06.2 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER

Transkript

1 ENTREPRENAD INOM LOKALVÅRD OCH SERVICE 06.2 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER DNR FKO/2011:70 Handlingen är upprättad av

2 SÄRSKILDA FÖRESKRIFTER Dessa Särskilda föreskrifter ansluter till ABFF 04 med tillhörande Aff-definitioner 10 och är upprättade i enlighet med SF 06 ingående i Aff, Avtal för fastighetsförvaltning. Koder och rubriker följer dessa dokument. Pyramidregeln Det som skrivs under en rubrik på högre nivå gäller för samtliga underrubriker om inte annat är angivet under dessa. Det som skrivs t ex under rubriken SF1, gäller således för SF1.1, SF1.11 o s v om inte annat anges under dessa underrubriker. Motsvarande gäller även för Gränsdragningslista, Beskrivning av arbetsuppgifter och Upphandlingsföreskrifter. Förkortningar: B = Beställaren E = Entreprenören UL = Underleverantör SL = Sidoleverantör INNEHÅLLSFÖRTECKNING SF 0 ALLMÄNT...4 SF 0.1 BESTÄLLARE (B)... 4 SF 0.2 ENTREPRENÖR (E)... 4 SF 0.3 BESTÄLLARENS MÅLSÄTTNING... 4 SF 1 OMFATTNING...5 SF 1.1 FÖRTECKNING ÖVER HANDLINGAR I FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG... 5 SF 1.2 MATERIAL OCH VAROR... 6 SF 1.3 TILLKOMMANDE OCH AVGÅENDE ARBETSUPPGIFTER UNDER KONTRAKTSTIDEN... 6 SF 1.4 SIDOENTREPRENÖRER OCH LEVERANTÖRER... 6 SF 1.5 KONTROLL AV MÄNGDER... 7 SF 1.6 ANMÄLNINGAR... 7 SF 2 UTFÖRANDE...7 SF 2.1 KVALITET... 7 SF 2.2 MILJÖ... 7 SF 2.3 STATUSKONTROLL... 8 SF 2.4 TILLHANDAHÅLLANDEN... 8 SF 2.5 VAROR, TJÄNSTER OCH ENTREPRENADER... 9 SF 2.6 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGGSARBETEN... 9 SF 2.7 KUNDKONTAKTER... 9 SF 3 ORGANISATION...9 SF 3.1 ORGANISATION OCH PERSONAL SF 3.3 PERSONAL SF 3.4 KVALITETSLEDNING SF 3.5 MILJÖLEDNING SF 3.6 DOKUMENTATION SF 3.7 MÖTEN SF 4 TIDER...14 SF 4.1 TIDPLAN SF 4.2 KONTRAKTSTID, UPPSÄGNINGSTID, FÖRLÄNGNING SF 4.3 TIDER FÖR UTFÖRANDE AV ARBETE (18)

3 SF 5 ANSVAR...14 SF 5.1 VITE SF 5.3 FÖRSÄKRINGAR SF 5.4 ARBETSMILJÖ SF 5.6 ANSVAR FÖR HANDLINGAR, DATA, REGISTER, ARKIV, NYCKLAR M.M. 15 SF 5.7 SÄKERHET OCH SEKRETESS SF 6 EKONOMI...16 SF 6.1 ERSÄTTNING SF 6.2 FAKTURERING OCH BETALNING SF 7 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL...17 SF 7.2 REDOVISNING SF 8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING...17 SF 8.1 AVBESTÄLLNING SF 8.2 HÄVNING SF 9 TVIST...18 SF 10 ÖVRIGT (18)

4 SF 0 ALLMÄNT Lidingö är en kommun med ca invånare med ett attraktivt läge direkt öster om Stockholms kommun. SF 0.1 BESTÄLLARE (B) Namn Lidingö Stad Org.nr Postadress Lidingö Telefon Besöksadress Stockholmsvägen 50 SF 0.2 ENTREPRENÖR (E) Anges i kontrakt SF 0.3 BESTÄLLARENS MÅLSÄTTNING B arbetar efter fem strategiska mål: Lidingöborna upplever största möjliga valfrihet. Stadens verksamhet baseras på kundfokus och utgår från Lidingöbornas behov och önskemål. Lidingö stad har en så liten miljöpåverkan som möjligt och ger Lidingöborna förutsättningar för kloka miljöval. Lidingö stad förnyar sig kontinuerligt för att skapa största möjliga nytta för Lidingöborna. Lidingö stad hushållar effektivt med skattebetalarnas pengar. SF 0.31 BESTÄLLARENS MÅLSÄTTNING MED ENTREPRENADEN Bs övergripande målsättning med entreprenaden är att E genom kompetens, nytänkande, effektivitet och serviceanda ska genomföra ingående tjänster på ett sätt som säkerställer kvalitet, kostnadseffektivitet och utveckling. E ska på ett professionellt sätt utföra avtalade tjänster på rätt sätt, i rätt tid och på ett sådant sätt att bästa totalekonomi uppnås. SF 0.32 KVALITETSMÅL FÖR ENTREPRENADEN Antalet avvikelser i utförandet ska minska eller hållas på konstant låg nivå. E ska i Bs egna kvalitetsundersökningar uppnå minst betyget 4 av 5. E ska utföra entreprenaden i enlighet med dessa kvalitetsmål. SF 0.33 MILJÖMÅL FÖR ENTREPRENADEN Användningen av kemikalier ska minimeras. Entreprenadens övriga miljöpåverkan ska minimeras. E ska utföra entreprenaden i enlighet med dessa miljömål. 4(18)

5 SF 1 OMFATTNING ENTREPRENADFORM Entreprenaden är en utförandeentreprenad inom lokalvård och övriga servicetjänster. Entreprenaden är uppdelad i följande delentreprenader: A. Gymnasieskolorna B. Källängens skolområde C. Bodals/Torsviks skolområde D. Högsätra/Käppala skolområde E. Äldre och handikappförvaltningens lokaler F. Övriga större enheter: biblioteket, sporthallar och stadshuset G. Mindre enheter För närmare definition av områdena, se Objektsinformationen. OBJEKT Entreprenaden omfattar ett antal objekt inom Lidingö Stad med en städyta om ca kvm. Verksamheten som bedrivs inom objekten är framförallt förskola, skola, äldreboende, sportverksamhet, bibliotek samt kontor. TJÄNSTER Entreprenaden omfattar lokalvårdstjänster beskrivna i dokumenten Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde A-F. SF 1.1 FÖRTECKNING ÖVER HANDLINGAR I FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 02 ABFF 04 - ALLMÄNNA BESTÄMMELSER FÖR ENTREPRENADER INOM FASTIGHETSFÖRVALTNING (Bifogas ej, finns att köpa hos Svensk Byggtjänst, 03 AFF-DEFINITIONER 2010 (Bifogas ej, finns att köpa hos Svensk Byggtjänst, 06 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 06.1 Upphandlingsföreskrifter daterade Dessa särskilda föreskrifter daterade Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde A Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde B Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde C Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde D Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde E Beskrivning av objekten samt arbetsuppgifter delområde F (18)

6 06.4 Objektslista daterad Ritningar Ritningar område A Ritningar område B Ritningar område C Ritningar område D Ritningar område E Ritningar område F 06.6 Anbudsformulär daterat ÖVRIGT INFORMATIONSUNDERLAG 07.1 Kontaktuppgifter leverantör 07.2 Information om samarbete med Skatteverket I de fall handlingarna innehåller motstridiga uppgifter, gäller handlingarna i den ordning som anges ovan. SF 1.2 SF 1.3 SF 1.4 MATERIAL OCH VAROR Material och varor ska väljas så att de uppfyller Bs krav. För avfall som uppkommer i samband med tillförsel av sådant material som E tillhandahåller gäller att E även ska källsortera, omhänderta och transportera bort avfallet. E bekostar denna hantering. E tillhandahåller och bekostar förbrukningsmaterial för de administrativa arbetsuppgifterna, såsom papper, porto etc. E tillhandahåller och bekostar material enligt nedan: Städmaskiner och -utrustning Städkemikalier Förbrukningsmaterial i form av avfallspåsar av alla typer, tvål, muggar, pappershanddukar, toalettpapper, hushållspapper Övrigt förbrukningsmaterial som E behöver för utförandet av arbetsuppgifterna TILLKOMMANDE OCH AVGÅENDE ARBETSUPPGIFTER UNDER KONTRAKTSTIDEN Bs hyresgäster utvecklar och förändrar kontinuerligt sin verksamhet vilket gör att B ständigt anpassar sina lokaler efter behovet. Detta gör att det kan tillkomma och försvinna objekt under kontraktstiden och att behovet av tjänster kan komma att förändras. Om ett objekt avgår under kontraktstiden minskas den fasta ersättningen med den av E angivna fasta ersättningen för det specifika objektet. I övrigt regleras tillkommande och avgående arbetsuppgifter på befintliga objekt enligt ABFF 04, punkterna 34, 35. SIDOENTREPRENÖRER OCH LEVERANTÖRER B har avtal med leverantörer av varor och tjänster inom en rad områden. För sådana varor och/eller tjänster som B bekostar ska E använda Bs avtal och fakturan ska ställas direkt till B. 6(18)

7 SF 1.5 SF 1.6 KONTROLL AV MÄNGDER E ska efter det att entreprenaden påbörjats kontrollera att de mängder, för förvaltningsobjekten, som B angivit i förfrågningsunderlaget överensstämmer med verkliga förhållanden. Med avvikelse från ABFF 04 punkt 5 gäller följande: Om kontrollen påvisar att avvikelser föreligger som över- eller understiger angivna delmängder med mer än 5 % ska reglering ske. Om både över- och understigande delmängder förekommer ska, i första hand, reglering av kontraktssumman ske genom avräkning mellan över- och understigande delmängder. Ingen reglering ska göras om avräkningsbeloppet understiger 2 % av den totala fasta ersättningen på årsbasis. Med ändring av ABFF 04 p 42 föreskrivs att krav på reglering av ersättning för mängdavvikelser ska vara framställt senast 6 månader efter kontraktstidens början. Därefter förfaller rätten till reglering. Reglering görs enligt ABFF 04 punkterna 34 och 35 från kontraktstidens början. ANMÄLNINGAR E ska till B anmäla alla händelser av betydelse för entreprenaden. E ska anmäla till B när skadegörelse har förekommit. SF 2 SF 2.1 SF 2.12 UTFÖRANDE KVALITET Kvalitetskrav för utförande av enskilda arbetsuppgifter anges i dokumenten 06:31-6 Beskrivning av arbetsuppgifter område A-F BESTÄLLARENS KVALITETSKRAV E ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete enligt SF3.4. E ska följa nedan angivna kvalitetskrav: Entreprenaden ska utföras fackmässigt och anpassas till pågående verksamheter i fastigheten. E ska ha rutiner för att säkerställa att arbetet utförs enligt avtal och avvikelser rapporteras. Antalet avvikelser ska hållas på en konstant låg nivå eller minska. För delentreprenad E, Äldre och handikappförvaltningen gäller dessutom: Skyddsåtgärder för arbetsmiljö och smittskydd ska baseras på Arbetsmiljöverkets föreskrifter om mikrobiologiska arbetsmiljörisker AFS 2005:1 (eller senare) och övriga riktlinjer som gäller sjukhuset. Handbok för hälso- och sjukvård ska i tillämpliga delar följas. Se (avsnitt städning). För mer detaljerad information hänvisar vi till: SF 2.2 SF 2.22 MILJÖ Kvalitetskrav för utförande av enskilda arbetsuppgifter anges i dokumenten 06:31-6 Beskrivning av arbetsuppgifter område A-F BESTÄLLARENS MILJÖKRAV E ska bedriva ett systematiskt miljöarbete enligt SF (18)

8 E ska följa nedan angivna miljökrav: E ska följa Lidingö stads miljöprogram. Kemikalier ska inte användas i onödan. Alternativa metoder för att uppnå samma funktion ska aktivt sökas. Kemikalieförteckning ska upprättas över alla kemikalier som används i entreprenaden. Kemikalier ska förvaras på sådant sätt att olägenheter för människors hälsa eller för miljön inte uppstår. Produkter innehållande ämnen i Kemikalieinspektionens begränsningsdatabas ska inte användas. Produkter som innehåller ämnen upptagna i Kemikalieinspektionens Prioriteringsguide får endast användas om alternativen är olämpliga. Om E anser att det inte finns alternativa varor att använda eller att de är olämpliga ska detta dokumenteras. Produkter och material som används i entreprenaden ska vara miljödeklarerade och i möjligaste mån utan tillsatser av färg och parfym. Fordon som används för persontransport i entreprenaden får ha ett maximalt utsläpp av CO 2 på 145 g/km, tillverkarens beräknade värde. SF 2.3 STATUSKONTROLL E ska tillsammans med representant för B genomföra statuskontroll innan entreprenadens start. För avslutande statuskontroll, se SF7.1. SF 2.4 SF 2.41 SF 2.42 SF 2.43 TILLHANDAHÅLLANDEN HANDLINGAR OCH UPPGIFTER FRÅN BESTÄLLAREN B ska överlämna handlingar som behövs för entreprenadens utförande till E. När avtalet upphör ska E inom en vecka överlämna de handlingar som B tillhandahållit E för entreprenadens genomförande. HANDLINGAR OCH UPPGIFTER FRÅN ENTREPRENÖREN E ska utan dröjsmål efter begäran från B, inför upprättande av förfrågningsunderlag för ny upphandling, lämna in de handlingar, register, statistik, adresslistor på hyresgäster och andra uppgifter avseende objekten som överlämnats till E i anslutning till entreprenadens inledning, som tillkommit som ett resultat av entreprenaden eller som under entreprenadtiden särskilt beställts av B. UTRYMMEN M.M. SOM BESTÄLLAREN TILLHANDAHÅLLER B tillhandahåller utrymmen inom förvaltningsobjektet för entreprenadens genomförande. E svarar för tillsyn av utrymmena. Tillhandahållandet sker som benefik nyttjanderätt och gäller under kontraktets giltighetstid. B äger rätt att utan kostnad under kontraktstiden ianspråkta sådant utrymme/lokal för annat ändamål. E får inte använda andra utrymmen eller ytor inom förvaltningsobjektet än de som är angivna i handlingarna. Utrymmen som tillhandahålls ska endast användas för denna entreprenad. Tillgängliga utrymmen redovisas i objektsbeskrivningarna för respektive objekt. 8(18)

9 SF 2.45 FÖRSÖRJNINGSMEDIA SOM TILLHANDAHÅLLS B tillhandahåller el och vatten för maskiner, verktyg, rengöring etc. från befintliga uttag och tappställen. Eventuella provisorier ombesörjs och bekostas av E. SF 2.5 SF 2.53 VAROR, TJÄNSTER OCH ENTREPRENADER Vid upphandling för Bs räkning ska E följa uppställda krav och avtal såsom Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt Lidingö stads inköpsregler och rutiner. ENTREPRENADER E ska kontrollera att UL fullgör sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. E ska även kontrollera att UL följer de krav som är angivna i SF3.1. Kontrollen ska utföras före avtalsskrivning med UL och därefter årligen. E ska till B fortlöpande lämna uppgifter om de UL som anlitas i entreprenaden. Bryter E mot detta åtagande äger B rätt att häva entreprenaden enligt SF8.2. SF 2.6 SF 2.7 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGGSARBETEN Med tillägg till ABFF 04 punkt 15 ska underrättelser om ändringar och tilläggsarbeten vara skriftliga för arbeten som bedöms överskrida SEK. KUNDKONTAKTER Det är viktigt att E sköter kontakten med verksamheten på ett tillfredsställande sätt. E och av E anlitad UL ska uppfylla ovanstående genom att: Bära kläder med företagets logotyp och synlig ID-bricka godkänd av B. För personal stationerad på uppdraget tillhandahåller B ID-bricka som ska bäras synligt. Uppträda trevligt och bemöta verksamheten med respekt Tydligt skylta när större arbeten pågår. SF 3 ORGANISATION Förändringar i parts organisation som berör entreprenaden ska utan dröjsmål meddelas skriftligt till motparten. B representeras av Fastighetskontoret (FKO). Verksamheterna i objekten bedrivs i huvudsak av Utbildningsförvaltningen (UF), Äldre och handikappförvaltningen (ÄHO) samt Kulturoch fritidsförvaltningen (KuFri). Löpande kontakter om uppdragets utförande och tilläggsarbeten ska ske med respektive verksamhet. Fastighetskontoret Fastighetskontoret ansvarar för förvaltning av Lidingö stads fastigheter, som till exempel: Förskolor Skolor Äldreboenden Omsorgsboenden Kultur- och fritidsanläggningar Förvaltningarnas lokaler 9(18)

10 I FKOs uppgift ingår att försörja stadens egna verksamheter med lokaler och lägenheter för särskilt boende. Vidare förvaltar vi stadens övriga bebyggda och obebyggda fastigheter samt planerar och genomför åtgärder för investeringar, underhåll och drift. Stadens verksamheter bedrivs i såväl egna fastigheter som hyrda lokaler. Fastighetskontoret lyder under kommunstyrelsen. Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen (UF) ansvarar för all skol- och förskoleverksamhet i Lidingö stad. Utbildningsförvaltningen har följande uppgifter: Leda den kommunala skolan och förskolan. Här ingår till exempel förskolor, fritidshem, förskoleklasser, grundskolor och gymnasieskolor. Svara för kontakterna med skolor och förskolor i enskild regi. Utveckla kundvalssystemet. Svara för stöd och resurser till barn i all verksamhet oavsett driftsform. Utbildningsförvaltningen lyder under utbildningsnämnden. Äldre och handikappförvaltningen Äldre och handikappförvaltningen (ÄHO) arbetar med att ge stöd och service till äldre och funktionsnedsatta enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till funktionsnedsatta (LSS). Förvaltningen har cirka 975 anställda och omsätter 800 miljoner kronor. ÄHO ansvarar för att omkring personer har någon form av stöd och service. Äldre- och handikappförvaltningen lyder under äldre- och handikappnämnden. Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsförvaltningen (KuFri) håller med anläggningar, sporthallar, terrängspår och stödjer föreningslivet. Förvaltningen ansvarar också för stadsbiblioteket, fornminnen och kulturbyggnader. Program- och utställningsverksamhet samt stöd till kulturella föreningar och studieförbund är andra uppgifter. Ett viktigt område är ungdoms- och handikappverksamheten med bland annat fritidsgårdar och fritidsklubbar. Kultur- och fritidsförvaltningen lyder under kultur- och fritidsnämnden. SF 3.1 ORGANISATION OCH PERSONAL Daglig städning samt vaktmästeritjänster ska utföras av egen personal. UL får endast förekomma för speciella kortare insatser av specialistkaraktär och ska i varje enskilt fall godkännas av B innan arbetets påbörjande. E ska fullgöra sina skyldigheter enligt lag och avtal, t ex avseende momsregistrering, inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. E ska vid fullgörande av arbete för leverans enligt detta avtal följa sin nationella lagstiftning ifråga om såväl arbets- och anställningsvillkor som socialförsäkringsskydd för sina arbetstagare. E garanterar vidare att lön betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo liksom att arbetsmiljön håller en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer, att anställda informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra och att alla anställda har tillgång till och använder relevant skyddsutrustning. 10(18)

11 För det fall E använder UL för fullgörande av arbete för leverans enligt detta avtal, ska E gentemot B ansvara för att sådan UL uppfyller villkoren enligt ovan. Inspektion och kontroll I syfte att möjliggöra kontroll av efterlevande av avtalsvillkor enligt ovan ska E: 1. Snarast möjligt efter Bs begäran förse B med relevant information om arbets- och anställningsförhållanden för arbetstagare som utför arbete för leverans enligt detta avtal. 2. Tillåta inspektion utan förbehåll, av B eller av B utsedd oberoende tredje part, på arbetsplatsen där arbete utförs för leverans enligt detta avtal. 3. Tillse att relevanta uppgifter om arbets- och anställningsförhållanden för arbetstagare som utför arbete för leverans enligt detta avtal finns tillgängliga på arbetsplatsen för B eller av B utsedd oberoende tredje parts kontroll, samt 4. Ej straffa, avskeda eller på annat sätt diskriminera arbetstagare som utför arbete för leverans enligt detta avtal och som lämnar information om efterlevnaden av avtalsvillkor enligt punkt Arbets- och anställningsvillkor. Es platsorganisation inklusive UL ska anges i anbud, se Anbudsformulär. SF 3.11 SF 3.12 OMBUD Bs ombud är Fastighetschefen, f.n. Sven Riddarström. Tel: e-post: sven.riddarstrom@lidingo.se Es ombud under kontraktstiden anges i anbudet med telefonnummer och e-post. Vid byte av ombud ska detta omgående meddelas motparten. KONTAKTPERSONER Bs kontaktpersoner framgår av objektslistan. Tel: , e-post: fornamn.efternamn@lidingo.se Es kontaktperson under kontraktstiden anges innan avtalstecknande. Vid byte av kontaktpersoner ska detta omgående meddelas motparten. SF 3.3 SF 3.31 SF 3.32 PERSONAL E ska för utförande av kontraktsarbetena ha en platsorganisation med personal allokerad till uppdraget. Arbetsledning ska vara tillgänglig inom uppdraget och övrig personal ska vara stationerad på plats inom objektet. Es ska ha erforderlig utbildning, erfarenhet, behörighet och språkkunskap för sina arbetsuppgifter. Detta gäller även eventuella UL. ARBETSLEDNING E ska ha arbetsledning stationerad på plats. Es uppdragsansvarige ska vara kontaktperson samt ha det ekonomiska och utförandemässiga ansvaret för uppdraget gentemot B. Es uppdragsansvarige ska ha relevant utbildning och erfarenhet för rollen. ÖVRIG PERSONAL Övrig personal ska ha grundläggande utbildning i lokalvård och städkemikalier samt förstå och göra sig förstådd på svenska. För personal som utför städning inom delentreprenad E, Äldre och handikappförvaltningen gäller följande krav: Es personal ska ha kännedom och praktiskt kunna tillämpa sjukhusets basala hygienrutiner, d.v.s. klädsel, handhygien och skyddsutrustning. 11(18)

12 Städpersonalen ska inhämta information och följa direktiv om smittskydd/vårdhygien från avdelningsansvarig för sjukvården på arbetsstället. På Es bekostnad ska all nyanställd (intern och extern personal tillsvidareanställd, vikarie och timanställda) genomgå hälsoundersökning, dessutom ska hälsodeklaration avseende tuberkulos fyllas i tillsammans med sjukvårdskunnig personal. Personal kontrolleras för MRSA (sker genom Bs försorg). Personal ska erbjudas Hepatit B-vaccination av B. E ska vid anmodan redovisa personalens hälsodeklaration. B kan komma med nya riktlinjer som då ska följas av E. För personal som utför städning inom delentreprenad A, B, C, D, F, lokaler där barn vistas, gäller följande krav: Kopia på utdrag ur belastningsregistret ska uppvisas för B innan personen påbörjar arbetet. Blankett för beställning av sådant utdrag finns på SF 3.4 SF 3.41 SF 3.42 SF 3.43 KVALITETSLEDNING E ska bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete. Detta innebär att det ska finnas: 1. Kvalitetspolicy a. Som är daterad och antagen av ledningen. b. Som anger hur verksamheten ska arbeta för att säkerställa kvaliteten i leveranser/produkter. c. Som innehåller ett åtagande om ständig förbättring. 2. Beslutade mål och åtgärder för att nå förbättringar avseende kvalitet och när dessa ska genomföras 3. Rutiner för a. Kontroll och uppföljning av kvaliteten i leverans. b. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder. c. Personalens kompetensförsörjning. KVALITETSANSVARIGA Es kvalitetsansvarige anges i anbud. KVALITETSPLAN E ska ta fram en uppdragsspecifik kvalitetsplan inom 2 månader från entreprenadstart. Kvalitetsplanen ska godkännas av B. KVALITETSKONTROLL B avser att utföra löpande stickprovskontroller, för att kontrollera att angivna kvalitetskrav uppfylls. B kan vid behov anlita extern hjälp vid utförande av kvalitetskontroll. Vid dessa kontroller ska en ansvarig representant för E närvara. Kontrollerna dokumenteras av B och påtalade fel ska omgående avhjälpas av E. E ska kontinuerligt utföra egenkontroll enligt den av B godkända uppdragsspecifika kvalitetsplanen som beskrivs i SF3.42. E får inte utan samråd med B gå ut med egna enkätundersökningar till verksamheten. 12(18)

13 SF 3.5 SF 3.51 SF 3.52 SF 3.53 MILJÖLEDNING E ska bedriva ett systematiskt miljöarbete. Detta innebär att det ska finnas: 1. Miljöpolicy a. Som är daterad och antagen av ledningen. b. Som anger vad i verksamheten som påverkar miljön mest. c. Som innehåller ett åtagande om ständig förbättring. 2. Beslutade mål och åtgärder för att nå förbättringar avseende miljöpåverkan och när dessa ska genomföras. 3. Rutiner för a. Uppföljning av miljöarbetet. b. Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder. c. Personalens kompetensförsörjning med avseende på miljöhänsyn och energibesparing. MILJÖANSVARIGA Es miljöansvarige anges i anbudet. MILJÖPLAN E ska ta fram en uppdragsspecifik miljöplan inom 2 månader från entreprenadstart. Miljöplanen ska godkännas av B. MILJÖKONTROLL B avser att utföra löpande stickprovskontroller, för att kontrollera att angivna miljökrav uppfylls. B kan vid behov anlita extern hjälp vid utförande av miljökontroll. Vid dessa kontroller ska en ansvarig representant för E närvara. Kontrollerna dokumenteras av B och påtalade fel ska omgående avhjälpas av E. E ska kontinuerligt utföra egenkontroll enligt Es miljöplan som beskrivs i SF3.52. Egenkontrollen ska dokumenteras och redovisas för B på driftmöten. SF 3.6 DOKUMENTATION E ska löpande föra noteringar om brister och andra iakttagelser som rör entreprenaden samt lämna förslag till förbättringar och utveckling. Är angivna frekvenser eller beskrivning enligt E inte den optimala ska E dokumentera och rapportera detta. SF 3.7 SF 3.71 SF 3.72 MÖTEN KONTRAKTSMÖTE Kontraktsmöte enligt ABFF pkt 20 ska hållas 3 ggr per år och parternas ombud ska delta. B för protokoll. DRIFTMÖTE Driftmöten avser möten som i detalj avhandlar den löpande driften. Driftmöten ska hållas 2 ggr per år per område eller objekt, E för protokoll och B justerar. 13(18)

14 SF 4 SF 4.1 SF 4.2 SF 4.3 TIDER TIDPLAN E ska upprätta en detaljerad tidplan för övertagandet av driften. KONTRAKTSTID, UPPSÄGNINGSTID, FÖRLÄNGNING Kontraktstid beräknas att vara fr.o.m t.o.m för delområde A, B, C, D och t.o.m för delområde E och F. Justering av avtalstid kan komma att ske vid förändrad tid för entreprenadstart. Har skriftlig uppsägning inte skett senast sex månader före kontraktstidens utgång förlängs kontraktstiden automatiskt med ett år med samma uppsägningstid. Sådan förlängning kan maximalt ske två gånger. TIDER FÖR UTFÖRANDE AV ARBETE Tider för utförande av arbete varierar mellan objekten och arbetsuppgifterna, se dokumenten Beskrivning objekten samt arbetsuppgifter delområde A-F för aktuella utförandetider. E ska utföra sitt arbete med hänsyn till Bs hyresgäster för att i möjligaste mån undvika störningar. SF 5 SF 5.1 ANSVAR VITE Med ändring av ABFF 04, punkt 31, ska krav på vite eller skadestånd framställas inom sex månader. Vite utgår för händelser enligt nedan: Händelse Hänvisning Vite faller ut när: Vitesbelopp Period 1 Arbetsuppgifter som ska utföras inom en specifik tid ej är utförda. Ex. städning enligt instruktion ska vara färdigställd senast Arbetsuppgifter är ej utförda med rätt frekvens Brister i utförandekvaliteten Redovisat system för kvalitets- och miljöarbete, inkl uppföljning och egenkontroll inte följs 06.3 Beskrivning av arbetsuppgifter och objekten Beskrivning av arbetsuppgifter och objekten. SF 3.42, 06.3 Beskrivning av arbetsuppgifter och objekten. SF 3.4, SF 3.5 När arbetsuppgifter som ska vara färdigställda inom en viss tid ej är färdigställda och annat ej är överenskommet i förväg. När arbetsuppgifter ej är utförda med rätt frekvens. Utförande kraftigt avviker från ställda krav och rättelse ej vidtas utan dröjsmål. När E ej kan verifiera att E följer sitt redovisade kvalitets- och miljösystem, inkl uppföljning och egenkontroll, och rättelse ej vidtas utan dröjsmål kr Vid uppkomst 500 kr Per missad frekvens 1000 kr Vecka 25% av fasta arvodet per månad och objekt Månad 1 Period avser det minsta intervallet för utfall av respektive vite. I de fall perioden är vid uppkomst kan vite utgå vid varje tillfälle händelsen inträffar. 14(18)

15 SF 5.3 FÖRSÄKRINGAR E ska teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring under hela entreprenadtiden. Bevis om att nedan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till B senast inom fyra veckor från beställning. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till B senast en vecka före det att försäkringen går ut. I annat fall äger B rätt att teckna försäkringarna på Es bekostnad. Försäkringsbeloppet ska vara minst 100 prisbasbelopp. SF 5.4 SF 5.41 ARBETSMILJÖ ANSVAR FÖR ARBETSMILJÖ E ansvarar för arbetsskyddet för egen och inhyrd personal och egna UL. E ska omgående rapportera till B eventuella brister i arbetsmiljön för vilka E inte är ansvarig. E ska om E på grund av eget arbete demonterar gemensam skyddsanordning eller del därav: Rapportera detta till ansvarig för samordningen av arbetsmiljön. Montera tillfällig skyddsanordning vid behov. Återställa skydd omedelbart efter avslutat arbete. E ska skriftligen meddela, med angivande av skäl, eventuell återföring av Es samordningsansvar till B. SF 5.6 ANSVAR FÖR HANDLINGAR, DATA, REGISTER, ARKIV, NYCKLAR M.M. Nycklar/passerkort som E erhåller för entreprenadens utförande kvitteras och återlämnas vid entreprenadens slut. Nycklar får inte vara märkta så att tillhörigheten kan tolkas av obehörig och ska förvaras i utrymmen med erforderlig säkerhetsklass. E ansvarar för att nycklar förvaras och handhas på ett betryggande sätt. Om utkvitterad nyckel m.m. förkommer, ska omgående anmälas till B och E svarar för kostnaderna för byte av lås och låscylindrar m.m. E ska förvara Bs och hyresgästs handlingar på ett betryggande sätt. SF 5.7 SF 5.71 SF 5.72 SÄKERHET OCH SEKRETESS SÄKERHET E ska informera egen och anlitad personal om Bs säkerhetsbestämmelser och ansvara för att dessa följs. SEKRETESS Ingendera parten får utan motpartens godkännande till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter, vilka rör interna förhållanden hos motparten i annan utsträckning än vad som erfordras för kontraktsarbetenas utförande. Part ska genom avtal om tystnadsplikt för personal eller genom andra lämpliga åtgärder se till att sekretess iakttas härvid. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som part kan visa ha blivit känd för honom på annat sätt än genom kontraktsarbetena eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört att gälla. E är skyldig att sluta avtal om tystnadsplikt med sin personal med avseende på de uppgifter i övrigt som personalen i sitt arbete kan komma att ta del av och som är skyddade av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen 2009: (18)

16 SF 6 SF 6.1 SF 6.11 SF 6.12 SF 6.13 EKONOMI ERSÄTTNING Ersättning för ob-ersättning, rese- och traktamentskostnad inklusive trängselskatt ska ingå i angivna fasta priser och i à-priser. Alla belopp är exklusive mervärdesskatt. ERSÄTTNING FÖR KONTRAKTSARBETENA Ersättning för arbeten som inte ingår i det fasta arvodet utgår som löpande ersättning enligt à-pris med indexreglering enligt SF6.13. ERSÄTTNING FÖR ÄNDRINGAR OCH TILLÄGGSARBETEN Reglering av kontraktssumman för ändring eller tilläggsarbete sker: 1. I första hand enligt ett i förväg överenskommet pris. 2. I andra hand enligt à-prislista. 3. I tredje hand efter löpande räkning enligt ABFF 04 punkt 36, varvid procentsatsen för entreprenörsarvodet är 10 %. ERSÄTTNING FÖR KOSTNADSÄNDRING (INDEXREGLERING) Fast ersättning och à-priser ska regleras med hänsyn till förändringarna i SCBs "Arbetskostnadsindex för arbetare och tjänstemän inom privat sektor", AKI, tidsserie för arbetare preliminära siffror (jan 2008=100), SNI kategori N, samt med hänsyn till förändringar i Konsumentprisindex, KPI. I detta avtal gäller basmånad juni. Fördelningen ska vara: 80 % AKI enligt ovan 20 % KPI Första regleringen ska ske , därefter sker reglering årligen. Uppräkningen grundas på förändringen under ett år dvs uppräkningen för år 2013 grundas på förändringen mellan indes juni 2011 och juni Reglering ska aviseras av E senast 3 månader efter årligt regleringstillfälle, i annat fall sker reglering från aviseringstillfället. Upphör dessa index att framställas ska andra likvärdiga index användas i dess ställe. SF 6.2 FAKTURERING OCH BETALNING E får ersättning från B mot faktura i efterskott. Fakturering sker i första hand elektroniskt, högst en (1) gång per månad. Faktura ska ställas per objekt och ansvarskod enligt Bs instruktion. Varje objekt kan ha flera ansvarskoder. E kan skicka Svefaktura alternativ SFTI Fulltextfaktura eller använda sig av stadens fakturaportal Vidare finns det andra lätthanterliga och prisvärda lösningar som s.k. virtuella skrivare. De kan oftast skickas från det ekonomisystem/affärssystem som E använder. Avtalets referensnummer ska anges på alla elektroniska affärsdokument som skickas mellan parterna. Detta innebär att Lidingö stads avtal måste registreras i Es affärssystem med det avtalets referensnummer. Vidare ska fakturan märkas med en referenskod s.k. ansvarskod. Denna ansvarskod ska B uppge vid beställningstillfället. Faktura ska alltid innehålla uppgifter om: Es organisationsnummer, F-skatt och adress. 16(18)

17 Aktuell ansvarskod. Avtalets referensnummer. Specifikation av utförda tjänster. Vilket objekt arbetet är utfört på. Betalningsvillkor är 30 dagar netto från ankomstdatum. Vid felaktiga uppgifter på fakturan kontaktas E för rättelse. Administrativa avgifter eller övriga pålagor betalas inte. Förskott medges inte. Faktura som upprättas för betalning inom perioden juni, juli och augusti samt 15 december till 15 januari ska ha en betalningstid om 45 dagar. SF 6.21 SF 6.23 SF 6.25 FAKTURERING OCH BETALNING AV FAST ARVODE Ersättning för varje månads kontraktsarbete faktureras i efterskott månadsvis med 1/12 av årlig kontraktssumma. Sista kontraktsåret respektive sista förlängningsåret (12 månader) kommer 10 % av kontraktssumman att innehållas tills E erhållit godkänd avslutande statuskontroll. Om avslutande statuskontroll inte genomförs inom 3 månader efter kontraktets utgång p.g.a. Bs underlåtenhet, äger E rätt att erhålla innehållna medel utan att slutkontroll verkställs. FAKTURERING OCH BETALNING AV ÄNDRINGAR OCH TILLÄGGSARBETEN Fakturering av ändringar och tilläggsarbeten görs månadsvis. På fakturan ska beställningsnummer eller liknande referens anges. Det ska tydligt även framgå: Punkter enligt SF6.2. Vad som har utförts. När arbetet är utfört. Vem som har utfört arbetet. DRÖJSMÅLSKOSTNADER Vid försenad betalning orsakad av staden accepteras dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta på fakturor på grund av att överenskomna uppgifter saknas på fakturan accepteras inte. SF 7 SF 7.2 AVSLUTANDE STATUSKONTROLL Enligt ABFF 04, punkt E ska utan extra ersättning närvara vid avslutande statuskontroll. REDOVISNING Slutredovisning ska ske senast tre månader efter entreprenadslut. SF 8 AVBESTÄLLNING OCH HÄVNING Vardera parten är vidare berättigad att säga upp avtalet till omedelbart upphörande om andra parten väsentligen åsidosätter sina åligganden enligt detta avtal och icke vidtar rättelse efter tillsägelse. Exempel på detta är upprepade brister i kvaliteten på utförda arbeten och egenkontrollen. 17(18)

18 SF 8.1 AVBESTÄLLNING B äger rätt att helt eller delvis avbeställa kontraktsarbeten om: Kontraktsarbetena på grund av omständighet som uppkommit utan parternas vållande måste avbrytas under så lång tid att förutsättningarna för kontraktets fullgörande väsentligt rubbas. E återkommande brister i leveransen av avtalade tjänster trots upprepade påpekande från B. Avbeställning ska ske skriftligen senast tre månader före kontraktsarbetenas upphörande. Med ändring av ABFF 04 punkt 47 utgår ingen ersättning för utebliven vinst för sådana kontraktsarbeten som genom avbeställningen inte kommer till utförande. SF 8.2 HÄVNING B äger rätt att omgående häva kontraktet i sin helhet om E: Lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter är av icke oväsentlig betydelse. Brister i fullgörandet av sina åtaganden enligt SF3.1. Är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller företagsrekonstruktion eller ställt in sina betalningar. Själv eller anlitad UL inte fullgör sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter. Själv eller genom UL inom entreprenaden gjort sig skyldig till brott mot gällande lagstiftning. Bryter mot i var tid gällande antidiskrimineringslag i Sverige, d.v.s. om företrädare för eller anställd hos E under avtalstiden, och i sin roll som företrädare för eller anställd hos E, blir dömd för olaga diskriminering eller om E tvingas betala ut skadestånd enligt Diskrimineringslagen (2008:567). Avtal kommer dock inte att hävas om E, eller dennes UL omedelbart vidtar rättelse eller andra åtgärder i syfte att uppnå efterlevnad av lagarna eller om överträdelsen anses som ringa. Brister i fullgörandet av de uppgifter som tilldelats E med anledning av Arbetsmiljölagen 3 kap 7b och 7f samt anslutande föreskrifter. Utan Bs medgivande överlåter avtalet på annan. SF 9 TVIST Med ändring av ABFF 04 punkt 49-51, ska tvist mellan B och E till följd av kontraktsarbetena avgöras av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt varvid Stockholms tingsrätt exklusivt ska utgöra första instans. SF 10 ÖVRIGT Kontraktet får inte av någondera parten överlåtas på annan utan motpartens medgivande. 18(18)