Gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela öppnade mötet. Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört.

Transkript

1 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras Till gemensamma kyrkorådet hör ordförande och 11 medlemmar, och det är beslutfört, då mera än hälften av medlemmarna är närvarande. Kallelse till gemensamma kyrkorådets möte skall skickas till medlemmarna senast tre dagar före mötet. Kallelse och föredragningslista till detta möte har skickat till gemensamma kyrkorådets medlemmar Gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela öppnade mötet. Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. 113 Val av protokolljusterare Två protokolljusterare väljs. Merja Piipponen och Christel Lax står i tur. Till protokolljusterare valdes Tiina Mäki och Christel Lax. 114 Fastighetsdirektionens protokoll 3/2014 Fastighetsdirektionens protokoll 3/ läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. 115 Ledamot Hannu Linnas motion om processen och principerna för uppgörandet av budgeten Ledamot Hannu Linna lämnade in en motion vid gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde (gem. kfm ). I motionen föreslår han att processen och principerna för uppgörandet av budgeten ska behandlas och förnyas under år 2014, vid behov i enlighet med kyrkostyrelsens anvisningar. Målet med förnyandet skulle vara att man för att få underlag för beslutsfattandet ska ge en så realistisk bild som möjligt av hur ekonomin utvecklas. Det måste vara möjligt att klart se sambandet mellan verksamhets- och ekonomiplanen och budgeten.

2 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 2 Gemensamma kyrkorådet tillsatte en arbetsgrupp (gem. kr ) för att se över processen och principerna för uppgörandet av budgeten. Till arbetsgruppen valdes ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, som fungerade som sammankallande, och huvudbokförare Sinikka Manni på tjänstens vägnar samt Merja Piipponen och Erik Sjöberg som gemensamma kyrkorådets representanter. Arbetsgruppen granskade på sitt möte processen och principerna för uppgörandet i ljuset av kyrkostyrelsens anvisningar. Arbetsgruppen konstaterar efter en lång diskussion att man i Vasa kyrkliga samfällighet följer kyrkostyrelsens krav och anvisningar vid uppgörandet av budgeten. Arbetsgruppen konstaterar dock att för att kunna ge en så realistisk bild som möjligt av den ekonomiska utvecklingen som underlag för beslutsfattandet bör man i samband med uppgörandet av budgeten informera realistiskt om hur stora lönekostnaderna eventuellt kommer att bli på grundval av historiska fakta. Lönekostnaderna uppgår till ca 63 % av kyrkliga samfällighetens kostnader. Enligt anvisningarna ska man i budgeten beakta tjänsterna och arbetsförhållandena 100-procentigt. I verkligheten uppstår det på grund av verksamheten och personalsituationen delvis förutsägbara undantag, oftast besparingar. Arbetsgruppen föreslår att en separat rapport om hur stora lönekostnaderna sannolikt kommer att bli ges till gemensamma kyrkofullmäktige i samband med budgeten. Arbetsgruppens rapport antecknas för kännedom och läggs fram för gemensamma kyrkofullmäktige. Motionen betraktas härmed slutbehandlad. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn Ledamot Heikki Hurtigs initiativ motion om centrala indikatorer i bokslutet Ledamot Heikki Hurtig lämnade in en motion vid gemensamma kyrkofullmäktiges sammanträde (gem. kfm ). I motionen föreslår han att fullmäktigeledamöterna ska ges ett sammandrag över boksluten med centrala indikatorer på en eller högst två A4-sidor. Sammandraget ska innehålla uppgifter för 8 10 år. En del av indikatorerna kan vara samma som nämns i den ovannämnda bilagan. För en del av siffrorna är det skäl att presentera budgetbeloppet, utfallet och skillnaden. I fråga om många indikatorer räcker det med utfallet, exempelvis euro per medlem eller likvida medel.

3 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 3 Gemensamma kyrkorådet tillsatte en arbetsgrupp (gem. kr ) med uppgift att ta fram ett sammandrag som innehåller centrala indikatorer från boksluten och som spänner över 8 10 år. Till arbetsgruppen valdes ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, som fungerade som sammankallande, och huvudbokförare Sinikka Manni på tjänstens vägnar samt Merja Piipponen och Erik Sjöberg som gemensamma kyrkorådets representanter. Arbetsgruppen har på sitt möte diskuterat frågan och satt sig in i Heikki Hurtigs förslag på möjliga indikatorer. Arbetsgruppen konstaterar att tidigare realiserade jämförelsesiffror skulle vara till nytta då man vill ha en helhetsbild av kyrkliga samfällighetens närhistoria. Idag bifogas till budgeten ett utdrag som innehåller ekonomiska siffror för hela kyrkan och vissa församlingar för föregående räkenskapsår. Arbetsgruppen föreslår att de indikatorer som nämns i motionen bifogas till budgeten för de föregående åtta åren. Även andra indikatorer kan komma i fråga. Arbetsgruppens rapport antecknas för kännedom och läggs fram för gemensamma kyrkofullmäktige. Motionen betraktas härmed slutbehandlad. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn Chefernas rätt att godkänna fakturor Vasa kyrkliga samfällighet överförs till Kyrkans servicecentral Kipa Efter överföringen sköter Kipa Vasa kyrkliga samfällighets transaktioner. Enligt Vasa kyrkliga samfällighets ekonomistadga granskas och godkänns inköpsfakturor så att det på alla erhållna inköpsfakturor och övriga verifikat eller bilagor till dessa antecknas uppgifter om att varan eller tjänsten mottagits, uppgifter om sakgranskning och godkännande för utbetalning. Gemensamma kyrkorådet utfärdar anvisningar om vilket förfarande som ska tillämpas. Förfarandet ska ordnas på ett sådant sätt att minst två personer deltar i det. I dagsläget är det en utsedd person eller en chef som utför sakgranskningen och ekonomidirektören som gör det slutliga godkännandet. Vid behandlingen av Kipas elektroniska fakturor skulle det vara ändamålsenligt att cheferna hade partiell rätt att godkänna fakturorna inom sitt ansvarsområde direkt för Kipas behandling. Det slutliga godkännandet görs dock av ekonomidirektören. Den partiella rätten att godkänna fakturor skulle bero på fakturans belopp (inkl. moms) på följande sätt:

4 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 4 Om fakturans slutsumma är större, godkänner ekonomidirektören fakturan för vidarebehandling efter sakgranskningen. Kipa behandlar inköpsfakturorna, och en betalningsförteckning görs upp över dem. Ekonomidirektören granskar och godkänner förteckningen innan Kipa betalar fakturan från Vasa kyrkliga samfällighets konton. På detta sätt uppfylls även framöver kravet i ekonomistadgan om att minst två personer deltar i förfarandet. Det föreslås att rätten att godkänna inköpsfakturor beviljas enligt följande: Kyrkoherdarna högst euro Chefen för begravningsväsendet högst euro Fastighetschefen högst euro Övriga chefer högst euro. Beslutet träder i kraft från och med , när Vasa kyrkliga samfällighet överförs till Kipa. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn Ekonomiöversikt Enligt Vasa kyrkliga samfällighets ekonomistadga ska gemensamma kyrkofullmäktige och gemensamma kyrkorådet informeras om hur samfällighetens verksamhetsmål har uppnåtts, och dessutom ska de få på bokföringen baserade uppgifter om budgetutfallet och prognoser för slutet av året. Rapporteringen antecknas för kännedom. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn Personalens frilufts- och rekreationseftermiddag år 2014 Personalens traditionella frilufts- och rekreationseftermiddag har årligen ordnats av samarbetskommissionen, och arrangemangen har godkänts i gemensamma kyrkorådet. Samarbetskommissionen har

5 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 5 beslutat att för gemensamma kyrkorådet föreslå att frilufts- och rekreationseftermiddagen år 2014 ordnas fredag från kl genom ett besök i Kristinestads kyrka, Lebellska Köpmansgården och Mikaelimarknaden. Det föreslås att tjänsteinnehavarna och arbetstagarna i församlingarna beviljas ledig eftermiddag från kl under förutsättning att de deltar i frilufts- och rekreationseftermiddagen. Tjänsteinnehavare eller arbetstagare som inte deltar i den gemensamma eftermiddagen har normal arbetsdag. För att så många anställda som möjligt ska kunna delta i rekreationseftermiddagen föreslås att kundbetjäningen på pastorsexpeditionen och kanslierna denna dag upphör kl Gemensamma kyrkorådet godkänner ovannämnda arrangemang för kyrkliga samfällighetens del. Under eftermiddagen i fråga har telefonväxeln och lokalbokningen normal jour. Med tidningsannons meddelas att kanslierna stänger kl Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn Begäran av SRK:s sommarmöte i Vasa Arrangörerna av SRK:s sommarmöte begär tillstånd att genomföra en gudstjänst på Vasa kyrkliga samfällighets område Dessutom föreslår arrangörerna att Vasa kyrkliga samfällighet bekostar och skaffar de nattvardstillbehör som behövs vid nattvarden. Sommarmötet ordnas på åkrarna i Söderfjärden, som ligger i Sundom by i Vasa. Vaasan seudun rauhanyhdistys är ansvarig arrangör. Sommarmötet har under de senaste åren besökts av ca personer. I nattvarden har ca personer deltagit. Vid sommarmötet sommaren 2014 i Pyhäjoki kostade nattvardstillbehören ca euro. Anhållan antecknas för kännedom och godkänns. 121 Anmälningsärenden - finska församlingens församlingsråds protokoll 7/ svenska församlingens församlingsråds protokoll 7/

6 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 6 - Mauri Öljymäki berättade om Vasa stads byggnadsnämnds möte, där det behandlades utvidgningen av Lillkyro gravgård. Antecknas för kännedom. 121 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet Gemensamma kyrkorådet gav anvisningar om ändringssökande, bilaga 1/122.