Gemensamma kyrkorådet samlades i Lillkyro kl för att bekanta sig till Andelsbankens och församlingshemmet utrymmen före mötets början.

Transkript

1 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 1 Gemensamma kyrkorådet samlades i Lillkyro kl för att bekanta sig till Andelsbankens och församlingshemmet utrymmen före mötets början. 161 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras 162 Val av protokolljusterare 163 Protokoll 3/2015 från direktionen för familjerådgivningscentralen 164 Protokoll 3/2015 från direktionen för sjukhussjälavården 165 Val av förvaltningschef 166 Totalrenovering av församlingsgården i Lillkyro samt fortsatt granskning av lokalplaneringen 167 Begäran om ändring av beslut fattat av chefen för begravningsväsendet Stängning av köket och personalmatsalen på Skolhusgatan 26 under julen Ekonomiöversikt 170 Anmälningsärenden 171 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet 161 Sammanträdet öppnas och beslutförhet konstateras Gemensamma kyrkorådet har utöver ordförande 11 medlemmar, och det är beslutfört när mer än hälften av medlemmarna är närvarande. Kallelse till gemensamma kyrkorådets sammanträden ska sändas till medlemmarna senast tre dagar före sammanträdet. Kallelsen till detta sammanträde och föredragningslistan har skickats till medlemmarna i gemensamma kyrkorådet Gemensamma kyrkorådets ordförande Krister Koskela öppnade mötet. Mötet konstaterades lagligen sammankallat. Mötet är beslutfört om flera än hälften av dess medlemmar är närvarande. Ordförande konstaterade att mötet är beslutfört. 162 Val av protokolljusterare Två protokolljusterare väljs. Tarja Launonen och Erik Sjöberg står i tur. Till protokolljusterare valdes Kai Niemelä och Erik Sjöberg. 163 Protokoll 3/2015 från direktionen för familjerådgivningscentralen Protokoll 3/ från direktionen för

2 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 2 familjerådgivningscentralen läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. 164 Protokoll 3/2015 från direktionen för sjukhussjälavården Protokoll 3/ från direktionen för sjukhussjälavården läggs fram. Antecknas för kännedom, inga åtgärder. 165 Val av förvaltningschef Gemensamma kyrkorådet ledigförklarade tjänsten som förvaltningschef så att ansökningstiden gick ut kl Lönen för tjänsten bestäms enligt kravgrupp 603. Behörighetsvillkoren för tjänsten är högre högskoleexamen i juridik, tillräcklig arbetserfarenhet inom området och kännedom om församlingslivet samt utmärkta skriftliga och muntliga kunskaper i det ena inhemska språket och goda skriftliga och muntliga kunskaper i det andra. Till tjänsten som förvaltningschef kan väljas en person som hör till evangelisk-lutherska kyrkan och som är konfirmerad. Gemensamma kyrkorådet tillsatte en arbetsgrupp med uppgift att förbereda valet. Till medlemmar i arbetsgruppen valdes Olli Autio, Hannu Härö, Tuomo Klapuri, Tuulikki Kouhi, Christel Lax, Merja Piipponen, Tauno Tuomisto och Nils-Eric Sahlström, som fungerade som sammankallande och sekreterare i arbetsgruppen. Tuulikki Kouhi fungerade som ordförande. Tjänsten söktes av 22 personer. Arbetsgruppen har gett gemensamma kyrkorådet sitt utlåtande om valet av förvaltningschef och föreslår att xxx xxx väljs. Ansökningarna, ett sammandrag av de sökande (bilaga 1/165) och arbetsgruppens protokoll 1/ och 2/ läggs fram.

3 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 3 Enligt instruktionen för tjänsten som förvaltningschef är det gemensamma kyrkorådet som anställer förvaltningschefen. 1. Ansökningarna, ett sammandrag av de sökandes meriter (bilaga 1/165) och arbetsgruppens protokoll antecknas för kännedom. 2. Gemensamma kyrkorådet väljer förvaltningschef. En prövotid på fyra (4) månader tillämpas. 3. Den som valts till tjänsten ska före det slutliga fastställandet av valet förete läkarintyg över sitt hälsotillstånd Gemensamma kyrkorådet valde enhälligt Emma Södergård till förvaltningschef. En prövotid på fyra (4) månader tillämpas. 3. Emma Södergård borde ta emot tjänsten enligt överenskommelse dock före Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn (06) Totalrenovering av församlingsgården i Lillkyro samt fortsatt granskning av lokalplaneringen I investeringsprogrammet i Vasa kyrkliga samfällighets budget har för 2015 anvisats ett anslag på euro för omplanering av samlings- och servicelokalerna i Lillkyro församlingsgård, som i en konditionsgranskning 2013 konstaterades vara svårt vattenskadad (skadan inträffade 2003 och har pågått till 2013). Under tidigare år, 2013 och 2014, har inga anslag för planering eller byggande för detta ändamål anvisats i de budgetar som fullmäktige godkänt. Projektplaneringen inleddes när de anställda i Lillkyro församling sommaren 2014 inkom med en preliminär utredning av lokalbehovet. Projektplaneringen har fortsatt med en helhetsbedömning av Lillkyro församlings nuvarande fastigheter i centrumområdet inklusive verksamhetsmiljön; den nuvarande församlingsgården och prästgården samt de för församlingsverksamheten lämpliga affärslokaler som finns i Lillkyro centrum och som är lediga eller kommer att bli lediga och som det är möjligt att ta i bruk. Avsikten med helhetsbedömningen (verksamhetsutgifterna, användningsgraden, investerings- och driftsutgifterna) är att försöka utreda och hitta grunder för planerings- och genomförandealternativ. För omorganiseringen av församlingens lokaler har sex alternativ arbetats fram.

4 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 4 ALT1. Det nuvarande församlingscentret totalrenoveras i sin helhet (938 m 2 ). Investeringskostnaden uppgår till euro. ALT2. Nuvarande ämbetshusdel totalrenoveras. Den skadade byggnadsdelen och flygelbyggnaden rivs och i deras ställe byggs en ny, mindre församlingssal med distributionskök och samlingsrum (dagklubben, diakonin och ungdomsarbetet, 798 m 2 ). Investeringskostnaden blir euro. ALT3. De ovannämnda åtgärderna genomförs, men i stället för att bygga nytt hyrs lokaler för ändamålet (798 m 2 ). Investeringskostnaden blir euro. ALT4. Nuvarande kanslidel bevaras och totalrenoveras (lokaländringar). I anslutning till den byggs nya dagklubbslokaler och en allaktivitetslokal som kan användas av dagklubben, diakonin och ungdomsarbetet (227 m 2 ). En församlingssal byggs i Lillkyro prästgård (272 m 2 ). Investeringskostnad euro. ALT5. Den nuvarande hyreslokalen som används för församlingsverksamheten (en f.d. bilskola) en s.k. tillfällig lokal förstoras från 140 m 2 till 200 m 2 för att inrymma en församlingssal och ett distributionskök. I församlingssalen skulle det finnas plats för 100 personer. Hyran (140 m 2 ) är 1400 euro/månad. Samtidigt totalrenoveras den nuvarande kanslidelen och nya klubb- och allaktivitetslokaler byggs (som i alternativ ALT4). Den nuvarande prästgården förblir hyresbostad. Investeringskostnad euro. VE6. Den före detta banklokalen med banksal och separat samlingslokal i centrum av Lillkyro på Porinmäkivägen 2, som ägs av POP-Pankki-Kyrönmaa, kommer att bli ledig i november 2015 och lämpar sig t.ex. för församlingens bruk och som lokaler för många olika ändamål. För närvarande används lokalen av en byggfirma. Fastighetschefen har preliminärt förhandlat med bankens ledning, också om hyresnivån. Banksalen, som även har utsikt mot kyrkan, kan bli församlingssal för 120 personer. Fastigheten har även separata samlingslokaler för uthyrning (möten, klubbar, ungdomsarbetet m.m.). Hyran för salen (200 m 2 ) är 1000 euro/mån. med uppvärmning, och hyran för alla de ovannämnda lokalerna (tot. 300 m 2 ) är 1500 euro/mån. Det nuvarande församlingshemmets kanslidel bevaras och totalrenoveras (lokaländringar) och i anslutning till den byggs en ny lokal för dagklubben och en allaktivitetslokal som kan användas både av dagklubben och i diakoni- och ungdomsarbetet. Den nuvarande prästgården i Lillkyro ska fortsättningsvis vara hyresbostad. Kostnadskalkylen för hela investeringen är euro.

5 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 5 De årliga underhållskostnaderna måste också räknas ut för de olika alternativen. ALT1 är dyrast och ALT6 förmånligast. Projektplaneringens alternativa lösningsmodell 6 (ALT6), lägenhetsytor och situationsplan läggs fram. Tabeller för jämförelse av kostnader för projektplanerna: investeringskostnader och underhållskostnader presenteras. Helhetslösningarna för lokalerna har i hög grad undersökts utifrån den fastighetsstrategiplan och de mål som är under beredning och behandling. De befintliga lokalerna som har låg användningsgrad måste granskas öppet och det gäller att undvika alltför stora lokalinvesteringar. Lösningen bör stå i rätt proportion till lokalbehovet. Det kan konstateras att alla framlagda alternativ är dyra att genomföra i den nuvarande ekonomiska situationen. Det bör beaktas att alla planeringsalternativ utgör utkast för den egentliga planeringslösningen och inriktningen och att de har tagits fram för att kunna jämföra alternativen. Jämförelse av investeringskostnader En jämförelse av investeringskostnaderna ovan visar att ALT4 är det förmånligaste alternativet och att ALT6 kommer på följande plats. ALT2 är den dyraste lösningen. I ALT5 och ALT6 måste lokaländringar göras då användningsändamålet och lokalens karaktär ändras. Det kan jämföras med ALT4 (det s.k. Prästgårdsalternativet). Jämförelse av drifts- och underhållskostnader ALT6 (Banklokalen) är det förmånligaste alternativet när driftskostnaderna jämförs. ALT5 (Bilskolelokalen) är det näst billigaste. Alternativet att hyra lokaler belastas inte av t.ex. fastighetsskatt. ALT1 har de största driftskostnaderna eftersom ytan är störst i det alternativet. ALT6 är det förmånligaste alternativet sett till totalkostnaderna. Vad gäller lokalinvesteringsprojektet och kostnaderna bör man beakta verksamheten i församlingen i Lillkyro under tiden bygget eller totalrenovering pågår och eventuell anskaffning av ytterligare tillfälliga lokaler. Fastighetsdirektionen har på sina sammanträden och behandlat totalrenoveringen och planeringen av lokaler för församlingshemmet i Lillkyro. Fastighetsdirektionen beslutade efter omröstning på sitt sammanträde föreslå att gemensamma kyrkorådet godkänner alternativ 2

6 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 6 (ALT2) som underlag för den fortsatta planeringen av församlingsgården och att den nuvarande prästgården samtidigt säljs. Alternativen har även presenterats för församlingsrådet i Lillkyro. På sitt sammanträde behandlade fastighetsdirektionen vid fortsatt granskning av lokalplaneringen möjligheten att planera en utvidgning av den nuvarande hyreslokalen (Bilskolelokalen) och börja använda denna som församlingssal (ALT5). Fastighetsdirektionen beslutade att 1. anteckna det föreslagna alternativet till församlingssal (ALT5) för kännedom och 2. godkänna även nya alternativ för framläggande och granskning vid sidan av det som fastighetsdirektionen tidigare behandlat (ALT2) innan ärendet läggs fram för gemensamma kyrkorådet. Alternativ 6 (ALT6) Alternativ 6 beskrivs i huvuddrag ovan. Det går bra att göra ändringar i bankens lokaler så att de blir lämpliga för församlingens bruk (som samlingslokal, sal, utdelningskök och för olika verksamhetsformer och för möten). Lokalerna ligger i byns absoluta centrum. Avstånden till både kyrkan och det nuvarande kanslihuset är korta och t.ex. möjligheterna till bilparkering är utmärkta. Fastigheten har färdiga säkerhetssystem. Bakom fastigheten byggs ett nytt köpcentrum där det kommer att finnas tillgång på tjänster, parkering och service på nära håll. Fastigheten har också olika samlingslokaler som kan hyras separat för olika klubbar, ungdomsarbetet, musikskola, scouter osv. Ingångarna till lokalerna kan vara separata (egna) eller gemensamma. Banken har meddelat att hyran för hela lokalen (300 m 2 ) blir euro/mån. inklusive uppvärmning. Dessutom kan det förhandlas med banken om investeringslösningar, bl.a. om ventilationssystem och kostnadsfördelning. Salen som vetter mot kyrkan och klockstapeln kan göras till samlingslokal för 120 personer. Sett till totalkostnaderna är ALT6 förmånligast. Gemensamma kyrkorådet beslutade på sitt sammanträde efter diskussion att bordlägga ärendet och att kyrkorådet ska bekanta sig med lokalerna i alternativ 6. Lillkyro församlings utlåtande , 57 läggs fram. Fastighetsdirektionen beslutar med avvikelse från sina tidigare beslut att för gemensamma kyrkorådet föreslå ALT6 som underlag för fortsatt planering, projekttidtabell och investeringsprogram för församlingslokalerna i Lillkyro. Gemensamma kyrkorådet beslöt enhälligt att planeringen fortsätter enligt ALT2. Samtidigt utreds möjligheter till KRV totalentreprenad.

7 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 7 Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av fastighetschef Mikko Päällysaho, tfn Begäran om ändring av beslut fattat av chefen för begravningsväsendet Reijo Väisänen har till gemensamma kyrkorådet lämnat in en begäran om ändring (bilaga 2/167) av ett beslut som chefen för begravningsväsendet fattat (bilaga 3/167) i ett ärende som gäller överlämnande av ett ortopediskt implantat som fanns i hans kremerade makas kropp. Chefen för begravningsväsendet har motiverat sitt beslut med de rutiner som tillämpas i kyrkliga samfällighetens krematorium och som baserar sig på uppkommen praxis och på begravningslagen (18 Utlämnande av aska) och på det miljötillstånd som Vasa stad beviljat krematoriet samt på stadens inspektionsprotokoll 1/ Att ändra rutinerna i detta fall skulle därmed stå i strid med villkoren i tillståndet. Dessutom bör noteras att rutinerna i Vasa kyrkliga samfällighets krematorium inte skiljer sig från de rutiner som används i andra krematorier i Finland. Gemensamma kyrkorådet anser att det inte finns någon grundad anledning att ändra det negativa beslut som chefen för begravningsväsendet fattade Ärendet diskuterades, under diskussionen föreslog Krister Koskela att ett implantat som finns kroppen kunde överlämnas. Förslaget fick inte understöd och därför förföll det. Gemensamma kyrkorådet beslöt enligt förslaget. Krister Koskela lämnade avvikande åsikt till protokollet. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av chefen för begravningsväsendet Pekka Mäkinen, tfn (06) Stängning av köket och personalmatsalen på Skolhusgatan 26 under julen 2015 Köket och personalmatsalen på Skolhusgatan 26 brukar hålla stängt några veckor under den lugnaste tiden i december-januari. När köket och personalmatsalen på Skolhusgatan 26 är stängda ordnas för församlingarnas personal möjlighet att äta i någon närbelägen matservering, t.ex. i Loftet. Gemensamma kyrkorådet beslutar att köket och personalmatsalen på Skolhusgatan 26 hålls stängda och att personalens måltider ordnas på ovan nämnda sätt. Av personalen debiteras ersättning för maten enligt naturaförmånsprincipen.

8 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 8 Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av byråchef Anneli Dahlbäck, tfn (06) Ekonomiöversikt Enligt Vasa kyrkliga samfällighets ekonomistadga ska gemensamma kyrkofullmäktige och gemensamma kyrkorådet informeras om hur samfällighetens verksamhetsmål har uppnåtts, och dessutom ska dessa få på bokföringen baserade uppgifter om budgetutfallet och prognoser för slutet av året. Rapporteringen antecknas för kännedom. Tilläggsuppgifter om beslutet ges vid behov av ekonomidirektör Nils-Eric Sahlström, tfn Anmälningsärenden - finska församlingens församlingsråds protokoll 8/ svenska församlingens församlingsråds protokoll 7/ Lillkyro församlings församlingsråds protokoll 6/ Kyrkostyrelsens cirkulär 17/ Kollekterna år Kyrkostyrelsens cirkulär 18/ Grunder för beredning av budgeten Kyrkostyrelsens cirkulär 19/ Lagligheten i ett barns för- och släktnamn - Maj-Britt Anderssen tog fram tidningsartikeln i Pohjankyrö tidning som Olavi Atila hade skrivit om Lillkyro gravgård. Antecknas för kännedom. 171 Anvisningar för rättelseyrkande och besvärsanvisning samt avslutande av sammanträdet Gemensamma kyrkorådet gav anvisningar om ändringssökande, bilaga 4/171.

9 VAASAN SEURAKUNTAYHTYMÄ Kokous klo Sivu 9