Luottamuksellinen. HeTa -projektet Exempelförsamlingarnas erfarenheter av utplacering

Transkript

1 HeTa -projektet Exempelförsamlingarnas erfarenheter av utplacering

2 Inledning Kyrkans ekonomiutskott begärde den en utredning av HeTa projektet, om hur små församlingar har lyckats med utplacering av sin bokföring och/eller löneberäkning till kommersiella aktörer. Inom kyrkan valdes fyra små församlingar, som har utplacerat antingen sin bokföring, löneberäkning eller bägge. HeTa -projektgruppen besökte dessa församlingar under december 2009 och januari Erfarenheterna av utplaceringen kartlades genom fyra intervjuer: Tapio Sarviluoma (ekonomichef), Karvia, Mirja Kivioja (ekonomichef), Kihniö, Pekka Laajalahti (ekonomichef), Haapajärvi, Arja-Inkeri Joas (ekonomichef), Pyttis, Under intervjuerna behandlades bl.a. orsakerna till utplacering, erfarenheter av utplaceringen, realisering av nytta, belåtenhet med utplaceringsmodellen, kostnadseffekter, ändringar i arbetsbeskrivningar, valprocessen av tjänsteleverantör samt arbetsmängder, kostnader, processer och transaktionsvolymer i nuläget. 2

3 Materialets syfte och innehåll Syftet med detta material är att återge de små församlingarnas utplaceringserfarenheter: Presentera erfarenheterna de församlingar haft, som utplacerat verksamhet till externa tjänsteproducenter (pejla likheter och olikheter till shared servicemodellen) Förstå hur nyttan av utplaceringen har uppstått Förstå hur arbetsbilderna har ändrats i församlingarna i samband med utplaceringen Innehåll: Observationer av utplaceringserfarenheterna Utredning av följderna för församlingarna vid övergång till shared servicemodell Jämförelse av utplacerings- och shared serviceprocesser 3

4 Innehåll Observationer av utplaceringserfarenheterna Utredning av följderna för församlingarna vid övergång till shared servicemodell Jämförelse av utplacerings- och shared serviceprocesser 4

5 Observationer av utplaceringserfarenheterna 1/3 Område Observationer av utplaceringen HeTa -synpunkter Ändamål och orsaker till utplacering Realisering av nytta Belåtenhet med utplaceringsmodellen Temporär lösning beroende av externa osäkerhetsmoment (sammanslagningar, HeTa -projektet) Kompetensproblem och tillgänglighet till kunnande Inga ersättare/vikarier för semestertiderna Inte tillräckliga resurser för att sköta arbetet, för mycket övertid, sjukfrånvaro Inget bokföringssystem, samarbete med större församling uppstod inte Kostnadsinbesparingar var inte ett mål med utplaceringarna Har fungerat bra som temporär lösning Kompetensproblemet är löst Vikarieproblemet är löst, inga bieffekter Arbetstiden för att sköta tjänsten minskade med 20% Ibruktagande av bokföringssystem Övertidsarbete minskade med 70 % Samarbetet fungerar bra trots personalombyte Samarbetet fungerar bra Samarbetet fungerar bra men skulle preferera närsammarbete för att trygga kompetens Nuvarande tjänsteavgifter är för höga 5 Församlingarnas målsättning för utplaceringen är densamma som HeTa alternativets, frånsett kostnadsinbesparingarna. Visar, att församlingarnas utmaningar kan lösas genom att flytta funktioner till aktörer utanför församlingen I exempelförsamlingarna framkommer det att samarbetet och verksamhetssätten mellan församling och leverantör inte vidareutvecklas vilket är en väsentlig del av HeTa - modellen

6 Observationer av utplaceringserfarenheterna (2/3) Område Observationer av utplaceringen HeTa -synpunkter Fördelar och nackdelar med utplacering Inverkan på arbetsbeskrivningar och församlingarna i övrigt +Har fungerat bra som tillfällig lösning +Bokföringen är tidsenlig och kvaliteten bra +Ekonomichefen har fått mer tid till annat och/eller hjälper till med uppgifter utanför ekonomiförvaltningen +Fördelaktigare än att anställa ny medarbetare - Arbetsfördelningen inte optimal, jämfört med shared servicemodell kvarblir det mycket arbete i församlingen - För dyrt för tillfället Arbetskontraktet för en deltidsanställd bokförare förlängdes inte Det försvann 0,5 årsverken med arbete från ekonomiavdelningen Tyngdpunkten flyttades till förberedande arbeten Sakkännedom finns inte längre på lokalt plan Nya arbetsuppgifter (fastighetsskötsel, ickeekonomirelaterade uppgifter) istället för de förflyttade (löneberäkning, statistikföring, etc.) Inga personaleffekter (det fanns en och finns fortfarande en anställd på ekonomiavdelningen) Tjänsten ändrades till 80 %:ig Bokföringens kvalitet och tidsenlighet kan förbättras genom att utplacera skötseln från församlingarna I exempelförsamlingarna kvarblev det märkbart mera arbete i församlingarna, jämfört med HeTa - modellen HeTa kan erbjuda mera för samma kostnad (åtminstone åt en del av exempelförsamlingarna) Utplaceringen har haft samma följder för arbetsbeskrivningarna som de planerade i HeTa -projektet I HeTa alternativet finns det möjlighet att söka sig till servicecentret och arbeta 6

7 Observationer av utplaceringserfarenheterna (3/3) Område Observationer av utplaceringen HeTa -synpunkter Tjänsteleverantör och orsakerna till valet av leverantör Erfarenheter av utplaceringsprojektet Rauhala (flexibilitet, verksamhetsställe nära beläget, tidigare erfarenhet av församlingar) Norlic (vann över Rauhala i urvalsprocessen, ASP-tjänster av Norlic) ASP-tjänsterna var redan hos Norlic Personrelaterade problem till en början, inlärning av nya verksamhetssätt och korrigering av gammal oreda tog tid Problem med kontoföringen till en början Leverantörerna hade erfarenhet av överlåtelseprocessen, klara tillvägagångssätt Rättfram process, inga speciella problem Snabb utplacering av alla processer under hösten Till skillnad från dessa församlingars utplaceringar, har församlingarna i HeTa - alternativet möjlighet att påverka verksamhetsmodellen, som dessutom vidareutvecklas tillsammans efter övergången. I HeTa alternativet grundar kyrkan en tjänsteverksamhet åt sig själv. Församlingarnas utplaceringserfarenheter och utmaningar är de samma som HeTa -arbetsgruppen framfört gällande shared servicemodellen. 7

8 Innehåll Observationer av utplaceringserfarenheterna Utredning av följderna för församlingarna vid övergång till shared servicemodell Jämförelse av utplacerings- och shared serviceprocesser 8

9 Församlingskonsekvenser av övergång till shared servicemodell - Karvia Församling Nuläge Shared servicemodell Karvia (2 540 medl.) Personal och arb.mängd (årsv.) Ekonomichef Kanslist, deltar ej i processerna Målprocesserna: 0,75 årsv. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca IT/IS kostn.: ca Utplaceringskostn.: ca Omkostn.: ca Sammanlagt: Effekter på personal och arbetsmängd Arbetsmängden i församlingen minskar ytterligare (kvarblivande behov ca. 0,2-0,3 årsv.). Åldersstrukturen skulle möjliggöra sammanslagning av ekonomichefsoch kanslisttjänsterna. Processerna kräver mindre arbete, vilket medför inbesparing. Servicecenteravgiften är aningen högre än nuvarande utplaceringskostnader. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca * Omkostn.: ca Servicecenteravgift: ca Sammanlagt: (-47%) (+6%) Personalkostnaderna (inkl. lönebikostnader) är estimerade på basen av medellönen på / år för kyrkans ekonomipersonal. Omkostnaderna antas vara 10 % av totalkostnaderna. Ekonomichefens och kanslistens tjänster kommer sannolikt att sammanslås efter pensionering av nuvarande tjänsteinnehavare, varmed en lönekostnadsinbesparing på / år för kanslisttjänsten kunde realiseras. Man bör beakta, att sammanslagningen av tjänsterna inte nödvändigtvis skulle lyckas med nuvarande arbetsfördelning med tjänsteleverantören, eftersom arbetsmängden för ekonomi och löneberäkning i församlingen uppgår till 0,75 årsverken. * Den övre gränsen för personalkostnaderna motsvarar nuläget, alltså att tjänsterna inte kunde sammanslås. 9

10 Församlingskonsekvenser av övergång till shared servicemodell - Kihniö Församling Nuläge Shared servicemodell Kihniö (1 833 medl.) Personal och arb.mängd (årsv.) Ekonomichef Målprocesserna: 0,37 årsv. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca IT/IS kostn.: ca Utplaceringskostn.: ca Omkostn.: ca Sammanlagt: Effekter på personal och arbetsmängd Arbetsmängden i församlingen kunde minska ytterligare (kvarblivande behov ca. 0,15 årsv.). Personal- och omkostnadsinbesparingar kan inte uppnås utan tjänstepaket-arrangemang eller församlingssammanslagningar. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca * Omkostn.: ca Servicecenteravgift: ca Sammanlagt: (+25%) Personalkostnaderna (inkl. lönebikostnader) är estimerade på basen av medellönen på / år för kyrkans ekonomipersonal. Omkostnaderna antas vara 10 % av totalkostnaderna. Ekonomichefens och kanslistens tjänster är sammanslagna till en 80 %:ig tjänst. * I nuläget är resurserna relativt effektivt använda, så personalkostnadsinbesparingar förväntas inte uppnås. 10

11 Församlingskonsekvenser av övergång till shared servicemodell - Haapajärvi Församling Nuläge Shared servicemodell Haapajärvi (7 240 medl.) Personal och arb.mängd (årsv.) Ekonomichef Sekretare (visstidsanställd) Målprocesserna: 0,8 årsv. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca IT/IS kostn.: ca Utplaceringskostn.: ca Omkostn.: ca Sammanlagt: Effekter på personal och arbetsmängd Arbetsmängdsbehov i församlingen ca. 0,3 årsv. Många nuvarande arbetsuppgifter kunde flyttas till servicecentret Den återstående arbetstiden kunde användas till att erbjuda tjänster åt andra församlingar inom prosteriet eller utmätas i form av t.ex. deltidsarrangemang. Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn.: ca * Omkostn.: ca Servicecenteravgift: ca Sammanlagt: (-55%) (-29%) Personalkostnaderna (inkl. lönebikostnader) är estimerade på basen av medellönen på / år för kyrkans ekonomipersonal. Omkostnaderna antas vara 10 % av totalkostnaderna. * Den övre gränsen för personalkostnaderna motsvarar nuläget, personalkostnadsinbesparingar förväntas inte uppnås. 11

12 Församlingskonsekvenser av övergång till shared servicemodell - Pyttis Församling Nuläge Shared servicemodell Pyttis (3 062 medl.) Personal och arb.mängd (årsv.) Ekonomichef Assistent Målprocesserna: 0,67 årsv. Kostnaderna för målprocesserna IT kostnaderna ingår i utplaceringstjänsten Personalkostn.: ca Utplaceringskostn: ca Omkostn.: ca Sammanlagt: Effekter på personal och arbetsmängd Arbetsmängdsbehov i församlingen ca. 0,2-0,3 årsv. Många nuvarande arbetsuppgifter kunde flyttas till servicecentret En möjlig sammanslagning med större samfällighet underlättas efter att arbetsmängden minskat Kostnaderna för målprocesserna Personalkostn: ca * Omkostn: ca Servicecenteravgift: ca Sammanlagt: (-40%) (-6%) Personalkostnaderna (inkl. lönebikostnader) är estimerade på basen av medellönen på / år för kyrkans ekonomipersonal. Omkostnaderna antas vara 10 % av totalkostnaderna. * Den övre gränsen för personalkostnaderna motsvarar nuläget, personalkostnadsinbesparingar förväntas inte uppnås. 12

13 Församlingskonsekvenser av övergång till shared servicemodell, sammandrag Nuläge Shared servicemodell Kvarblivande Kostnadsförändring Församling Medlemm Personal och Kostnader arbetsmängd Kostnader % arbetsmängd (årsv.) (årsv.) Karvia ,75 årsv ,2-0,3 årsv (-47% - (+ 6%) Ekonomichef* Kihniö ,37 årsv ,15 årsv (+25 %) Ekonomichef och kanslist sammanlagt 80 % tjänst 0,8 årsv. Haapajärvi Ekonomichef ,3 årsv (-55%) - (-29%) och sekreterare Pyttis ,67 årsv ,2-0,3 årsv (-40%) - (-6%) Ekonomichef och assistent * Ekonomichefens och kanslistens tjänster skulle kanske kunna kombineras efter pensionering 13

14 Innehåll Observationer av utplaceringserfarenheterna Utredning av följderna för församlingarna vid övergång till shared servicemodell Jämförelse av utplacerings- och shared serviceprocesser 14

15 Hantering av inköpsfakturor utplaceringsprocessen vs. shared serviceprocessen UTPLACERINGSMODELLEN Församlingen Arkivering av fakturamaterialet Utplaceringsleverantören Val av leverantör och görande av beställning SHARED SERVICEMODELLEN Mottagande av faktura och kontrollering av basuppgifter Sakgranskning och godkännande av fakturan Betalning av fakturan I exempelförsamlingarna utförs många arbetsmoment, som i shared servicemodellen skulle utföras av servicecentret. Dataöverföring och hantering sker mer elektroniskt i shared servicemodellen. Manuell kontoföring av fakturan Flyttning av kontoförda fakturor till bokföringen Ordningsföljden varierade i olika församlingar Församlingen Val av leverantör och görande av beställning Sakgranskning och godkännande av fakturan Godkännande av betalningslista Servicecentret Mottagande av faktura och kontrollering av basuppgifter Förslag till extern kontoföring Flyttning av fakturan till reskontra och bokföring Framställning av betalningslista och cirkulationsväg Framställning av utbetalningsmaterialet Elektronisk arkivering av fakturan 15

16 Hantering av försäljningsfakturor utplaceringsprocessen vs. shared serviceprocessen UTPLACERINGSMODELLEN Församlingen Mottagning av beställning / reservation Framställning och sammanställning av faktureringsinformation Sakgranskning och godkännande av faktureringslista Sändning av fakturor Bokning/ avstämning av betalningar Manuell kontoföring av fakturorna Arkivering av fakturamaterialet Utplaceringsleverantören I exempelförsamlingarna utförs många arbetsmoment, som i shared servicemodellen skulle utföras av servicecentret. Dataöverföring och hantering sker mer elektroniskt i shared servicemodellen. Flyttning av fakturamaterialet till bokföringen SHARED SERVICEMODELLEN Församlingen Mottagning av beställning / reservation Framställning och sammanställning av faktureringsinformation Sakgranskning och godkännande av faktureringslista Servicecentret Inläsning av faktureringsinformationen i faktureringssyst. Framställning av faktureringslista Flyttning av fakturamaterialet till reskontra och bokföring Sändning/ vidarebefordring av fakturor Bokning/ avstämning av betalningar Elektronisk arkivering av fakturamaterialet 16

17 Löneberäkning utplaceringsprocessen vs. shared serviceprocessen UTPLACERINGSMODELLEN Församlingen Beslut om anställning / tjänst Uppgörande och granskning av arbetsavtal/tjänste -anvisning Inmatning av lönebetalningsunderlag (timmar, semester) Godkännande av utbetalda löner och myndighetsbetalningar Utplaceringsleverantören Mottagande av basuppgifter Lönekörningar Betalning av nettolöner och myndighetsbetalningar Elektronisk arkivering av lönematerialet SHARED SERVICEMODELLEN Församlingen Beslut om anställning / tjänst Uppgörande och granskning av arbetsavtal/tjänste -anvisning Inmatning av lönebetalningsunderlag (timmar, semester) Godkännande av utbetalda löner och myndighetsbetalningar Den största skillnaden är att dataöverföring och hantering sker mer elektroniskt i shared servicemodellen Servicecentret Mottagande av basuppgifter Lönekörningar Betalning av nettolöner och myndighetsbetalningar Elektronisk arkivering av lönematerialet 17

18 Reseräkningar utplaceringsprocessen vs. shared serviceprocessen UTPLACERINGSMODELLEN Församlingen Görande av reseeller kostnadsräkning Sakgranskning och godkännande av rese- eller kostnadsräkning Överföring av betalningstransaktionerna till tjänsteleverantören Godkännande av betalningslista Elektronisk arkivering as av rese/ kostnadsräkningar Utplaceringsleverantören Framställning av betalningslista Betalning av reseeller kostnadsräkning Flyttning av rese/ kostnadsräkningar till reskontra och bokföring SHARED SERVICEMODELLEN Församlingen Godkännande av resplan/ reseförskott Granskning och godkännande av rese/kostnadsräkningen Överföring av betalningstransaktionerna till servicecentret Godkännande av betalningslista Den största skillnaden är att dataöverföring och hantering sker mer elektroniskt i shared servicemodellen Servicecentret Betalning av reseförskott Framställning av betalningslista Betalning av reseeller kostnadsräkning Flyttning av rese/ kostnadsräkningar till reskontra och bokföring Elektronisk arkivering as av rese/ kostnadsräkningar 18