Löneadministrativa anvisningar för arbetstidsbanker (KyrkTAK 183)

Transkript

1 Löneadministrativa anvisningar för arbetstidsbanker (KyrkTAK 183) Innehåll: 1. INLEDNING 1.1 Arbetstidsbank 1.2 Definitioner 1.3 Arbetstidsbankkonton 2. SÄRSKILDA LÖNEADMINISTRATIVA FRÅGOR 2.1 Tidpunkt för löneutbetalning för ledighet som tas ut från arbetstidsbanken 2.2 Försäkringspremier för lön under ledighet som tas ut från arbetstidsbanken 2.3 Naturaförmåner 2.4 Ledighet som tas ut från arbetstidsbanken 3. SPECIFIKATION ÖVER ARBETSTIDSBANKENS SALDO (KONTOUTDRAG) 4. BESTÄMMELSER OM ARBETSTIDSBANK I LAGEN OM UTKOMSTSKYDD FÖR AR- BETSLÖSA 5. FÖRSKOTTSINNEHÅLLNING OCH ARBETSGIVARAVGIFTER 5.1 Tidpunkt för verkställande av förskottsinnehållning 5.2 Betalning av pensionsförsäkringspremie, socialskyddsavgift och olycksfallsförsäkringspremie 6. LÖNE- OCH ARBETSTIDSBOKFÖRING

2 1 1. INLEDNING 1.1 Arbetstidsbank I dessa anvisningar avses med arbetstidsbank en arbetstidsbank som den definieras i det separata tjänste- och arbetskollektivavtalet om arbetstidsbank. Arbetstidsbank definieras dessutom i 1 kap. 5 1 mom. 13 punkten i lagen om utkomstskydd för arbetslösa. Enligt bestämmelsen i lagen avses med arbetstidsbank ett företags- eller arbetsplatsspecifikt, skriftligen överenskommet arbetstidsarrangemang för arbetstagare genom vilket det är möjligt att spara arbetstid, intjänad ledighet eller penningersättningar som omvandlats till ledig tid genom att kombinera dessa och ta ut betald ledighet eller lyfta penningersättning. I den nämnda lagen finns bestämmelser som ställer särskilda krav på lönebokföringen eller som begränsar eller styr arbetsgivarens och arbetstagarens avtalsmöjligheter. Dessutom förutsätts det i Skattestyrelsens utlåtande om tidpunkten för verkställandet av förskottsinnehållningen att betalningsgrunderna för penningersättningen ska vara överenskomna i avtalet om arbetstidsbanken. Hur den ordinarie arbetstiden ordnas ska hållas isär från arrangemangen med arbetstidsbank. Flexibel arbetstid, genomsnittlig ordinarie arbetstid och sparad semester är som sådana inte arbetstidsbanksarrangemang. 1.2 Definitioner Med arbetstidsbank avses de arrangemang som införts för att jämka samman arbetsoch fritiden och genom vilka arbetstid, intjänad ledighet eller penningförmåner omräknade tidigare omvandlade till i ledig tid genom avtal kan sparas eller lånas samt kombineras på ett långsiktigt sätt. Med arbetstidsbankkonto avses ett konto eller en annan förteckning per anställd där en sparad tids- eller lönepost registreras och från vars saldo ledighet som tas ut avdras. Med saldo avses den mängd tid som finns på bankens konto. Med ledighet från arbetstidsbanken avses avlönad ledighet som tas ut från arbetstidsbanken. Med sparande avses att tidsposter (t.ex. kompensationsdagar för lägerarbetstid) eller till tid omvandlade löneposter (t.ex. övertidsersättning) sparas i arbetstidsbanken. Med uttag avses användning av ledig tid som finns i arbetstidsbanken även i det fall att arbetstid lånas från arbetstidsbanken. Med delfaktorer i arbetstidsbanken avses de arbetstider, lediga tider eller penningförmåner omvandlade till ledighet som sparas eller lånas. Delfaktorer är bland annat semestrar, mertidsarbete, övertidsarbete och arbetstidsersättningar som omvandlats till

3 ledig tid. Vilka delfaktorer som tillämpas på arbetsplatsen avtalas i församlingens eget avtal. 1.3 Arbetstidsbankkonton Arbetstidsbanken är tidsbaserad. De förmåner som samlas i arbetstidsbanken är timbaserade. För de tjänsteinnehavare på vilka arbetstid inte tillämpas räknas de samlade förmånerna dock i dagar. Arbetsgivaren ska ha ett arbetstidsbankkonto per anställd. På kontot registreras alla transaktioner som sker i arbetstidsbanken och deras tidpunkter. Kontot visar den mängd tid som finns sparad. Särskilda arbetstidsbankkonton behövs inte om de ovan nämnda uppgifterna framgår av arbetstids- och lönebokföringen SÄRSKILDA LÖNEADMINISTRATIVA FRÅGOR 2.1 Tidpunkt för löneutbetalning för ledighet som tas ut från arbetstidsbanken Lönen för ledighet som tagits ut från banken betalas på den normala löneutbetalningsdagen för den löneperiod under vilken ledigheten hålls. Saldot i arbetstidsbanken förfaller i sin helhet till betalning senast när anställningsförhållandet upphör eller när avtalet om arbetstidsbanken utgår. 2.2 Försäkringspremier för lön under ledighet som tas ut från arbetstidsbanken 2.3 Naturaförmåner När avlönad ledig tid tas ut från arbetstidsbanken, dras denna av från saldot i arbetstidsbanken. Uttagen ledig tid hänför sig inte till någon enskild ursprunglig delfaktor. Sålunda är den lön som betalas för ledighet som tas ut från banken alltid lön av samma slag och för den erläggs samma försäkringspremier som för ordinarie lön. Förskottsinnehållning och andra innehållningar (t.ex. fackföreningsavgifter) verkställs på samma sätt som för ordinarie lön. Enligt KyrkTAK ingår naturaförmånerna inte i avlöningen. Ett undantag utgör den bostadsförmån som vissa innehavare av präst- eller kantorstjänster getts och som grundar sig på de naturaförmånsbostäder som förblev i kraft efter att lönelagen för kyrkan upphävdes Naturaförmåner är lön som betalas för ordinarie arbetstid och kan utnyttjas av tjänsteinnehavarna under ledighet som tagits ut från banken. 2.4 Ledighet som tas ut från arbetstidsbanken Som ledighet från banken räknas de arbetstimmar eller arbetsdagar som utan ledigheten hade varit arbetstimmar eller arbetsdagar för den anställda enligt arbetsskiftsförteckningen. När timkonto används räknas de timmar som annars hade räknats in i den ordinarie arbetstiden som timmar som minskar kontot. När ett dagsbaserat konto används avdras avlönade lediga dagar som annars hade varit arbetsdagar från kontot. Sålunda minskar arbetstagarens lediga dagar inte på saldot i arbetstidsbanken. När ledighet från arbetstidsbanken ges följs principen att det antal timmar som ges i ledighet minskar den mängd arbete som ska utföras under veckan i fråga lika mycket

4 som det tas timmar från arbetstidsbanken. Om till exempel en arbetstagare får två ordinarie arbetsdagar som ledighet från banken och om dessa arbetsdagars ordinarie längd är 8 timmar och 6 timmar, minskas veckans arbetstid med 14 timmar, varvid den mängd arbete som ska utföras är 38,25 14 = 24,25 timmar. Exemplet ovan har gjorts för en arbetstagare med allmän ordinarie arbetstid. Om ämbetsverksarbetstid tillämpas fås den tid som ska arbetas under veckan genom att man drar av 14 timmar (ledigheten från banken) från 36,25 timmar. Ledighet som tas ut från banken (eller annan avlönad frånvaro) räknas inte som arbetstid när mängden övertid per dygn eller vecka räknas ut. För att övertidsarbete ska uppstå ska den faktiskt arbetade tiden under arbetsdagen eller arbetsveckan överskrida de arbetstidströsklar som anges i KyrkTAK. Om de ovan nämnda 14 timmarna ledighet från banken har hållits, men den anställda utöver 24,25 timmar dessutom behövs 10 timmar i arbetet, betalas för dessa 10 timmar mertidsersättning. Först om mängden extra arbete överskrider de 14 uttagna timmarna, blir de arbetade timmarna veckoövertid SPECIFIKATION ÖVER ARBETSTIDSBANKENS SALDO (KONTOUTDRAG) Arbetstagaren ska på begäran få en specifikation över saldot i arbetstidsbanken och dess förändringar. En specifikation ska dock utan begäran ges minst en gång om året, till exempel på våren i samband med semesterlönespecifikationen. 4. BESTÄMMELSER OM ARBETSTIDSBANK I LAGEN OM UTKOMSTSKYDD FÖR ARBETSLÖSA Lagen om ändring av lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1354/2007) fastställdes I den preciseras hur den arbetstid som sparas i och tas ut från arbetstidsbanken ska behandlas när arbetsvillkoret anges. Dessutom preciseras genom ändringarna hur de inkomster som sparas i arbetstidsbanken och som tas ut därifrån behandlas när de inkomster som ligger till grund för arbetslöshetsdagpenningen beräknas. Ändringarna om arbetstidsbanken i lagen om utkomstskydd för arbetslösa påverkar även löneadministrationen och hur dessa uppgifter antecknas på det löneintyg som ges till arbetslöshetskassan. När en arbetsgivare permitterar eller säger upp en anställd eller om en anställd själv säger upp sig, ska han eller hon på begäran ges ett löneintyg av vilket tillräckliga uppgifter för utbetalning av utkomstskyddet för arbetslösa framgår. Närmare anvisningar om löneintyget ges av arbetslöshetskassorna. 5. FÖRSKOTTSINNEHÅLLNING OCH ARBETSGIVARAVGIFTER 5.1 Tidpunkt för verkställande av förskottsinnehållning Skattestyrelsen lämnade arbetsgruppen för arbetstidsbanken ett utlåtande om tidpunkten för förskottsinnehållningen på tillgodohavanden i arbetstidsbanken. Utlåtandet gick i praktiken ut på att förskottsinnehållningen görs i samband med att ledigheten hålls på samma sätt som för ordinarie lön. I undantagsfall (när anställningsför-

5 hållandet upphör eller arbetstidsbanken avslutas) förfaller de inbesparade posterna i arbetstidsbanken till betalning som separata penningersättningar. Förskottsinnehållningen görs då ersättningen betalas ut. 5.2 Betalning av pensionsförsäkringspremie, socialskyddsavgift och olycksfallsförsäkringspremie Lön för ledighet som tagits ut från arbetstidsbanken meddelas i beskattningen som inkomst för det år när lönen för ledigheten eller penningersättningen har betalats och förskottsinnehållningen gjorts. Arbetsgivarens socialskyddsavgift erläggs i samband med förskottsinnehållningen. Pensionsgrundande arbetsinkomst ses som inkomst för det kalenderår när den har betalats. Detta gäller även lön och penningersättningar som erhållits från arbetstidsbanken. Betalningsprincipen tillämpas även i fråga om olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremierna. 6. LÖNE- OCH ARBETIDSBOKFÖRING Arbetstidsbokföringen och uppföljningen av hur semestrarna faller ut och ges ska alltid göras enligt bestämmelserna i KyrkTAK och arbetstidslagen. I arbetstidsbokföringen antecknas arbetad tid inklusive eventuella olika ersättningar (t.ex. helgdagsersättningar, övertidsersättningar m.m.) enligt när arbetet har utförts. I semesterbokföringen följer man hur semestern tjänas in och hur den ges och sparas. Arbetstidsbanken ska ha en separat bokföring. Bokföringen av arbetstidsbanken ska visa arbetstidsbankens saldo i arbetstimmar per arbetstagare eller i arbetsdagar för dem som i sitt arbete inte följer arbetstid, samt de poster som sparats och tagits ut i den. Arbetad tid och ersättningen för den samt andra förmåner framgår av arbetstids- och semesterbokföringen och av den separata bokföringen för arbetstidsbanken. När förmåner överförs till arbetstidsbanken antecknas de inte vid denna tidpunkt på annat sätt i församlingens bokföring. För bokslutet inventeras saldot i församlingens arbetstidsbank vid årsskiftet till dess dåvarande penningvärde. Penningvärdet räknas ut per arbetstagare enligt arbetstagarens timlön eller dagslön när arbetstagaren eller tjänsteinnehavaren inte följer arbetstid. Första gången arbetstidsbankens penningvärde inventeras antecknas det sammanlagda penningvärdet som en resultatregleringsskuld som syns i balansräkningen. Under de påföljande åren görs motsvarande inventering och det nya saldots penningvärde jämförs med föregående bokslut. Skillnaden bokförs som en ökning eller en minskning av resultatregleringsskulderna beroende på hur penningvärdet har förändrats. 4