Verksamhetsberättelse 2012 Kyrkans servicecentral

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2012 Kyrkans servicecentral

2 Innehåll Direktörens översikt... 3 Församlingarna är välrepresenterade i direktionen...5 Kunden står i fokus...6 Direktionen fastställde värderingarna i samråd med personalen...7 Servicecentralens värderingar och strategi...8 Nära samarbete med kunderna...9 Kipa producerar tjänster för kundförsamlingarna Kunden sköter ärenden via Kiparutan...11 Mångsidig utbildning för personalen Fungerande datasystem tryggar servicen Tjänster till självkostnadspris Nyckeltal Resultaträkning...15 Omslagsbild: Kyrkans servicecentral, kundmottagningsteamet Verksamhetsberättelse 2012, texter, ombrytning och layout: Kyrkans servicecentral, Seija Mäenpää och Minna Rissanen Tryck: Erweko 2013 Isokatu 9, PL 156, ULEÅBORG 2 Verksamhetsberättelse 2012

3 Direktörens översikt Det första officiella verksamhetsåret för Kyrkans servicecentral (Kipa) fick en bra start. Kyrkostyrelsens plenum valde en direktion för servicecentralen vid sitt möte den 22 november Direktionen inledde sitt första verksamhetsår Ledningsgruppen för Kyrkans servicecentral inledde sitt strategiarbete vid ingången av året genom att fastställa värderingarna för verksamheten i samråd med personalen. Ledningsgruppen för servicecentralen tog fram strategin under våren. Under strategiseminariet i juni fortsatte direktionen och ledningsgruppen för servicecentralen tillsammans beredningen av strategin. Strategin godkändes av direktionen i augusti. Samtidigt godkändes indikatorerna och rapporteringen i samband med strategin. Direktionen tog i bruk en modell för uppföljning av servicecentralens ekonomi vid ingången av I enlighet med de principer för serviceavgifter som godkänts av kyrkomötet godkände direktionen en prissättningsmodell och beloppen för serviceavgifterna. I prissättningen beaktades investeringsfinansieringen på 6,2 miljoner euro som beviljats av kyrkans centralfond och godkänts av kyrkomötet. Under våren godkände direktionen en serviceavtalsmodell med bilagor för servicecentralen. Serviceavtalen undertecknades tillsammans med servicecentralens nya kunder. Kyrkostyrelsen genomförde under våren en omfattande intern revision vid servicecentralen. Målet var att utreda hur servicecentralen ska integreras i Kyrkostyrelsen. Bedömningen omfattade tillämpningen av Kyrkostyrelsens gemensamma processer, anordnandet av den interna tillsynen och tillämpningen av gemensamma verksamhetsprinciper vid servicecentralen. Målet var att ta fram förslag för att förbättra integreringen och den interna tillsynen inom servicecentralen. På basis av de beslut som skattemyndigheterna fattat under våren bestämdes det att servicecentralens tjänster ska gälla församlingarnas grundläggande verksamhet och att de bolag som ägs av församlingarna inte ska omfattas av dessa tjänster. I december genomfördes en intervjubaserad riskanalys av servicecentralen som en del av Kyrkostyrelsens riskkartläggning. Kyrkans servicecentral var en av de största rekryterarna i Uleåborgsregionen Servicecentralen var också en attraktiv arbetsgivare, och fick in sammanlagt arbetsansökningar under året. Servicecentralen hade sammanlagt 45 anställda vid utgången av Verksamhetsberättelse

4 En central fråga var behovet av att tidigarelägga kundövergångar som planerats till Under året hyrde centralen ytterligare lokaler vid Isokatu 9 i Uleåborg. Planeringen av lokalerna i Lahtis, Borgå och Kuopio inleddes våren Servicecentralens direktion fattade ett beslut om att hyra lokaler i Lahtis. I beredningsarbetet för lokalerna i Borgå kom man så långt att ett förslag om lokaler kan behandlas av direktionen i början av Målet är att lokalerna i Lahtis och Borgå ska kunna tas i bruk den 1 september En servicechef rekryterades till Borgå hösten Datasystemprojektet genomfördes enligt planerna och tidtabellen och serviceproduktionen på Uleåborgskontoret kom igång den 1 september ekonomiska församlingsenheter blev kunder hos servicecentralen. Servicecentralens externa kommunikation utvecklades under året. Kundbesök gjordes hos de församlingar som blir kunder 2012 och Flera kundbesök gjordes också hos de största kyrkliga samfälligheterna. Servicecentralens ledning deltog aktivt i evenemang som anordnades av olika intressentgrupper och berättade om aktuella frågor. I den externa kommunikationen infördes kundmeddelandet Kipanytt, och servicecentralen fick egna sidor på Sacrista. Steg-meddelandet togs i bruk för mottagning av kunderna. Under året väckte servicecentralen även mediernas intresse. Den interna kommunikationen utvecklades med hjälp av informationsmöten för servicecentralens personal, teammöten och processmöten samt utvecklingsmöten för teamen och cheferna. Kommunikationsverksamheten utvecklades genom att servicecentralens nya interna personalmeddelande Kipanen. Egna sidor för servicecentralen öppnades på Kyrkostyrelsens intranät Katajanet. Dessutom infördes ett verksamhetssystem och ett dokumenthanteringssystem. Under året planerades och godkändes en finansieringsmodell för servicecentralen. En central fråga var behovet av att tidigarelägga de kundövergångar som planerats till Frågan togs också upp i direktionens och ekonomiutskottets diskussioner samt vid kyrkomötet; en tidigareläggning skulle ge betydande kostnadsbesparingar. På hösten utvärderades arrangemanget med tre omgångar nya kunder per år. Resultatet blev ett beslut om att man från och med ingången av 2014 börjar ta emot en omgång kunder per år. Kyrkans servicecentral uppvisade ett underskott på -2,6 miljoner euro år Investeringarna i datasystem uppgick till totalt 2,8 miljoner euro. Seija Mäenpää Direktör Kyrkans servicecentral 4 Verksamhetsberättelse 2012

5 Församlingarna är välrepresenterade i direktionen Kyrkostyrelsens plenum godkände vid sitt sammanträde den 22 november 2011 instruktionen för Kyrkans servicecentral och tillsatte en direktion. I direktionens sammansättning beaktades en stark representation från församlingarnas ekonomiförvaltning och medlemmar från olika stora församlingar på olika håll i landet. Dessutom utsågs till direktionen representanter för Kyrkostyrelsens plenum och tjänstemannaledning samt externa experter. Direktionen inledde sin verksamhet den 1 januari Den sammanträdde sju gånger under året och behandlade 102 paragrafer. En avsevärd del av besluten gällde anskaffningar (till exempel av datasystem), hyrning av lokaler samt planering och uppföljning av ekonomin. En av direktionens största uppgifter var att utarbeta den första strategin för servicecentralen som stöd för ledningen. Direktionen beslutade också om ändringar i flera församlingars övergångsscheman. Uppe fr.v.: Antti Viita, Heikki Seppänen, Jyri Klemola, Jukka Keskitalo (ordförande), (mitten fr.v.) Pirjo Pöyhiö, Kristiina Mätäsaho, (nere fr.v.) Veikko Väisänen, Ingeborg Flythstöm, Seija Mäenpää (föredragande, direktör för Kyrkans servicecentral), Leena Rantanen och Sari Suomalainen (sekreterare). Från bilden saknas Riitta-Sisko Tarkka (vice ordförande). Verksamhetsberättelse

6 Kunden står i fokus Servicecentralens organisation är uppbyggd som en processorganisation. Serviceproduktionen har delats in i två huvudprocesser: ekonomiförvaltning och personalförvaltning. För serviceproduktionen svarar servicecheferna. De är chefer och processägare inom sina respektive ansvarsområden och ansvarar för specifika kundrelationer. Kompetensteamen vid servicecentralen svarar för genomförandet av tjänsterna. Processägarskap kommer senare även att tillämpas vid de övriga enheterna. Enheterna i Lahtis, Kuopio och Borgå leds av servicechefer som även ansvarar förserviceproduktionen vid respektive enhet. Kundservicechefen svarar för kundrelationerna och är samtidigt processägare för dem. Representanter för pilotförsamlingarna och direktionen för Kyrkans servicecentral på en kundträff på den gamla prästgården i Uleåborg. 6 Verksamhetsberättelse 2012

7 Ledningsgruppen definierade värderingarna tillsammans med personalen Samarbete för kundernas bästa ledningsgruppen för servicecentralen: Anne Saloniemi, kundservicechef; Outi Naamanka, servicechef (ekonomiförvaltning); Seija Mäenpää, direktör (ordförande); Sirpa Miettunen, personalutvecklingschef; Tuomas Halonen, servicechef (personalförvaltning); Hannu Kallinen, IT-chef och Erja Jaatinen, controller. Servicecentralens direktör Seija Mäenpää tillsatte servicecentralens första ledningsgrupp och utökade dess storlek i takt med att organisationen växte. Till ledningsgruppen utsågs representanter för alla centrala ledarskapsområden vid servicecentralen. Ledningsgruppen sammanträdde 24 gånger under året. Ledningsgruppen sysselsattes i synnerhet av frågor som gällde införandet av datasystemen och inledandet av serviceproduktionen, rekryteringen av personal och starten av servicecentralens verksamhet. Ledningsgruppens viktigaste mål var att bereda en strategi för servicecentralen för att behandlas och godkännas av direktionen. Strategin utarbetades i samråd med hela personalen, som deltog i fastställandet av servicecentralens värderingar. Värderingarna utgör kärnan i strategin. Strategin har omsatts i praktiken dels genom utvecklingssamtal på individ- och teamninvå, dels i den dagliga verksamheten. Verksamhetsberättelse

8 Servicecentralens värderingar och strategi Servicecentralens värderingar fastställdes med utgångspunkt i kyrkans värderingar. Strategiarbetet inleddes under våren Som verktyg i strategiarbetet användes BSC-modellen (Balanced scorecard, balanserat styrkort). Efter att värderingarna fastställts kom ledningsgruppen och personalen tillsammans överens om hur värderingarna ska tillämpas i det dagliga arbetet. 8 Verksamhetsberättelse 2012

9 Kyrkans servicecentral och församlingarna samarbetade aktivt för att inleda serviceproduktionen. Nära samarbete med kunderna Kyrkans servicecentrals första verksamhetsår innan serviceproduktionen startade den 1 september 2012 och präglades av ett nära samarbete med pilotförsamlingarna. Huvudvikten i samarbetet låg på testningen och ibruktagandet av datasystemen: innan produktionen inleddes anordnades utbildningar och workshopar. Under våren skapades en modell över mottagningsprocessen och den organiserades i tre delområden: kundgränssnitt (utbildning, workshopar och kundsupport), projekt (leverantörssamarbete, konverteringar, basuppgifter) och serviceproduktion. I maj 2012 hölls ett informationsmöte som utgjorde startskottet för den första tio månader långa modellprocessen för mottagning av kunder för församlingar som blev kunder hos servicecentralen den 1 januari Samarbetet fortsatte under hösten i form av workshopar och utbildningsdagar. Under året inleddes processen för mottagning av de tre omgångarna med kunder för Efter att produktionen inleddes anordnades den 1 september 2012 en kundträff för de församlingar som blev kunder hos servicecentralen. Syftet var att tacka servicecentralens första kunder för gott samarbete och få respons av dem för att kunna utveckla kundservicen och systemen. Under året ordnades 36 kundutbildningar och med totalt 548 deltagare. Utbildningarna hölls huvudsakligen i Uleåborg. Därtill fick kunderna stöd i form av flera Live meeting-utbildningar och möten. Verksamhetsberättelse

10 Tuija Tauriainen och Annika Jokelainen sköter personalförvaltningstjänsterna. Oskari Riekki och Jenni Backman bekantar sig med kundprocesserna. Kipa producerar tjänster för kundförsamlingarna De tjänster som servicecentralen producerar för församlingarna är indelade i två huvudprocesser: personalförvaltning och ekonomiförvaltning. Personalförvaltningstjänsterna omfattar tjänster i anslutning till löneräkning, såsom löner och arvoden, anställningsuppgifter, semestrar och frånvaro, myndighetsredovisningar, statistik och rapporter. Tjänsterna omfattar även reseräkningar och personal-, anställnings- och registertjänster. Personalförvaltningen producerar även huvudanvändartjänster för löneräkningen, rese- och kost- nadsfakturorna samt person- och anställningsregistret. Ekonomiförvaltningen tillhandahåller bokföringstjänster med tillhörande tjänster såsom bokslut och hantering av anläggningstillgångar, betalningar, utgifter och inkomster samt myndighetsredovisningar, statistik och rapporter. Dessutom producerar ekonomiförvaltningen huvudanvändartjänster för bokföringssystemet, inköpsoch försäljningsreskontrasystemet och betalningsrörelsesystemet. 10 Verksamhetsberättelse 2012

11 Kunden sköter ärenden via Kiparutan Kunderna sköter ärenden hos servicecentralen via ett elektroniskt skrivbord, det vill säga en portal. Vid servicecentralen fick portalen namnet Kiparutan. Via Kiparutan kan kunderna sköta alla uppgifter som hör till församlingens personaleller ekonomiförvaltning. Personalförvaltningsärenden som sköts via Kiparutan är till exempel att lägga till nya anställningar, ändringar, frånvaro, reseräkningar samt sakgranskning och godkännande av dessa. Ekonomiförvaltningsärenden som sköts via Kiparutan är till exempel sakgranskning och godkännande av inköpsfakturor samt faktureringsbegäran, memorialverifikat och godkännande av betalningsmaterial. Trots att kundförsamlingarna kan sköta sina personal- och ekonomiförvaltningsärenden via Kiparutan har en kundsupport inrättats vid servicecentralen. Genom kundsupporten kan kunderna på olika sätt ge respons och få råd. Alla förfrågningar och kommentarer registreras i ticketingsystemet (Jira). Arbetet med att utveckla systemet inleddes på sensommaren och det togs i bruk den 1 januari Byråsekreterarna Nina Heikkinen och Tarja Kurtti samt programvaruexpert Markus Roivanen sköter kundsupporten. Verksamhetsberättelse

12 Personalen utbildades bland annat med hjälp av teamutbildningar. Servicecentralens personal bekantade sig med församlingen och församlingsarbetet i Kempele. Mångsidig utbildning för personalen Bland de viktigaste uppgifterna under det första året var att utarbeta verksamhetsmodeller och rutiner för personalen samt att utarbeta modeller för rekryterings- och introduktionsprocesserna och införa dem. Dessutom utarbetades riktlinjer och anvisningar för personalrelaterade frågor. Personalen fick delta i värdeträning, teamträning, team- samordnarträning och chefsträning. Utbildning anordnades också i kundservice, excelanvändning, svenska samt bokföring och löneräkning. I introduktionen för servicecentralens personal betonades kännedom om församlingsarbetet. Personalen fick dessutom åka ut och besöka församlingarna. 12 Verksamhetsberättelse 2012

13 Kyrkans servicecentral skaffade alla sina datasystem för serviceproduktionen under hösten För att ta i bruk datasystemen inrättades ett projektkontor och arbetet inleddes hösten Under projektets gång gick man igenom de funktionella krav som ställts på datasystemet och som kommer att stödja kundförsamlingarnas operativa ekonomiförvaltning. Projektet fortsatte i januari 2012, då samordningen, testningen och ibruktagandet av datasystemen inleddes. Testningen och de uppgifter som var kritiska med tanke på de församlingar som skulle bli kunder den 1 september kunde genomföras så att styrgruppen för IT-systemprojektet vid sitt möte den 27 augusti godkände att systemet för ibruktagning den 1 september i enlighet med tidsplanen. Fungerande datasystem tryggar servicen Kundutbildningen för Kipas datasystem förbättrades genom inrättande av en utbildningsmiljö. Utbildningsmiljön är klar att användas av kunderna i början av Det centraliserade arbetet för hantering av användare och användarrättigheter i servicecentralens system inleddes och systemet kan tas i bruk i början av Videoanvisningar för att främja systemets användbarhet och hjälpa kunderna utarbetades i slutet av året. På hösten påbörjades också en utredning över möjligheterna att använda servicecentralens system på distans. Arbetet med att utreda och testa mobil- och distansanvändningen inleddes i slutet av året. Distansanvändningen pilottestas i början av året och kunderna erbjuds en möjlighet till distansanvändning under Styrgruppen för IT-systemprojektet har bestått av representanter för både beställaren och leverantörerna. Fr. v. Kari Tyyskä (Logica), Hellevi Kaisanlahti (Atos), Tommi Nurmi (Fujitsu), Aila Toivonen (sekreterare), Hannu Kallinen (ITchef), Seija Mäenpää (direktör), Valentin Kononen (etaika), Leena Rantanen (ecklesiastikråd, ordförande), Jukka Tamminen (IT-direktör), Lea Ylinen (Basware) och Seppo Korhonen (Basware). Verksamhetsberättelse

14 Tjänster till Nyckeltal självkostnadspris Kunder Kundträffar 62 Övriga intressentgrupper 20 Kundutbildningar 36 (antal deltagare 548) Kundsupportärenden (st.) 1498 ( ) Rekryteringskampanjer år Antal sökande år Församlingarna blir kunder hos servicecentralen under åren Servicecentralens resultat kommer att uppvisa underskott under hela övergångsperioden. Servicecentralens verksamhet finansieras med lån från kyrkans centralfond. I enlighet med den ursprungliga övergångsplanen kommer lånebehovet för att vara 11,6 miljoner euro. Servicecentralens inkomster för 2012 var 0,2 miljoner euro medan utgifterna var 2,8 miljoner euro och underskottet 2,6 miljoner euro. Servicecentralens tjänster produktifierades och prissattes. Serviceavgifterna prissattes enligt självkostnadsprincipen. I prissättningen beaktades investeringsfinansieringsandelen på 6,2 miljoner euro av kyrkans centralfond. För investeringar i servicecentralens datasystem har avsatts 8,3 milj. euro. Under 2012 användes 2,8 miljoner euro för investeringar. Personal Fasta anställningar 39 Tidsbundna anställningar 7 Praktikanter 8 Personalutbildningar vid servicecentralen år 2012 Utbildningsslag Antal utbildningar Antal deltagare tot. Yrkesrelaterad 6 99 Teamträning Introduktion (förs. besök) 3 44 Personalinfo 2 70 Värdeträning 3 82 Utbildning i IT-system JET-utbildning 3 Utbildningar totalt Dessutom: Utbildning i svenska: 2 grupper, 12 pers./grupp, 1 g/vecka, 17 gånger 14 Verksamhetsberättelse 2012

15 Resultaträkning (t ) Tot VERKSAMHETSINTÄKTER Verksamhetsintäkter VERKSAMHETSKOSTNADER Personalkostnader Köp av tjänster Hyror och vederlag Material, förnödenheter och varor VERKSAMHETSBIDRAG Avskrivningar RÄKENSKAPSPERIODENS ÖVER-/UNDERSKOTT Antal kundförsamlingar (antal/år) och antal prestationer ( /år) Eur Antal församlingar Betalningar Inköpsverifikat Försäljningsverifikat Reseräkningar Arvoden Lönehändelser Bokföring Församlingar/år Verksamhetsberättelse

16 Kyrkans servicecentrals nuvarande kunder och nya församlingar som blir kunder Finskspråkiga församlingar: Akaa Enontekiö Eurajoki Heinävesi Honkajoki Joroinen Keitele Kempele Kinnula Liminka Liperi Lumijoki Muonio Outokumpu Rautjärvi Toivakka Varkaus Äänekoski Svenskspråkiga församlingar: Hangö Kronoby Korsholm Raseborg Ilmajoki Jyväskylä Kalajoki Nakkila Nastola Pihtipudas Pyhäjärvi Rautavaara Sysmä Evijärvi Juuka Karkkila Kotka-Kymi Kuortane Lieksa Nurmijärvi Pilotförsamlingar Alavieska Haapavesi Hailuoto Kerava Kiuruvesi Konnevesi Uleåborgs ksfam Paltamo Puolanka Utajärvi 2014 Borgå ksamf. Esbo ksamf. Heinola Hirvensalmi Ikaalinen Jokioinen Kangasniemi Kankaanpää Grankulla ksamf Kihniö Kuopio ksamf Kurikka Kyrkslätts ksamf Kärkölä Lahti ksamf Lappo domkyrkoförs. Laukaa Lemi Leppävirta Marttila S:t Michels ksamf Mänttä-Vilppula Oripää Pertunmaa Pudasjärvi Rautalampi Reisjärvi Sibbo ksamf Suonenjoki Taipalsaari Valtimo Vanda ksamf Vesanto Viitasaari Kyrkostyrelsen Domkapitlen Esbo stift Helsingfors stift Kuopio stift Lappo stift S:t Michels stift Uleåborgs stift Borgå stift Tammerfors stift Åbo stift