Halmstads kommun Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) Plats och tid Kommunstyrelsens sessionssal, 22 maj 2018 kl 09:00-11:30 Beslutande Ledamöter Jonas Bergman (M), Ordförande Lovisa Aldrin (L), 1:e vice ordförande Michael Svensson (S), 2:e vice ordförande Kjell Helgesson (C) Fatma Hergül (S) Sofia Levin (S) Övriga deltagare Anna-Karin Malmkvist ( 96), Tommy Thuvesson ( 96), Kim Ferm ( 96), Katarina Finyak ( 96), Jan Lindeberg ( 96), Hanna Westman ( 96), Henrik Persson ( 96), Peter Ljungman ( 96, 98), Karin Svensson ( 96, 98), Joakim Norström ( 97), Malin Andersson ( 97), Camilla Carlsson ( 97), Ola Wall ( 98), Marcus Holmgren ( 99), Madelene Johansson ( 99), Jörgen Krantz ( 99), Torsten Rosenqvist ( ), Björn Alvengrip ( 100), Christer Green ( 100), Sabina Andersson ( 101), Zhale Rashid, biträdande kommunchef Catharina Rydberg Lilja och kommunsekreterare Pontus Vistrand Justeringsplats Rådhuset Paragrafer Justeringsdag Sekreterare Pontus Vistrand Ordförande Jonas Bergman Justerare Michael Svensson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Kommunstyrelsens ledningsutskott Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli, rådhuset Underskrift Pontus Vistrand

2 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) Ärenden KLU 94 Dnr KS 2018/00036 Val av justerare... 3 KLU 95 Dnr KS 2018/00024 Godkännande av dagordning... 4 KLU 96 Dnr KS 2018/00018 Verksamhetscontrolling byggnadskontoret... 5 KLU 97 Dnr KS 2018/00020 Delårsrapport kommunstyrelsen - uppföljning av kommunstyrelsens verksamhetsplan KLU 98 Dnr KS 2018/00006 Delårsrapport 1 januari-april KLU 99 Dnr KS 2011/00677 Inriktning för Kattegattgymnasiet KLU 100 Dnr KS 2018/00292 Halmstads Hamn, färjeterminal KLU 101 Dnr KS 2018/00259 Halmstads resecentrum - förtydligande av ansvar samt tilläggsanslag för drift och underhåll KLU 102 Dnr KS 2018/00060 Halmstad - residensstad och aktiv regional nod KLU 103 Dnr KS 2018/00026 Information från ordförande och kommunchef KLU 104 Dnr KS 2018/00037 Övriga frågor... 19

3 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 94 Dnr KS 2018/00036 Val av justerare Beslut Michael Svensson (S) väljs att tillsammans med Ordföranden (M) justera protokollet.

4 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 95 Dnr KS 2018/00024 Godkännande av dagordning Beslut Förslag till dagordning godkänns. Förslag till dagordning föreligger.

5 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 96 Dnr KS 2018/00018 Verksamhetscontrolling byggnadskontoret Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Kommunledningsförvaltningen genomför en fördjupad verksamhets-, ekonomi- och personaluppföljning av samtliga förvaltningar och bolag utifrån de verksamheter som de har ansvar för. Fokus ligger på hur verksamheten utför sitt grunduppdrag och vilka effekter eller resultat som nås. Kommunledningsförvaltningens bedömning: Frågan om namnsättning av gator et cetera behöver belysas närmare. Detta bör ske i samband med en generell översyn av nämndernas reglementen, sett till uppdragen och hur dessa fördelats inom kommunen. Byggnadskontoret har överlag en effektiv verksamhet, med korta handläggningstider och god kundnöjdhet. Det är positivt att förvaltningen har en tydlig ansats att nyttja digitaliseringens möjligheter. Nomineringen till Guldlänken kan ses som ett kvitto på detta. Samhällsbyggnadsprocessen utgör en väsentlig del av kommunens kärnverksamhet, och det är angeläget att den fungerar väl. De inspel byggnadskontoret framför bör därför tas omhand i framtida utveckling av denna process. Byggnadskontoret arbetar för en rättssäker myndighetsutövning Kommunledningsförvaltningen ser det som angeläget med följsamhet mot ansvarsfördelningen inom kommunkoncernen. Det är inte effektivt eller kvalitetssäkert att bygga upp parallella processer, exempelvis såsom kring geografiska informationssystem. Det är positivt att förvaltningen utvecklar sitt arbete med internkontroll. I detta vill kommunledningsförvaltningen betona vikten av att särskilt beakta de förbättringsområden som uppmärksammats kring återrapporteringen 2017 och internkontrollplanen för Förvaltningen har vidtagit åtgärder för att möta rekryteringsbehovet, men för att full effekt i detta kan ett gemensamt grepp behöva tas tillsammans med övriga aktörer inom kommunkoncernen. Det är positivt att byggnadskontoret har en plan för att utveckla systemstöd och digitalisering. Detta bör kunna ske inom gällande hantering av budgeten via resultatbalansering. De historiska överskotten påvisar att möjligheter även kan finnas att driva utvecklingsarbete inom ordinarie budgetram.

6 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) Byggnadskontoret arbetar överlag väl med framtidsbevakning, och enligt ett strukturerat arbetssätt. Kommunledningsförvaltningen ser inte att controllingen föranleder beslut eller särskilt uppdrag från kommunstyrelsens ledningsutskott.

7 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 97 Dnr KS 2018/00020 Delårsrapport kommunstyrelsen - uppföljning av kommunstyrelsens verksamhetsplan 2018 Beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna Delårsrapport 2018 (kommunstyrelsen). Kommunledningsförvaltningens arbete under 2018 har styrts av kommunstyrelsens verksamhetsplan för 2018, antagen , 338. Verksamhetsplanen innehåller åtta verksamhetsmål med tillhörande inriktningar, budget för stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret samt internkontrollplan. Delårsrapporten är den första uppföljningen för året av kommunledningsförvaltningens verksamhet, ekonomi och personal. Delårsrapporten syftar till att ge kommunstyrelsen en fördjupad bild av kommunledningsförvaltningens utvecklingsarbete, personal samt ekonomi. Delårsrapporten är också en möjlighet för kommunstyrelsen att agera för att försöka förbättra måluppfyllelse, personal eller ekonomi innan bokslut. Verksamhet Av de åtta verksamhetsmålen har sex en god prognos. För två verksamhetsmål är prognosen däremot mer osäker. Detta gäller verksamhetsmål 4 (kommunstyrelsens samhällsbyggnad ska kombinera mod och nytänkande för ett hållbart och växande Halmstad) samt mål 6 (kommunstyrelsen ska agera för en ekologiskt långsiktigt hållbar utveckling av Halmstads kommun för framtida generationer). Personal Kommunledningsförvaltningen består av tidigare stadskontoret och samhällsbyggnadskontoret och förvaltningen bildades den 1 januari Då förvaltningen är nybildad är det svårt att göra en analys och jämförelse med föregående år på grund av att det saknas jämförbar statistik. Ekonomi Inom anslagsområdena kommunstyrelsen och stadskontoret är utfall per april enligt budget och prognostiserade positiva avvikelser är av engångskaraktär, byggbonus från 2017, 12 miljoner kronor, respektive kapitalkostnader på utrangerade investeringar, 5,7 miljoner kronor.

8 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) Inom anslagsområde 299 samhällsbyggnadskontor påverkas både intäkter och kostnader av vakanta tjänster och outhyrda lokaler med mera men den prognostiserade avvikelsen mot budget består till absolut största del av försäljning av tomträtter, +15 miljoner kronor. s beredning Kommunledningsförvaltningen Delårsrapporten redovisas i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Delårsrapport 2018 (kommunstyrelsen). Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget.

9 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 98 Dnr KS 2018/00006 Delårsrapport 1 januari-april 2018 Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att lägga Finansrapport januari-april 2018 samt Personalredovisning januari-april 2018 till handlingarna. 2. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta att lägga Delårsrapport januari-april 2018 till handlingarna. I kommunens ekonomistyrningsprinciper antagna av fullmäktige framgår att det ska ske rapportering och uppföljning av kommunens ekonomiska resultat i förhållande till den fastställda budgeten. Särskild rapportering av budgetuppföljningen ska ske till kommunfullmäktige varje tertial. I kommunens finanspolicy framgår att det ska ske rapportering och uppföljning av kommunens finansiella utveckling. Kommunstyrelsen erhåller tre gånger per år en särskild portföljrapport från kommunledningsförvaltningen. I kommunens policy för Halmstads kommuns övergripande personalpolitik framgår det att kommunens jämställdhetsmål, hälso- och arbetsmiljömål och mål som rör personalpolitiken i stort ska följas upp i bland annat delårsrapporter. Föreligger av kommunledningsförvaltningen upprättad delårsrapport, finansrapport samt personalredovisning för perioden januari april s beredning Kommunledningsförvaltningen Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att lägga Finansrapport januari-april 2018 samt Personalredovisning januari-april 2018 till handlingarna. 2. Kommunfullmäktige beslutar att lägga Delårsrapport januari-april 2018 till handlingarna.

10 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget.

11 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 99 Dnr KS 2011/00677 Inriktning för Kattegattgymnasiet Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta att ny inriktning för Kattegattgymnasiet ska vara en i sin helhet ny byggnad enligt framtagen situationsplan, bilaga Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta att medge en utökad budgetram på 110 miljoner kronor för anslagsverksamhet 299 under , vilken finansieras med kommunens eget kapital. 3. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige uppdra åt samhällsbyggnadsutskottet och fastighetsnämnden att säkerställa att projektet utförs inom ramen för ordinarie byggprocess och att det slutförs senast Kommunfullmäktige beslutade i planeringsdirektivet att bevilja 450 miljoner kronor till Kattegattprojektet, Hybridmodellen, det vill säga bygga om en del av gymnasiet, riva andra delar och delvis bygga en ny gymnasieskola. Förutsättningarna för detta beslut har ändrats tekniskt, ekonomiskt och verksamhetsmässigt. Det har visat sig att de delar som var tänkta att bevara och bygga om var i sämre skick än tidigare bedömts, kostnaderna för att bygga om blir högre än budgeterat. Verksamhetsmässigt får man inte tillräckligt goda lokaler. Därutöver har verksamheten konstaterat ett starkt ökat söktryck och anmält behov av ytterligare 500 platser. I denna kontext har frågan om det ändamålsenliga i att lägga så stora resurser på att bygga om en skolbyggnad från 1980-talet. En byggnad som därutöver breder ut sig i ettplan i ett centralt läge där alternativanvändningen av marken är stor. Ett nybyggnadsalternativ skulle med en begränsad resursinsats kunna ge betydande fördelar. Styrgruppen för Kattegattprojektet har i dialog med berörda presidier låtit ta fram ett förslag på en nybyggnation i sin helhet för Kattegattprojektet. Detta alternativ kostar ca 110 miljoner kronor utöver tidigare budgeterade. Medlen behöver anslås under

12 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) projekttiden Beslut om inriktning behövs i kommunfullmäktige före sommaren 2018 då Kattegattgymnasiet är ett pågående projekt som behöver inriktningsbeslutet för planering inför fortsatt byggnation. Projekttiden förlängs ca ett halvt år vilket innebär att skolan i sin helhet verkar i nya lokaler från höstterminen Frigjord markareal kan inordnas i pågående detaljplan för Kattegattområdet och Söder. s beredning Kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret i samverkan med fastighetskontoret och styrgrupp för Kattegattgymnasiet. Information har lämnats till kommunstyrelsen, fastighetsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen har haft dialog med berörda fackliga organisationer. Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att ny inriktning för Kattegattgymnasiet ska vara en i sin helhet ny byggnad enligt framtagen situationsplan, bilaga Kommunfullmäktige beslutar att medge en utökad budgetram på 110 miljoner kronor för anslagsverksamhet 299 under , vilken finansieras med kommunens eget kapital. 3. Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadsutskottet och fastighetsnämnden att säkerställa att projektet utförs inom ramen för ordinarie byggprocess och att det slutförs senast Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget.

13 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 100 Dnr KS 2018/00292 Halmstads Hamn, färjeterminal Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta att medge tilläggsanslag på 126 miljoner kronor under för byggande av färjeterminal och anslutande ytor inom anslagsområde Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige uppdra åt kommunstyrelsen att medge att medel får tas i anspråk när finansieringsavtal med extern part är tecknat samt förvaltningsavtal tecknat mellan Hallands Hamnar AB och Halmstads kommun som täcker investeringens driftkostnad. 3. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige uppdra åt kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott att genomföra projektet i samverkan med Hallands Hamnar AB och berörda nämnder efter startbeslut från kommunstyrelsen när villkor enligt punkt 2 är uppfyllda. Hallands Hamnar AB har av Stena Line Scandinavia AB fått förfrågan att etablera färjelinje mellan Halmstad och Grenå då färjetrafiken i Varberg avses upphöra oktober En arbetsgrupp har utarbetat förslag till hur en färjeterminal kan anordnas. Ledtiderna för projektet är korta då tidpunkten mellan tillfrågan och behovet av trafikfärdigt färjeterminal är kort. Medel har således ej kunnat avsättas i budget enligt normalt förfarande. För att kunna säkerställa trafik-start oktober 2019 behöver arbetet med att ta fram förfrågningsunderlag och dialog med berörda myndigheter påbörjas genast. Medel för projektet behöver därför avsättas redan Totalt behöver 126 miljoner kronor tilldelas som investeringsmedel för anslagsområde 299 utöver budget. Kostnaderna fördelas mellan färjeterminal, 108 miljoner kronor, och åtgärder för ersättningsytor till omfördelad verksamhet inom hamnområdet, 25,5 miljoner kronor (varav 7,5 miljoner kronor som finns i budget). Medlen fördelas över 2018 och Driftkostnaden för investeringen finansieras genom att ersättningen åt Halmstads kommun genom förvaltningsavtal med Hallands Hamnar AB. Hallands Hamnar i sin tur tecknar kundavtal med Stena Line Scandinavia AB till ett belopp och under en tidsperiod tillräcklig lång för att finansiera investeringen. Färjelinjen bedöms stärka verksamheten i Halmstads hamn och Halmstads ambition att vara en självklar nod för gods- och persontrafik i enlighet med Halmstads mål. Befintligt vägnät i, till och från hamnen kommer att nyttjas fram till dess Södra Infarten blir klar.

14 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) s beredning Kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret Arbetet har beretts i en arbetsgrupp med representanter för kommunledningsförvaltningen, teknik- och fritidsförvaltningen, Hallands Hamnar AB samt expertis på hamnverksamhet. Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att medge tilläggsanslag på 126 miljoner kronor under för byggande av färjeterminal och anslutande ytor inom anslagsområde Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsen att medge att medel får tas i anspråk när finansieringsavtal med extern part är tecknat samt förvaltningsavtal tecknat mellan Hallands Hamnar AB och Halmstads kommun som täcker investeringens driftkostnad. 3. Kommunfullmäktige uppdrar åt kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott att genomföra projektet i samverkan med Hallands Hamnar AB och berörda nämnder efter startbeslut från kommunstyrelsen när villkor enligt punkt 2 är uppfyllda. Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget.

15 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 101 Dnr KS 2018/00259 Halmstads resecentrum - förtydligande av ansvar samt tilläggsanslag för drift och underhåll Beslut 1. Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja tilläggsanslag till teknik- och fritidsnämnden motsvarande 2,5 miljoner kronor för drift och underhåll av resecentrum etapp 1 och 2 under Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår kommunfullmäktige uppdra åt samhällsbyggnadskontoret att ansvara för förvaltning och utveckling av Halmstads resecentrum. 3. Kommunstyrelsens ledningsutskott beslutar att skicka frågan om tilläggsanslag för drift och underhåll från och med 2019 till kommunstyrelsens verksamhetsberedning. Halmstads resecentrum etapp 1 och 2 är färdigställda, men ansvaret för anläggningen är inte klargjort och ett tydligt uppdrag för hur Halmstads resecentrum ska förvaltas och utvecklas saknas. Det saknas även medel för att upprätthålla dess funktion och sköta drift, underhåll och förnyelse. I den sista etappen, som är den största, byggs själva resecentrumbyggnaden ut med servicefunktioner. I denna etapp byggs även plattformarna om med nya hissar, en bred gångpassage under järnvägen tillkommer etc. Teknik och fritid har hjälpligt upprätthållit det mest vitala funktionerna för etapp 1 sedan den togs i bruk 2012 för att inte 3:e man ska påverkas. Det har dock varit med minsta godtagbara insats eftersom medel saknats och det har påverkat andra drift- och underhållsinsatser. När etapp 2 nu står klart och planering pågår för etapp 3 behövs därför skyndsamt ett beslut om vilken organisation som ska svara för anläggningen och dess förvaltning och utveckling samt att medel avsätts för drift, underhåll och förnyelse. Detta är en förutsättning om resenärerna ska kunna mötas av ett attraktivt och väl fungerande resecentrum. Med hänvisning till den terminalfunktion den här typen av anläggningar har där servicefunktioner, byggnader, hissar med mera ingår och där det krävs en aktiv utveckling tillsammans med berörda parter ser teknik- och fritidsförvaltningen inte sig som den lämpligaste parten att ansvara för Halmstads resecentrum utifrån nuvarande organisation och reglemente. Kommunledningsförvaltningens samhällsbyggnadskontor föreslås därför vara ansvarigt för utveckling och förvaltning av Halmstads resecentrum.

16 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) När etapp 3 är genomförd bör ansvaret och kostnaden för förvaltning och utveckling ses över och vid behov revideras. s beredning Kommunledningsförvaltningen, samhällsbyggnadskontoret Teknik- och fritidsnämnden, , 31 Kommunstyrelsens samhällsbyggnadsutskott har informerats. har initierats av teknik- och fritidsnämnden. Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att bevilja tilläggsanslag till teknik- och fritidsnämnden motsvarande 2,5 miljoner kronor för drift- och underhåll av Resecentrum etapp 1 och 2 under Kommunfullmäktige uppdrar åt samhällsbyggnadskontoret att ansvara för förvaltning och utveckling av Halmstads resecentrum. 3. Kommunfullmäktige beslutar att från och med 2019 avsätta 2,5 miljoner kronor per år till samhällsbyggnadskontoret för förvaltning och utveckling av Halmstads resecentrum etapp 1 och 2. Detta belopp behöver revideras i samband med etapp 3. Yrkanden Ordföranden (M) yrkar att ledningsutskottet beslutar att skicka frågan om tilläggsanslag för drift och underhåll från och med 2019 till kommunstyrelsens verksamhetsberedning. Beslutsgång Ledningsutskottet beslutar i enlighet med förslaget och Ordförandens (M) ändringsyrkande.

17 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 102 Dnr KS 2018/00060 Halmstad - residensstad och aktiv regional nod 2018 Ingen information lämnas.

18 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 103 Dnr KS 2018/00026 Information från ordförande och kommunchef Ingen information lämnas.

19 Kommunstyrelsens ledningsutskott (19) KLU 104 Dnr KS 2018/00037 Övriga frågor Inga övriga frågor tas upp.