veckor före utbildningen. Materialet sänds till alla inbjudna efter att anmälningstiden har gått ut, cirka en vecka innan utbildningen startar. Personalförvaltningens system är: person- och anställningsregistret (HP), lönesystemet Populus (räknar löner och arvoden) samt rese- och kostnadsfakturasystemet SAP Travel. Ekonomiförvaltningens system är SAP-baserade. Med hjälp av dem sköts bland annat leverantörs- och kundfakturorna, bokföringen och budgeteringen. För betalningsrörelsen finns ett separat system. Utbildningarna tar dessutom upp systemen för kundstöd under serviceproduktionen, som hur man sköter ärenden i Kiparutan och hur man begär stöd. I utbildningarna får deltagarna även lära sig använda LiveMeeting-funktionen (webbmöten) och systemet för att hantera olika händelser. Via det skickar Kipa bland annat inbjudningar till utbildningar och ber om respons efter utbildningarna. Efter övergångsperioden och när serviceproduktionen har inletts ordnar Kipa kompletterande utbildningar. Då går man steg för steg igenom systemen för hur man godkänner till exempel inköpsfakturor, gör upp kilometerersättningar och kostnadsfakturor och använder blanketterna för löneutbetalning. 9. Testning För att kunna vara säker på att systemen och gränssnitten mellan den ekonomiska församlingsenheten och Kipa fungerar efter övergångsperioden testas alla funktioner cirka 2 4 månader före övergången. Ekonomiförvaltningens system testas i huvudsak vid Kipa och till en del i församlingarna. Testningen av personalförvaltningens system sköts helt av Kipa. Testningen innebär att man till exempel på prov betalar ut en lön till en anställd. Man följer upp att lönen flyttas över till utbetalningen och bokföringen med rätt kostnadsfördelning. Reseräkningarna testas genom att man till exempel kontrollerar att godkännarrättigheterna fungerar som de ska i systemet. Om felaktigheter upptäcks, åtgärdas de innan serviceproduktionen inleds. 10. Serviceproduktionen startar Efter att ha gått med i serviceproduktionen får kunden effektivt stöd i användningen av systemen av sitt mottagningsteam vid Kipa under en period på 1,5 månader. Samtidigt står serviceproduktionens kundstöd till kundens tjänst. Detta stöd utgör det primära efter att det effektiviserade stödet upphör. Supporten under serviceproduktionen utgörs bland annat av telefonstöd (s.k. Tant Kipa) och ett elektroniskt system för begäran om stöd (Jira). Kunden får även stöd via olika anvisningar som bland annat fås i form av videor. 8 Kipanytt

9 Individuell handledning på Kipa Kundperspektiv Ekonomichef Helen Kiviluoma från Kuortane församling och ekonomichef Virpi Syväjärvi från Evijärvi församling deltog i Kipas workshopar i mars. Till workshopar hade man inbjudit medarbetare som ansvarar för ekonomiska ärenden i församlingar som blir Kipas kunder i början av september. I workshopar finns det en massa saker som man måste tillägna sig och lära sig, säger Helen Kiviluoma. Mellan workshopar och utbildningar finns det hemuppgifter som församlingen i övergångsfasen måste ta hand om. Enligt Kiviluoma har Kipa inte ännu skickat flera förfrågningar men förfrågningen angående basuppgifter har redan kommit. Kuortane församlingen har 3500 medlemmar. Enligt Kiviluoma har tidpunkten för övergången till Kipa förlagts samtidigt med hennes pensionering. Jag går i pension i maj. Kanske Kuortane hade annars övergått till Kipa senare. Nu var det ändå en bra tidpunkt att göra förändringen. Den nya medarbetaren behöver inte längre insätta sig in i gamla system utan han eller hon kan börja lära sig användning av Kipas system. Enligt Virpi Syväjärvi ville Evijärvi församlingen, som har 2500 medlemmar, vänta på att pilotfasen slutar innan man övergår till Kipa. Nu är det en bra tidpunkt att ansluta sig till Kipa. Pilotförsamlingar har gjort det hårdaste arbetet före andra så Kipas system fungerar redan smidigt. Jag litar helt på Kipas personal. Man har arrangerat en bra utbildning här i Kipa och alla nödvändiga saker ska säkert läras oss. Övertygande arbete, berömmer Syväjärvi. Kuortane församlings ekonomichef Helen Kiviluoma och Evijärvi församlings ekonomichef Virpi Syväjärvi fick individuell handledning från Kipas projektchef Päivi Toivola för användningen av Kipas system. Kipanytt 9

10 Kipas direktion har ordet Kipa har haft ett arbetsfyllt år Medlemmarna av direktionen vid Kyrkans servicecentral fick fundera på frågorna i förväg. Medlemmarna inledde sitt arbete I sina kommentarer ser de på Kipas verksamhet ur beslutsfattarnas synvinkel. Kyrkostyrelsens kanslichef Jukka Keskitalo kommenterar Kipas verksamhet på ett allmänt plan. Direktionen följer verksamheten och stöder Kipas personal Jukka Keskitalo Kanslichef Kyrkostyrelsen Kipas verksamhet har fått en bra start. Det första året har visserligen varit arbetsfyllt och utmanande, men grunden har lagts genom bland annat personalrekrytering, systembyggen och pilotprojekt. Många utmaningar har klarats av, som till exempel at ta i bruk nya program och ordna utbildningar. Med hänsyn till allt det nya och alla utmaningar anser jag att man på Kipa lyckats bra. För det vill jag framföra mitt tack till direktören och var och en av de anställda! Under det första året har även Kipas direktion funderat över sin roll. Som medlemmar av direktionen vill vi följa upp Kipas verksamhet noggrant, men så att ansvaret för det praktiska arbetet ligger hos den kompetenta personalen. Direktionens uppgift är att stödja dem och se till de principiella linjerna. 10 Kipanytt

11 Kipas direktion har ordet Goda förberedelser är grunden för Kipa Pirjo Pöyhiä Verkställande direktör Servicecentret för statens ekonomioch personalförvaltning Hur har Kyrkans servicecentral byggts upp jämfört med andra motsvarande servicecenter? Inrättandet av Kipa har föregåtts av goda och mycket långsiktiga förberedelser. Man har gjort ett gott arbete även vid specificeringen av processerna som har underlättat anskaffningen och genomförandet av de IT-system som behövs för att kunna producera tjänsterna. Kipa har förberett och genomfört kundprojekten på ett bra sätt. Också kundservicen för de nya kunderna har startat exemplariskt. Servicecentralen innebär en stor förändring i församlingarnas arbetssätt, på sam- ma sätt som i andra organisationer. För att denna förändring ska lyckas krävs ett gott samarbete mellan kunden och servicecentralen. Kunden är givetvis den som styr och svarar för hur förändringsprocessen lyckas och organiseras i församlingen. Verksamheten vid Kipa har utvecklats och etablerats snabbt och på ett professionellt sätt. Ur ett helhetsperspektiv vore det önskvärt att församlingarna skulle ansluta sig som kunder i rask och jämn takt. På så sätt kan återbetalningstiden för systemanskaffningarna och grundandet optimeras. Inom statens servicecenterprojekt har man kunnat konstatera att ju tidigare en kund ansluter sig, ju fler tjänster som koncentreras till servicecentralen och ju bättre man lyckas starta samarbetet, desto bättre utvecklar sig projektets lönsamhet och desto nöjdare är kunderna. Det har varit en glädje att vara med i Kipas direktion och se direktionens starka engagemang för att stödja förutsättningarna och verksamheten vid Kipa. En tid av ständig förändring Jyri Klemola Lagfaren assessor Domkapitlet i S:t Michels stift Vilka tankar har det första officiella verksamhetsåret som direktionsmedlem väckt? Sett ur direktionens perspektiv har det första året varit mycket krävande. För kundförsamlingarna har det varit viktigt att produktionen vid Kyrkans servicecentral fungerar smidigt. Samtidigt har nya kundförsamlingar utbildats inför övergången, personal har fortlöpande rekryterats, IT-systemen har finjusterats och funktionerna utvecklats. Utmaningen har varit att hantera verksamheten och en snabb tillväxt samtidigt. Dessutom har det gällt att aktivt följa responsen från kunderna och reagera snabbt. Med tanke på utmaningarna har Kipa klarat året bra. Tidtabellen för hur församlingarna ansluter sig har föranlett bekymmer på Kipa. Det vore viktigt att få församlingarna att gå med tidigare än 2016 och Det skulle garantera dem bättre service och ligger även i servicecentralens intresse. Kipanytt 11

12 Kipas direktion har ordet En lyckad väg från HeTa till Kipa Heikki Seppänen Ekonomichef Hollola församling Hur väl har Kipa genomfört de planer som lades under projektet HeTa? Det grundläggande arbete som utfördes inom personal- och ekonomiförvaltningsprojektet HeTa var nödvändigt med tanke på att inrättandet av Kyrkans servicecentral skulle lyckas. Projektet har på ett klokt sätt kunnat tillgodogöra sig den ekonomiförvaltningskompetens som finns inom församlingarna och kyrkan. I projektets arbetsgrupper ingick många hårt arbetande anställda med kompetens inom ekonomiförvaltning. De har haft med sig den nödvändiga gräsrotskompetens och så kallade tysta kunskap som var av avgörande betydelse för att projektet skulle lyckas. Dessutom utfördes förberedelse- och planeringsarbete av erfarna konsulter. Vid övergången från HeTa till Kipa var det en glädje att märka att den kompetenta ledning och de experter som hade anställts vid Kipa tog sig an att omsätta de framtagna planerna i praktiken. Planerna blev konkret serviceverksamhet via anskaffningar, specifikationer, test, pilotförsök och idogt arbete. Ur direktionens perspektiv har de olika ärendena skötts på ett kontrollerat och professionellt sätt. I dag, när serviceproduktionen omfattar ett stort antal kunder och det första bokslutet har upprättats för kundförsamlingarna, kan man konstatera att Kipas ledning och personal hittills har klarat av sitt krävande arbete på ett utmärkt sätt. Ärendena har löpt i gott samarbete med programleverantörernas experter. Både anslutningsskedet och introduktionsskedet medför extra arbete och kräver resurser i församlingarna. Församlingarna behöver fortfarande ha kompetens inom ekonomiskötsel samt kompetens att vidarebefordra bokförings- och löneräkningsmaterial till Kipa felfritt. På grund av de många och varierande utmaningarna hoppas jag att ekonomibyråernas personal ges stöd både innan projektet inleds och medan det pågår. Blivande kund med tillförsikt Antti Viita Ekonomidirektör Ilmajoki församling Hur har ditt medlemskap i direktionen påverkat dina åsikter som blivande kund hos Kipa? Många frågor som dök upp i direktionsarbetet har fått ett ansikte i och med att vi blir kund. Å andra sidan är många frågor redan bekanta och onödiga farhågor för hur det hela ska lyckas hade försvunnit redan innan processen inleddes. Direktionen har gått igenom ett omfattande spektrum av frågor. Ledningen vid Kipa har hållit direktionsmedlemmarna väl informerade om funktionerna och hur de utvecklas. Det här har givetvis bidragit till att det blivit klart vilka fördelar den egna församlingen får genom Kipa. Kostnadsbesparingarna, funktionssäkerheten och de nya system som införs i och med att vi blir kund hos Kipa ger oss den största nyttan. Även kundernas mottagningsprocess har presenterats för direktionen. Redan i det sammanhanget blev det klart att övergången medför arbete både i församlingen och på Kipa. För församlingens del är det viktiga att iaktta tidtabellen från Kipa när de olika uppgifterna utförs. När man kommer ihåg det kan man beskriva processen som ett arbetsintensivt, men belönande projekt. 12 Kipanytt

13 Kipas direktion har ordet Verksamheten inleddes som planerat Veikko Väisänen Revisor emeritus Kyrkostyrelsens plenum Hur har Kipas verksamhet startat ur beslutsfattarens synvinkel? Ur beslutsfattarsynvinkel är den allmänna observationen att verksamheten har startat som planerat. Jag har varit med i planeringen av Kyrkans servicecentral och verksamhetsstarten från första början: i olika projekt, plenum, ekonomiutskottet och kyrkomötet, på vars förslag man beslutade ändra kyrkolagen så att bokföringen och löneräkningen inklusive betalningsrörelsen för församlingarna, stiften och kyrkans centralfond överförs på Kyrkostyrelsen. Bygget av Kipa grundar sig på heltäckande och omfattande utredningar under många år där det ingick såväl extern kompetens som i synnerhet en bred ekonomi- och IT-kompetens från församlingarna och kyrkan. Under projektarbetet kunde man hela tiden känna att det fanns ett ansvarsfullt engagemang i de olika expertgrupperna. Projektarbetet var ett stöd för servicecentralprojektet och kyrkomötets motiveringar i framställningen till riksdagen om servicecentralen inkluderar en ingående utredning av målsättningarna och sätten att ordna verksamheten. En viktig sak är även att man hela tiden förde en dialog med församlingarna. Projektet presenterades i hela landet, responsen behandlades osv. Också beslutsfattarna begrundade frågan ur olika synvinklar och detta torde återspeglas i den diskussion som fördes vid kyrkomötet och resultatet av omröstningen. Vid anskaffningarna och organiseringen av verksamheten har målet varit att anlägga ett kundperspektiv så att vi till vårt förfogande har redskap och service som ekonomiskt och funktionellt sett är de bästa möjliga. Verksamheten vid servicecentralen är organiserad enligt en decentraliserad modell och en grundlig utredning av placeringsorterna gjordes innan beslut fattades. Med hjälp av pilotförsamlingar säkerställdes att produktionen fungerade. Jag är övertygad om att den avtalade uppgiftsfördelningen mellan servicecentralen och användarna kommer att fungera som ett bra rättesnöre i vardagens rutiner. Vår uppgift är lagstadgad och i direktionen vill vi garantera förutsättningarna för servicecentralens verksamhet och erbjuda kunderna avtalsenliga tjänster på ett så bra sätt som möjligt. Kunskapen inom produktionen ska tjäna verksamheten. Församlingarna sparar genom förnyade funktioner Leena Rantanen Ecklesiastikråd, Kyrkostyrelsen Hur påverkar Kipa kyrkans ekonomi? När kyrkomötet fattade beslutet om Kipa antog man att Kipa ger församlingarna besparingar (när alla ekonomiska församlingsenheter är kunder) på cirka fem miljoner euro om året jämfört med det aktuella läget. IT-kostnaderna minskar med cirka två miljoner euro och personalkostnaderna med cirka tre miljoner. Dagens bedömning är att detta löfte om besparingar är möjligt att infria. Det förutsätter dock att processerna i församlingarna förnyas. Kyrkostyrelsen blir kund hos Kipa För närvarande pågår ett treårigt projekt för att få Kyrkostyrelsen och domkapitlen i Kipa-dugligt skick för att kunna uppnå de kvalitativa och ekonomiska mål som har ställts upp för anslutningen. Vår viktigaste observation i detta läge är att vissa uppgifter måste centraliseras för att vi ska uppnå målen. Detta innebär att uppgifterna framöver kommer att ordnas på ett annat sätt än hittills. Kipanytt 13

14 Kipas direktion har ordet Likabemötande av svenskspråkiga Ingeborg Flythstöm Ekonomichef Sjundeå kyrkliga samfällighet På vilket sätt har du som direktionsmedlem påverkat servicen för de svenskspråkiga kunderna? Eget språk guld värt! Svenskan har allt sedan projektstarten beaktats i processens olika faser. Fokus har dock hittills legat på hur själva systemet byggs upp. Därför har vi tyvärr ännu inte haft möjlighet att genomföra allt det som vi önskar på svenska. I och med att svenskspråkiga församlingar har börjat gå med i Kipa måste direktionen se till att de olika versionerna är lika. För helt svenskspråkiga användare har läget bjudit på utmaningar. Att lära sig ett nytt system och leva med bristerna i verksamheten har tidvis varit besvärligt. Dessutom har det för de svenskspråkiga kunderna varit ett problem att klara de språkiga svårigheterna. Direktionen kommer att bemöda sig om att de svenskspråkiga kunderna bemöts lika. Språket spelar roll, språket förmedlar kunnande och är en del av yrkeskunskapen. I synnerhet av denna anledning har filialen i Borgå en viktig roll i att producera tjänster på tydlig och flytande svenska. I framtiden får man inte heller glömma bort denna svenskspråkiga central i utvecklingen, utan behandla den på lika premisser som de finskspråkiga. I Lappland inverkar turismen på verksamheten Kristiina Mätäsaho Ekonomichef Kittilä församling Vilka särskilda behov och särskilda drag har församlingarna i Lappland? Hurdant har Kipas första verksamhetsår varit? Det finns likheter mellan församlingarna i Lappland, men även olikheter i förhållande till varandra och församlingarna söderut. Den procentuella tillhörigheten till kyrkan är relativt hög och stabil. Kanske något överraskande syns och hörs frågeställningarna i den nationella debatten även här, som till exempel diskussionskvällarna i TV2. Människor är allt rörligare på många plan. På små orter är församlingsgemenskapen liten och bekant, och kan vara ångestskapande för nya anställda. Kyrkans stämpel finns på oss anställda även på fritiden. Att dimensionera verksamheten och i synnerhet finansieringen är ett problem till exempel i Kittilä församling med inkomster och en grundläggande verksamhet som bygger på medlemmar, och en halvårssäsong då folkmängden i kommunen med turisterna kan uppgå till , som vid jul och påsk. Pastorsexpeditionens stödtjänster lever intensivare med i församlingsverksamheten än i större organisationer: det gäller att skriva ut konsertprogram, räkna kollekt och ibland vikariera för kyrkvaktmästarna vid själaringning eller snöskottning. De som är anställda inom det andliga arbetet kan ha en åhörarskara som antingen är bekant eller som består av endast okända människor. Långa avstånd och varierande före ger arbetet extra krydda. Arbetet i Kipas direktion har varit både intressant och givande. De penningsummor som rör sig i verksamheten är givetvis stora när man ser dem i perspektiv av en så liten församling som vår. I hela kyrkans ekonomi är några tusen euro ett litet belopp, men när man speglar det mot en liten församling verkar det stort. Kipas verksamhet verkar ha startat ganska bra trots stora förändringar och utmaningar. 14 Kipanytt

15 Lieksaborna hoppas att systemen fungerar Kundperspektiv Lieksa församling med sina medlemmar blir kund hos kyrkans servicecentral hösten Enligt församlingens ekonomichef Pentti Tapanen är den främsta anledningen till att övergången sker just nu att ekonomisekreterare Salme Kärkkäinen går i pension. Å andra sidan har man även i övrigt effektiviserat ekonomiförvaltningens funktioner eller som Tapanen uttrycker det, personalen har strömlinjeformats. Här i Lieksa går vi gärna en medelväg. Vi ville inte vara bland de första i pilotgruppen eller genast efter dem, men vi ville inte heller skjuta fram övergången till en senare tidpunkt. Vi tänkte att vi inte rusar med i den första omgången, eftersom allt kanske inte fungerar som det ska till en början. Nu tror vi att barnsjukdomarna är avklarade och att systemen fungerar. Besparingar utlovas Församlingens ekonomikontor har tre anställda. Man tänker inte anställa någon ny i stället för Kärkkäinen som går i pension. Övergången till Kipa ger således besparingar även den vägen. Tapanen erkänner att det inte blir stora belopp av en enstaka persons lön, men många bäckar små gör en stor å, och effektiviseringen av hela personalförvaltningen kan leda till stora besparingar. Lieksa församling verkar inom ett väldigt stort område. Å andra sidan minskar folkmängden i församlingen hela tiden. I fjol var minskningen 243 medlemmar. Vi måste ändra på funktionerna och leta efter möjligheter att spara. Semestrarna ett orosmoment Kipa ordnade ett informationsmöte i församlingen i höstas och många frågor klargjordes. Hela övergångsprocessen är lång och mer information kommer hela tiden, funderar Tapanen. Det största orosmomentet är semestrarna. Eftersom Lieksa går med i Kipa i höst har vi personalens semestrar precis före det. Får vi allt klart inför hösten? Och hur blir det efter övergången? Även under semestrarna bör det finnas folk på plats som kan använda systemen och som kan godkänna fakturor, konstaterar Kärkkäinen. Enligt Tapanen har församlingens anställda förhållit sig väl till övergången. Efter informationsmötet i fjol höstas var kommentarerna positiva. Det största spöket är hur systemen fungerar. Jag har ringt och talat med kollegor och hört att det förekommer problem med att få rapporter. Hur saker och ting fungerar blir klart först när de görs i praktiken, anser församlingens ekonomisekreterare Salme Kärkkäinen. Lieksa församlings ekonomichef Pentti Tapanen, byråsekreterare Meeri Mikkonen och ekonomisekreterare Salme Kärkkäinen lärde sig använda LiveMeeting vid en workshop i Uleåborg i mars. Kipanytt 15

16 Sari Karvonen och Catharina Cadenius hade det hektiskt under övergångsperioden. Kempele församling blev kund i rask takt Kipa ersätter en anställd i församlingen För Kempele församling började processen för att bli kund hos Kipa i fjol. Från början av året har Kipa ansvarat för församlingens ekonomiförvaltningstjänster. Församlingens ekonomidirektör Anneli Salo berättar att Kempele församling ville vara med bland de första som anslöt sig till Kipa. Vår tanke var att när vi går med redan i startskedet har vi möjlighet att påverka processerna och ge aktuell respons från fältet. Om vi hade gått med först 2017 hade allting redan varit klart. Enligt Salo har församlingen som omfattar medlemmar skött ekonomisidan med små resurser. Ekonomikontoret stod inför ett val, att antingen anställa en person till eller utnyttja Kipas tjänster. Kempele församling beslutade att slå sig ihop med Kipa. Information om Kipa delgavs öppet redan i ett tidigt skede till beslutsfattarna, så när framställningen om övergången lades fram för Kyrkostyrelsen fattades beslutet snabbt, erinrar sig Salo. Målsättningarna uppfylldes Enligt Anneli Salo har de mål de ställt för anslutningen till Kipa uppfyllts väl. Vi kunde inte påverka vilka program vi använder, men vi fick lämna respons på hur programmen bör ändras. Kipa lyssnade även mycket på oss under övergångsperioden och ställde oss frågor om arbetssätten. Det bästa var ändå att resursfrågan kunde lösas. Vi behövde inte anställa fler på ekonomikontoret, så på sätt och vis kommer denna resurs nu från Kipa. Vi organiserade även på annat sätt om personalen på ekonomikontoret. Ekonomidirektören anser att tidtabellen för övergången till Kipa för Kempele församlings del var alltför kort med tanke på förändringsledarskap och förberedelser. Det första Kipa-mötet för de församlingar som Kulturen har förändrats med de elektroniska arbetssätten. 16 Kipanytt

17 blev kunder vid årsskiftet 2013 var i maj I början av augusti började församlingens långvariga ekonomisekreterare arbeta vid Kipa och en vikarie behövde rekryteras, vilket församlingen dock lyckades väl med. Workshoparna för Kipa-kontaktpersonerna ordnades i slutet av september och utbildningarna i november. Den egentliga övergången inleddes i början av januari. Den största bristen är enligt Salo bristen på demonstrationsprogram, dvs. att man inte kan öva sig på programmen i församlingen. Vi fick tillfälle att stifta bekantskap med programmen endast via korta presentationer på workshoparna och utbildningarna. Personligen har vi använt programmen endast i produktionsfasen, så den efterlysta möjligheten att öva på egen hand har inte funnits i vår församling. Teamorganisationsmall för Kempele I Kempele församling speglade man Kipas processer mot den egna verksamheten: man utvecklade arbetssätten och tänkte om gällande ansvar och roller. Som ett konkret exempel nämner Salo reseräkningarna. Det gällde att avgöra vem som gör elektroniska reseräkningar, vem som godkänner dem och hur länge pappersfakturorna ska löpa parallellt med det elektroniska systemet. Det var en stor förändring. Övergången till elektroniska arbetssätt har förändrat kulturen, ingen saknar längre pappren. Vi har 39 anställda och de har verkligen tagit till sig de nya arbetssätten. De är förtjänta av stort tack för detta, anser ekonomidirektören. Salo anser att det är viktigt att man för öppna diskussioner och reagerar på respons. Ett stort engångsjobb Informationssekreterare Sari Karvonen och kanslist Catharina Cadenius var med i processen då Kempele församling övergick till Kipa. Sari fungerar som bäst även som församlingens kontaktperson. Karvonen och Cadenius beskriver övergången som en hektisk period med en mängd utbildningar, möten, frågeformulär att fylla i och information att flytta över till Kipas system. Enligt Karvonen var det ett omfattande arbete, men å andra sidan avgör den egna attityden hur man upplever det. Det här var bara en engångsförändring. I slutänden är övergångsperioden en mycket kort tid. I år är det redan lättare. Så tror vi åtminstone. En del övertid har det blivit. Eftersom vi jobbar tillsammans som ett arbetspar kan vi organisera våra uppgifter bra. Karvonen och Cadenius tyckte att övergången var en intressant tid och de såg i synnerhet fram mot januari med spänning. De är nöjda med det stöd Kipa har gett och som har fortgått även efter övergångsperioden. Som exempel nämner de LiveMeeting-repetitionen i början av året där det fortfarande gick att kontrollera att allt görs rätt. Nu när vi är med i Kipa har vi kunnat skapa oss en klarare bild av Kipas program och system. Vi lär oss mer hela tiden, säger Cadenius. Jira är ett något stelt system och det känns mer flexibelt att ta kontakt per e-post. Det är bra att Kipa även fick en supporttelefon där man får tala med någon om det uppstår besvärliga situationer. Det finns även en del att förbättra i användarmanualerna. Antagligen görs det hela tiden, konstaterar Karvonen. Skräddarsydda utbildningar Karvonen och Cadenius har utbildat församlingens anställda i användningen av Kipas system. Utbildningarna ordnas enligt den anställdas önskan och alla får råd och handgriplig hjälp. I början kanske någon var lite misstänksam mot förändringarna. Vi fick en del kommentarer av typen vi har hört om att Kipa har betalat ut löner felaktigt och att man inte har kunnat göra reseräkningar eftersom det är så svårt. Nu när verksamheten är i gång ställs egentligen inga frågor om lönerna längre, och när det gäller reseräkningarna är det närmast utbildning man frågar efter, klargör Cadenius. Kipa minskar på pappersexcersisen när till exempel inköpsfakturorna kan hanteras elektroniskt. På samma sätt gör man med rese- och kostnadsfakturorna. Småningom visar detta sig även i minskade arbetsmängder. Kundperspektiv Sari Karvonen delade med sig av erfarenheterna av Kipaprojektet till församlingarna vid Kipas informationsmöte i februari. Kipanytt 17

18 Kipa nyheter Service för svenskspråkiga kunder till Borgå Samma verksamhetsmodeller på varje verksamhetsort Kyrkans servicecentral producerar tjänster både på finska och på svenska. För närvarande har Kipa fyra svenskspråkiga ekonomiska församlingsenheter som kunder, och de betjänas från Kipas verksamhetsenhet i Uleåborg såsom alla andra Kipas kunder. Situationen kommer ändå att förändras under nästa höst, för Kipa öppnar filialer också i Borgå och Lahtis. Borgås verksamhetsenhet koncentrerar sig särskilt på att betjäna svenskspråkiga kunder. Borgå var ett naturligt val för servicen till svenskspråkiga kunder eftersom de svenskspråkiga församlingarna hör till Borgå stift. Soili Wallin, som arbetar som servicechef på Kipa, flyttar nästa höst till Borgå och börjar arbeta som servicechef där. Det är trevligt att vara med i grundandet av Borgås verksamhetsenhet redan från början. Jag tycker att det är naturligt att vi producerar tjänster också på svenska eftersom det ju finns två officiella språk i vårt land, finska och svenska, funderar Wallin. Borgå kommer att stöda produktionen av svenskspråkiga tjänster ännu bättre. I Uleåborgs verksamhetsenhet har alla medarbetare inte haft kunskaper i svenska och de har inte kunnat svara på till exempel kundernas e-postmeddelanden. I Borgå krävs det av alla medarbetare både goda skriftliga och goda muntliga kunskaper i svenska. Tvåspråkighet har för Kipa betytt att alla system och funktioner även finns på två språk. Till servicehelheten hör att allt material såsom instruktioner finns på svenska. I Kipa arbetar vi hela tiden för att nå samma nivå på de svenskspråkiga tjänsterna som på de finskspråkiga tjänsterna, och arbetet ska slutföras. Vi fäster kontinuerligt uppmärksamhet på detta. Översättningsarbetet tar ändå tid eftersom översättningen är krävande till exempel med tanke på korrekt terminologi, konstaterar Wallin. Samma Kipa överallt Enligt Wallin är målen klara angående Borgå. För tillfället rekryteras anställda som introduceras i sina uppgifter under hösten. I Borgå börjar man under höstens gång gradvis betjäna svenskspråkiga kunder. För närvarande har Kipa fyra svenskspråkiga ekonomiska för- Soili Wallin flyttar från Uleåborg till Borgå på hösten och blir verksamhetsenhetens servicechef där. 18 Kipanytt

19 samlingsenheter som kunder. Nästa större andel av svenskspråkiga församlingar övergår till Kipa i början av nästa år. Då är arbetet redan i full gång i Borgå. Personalens antal preciseras också under övergångsfasen. I Borgå görs allting enligt samma mönster som i Kipas organisation. Även om Kipa utöver Borgå grundar nya verksamhetsenheter i Lahtis och senare i Kuopio, måste verksamhetsmodellerna vara desamma på alla ställen och vi stöder de gemensamma syftena. Vi är alla samma Kipa och finns till för kunden. Det är ett bra syfte, betonar Wallin. Från Björneborg via Uleåborg till Borgå Wallin har gjort karriär i Björneborg. Hon har lång erfarenhet av ekonomiförvaltning. Innan Wallin kom till Kipa arbetade hon bland annat över 20 år i Björneborg i tjänst hos Outokumpu och efter det sex år i Björneborgs kyrkliga samfällighet, där hon var både huvudbokförare och ekonomichef. Där blev församlingen, församlingens bokslut, bokföring samt administrativ sida bekanta. När Kipa sökte servicechef till Borgå förra hösten blev jag intresserad. Kipa är en ny enhet i kyrkan. Alltid när det skapas en ny enhet är det särskilt intressant. Sedan flyttningen till Kipa har Wallin arbetat vid verksamhetsenheten i Uleåborg och satt sig in i Kipas verksamhetssätt och servicemodeller. Hon har också redan nu deltagit i kundmottagningsprojektet för de svenskspråkiga kunder som övergår till Kipa i början av nästa år. Enligt Wallin är det bra att vara i Borgå redan från början och bli bekant med kunderna för att lära känna deras behov redan i början av tjänsteproduktionen. Från början av nästa år ansvarar Kipas medarbetare i Borgå utöver de fyra nuvarande församlingsenheterna för fem nya kunder. I Borgå kommer man under de kommande åren att ansvara för tjänster inom ekonomi- och personalförvaltningen för cirka 30 svenskspråkiga enheter. Kanslichefen välsignade Kipas nya anställda En gemensam högtidsstund samlade Kipas personal i Uleåborgs domkyrka i mitten av en vardaglig arbetsdag den 16 april. Kyrkostyrelsens kanslichef Jukka Keskitalo välsignade Kipas 40 nya anställda till sina arbetsuppgifter. Arbetet som utförs i Kipa anknyter till en större helhet, till kyrkans arbete. Det handlar om att möjliggöra. När Kipas medarbetare med sin goda yrkeskunnighet tar hand om bokföring och löneräkning, kan församlingarnas medarbetare koncentrera sig på kyrkans grundarbete, konstaterade Keskitalo. Kipa är en ny enhet vid Kyrkostyrelsen och därmed skapas en ny verksamhetskultur för hela kyrkan. Kipa möter varierande förväntningar och ibland kan detta även orsaka press. Mitt i det vardagliga arbetet är det bra att komma ihåg uppgifternas samband med helheten, man gör det till förmån för människor och för att bygga församlingar. Detta kan hjälpa till att orka i djungeln av allt som ska skötas. Ingen behöver göra mer än sin egen del. Välsignelsen berättar om att det i bakgrunden av ert arbete finns Guds kallelse att bygga kyrkan tillsammans och Hans löfte att vara med er, påminde Keskitalo. Kipas första verksamhetsår har varit arbetsfyllt och innehållit mycket nytt. Tack vare en bra och yrkeskunnig personal har arbetet kommit bra i gång. Ledsagad av välsignelsen är det bra att fortsätta. Text: Jukka Keskitalo Kipanytt 19 Kipanytt 19

20 Samfällighetsdirektör Ilpo Kähkönen och domprost Matti Pikkaranen. Samfällighetsdirektör Ilpo Kähkönen, Uleåborgs ev.luth. ksamf. Att ändra rutiner kräver tid Kipa har inlett sin verksamhet och eftersom jag har kunnat följa arbetet på nära håll vill jag lyfta på hatten för den mängd arbete som har gjorts. Att inleda verksamheten från noll är alltid en stor utmaning. Å andra sidan öppnar det för möjligheten att organisera och effektivisera hanteringen av olika uppgifter. Kipa kan karaktäriseras som en teknisk bokföringsbyrå. Kipa ändrar inte på rutinerna i den andliga verksamheten, utan dess inverkan gäller ekonomiförvaltningen och löneräkningen. Hur rutinerna förändras beror på utgångsläget och hur funktionerna anpassas till Kipas processer. Anslutningen till Kipa inverkar egentligen inte på beslutsfattandet, men vissa registreringar i olika system blir annorlunda. Även själva de tekniska systemen bidrar till att fö- rändringen känns. Att lära sig nya program kräver alltid sin tid. I utbildningar finns det alltid en utbildare och en som tar emot. Man bör komma ihåg att betrakta utbildningen även ur mottagarens synvinkel. En väldig effektivitet hos utbildaren leder kanske inte till det bästa resultatet då mottagarnas kapacitet är fylld och resten rinner över. Balans är således viktigt även här. Kunden ska få tillräckligt med utbildning om såväl systemens funktioner som det tekniska utförandet. När system och processer utvecklas är det viktigt att komma ihåg att informera kunden. Samordningen av processer blir en början på uppgiftsfördelningen mellan servicecentralen och församlingen. De uppgifter som blir kvar i församlingarna måste ses över på ett konkret plan. Allmänna begrepp leder vilse och ger felaktiga associationer. Ansvarsfördelningstabellen är ett konkret hjälpmedel för detta. Därnäst följer, i synnerhet i samfälligheter, att fatta beslut om vad som sköts centraliserat respektive decentraliserat. Efter det kan man fördela uppgifterna på olika personer så att ingen belastas alltför mycket. Det betyder att arbetsbeskrivningarna kommer att förändras för olika personer och att man inte kan hålla fast vid det gamla. Då märker man även att det blir kvar en ganska stor mängd uppgifter i församlingarna trots att man till en början föreställde sig något annat. Att ändra på rutiner kräver alltid tid, tålamod och samarbete mellan parterna. När man kommer ihåg det blir förändringen enklare. 20 Kipanytt

21 Domprost Matti Pikkarainen, ordförande för gemensamma kyrkorådet: Församlingarnas resurser går i större utsträckning till den grundläggande verksamheten Kundperspektiv Att bli kund hos Kipa och ta i bruk Kirjuri och eventuella andra system kommer i framtiden att innebära att församlingsverksamheten och dess resurser stärks. När man koncentrerar stödtjänsterna i större helheter blir det möjligt att inrikta församlingens resurser på den grundläggande verksamheten på ett allt bättre sätt. Församlingarna/de kyrkliga samfälligheterna bör å sin sida snabbt ändra på sin förvaltning (med vilket jag avser tjänstemannaförvaltningen) så att Om församlingen ännu inte har en planeringsklocka är det bra att ta fram en nu. man förtydligar i synnerhet de processer och ansvar som hänför sig till ekonomi- och personalförvaltningen. Med det här avser jag ansvar för granskning, uppföljning och godkännande av olika funktioner. Så enkla saker som de årliga processerna för verksamhetsoch ekonomiplaneringen bör öppnas upp och schemaläggas. Om församlingen ännu inte har en planeringsklocka är det bra att ta fram en nu. När en central del av ekonomiförvaltningen tillsammans med personalförvaltningens ansvar som till exempel lönebetalning flyttas över till Kipa bör detta beaktas inte endast i verksamhetsbeskrivningarna utan även när organisationen omorganiseras. Kipas stöd är viktigt Kipa har en central ställning i genomförandet av förändringen och förnyelsen. Kipa ska ge de församlingar/kyrkliga samfälligheter som ansluter sig en tydlig och entydig bild av vilka uppgifter som flyttas över och vilka ansvar som blir kvar på lokal nivå. Att tydliggöra detta gränssnitt underlättar för båda parter. I övergångsfasen är det viktigt att det i varje enskilt fall finns rätta människor på båda sidorna som går igenom förändringen och överföringarna så att samförstånd kan nås. Likaså är det viktigt att övergången stöds av tydlig utbildning som ges vid rätt tidpunkt eftersom övergången till Kipa i församlingarna medför nya program och system. Komprimerade och enkla anvisningar minskar problemen när förändringen inleds. Även efter förändringen behöver församlingarna kompetens på ekonomi- och personalsidan. På ekonomisidan betonas ekonomiplanering och stöd till den utförande personalen i planeringen av verksamheten och ekonomin. Detta återspeglar sig oundvikligen även på arbetsbeskrivningarna. Det är ytterst viktigt att även dessa ses över för att tydligt motsvara den förändrade situationen. Man bör i synnerhet se till att inget sådant finns kvar i arbetsbeskrivningarna som har flyttats över till Kipa eftersom det blir förvirrande för de enskilda anställda. Förändringen har ingen direkt inverkan på det egentliga beslutsfattandet i förvaltningsorganen, men på tjänstemannanivå förenklas beslutsfattandet i och med att pappersarbetet minskar. Detsamma gäller bland annat godkännandet av fakturor. Förvaltningsstrukturen är för tung Min åsikt är att den nuvarande förvaltningsstrukturen i församlingen är föråldrad och alltför tungrodd. I vår tid ska förvaltningen utgå från verksamhetens behov och inte från förvaltningens önskemål. Demokratin i kyrkans verksamhet avgörs inte av antalet förvaltningsorgan utan av deras uppgifter. Man bör särskilt tänka på huruvida det är meningsfullt att ha förvaltningsstrukturer med många nivåer och om de tillför det egentliga församlingsarbetet något mervärde och i vilken mån de sysselsätter tjänstemän i en skendemokrati. Enligt min Min åsikt är att den nuvarande förvaltningsstrukturen i församlingen är föråldrad och alltför tungrodd. mening bör man helt slopa direktioner och i stället bygga upp en nämndstruktur som bättre stöder verksamheten. Fullmäktiges roll bör framför allt karaktäriseras av ett strategiskt grepp och rådets roll bör ha en verkställande utgångspunkt. Dessutom är det viktigt att tydliggöra gränsytorna mellan de olika organen. Kipanytt 21

22 Kipa nyheter Kunden får stöd på många sätt Efter att församlingsekonomin har flyttats över till Kipas serviceproduktion får kunden på många sätt stöd för att allt ska löpa smidigt. De ekonomiska församlingsenheternas kontaktpersoner kan kontakta kundstödet till exempel genom att registrera en begäran om stöd i Kipas system (Jira). Alternativt kan man ta kontakt per e-post, varvid systemet av e-postmeddelandet automatiskt genererar en begäran om stöd (ärende) till Kipas stödteam. Kipas verksamhet är fortfarande i startskedet och kundstödet utvecklas hela tiden enligt kundresponsen. Ett konkret exempel på att respons beaktas är Tant Kipa-servicen. Tant Kipa svarar på kundernas frågor per telefon. Syftet är att kunden ska få kontakt med Kipa och eventuellt svar på sin fråga genast. Vid behov vidarebefordras frågan internt inom Kipa till en expert. Varje kontakt registreras i Kipas system och en begäran om stöd skapas. Kunden kan i systemet följa hur begäran behandlas. Kunden ser Kipas serviceproduktion i Kiparutan. Kiparutan är ett elektroniskt skrivbord där kunderna sköter uppgifter som gäller reseräkningar, inköpsfakturor och löneräkning. Här hittas även anvisningar och videor om systemen och programmen. Kunden kan använda ett elektroniskt skrivbord, Kiparutan, för att sköta ärenden i Kipa. 22 Kipanytt

23 KyrkansHR Eget program till stöd för församlingarnas personalförvaltning Kyrkostyrelsen har skaffat ett personalförvaltningsprogram av Elbit Oy. Vilken församlingsorganisation som helst kan börja använda programmet. Med hjälp av programmet kan man effektivisera rekryteringen, hantera matrikelutdrag och stödja chefsarbetet. Dessutom kan man med programmet skapa transparens i den kompetens som krävs inom församlingssektorn, hantera de förändringar som personalstrukturen genomgår samt tillföra långsiktighet i personalplaneringen. För närvarande används programmet redan av Uleåborgs kyrkliga samfällighet och Jyväskylä församling. Tammerfors kyrkliga samfällighet håller på att ta i bruk programmet. Programmet kan användas som en nättjänst och tas i bruk från 150 euro i månaden beroende på organisationens storlek. Man kan börja använda det på till och med en vecka, säger Ville Jurkkala. Kyrkans HR-system fungerar tekniskt i Kyrkostyrelsens tekniska miljö och Kyrkostyrelsen svarar för stödtjänsterna till församlingarna. Kyrkans HR-program kan integreras i Kyrkans servicecentrals program. Kyrkostyrelsen har gjort grundinställningarna, basformulären och rekryteringsmallarna i Kyrkans HR-system och dessa kommer att kunna användas av de församlingar som skaffar systemet. Text: Ville Jurkkala Kundrelationschef Elbit Oy Kundrelationschef Ville Jurkkala berättade om nyttan med Kyrkans HR-program på Kipas informationsmöte. Kipanytt 23

24 Veckosluten i Rovaniemi, veckorna i Uleåborg Rautsi veckopendlar till Kipa Päivi Rautajoki från Rovaniemi är bättre känd under smeknamnet Rautsi vid Kyrkans servicecentral (Kipa). Hon är en av de långvarigaste anställda hos Kipa som grundades för drygt ett år sedan. Päivi arbetar för närvarande som huvudanvändare och utbildare för löneräkning. Det var ingen självklarhet för Päivi att komma till Kipa. Beslutet föregicks av diskussioner med familjen i Rovaniemi. Hemma i Rovaniemi bor mannen, en 12-årig dotter och en 10-årig son. Två äldre barn har redan flyttat hemifrån. Tre veckor funderade jag på om jag skulle ta emot uppgiften. Det hjälpte att min mamma och pappa bor nära. De lovade hjälpa med barnen och de övertygade mig att familjen klarar sig under veckorna, minns Päivi. Uppgiften som löneräkningens huvudanvändare lät just som det jag ville göra. När en sådan plats blir ledig kan man inte tacka nej. I början, när jag sökte platsen, trodde jag inte ens att jag skulle bli vald. Mest sökte jag för att göra mig känd. Om man senare hade erbjudit distansarbete i Rovaniemi, skulle jag redan ha varit känd för medarbetarna i Kipa. När beslutet väl hade fattats ordnade sig det praktiska lätt. I Uleåborg hittades en lägenhet nära arbetsplatsen och där bor Päivi under arbetsveckan. Veckosluten tillbringar Päivi i Rovaniemi dit hon åker med tåg på bara några timmar. Församlingens uppgifter 25 år Päivi har arbetat 25 år i Rovaniemi församling, och för närvarande är hon tjänstledig från sina uppgifter i församlingen. Päivi har hunnit sköta flera uppgifter inom församlingen. Hon har bland annat varit sommarjobbare på kyrkogården och kontorsbiträde på begravningsbyrån, och när hon blev studentmerkonom arbetade hon på pastorskansliet, på byggnadsbyrån och på ekonomikontoret. Under sin karriär har Päivi ofta varit beredd att byta arbetsuppgifter och hon har anpassat sig flexibelt till förändringar. Hon har också aktivt sökt nya utmaningar. Ett exempel på detta var att hon inledde tradenomstudier i företagsekonomi år 2009, vilket var särskilt betydelsefullt på personlig nivå. Samtidigt talade man i församlingen om HeTa-projektet och grundandet av Kyrkans servicecentral. För Päivi var det klart att församlingens ekonomibyrå behöver kompetent personal inom ekonomi- och personalförvaltningen även i fortsättningen men att arbetsuppgifterna kommer att förändras. Betydelsen av yrkesutbildning och uppdatering av kunskaperna blev allt tydligare. Utbildningen gav en omfattande uppfattning av hela företagsekonomin, vilket jag kan utnyttja i mitt eget jobb, säger Päivi som blev färdig med tradenomstudierna år Erfarenhet behövs i Kipa Just nu består Päivis arbete mest av utbildningsuppgifter. Hon är med i Kipas kundmottagningsteam som ansvarar för de ekonomiska församlingsenheternas övergång till Kipa. Vi arrangerar workshopar och utbildningar för blivande kunder. I workshoparna går man igenom till exempel processer och förändringar och de förfrågningar som skickas till Kipas kundmottagningsteam och utbildare tar hand om att församlingarnas övergång till Kipa går smidigt. kunderna. I utbildningarna lär man sig till exempel att göra konverteringar (dataöverföringar) och att använda Kipas system, berättar Päivi, vars uppgift är att utbilda församlingarnas kontaktpersoner att behärska personalförvaltningens program. Jag gillar att arbeta som utbildare eftersom det ger en möjlighet att möta människor. Jag vill också dela med mig av mina kunskaper och visa hur man gör saker. Flera församlingar övergår till Kipa när man måste se över de ekonomiska resurserna, till exempel på grund av pensioneringar. Man tänker sig att äldre medarbetare inte längre ska behöva lära sig nya processer och system utan nya medarbetare kommer att ansvara för dem. Päivi tror ändå att övergången lyckas bäst om det även i övergångsfasen finns personer som vet hur ekonomi- och personalförvaltningens uppgifter tidigare har genomförts i församlingen. Församlingarna måste veta hur saker och ting har gjorts tidigare och hur deras processer går så att de vet vad som måste förändras i fortsättningen. Förändringen måste även förberedas i tid. Övergångsfasen tar ungefär 10 månader men i församlingen kan man börja omställningen redan tidigare. Det är lättare om man redan i förväg har funderat på hur man börjar arbeta senare. Enligt Päivi kommer det ofta fram i utbildningarna att man har skött saker på olika sätt beroende på församling. Vid övergången till Kipa samordnas funktionssätten och församlingen måste på nytt fundera över sina egna arbetssätt. Päivi påminner ändå att Kipas kundmottagningsteam och utbildare tar hand om att församlingarnas övergång till Kipa går smidigt. Teamet ger effektiviserat stöd åt församlingen under en och en halv månad efter övergångsfasen och arrangerar skräddarsydda utbildningar. 24 Kipanytt

25 Päivi Rautsi Rautajoki bor under veckorna i Uleåborg där hon arbetar vid Kyrkans servicecentral som huvudanvändare och utbildare för löneräkningen. Kontakten med familjen lyckas via telefon och Skype. Kipanytt 25

26 Ilmajoki församling blir kund hos Kipa Kundperspektiv Kipa bad Antti Viita som är ekonomidirektör i Ilmajoki församling att redogöra för övergången till Kipa. Viita är medlem i Kipas direktion så han kan se processen både ur serviceproducentens och kundens synvinkel. 1. På vilka grunder fattade Ilmajoki församling sitt beslut om att bli kund hos Kipa? Vilka faktorer inverkade på beslutet? 3. På vilket sätt stöder Kipas IT-system verksamheten i din församling och hur bedömer du deras kvalitet jämfört med nuvarande system? Vi hade några kriterier som var viktiga för oss när vi övervägde att ansluta oss till Kipa. En del av vår ekonomiförvaltningspersonal kommer att avgå med pension under de närmaste åren. Deras erfarenhet och yrkeskunskap behövs vid övergången. Vår lilla ekonomi- och personalförvaltningsenhet är sårbar under semestrar och sjukfrånvaro. Med hjälp av Kipa sköts det vikariesystem vi behöver automatiskt. Med Kipa får vi även den elektroniska hantering av fakturor och reseräkningar som vi länge väntat på. Dessutom ska man se detta som ett gemensamt projekt för hela kyrkan där det är bra att vi alla går med i tid. Att skjuta upp frågan medför inga fördelar. 2. Vilka förväntningar hade du som kund på Kipa? Jag förväntar mig att Kipa framför allt medför säkerhet, tillförlitlighet och effektivitet i våra funktioner. När det gäller hela kyrkan hoppas jag att Kipa i framtiden bidrar till att frigöra resurser från ekonomi- och personalförvaltningen för församlingsverksamheten. Utifrån utbildningarna verkar IT-systemen bra. Man måste dock komma ihåg att systemen fortfarande utvecklas och att vissa funktioner som de nuvarande systemen har saknas. Men som helhet är erfarenheterna mycket positiva. Även reseräkningsprogrammet som diskuterats en hel del verkar fungera fint. Enkla system gör det möjligt att decentralisera ekonomiförvaltningens uppgifter till olika arbetsområden. Man har bland annat lyckats göra det så lätt att skapa en faktureringsbegäran att man kan sköta den direkt från exempelvis köket utan ekonomiförvaltningens hjälp. 4. Har övergången nu påverkat din uppfattning om Kipa? Övergångsprocessen har förbättrat helhetsbilden av Kipa. Jag är till och med lite överraskad över att verksamheten fungerar så här bra. Systemutvecklingen ser bra ut och även rekryteringen av professionell personal har lyckats bra. En utmaning i sig är att förankra allt det som vi denna vår lärt oss hos personalen. Det verkar dock som om det inte är enbart ekonomipersonalen som väntar på de nya systemen, eftersom de även underlättar andras arbete. 26 Kipanytt

27 Fortfarande möjligt att tidigarelägga övergången Antalet nya kunder hos Kyrkans servicecentral på årsnivå. Original plan Situation i mars 2013 Om en församling vill gå med i Kipa tidigare är det möjligt och till och med önskvärt. År 2017 kommer att vara ett rekordår för Kipa mätt i antalet kunder som ansluter sig. Kipas direktion har satt som mål att 30 procent av de kunder som tänkt ansluta sig 2017 gör det tidigare. En jämnare fördelning av antalet kunder som ansluter sig underlättar övergången och produktionsstarten både för den ekonomiska församlingsenheten och för Kyrkans servicecentral. Dessutom får församlingsenheterna nyttan av övergången tidigare än planerat. Om församlingen vill gå med redan 2015 ska beslutet fattas under Om övergången önskas 2016 ska beslutet fattas Beslutet om att gå med måste göras i tid eftersom mottagningsprocessen varar cirka ett år. Hur mottagningsprocessen går till beskrivs tidigare i den här tidningen under rubriken Steg. Ta kontakt med Kipa så funderar vi tillsammans ut den bästa övergångstidpunkten för din församling. Vi kan göra upp en specifik plan för övergången. På Kipa ordnades workshopsdagar för små församlingar i april. Kipanytt 27

28 Kyrkans servicecentrals nuvarande kunder och nya församlingar som blir kunder* Finskspråkiga Akaa Enontekiö Eurajoki Heinävesi Honkajoki Joroinen Keitele Kempele Kinnula Liminka Liperi Lumijoki Muonio Outokumpu Rautjärvi Toivakka Varkaus Äänekoski Svenskspråkiga: Hangö Kronoby Korsholm Raseborg Ilmajoki Jyväskylä Kalajoki Nakkila Nastola Pihtipudas Pyhäjärvi Rautavaara Sysmä Juuka Karkkila Kotka-Kymi Kuortane Lieksa Nurmijärvi Pilotförsamlingar Alavieska Haapavesi Hailuoto Kerava Kiuruvesi Konnevesi Uleåborgs ksfam. Paltamo Puolanka Utajärvi *) Situationen Stora: Esbo ksamf. Kyrkostyrelsen Kyrkslätts ksamf. Kuopio ksamf. Lahtis ksamf. S:t Michels domkyrkoförs. Borgå ksamf. Vanda ksamf. Medelstora: Grankulla Heinola Ikaalinen Kangasniemi Kankaanpää Kurikka Kärkölä Lappo domkyrkoförs. Laukaa Leppävirta Mänttä-Vilppula Mäntyharju Pudasjärvi Sibbo ksamf. Små: Hirvensalmi Jokioinen Kihniö Lemi Oripää Pertunmaa Rautalampi Reisjärvi Suonenjoki Taipalsaari Tervo Valtimo Vesanto Viitasaari Domkapitlen: Esbo stift Helsingfors stift Kuopio stift Lappo stift S:t Michels stift Uleåborgs stift Borgå stift Tammerfors stift Åbo ärkestift Svenskspråkiga: Brandö-Kumlinge förs. Finström Geta förs. Lemland-Lumparland förs. Rikssvenska Olaus Petri förs. Sund-Vårdö förs. Ålands södra skärgårds förs. KYRKANS SERVICECENTRAL